Задачи информационной поддержки производства
Они позволили усилить информационные связи между компаниями, сократить издержки, обеспечить адаптируемость бизнеса к требованиям рынка. Следствием является создание принципиально новых информационных систем, способных работать в условиях постоянно изменяющихся и запутанных производственно-логистических цепочек.Система управления производственными и логистическими цепочками (СУПЛЦ). Структура системы (рис. 2.1) ориентирована на потребности бизнеса, достижение конкурентных преимуществ, увеличение прибыли предприятия, сокращение издержек производства и рост эффективности использования основных средств.
Обеспечение координации закупок, производства, сбыта и транспортировки. Внедрение СУПЛЦ создает информационное пространство, в котором работают сотрудники всех подразделений, составляющих производственно-логистическую цепочку.
Первыми шагами по его использованию являются моделирование существующей инфраструктуры и планирование оптимального расположения заводов, складов и магазинов предприятия. Реализуется функция динамического выбора наилучшего места и времени производства в условиях ограниченных ресурсов. Система становится источником информации о спросе на продукцию, ходе выполнения заказов, потребностях производства в сырье и материалах, наиболее эффективных вариантах осуществления закупок и перевозок. Это позволяет информировать поставщиков, субподрядчиков и заказчиков о ходе производства, его потребностях и возможности приема новых заказов. Еще одним аспектом координации деятельности является синхронизация заказов и производства в целом, которая достигается в рамках создаваемой в системе модели путем сквозного планирования и прогнозирования всех видов деятельности компании.
Повышение качества обслуживания клиентов и стабильное выполнение обязательств. СУПЛЦ имеет в своем составе компоненты, обеспечивающие открытость и прозрачность предприятия для клиентов и предоставляющие им возможность получения информации в режиме реального времени, ведения переговоров, подготовки контрактов и заключения сделок, размещения и корректировки заказов, отслеживания хода их выполнения. Осуществляемое в системе планирование дает возможность на раннем этапе идентифицировать потенциальные проблемы, в частности выявить заказы, которые не бу-дут выполнены вовремя по причине производственных ограничений. Это позволяет не просто заблаговременно известить заказчика о срыве сроков поставки, но и дает время найти пути выхода из сложившейся ситуации и реализовать их на практике.
Разработка ы поддержка маркетинговой стратегии. Функциональность СУПЛЦ обеспечивает анализ и выбор оптимальных рынков сбыта; оптимизацию ассортимента продукции с учетом прибыльности, емкости и конъюнктуры рынка; формирование наиболее прибыльного портфеля заказов; качественное продвижение товаров на рынок. В конечном итоге это дает предприятию возможность доступа к наиболее прибыльным видам услуг, повышает конкурентоспособность компании, обеспечивает развитие и защиту ее торговой марки.
Ускорение производственного цикла. Для целей планирования применяются оптимизационные алгоритмы, основанные на теории ограничений и позволяющие провести всесторонний анализ ситуации. Результатом этого являются рост производительности труда, сокращение времени принятия и исполнения заказов, синхронность выполнения производственных операций, оптимальное использование производственного оборудования, ускорение доставки готовой продукции.
Оптимизация "узких” мест производства. Стратегия планирования в СУПЛЦ строится таким образом, что в первую очередь распределяются мощности перегруженного оборудования, а затем - остальные производственные мощности. Это позволяет планировать производство на проблемных участках в условиях минимального набора ограничений, что создает возможности для оптимизации загрузки оборудования. Система позволяет планировать производственные кампании и использовать их как дополнительное ограничение при распределении производственных заказов по единицам оборудования.
Реальная оценка возможностей производства. Система обеспечивает генерацию реалистичного производственного плана с учетом ограничений по исходным материалам, производственным мощностям и технологиям. При этом дается объективная оценка производственных мощностей, производство планируется не по объемам, а по конкретным сбытовым заказам. Это позволяет формировать выполнимый пакет заказов без излишнего резервирования производственных мощностей, а также с высокой достоверностью определять плановую дату исполнения новых заказов.
Глобальная оптимизация производства. Создаваемая модель производства отражает полные цепочки технологических процессов (включая оборудование и спецификации изделий), что позволяет осуществлять планирование с учетом набора ограничений по сырью и материалам, производственным мощностям и обязательствам перед заказчиками. Результатом этого является переход от локальной оптимизации в рамках каждого из подразделений к глобальной оптимизации, позволяющей подняться на более высокий аналитический уровень и оценить эффект от принимаемых планировщиками решений для предприятия в целом.
Увеличение горизонта планирования. Функциональность СУПЛЦ, как правило, дает возможность совместить в рамках одного плана высокую степень детализации на ближайший период, с постепенным уменьшением ее в долгосрочной перспективе.
Возможность проведения ситуационного анализа. СУПЛЦ позволяют создать несколько различных моделей, учитывая не только пакет планируемых заказов, но и предварительную информацию из рамочных контрактов. При этом можно прорабатывать вопросы эффективности технологических инвестиций, анализировать возможности предприятия соответствовать меняющейся конъюнктуре рынка, определять плановые даты исполнения ожидаемых заказов.
Оптимизация запасов сырья, объемов незавершенного производства и готовой продукции. Система позволяет координировать производство отдельных позиций заказов для завершения их с минимальной разницей во времени. В результате продукция отгружается без задержек, связанных с ожиданием незначительного количества оставшихся позиций. Поскольку аналогичная координация производства имеется на уровне конкретных производственных операций, она положительно влияет и на объемы незавершенного производства. Вместе с тем достигается реалистичность оценки потребностей в сырье и материалах, а функциональность позволяет передать поставщику функции размещения заказов на закупку и поддержания необходимого страхового запаса.
Эффективное управление закупками и складскими запасами. Результатами внедрения СУПЛЦ являются возможность определения стратегических контрагентов, оптимальный выбор закупаемых изделий и их поставщиков, поддержка взаимодействия с ними в режиме реального времени. Эти достоинства приобретают особую важность в условиях создания новых продуктов, когда необходима быстрота принятия и реализации решений, а устоявшиеся каналы закупок могут оказаться недостаточно эффективными.
Сбор и анализ реальной производственной информации. Система позволяет контролировать ход технологических процессов, своевременно предупреждать пользователей о сбоях на производстве и поддерживать принятие решений о выходе из нестандартных ситуаций, осуществлять сбор информации о производительности, образовании внутризаводских отходов и прямых переменных затратах. Это дает возможность собрать учетную и статистическую информацию для (пере)планирования производства, улучшить управление всеми видами ресурсов, наладить контроль за точным исполнением технологических процессов и качеством продукции.
Эффективное использование сырья и энергоресурсов. Внедрение автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУ ТП) является перспективным направлением энергосбережения. К объектам автоматизации относятся системы отопления, водоснабжения, вентиляции, а также разнообразное технологическое оборудование. Экономический эффект достигается не только за счет точного регулирования параметров технологического процесса, но также в результате учета расхода энергоресурсов, мониторинга состояния технологического оборудования и уменьшения времени реакции персонала на аварийные и предаварийные события.
Оптимизация отгрузки и транспортировки. СУПЛЦ обеспечивают определение оптимальных маршрутов доставки, а также планирование и перепланирование транспортной сети. В рамках тактического планирования появляются возможности ускорения доставки и снижения транспортных издержек. Они реализуются через реалистичное планирование перевозок с учетом всех существующих ограничений, оптимальный выбор транспортных средств и маршрутов транспортировки, а также оптимизацию загрузки транспортных средств с учетом сложной формы продукции и весовых ограничений, объединение грузов в ходе перевозки и другие мероприятия.
Решение приведенных выше задач приносит реальный экономический эффект, который можно оценить. Согласно общепринятому в мировой практике подходу при измерении используются ключевые показатели эффективности, набор которых также может существенно меняться в зависимости от специфики предприятия и комплекса решаемых задач.
Компоненты СУПЛЦ ориентированы на решение задач, характерных для предприятий, занимающихся не только производством, но и сбытом производимой другими компаниями продукции. С технологической точки зрения СУПЛЦ являются системами поддержки принятия решений, поэтому ожидать от них полной автоматизации и исключения человеческого фактора было бы неправомерным. В то же время СУПЛЦ освобождают пользователя от рутинных операций и предоставляют ему структурированную и корректную информацию.
Внедрение СУПЛЦ предполагает не только работу с программным обеспечением, но и реорганизацию управления производством с ориентацией на достижение конкретных результатов производственного и экономического характера.
2.2. Системы управления отношениями с поставщиками
Успех бизнеса во многом зависит от способности предприятия эффективно управлять отношениями с поставщиками. Это тем более важно в высококонкурентной среде современного рынка. Все большая зависимость предприятия от поставщиков сырья и материалов, субподрядчиков и партнеров требует способности быстро находить надежных поставщиков и устанавливать с ними эффективные рабочие отношения. Поэтому для обеспечения стабильности и прибыльности своего бизнеса предприятию необходимо постоянно отслеживать изменения на рынке поставщиков, прогнозировать риски и выбирать наилучшие в перспективном плане решения.Для удовлетворения потребности предприятий в автоматизации взаимодействия с поставщиками разработаны многие программные продукты, причем часть из них была ориентирована на автоматизацию отношений с поставщиками вспомогательных товаров, которые используются, например, для работы офиса, но не являются сырьем для производства или товарами для перепродажи. Практика показала, что полученный экономический эффект часто не покрывает расходы, связанные с внедрением таких программных продуктов. С учетом этого опыта создавались системы автоматизации для управления отношениями с поставщиками именно тех компонентов и материалов (сырья), которые используются непосредственно для производства.
Эти системы позволяют улучшить управление работой всей цепочки поставок (supply chain) и включают средства для планирования производства, управления запасами, планирования потребностей и транспортировки. Такие средства предоставляют возможность эффективного решения сложных задач своевременного и эффективного обеспечения производства необходимым сырьем и материалами.
Такие системы, которые называют системами управления отношениями с поставщиками (СУОП) или SRM-системами (Supplier Relationship Management), предоставляют средства для эффективной реализации бизнес-процессов, которые, в сущности, и образуют весь комплекс отношений с поставщиками. Предлагаемые на рынке СУОП предназначены для автоматизации отдельных бизнес-процессов или для комплексной автоматизации всех отношений с поставщиками. Применяемые совместно с другими системами или модулями СУОП связывают вместе планирование цепочки поставок, разработку новых товаров, продажи и закупки. Это позволяет осуществлять обмен данными как внутри предприятия, так и с поставщиками, чтобы своевременно удовлетворить потребности заказчиков, получив при этом большую прибыль.
Основные категории задач, которые решаются с помощью СУОП, приведены на рис. 2.2.
Решается эта проблема созданием единого виртуального информационного пространства, в котором и осуществляется разработка концепции нового товара. При этом в работе над новым товаром принимают участие как сотрудники предприятия-производителя, так и специалисты, работающие на предприятиях-поставщиках исходных материалов и комплектующих. Такая работа, безусловно, требует согласования рабочих стандартов и форматов представления информации, но после завершения разработки и передачи товара в производство документация по товару содержит полную и актуальную спецификацию необходимых материалов и комплектующих, не требующую изменений и дополнений. Наличие общей информационной платформы у предприятия-производителя и поставщиков материалов и комплектующих позволяет легко осуществлять координацию производства и закупки при модификации товаров или компонентов.
Анализ и оптимизация расходов. Очень часто внутри предприятия, особенно имеющего холдинговую структуру, бывает трудно получить точные данные относительно расходов на закупку определенного вида товара. Значительно усложняет процесс сбора необходимой для анализа информации наличие однотипных товаров с разной ценой. Поэтому достаточно часто возникает такая ситуация, когда разные закупочные структуры одного и того же предприятия платят за товары одних и тех же поставщиков разные деньги. Для принятия рациональных решений по работе с теми или иными поставщиками недостаточно только ценовой информации по предлагаемым ими товарам. Необходимо знать, насколько надежными являются поставщики: выдерживают ли они обязательства по срокам поставки, соблюдают ли условия контрактов и дисциплину финансовых расчетов. Нужно оценить и степень зависимости от одного поставщика или небольшого их числа и рассмотреть варианты, к которым можно было бы прибегнуть в случае необходимости.
Иногда для того, чтобы выяснить реальную картину расходов по категориям продукции и поставщикам, приходится проводить соответствующие выборки чуть ли не вручную, причем эта информация не всегда доступна тем сотрудникам, для которых она может быть наиболее важна. Часто усилия по сбору информации, нужной для выполнения анализа расходов, намного превосходят по трудоемкости сам анализ. Поэтому некоторые предприятия вообще считают возможным игнорировать такой анализ и работают исходя из ориентировочных оценок своих расходов. Для того чтобы обеспечить возможность мониторинга и анализа расходов предприятия, необходимо сводить имеющиеся в разных источниках данные в единую базу и представлять их в структурированном виде. Наличие такой базы позволит быстро провести анализ расходов предприятия на закупку определенного вида товара по поставщику или по закупочному подразделению за определенный период времени.
Комбинируя эту информацию с другими данными о поставщиках (время и дисциплина поставок, выполнение контрактных обязательств, наличие и качество кредитной истории, условия предоставления действующих кредитов), специалисты по закупкам могут принимать обоснованные решения о закупках товаров на оптимальных условиях. Важной частью процесса планирования закупок является прогнозирование потребностей предприятия при изменении ассортимента товаров или сбытовой стратегии. Максимальный уровень оптимизации закупок достигается в том случае, когда учитываются и опыт прошлых закупок, и прогнозы на будущее.
Стратегические поставки и управление контрактами. На современных предприятиях выполнение закупок стратегически важных сырья, компонентов или товаров является одной из наиболее трудоемких и менее всего автоматизированных задач. В то же время роль эффективного снабжения становится все более важной как в аспекте обеспечения прибыльности работы предприятия, так и с позиций конкурентоспособности. Не случайно крупные компании ищут выход на пути вертикальной интеграции, при которой под единым контролем создается законченный производственный цикл, включающий обработку сырья и материалов, изготовление полуфабрикатов или компонентов, производство и сбыт конечной продукции.
Те предприятия, которые не могут осуществить вертикальную интеграцию, нуждаются в том, чтобы работа по подготовке контрактов на поставку исходных материалов, полуфабрикатов и товаров выполнялась как можно быстрее, а сами поставки осуществлялись в точном соответствии с подписанными контрактами. Нагрузка на специалистов по закупкам увеличивается, и становится очевидным, что для обеспечения эффективности их деятельности необходимо инвестировать средства в системы поддержки принятия решений, помогающие справляться со всевозрастающей сложностью выполнения закупок и сокращающие непроизводительные затраты времени.
Такие системы на рынке существуют. Некоторые из них базируются на интернет-технологиях, другие используют иные подходы. Однако независимо от платформы, на которой реализованы подобные системы, их функции сходны и обеспечивают поддержку выбора поставщика и сокращение закупочного цикла. Обычно такие системы разрабатываются в виде систем для управления проектами. Специалист по закупкам может задавать параметры проекта, распределять информацию по проекту между другими сотрудниками предприятия и настраивать систему автоматического оповещения о наступлении сроков или событий, на которые необходимо своевременно отреагировать для эффективного управления процессом закупки. Одной из важнейших функций таких систем является предоставление средств для облегчения работы с информацией о выполненных ранее закупках, категориях товаров, ценах, специфических особенностях отношений с различными поставщиками и т.д. Эти системы позволяют осуществлять выбор поставщика на основе сопоставления критериев, например, сравнивать, что важнее в конкретном случае - более низкая цена или более короткий срок поставки. Поскольку данная информация может быть доступна не только для специалиста, который занимается закупками, но и для других сотрудников предприятия, они также могут способствовать принятию наиболее рационального решения о закупке.
После подписания контракта соответствующие модули СУОП позволяют отслеживать выполнение подписанных контрактов и анализировать уже выполненные контракты, находящиеся в единой базе данных. Такой анализ поможет более эффективно выстраивать договорные отношения и оптимизировать процесс закупки. По различным оценкам, от 50 до 70 % расходов, которые можно сократить на предприятии, лежат именно в области оптимизации процесса закупок. Если предприятию удается провести такое сокращение, его прибыль увеличивается на 2 - 4 %, что существенно в условиях высококонкурентного рынка.
Сотрудничество с поставщиками в планировании поставок.
Производители конечной продукции вынуждены реагировать на изменения спроса максимально быстро. Иначе они могут легко потерять свою долю рынка. Изменение рыночного спроса влечет за собой корректировку товарной политики, которая, в свою очередь, влияет на закупочную политику. Предприятие способно внести изменения в свою товарную политику не быстрее, чем сработает самая медленная из цепочек поставки. Поставщики исходных материалов и компонентов находятся дальше от конечного потребителя, поэтому для того, чтобы они могли планировать свое производство наиболее эффективно, они заинтересованы в тесных отношениях с производителями конечной продукции. Такая взаимная заинтересованность приводит к более тесным связям между поставщиками и потребителями, чем это было ранее, и большей их взаимозависимости, которая вызывает необходимость согласования бизнес-процессов для повышения точности и скорости прохождения информации, относящейся к поставкам.
Широкая номенклатура товаров и их модификация требуют сложной системы планирования закупок и установления более тесных связей с поставщиками именно в части совместного планирования.
Применение СУОП позволяет интегрировать платформу планирования предприятий, связанных отношениями поставщик-потребитель. Планирование поставок осуществляется в интерактивном режиме. Между предприятиями устанавливается действенная связь на уровне долгосрочного планирования потребностей в материалах и товарах, которая реализуется на уровне ежедневных операций в форме различных электронных документов, необходимых для планирования и выполнения поставок. Программное обеспечение позволяет проводить мониторинг поставок, корректировать прогнозы заказов или планы поставки. Важнейшей особенностью таких систем является возможность эффективно управлять поставками критически важных материалов и товаров и оперативно принимать решения в случае возникновения дефицита или задержек в поставках определенной продукции у одного из поставщиков.
СУОП позволяет организовать взаимодействие с поставщиками по более сложным схемам, чем обычная купля-продажа, как, например, размещение на предприятии некоторого буферного склада с принадлежащими поставщику товарами, которые пополняются по мере расходования.
Повышение эффективности процесса выполнения закупок.
Обычный процесс закупок включает в себя многочисленные обмены факсами, телефонными звонками и электронными письмами. Покупатели звонят поставщикам, чтобы уточнить состояние выполнения их заказов и сроки поставки, внести какие-либо изменения. В крупных компаниях на одного менеджера по закупкам приходится несколько десятков поставщиков. Очевидно, что при такой загрузке традиционные способы работы становятся неэффективными и могут привести к потере прибыли предприятия в целом.
Традиционные процедуры и инструменты, использующиеся при выполнении закупок, как правило, не позволяют организовать эффективное информационное взаимодействие не только с внешними поставщиками, но и внутри самого предприятия с другими подразделениями. Такая ситуация приводит к внутренним конфликтам между закупочными, производственными и сбытовыми подразделениями. Это особенно справедливо для предприятий с разветвленной структурой, которые имеют несколько закупочных подразделений, использующих собственные технологии работы или собственные системы автоматизации.
СУОП обеспечивают консолидированную работу над подготовкой заказа, его размещением и отслеживанием выполнения заказа поставщиком. В эту работу вовлекаются все заинтересованные подразделения предприятия, которые получают относящуюся к их заказам информацию как от закупочного подразделения, так и от поставщика и активно участвуют в закупочной деятельности. Настройка позволяет своевременно и корректно учитывать изменения цены на товары поставщика, объемные скидки, специальные цены и другие параметры, которые человек легко может упустить из виду, когда он перегружен работой. Некоторые из подобных систем позволяют связать работу различных применяемых на предприятии программных продуктов таким образом, чтобы получить единое виртуальное "закупочное пространство".
Значение рационально организованного снабжения предприятия в условиях современной жесткой конкуренции трудно переоценить. Это не просто обеспечение необходимых запасов сырья и товаров на складе. В сфере внимания закупочных подразделений находятся все стадии подготовки, размещения и выполнения заказа у поставщика вплоть до поступления заказанного товара на склад или конкретному потребителю внутри предприятия. Именно этот изменившийся характер работы закупочных подразделений отражает термин цепочка снабжения. Если менеджер по закупкам несвоевременно закупит для сотрудников своего предприятия новые кресла или календари, это вызовет лишь кратковременные неудобства. Если будут не вовремя закуплены или получены необходимые для производства материалы или товары, последствия могут быть совершенно иными, вплоть до ухода десятков или сотен неудовлетворенных клиентов к конкурентам.
Именно для устранения самой возможности возникновения таких проблем и служат системы управления отношениями с поставщиками.
2.3. Информатизация производственного планирования
В настоящее время широкое распространение получили системы ERP - системы планирования ресурсов предприятия. Из их названия можно предположить, что все необходимые функции объемного календарного планирования и составления календарных графиков производства уже включены в функциональность систем данного класса. Однако на практике оказывается, что даже лучшие из систем ERP ориентированы на обработку и хранение записей, отражающих хозяйственную деятельность предприятия. Они способны обеспечить работу большого количества пользователей, хранить и поддерживать целостность огромных массивов данных, интегрировать производственный и бухгалтерский учет, но все эти качества не являются значимыми с позиций производственного планирования, где принципиальными являются совершенно другие функциональные требования. Это привело к появлению нового класса информационных систем, называемых в англоязычных источниках системами APS (AdvancedPlanning and Scheduling - прогрессивное планирование и диспетчеризация), а в нашей терминологии - системами производственного планирования.
2.3.1. Типовые модули системы планирования
Узконаправленные системы класса APS более полно удовлетворяют потребности пользователей за счет целого ряда возможностей.Традиционно выделяются четыре уровня производственного планирования, различающиеся не только его горизонтом, но также комплексом решаемых задач и выполняющими их структурными подразделениями. Особенно ярко это проявляется в рамках крупного холдинга, где за различные уровни производственного планирования могут отвечать различные, территориально удаленные юридические лица. Это вынуждает разработчиков информационных систем реализовывать поддержку каждого из уровней производственного планирования в виде отдельного модуля, обеспечивая при этом информационные связи между ними (рис. 2.3).
