Организация экономического анализа и его информационное обеспечение
Поскольку управление — это целенаправленное влияние управляющей системы на объект, которым руководят для достижения поставленных целей, ему присущи пять элементов: прогнозирование (планирование), управление, координация, стимулирование, контроль. Следовательно, экономический анализ присущ всем функциям управления и классифицируется по различным признакам:1. По содержанию процессов управления:
а) перспективный (прогнозный);
б) оперативный;
в) текущий;
г) ретроспективный.
2. По характеру объектов управления:
а) экономический анализ в промышленности;
б) экономический анализ в сельском хозяйстве;
в) экономический анализ на транспорте;
г) экономический анализ в торговле;
д) экономический анализ в общепите;
е) экономический анализ в медицине.
3. По уровню общественного производства и управления:
а) высший;
б) средний;
в) начальное звено.
4. По стадиям процесса воспроизводства:
а) анализ в производстве;
б) анализ в распределении;
в) анализ в потреблении;
г) анализ в обмене.
5. По составным элементам производства:
а) анализ материальных ресурсов;
б) анализ трудовых ресурсов;
в) анализ финансово-кредитных отношений.
Кроме классификации видов экономического анализа исходя из функций управления, экономический анализ классифицируется исходя из цели исследования:
1. Оценка качества и обоснованности оплаты труда.
2. Определение базы показателей для планирования.
3. Оценка результатов хозяйственной деятельности.
4. Выявление резервов и путей их мобилизации.
5. Определение базы для принятия управленческого решения.
По субъектам:
а) экономические службы предприятия;
б) статистические органы управления;
в) банковские органы;
г) финансовые органы.
По периодичности:
а) годовой;
б) квартальный;
в) месячный.
По числу освещаемых вопросов:
а) полный анализ;
б) комплексный анализ;
в) тематический анализ.
По месту изучения объектов управления:
а) комплексный;
б) системный;
в) функционально-стоимостной;
г) сравнительный;
д) сплошной;
е) выборочный.
По изучаемым объектам:
а) межотраслевой;
б) отраслевой;
в) заводской;
г) цеховой;
д) межцеховой;
е) по функциональным службам.
По используемым механизмам:
а) с использованием ПЭВМ;
б) ручной.
В условиях автоматизации процессов управления осуществление экономического анализа требует рациональной его организации. Необходимо проведение анализа всех (или отдельных) сторон деятельности предприятия в определенной последовательности. В организации аналитической работы следует начинать:
1) с разработки программы комплексного анализа или плана;
2 с определения цели объекта, состава и последовательности анализа, срока выполнения;
3) с установки отчетности (учетная, контрольная, плановая) и возможности ее обработки на ПЭВМ; обработки информации. С помощью обработанной информации нужно выявить, изучить, измерить факторы, обусловившие изменения показателей, вскрыть резервы и дать материалы для разработки мероприятий по устранению недостатков, т. е. для принятия управленческого решения (которое подтвердит экономическую целесообразность произведенных или намечаемых затрат).
На современном этапе характерно усложнение хозяйственных процессов и методов управления ними, что неизбежно требует перехода к новому качеству знаний, и это вызывает необходимость создания информационной системы, соответствующей требованиям сегодняшнего дня для макро- и микроуровней.
Для того чтобы ответить на вопрос, что такое система экономической информации и каковы ее особенности, надо вспомнить особенности экономического анализа в условиях рыночной экономики.
Раньше в анализе хозяйственной деятельности основное внимание уделяли только внутреннему анализу, часто локальному, ориентированному на отдельные показатели.
В условиях рынка обязателен системный подход, так как требуется учитывать кроме прямых много косвенных связей. Необходимо проводить анализ внешней конкурентной среды. Таким образом, имеются внутренние и внешние источники информации.
Внешние источники информации подразделяются на такие:
а) специализированные частные — это бюллетени агентств по маркетинговым исследованиям;
б) вторичные — это источники публикуемой информации (бюллетени статистики, балансы банков);
в) оригинальные (полезные исследования с позиции потребителя, проводимые собственными отделами маркетинга, исследований и сбыта).