2.3.2. Модули планирования спроса
Планированием спроса называется процесс максимально достоверного определения будущих потребностей рынка и ориентации ресурсов предприятия на их удовлетворение. Он является отправным звеном в производственно-логистической цепочке и, следовательно, во многом определяет эффективность деятельности предприятия в целом.Существует множество факторов, затрудняющих планирование спроса. Крупные предприятия продают сотни или тысячи наименований продукции клиентам по всему миру, причем эти продукты могут производиться на многих географически удаленных заводах с использованием полуфабрикатов как собственного производства, так и закупаемых на стороне. Вместе с тем появляются компании, заказывающие конечную продукцию на стороне и только продающие ее под собственной торговой маркой. Такие компании могут не только работать через распределительные центры, но и заказывать реальному производителю осуществление прямых поставок конечным потребителям. Наличие большого количества вовлеченных в производственный процесс предприятий существенно усложняет производственную цепочку и замедляет ее способность реагировать на изменения требований рынка, а взыскательные потребители следующим образом дополняют список возникающих трудностей:
• глобальная конкуренция приводит к росту предложений на рынке, что сопровождается ростом взаимозаменяемости продуктов и падением цен на них;
• заказчики ожидают продукции, способной легко и точно настраиваться под их конкретные нужды, и предпочитают закупать продукты, базирующиеся на новых технологиях, что позволяет продавать выводимые на рынок новые изделия по более высокой цене при повышенном спросе;
• поставка полуфабрикатов для новых видов продукции является нестабильной в то время, как максимальны цена и спрос;
• жизненный цикл продуктов сокращается совместно с ускорением и увеличением объемов технологических инноваций и разработок, причем цена и спрос на морально устаревшие продукты многократно уменьшаются за счет потери интереса покупателей к ним;
• количество возможных конфигураций конкретного продукта растет параллельно усложнению самих продуктов и увеличению числа входящих в него комплектующих;
• дистрибьютеры не хотят в таких условиях принимать риски на себя, что вынуждает производителей вести гибкую ценовую политику относительно запасов их продукции.
Приведенные факторы существенно повышают роль планирования спроса как средства для лучшего понимания потребностей заказчиков и альтернатив переориентации производства в условиях нестабильного спроса. Вместе с тем предприятие может получить ряд преимуществ от организации качественного планирования спроса.
Снижение уровня запасов. Теоретический минимум складских запасов является функцией от изменения спроса, который, в свою очередь, управляется рыночной ситуацией. Производитель имеет достаточно ограниченное влияние на спрос, но имеет возможность контролировать его при хорошем понимании рынка. Разделение базового уровня спроса и факторов, оказывающих на него влияние, существенно повышает точность прогноза, равно как и выделение независимого и зависимого (на продукцию, для которой продукт является комплектующим) спроса в разрезе продуктов и различных вариантов их комплектации. Чтобы обеспечить оптимальное распределение запасов продукции, необходимо решать проблемы спроса совместно с внутренними и внешними представителями региональных каналов сбыта. В конечном итоге правильная организация планирования ведет к снижению неопределенности и неустойчивости прогнозов, ослаблению влияния случайных факторов, более точному выбору требуемого ассортимента продукции и сокращению цикла планирования. Это позволяет эффективно управлять цепочкой формирования добавленной стоимости и устраняет необходимость создания больших запасов продукции за счет точного определения потребностей.
Снижение риска морального устаревания товаров. Короткие жизненные циклы современных продуктов и их компонентов ведут к быстрому снижению первоначального спроса и цены. Путем к минимизации риска потерь, связанных с этим явлением, является синхронизация производства и поставок продукции со спросом, характерным для различных фаз ее жизненного цикла. Естественно, учет соответствующего зависимого спроса на компоненты, необходимые для производства, также снижает риски потерь от морального устаревания. Косвенным показателем эффективности в этой и других областях может служить усредненная оборачиваемость запасов, которая повышается с ростом объемов продаж, корректным определением требуемых уровней производства и запасов и оптимальным выбором ассортимента.
Улучшение обслуживания клиентов по стратегическим каналам сбыта. Качественное планирование позволяет заблаговременно и полноценно подготовить компанию к удовлетворению возникающего спроса, а сегментация и группировка заказчиков играют существенную роль в завоевании целевой доли рынка. Вместе с тем определение продуктовых и сбытовых иерархий позволяет привести в соответствие прогнозирование сбыта с принятыми в компании подходами к дистрибуции. При этом количественным показателем может являться уровень удовлетворения реальных потребностей заказчиков. Косвенный показатель удовлетворения потребностей рынка - соотнесение сбытового плана с реальными продажами за истекший период.
Оптимальный вывод новых продуктов на рынок. Возможность получать высокие прибыли при выводе новых продуктов на рынок в короткий промежуток времени до появления аналогичных продуктов конкурентов требует от компаний особенно тщательного и эффективного планирования и синхронизации поставок и спроса в этот период. Поскольку именно в начале производства продукта возможны трудности с поставкой высокотехнологичных комплектующих, планирование спроса должно проводиться в тесном сотрудничестве с поставщиками, дистрибьютерами и покупателями, что позволяет минимизировать неопределенность спроса и нестабильность поставок.
Повышение точности планирования спроса. Достоверность планирования спроса дает существенные конкурентные преимущества. С операционной точки зрения предприятие получает возможность регулировать производственные мощности, количество сотрудников и уровни складских запасов в зависимости от реальных потребностей. При производстве и своевременной реализации востребованных продуктов снижаются полные затраты по всей цепочке создания добавленной стоимости. Иными словами, качественное планирование производства и дистрибуции невозможно без достоверного планирования спроса. Однако разработка и внедрение данного бизнес-процесса затруднены экономической нестабильностью, а единых методик для широкого круга предприятий не существует. В частности, существенными различиями в аспекте планирования спроса характеризуются предприятия, следующие различным стратегиям: производство на склад или по прогнозу, настройка, сборка или производство под заказ.
Поддержка принятия стратегических решений. Подготовка долгосрочного плана сбыта позволяет руководству компании более осмысленно принимать решения по развитию компании, в частности о выходе на новые рынки, инвестициях и закупках нового оборудования. При этом обязательно наличие обратной связи для уточнения сбытового плана согласно стратегическим планам развития компании.
Распределение производственных мощностей. Достоверное планирование спроса дает возможность обеспечить точное распределение и резервирование производственных мощностей по видам продукции и сбытовым каналам в соответствии с установленными компанией целями, а также прозрачность потенциальных ограничений по ним. Реализация этой задачи требует применения модулей тактического планирования, которые используют прогнозы сбыта в качестве одного из основных блоков входящей информации.
Таким образом, основной целью процесса планирования спроса является максимально точное и достоверное определение динамических требований рынка на основе структурированной исторической и экспертной информации через определение рыночных тенденций и ожидаемых изменений в предпочтениях клиентов. Прогнозирование ведется независимо на краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный периоды. В абсолютном выражении длительность прогноза для различных видов индустрии может отличаться на порядок и более. Поэтому перед каждым предприятием на первом этапе встает задача определения набора целей, для которых строится прогноз, и соответствующего им набора горизонтов. Краткосрочный (оперативный) прогноз применяется для планирования производства и дистрибуции, управления запасами готовой продукции; среднесрочный (тактический) - для планирования аренды производственных мощностей и закупок сырья и материалов; долгосрочный (стратегический) прогноз - для планирования новых разработок, вывода на рынок новой продукции, определения целевых рынков сбыта, слияний и поглощений, позиционирования торговых марок.
Прогнозирование всегда содержит большую долю неопределенности и имеет погрешность, однако оно является необходимым элементом хорошо организованного бизнеса. Точность прогнозов существенно зависит от качества имеющейся в распоряжении исходной информации. Базой для ее представления и анализа спроса является создание иерархий продуктов, покупателей и функциональных или географических каналов сбыта. В современных системах планирования спроса для представления информации применяются специализированные технологии многомерных кубов данных. В простейшем случае они являются трехмерными, поддерживая классификацию продукции, уровни организационно-географической структуры и набор различных временных интервалов. Следует отметить, что отсутствие данных не означает необходимости отказаться от внедрения прогрессивных методов прогнозирования спроса. В этом случае начинать можно с данных, коллегиально сформированных группой экспертов и ведущих менеджеров компании, имеющихся данных по аналогичному продукту или маркетинговых исследований и опросов целевых групп покупателей.
Прогноз является основным элементом планирования спроса. Он определяет необходимый уровень складских запасов, производительности цепочки добавления стоимости, т.е. является базой для всех других видов планирования. Компоненты процесса планирования спроса приведены на рис. 2.4.
Прогнозирование спроса - процесс генерации предварительного сбытового плана, выполняемый на основе различных статистических методов прогнозирования. При этом не учитываются производственные и закупочные ограничения.
Базовый прогноз уточняется с использованием информации, поступающей от различных источников (подразделений и руководства компании, ее клиентов и партнеров). Прогноз может быть также скорректирован на основе дополнительной рыночной информации (график запланированных мероприятий (маркетинговые акции и др.), различные влияющие факторы (сезонность, погодные условия и др.), выход на рынок новых и сворачивание производства старых продуктов, влияние деятельности конкурентов). Результатом является согласованный прогноз, который может использоваться как один из базовых наборов данных при тактическом планировании закупок.
Согласование прогноза спроса - процесс взаимосогласования сбытового прогноза с производителями, поставщиками, дистрибьютерами и транспортировщиками. Для рассмотрения различных точек зрения на прогноз и нахождения взаимоприемлемого варианта к этому процессу привлекаются внешние контрагенты.
Сопоставление прогноза и заказов - процесс, в рамках которого уже принятые сбытовые заказы сопоставляются с прогнозом без учета ограничений для определения степени покрытия прогноза реальными заказами. Эти результаты используются на последующих циклах тактического планирования, учитывающих ограничения по сырью и производственным мощностям. На тактическом уровне запланированные сбытовые потребности получают соответствующие приоритеты, причем подтвержденным заказам отдается наивысший приоритет.
Переходя к следующему уровню детализации, можно выделить набор методов планирования спроса, которые могут варьироваться в зависимости от специфики индустрии, конкретного предприятия и поставленных целей. Эти методы также различаются для разных горизонтов прогнозирования вследствие различных структуры, достоверности и доступности исходных данных, продолжительности цикла планирования, имеющегося в распоряжении бюджета, требуемой точности результатов и стабильности рынка. Тем не менее методы планирования являются взаимосвязанными и, использованные последовательно, дают возможность планомерного повышения точности планирования. В ряде случаев возможно их параллельное применение, особенно при выполнении однотипной задачи несколькими подразделениями.
Нисходящее прогнозирование используется руководством как отправная точка для ежегодного планирования и определения целей компании. Оно дает возможность оценить и пересмотреть существующие маркетинговые стратегии и планы продаж в аспекте продуктов и каналов сбыта. Как правило, нисходящее планирование проводится на достаточно высоком уровне консолидации в рамках существующих иерархий, не предполагает учета разносторонних мнений и анализа дополнительной информации и отклонений, которые потенциально могут оказать влияние на прогноз.
Исходной информацией для нисходящего прогнозирования служат внутрикорпоративные данные об отгрузках, продажах, размещенных заказах, рамочных соглашениях и прочих видах резервирования продукции, а также информация о состоянии складов и уровнях страховых запасов. Кроме того, используется финансовая информация о выручке, ценах на продукцию и ее себестоимости, что дает возможность дополнительно строить экономические прогнозы. Типовым результатом нисходящего прогнозирования является сгенерированный на промежуточном уровне в натуральном и денежном выражении прогноз с его автоматическим распределением на более низкие уровни по заданным алгоритмам.
Обычно нисходящее прогнозирование выполняется с заданной периодичностью, начиная с автоматической генерации прогноза с использованием статистических методов на базе предопределенных бизнес-правил, отражающих специфику предприятия. После возможной ручной корректировки применяется механизм распределения расчетных показателей на более низкие уровни иерархии, что позволяет создать исходный набор данных для восходящих методов прогнозирования. Механизмы распределения могут использовать как коэффициенты, рассчитанные по историческим данным, так и более сложные алгоритмы расчета пропорции. Одновременно может проводиться пересчет из натуральных показателей в финансовые и наоборот с использованием ценовой информации.
В ходе нисходящего прогнозирования достигаются следующие результаты.
1. На укрупненном уровне определяются и увязываются с планируемыми финансовыми результатами компании групповые показатели по сбыту продукции, которые спускаются в качестве отправного набора значений на более низкие уровни прогнозирования и служат функциональным подразделениям для формирования и оценки их прогнозов.
2. На самых верхних уровнях иерархии нисходящий прогноз подготавливается высшим руководством. Таким образом, их представления передаются через прогноз на следующие уровни организационной структуры компании, что позволяет получать скоординированные показатели.
3. Использование специализированных моделей и статистических инструментов повышает достоверность и качество прогнозирования.
4. Ведение прогнозирования на стратегическом уровне дает возможность наилучшим образом учесть внешние факторы, оказывающие влияние на бизнес в целом. Распределение показателей на нижние уровни позволяет отразить влияние этих факторов и на них.
Восходящее прогнозирование - обобщенное название методов, используемых подразделениями компании, ответственными за различные направления деятельности, при составлении их сбытовых прогнозов на нижних уровнях иерархии. Такими подразделениями могут являться департаменты маркетинга, продаж, НИОКР, производственного планирования и др. Каждый из них использует при составлении прогноза специфическую информацию, получаемую в рамках основной области деятельности департамента. Например, департамент маркетинга может строить свой прогноз по предыдущим прогнозам, фактическим данным и акцептованным заказам с использованием данных о номенклатуре и популярности различных видов продукции, зависимом спросе на определенные изделия, маркетинговых акциях, изменениях в ценообразовании и данных о действиях конкурентов. Сами прогнозные показатели строятся также в соответствии с потребностями подразделения.
Восходящим данный метод называется в соответствии с подходом к получению результатов прогнозирования, при котором создание и пересмотр прогнозов выполняются на нижних уровнях детализации и консолидируются затем суммированием значений на верхние уровни. Как правило, входящей информацией являются различные варианты нисходящего прогноза и дополнительные данные о факторах, оказывающих влияние на спрос и находящихся в зоне ответственности соответствующего подразделения. Последовательность операций создания прогноза может быть различной в зависимости от специфики работы каждого из ответственных за прогноз подразделений, но типичной является генерация системой первоначального варианта с последующим разносторонним изучением полученных результатов и ручными корректировками в случае необходимости.
Результат восходящего прогнозирования - набор независимых прогнозов от каждого департамента, показывающего мнение специалистов в определенной области и создающего базу для согласования прогноза. Важным является организация независимого процесса для каждого из подразделений с возможностью учета специфики их исходных данных, ключевых показателей, статистических методов и оптимальных подходов к прогнозированию.
Двунаправленное прогнозирование аналогично восходящему с той разницей, что прогноз формируется и обновляется не для нижних, а для промежуточных уровней иерархии, с последующей консолидацией на более высокие уровни и распределением показателей на более низкие уровни. При этом используются подходы, аналогичные применяемым при нисходящем прогнозировании. Формированием прогноза могут заниматься укрупненные группы специалистов. Преимущество двунаправленного прогнозирования по сравнению с восходящим заключается в меньшей его трудоемкости.
Планирование вывода новых продуктов на рынок является критически важным для современного динамичного рынка. Существуют два основных подхода к планированию спроса на новые продукты:
• планирование по аналогии с подмножеством сходных по потребительским качествам существующих продуктов;
• создание теоретической модели жизненного цикла продукта с последующим ее уточнением на основе поступающих фактических данных о сбыте продукта.
В зависимости от выбранного подхода меняется набор требуемой исходной информации. В первом случае используются историческая информация о сбыте аналогов выводимого на рынок продукта за определенный период и удельные коэффициенты их вклада в воссоздаваемый эквивалент этой информации, а во втором, как правило, -полный набор возможных характеристик, таких, как предполагаемый суммарный объем продаж, продолжительность периодов роста и спада продаж и др.
Планирование вывода продукта на рынок осуществляется для каждого продукта отдельно, причем экспертная оценка играет весьма значительную роль по сравнению с рассмотренными ранее методами планирования. Работа начинается с выбора оптимального подхода к планированию и подбора требуемых исходных данных. Далее выполняются статистическая обработка данных и анализ на основе предыдущего опыта и знания рынка. Результатом планирования является прогноз сбыта нового продукта на выбранном уровне иерархии, который проходит последующее согласование совместно с другими сбытовыми прогнозами. Важное значение имеет периодическая корректировка плана в соответствии с поступающими реальными данными об объемах продаж, позволяющая уточнить план и оценить корректность первоначально использованных подходов.
Планирование влияния дополнительных факторов позволяет прогнозировать эффект, оказываемый различными акциями и событиями на будущий спрос. Под акциями подразумевается периодическая подлежащая внутреннему контролю компании деятельность, направленная на продвижение товаров на рынок, например сниже-. ние цен, товарные скидки и различные виды рекламы. Событиями называются внешние факторы (сезонность, изменения погодных условий, действия конкурентов, политические и экономические изменения), влияющие на сбыт продукции. При этом методы прогнозирования влияния акций и событий практически не отличаются. Планирование строится на изучении исторической информации о сбыте под влиянием аналогичных факторов с последующим разделением кривой спроса на составляющие и их аппроксимацией на будущее в соответствии с составляемым экспертами календарем возникновения дополнительных факторов. Таким образом, компании получают скорректированный прогноз, который может быть дополнительно уточнен экспертами.
Планирование влияния дополнительных факторов предоставляет возможности для существенного повышения достоверности планирования. Хотя кривая спроса и обладает, как правило, определенной периодичностью, глядя на нее, достаточно тяжело выявить закономерности. Поэтому она и раскладывается на составляющие, такие, как существующий уровень спроса на продукцию предприятия, позитивные или негативные тенденции его развития, влияние сезонности, дополнительные факторы изменения спроса и случайная составляющая. Разложив историческую информацию, проведя прогнозирование каждой из составляющих раздельно и сложив их, можно получать прогнозы с гораздо более высокой достоверностью.
Анализ исключений дает возможность снизить влияние случайных факторов и ошибок на достоверность получаемых сбытовых прогнозов. Поскольку объем прогнозной информации на крупном предприятии не позволяет провести полную проверку полученных с помощью автоматизированных систем результатов, следует идентифицировать области, требующие дополнительного внимания пользователей. Необходимость таких проверок объясняется случайными факторами, искаженными историческими данными (перебоями в наличии товаров, возвратами и ошибками как при вводе, так и при обработке данных), некорректными ручными корректировками, предвзятым планированием, применением неадекватных методов прогнозирования и др. Основным методом является выделение групп продуктов, стратегически важных для компании, и проведение тщательного контроля качества сбытовых планов по ним. В целях получения или усечения уже сделанной выборки для проверки могут быть использованы следующие критерии:
• превышение показателями исторических данных и сбытового плана предопределенных максимальных и минимальных значений;
• превышение допустимого отклонения показателей от заданной величины;
• превышение допустимого отклонения фактических показателей от плановых в единичные моменты времени или усредненно за отчетный период;
• нестабильность прогнозируемой кривой спроса по периодам.
Исходными данными для анализа исключений являются исторические данные, подготовленный на предыдущих шагах сбытовой прогноз и условия для определения требующих проверки областей. В ходе анализа устанавливаются подлежащие проверке объемы данных, которые затем контролируются на соответствие условиям и, при необходимости, дополнительно изучаются и корректируются вручную. В результате получается удовлетворяющий заданным условиям проверки сбытовой прогноз для заданной группы продуктов.
Согласование прогноза является ключевым процессом подготовки сбытового плана, в рамках которого происходят сверка и обсуждение прогнозов, сформированных различными функциональными группами сотрудников, имеющих различные цели и исходную информацию. Как правило, согласование проводится путем регулярных совещаний, где заинтересованные стороны могут обсудить свои взгляды на прогнозируемый спрос, определить причину расхождений и принять решение об окончательном варианте плана сбыта продукции предприятия.
Заключительное совещание проводится высшим руководством предприятия для сверки плана с планируемыми финансовыми показателями компании и нисходящим прогнозом. Автоматизированные системы дают эффективный механизм поддержки принятия решений, но по-прежнему остается значимой роль экспертной оценки квалифицированных специалистов. Согласование прогноза позволяет создать сбытовой план с учетом глобальных целей компании и потребностей ее функциональных подразделений, учесть точку зрения экспертов из различных областей деятельности предприятия, предоставить высшему руководству и сотрудникам эффективный инструмент обсуждения и согласования прогнозов, обеспечить единый и согласованный взгляд всех подразделений компании на сбытовой план.
Хорошо организованный и должным образом автоматизированный процесс планирования спроса позволяет:
• повысить эффективность взаимодействия с поставщиками;
• сократить уровень складских запасов;
• минимизировать суммарные затраты на закупки;
• ускорить возврат инвестиций акционеров предприятия;
• отвечать требованиям рынка по конкурентоспособной цене;
• упреждающе управлять спросом;
• обеспечить рост удовлетворения потребностей клиентов;
• увеличить пропускную способность предприятия;
• сократить время исполнения заказа и производственного цикла;
• снизить операционные расходы.
2.3.3. Модули тактического планирования
Под тактическим планированием принято понимать комплексный процесс принятия решений о месте и времени выполнения операций закупок, производства, распределения, складирования, отгрузки и транспортировки для установленного количества определенного сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. Оно проводится на основе информации об имеющихся в распоряжении производственных активах, о стратегических целях компании, рынках и номенклатуре выпускаемой продукции в целях повышения прибыльности и эффективности работы предприятия. В зависимости от специфики предприятия некоторые операции могут приобретать первостепенную важность, а другие - вообще отсутствовать (например, производственные операции применительно к дистрибьютерским компаниям).Модули тактического планирования обеспечивают выполнение запросов клиентов и бизнес-целей предприятия в соответствии с их приоритетами с учетом существующих ограничений производственно-логистической цепочки. При этом поддерживается одновременный учет приоритетов по удовлетворению спроса, минимизации и своевременному пополнению складских запасов, загрузке всех видов оборудования, дистрибуции и транспортировке в масштабах всех взаимодействующих предприятий. Созданный тактический план, оптимизированный относительно предприятия в целом, отражает его понимание о существующем на рынке спросе и подходах к его удовлетворению, желаемых уровнях складских запасов и стратегии их пополнения, подходах к организации закупок и построению взаимоотношений с поставщиками.
Основным результатом тактического планирования являются данные об оптимальной номенклатуре продукции с учетом целей, регламента и текущих условий бизнеса, существующих производственных и технологических ограничений, доступности сырья и материалов, а также производственных возможностей поставщиков.
Планирование может выполняться отдельно на коротком и длинном горизонтах. В первом случае дополнительно учитываются параметры, в большей степени подверженные изменениям, например доступные производственные мощности, не зарезервированные под уже принятые заказы; динамические колебания уровней складских запасов; привилегированные группы продукции, производящиеся в случае нехватки производственных мощностей. Во втором случае используются более стабильные показатели, в частности уровни складских запасов, данные о существующих производственных мощностях и закупаемых на стороне полуфабрикатах.
Результаты короткого горизонта позволяют определить производственные квоты, оптимальным образом выбрать место производства, а также поддержать процесс согласования поступающих от покупателей сбытовых заказов. В свою очередь, получаемый на длинном горизонте тактический план используется как основа для планирования бюджета компании и потребностей в материалах. Стандартными требованиями при принятии указанных выше решений являются:
• увеличение прибыли и минимизация затрат;
• улучшение обслуживания клиентов и удовлетворения спроса;
• достижение заданных уровней запасов в разрезе их географического расположения;
• минимизация привлечения производственных мощностей сторонних компаний.
Целью тактического планирования является определение наилучшего пути возврата инвестиций и максимизации доходов на единицу активов предприятия. В процессе тактического планирования обеспечиваются возможности компенсации инвестиций и операционных затрат через достижение максимальных объемов производства наиболее прибыльной продукции:
• оптимизация прибыли за счет планирования производства наиболее прибыльного ассортимента продукции с учетом ограничений по производственным мощностям и возможностям их аутсорсинга;
• оптимизация деятельности закупочных, производственных, сбытовых и транспортных подразделений благодаря интеграции их планов, дающей четкое представление о необходимых среднесрочных и краткосрочных корректировках объемов продаж или производства по определенным группам продукции;
• способность планировать инвестиции с опережением изменений рыночного спроса;
• улучшение загрузки производственных мощностей и удовлетворения рыночного спроса;
• оптимизация уровней складских запасов сырья, полуфабрикатов и готовой продукции за счет четкого понимания потребностей в них.
Перед началом работ по внедрению тактического планирования необходимо упорядочить по важности решаемые им задачи, например максимальное удовлетворение спроса согласно предопределенной системе приоритетов, снижение себестоимости, поддержка заданных уровней страховых запасов, минимизация аутсорсинга и др. При работе с модулем тактического планирования они будут решаться в порядке установленных приоритетов, а найденное решение будет становиться дополнительным ограничением при решении задач более низкого уровня.
Входящей информацией для тактического планирования является текущий пакет сбытовых заказов и очищенный от них прогноз сбыта. Посредством такого разделения полного объема планируемого спроса на подтвержденные заказы и прогноз формируются первичные приоритеты тактического планирования. Дополнительно восстанавливается информация о распределении материалов и производственных мощностей, зафиксированная на предыдущих циклах тактического и оперативного планирования.
Для работы также необходима модель производственно-логистической цепочки предприятия. Еще одним источником информации для тактического планирования являются финансовые показатели, включающие информацию о ценах на продукцию, стоимости проведения закупок и сторонних услуг, переменных и постоянных затратах на сырье и конечную продукцию.
На основе входящей информации создается оптимальный с финансовой точки зрения тактический план деятельности предприятия. Кроме того, в результате работ по тактическому планированию выявляются "узкие” места в производственно-логистической цепочке предприятия и определяются потенциальные возможности по их устранению.
Тактический план используется в качестве входящей информации для бюджетного планирования, оперативного планирования, взаимодействия с поставщиками по планированию закупок, распределения готовой продукции, подтверждения новых заказов покупателей. По результатам тактического планирования отслеживаются ключевые показатели эффективности, среди прочего включающие совокупную выручку или прибыль, себестоимость продукции и отклонение уровня складских запасов.
Цикл тактического планирования зависит от специфики не только индустрии, но и конкретного предприятия. При этом тесная связь с планированием финансовых показателей определяет необходимость синхронизации цикла с финансовыми отчетными периодами компании, а продолжительность циклов и длительность горизонта планирования существенным образом зависят от динамики изменений бизнеса.
Структура типового процесса автоматизированного планирования приведена на рис. 2.5.
Модули оперативного планирования предоставляют механизмы оптимизации загрузки критически важных агрегатов в ручном и автоматическом режимах с учетом полного набора ограничений, включая доступность сырья и материалов, графики работы агрегатов, намеченные производственные кампании, а также уже принятые к выполнению и не подлежащие изменению календарные графики.
Одновременно система призвана обеспечить полную прозрачность прохождения производственных партий через все производственные ресурсы и поддержать ускоренное перепланирование, ситуационный анализ и обновление параметров всех связанных операций при модификации одной из них. Выполнение этих функций положительным образом влияет на качество оперативного плана, оптимальное выполнение целей оперативного планирования и способствует решению описанных в разд. 2.1 задач.
Как и все подсистемы СУПЛЦ, модули оперативного планирования ориентированы на принесение экономического эффекта, измеряемого, в частности, взаимосвязанными ключевыми показателями эффективности (рис. 2.6).
План без ограничений по мощностям
Дополнительная закупка необходимого сырья
План с ограничениями по мощностям
Доводка плана ручными корректировками
Сохранение и передача плана на производство
Цикл планирования
Загрузка данных
Загрузка данных
Исполнение предыдущего оперативного плана
Рис. 2.7. Шаги цикла оперативного планирования
Потоки данных (рис. 2.8) существенным образом зависят от продолжительности цикла планирования. Базой оперативного планирования служит пакет сбытовых заказов, поступающих из модуля тактического планирования или транзакционной системы. Дополнительная информация о них поступает в виде данных о незавершенном производстве и календарных графиков. Результатом работы модуля являются сбалансированные и выполнимые объемно-календарные планы производства и закупок.
Данные о плановом времени запуска партий поступают в модуль составления календарных графиков, а информация о занятых производственных мощностях используется в тактическом планировании.
Оперативное планирование выполняется на базе детализированной нормативно-справочной информации, включающей полное описание технологических маршрутов, производственных кампаний, садочных ресурсов и других параметров. При этом критически важно правильно определить оборудование, подлежащее включению в модель, и группировку, или укрупнение, ресурсов.
Структура продуктов
Ресурсы Календари ресурсов
Наличие материалов
• Запасы (включая незавершенное производство)
• Заказы на закупку и информация о поставщиках
Прочая информация
• Альтернативы
• Неликвиды и отходы
• Производственные кампании
Модули оперативного планирования за счет перехода от локальной оптимизации, выполняемой каждым подразделением, к определению глобального оптимума в рамках всего предприятия обеспечивают достижение следующих результатов:
• рост прибыльности и снижение производственной себестоимости;
• уменьшение доли полуфабрикатов в объеме продукции;
• внедрение измеримых показателей эффективности;
• оптимальное планирование заказов;
• сокращение производственного цикла;
• оптимизацию объемов производства;
• оптимизацию использования основных средств;
• оптимизацию уровня складских запасов и незавершенного производства.
2.3.5. Модули формирования календарных графиков
Созданием календарных графиков или диспетчеризацией принято называть распределение единиц оборудования для выполнения конкретных производственных заданий и определение четкой последовательности их выполнения, а также расчет времен начала и завершения операций на достаточно короткий период времени. Таким образом, основные отличия календарного графика от производственного плана состоят в переходе от объемных усредненных показателей к упорядочению производственных заданий и сужению горизонта планирования.Планирование и диспетчеризация - аналогичные и тесно связанные друг с другом задачи, а принимаемые в ходе планирования решения оказывают существенное влияние на составление календарных графиков. Из этого можно сделать вывод о том, что наилучшим решением является составление календарных графиков непосредственно в ходе планирования с учетом доступности и загрузки оборудования, объемов незавершенного производства и множества технологических требований. При этом существует значительное количество производственных ограничений (требования по переналадке и ремонту оборудования, непрерывность работы агрегатов, совместное использование оборудования несколькими операциями, совместимость различных видов оборудования, сроки годности и т.п.), которые не могут быть учтены в полном объеме в рамках единой модели производства.
Сложность решения такой комплексной задачи, а также различия в длительности горизонтов планирования и уровне принятия решений не позволяют в большинстве случаев реализовать на практике объединение процессов планирования и диспетчеризации. В дополнение к сказанному составление календарных графиков требует особой точности исходной информации, связано с высоким уровнем неопределенности и происходит в жесткой привязке к реальным производственным процессам, подверженным частым непредвиденным изменениям, ведущим к существенным противоречиям между требованиями реалистичности и оптимальности получаемых графиков.
Таким образом, единый процесс заменяется последовательным переходом на все более низкие уровни производственного планирования, что приводит к сужению организационно-технологического охвата и существенному росту специфики, которая зависит уже не только от индустрии, но и от конкретной производственной операции. Разработка календарных графиков является последним звеном и вплотную смыкается с автоматизированными системами управления технологическими процессами, которые отвечают за контроль исполнения производственных планов и календарных графиков. Несмотря на существенное развитие систем автоматизированного составления календарных графиков и достаточно узкую их специализацию, на практике до сих пор существует разрыв между уровнями диспетчеризации и производства, что существенно повышает важность качественной интеграции данного класса систем с АСУ ТП и другими информационными комплексами предприятия.
2.4. Системы управления взаимодействием с покупателями
Развитие многих предприятий направлено на совершенствование системы управления, организационной структуры, бизнес-процессов и технологии работы и другие внутренние аспекты деятельности предприятия. Фокус ряда автоматизированных систем управления предприятием класса ERP также находится внутри предприятия. Изначально такие системы разрабатывались исходя из того, что клиенты предприятия рассматривались как элемент внешнего мира. Поэтому и в системы автоматизации действующих на предприятии бизнес-процессов работа с внешними клиентами не закладывалась. Следствием этого является положение, когда различные подразделения одного предприятия (особенно в разветвленных или холдинговых структурах) работают с одними и теми же клиентами независимо друг от друга, даже не зная, что у них общие клиенты.Наличие стабильного круга постоянных покупателей - один из основных (а может быть, и самый основной) факторов, определяющих выживание предприятия в современных условиях. Нескоординированность работы подразделений и отсутствие единого подхода к работе с клиентами снижает эффективность работы предприятия в целом и приводит к потере как конкурентных преимуществ в борьбе за клиента, так и потенциальных продаж.
Логичным шагом для предприятия было бы как можно теснее привязать клиентов к себе высоким качеством обслуживания, учетом их индивидуальных потребностей. Для реализации этих задач была постепенно разработана концепция, основанная на оптимизации управления процессами продаж, маркетинга и сервиса, целевой функцией которой является рост прибыльности бизнеса. Эта концепция (CRM -Customer Relationship Management) нашла свое воплощение в стратегии развития бизнеса, направленной на повышение эффективности взаимодействия с клиентами путем управления этим процессом. Используемые для реализации этого подхода программные продукты получили название систем управления взаимодействием с клиентами (СУВК, CRM-системы) или CRM-модулей, если они являются частью систем управления уровня предприятия.
Программные продукты СУВК или модули не являются определенным видом готовых типовых решений в отличие от ряда других "стандартных” продуктов. Предлагаемые на рынке СУВК могут поддержать реализацию клиентоориентированной стратегии, имея набор инструментов, которые могут быть использованы самостоятельно или интегрированы с существующими системами предприятия. В начале 1990-х гг. уже существовал набор компонентов, используемых в качестве самостоятельных приложений или части более крупных систем, развитие которых и привело к созданию современных комплексных систем, которые сегодня можно называть СУВК:
• программные продукты, предназначенные для сбора информации о клиентах и автоматизации некоторых видов деятельности торговых представителей;
• автономные маркетинговые программы (базы данных), позволяющие проводить анализ на уровне продаж отдельных товаров, но трудно интегрируемые с источниками другой информации;
• аналитические пакеты, пригодные для анализа поведения покупателей и планирования маркетинговых акций и мероприятий по продвижению товара, но не позволявшие учитывать жизненный цикл товара;
• каналы доставки информации до клиента (почтовые рассылки, факсы, телефон, электронная почта и т.д.).
Осознание необходимости совместной работы разных подразделений со всей информацией, относящейся к процессу обслуживания клиента, привело к тому, что эти разрозненные компоненты постепенно были интегрированы в одно целое в рамках концепции УВК. Сейчас практически любое программное обеспечение содержит модули УВК (маркетинг, продажи, информационная поддержка и сервис). Каждый программный продукт имеет свои сильные и слабые стороны и обладает наилучшей функциональностью и эффективностью в одной из этих областей, уступая в чем-то другим продуктам.
Функциональность - не единственная характеристика, которая может помочь правильно выбрать систему. Необходимая предприятию функциональность, как правило, обусловлена той целью, ради которой предприятие собирается внедрять СУВК. Можно выделить три основные цели применения таких систем.
1. Оперативное управление контактами с клиентами. Большинство СУВК обеспечивают оперативный доступ к информации по конкретному клиенту в процессе взаимодействия с ним в рамках маркетинга, продажи, обслуживания и других бизнес-процессов.
2. Аналитическое обеспечение маркетинга и продаж. Для этого необходимо, чтобы система предоставляла средства для поиска статистических закономерностей в массивах данных в целях выработки наиболее эффективной стратегии маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Система должна обладать развитым комплексом аналитических средств. Результаты аналитического использования СУВК могут использоваться внутри предприятия для принятия решений на различных уровнях управления, вплоть до самых высших.
3. Непосредственное взаимодействие с клиентами. Организация взаимодействия с клиентом согласно принципам стратегии УВК требует наличия технологий, которые с минимальными затратами позволили бы подключить потребителя к сотрудничеству, допустив его, в определенной мере, к внутренним управленческим и производственным процессам.
Систем, предлагающих готовые решения для этих целей, на рынке практически нет, в том числе потому, что процесс взаимодействия с клиентами в большинстве случаев сугубо индивидуален и может быть автоматизирован лишь при наличии гибкой СУВК с широкими возможностями настройки и адаптации. Такая система должна быть основана на самых дешевых и открытых технологиях (Интернет), которые могут позволить снизить расходы, связанные с построением интерфейса между предприятием и его клиентами. Цель системы -охватить все каналы общения с клиентами и согласовать их на основе единого подхода и единых правил общения с клиентами. Каждый клиент должен быть обслужен с одинаковым качеством независимо от канала взаимодействия и получить быструю и профессиональную реакцию на свое обращение.
Обычно набор средств, входящих в состав СУВК, позволяет реализовать следующие задачи:
• управление контактами;
• управление работой с существующими клиентами;
• управление продажами;
• управление временем;
• управление обслуживанием клиентов;
• маркетинг и анализ эффективности маркетинговых мероприятий;
• ведение электронного бизнеса;
• управление знаниями.
Управление контактами. Средства для управления контактами позволяют упорядочить работу с каждым реальным или потенциальным клиентом или другим контактом (например, партнером). Для этого на каждого клиента заводится электронное досье (карточка или профиль), в которое вносится вся имеющаяся информация по клиенту. Контакты группируются по заданным параметрам, что удобно для проведения анализа маркетинговой и сбытовой деятельности. Многие УВК-приложения позволяют реализовать функцию контактного центра (call-center) с ведением статистики, записью стандартных вопросов и ответов и использовать многие другие возможности средств коммуникаций с клиентами через электронную почту, IP-телефонию и др.
Управление работой с существующими клиентами. Относится к ограниченной группе контактов - как правило, это крупные клиенты. Средства управления работой с существующими клиентами позволяют эффективно использовать всю информацию о клиентах, включая историю взаимоотношений, и предоставлять к ней доступ тем сотрудникам предприятия, которым это необходимо.
Управление продажами. Предоставляет пользователю максимум информации, связанной с теми проектами по продажам, над которыми он работает (циклы продаж, стадии, на которых находится работа с тем или иным клиентом, статистика, территориальная привязка, генерация отчетов, история продаж и т.д.). Обычно средства управления продажами имеют возможности групповой работы с клиентами, разделенными по региональным, отраслевым и другим признакам, совместной работы территориально удаленных подразделений.
Управление временем. Реализуется с помощью установки сроков выполнения работ, ответственных за их выполнение и средств для координации работ, выполняемых для одного клиента различными подразделениями предприятия. Средства управления временем включают календарный график, перечень задач, а также программы сопряжения с факсом и электронной почтой.
Управление обслуживанием клиентов. Как правило, используется для сервисной поддержки, осуществляемой в интерактивном режиме (через Интернет или корпоративные сети), и обеспечивает возможность клиентам самим получить необходимую информацию или обращаться за помощью, которую они получают максимально быстро. Средства управления обслуживанием клиентов позволяют осуществлять планирование работ по сервисному обслуживанию на основе статистики обращений, генерировать отчеты о причинах обращений и выполненных работах, учитывать временные затраты специалистов по поддержке клиентов, предоставляют возможность оценить стоимость сервисной поддержки.
Маркетинговые средства. Обычно включают модуль статистики, позволяющий собирать и анализировать данные о рынке, и различные инструменты для планирования маркетинговой деятельности предприятия, подготовки и проведения различных маркетинговых акций, контроля их отдачи и расчета эффективности.
Ведение электронного бизнеса (e-Business). Оно получает все большее распространение, и его также можно реализовать с помощью СУВК. Для организации электронного бизнеса в системы управления отношениями с клиентами интегрируются интернет-приложения (Web-сайт предприятия, интернет-магазин или торговая площадка для работы с корпоративными клиентами - В2В).
Управление знаниями. Под управлением знаниями обычно понимаются средства для сбора и представления в доступном и удобном виде всей необходимой справочной информации (карты, отраслевая информация, аналитические материалы, статистика) для работы компании и создания специализированных разделов новостей (например, для менеджеров, работающих с клиентами из определенных отраслей промышленности или регионов). Средства для управления знаниями имеют мощные поисковые возможности информации в Интернете.
Многие предлагаемые на рынке системы автоматизации деятельности предприятия имеют средства, позволяющие каким-то образом решать те или иные из перечисленных выше задач. Однако СУВК принципиально отличаются от отдельных систем поддержки маркетинга или автоматизации продаж. УВК - это направленная на построение устойчивого бизнеса бизнес-стратегия, основанная на использовании передовых управленческих и информационных технологий, с помощью которых предприятие собирает информацию о клиентах на всех стадиях работы с ними (поиск потенциальных клиентов, установление контакта, привлечение, удержание), анализирует ее и использует результаты анализа в интересах максимально эффективной работы с клиентами.
СУВК стали особенно нужны на высококонкурентном рынке, где борьба за клиента стала чрезвычайно острой. Интегрированная СУВК обеспечивает координацию действий различных отделов на базе общей платформы для взаимодействия с клиентами. Устанавливая простые и понятные правила работы с клиентами и предоставляя автоматизированные инструменты для выполнения этих правил, УВК-стратегия повышает эффективность управления бизнесом за счет того, что процесс принятия решения переносится на более низкий уровень и унифицируется. Это способствует повышению скорости реакции на запросы и качества работы с клиентами.
Последовательное взаимодействие с клиентами обеспечивает от них обратную связь и позволяет предприятию строить свою деятельность так, чтобы в результате потребители продукции получали желаемый уровень обслуживания.
2.5. Системы управления
складским хозяйством и транспортировкой
Традиционно под логистикой понимается комплекс вопросов, связанных с хранением и транспортировкой товаров, конечной продукции и материалов для ее изготовления. Эти две области выдвигают совершенно разные требования к информационным технологиям и обычно рассматриваются раздельно.2.5.1. Системы оптимизации перевозок
Системы оптимизации перевозок направлены на покрытие потребностей в первую очередь специализированных транспортных компаний, а во вторую - прочих организаций с большими объемами перевозок, привлекающих специализированные компании, но желающих жестко контролировать перевозки как критически важный аспект их бизнеса и существенную статью затрат. Российской спецификой является не только территориальная удаленность, но и наличие у крупных производственных и дистрибьютерских компаний собственного парка транспортных средств, что существенно расширяет круг потенциальных пользователей систем данного класса.Системы оптимизации перевозок позволяют динамически получать заказы, планировать, выполнять и отслеживать перемещение и переработку грузов в различных компаниях по всему миру. Современные системы оптимизации перевозок представляют собой интегрированные решения, направленные на поддержку всей цепочки транспортных операций - от получения до сдачи грузов, включая все виды их промежуточной обработки.
Обычно выделяют модули, предназначенные для поддержки планирования и принятия решений на различные временные горизонты: стратегические (месяцы или годы), тактические (дни или недели) и оперативные (минуты или часы). Результатами полномасштабного внедрения этих модулей являются:
• более точное определение спроса и потребностей;
• информационная поддержка подготовки контрактов и ведения переговоров с клиентами;
• моделирование эффективной транспортной сети;
• создание оптимальных планов погрузки и перевозок;
• оптимизация выбора и заполнения транспортных средств;
• эффективное управление выполнением циклов транспортировки;
• активный контроль состояния грузов;
• обоснованное управление в нестандартных ситуациях.
Системы оптимизации перевозок ориентированы на создание устойчивого экономического эффекта путем улучшения и синхронизации ключевых транспортных бизнес-процессов. Направлениями оптимизации в первую очередь являются сокращение операционных затрат и улучшение использования активов компании при одновременном росте качества оказываемых услуг.
Современный уровень развития бизнеса предъявляет ряд требований к организации перевозок.
Доставка "точно в срок". Распространенная на Западе и постепенно внедряемая в России стратегия производства и управления запасами ’’точно в срок" позволяет снизить уровни страховых запасов и объемы складов в целом, но существенно усиливает зависимость производителей от надежности и своевременности доставки грузов. Перед транспортными компаниями встает задача повышения дисциплины поставок, что влечет необходимость подготовки более точных графиков доставки и принятия мер по устранению отклонений от них для обеспечения поступлений точно в момент возникновения потребностей производства.