Внутренние источники информации включают:
а) исследование внутренних данных отделом анализа;
б) исследование информации, поступающей от функциональных подразделений предприятия.
Информация — это совокупность сведений, характеризующих деятельность предприятия.
Следовательно, внешняя информация — это экономическая, социальная, деловая и т. д., а внутренняя — это результаты деятельности (конечные и промежуточные) предприятия, прогнозы, задачи и направления деятельности (маркетинговые исследования) и производственноснабженческие возможности, определяющиеся техническим уровнем предприятия.
Информация должна отвечать следующим требованиям: быть объективной, конкретной, комплексной, оперативной, систематической.
Анализу должна предшествовать проверка информации по трем видам:
1. По существу направления анализа.
2. Техническая проверка (наличие подписи на документах, полнота отчетных данных, соответствие отчетных форм — сопоставимость).
3. Счетная проверка — на правильность итогов (выборочная).
Информационное обеспечение анализа включает разнообразные
виды информации:
1. Правовое, хозяйственное и финансовое законодательство.
2. Нормативно-плановую (торгово-финансовые данные, производственно-плановые).
3. Учетную информацию:
а) данные бухгалтерского учета;
б) текущий учет: журналы-ордера, машинограммы по балансовым счетам, главная книга;
в) отчетность — баланс Ф-1, Ф-2, Ф-3;
г) статистический учет и его информация;
д) оперативный учет (всевозможные сводки, справки).
4. Внеучетную информацию (материалы ревизий, аудиторских проверок, материалы печати, производственных совещаний, материалы лабораторного и врачебно-санитарного контроля, докладные записки).
Главное место в информационном обеспечении занимает бухгалтерская отчетность, которая дает опытному аналитику полную информацию о финансовом состоянии, устойчивости положения и возможных перспективах предприятия.
Экономический анализ базируется на системе, которая опирается на следующие принципы:
а) объективность отражения всех сторон хозяйственной деятельности;
б) единство информации;
в) выявление потребителей информации и способов их удовлетворения;
г) устранение дублирования в первичной информации;
д) оперативность информации.
Бухгалтерский учет и отчетность дают наиболее полное представление об имеющихся хозяйственных средствах. Полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять меры по улучшению деятельности предприятия в целом и его структурных подразделений.
Статистический учет и отчетность отражают совокупность массовых процессов, характеризуют их с количественной стороны и позволяют выявить определенные экономические закономерности.
Оперативный учет и отчетность применяются на отдельных участках предприятий и обеспечивают быстрое получение информации.
Выборочные учетные данные способствуют углублению и детализации при изучении показателей отчетности. Выборочные данные рассматриваются как источник учетного характера, так как черпаются из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.
Внеучетная информация подразделяется:
1) на материалы ревизий;
2) материалы лабораторного и врачебно-санитарного контроля;
3) материалы производственных совещаний;
4) объяснительные и докладные записки;
5) материалы печати.
Планово-нормативная информация подразделяется:
1) на данные планов;
2) нормативные материалы;
3) данные инструкций, всевозможных паспортов, прейскурантов, справочников.
Экономический анализ является основным потребителем информации, поэтому наиболее чувствителен к ее недостаткам. Таким образом, анализ хозяйственной деятельности предполагает наличие определенной организационно-информационной модели, построение которой служит необходимой предпосылкой организации комплексного анализа. Модель предполагает выбор рациональной системы экономических показателей, в которой последние находятся в определенной субординации и взаимосвязи, наиболее точно отражают экономическую действительность и способствуют активному воздействию на нее. В качестве примера рассмотрим организационно-информационную модель оценки эффективного использования материально-технической базы предприятия, т. е. модель анализа состояния и использования основных производственных фондов (рис. 7).
Согласно рис. 7 объектами экономического анализа являются:
Блок 1
1.1. Материально-техническая база, ее наличие, движение, состояние и функция управления.