Объединение грузов в ходе перевозки. Тенденция к снижению средних объемов единовременной поставки неблагоприятно влияет на загрузку транспортных средств и, как следствие, на себестоимость перевозок. В силу влияния сезонности возникает обратная проблема - нехватка транспортных мощностей. Возможности по ослаблению влияния этого негативного аспекта лежат в области объединения в одну доставку различных грузов.
Управление запасами и сроками их годности. Этот активно внедряемый в настоящее время подход управления позволяет снизить уровень складских запасов производственных компаний и избежать потерь, связанных с истечением срока годности материалов и повреждениями грузов в процессе транспортировки. Требует от транспортных компаний обеспечения непрерывного потока грузов небольшого объема, синхронизированного с ходом производства.
Быстрая оценка масштабных коммерческих предложений. В ситуации, когда временной фактор становится одним из важнейших для успеха в бизнесе, способность быстро и корректно оценить запросы заказчиков и предложить свои услуги по конкурентоспособным, но прибыльным для перевозчика ставкам является весомым элементом удовлетворения ожиданий клиента.
Прозрачность и обозримость бизнеса. Результатом является существенное снижение риска срыва поставок за счет возможности заблаговременно реагировать на возникающие отклонения от первоначальных планов.
Использование современных технологий. Специализированные системы поддержки принятия решения и учета позволяют наладить связи и работать более эффективно как сотрудникам, так и партнерам компании. Использование ручного управления исключительно при возникновении нештатных ситуаций решает проблему информационной перегрузки сотрудников, которые при этом могут сфокусировать все свои усилия на решении наиболее важных проблем.
Открытость для заказчика. Взаимодействие с клиентами через Интернет в режиме реального времени, позволяющее размещать и согласовывать заказы, а также отслеживать ход транспортировки грузов, будет в ближайшем будущем привычным и зачастую обязательным элементом принятия оптимальных решений.
Доступ к наиболее прибыльным видам услуг. Определение оптимального пакета услуг позволяет транспортным компаниям минимизировать отрицательное влияние сезонности и многих других дестабилизирующих факторов.
Перечисленные задачи наилучшим образом решаются посредством внедрения специализированной системы оптимизации перевозок, способной предложить эффективное решение для ситуационного анализа, поиска наилучшего решения в сложившейся ситуации, быстрой его реализации и контроля одновременно со снижением трудоемкости. Традиционно системы такого рода имеют модульную структуру, являясь в то же время полностью интегрированными, что исключает потери времени и ошибки. На рис. 2.9 представлен типовой подход к разделению системы оптимизации перевозок на модули по функциональному и временному признакам.
Периоды планирования
Необходимо также обеспечить отслеживание аннулирований и изменений в заказах, вносимых клиентами, чтобы информация стала доступной всем компонентам системы оптимизации перевозок и привела к требуемой реакции с их стороны. Дополнительно должны формироваться отчеты для сравнения результатов деятельности перевозчиков и продавцов и заданных ключевых показателей эффективности с возможностью формирования комплексных проверочных условий.
Таким образом, мониторинг позволяет повысить качество обслуживания клиентов, ускорить цикл транспортировки, работать без срывов и авралов.
Описываемая функциональность может предлагаться не только как программное обеспечение, но и как услуга, открывающая доступ в уже существующую электронную торговую площадку в Интернете. Такое решение является предпочтительным в аспекте инвестиций, поскольку позволяет разделить затраты между подписчиками, использовать предопределенные стандартизованные бизнес-процессы и существующую службу поддержки, а также дает возможность сразу подключиться к сети со значительным количеством потенциальных партнеров, что ускоряет получение экономического эффекта. Обратной стороной является снижение гибкости и относительное отсутствие эксклюзивности, которое, однако, не представляет проблемы в аспекте защиты собственной конфиденциальной информации.
Независимая инсталляция системы оптимизации перевозок, в свою очередь, выдвигает серьезные требования к информационно-технологической инфраструктуре. Данные должны быть доступны в соответствии с предоставленными правами доступа не только находящимся в различных странах сотрудникам компании, но и представителям других компаний и обеспечивать тем самым интеграцию смежных бизнес-процессов (планирование объемов перевозок, возобновление запасов, управление заказами, управление складами), выходящих за рамки транспортной компании.
Производственные компании, понимая, что логистика становится стратегическим рычагом современного рынка и реальным инструментом создания распараллеленных скоростных потоков грузов и информации, стремятся ограничить количество поставщиков логистических услуг посредством выбора глобальных партнеров. В ответ на это транспортные компании хотят заменить старый подход, при котором для обеспечения надежности наиболее важных доставок создавался запас времени или излишек запасов, оперативным мониторингом. Они трансформируются в центры планирования и информационного обеспечения, все больше развивая дополнительные виды услуг, такие, как интеграция разрозненных информационных потоков и систем множества партнеров и обеспечение функций фронт-офиса для клиентов.
Таким образом, ключом к созданию более эффективных транспортных компаний является использование современных информационных технологий оптимизации, планирования, консолидации, отслеживания и учета перевозок. Системы оптимизации перевозок обеспечивают быстрый возврат инвестиций и реализацию глобальных целей компании за счет улучшения качества обслуживания клиентов, повышения дисциплины поставок, ускорения движения материальных и информационных потоков, снижения операционных затрат, реалистичного планирования и раннего предупреждения о нестандартных ситуациях на основе заданных в модели ограничений.
2.5.2. Системы управления складскими запасами
Системы управления складскими запасами призваны поддерживать операционные нужды современного склада или распределительного центра и обеспечивать функциональность автоматизированного управления объектом (рис. 2.10).Эффективное управление запасами позволяет не только предоставить пользователям своевременную и адекватную информацию о запасах и исполнении заказов, но и повысить производительность, обороты и рентабельность компании, сократить уровень складских запасов и их потери, одновременно избегая их дефицита, улучшить обслуживание заказчиков, развить свою торговую марку и открыть новые рынки сбыта.
Работая с минимальной прибылью, розничные и оптовые операторы рынка должны балансировать между проблемой минимизации затрат и необходимостью повышения уровня обслуживания заказчиков, расширения ассортимента, обеспечения наличия товаров и качества продуктов. Рассмотрим подробнее, какие требования рынок складских услуг предъявляет к своим операторам.
Глобализация бизнеса. Активный выход и захват лидирующих позиций на локальных рынках транснациональными корпорациями не позволяет им эффективно сотрудничать с локальными поставщиками программного обеспечения. Только разработчики, имеющие универсальный программный продукт, отвечающий полному спектру требований международных операций и поддерживающий множественные единицы измерения и мультивалютность, в состоянии соответствовать потребностям глобальных компаний.
Интеграция и расширение партнерских отношений. В качестве требований к информационным системам выдвигаются прозрачность операций по всей цепочке поставок, возможность работы в сети Интернет, легкость интеграции и обмена данными.
Усиление контроля за запасами и прозрачность движения товаров по многоканальным цепочкам поставок. Рост конкуренции выдвигает требования эффективно и точно собирать информацию и отслеживать запасы, сокращая излишки товаров и установленные страховые запасы, одновременно оптимизируя использование складских мощностей и людских ресурсов.
Развитие технологий привело к появлению новых видов организации сбыта, наиболее ярким представителем которых является осуществление продаж через Интернет. Поддержка таких каналов сбыта налагает требования по обеспечению товародвижения и его мониторинга в реальном времени, точного и детализированного планирования спроса и соотнесения его с производимыми поставками.
Информационные технологии призваны обеспечить оптимизацию выполнения складских операций и повышение производительности труда, отслеживая исполнение технологических и промышленных стандартов, контролируя загрузку сотрудников и реализовывая адекватную систему оплаты труда.
Проводится зонирование складских запасов с учетом их оборачиваемости, условий хранения, сроков годности и прочих особенностей.
Снижение накладных расходов и повышение эффективности использования основных средств. Современные системы управления складскими запасами существенно облегчают проведение ежегодной полной инвентаризации, а в ряде случаев и заменяют ее на локальную инвентаризацию без остановки деятельности путем непрерывного точного отслеживания складских запасов.
Посредством упреждающего управления запасами с истекающим сроком годности практически полностью исключаются факты потерь от превышения сроков годности при хранении.
Развитие и защита торговой марки. Проблемы с качеством, отзывами и возвратами товара могут вылиться в огромные суммы в виде потери деловой репутации, внеплановых операционных затрат, упущенной выгоды и падения стоимости акций. Информационные системы позволяют поставить контроль качества на регулярную основу, управлять сроками годности, упростить процесс сбора, сортировки и возврата некачественных товаров в режиме реального времени через распределенную цепочку поставок.
Увеличение объема розничных операций. Тенденции к росту эффективности бизнеса ведут к устранению излишних звеньев в цепочке поставок. Программное обеспечение позволяет справиться с растущим количеством операций, помогая производителям удовлетворять требования розничных продавцов в обслуживании, включая прямые отгрузки в точки розничных продаж, консолидацию отгрузок малого объема, комплектацию составных паллет (поддонов) с набором различных продуктов, расфасовку и работу с весовыми товарами, управление стимулированием сбыта, генерацию предварительных уведомлений об отгрузке.
Деятельность по продвижению товаров на рынок. Постоянное расширение ассортимента, рекламные акции и необходимость оперативно реагировать на аналогичные действия конкурентов создают дополнительную нагрузку на цепочку поставок. Современные информационные системы решают задачи планирования рекламных акций, управления прохождением продвигаемого товара через все звенья цепочки поставок, устранения дефицита товара, устранения "узких” мест в бизнес-процессах. При этом поддерживается реализация различных маркетинговых инструментов, таких, как предупакованные наборы товаров, товарные и денежные скидки, лотереи и предоставление подарков, предоставление скидок при мелкооптовой закупке. Необходимость корректной обработки всех этих исключительных случаев выдвигает серьезные дополнительные требования как к системе управления складскими запасами, так и к прочим используемым в цепочке поставок информационным системам.
Современные системы управления складскими запасами способны решать задачи комплексных распределительных центров со сложной организационной структурой, широкой номенклатурой и большим объемом операций. Функциональность систем данного класса направлена не просто на автоматизацию логистических услуг и поддержку эффективной дистрибуции, но и на оказание дополнительных услуг по предпродажной подготовке, комплектации и упаковке наборов товаров перед отгрузкой в соответствии с требованиями конечных покупателей. Как правило, такие системы поставляются либо в виде единого модуля, либо в виде выполняющего основные функции ядра системы, к которому могут подключаться локальные дополнительные модули, например, решающие задачи управления прилегающей территорией, планирования погрузочно-разгрузочных работ, оптимизационного моделирования деятельности склада. Рассмотрим возможности, предоставляемые системами данного класса в целом.
1. Эффективная поддержка складских операций. Современный склад или распределительный центр является комплексным объектом, характеризующимся большим количеством и разнообразием выполняемых операций, которые должны поддерживаться системой как с использованием радиотерминального оборудования, так и через бумажные носители. При этом управление складскими запасами подразумевает автоматическую генерацию и диспетчеризацию графика заданий складскому персоналу с выбором оптимальной стратегии и динамическим определением приоритета в соответствии со сложившейся в текущий момент ситуацией. Такой график должен предусматривать создание ’’волнового эффекта” перемещения и обработки запасов, при котором одновременно проводится максимально возможное количество операций, не блокирующих выполнение друг друга. Укрупненно выделяются следующие виды операций:
• приемка товаров в режиме реального времени с проверкой соответствия и корректировкой данных, верификация товара, приемка на ответственное хранение, приемка весового товара, активный контроль качества, печать и использование штриховых кодов;
• размещение товаров в автоматическом режиме и под контролем персонала, настраиваемые правила складирования для максимизации использования складского пространства и производительности складских операций, универсальные динамические критерии построения ячеек хранения, настраиваемое создание заданий на складирование, подготовка нефасованного товара различных поставщиков к складированию, транзитная отгрузка и перераспределение продукции через склад;
• пополнение запасов по настраиваемым стратегиям и правилам для различных товаров и зон комплектации, автоматическое формирование и отправка заданий на пополнение;
• комплектация заказов и упаковка с автоматической выдачей сотрудникам заданий и индивидуализированных инструкций по выполнению операции. Комплектация заказов непосредственно в поддон с учетом требований эргономики, размеров, веса, партий, сроков годности, ограничений по совместному хранению товаров и прочих параметров товара. При этом наносятся штрих-коды, указываются лицензионная/патентная информация и идентификаторы единиц отгрузки для их отслеживания по всей цепочке до конечного получателя и обратно (в случае возврата товара, в целях контроля его качества); осуществляется поддержка нескольких зон комплектации для отбора штуками, коробками и полными поддонами;
• отгрузка по автоматически сформированному расписанию с учетом приоритетов. Обработка и выпуск заказов группами с оптимизацией процессов и ресурсов. Упорядочение партий товаров при погрузке в зависимости от последовательности доставки, определение перевозчика. Создание сопроводительных документов, консолидация нескольких отгрузок. Погрузка, подтверждение и закрытие операции отгрузки по маркировке соответствия;
• сквозная переотправка без складирования товаров с их приемкой непосредственно в специализированную зону комплектации, из которой незамедлительно проводятся сборка заказов и отгрузка товаров получателям;
• контроль запасов в режиме реального времени, при котором следует принимать во внимание их многоуровневую иерархию, принадлежность владельцу, оборачиваемость, состояние, требуемые условия хранения с учетом характеристик складского оборудования, правил совместимости при хранении. Частичная циклическая и полная физическая инвентаризация с автоматическим анализом расхождений. Мониторинг и консолидация запасов по всем складам и распределительным центрам с автоматизированным перераспределением запасов и поддержкой необходимых уровней страховых запасов; ведение статистических данных для анализа эффективности.
2. Поддержка множественных владельцев запасов. Российские компании начали на практике применять такое разделение хранимых запасов еще до широкого распространения общественных складов и аутсорсинга в области логистических услуг, собирающих многочисленных клиентов под крышей одного склада. При этом совместное использование программного обеспечения снижает стоимость владения и исключает дополнительные затраты на интеграцию систем.
3. Управление складским персоналом. Позволяет обеспечить автоматическую выдачу адекватных заданий и детальный мониторинг, включающий учет рабочего времени и отслеживание скорости и точности выполнения назначенных сотрудникам заданий, проектирование трудовых норм, определение плановой производительности труда.
4. Формирование аналитической и управленческой отчетности. Эффективное принятие решений на базе анализа большого массива первичной информации невозможно. В связи с этим критически важно наличие гибкой настройки и отображения результатов в графическом формате при формировании отчетных форм совместно с получением отчетов о ключевых показателях эффективности использования оборудования и трудовых ресурсов, а также склада или распределительного центра в целом.
5. Поддержка дополнительных видов работ и услуг. В настоящее время активно развиваются и требуют информационной поддержки новые виды создания добавленной стоимости (предпродажная подготовка, сборка и комплектация под заказ, комплектация товарных наборов, дополнение сопутствующими товарами перед отгрузкой, оптимизация упаковки и загрузки по виду транспорта).
6. Ведение взаиморасчетов. Этот процесс тесно интегрирован со складским учетом, что дает хорошие возможности для его автоматизации. Операции включают как расчеты по закупаемым и реализуемым товарам, так и расчеты за оказываемые логистические услуги, что позволяет своевременно и точно выставлять, акцептовать и отслеживать счета.
7. Управление погрузочно-разгрузочными терминалами. Основной целью является управление работами на прилегающей территории, а также размещением и передвижением на ней транспортных средств. Целями автоматизации являются: уменьшение трудозатрат за счет минимизации ручных операций, определение последовательности погрузки и разгрузки транспортных средств по гибко задаваемым критериям, автоматическое определение оптимального места проведения погрузочно-разгрузочных работ, оптимизация движения транспортных средств. В итоге снижаются простои оборудования и людских ресурсов, повышаются производительность, точность учета запасов по местам хранения, атрибутам и владельцам, минимизируются недопоставки и нехватки запасов.
8. Обеспечение прозрачности логистической цепочки. Охватывает сбор и распространение информации из разнородных внутренних источников, а также обмен данными и обеспечение документооборота с поставщиками, перевозчиками и покупателями посредством Интернета; планирование товарооборота; анализ деятельности всей цепочки поставок для поддержки принятия эффективных решений с консолидацией данных на всех уровнях и отслеживанием ключевых показателей эффективности; эффективная защита конфиденциальности информации. Результатами являются рост эффективности операционной деятельности, защита конечных потребителей и собственной торговой марки, выявление неэффективных звеньев логистической цепочки, формирование базы знаний об образцах передовой практики и возможных ошибках.
9. Оптимизация использования ресурсов. Внедрение информационной системы позволяет моделировать существующие и планируемые складские мощности, оценивая их в аспекте определения наиболее эффективной и экономически целесообразной компоновки складских помещений, а также маршрутизации деятельности сотрудников; рассчитывать и оптимизировать затраты, модифицировать и представлять в виде трехмерных графических отчетов различные стратегии оптимизации с учетом оборачиваемости, ассортимента и атрибутов продукции. Результатами оптимизации являются увеличение точности отбора путем эргономичного размещения продукции, отсрочка капитальных затрат за счет оптимального использования существующих мощностей, сокращение времени реакции путем балансировки загрузки операторов с учетом существующих нормативов.
10. Простота настройки и изменения конфигурации. Управление складскими запасами можно представить как циклическую операцию выбора необходимого действия из набора предопределенных стратегий обработки товара в зависимости от ряда взаимосвязанных условий. При этом необходимо обеспечить возможность настройки, включающую создание пользовательских меню, интерфейсов взаимодействия с радиочастотными устройствами, настройку уровней защиты данных и ограничений на выполнение операций, гибкое зонирование склада.
11. Гибкое управление данными. Компании, работающие в недостаточно стабильной экономической среде и осваивающие новые рынки, вынуждены постоянно адаптироваться к изменяющимся условиям бизнеса. В связи с этим важным требованием является способность системы быстро адаптироваться вместе с самой компанией. Для этого требуется поддерживать уникальный набор атрибутов для отслеживания товаров в соответствии с различными характеристиками; иметь возможность вести учет в разрезе нескольких складов и владельцев товара; перенастраивать технологические процессы и интегрировать их с работой других подразделений компании; задавать гибко настраиваемые запросы для выборки данных.
12. Масштабируемость и тиражируемомъ решений. В связи с тем, что при расширении предприятия может возникнуть задача увеличения производительности, а при слиянии - еще и задача использования имеющейся у сторон разнородной информационно-технологической инфраструктуры, обязательной является возможность использования различных баз данных, операционных систем и аппаратного обеспечения, включая различные виды локальных и глобальных вычислительных сетей и Интернет. Особую важность данный аспект приобретает с учетом требований по надежности работы системы в реальном времени.
В настоящее время уже не возникает сомнений в необходимости внедрения современной системы управления складом не только в специализированных компаниях, поставляющих логистические услуги, но и на крупных производственных, дистрибьютерских и торговых предприятиях. Успех современных сетей поставок заключается в их способности поставить необходимый товар в нужное место в требуемое время и по разумной цене, что во многом определяется эффективностью работы склада и распределительного центра, которая, в свою очередь, достигается планированием, интеграцией, оптимизацией и автоматизацией полной цепочки складских операций.
Экономического эффекта от реализации проекта можно добиться в разумные сроки, если будут решены следующие задачи:
• повышение дисциплины поставок;
• оптимизация ассортимента;
• увеличение оборачиваемости запасов и снижение потерь при хранении и обработке;
• снижение эксплуатационных расходов;
• рационализация использования оборотных средств и основного капитала путем снижения уровня запасов.
2.6. Принципы автоматизации технологических процессов
Под автоматизированными системами управления технологическими процессами понимаются распределенные интегрированные компьютеризированные системы, позволяющие собирать, обрабатывать, отображать и накапливать в режиме реального времени информацию о ходе производственной деятельности в целях контроля и управления технологическими процессами при участии оператора. АСУ ТП также обеспечивают диагностику, предупреждение о нештатных ситуациях и получение отчетной документации.Как правило, АСУ ТП являются собираемыми из стандартных комплектующих заказными системами (рис. 2.11). При этом наличие общих принципов построения АСУ ТП позволяет провести обобщение решаемых задач и описать типовую структуру таких систем.
Корпоративные информационные системы
АСУТП
)
3
3
3
3
Хранилище оперативных данных
Системы визуализации
Контроллеры и централизованные вычислительные устройства
Передаточные и сопрягающие устройства
і -
Датчики и исполнительные устройства
Объект управления
Рис. 2.11. Типовая структура АСУ ТП
Под объектом управления понимается комплекс оборудования, выполняющий определенный технологический процесс (или группу взаимосвязанных процессов), обеспечивающий эффективную и бесперебойную работу всей системы. По характеру протекания технологических процессов объекты управления делятся на циклические, непрерывно-циклические и непрерывные.
Следующий уровень представляет собой набор устройств, осуществляющих съем информации о ходе технологического процесса и текущем состоянии объекта управления {датчики) и управляющее воздействие на компоненты объекта управления {исполнительные устройства). Передаточные и сопрягающие устройства необходимы для преобразования информационных и управляющих сигналов и обмена ими посредством локальной промышленной сети.
Вычислительные устройства предназначены для обработки потока входящей информации, передачи ее на более высокие уровни и генерации управляющих сигналов. Системы визуализации обеспечивают человеко-машинный интерфейс, представляя собой рабочее место оператора АСУ ТП, на котором возможны контроль, анализ и управление работой объекта. Хранилища данных являются переходным уровнем, лишь частично относимым к АСУ ТП, и обеспечивают сбор, накопление и доступ к исторической информации о работе объ-екта управления, предоставляя тем самым возможность анализа характеристик продукции и причин ухудшения ее качества, планирования обслуживания и ремонта, планирования производства и т.п. Эта информация активно используется как исходная корпоративными информационными системами, относящимися к более высокому уровню относительно АСУ ТП. При этом все элементы верхнего уровня АСУ ТП используют специализированное программное обеспечение, к которому предъявляются высокие требования по надежности и способности работать в режиме реального времени.
Функции АСУ ТП обычно подразделяются на три группы:
• информационные (например, мониторинг информации о значениях параметров технологического процесса для дальнейшего использования при учете и регулировании);
• управляющие (например, строгое соблюдение технологического режима);
• сервисные (например, оперативный ввод и изменение параметров и схем технологических режимов).
Рассмотрим типовые функциональные требования, предъявляемые к АСУ ТП и их элементам.
1. Сбор и первичная обработка информации в режиме реального времени. Опрос входных сигналов датчиков осуществляется с заданной периодичностью, которая определяется технологическими требованиями, возможностями контроллера и инертностью системы в целом. Дальнейшая первичная обработка может включать линеаризацию характеристик первичных преобразователей, введение поправок на технологические особенности методик измерения, определение параметров, непосредственное измерение которых невозможно, и др.
2. Регистрация и архивация событий в режиме реального времени. Возникающие события (изменения дискретных сигналов, характеризующих состояние технологического оборудования и его автоматических устройств, срабатывания защит и блокировок и т.п.) выявляются и оперативно отображаются на экране в хронологическом порядке с отметкой времени и даты. Обмен данными по информационным каналам обеспечивается в реальном масштабе времени.
3. Обработка информации в режиме реального времени. Система обеспечивает многозадачный режим с гибкой системой приоритетов, при котором процесс с наивысшим приоритетом будет выполняться практически немедленно. Все программы в системе выполняются в защищенном друг от друга режиме, т.е. любой сбой одной из программ не приводит к сбою всей системы. Процессы свободно обмениваются между собой данными, непосредственно или через распределенные ресурсы независимо от того, запущены они на одном и том же компьютере или на разных. Управление резервными ресурсами осуществляется автоматически, в том числе сетевым дублированием. Система обеспечивает балансирование загрузки и прозрачность взаимодействия процессов.
4. Интеллектуальный контроль технологических ситуаций. В связи с быстрым совершенствованием технологий возникает необходимость разработки интеллектуальных АСУ ТП, которые давали бы возможность достаточно просто в производственных условиях в реальном времени изменять структуру и параметры производства. Для этих целей могут применяться, в частности, экспертные системы реального времени и базы знаний. Достоинствами интеллектуальных систем являются:
• удобство формализации процессов принятия решений;
• простота изменения базы знаний;
• наглядность моделей;
• компактная форма хранения базы знаний и отсутствие избыточности;
• простота реализации на промышленных микропроцессорных контроллерах с ограниченными объемами оперативной памяти;
• возможность настройки и конфигурирования системы с помощью вспомогательных программных средств, не требующих от обслуживающего персонала знаний в области программирования.
5. Контроль и анализ нештатных ситуаций. Система регистрации нештатных ситуаций (технологическая сигнализация) предназначена для извещения персонала о возникновении нарушений в технологическом процессе, срабатывании защит и блокировок, выявленных неисправностях технических средств АСУ ТП и т.п. Она включает предупредительную и аварийную сигнализацию, сигнализацию контроля отклонений. Предусматривается автоматический контроль нестандартных значений технологических параметров в процессе пуска и останова оборудования.
6. Визуализация информации и прием управляющих команд от оператора объекта управления. Информация на экранах может представляться в разных форматах: в виде числового значения (в видеограммах или
| системы, однако платой за простоту такого решения будет отсутствие гибкости и возможности изменения ее структуры. На рис. 2.13 показан совмещенный процесс, в котором план на каждом цикле уточняется исходя из дополнительно полученных фактических данных, а горизонт переопределяется начиная с текущего момента на заданный период времени. Под скользящим планированием понимается планирование с определенной периодичностью со сдвигом горизонта планирования на текущем цикле на период времени, прошедший с момента предыдущего сдвига. Под перепланированием понимается регулярный процесс уточнения плана с учетом текущих изменений производственной ситуации и ее отклонений от первоначального плана. На практике циклы перепланирования могут не совпадать с периодами сдвига горизонта при скользящем планировании. |
| либо этапе информации на бумажных носителях или в виде файлов по электронной почте говорят о разомкнутом цикле обмена данными. Необходимо отметить, что допустимым при достаточно продолжительном цикле планирования является отсутствие интерфейса из системы производственного планирования, но не обратно. Это связано с большими объемами информации, например данными о позаказных объемах незавершенного производства. Помимо понимания структуры потоков данных важно определить корпоративные стандарты. Необходимость стандартизации информационных технологий обусловлена возможностью сократить сроки достижения существенного эффекта, используя следующие факторы: • создание единой нормативно-справочной базы; • исключение противоречивой информации; • удобство пользовательского интерфейса; • легкость освоения новых продуктов конечными пользователями; • облегчение выбора новых информационных технологий; • отсутствие проблем с совместимостью информационных систем; • оптимизация взаимодействия информационных систем с использованием штатных средств; • сокращение расходов на разработку и внедрение систем; • возможность быстрого подключения к разработке дополнительных специалистов. Периодичность верификации стандартов зависит от рассматриваемых областей стандартизации информационных технологий. Стандарты на нормативно-справочную информацию определяют подходы к кодированию основных данных, используемых в бизнесе, и являются главным и наиболее трудоемким направлением создания корпоративных информационных стандартов. Продуманный подход к созданию полных и наглядных справочников и внедрение бизнес-процессов их ведения для исключения дублирования информации позволяют на достаточно длительное время перейти в режим поддержки достигнутых результатов. Стандарты разработки и модификации корпоративных систем устанавливают единые для всех разработчиков правила, обусловливающие порядок тестирования, план использования вычислительных ресурсов, внешний вид пользовательского интерфейса, конвенцию по наименованию объектов, предпочтительность или отказ от применения определенных технологий разработки, а также многие другие параметры. Верификация стандартов должна осуществляться при переходе на новые средства разработки или при появлении принципиально новых задач. Стандарты на средства разработки задают ограничения на инструментарий, используемый при разработке и модификации программного обеспечения. Характеристики средств разработки во многом определяют качество конечного результата, но возможность свободного выбора имеется далеко не всегда. При внедрении систем сторонних разработчиков, как правило, необходимо использовать инструментарий, применяемый при разработке самой системы. Таким образом, выбор средств разработки всегда ограничен с технологической точки зрения, что вынуждает пересматривать стандарт и использовать для разработки несколько различных продуктов. Стандарты на аппаратно-программные платформы лимитируют выбор закупаемого аппаратного обеспечения и системного ПО, а зачастую и дилеров, у которых производятся закупки. Такие решения являются стратегическими и наиболее ответственными как в плане финансовых инвестиций, так и в аспекте подготовки кадров, поэтому они не должны часто пересматриваться. Здесь необходимо соблюдать баланс между следованием технологическому прогрессу и обеспечением совместимости применяемых вычислительных средств. Последние три группы стандартов напрямую связаны с используемыми информационными технологиями. Выбор технологии разработки модулей интеграции определяется в первую очередь масштабами решаемых задач, типовыми подходами разработчиков внедряемых систем и квалификацией привлекаемых к проекту специалистов. В каждом случае выбор применяемых технологий осуществляется исходя из индивидуальных особенностей проекта, но при этом должны использоваться достаточно современные и в то же время хорошо зарекомендовавшие себя решения. В настоящее время отмечается все более широкое применение интернет-технологий для решения задач интеграции программных продуктов. Такое положение дел легко объяснимо доступностью и невысокой стоимостью использования каналов связи общего доступа, а в последнее время - и их высокой защищенностью. При этом наибольшее распространение получили системы публикации информации и получения отчетности, интегрированные с хранилищами дан- ных. В свою очередь, решение задач обмена данными и управления системами через Интернет затруднено тем, что существующие технологии дают гарантию доставки информации, но не в состоянии обеспечить гарантированное время доставки. Однако возможности минимизации затрат на внедрение и сопровождение, управления объектами по всему миру, а также отсутствие необходимости устанавливать специализированное программное обеспечение на стороне клиента настолько привлекательны, что можно ожидать появления соответствующих технологий в ближайшем будущем. Тенденции такого развития четко прослеживаются вместе с появлением новых подходов к эффективному управлению предприятием и ростом возможностей информационных технологий. Достаточно сказать, что практически все ведущие поставщики решений для АСУ ТП уже обеспечили поддержку интернет-технологий в своих продуктах, позволяющую напрямую обмениваться данными с другими приложениями. Инновации уже начали приносить позитивные результаты. В частности, внедрение интеллектуальных элементов в периферийное оборудование позволило разгрузить технологические серверы и повысить надежность системы в целом. Еще одним направлением развития механизмов интеграции является создание специализированных пакетов управления данными, позволяющих избавить группу внедрения от необходимости разработки интерфейсов. Для интеграционных решений принципиально важными являются высокие надежность и скорость обработки данных, открытость, масштабируемость и удобный пользовательский интерфейс, а также возможность взаимодействия с максимально широким спектром платформ, протоколов и стандартов. Вне зависимости от выбранных подходов к интеграции ключевым элементом решения остается система управления базами данных (СУБД), используемая не только как средство хранения информации, но и в качестве буфера обмена. Основные затруднения при выборе интеграционной СУБД вызывают существенные различия в требованиях, предъявляемых к СУБД для информационных систем и СУБД реального времени, применяемых в АСУ ТП. Оптимальным на настоящий момент решением является использование надстроек над обычными СУБД, обеспечивающих необходимые в условиях работы в реальном времени производительность и поддержку целостности данных, а также требуемые модификации языка запросов для проведения выборок динамических производственных данных по временным отметкам. При этом сохраняется возможность работы с исходной СУБД напрямую. Это уменьшает требования к ресурсам, облегчает интеграцию и позволяет использовать информационные системы без модификаций, связанных с переходом на новую базу данных. Таким образом, интеграция систем является комплексной задачей с далеко не тривиальным решением, требующей концептуального понимания проблемы, хорошего знания информационных технологий и учета специфики предприятия. Для выполнения этой задачи понадобится привлечь целый ряд специалистов и использовать системный подход к проведению проекта по интеграции информационных систем. В то же время эффект от реализации подобного проекта может оказаться столь весомым, что игнорировать необходимость интеграции систем не представляется возможным. 2.7.2. Подходы к внедрению СУПЛЦВ целом подходы к внедрению СУПЛЦ аналогичны подходам, применяемым при внедрении других масштабных прикладных систем. Сходными также являются ключевые факторы успеха проекта:• поддержка проекта высшим руководством заказчика для принятия стратегических проектных решений; • единые цели и понимание задач проекта всеми вовлеченными в проект сторонами; • обучение и вовлечение в проект конечных пользователей с предоставлением основной роли им, а не ответственным за информационные технологии специалистам; • четкое управление масштабами работ и ожиданиями заказчика; • направленность на принесение ожидаемого эффекта; • создание опытной, сбалансированной, слаженной и стабильной проектной команды и обеспечение необходимой инфраструктуры; • обеспечение корректными исходными данными и решение задач интеграции систем; • уделение должного внимания реинжинирингу и структурным преобразованиям; • качественное управление проектом и разделение его на обозримые этапы; • распространение информации о ходе проекта в рамках всего предприятия. При этом имеются и существенные отличия, вызванные ярко выраженной направленностью СУПЛЦ на принесение максимального экономического эффекта в сжатые сроки. Стремление руководства компаний предпринять все возможное для скорейшего запуска СУПЛЦ в промышленную эксплуатацию объясняется тем, что экономический эффект от внедрения носит не разовый, а постоянный характер. Для увеличения суммарного экономического эффекта необходимо не только как можно раньше начать проект, но и правильным образом организовать внедрение. Одним из вариантов является быстрая реализация типового решения с усеченной функциональностью, которая будет расширена до необходимых пределов на следующих стадиях проекта. Такой подход выглядит привлекательным, однако перед его применением необходимо убедиться, что он позволит достичь бизнес-цели предприятия, которые способны принести реальный экономический эффект. Более гибким решением является сокращение времени до запуска системы в эксплуатацию за счет выбора методологии, предусматривающей пошаговое внедрение, позволяющее решить на каждой стадии проекта определенный комплекс узконаправленных задач по оптимизации бизнеса. Такой подход дает возможность не только ускоренного, пусть и частичного, получения экономического эффекта, но и минимизации рисков, планомерного обучения и постепенного усвоения предприятием вносимых изменений, повышения управляемости проектом и сокращения его общей продолжительности. При этом проект разбивается на функционально законченные этапы с жестко заданными масштабами работ, каждый из которых представляет собой набор приносящих заданный экономический эффект мероприятий, направленных на решение четко определенного и измеримого подмножества целей для ограниченного круга подразделений предприятия. Эти этапы должны заканчиваться вводом определенной функциональности СУПЛЦ в промышленную эксплуатацию, быть взаимоувязаны и создавать логичную последовательность шагов, решающих полный набор поставленных перед проектом задач. При разбиении проекта на этапы решение принимается исходя из приносимых предприятию конечных результатов и не должно учитывать деление СУПЛЦ на модули. Тем не менее при планировании этапов важно учитывать функциональные и технические возможности системы, чтобы избежать переделок при последующем расширении системы. При этом этапы могут затрагивать как все, так и избранные аспекты проекта: внедрение функциональности СУПЛЦ, сбор, обработку и интеграцию потоков данных, модификацию бизнес-процессов, организационную структуру, стандарты и процедуры предприятия, а также подходы к оценке эффективности его деятельности. Максимальный эффект может принести только полномасштабное внедрение, в результате которого все предприятие охвачено единым информационным пространством, позволяющим оптимизировать деятельность на глобальном уровне. Это является серьезным шагом по сравнению с попытками конкретных подразделений оптимизировать работу на своем уровне, исходя исключительно из собственных интересов и представлений о потребностях и текущем состоянии предприятия. Типичным примером локальной оптимизации является получение скидки на закупки сырья, которую впоследствии многократно превышают потери и затраты на хранение. Поэтому в качестве конечной точки проекта, независимо от количества его стадий, должно рассматриваться предприятие, все звенья производственных и логистических цепочек которого связаны воедино интегрированной СУПЛЦ. Среди потенциальных организационных путей ускорения в решении этой задачи можно отметить: • точное определение на ранних этапах измеримых целей проекта и областей автоматизации, способных принести максимальный экономический эффект; • однозначную идентификацию препятствий и истинных причин возникновения выявленных областей неэффективности бизнеса; • четкое ограничение масштабов работ для их концентрации на функциональности и бизнес-процессах, направленных на достижение основных целей проекта; • использование последовательной и проверенной методологии внедрения, специально адаптированной для поставленной задачи; • качественное выполнение каждой фазы проекта для исключения переделок из-за неправильно принятых решений; • мониторинг ключевых показателей эффективности, отражающих приносимый результатами внедрения экономический эффект; • отказ от излишней функциональной насыщенности решения в пользу скорейшего удовлетворения текущих потребностей и получения экономического эффекта; • применение образцов передовой практики, накопленного опыта и сравнительных показателей эффективности с обеспечением передачи знаний представителям заказчика; • создание условий для постоянного улучшения показателей после окончания внедрения системы; • заблаговременную и постепенную подготовку автоматизируемых подразделений и бизнес-процессов к использованию новых технологий; • проведение полномасштабного обучения ключевых пользователей и их привлечение к проекту на ранних этапах; • использование результатов проекта для повышения качества управленческих решений. Рассмотрим развитие проекта в аспектах улучшения ключевых показателей эффективности и восприятия системы конечными пользователями (рис. 2.14). |
| процессам и уровню автоматизации бизнеса. Непосредственно после ввода системы в промышленную эксплуатацию происходит спад, вызванный переходными процессами при запуске новой информационной системы, недостаточным опытом конечных пользователей, а зачастую необходимостью доработок и параллельным использованием старой и новой систем. Однако со временем влияние этих факторов ослабляется, и достаточно быстро наступает переломный момент, за которым начинается рост ключевых показателей эффективности. Важнейшими событиями в этом процессе являются момент выхода на исходные значения показателей и на точку окупаемости инвестиций в покупку и внедрение системы. Современные СУПЛЦ при их правильном выборе позволяют достичь гораздо большего, чем самоокупаемость, поэтому улучшение ключевых показателей эффективности, как правило, продолжается. Такой рост обусловлен не только адаптацией пользователей к новым возможностям, но и возникновением цепной реакции взаимосвязанных улучшений. При этом предприятие осуществляет их контроль, ориентируясь на целевые значения, определенные на ранних стадиях проекта. В конечном итоге ситуация стабилизируется и рост ключевых показателей эффективности останавливается. Совсем иная картина наблюдается при рассмотрении эмоционального восприятия проекта представителями заказчика (рис. 2.15). Первоначальный энтузиазм и высокие ожидания от внедрения новой системы, приходящиеся на этапы анализа и разработки модели, сменяются некоторым охлаждением, вызванным рутинной работой и первыми неудачными результатами тестирования. Перед вводом системы в эксплуатацию также возникает эмоциональный подъем, связанный со скорой возможностью воспользоваться результатами труда проектной группы. Но вместе с первыми трудностями в ходе промышленной эксплуатации может отмечаться и некоторое разочарование пользователей. И только по прошествии времени наблюдается стабильный рост позитивного восприятия системы, являющийся показателем того, насколько хорошо она приживается на предприятии. В связи с тем, что российские разработки в области СУПЛЦ еще далеки от уровня западных аналогов, при рассмотрении процесса адаптации пользователей к новой информационной системе необходимо учитывать аспекты, связанные с локализацией и применимостью систем в местных условиях. |
| М.: Финансы и статистика, 2003. - 352 с. І.Друкер П. Рынок: как войти в лидеры. Практика и принципы: Пер. с англ. -М.: ТШБ, 1992. - 192 с. 3. Информационные технологии в бизнесе: Энциклопедия: Пер. с англ. / Под ред. М. Желены. - СПб.: Питер, 2002. - 1120 с. 4. Попов В.М., Маршавин Р.А., Ляпунов С.И. Глобальный бизнес и информационные технологии. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 272 с. 5. Смирнов ГН., Сорокин А.А., Тельное Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 512 с. 6. Стратегическое управление организационно-экономической устойчивостью фирмы: Логистикоориентированное проектирование бизнеса / Под ред. А.А. Колобова и И.Н. Омельченко. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2001. - 600 с. 7. Управление современной компанией: Пер. с англ. / Под ред. Б. Мильнера и Ф. Луиса - М.: Инфра-М, 2001. - 586 с. 8. Черемных О.С., Черемных С.В. Стратегический корпоративный реинжиниринг: процессно-стоимостной подход к управлению бизнесом. -М.: Финансы и статистика, 2005. - 736 с. Глава 8 Моделирование бизнес-процессовВажным его компонентом является моделирование бизнес-процессов, обеспечивающее не только фиксацию существующей структуры организации, но и ее реинжиниринг и адаптацию к новым условиям бизнеса. Несомненный интерес представляют процессы выбора и внедрения новых информационных технологий и систем. Компьютерная архитектура (как и всякая другая) - это искусство определения требований пользователя к структуре системы, а затем ее проектирование с точки зрения пользователя, когда каждая деталь рассматривается как функция целого. Многие подходы базируются на существующей системе отечественных и зарубежных стандартов и ее развитии. Информационное обеспечение должно предоставлять и хранить в системе всю информацию, необходимую для эффективной работы пользователей. В процессе проектирования разрабатывается информационная модель бизнеса, которая характеризует: • реальные объекты системы как системы управления; • информационные связи между объектами и с внешней средой; • передаваемые в соответствии с информационными связями документы, данные, информацию; • объемы передаваемой информации и частоту сеансов обмена; • классификацию и кодирование в системе. Для эффективного управления особенно важными представляются принципы классификации и кодирования, которые предусматривают: • независимость идентификации показателей от их расположения в документе; • возможность проведения группировки показателей по отдельным признакам; • применимость к любым объектам, встречающимся в данной предметной области; • полноту классификации (по всем существенным свойствам); • наличие соглашений, упрощающих кодирование; • использование международных стандартов; • возможность увеличения количества значений каждого признака. Функциональная полнота системы базируется на классификации, представляющей собой совокупность основных функций автоматизируемой организационной системы, в том числе обеспечивающих взаимодействие с внешней средой. Широкое развитие получили методы проектирования, основанные на CASE-технологиях (Computer Aided System Engineering - компьютерное проектирование программных систем), предусматривающих проведение предпроектного анализа и построение иерархической системы моделей (информационной, функциональной и управленческой), а также формирование соответствующих репозиториев, при построении которых классификация и стандартизация играют особую роль. Модели дают представление о динамике автоматизированных управленческих систем во времени (в процессе обследования, проектирования, внедрения, эксплуатации, сопровождения и развития). Они служат средством накопления решений для системного интегратора и являются своеобразным языком общения участников проекта: заказчика, проектировщика, аналитика, администратора системы. Модель не зависит от конкретной платформы, благодаря чему окончательный выбор платформы может быть отложен практически до завершения проекта. Модели способствуют наиболее полному учету информационной инфраструктуры, постепенно впитывая важные особенности, связанные с человеческим фактором, бизнес-спецификой, особенностями учета и управления ресурсами и качеством. В процессе проектирования должны быть рассмотрены все виды обеспечения информационной системы, предусмотренные системой стандартов ГОСТ 34 и сложившейся практикой. 3.1.1. Методологии моделирования структуры организацииВ процессе усовершенствования деятельности современных компаний практически всегда стоит задача определения взаимодействия бизнесов, по возможности оптимальным образом. В частности, это позволяет наилучшим образом сформировать организационноштатную структуру, в полной мере отвечающую требованиям бизнеса.Чрезвычайно важное значение для эффективной работы организации имеет система взаимодействия ее структурных компонентов. Такая система взаимодействия имеет три основных аспекта: административный, финансовый и материальный (товарный). С учетом новейших технологий можно добавить информационный (включая коммуникационный компонент) аспект. Взаимодействие элементов структуры неизменно осуществляется при информационном обмене, который реализуется путем информационных посылок в традиционном и электронном документообороте. Отображение документооборота в процессе функционирования организации может выполняться, например, с помощью диаграмм потоков данных (ДПД). Из совокупности систем, обеспечивающих взаимодействие структурных подразделений, наиболее хорошо поддержана формализованным документооборотом финансовая система. Административное и материальное взаимодействие поддержано документооборотом, как правило, только в части, тесно связанной с финансами. Кроме того, на практике существует достаточное количество факторов, оказывающих влияние на документооборот, но стандартно не формализуемых. В этом случае при моделировании систем с помощью ДПД неформализованные потоки отражены не будут. К сожалению, ДПД показывают перемещение только документированной информации. ДПД-диаграммы достаточно эффективны как средство формализации взаимодействия между объектами бизнеса в следующих случаях: • при необходимости отражения идеально отлаженного механизма деятельности; • при начальных попытках формирования модели, когда все понятное еще далеко впереди. Чаще встречается значительно более сложная ситуация, занимающая промежуточную позицию между этими крайностями: все вроде бы понятно, но при попытках формализовать взаимоотношения возникает "сплошной туман". В этом случае действенную помощь может оказать хорошо разработанное семейство методологий IDEF, являющееся государственным стандартом в США. Оно состоит из методологии функционального моделирования IDEF0 и методологии IDEFl(X). Предполагалось создание стандарта на методологию динамического моделирования IDEF2, однако стандарт так и не был создан (тем не менее существуют системы динамического моделирования, преобразующие статические модели семейства IDEF0 в модели на базе "раскрашенных сетей Петри"). IDEF-методологии создавались в рамках предложенной ВВС США программы компьютеризации промышленности - ІСАМ, в ходе реализации которой выявилась потребность в разработке методов анализа процессов взаимодействия в производственных (промышленных) системах. Принципиальным требованием при разработке рассматриваемого семейства методологий была возможность эффективного обмена информацией между специалистами-участниками программы ІСАМ, что определило название самой методологии Ісат DEFinition, т.