1.2. Прогнозирование материально-технического баланса (МТБ).
1.3. Факторы, обусловливающие МТБ (внешние и внутренние): численность машин, численность населения, состояние платежеспособного спроса, научно-технический прогресс, внутренние финансовые ресурсы.
Блок 2
Существующая в настоящее время система показателей деятельности предприятия включает в себя различного рода показатели: абсолютные и относительные, количественные и качественные, натуральные, стоимостные, трудовые, условно-натуральные, общие для всех отраслей и дифференцированные, сквозные для всех уровней управления и применяемые лишь на отдельных уровнях, плановые и отчетные. В нашем примере используются следующие показатели:
s
as
= §
s =
Я 4J
= I
1 3
51
И >X 3 о
* g
5 *
= s
g *r
I §ЧЙ Й
І-Ё
в g
Д Я
S *
§ i
Я ¦
s g
s a
я 5
- c
О g
к
2.1. Стоимостные показатели: абсолютный размер основных фондов в целом и по видам на начало периода, поступление, выбытие и наличие на конец периода в гривнях.
2.2. Натуральные показатели: абсолютный размер по видам (число единиц оборудования по типам, специализации по площади).
2.3. Количественные показатели: стоимостные и натуральные.
2.4. Качественные показатели: например, соотношение основных промышленно-производственных фондов (ППОФ) по видам.
2.5. Удельные показатели: фондоотдача, фондоемкость, рентабельность.
Блок 3
Информационное обеспечение или источники информации:
3.1. Правовое, хозяйственное и финансовое законодательство по
собственности, капиталовложениям, основным фондам и т. д.
3.2. Нормативная база — технические проекты здания, оборудо
вание, нормы и нормативы.
3.3. Учетная информация:
3.3.1. Текущий бухгалтерский учет: журналы-ордера или машинограммы по бухгалтерским счетам.
3.3.2. Отчетность: бухгалтерский баланс, стоимость ППОФ и величина их износа.
3.3.3. Статистический учет.
3.3.4. Оперативный учет — сводки, справки, другая информация.
3.3.5. Внеучетная информация — технические паспорта оборудования, инвентарные описи, служебные записки по основным фондам.
Блок 4
Методы обработки информации:
4.1. Сравнения — сравнение с лучшим, с прошлым (динамика), с планом, со средними данными.
4.2. Группировки.
4.3. Средние величины.
4.4. Балансовая увязка имеющейся информации по движению оборудования (фондов): с помощью балансовой увязки проводится анализ движения основных фондов.
4.5. Гр афический метод.
4.6. Ряды динамики — во времени с учетом динамики цен.
4.7. Метод аналитического выравнивания (связан с индексацией).
4.8. Метод элиминирования — при проведении факторного анализа.
4.9. Корреляция — факторный анализ.
4.10. Линейного программирования — для оценки обоснованности размещения ППОФ согласно выбранному техническому проекту.
4.11. Теория массового обслуживания — используется для определения оптимального размера предприятия, количества рабочих мест и размещенного в нем оборудования.
Методы, приемы обобщения и реализации результатов анализа:
5.1. Систематизация результата в зависимости от цели.
5.2. Обобщение и группировка результатов анализа по факторам.
5.3. Расчет и обобщение неиспользованных резервов.
5.4. Разработка мероприятий по повышению эффективности использования МТБ.
5.5. Определение необходимых объемов в МТБ.
5.6. Принятие управленческих решений.
5.7. Контроль за их выполнением.
Рассмотренная организационно-информационная модель может разрабатываться на предприятии независимо от формы собственности, поскольку позволяет правильно определить направление инвестиционной политики исходя из состояния производственного оборудования предприятия. Аналогичные организационно-информационные модели составляются также по другим показателям деятельности предприятия, поскольку анализ информационной модели позволяет выделить “узкие места” в производственном процессе предприятия, определить его ресурсы и потенциальные возможности для повышения эффективности производства, дать объективную оценку результатам хозяйственной деятельности. Схема построения информационной модели представлена на рис. 8.