е. IDEF. После опубликования стандарта он был успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав себя эффективным средством анализа, конструирования и отображения бизнес-процессов. Более того, с широким применением как IDEF, так и предшествующей методологии - SADT - связано возникновение основных идей понятия BPR (Business Process Reengineering). К особенностям этого семейства методологий можно отнести: • уникальную способность "задавать вопросы" в процессе моделирования; • неразрывную связь графических средств (нотации), методологии и технологии. Семейство IDEF предоставляет не только средства отображения бизнес-процессов, но и методологию взаимодействия "аналитик-специалист", а также технологию создания проектов, охватывающую все стадии жизненного цикла - от первичного анализа до формы представления окончательного проекта через поэтапный процесс создания диаграмм и хранения версий. Основную идею моделирования IDEF0 можно сформулировать следующим образом: бизнес-процессы (функции реального объекта бизнеса) представляются как некоторые преобразования входного (и, возможно, управляющего) потока в выходной под контролем (управлением) управляющего потока с использованием для преобразования специального "механизма”. Бизнес-процессы должны быть представлены на более высоком уровне диаграммы достаточно общим образом, позволяющим уяснить их суть, однако без излишней детализации, усложняющей понимание и чтение диаграмм. Поскольку, как правило, моделирование проводится в тех случаях, когда требуется не просто описать объект, а выявить его новое содержание (например, для целей создания корпоративной информационно-аналитической системы либо в ходе реинжиниринга бизнес-процессов), то все потоки в системе должны быть выявлены и описаны достаточно детально. Отсюда вытекает целевая задача методологии IDEFl(X): определить, какая информация требуется для реализации функций, описанных диаграммой IDEF0. Методология IDEFl(X) является разновидностью методологии ER-диаграмм (Entity-Relationship, т.е. модель "сущность - связь"). Она строго формализована и адаптирована для совместного использования с IDEF0 как "дуальная" (двойственная) к ней в рамках единой технологии моделирования. Двойственность методологии проявляется в том, что в рамках IDEF0 детализируются функциональные блоки, а в IDEFl(X) подлежат детализации потоки, взаимодействующие с функциями. Семейство методологий IDEF предоставляет в распоряжение специалистов мощный и эффективный язык для описания повседневной деятельности объектов управления, а также для проработки планируемых изменений в структуре организации. 3.1.2. Процессный подход к моделированию управленияК настоящему времени достаточно устойчивой является точка зрения о непосредственной связи оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности деятельности предприятий. Использование процессного подхода позволяет устранить фрагментарность в работе, организационные и информационные разрывы, дублирование функций, нерациональное использование материальных и людских ресурсов, а также значительно сократить операционные издержки.Успешное внедрение процессного подхода во многом зависит от использования профессиональных инструментальных средств, позволяющих описывать и проводить анализ бизнес-процессов, делать их более прозрачными и управляемыми. Одним из примеров подобных программных сред является семейство продуктов ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), разработанных компанией IDS Scheer AG и предназначенных для структурированного описания, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия, а также для подготовки к внедрению сложных информационных систем. Методология ARIS рассматривает структуру предприятия в четырех аспектах: • организационная структура предприятия; • структура функций объектов управления; • структура данных, используемых в информационном обмене; • структура протекающих процессов. Каждый из этих аспектов включает три подуровня: описания требований, спецификации и внедрения. Таким образом, ARIS предлагает рассматривать любую организацию с позиции 12 аспектов, отображающих разные взгляды на предприятие, а также разную глубину этих взглядов. Для описания бизнес-процессов возможно использование большого числа (около 100) типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту. Среди большого количества возможных методов описания наиболее востребованными оказались: • ЕРС (Event-driven Process Chain) - метод описания процессов по событиям, нашедший применение, в частности, для описания процессов системы SAP R/3; • ERM (Entity Relationship Model) - модель "сущность - связь" для описания структуры данных; • UML (Unified Modeling Language) - объектно-ориентированный язык моделирования. В инструментальной среде ARIS существует возможность настройки методологии в зависимости от целей проекта и профессиональных знаний пользователей. Весьма важным является использование понятия декомпозиции, но не в качестве "иерархии диаграмм", а в качестве описания объекта более высокого уровня моделью, поясняющей его суть. В отличие от многих методологий описания бизнес-процессов в ARIS возможна как вертикальная, так и горизонтальная увязка различных фрагментов описаний бизнес-процессов. Семейство продуктов ARIS состоит из двух основных продуктов (ARIS Easy Design и ARIS Toolset) и ряда функциональных модулей. Комплекс AR1S представляет собой единую среду моделирования, объединяющую четыре основных компонента: Explorer (проводник), Designer (средство для графического описания моделей), Tables (таблицы для ввода различных параметров и атрибутов) и Wizards (мастера). Различие двух продуктов заключается не в методологической части (ARIS Easy Design входит в AR1S Toolset), а лишь в функционале. Продукт ARIS Easy Design ориентирован на сбор информации и документирование, a ARIS Toolset - на комплексный анализ и семантические проверки информации. Преимуществом AR1S перед другими средствами описания бизнес-процессов является отсутствие необходимости взаимодействия функциональных модулей (АВС-анализ, динамическое моделирование, настройка и генерация отчетов) через какие-либо программные интерфейсы. ABC-анализ (Activity-Based Costing - пооперационное исчисление стоимости) позволяет рассчитать стоимость выполнения отдельных операций при реализации бизнес-процессов и тем самым определить потребности для всей совокупности процессов. Все данные, используемые основными продуктами и дополнительными функциональными модулями, хранятся в едином репозитории и не требуют проведения операций по экспорту или импорту используемых данных. Таким образом, методология AR1S едина для любого функционального модуля и может быть ограничена (с помощью ARIS Toolset) с учетом целей проекта и потребностей пользователей. В настоящее время имеются интерфейсы для ARIS к CASE-средствам, системам WorkFlow, системам GroupWare, разработанные сторонними компаниями. Эти интерфейсы представляют собой приложения, которые через промежуточный файл трансформируют данные формата ARIS в данные формата конечного средства. 3.2. Организация процесса внедрения системПоследовательное выполнение работ, относящихся к различным этапам (рис. 3.1) реализации проекта, обеспечивает возможность контроля качества в каждый момент внедрения. Точкой отсчета является принятие решения о необходимости перевода организации на работу с конкретной системой. Теперь руководители не задают себе вопрос: "Стоит или не стоит внедрять автоматизированную систему управления?" Вопрос теперь звучит так: "Какую именно систему внедрять?" |
| это не просто автоматизация подразделений организации. Это принятие стратегического решения. Как бы ни была хороша система управления в плане ее функциональных возможностей, она должна вписываться в сложившуюся инфраструктуру и ориентироваться на выработанную стратегию развития бизнеса. Система управления должна стать составной частью информационной системы предприятия. Если не учитывать конкретные условия, то сделанный выбор может повлечь за собой замену всех компьютеров и программного обеспечения. |
| критерии; б - аспекты |
• особенности развертывания и конфигурирования;
• наличие в организации специалистов требуемой квалификации для обеспечения функций администрирования системы и потребность в дополнительном обучении;
• способы интеграции нового продукта с базовыми сервисами операционной системы - по защите, спискам пользователей и т.д.;
• возможность интеграции с другими технологиями обработки информации, так как на практике не всегда все функции реализованы в одном продукте;
• возможность развития системы и наличие соответствующего инструментария для ее модификации у компании-поставщика.
При выборе системы помимо указанных бизнес-требований целесообразно принимать во внимание также следующие факторы:
• возможность интеграции с программными (в основном системными) продуктами, обеспечивающими работу организации;
• возможность снижения затрат на клиентские лицензии;
• перспективы развития платформенных решений;
• возможность поддержки протоколов РКІ и Х.509, необходимых для полной поддержки электронной цифровой подписи;
• соответствие нормам отечественного делопроизводства;
• требования к защищенности данных;
• возможность настройки на существующую и перспективную организационную структуру предприятия;
• ведение корпоративных справочников и номенклатуры дел;
• возможность интеграции с внешними приложениями.
После принятия решения о необходимости внедрения системы и ее выбора осуществляются планирование работ и определение организационных задач. Затем проводится обследование объекта, и параллельно с этим процессом возможно обучение администраторов, которые должны будут впоследствии "вести" систему. В целях полного удовлетворения запросов организации в процессе проектирования проводятся доработка системы и разработка специальных модулей, предназначенных для решения специализированных и нештатных задач.
Далее выполняются развертывание и настройка системы, которые могут проводиться последовательно по структурным подразделениям организации с последующим обучением пользователей порядку работы с новой системой. Поддержка и сопровождение новой системы, как правило, осуществляются специально обученными администраторами во взаимодействии с представителями разработчика.
Исходным этапом является решение организационных вопросов, обеспечивающих возможность планирования основных действий по реализации проекта (рис. 3.3).
Любой внедренческий процесс должен инициироваться соответствующим распоряжением руководства организации. Открытие работ оформляется документально. Разрабатываются регламенты проведения работ, определяющие порядок проведения и временные рамки процесса. Обязательно проводятся мероприятия, которые в принципе позволяют обеспечить возможность миграции на любую систему:
• уточняются процессы документационного обеспечения управления и маршруты движения документов;
• формируются и утверждаются корпоративные каталоги, справочники и классификаторы;
• определяются подразделения и должностные лица, поэтапно вовлекаемые в электронный документооборот.
Определение подразделений и должностных лиц, привлекаемых к административному и техническому обеспечению работ по внедрению
Создание и документальное оформление _команды выполнения проекта_
Обеспечение возможности миграции на любую систему
Уточнение процессов и маршрутов движения документов
Формирование и утверждение корпоративных каталогов, справочников и классификаторов
Определение подразделений и должностных лиц, вовлекаемых в документооборот на каждом этапе
-,
Разработка регламентов проведения работ
Документальное оформление открытия работ, формирование и согласование всех необходимых документов
Рис. 3.3. Планирование работ при внедрении системы
Создается и документально оформляется команда выполнения проекта. Поскольку внедрение нового всегда вызывает дополнительные трудозатраты, обязательно определяются подразделения и должностные лица, привлекаемые к административному и техническому обеспечению работ по проекту.
3.3. Обследование объекта и органов управления
Полноценный успех создания и внедрения новых технологий закладывается на самом раннем этапе - в процессе обследования органов управления автоматизируемого предприятия. Наиболее ярко значимость качественного проведения обследования проявляется при комплексной автоматизации предприятия или организации. Создание предпосылок успешной автоматизации предприятия в равной степени зависит как от исследования структуры предприятия и изучения комплекса решаемых задач, так и от правильного документирования результатов обследования. Важность последнего аспекта определяется тем, что правильное и наглядное представление полученной информации обеспечивает возможность полного учета всех факторов, которые существенным образом влияют на эффективность работы автоматизируемого предприятия.3.3.1. Общая характеристика процесса обследования
Основной целью методики обследования объектов и органов управления является обеспечение единства способов и форм сбора, обработки и представления информации, необходимой для формирования технического задания на разработку программного обеспечения, предназначенного для последующего применения в деятельности предприятия.Методика обследования должна строиться таким образом, чтобы информация, получаемая в результате обследования, всесторонне характеризовала объект, систему и процесс управления предприятием или организацией. Кроме того, методика должна обеспечивать обоснованное формирование структурной схемы объекта, а также используемых алгоритмов управления.
Процесс обследования объектов и органов управления предназначен для решения следующих задач:
• получения полной и систематизированной исходной информации о процессах функционирования объектов и систем управления;
• анализа собранной информации и формирования совокупности исходных данных;
• обоснования проектных решений и разработки информационно-лингвистического обеспечения, а также специального математического и программного обеспечения.
Проведение работ по обследованию предприятия осуществляется по двум основным направлениям.
Первое направление включает непосредственный сбор и представление исходной информации о следующих вопросах:
• о существующей системе и объектах управления;
• о порядке (алгоритмах) и способах решения задач;
• о задачах, решаемых предприятием в целом, его отдельными объектами (подразделениями), должностными лицами, объединенными в функциональные группы;
• о составе информации, необходимой для решения задач в процессе управления информационным обменом.
Второе направление охватывает следующие работы:
• анализ полученной информации;
• оценку ее достоверности, полноты и связанности;
• формализованное описание процессов управления в целях создания многоуровневой информационной модели процессов управления.
Основная цель обследования предприятия - формирование информационной модели, объединяющей процессы, протекающие в системе.
Объектом исследования при разработке и последующем использовании информационной модели является процесс управления структурными подразделениями и бизнес-процессами.
Предметом исследования при этом являются информационные процессы, протекающие в системе управления организацией.
Результат исследований представляет собой формализованное описание оперативных и системотехнических аспектов информационных процессов, процессов обработки информации в автоматизированной системе управления. Это описание осуществляется в соответствии с разработанным методическим аппаратом. Конечным результатом исследований является информационная модель, которая ложится в основу методики автоматизированной разработки и ведения компонентов информационного и лингвистического обеспечения автоматизированной системы. Методика включает в себя ряд операций, выполняемых на различных этапах обследования, и обеспечивает формирование обоснованных форм представления информации, выявленной в процессе обследования.
На базе результатов обследования разрабатывается структурная схема объекта и его органов управления, которая объединяет все подразделения. При этом должны быть учтены функциональные связи подразделений между собой. Кроме того, принимаются во внимание связи обследуемой системы с объектами управления взаимодействующих систем, если автоматизируемое предприятие работает в кооперации с какими-либо внешними организациями.
На основе результатов обследования создаются алгоритмы управления, которые можно условно разделить на четыре типа.
1. Оперативный алгоритм управления — последовательность принятия решения должностными лицами во всех звеньях управления в ходе реализации функций управления. Фактически это отражение общих вопросов управления, не связанных с техникой, но вытекающих из решения задач принятия решения. К числу требований при формировании оперативного алгоритма относится детализация до типовых объектов управления различных уровней иерархической (как правило) структуры управления предприятием или организацией.
2. Системный алгоритм управления - совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по проблематике деятельности предприятия. Основная задача - построение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальных ситуаций, на основе применения средств вычислительной техники.
3. Функциональный алгоритм управления, дающий представление о процессах решения конкретных задач на объектах управления каждого уровня.
4. Информационный алгоритм управления, предназначенный для представления порядка обмена информацией при решении задач. Этим алгоритмом должны быть определены состав информации обмена и ее характеристики.
Информационная модель обследования предприятия включает следующие компоненты (рис. 3.4):
• оперативный алгоритм управления;
• системный алгоритм управления;
• функциональный алгоритм управления;
• алгоритм преобразования информации;
• комплект форм документов;
• состав информации обмена;
• словарь терминов.
При формировании информационной модели учитываются:
• условия управления (регулярные, нештатные);
• уровень (звено) управления;
• состав должностных лиц и формы их деятельности;
• средства, необходимые для реализации функций управления;
• цели и задачи, решаемые на каждом уровне управления;
• функции управления;
• особенности подготовки и принятия управленческих решений.
Словарь терминов
Т, J *
Процесс сбора информации о системе является одним из наиболее важных в ходе обследования, так как на его результатах основываются практически все последующие решения по автоматизации деятельности предприятия. Основным требованием к процессу сбора информации следует считать определение необходимого (для проведения последующих исследований и проектных мероприятий) состава достоверной информации. Она должна представляться в виде, удобном для дальнейшего ее использования. Состав информации должен в полной мере обеспечить разработчиков проекта необходимыми данными.
Обследование объектов и органов управления заключается в выявлении информации, в полной мере характеризующей следующие элементы:
• орган управления, на котором выполняется конкретная управленческая функция;
• формы деятельности, в рамках которой решается определенная задача управления;
• совокупность мероприятий, характеризующих выполнение данной задачи;
• функциональные группы (должностные лица), участвующие в решении задачи (реализации функции), и их характеристики (количество, должность, необходимая подготовка, затраты времени, взаимодействие и т.д.);
• наличие и содержание формальных методов решения задач, связанных с выполнением данной функции;
• применяемые технические средства;
• инструкции, руководства и положения, регламентирующие ход реализации функций управления должностными лицами.
При осуществлении различных функций управления должностные лица на основе анализа получаемой и обрабатываемой информации формируют управляющие воздействия: решения, планы, приказы, указания, директивы, заявки. При изучении этого процесса необходимо обследовать материальные и информационные потоки, циркулирующие в системе управления.
В результате обследования материальных потоков получается информация, которая определяет:
• характер и особенности структуры объектов, т.е. подразделений, функциональных групп и должностных лиц, которые занимают главенствующее положение в ходе управления. На основании этих данных можно ориентироваться в определении очередности автоматизации подсистем (структурных подразделений), органов управления, функций управления;
• объемы и состав информации, выдаваемой и получаемой должностными лицами в процессе выполнения ими своих функций;
• маршруты информационного обмена. Эта информация является определяющей при решении функциональных задач для структурных подразделений, функциональных групп и должностных лиц. К таким задачам относятся: сокращение времени принятия решения, оптимизация запасов, минимизация затрат, сбор информации, заполнение форм документов, печать и размножение документов, своевременная передача сообщений и т.д.;
• загрузку должностных лиц при выполнении функций управления.
Обследование информационных потоков обеспечивает получение
информации, которая охватывает:
• комплекс понятий и терминов, употребляемых в процессе управления и планирования. Знание этого комплекса необходимо для последующей разработки на его основе единого словаря;
• совокупность внешних и внутренних документов (их структура, содержание и форматы), что необходимо для формирования схемы документооборота;
• состав процедур обработки данных (в органах управления и на рабочих местах), которые позволяют на этой основе определить состав функций автоматизированных рабочих мест для персонала;
• формы отображения используемой информации;
• критерии полноты выполнения управленческих процедур и решаемых задач;
• информационные связи органов управления и их структурных подразделений;
• количественные характеристики потоков информации: объемы поступающей, обрабатываемой, хранимой, передаваемой информации, изменение этих характеристик во времени, единицы измерения, грифы конфиденциальности информации.
Таким образом, состав информации, который необходимо собрать в ходе обследования объектов, формируется на основе функциональ-но-задачного подхода к описанию объектов и процессов управления, в результате которого формируется схема решения задач управления должностными лицами.
3.3.3. Документирование информации при обследовании
Вследствие значительной сложности обследуемых систем управления, которые относятся к классу систем организационного типа, и больших потоков информации, циркулирующих в системах в процессе ее функционирования, необходимо обеспечить удобство представления и обработки собранной в процессе обследования информации. Для решения этой задачи применяются два подхода.1. Использование унифицированных форм представления результатов обследования. Подобный подход позволяет:
• упростить согласование и процедуру передачи результатов работы одних специалистов другим;
• обеспечить взаимозаменяемость специалистов в процессе работы по обследованию предприятия;
• формировать однотипное представление информации и ввод корректировок;
• сократить время на контроль качества выполнения каждого этапа обследования.
2. Представление результатов обследования в графической форме, обеспечивающее следующие возможности:
• с меньшими временными затратами выяснить специфику процессов, происходящих в системе;
• быстрее, полнее и точнее определить характер связей между объектами, функциональными группами;
• отобразить последовательность действий должностных лиц;
• выявить однородные структуры на разных объектах и при решении различных функциональных задач;
• осуществить машинную обработку результатов обследования.
Полнота информации об объектах и системе управления и степень ее детализации в значительной мере обеспечиваются выполнением рекомендаций по представлению результатов обследования на всех его этапах. Рекомендации разрабатываются в виде методических указаний, формулируемых для каждого этапа. Группа обследования пользуется в своей работе следующими рекомендациями.
1. Структурная схема системы управления содержит все объекты, подлежащие обследованию, направления прямого функционального и оперативного подчинения, направления информационного обмена. На схеме изображаются, кроме того, все взаимодействующие объекты управления, с которыми ведется обмен информацией. Структурная схема объекта управления представляется с детализацией до функциональных групп. Указываются все устойчивые информационные связи между функциональными группами, количество должностных лиц в группе на период повседневной деятельности и нештатных ситуаций. Форма представления информации может отражать связи между структурными подразделениями без указания должностей и количества сотрудников (рис. 3.6). Неустойчивые информационные связи могут отображаться пунктирными линиями.
Полнота представления информации обеспечивается тем, что количество структурных схем типовых объектов должно соответствовать количеству объектов, обозначенных на структурной схеме системы управления предприятием, т.е. структура и связи определяются для каждого элемента обобщающей схемы.
2. Для разработки и изображения оперативного и функционального алгоритмов управления используется аппарат теории графов. Процесс управления при решении конкретной задачи в системе формируется по объектам и системам управления в виде графа выполняемых мероприятий (операций).
Более наглядным является метод представления информации при обследовании процесса решения управленческой задачи в таблично-матричной форме (рис. 3.7).
Аналогичным образом представляется функциональный алгоритм управления. При этом учитывается состав функциональных групп (ФГ), принимающих участие в решении задач. Функциональные группы не обязательно должны быть постоянными.
Они могут формироваться лишь на время выполнения работ по решению конкретной управленческой задачи. Вполне понятно, что такой учет целесообразен только для повторяющихся задач. Форма представления результатов обследования для этого случая отражена на рис. 3.8.
Формирование предложений по развитию производства
Задача
управления
Отдел 1 Отдел 2 Отдел 3 Бухгалтерия
Время
выполнения
использования
Весьма важное значение для правильной организации документооборота в последующей деятельности предприятия имеет точность представления информации о взаимосвязи выполняемых персоналом работ и формируемых при этом документов. Эти сведения приводятся в виде сводной таблицы (рис. 3.11).
для
выполнения
решения
выполнения
і
і_ _____ .
тельность
выполнения
документ
Предложенная методика обеспечивает необходимый уровень формализации собранной информации, что, в свою очередь, служит предпосылкой перехода к промышленной технологии проектирования сложных систем, примером которых являются автоматизированные системы управления. Полное, всесторонне и качественно проведенное обследование позволит существенно сократить затраты, необходимые для осуществления комплекса мероприятий на этапе проектирования автоматизированных систем управления.
3.4. Практические аспекты внедрения
Сложившаяся в России экономическая ситуация характеризуется выходом на местный рынок большого количества международных компаний. Успешно развивающийся бизнес в России заставляет руководство международных компаний рассматривать российский офис как полноценное звено международной компании. Таким образом, в сегодняшней действительности перед многими российскими представительствами иностранных компаний достаточно часто ставится задача адаптации западной корпоративной модели системы управления предприятием (например, на базе SAP R/3) или даже включения российского филиала компании в единую информационную среду, физически расположенную в другой стране.Опыт консультирования такого рода проектов позволяет выработать типовые решения для наиболее насущных проблем, возникающих при развертывании автоматизированных систем. Многие из принятых решений легко переносятся и на другие сектора экономики. Ниже проанализированы типичные решения, принимаемые в процессе реализации проектов по внедрению корпоративных информационных систем, и обобщен полученный практический опыт.
3.4.1. Подход к функциональному тиражированию
Одним из первых решений, которое должно быть принято перед началом проекта, является выбор подхода к функциональному тиражированию. Как правило, международная фирма, начинающая проект в России, уже имеет ряд внедрений систем управления предприятием в других странах. Если решение еще не принято, то встает нелегкий вопрос выбора принципа, по которому будет организовано функциональное тиражирование.Полностью самостоятельное внедрение. Выбор такого подхода подразумевает практически полную свободу действий для проектной команды. Внедрение осуществляют исходя из требований российского бизнеса и руководствуясь лишь общими принципами и разработанными на других внедрениях стандартами. Как правило, предполагается развертывание ИТ-инфраструктуры в российском офисе компании. Такой подход дает возможность принимать решения, оптимальные относительно требований российского бизнеса и законодательства. Однако выбор данного подхода не позволяет воспользоваться разработками и решениями внедрений в зарубежных филиалах. Кроме того, по завершении внедрения возникает необходимость самостоятельной поддержки как программного, так и аппаратного обеспечения, что неизбежно повлечет за собой дополнительные расходы.
Наращивание и адаптация шаблона. Отличие данного подхода от описанного выше заключается в том, что команда внедрения использует функциональный шаблон, разработанный для локальных представительств международной компании. Применение готовых наработок может привести к сокращению времени внедрения, но вместе с тем часть его будет потрачена на ознакомление команды с функциональностью шаблона. Достоинством данного подхода является повышение уровня унификации локальных систем по сравнению с самостоятельным внедрением. Необходимость локальной поддержки системы по завершении проекта остается по-прежнему актуальной.
Подключение российской системы к системам, внедренным в других странах. Многие компании идут на затраты по созданию корпоративного центра поддержки системы управления предприятием, где располагается аппаратное обеспечение, используемое всеми представительствами. Такой подход позволяет централизовать поддержку пользователей, разработку и внедрение в новых странах. Он оптимизирует ресурсы на поддержание и тиражирование системы, позволяя при этом воспользоваться наработками, апробированными в других филиалах. Однако остро встает вопрос об учете локальных требований бизнеса и законодательства в свете их совместимости с корпоративными стандартами настроек. Уровень поддержки, который может обеспечить корпоративный центр, оказывается выше, чем в первых двух вариантах, за исключением случаев перегрузки службы поддержки пользователями из других стран и возникновения языковых проблем. Недостатком подхода являются жесткие рамки корпоративных стандартов, в которые зачастую бывают поставлены консультанты, теряющие возможность свободно менять настройки, влияющие на работу системы в целом. Согласование даже незначительного изменения со всеми заинтересованными сторонами может требовать ощутимых затрат времени.
Исходя из перечисленных выше вариантов функционального тиражирования можно сделать вывод о необходимости пристального внимания к организации проектной команды.
При функциональном тиражировании, как, впрочем, и при традиционном внедрении, в команду внедрения включают обычно и опытных сотрудников компании-заказчика, и внешних консультантов по бизнес-процессам и функциональности системы. Оптимальная комбинация знаний специфики бизнеса и опыта внедрения системы позволяет добиться наилучших результатов. При проведении функционального тиражирования в проектной команде появляются дополнительные роли - менеджеры по интеграции. В обязанности этих специалистов входит контроль за локально проводимым внедрением применительно к функциональности модели в целом.
Менеджер по интеграции, обладая всей полнотой ответственности, должен проанализировать конфигурацию и дополнительные разработки с тем, чтобы функциональность, примененная в России, не противоречила конфигурации, выполненной в других странах. Это особенно важно, когда речь идет о настройках, не позволяющих разделение функциональности по компаниям. Необходимо, особенно на заключительных стадиях проекта, обеспечить оперативную реакцию на запросы, помня, что даже разница во времени между странами может сыграть весьма негативную роль. Кроме того, менеджер по интеграции, имея опыт работы с определенной моделью системы для международной компании, может предложить альтернативные решения по функциональности или адаптации разработанной для другой страны программы. По завершении проекта такой специалист выступит в качестве связующего звена между сотрудниками локального представительства компании и централизованной группой поддержки.
Вместе с тем особое место отводится ключевым пользователям, работающим в команде проекта на всех этапах внедрения. Возвращаясь к своим повседневным обязанностям, они, кроме того, способны оказать поддержку остальным сотрудникам компании, что ускоряет получение помощи и избавляет централизованную службу поддержки от элементарных вопросов.
3.4.2. Учет российской специфики при внедрении западных систем
Переходя от организационных вопросов адаптации западной модели системы управления к российской специфике и функциональным аспектам, можно выделить области, в которых, как правило, возникают существенные расхождения.Разница в отчетных периодах. Общеизвестно, что согласно российскому законодательству финансовый год начинается в январе и разбивается на 12 периодов, соответствующих календарным месяцам. В большинстве стран компании вправе определять отчетные периоды самостоятельно, и они зачастую смещают начало финансового года относительно календарного или изменяют продолжительность отчетных периодов, что приводит к необходимости повторения их закрытия.
Многие западные системы (например, SAP R/3 или BAAN) позволяют поддерживать специальную Главную книгу с автоматическим переносом в нее бухгалтерских документов и последующим получением отчетности по альтернативному набору отчетных периодов, но использование данной функциональности достаточно трудоемко как в плане конфигурации, так и в аспекте дальнейшей поддержки системы.
Еще одним возможным решением является использование только основной Главной книги с одним набором периодов, что требует эмуляции альтернативного набора, подразумевая перепрограммирование пакета российской или международной отчетности на работу с диапазоном дат, а не отчетных периодов. В этом случае требуется разработка дополнительной проверки, запрещающей ввод документов в период, закрытый "логически", но не закрытый реально в системе в связи с необходимостью вводить документы в основной период, перекрывающийся с закрытым альтернативным. При меньшей трудоемкости такой подход имеет и недостатки - снижение контроля над процессом закрытия, замедление получения отчетов.
Вообще говоря, невыполнение требования по разнесению отчетных периодов может оказаться несущественным относительно финансового учета. При этом большее значение реализация альтернативного набора периодов имеет для бухгалтерской отчетности, чем управленческой. Из вышесказанного следует, что двойного закрытия отчетного периода лучше избежать, если это возможно, или решать данный вопрос с помощью организационных мер.
Организация параллельного бухгалтерского учета. Трансформация баланса, широко применяемая в России для получения финансовой отчетности по западным стандартам, не позволяет добиться нужной точности и детализации данных, требующихся для решения управленческих задач. Поэтому обеспечение параллельного учета практически всегда является одним из требований при внедрении новой системы. Реализация параллельного учета с одновременным вводом каждой операции раздельно по западным и российским стандартам возможна в западных системах путем создания двух независимых организационных единиц для одного юридического лица. При этом проводки должны вводиться вручную, так как реализовать и, самое главное, поддерживать механизм автоматической трансформации каждой отдельно взятой проводки практически невозможно. В силу трудоемкости как в плане внедрения системы, так и ежедневной работы такое решение может рассматриваться только с теоретической точки зрения.
Оптимальным является смешанный вариант, когда аналогичные относительно учета операции вводятся один раз и используются в обоих случаях, автоматические проводки (например, начисление амортизации основных средств) выполняются независимо, а по ряду операций в конце месяца делаются корректировки как в ту, так и в другую сторону. Некоторые корректировки бывают весьма трудоемкими. Например, при введении стандартных закупочных цен отклонения могут в соответствии с корпоративной учетной политикой относиться на доходы или расходы текущего месяца, а по российскому учету должны включаться в себестоимость. В подобных случаях могут быть разработаны специальные программы, рассчитывающие суммы корректировок и автоматически генерирующие проводки.
План счетов. Основой для решения по организации параллельного учета является специальным образом адаптированный и расширенный план счетов, на базе которого можно проводить операции и получать отчетность согласно обоим стандартам учета.
Общеизвестно, что в России действуют достаточно жесткие инструкции по нумерации и использованию плана счетов. Это делает невозможным использование корпоративного плана счетов и потенциально может привести к разногласиям. Остро встает вопрос расширения корпоративного плана счетов для его адаптации к целям параллельного учета. При принятии решения нужно учитывать, что необходимость обращения к исходным документам у руководства компании возникает крайне редко, а сотрудникам и представителям контролирующих органов, которые с ними реально работают, более удобен план счетов, соответствующий российским стандартам.
Так, например, в системе SAP R/3 предусмотрена возможность использования альтернативной нумерации счетов. Данные номера счетов не могут быть использованы при проводке документов, однако ряд отчетов позволяет выводить требуемые данные с заменой основной нумерации на альтернативную. Учитывая вышесказанное, рекомендуемым решением является создание в системе собственного плана счетов в соответствии с российскими стандартами и ведение альтернативных счетов для поддержки их соответствия с корпоративным планом счетов.
Вопрос консолидации бухгалтерской отчетности при таком решении практически не усложняется, поскольку в подмодуле консолидации системы SAP R/3 используется обобщенный независимый план счетов, соответствие с которым необходимо строить для каждого из планов счетов юридических лиц.
Автоматическое определение (контировка) счетов. Следствием не только введения нового плана счетов, но и законодательных особенностей России является необходимость разработки соответствия для каждой из групп товаров между проводимой в модулях логистики операцией (прием или отгрузка товара, излишек или недостача на складе при инвентаризации и т.д.) и корреспондирующими счетами в финансовом документе. Как правило, при этом возникает необходимость концептуально пересмотреть классификацию документов, используемую в модели.
Широкое использование безвозмездной реализации товаров не только для продвижения продаж, но и для прочих целей является специфической особенностью российского бизнеса. При этом необходимо обеспечить корректное деление операций для целей налогового учета.
Автоматизация таких налогов, как налог на добавленную стоимость (НДС) и налог с продаж, никогда не была простой задачей. Это особенно актуально для компаний, работающих и на внутреннем, и на международном рынке. Например, для исходящих налогов требуется введение ряда признаков, проставленных как на учетных карточках покупателей, так и на учетных карточках товаров для автоматического расчета и проводки данных операций. Опыт разработки контировки счетов на нескольких проектах позволяет выполнять данную работу быстро и эффективно. При этом существенным является своевременное принятие бизнес-решений о том, какие операции (из числа теоретически существующих) применимы для компании-заказчика.
Получение пакета финансовой отчетности. Как правило, развертываемая модель системы содержит все необходимое для получения корпоративной отчетности. Адаптация обычно заключается в привязке соответствующих счетов к строкам отчетов. Необходимость в доработках возникает в случае существенных отступлений от внедряемой модели, возможных как по причине расхождений в законодательстве, так и из-за особенностей бизнеса российского представительства компании. Данные вопросы носят индивидуальный характер и практически не подлежат обобщению.
Ситуация с пакетом отчетности, требуемым российским законодательством, обстоит гораздо хуже. Не все эти отчеты поставляются вместе с системой, не все стандартные отчеты работают корректно и отражают нужды конкретного клиента. Достаточно сказать, что такой базовый отчет, как отчет о корреспонденции счетов, работает неправильно с некоторыми видами документов. Практика показала, что разработка требуемого пакета российской отчетности является весьма трудоемкой задачей, которую может успешно решать только консалтинговая компания, обладающая собственными разработками в данной области, причем разработками серийными и проверенными, как минимум, на нескольких проектах.
Оформление клиентами заказов на покупку товара. Безусловно, развертываемая модель содержит настроенные бизнес-процессы обработки заказов покупателей. Вместе с тем российское законодательство и условия ведения бизнеса диктуют свою специфику. Российские покупатели, как правило, заказывают товары с использованием формы заказа и кодировки товаров, разработанных с учетом только локальных потребностей. При внедрении интернациональной модели становится оправданным использование единой кодировки товаров. Процесс перехода на новую кодировку может быть весьма болезненным, если он не спланирован заранее. Минимизация неудобства для клиентов достигается с помощью как системных, так и организационных мер. На первых порах во избежание путаницы в бланке заказа может использоваться и старая, и новая кодировка товаров, что позволяет с течением времени приучить клиентов пользоваться новой кодировкой. Возможности системы позволяют одновременно выводить на печать несколько альтернативных кодировок товара.
Еще одним аспектом работы с клиентскими заказами может явиться проверенная российской практикой система предоставления скидок и надбавок. Безусловно, в разворачиваемой модели существует схема калькуляции, включающая многочисленные скидки и надбавки. Вместе с тем во многих случаях представляется целесообразным разработать самостоятельную схему калькуляции для России. Такая схема хотя и предполагает дополнительные затраты на разработку и тестирование, тем не менее приносит ощутимую выгоду в процессе эксплуатации системы, поскольку отдел обработки заказов и клиенты работают со знакомыми понятиями и не происходит резкого изменения процесса предоставления клиентских скидок.
Потенциально изменения в модели могут обусловливаться особенностью работы с российскими клиентами в части политики резервирования складского запаса под заказ клиента и обработки недопоставленных сбытовых заказов. В зависимости от специфики бизнеса в разных странах расчет цен по заказу и резервирование запаса могут проводиться исходя или только из количества товара, доступного в данный момент на складе, или из количества товара, доступного в данный момент и ожидающегося к поступлению на склад к моменту его отгрузки клиенту. Если бизнес принимает решение работать с запасами без учета возможных дополнительных поступлений, то возникает желание запретить оператору ввод количества, не подтверждаемого в данный момент. Воплощение такого требования, как правило, приводит к необходимости дополнительных модификаций системы. Вместе с тем это позволяет проводить расчет заказа исходя из тех количеств, которые реально будут отгружены клиенту, как, впрочем, и выводить на выходных документах, таких, как товарно-транспортная накладная, реальную стоимость отгружаемого заказа.
Обработка банковских платежей и контроль кредитных лимитов покупателей. Достаточно вспомнить, какие принципиальные различия существуют между банковскими системами России и Украины, чтобы понять, что банковская система каждой из стран во многом является уникальной. Можно ожидать, что в адаптируемой модели не будут представлены такие компоненты, как авансовые платежи, платежи в условных единицах и предварительная обработка платежей для целей проверки кредитоспособности. Рассмотрим каждый из перечисленных пунктов отдельно.
Например, в системе SAP R/3 имеется стандартная функциональность для ведения авансовых платежей, и она известна всем российским специалистам в области внедрения системы, а следовательно, и не заслуживает подробного изложения. Гораздо менее распространенный вариант - предварительная регистрация счета (еще отсутствующего) и ввод в систему запроса на оплату вместо запроса на предоплату с последующей автоматической генерацией платежа. Такой вариант позволяет избежать дополнительной конфигурации системы, однако имеет два существенных недостатка. Первый из них - отсутствие отдельного счета, на котором отражается задолженность по предоплатам, а второй - отсутствие достаточно точных данных на этапе предварительной регистрации счета. Конечно, система позволяет автоматически перенести остаток по авансовым платежам на отдельный счет в конце месяца и откорректировать счет при его проводке, однако пользователи будут испытывать определенные неудобства.
Платежи в рублях с пересчетом некой суммы в твердой валюте по курсу на день оплаты получили в России широкое распространение. Осуществлять пересчет сумм к оплате вручную возможно, но трудоемко, к тому же при этом невозможно заранее подготовить пакет документов, подлежащих оплате. Достаточно распространенным решением является создание дополнительных кодов валют для каждого типа условных единиц (например, оплата суммы в евро, пересчитанных в рубли по курсу Банка России, плюс 1 %) и ежедневное ведение соответствующим образом рассчитанных курсов для каждой из них. В этом случае система сгенерирует платеж на основе предварительно введенного запроса в выбранной технической валюте, рассчитав приведенную сумму во внутренней валюте, т.е. рублях. Данная сумма и должна быть взята для печати платежного поручения вместо суммы в валюте транзакции. Однако возникает необходимость связать данный документ со счетом-фактурой, проводимым в рублях, что может генерировать вопрос о корректности формируемой отчетности по НДС. Потенциально данная проблема решается легко, если проведена доработка программы платежей, позволяющая проводить платеж в валюте, отличной от валюты запроса на платеж.
Зачастую условия кредитования клиентов позволяют увеличить лимиты на основании копии платежного поручения еще до момента зачисления денег на счет. При автоматизации данного процесса важно, чтобы при вводе банковской выписки документ, введенный на основании копии платежного поручения, был одновременно сторнирован во избежание при этом в некоторый момент времени двойного повышения лимита. Также играет роль легкость обработки документов и возможность использования уже введенной информации при обработке банковской выписки. У данной задачи существует, как минимум, три решения, однако их описание требует детального углубления в технические подробности.
Учет операций на таможенном складе и оформление таможенных процедур. Практика показывает, что данный тип операций может по разным причинам быть не реализован в модели или реализован не так, как этого требует бизнес.
Существует стандартное решение по учету операций на таможенном складе, при котором прием товара на таможенный склад не отражается, а проводятся только счета и таможенные декларации. В процессе закрытия месяца запускается специальная программа, проводящая перегруппировку, т.е. перенос остатков, сформированных неотфактурованными поставками и счетами, проведенными без соответствующего документа по приему товара, на указанные при конфигурации системы счета. Данный подход, имея такое неоспоримое достоинство, как простота, не позволяет обеспечить количественный учет товара на таможенном складе.
Второе решение подразумевает создание в системе таможенного склада как элемента организационной структуры. Прием товара осуществляется на него, порождая при правильно разработанной конти-ровке счетов корректную бухгалтерскую проводку. Далее проводятся все необходимые счета и таможенные декларации. При выпуске товара в свободное обращение таможенные декларации и счета на транспортные расходы проводятся с привязкой к уже существующему заказу на поставку, а также вводится документ перемещения товара между складами, с заказом не связанный. При этом наблюдаются существенные различия в использовании учета товаров по фактическим или стандартным ценам, однако, как показывает практика, в обоих случаях решение может быть внедрено. Данное решение имеет строго обратные первому преимущества и недостатки: поддерживая количественный учет, оно является достаточно сложным в использовании.
Конфигурация системы может быть выполнена сразу для обоих подходов, что позволит проверить свой выбор на практике и отказаться от него в случае необходимости.
Учет основных средств. Не являясь крупномасштабным в рамках всего объема работ по внедрению, вопрос учета основных средств выделяется ввиду существенных расхождений в их учете согласно российскому и международному стандартам учета. Особенно сильно расхождения проявляются при ведении гиперинфляционного учета, однако и они могут быть успешно учтены при конфигурации системы.
Первичным расхождением является разница в начальной стоимости, ставках и схемах амортизации основных средств. Здесь могут существовать отличия не только с западными стандартами, но и между российским бухгалтерским и налоговым учетом. Естественным является решение создать в системе для всех случаев расхождений свои области оценок основных средств, позволяющие задавать для каждой учетной карточки основного средства различные начальные стоимости и алгоритмы начисления амортизации. Проблемы появляются при необходимости начислять амортизацию раздельно в разные периоды времени. Существует несколько решений, причем выбор оптимального зависит от специфики постановки задачи.
Ввод в эксплуатацию основных средств по западным стандартам учета сопряжен с меньшим количеством формальностей и зачастую должен быть проведен сразу после покупки основного средства. При этом нет необходимости проводить операцию через счет вложений во внеоборотные активы. Существует целый ряд решений для внедрения такого рода схем, однако практика показала, что оптимальным является вариант конфигурации, когда покупка основных средств осуществляется через модуль управления материальными потоками с проводкой поступления материала к заказу на поставку в дебет технического счета Главной книги. Наличие соответствующей конфигурации позволяет автоматически провести одновременный с поступлением ввод основного средства в эксплуатацию по западным стандартам учета. При получении необходимого пакета документов проводится ручная операция ввода в эксплуатацию по российскому учету. Это позволяет получать информацию о вводимых в эксплуатацию основных средствах без дублирования их учетных карточек.
Стандартная схема выбытия основного средства также отличается от принятой в российском учете. Задача обеспечения раздельных проводок по начальной стоимости и накопленной амортизации решается путем настроек системы в случае наличия только одной области оценки для российского учета. Появление дополнительных областей, где невозможно выбытие одной проводкой на сумму остаточной стоимости (например, для налогового учета), делает необходимым перепрограммирование соответствующих функций системы. Следует отметить, что к дополнительной разработке ведет и наличие значительного числа счетов выбытия основных средств.
Поддержка русского языка. С первого взгляда может показаться странным, что поддержка русского языка также иногда вызывает осложнения. На настоящий момент в ряде западных систем невозможно совмещение русского языка с рядом европейских языков. Однако западные разработчики, например компания SAP AG, работают над данной проблемой, и ее решение ожидается в обозримом будущем.
Наибольшие затруднения вызывает необходимость соблюдения правил заполнения учетных карточек, в частности учетных карточек клиентов и поставщиков. Дело в том, что корректная языковая поддержка, при которой поля наименования и адресных данных выводятся на языке, на котором пользователь зашел в систему, здесь не предусмотрена, несмотря на наличие группы полей для заполнения на каждом из языков. Справедливости ради необходимо заметить, что компания SAP AG работает над данной проблемой, но на настоящий момент существуют основной и вспомогательные наборы полей. Противоречие заключается в том, что, с одной стороны, русские названия необходимо выводить в отчетах и удобнее использовать при поиске. С другой стороны, русские буквы могут затруднять работу иностранных пользователей или даже быть нечитабельными при доступе из других стран. Можно переработать отчеты и создать дополнительные атрибуты поиска, однако в большинстве случаев использование русских названий в качестве основных является предпочтительным, поскольку необходимость использования данных о российских контрагентах иностранными пользователями возникает крайне редко.
Таким образом, несмотря на кажущуюся простоту адаптации уже готовой и функционирующей модели, зачастую бывает легче начать проект внедрения выбранной западной системы с самого начала, учитывая при этом все особенности российского законодательства и бизнеса. Однако такой подход не способен дать требуемый результат по информационной поддержке управления компанией в мировом масштабе. Как правило, данная задача и является определяющим фактором при выборе подхода к автоматизации предприятия и не может рассматриваться как отдельная и вспомогательная. Именно поэтому подавляющее большинство представительств крупных иностранных компаний идет по пути адаптации западной модели системы и в большинстве известных случаев добивается успеха.
Вопросы для самоконтроля
1. Что характеризует информационная модель бизнеса?2. Какие аспекты учитываются при формировании системы взаимодействия структурных компонентов предприятия (организации)?
3. Какие возможности обеспечивает применение процессного подхода к моделированию управления?
4. Какие этапы проходит процесс внедрения системы управления?
5. Какие факторы учитываются при выборе системы управления?
6. Каковы задачи проведения обследования?
7. Что является результатом проведения обследования?
8. Что представляют собой оперативный, функциональный и информационный алгоритмы управления?
9. Как можно представить информационную модель обследования?
10. Какая информация должна быть получена в результате проведения обследования?
11. Какова структура методики проведения обследования?
12. Какие требования предъявляются к информации, получаемой в процессе обследования?
Рекомендуемая литература
1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 352 с.2. Информационные технологии в бизнесе: Энциклопедия: Пер. с англ. / Под ред. М. Желены. - СПб.: Питер, 2002. - 1120 с.
3. Смирнов Г.Я, Сорокин А.А., Тельное Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 512 с.
4. Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум. - М.: Финансы и статистика, 2003.-192 с.
5. Черемных О.С., Черемных С.В. Стратегический корпоративный реинжиниринг: процессно-стоимостной подход к управлению бизнесом. -М.: Финансы и статистика, 2005. - 736 с.
А.М. Карминский, Б.В. Черников - Информационные системы в экономике
Рассмотрены методологические вопросы создания экономических информационных систем: общие вопросы информатизации применительно к бизнесу, управленческим информационным системам, информационным системам делового администрирования, информационной среде бизнеса, задачам информационной безопасности.
Для подготовки экономистов, юристов, предпринимателей и финансистов в соответствии с Государственным стандартом "Информационные системы управления", а также для специалистов и менеджеров широкого профиля.
Предисловие
Пособие предназначено прежде всего для студентов, изучающих учебную дисциплину ’’Информационные системы в экономике", -будущих менеджеров, экономистов и производственников, которые хотели бы определиться с возможностями информационных систем для поддержания и развития бизнеса. Другая категория читателей -сложившиеся специалисты, применяющие свои знания для разработки и внедрения информационных экономических систем и бизнес-систем. Этим читателям пособие будет полезно с методологической точки зрения.Продумывая структуру и содержание книги, авторы учли собственный опыт разработки и внедрения информационных систем (ИС), а также особенности преподавания информационных технологий менеджерам различного уровня, финансистам, экономистам, организаторам администрирования в бизнесе. Издание состоит из двух частей, содержащих теоретические основы создания (часть первая) и практику использования (часть вторая) информационных систем в экономике. В дальнейшем предполагается выпуск практикума, который познакомит с особенностями применения информационных систем.
Вы держите в руках часть первую, включающую пять глав, посвященных методологическим вопросам создания экономических ИС.
В главе 1 рассмотрены общие аспекты информатизации применительно к бизнесу: роль, предмет, задачи и место в бизнесе информатизации и информационных технологий; их основные принципы и достижения, ориентированные на пользователя; глобальная роль информационных технологий; состав и обеспечение автоматизированных ИС.
Управленческие информационные системы представлены в главе 2 как на концептуальном уровне, так и применительно к построению систем информатизации контроллинга. Описаны возможности систем поддержки принятия управленческих решений, в том числе информационных систем руководителя.
В главу 3 выделены информационные системы делового администрирования. Анализируются особенности офиса как информационной системы, классифицируются информационные потоки в нем. Главное внимание уделено системам электронного документооборота в современном бизнесе. Рассмотрены также вопросы информатизации для юридического обеспечения бизнеса и управления персоналом.
Глава 4 посвящена информационной среде бизнеса. Систематизированы возможности и проанализированы перспективы электронной коммерции, в частности электронной торговли. Рассмотрены корпоративные представительства в сети Интернет, электронная пресса, информационно-аналитические и справочно-поисковые системы, а также дистанционное образование, рейтинговое пространство бизнеса.
Задачи информационной безопасности, обсуждаемые в главе 5, включают традиционные для этого направления решения, в том числе модель системы защиты информации и комплекс мероприятий по защите, включая антивирусные меры.
Каждая глава содержит вопросы для самоконтроля и перечень рекомендуемых источников. Книга снабжена подробным глоссарием.
Как и всякое издание, подготовленное на стыке научных и деловых интересов, оно имеет как потенциальные преимущества, так и возможные недостатки. Мы понимаем, что какие-то вопросы изложены недостаточно детально, другие, наоборот, кому-то покажутся излишне детализированными. Полученный, по мнению авторов, компромисс - перед вами.
Надеемся, что книга будет стимулировать интерес к информационным технологиям применительно к различным аспектам бизнеса тех, кто сейчас находится на студенческой скамье или готовит диссертационное исследование. В любом случае мы с пониманием воспримем все пожелания и предложения заинтересованного читателя.
Авторы признательны П.В. Нестерову и В.П. Нестерову, совместная работа с которыми нашла отражение при подготовке главы 1, а также Л.Г. Гагариной за полезные практические предложения при рецензировании книги.
Глава 1 ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ
Переход общества к постиндустриальной эпохе и наукоемким технологиям опирается на информационные ресурсы, что повышает требования к квалификации труда производственного персонала. Современные производственные и сервисные технологии, производство продукции и услуг, немыслимы без информационных технологий, обеспечивающих потребности в информации управленческих, производственных, снабженческих, торговых, сбытовых и других функциональных подразделений предприятий. Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия.Материальные и финансовые ресурсы всегда ограничены, поэтому ключевым фактором успеха экономической деятельности является принятие правильного и своевременного решения о том, где и как следует их сосредоточить для достижения максимального эффекта. Именно своевременная и актуальная информация позволяет концентрировать ресурсы в нужное время и в нужном месте для реализации главных, приоритетных задач.
Информационные системы расширяют профессиональные возможности специалистов и позволяют осуществлять деятельность хозяйствующего субъекта более рационально, целенаправленно и экономно, а следовательно, более эффективно.
1.1. Роль и место информационных систем в экономике
Понятие информатика стало сегодня распространенным и трактуется достаточно широко. Нередко под информатикой (как и под информационным обеспечением) понимается применяемое на предприятии программное обеспечение, а процесс внедрения и использования этого программного обеспечения называют информатизацией. Используемое на предприятии программное обеспечение (программные продукты) в этом случае также называют прикладным программным обеспечением. Отсюда и возник термин "прикладная информатика" - прикладные программные продукты (программное обеспечение), используемые для информационного обеспечения деятельности хозяйствующих субъектов (далее будем использовать термин предприятие). Для динамичного развития бизнеса и экономики в целом информационная инфраструктура не менее важна, чем любая другая инфраструктура.
Особую роль при повышении уровня информатизации производственных и управленческих процессов играют информационные системы. Под информационной системой (ИС) понимается система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации.
Можно выделить три основных направления использования информационных систем в экономике.
1. Средства для обработки больших массивов неструктурированной информации - обеспечивают доступ и обработку информации, как правило поступающей из макроокружения предприятия, позволяют осуществлять доступ к удаленным базам данных, информационносправочным и поисковым системам. С помощью таких средств можно проводить маркетинговые исследования или мониторинг изменений в действующем законодательстве.
2. Средства автоматизации бизнес-процессов предприятия - позволяют работникам предприятия выполнять работу более качественно и эффективно. К этим средствам относятся, в частности, и средства обработки больших массивов структурированных данных, такие, как базы данных и электронные архивы.
3. Средства автоматизации труда управленцев - дают возможность использовать наработанный мировой опыт, заложенный в информационные продукты для управления предприятием.
Усложнение информационных процессов современного производства диктует необходимость определения условий, выполнение которых позволило бы повысить его эффективность. При этом под материальным производством понимаются не только производство изделий, например, на заводах и фабриках, но и такие сферы деятельности, как торговля, транспорт, реклама и многие другие, а точнее - практически все сферы деятельности человека.
1.1.1. Назначение информационных систем
Современная прикладная информатика обеспечивает потребителей прикладных информационных продуктов средствами (инструментами) для более удобного и эффективного выполнения своих обязанностей. "Потребителями” средств прикладной информатики являются группы пользователей, непосредственно работающих с используемыми на предприятии программными продуктами или получающих какую-то информацию (подготовленную с помощью этих программных продуктов) либо другие выходные результаты опосредованно.Таких групп три:
• исполнители, ежедневный труд которых становится более легким и эффективным с применением средств прикладной информатики или вообще не может выполняться без них;
• руководители (высшее руководство и менеджеры среднего звена), которые используют прикладное программное обеспечение как непосредственно (самостоятельно), так и в виде результатов (отчетов, документов и пр.), подготовленных другими работниками предприятия;
• собственники бизнеса, которые далеко не всегда совпадают с управленцами, т.е. назначенными собственниками или вышестоящими административными структурами (например, руководством холдинга) исполнительными директорами или управляющими. Существующие программные средства позволяют собственнику осуществлять контроль за деятельностью своего предприятия с той степенью периодичности и глубины, как он пожелает, а не только на ежегодном собрании акционеров.
Прикладная информатика предоставляет категории пользователей "исполнители" возможность выполнять функции, необходимые для нормальной работы предприятия, к которым относятся:
• сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности организации в виде, удобном для анализа и использования при принятии управленческих решений;
• автоматизация выполнения бизнес-операций (технологических операций), составляющих основную деятельность предприятия;
• автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности предприятия.
Соответственно и прикладное программное обеспечение, несмотря на все его многообразие, можно разделить на три аналогичные группы, внутри которых существуют различные классы, типы, виды и т.д.
Для получения сводной картины финансово-хозяйственной деятельности предприятия, без которой невозможно принимать рациональные управленческие решения, используются финансовоэкономические и управленческие программные продукты. Эти продукты используются для реализации, в частности, следующих задач:
• автоматизации бухгалтерского учета и предоставления установленной действующим законодательством отчетности во внешние органы;
• автоматизации управленческого учета, целью которого являются сбор данных и их представление в виде, удобном для руководителей предприятия, которые используют их для принятия управленческих решений;
• организации процесса планирования и получения отчетности по выполнению планов предприятия (в частности, для постановки на предприятии системы бюджетирования).
На рынке существует большое многообразие программных продуктов, которые можно использовать для решения перечисленных задач. Эти продукты могут существенно различаться как по возможностям, так и по стоимости. Ряд из них будет рассматриваться в главах 2-4.
Для автоматизации выполнения бизнес-операций (технологических операций), составляющих основную деятельность предприятия, применяется специализированное прикладное программное обеспечение. Например, в рекламных агентствах используются специализированные программные продукты для дизайна и верстки полиграфической продукции; на предприятиях, разрабатывающих сложную наукоемкую продукцию, применяются системы автоматизированного проектирования (CAD/CAM); в брокерских фирмах операции с ценными бумагами также выполняются с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего анализировать и прогнозировать тренды котировок. Специализированные производственные программные комплексы рассматриваются в главе 5.
Отдельной частью прикладной информатики является специализированное программное обеспечение, предназначенное для торговомаркетинговой деятельности. Любое предприятие независимо от вида деятельности занимается продвижением на рынок и продажей своих товаров и услуг, поэтому каждое предприятие имеет прайс-листы или каталоги товаров, рекламные и справочные материалы. В связи с бурным развитием Интернета практически каждое предприятие стремится иметь свое представительство в Сети (как часто сокращенно называют Интернет) - от простейшей информационной странички до корпоративного информационного портала или интернет-магазина, в котором можно заказывать и оплачивать товары в режиме on-line. Эти вопросы более детально рассмотрены в главе 6.
Для автоматизации деятельности предприятия, которая не является основной, но тем не менее необходима, например для лучшего управления предприятием и соблюдения единых стандартов деятельности, используется различное прикладное программное обеспечение делопроизводства и документооборота {см. главу 3).
1. Программные продукты для подготовки документов - текстовые процессоры, программы подготовки презентаций, электронные таблицы и т.д. Наиболее распространенным прикладным программным продуктом, включающим эти программы, является пакет MS Office. Хотя существуют его аналоги, их использование ограничивается достаточно узким кругом фирм.
2. Программы для автоматизации документооборота. Используются, как правило, на крупных предприятиях с разветвленной организационной структурой или для управления сложными проектами, в которых принимает участие большое число соисполнителей. В некоторых случаях такие программы могут относиться к группе управленческого прикладного программного обеспечения.
3. Средства автоматизации обработки больших объемов текстов для получения удобных в работе сжатых и информационно насыщенных документов (например, тематических отчетов или аннотаций). Такое программное обеспечение позволяет работать с большими массивами данных, делая из них выборки, которые в дальнейшем используются для подготовки отчетов, справок, аннотаций и т.д. К таким программным продуктам относятся различные справочные и поисковые системы (например, системы поиска информации в Интернете) или системы, позволяющие осуществлять поиск по ключевым словам или фразам в больших объемах текстов (например, законодательных документов).
4. Базы данных. На предприятиях в компьютерном виде накапливается и сохраняется информация о товарах; клиентах; поставщиках;
проектах, выполняемых данным предприятием; о деталях, блоках, узлах, компонентах, используемых в проектах; о поставщиках и складах, где размещаются детали; о служащих и отделах, которые являются исполнителями проектов. В таких базах данных могут быть записаны любые информационные массивы, с определенной степенью детализации описывающие объекты учета. По запросу данные могут быть выбраны из баз данных в заданных сочетаниях или "срезах".
5.Программные продукты для общения с внешним миром: электронная почта и коммуникационные системы, программы для разработки и управления сайтами в Интернете.
Особое место занимают системы подготовки принятия решений, ряд из которых будет рассмотрен далее в главе 2. К ним, в частности, относятся экспертные системы - интерактивные системы, в которые заложена информация как о типовых решениях в типовых ситуациях, так и об алгоритмах формирования решений в нетиповых (нестандартных) ситуациях. Экспертная система задает вопросы пользователю, проводит оценку ситуации и получает решение, представляемое пользователю. Экспертная система моделирует мыслительный процесс человека-эксперта, который является специалистом по решению определенного типа проблем. С помощью экспертных систем решаются задачи, относящиеся к классу неформализованных, слабоструктурированных задач. Алгоритмизированное решение таких задач или не существует в силу неполноты, неопределенности, неточности, расплывчатости рассматриваемых ситуаций и знаний о них, или же такие решения неприемлемы на практике в силу сложности разрешающих алгоритмов.
Основная разница между информационно-поисковой и экспертной системами заключена в том, что первая осуществляет поиск имеющейся в ней информации по заданной теме, а вторая - логическую переработку информации для получения новой информации, которая в явном виде в нее не вводилась. При этом на основе базы знаний машины автоматически не только определяются факты, как в базе данных, но генерируются новые знания путем логического вывода. Экспертные системы способны в сложных условиях дать квалифицированную консультацию (совет, подсказку, ориентацию), помогающую человеку принять правильное решение. Экспертная система может создаваться для какого-либо конкретного пользователя, и тогда при ее создании учитываются специфические требования заказчика, его вкус и наклонности. ,
Прикладное программное обеспечение по способу использования делится на две группы: коллективного использования (или коллективного доступа) и личного использования. Есть программные продукты, которые применяются автономно на рабочих местах сотрудников и не требуют интеграции между собой. Например, все программные продукты стандартного пакета MS Office предназначены для персональной работы.
В то же время существует объективная необходимость получения сводной картины деятельности предприятия в целом. Такую картину, как правило, получают с помощью информационных систем, которые называют финансово-экономическими, управленческими или корпоративными информационными системами (КИС). Эти термины не являются синонимами, и системы, которые характеризуются этими названиями, также отличаются друг от друга по целевому назначению, кругу решаемых задач и своим функциональным возможностям. Однако их объединяет то, что все они используются для того, чтобы дать руководству предприятия как можно более полную и точную информацию о состоянии дел на предприятии, о том, как выполняются хозяйственно-финансовые операции.
1.1.2. Единое информационное пространство
Имеющаяся на предприятии информация хранится в разных информационных системах и на разных носителях: как электронных, так и бумажных. Весь объем этой информации образует информационное пространство предприятия. Термин "единое информационное пространство" используется для обозначения такого порядка представления, хранения информации и доступа к ней, при котором любые сведения, имеющиеся на предприятии, могут быть получены по запросу в различных срезах и сочетаниях. Очевидно, что при наличии на предприятии нескольких информационных систем и нескольких видов представления информации (в электронном виде и в виде бумажных документов) задача создания на предприятии единого информационного пространства становится не только сложной и трудоемкой, но и дорогостоящей. Поэтому если руководство предприятия принимает решение о создании на предприятии единого информационного пространства, то первым шагом на пути решения этой задачи является определение того, какие именно виды информации должны быть доступны внутри этого пространства, а какие могут оставаться "за рамками" и быть доступны из автономно функционирующих систем. Типичным решением является автономный доступ к специализированным информационным системам (например, к правовым) и бумажным архивам. В этом случае в единое информационное пространство включают системы, обеспечивающие получение исчерпывающей информации о внутренней среде предприятия в любых видах, необходимых для анализа деятельности предприятия и подготовки управленческих решений. Как правило, это учетные системы, хотя на некоторых предприятиях к ним добавляются системы электронного документооборота (которые правильнее было бы называть системами коллективной работы с документами) и системы для управления отношениями с клиентами (или CRM-системы - Customer Relationship Management).Организация совместного использования нескольких информационных систем для создания единого информационного пространства представляет собой сложную методологическую и техническую задачу. Остановимся на некоторых аспектах, которые необходимо иметь в виду при построении единого информационного пространства предприятия на основе совместного использования нескольких учетных систем (рис. 1.1).
Типичным примером организации единого информационного пространства на небольшом предприятии является использование нескольких простых специализированных учетных систем - бухгалтерской, складской и базы данных по клиентам. Поскольку каждая из этих систем дает представление только о каких-то своих аспектах деятельности предприятия, то для получения сводной картины данные из них вводятся в общую систему, которая позволяет руководителям предприятия видеть общую картину состояния предприятия и прогнозировать динамику его развития. Центральная информационная система вовсе не обязательно должна быть сложнее других. Достаточно часто в качестве центральной используется система, разработанная на основе такого распространенного программного продукта, как MS Excel. Данные вводятся в MS Excel из других учетных систем в соответствии с установленными форматами представления данных, необходимых для формирования сводных отчетов центральной информационной системы. Ввод данных в центральную информационную систему может выполняться в автоматизированном режиме (когда данные экспортируются из одной учетной системы и импортируются в другую непосредственно или через промежуточный файл), вручную или комбинированным образом. На практике задача объединения нескольких специализированных учетных систем в едином комплексе (едином информационном пространстве) в части определения, какие данные должны аккумулироваться в центральной информационной системе, связана с подходом руководства предприятия к построению единого информационного пространства.
Говоря о формировании единого информационного пространства предприятия в том понимании, которое мы определили выше, т.е. единого информационного пространства учетных данных о деятельности предприятия, логично предположить, что его построение начинается с определения учетной политики предприятия. Под учетной политикой предприятия понимается не бухгалтерский документ, который в соответствии с требованиями действующего законодательства обязан быть на каждом предприятии, а общие стратегические направления того, как осуществляется учет на предприятии: что, как, в каких видах и с какой периодичностью учитывается. Причем под учетом понимается не только бухгалтерский, но и управленческий учет.
В сущности, когда мы говорим об учетной политике предприятия, речь идет о системе планирования и контроля его деятельности с целью управления.
1.2. Экономическая информация. Информационное обеспечение экономики
Термин ’’информация” относится, пожалуй, к числу наиболее популярных в современном обществе. Это сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации. Под экономической информацией обычно понимают ту ее часть, которая ориентирована на хозяйственную деятельность субъектов и на обслуживание производственных процессов, продажу, обмен, распределение и потребление материальных продуктов и услуг, а также представлена в средствах массовой информации (газеты, журналы, радио, телевидение). В повседневном обиходе постоянно находятся "информационные потоки", "информационные системы", "информационные технологии", "средства автоматизации" и десятки, если не сотни, других производных от слова информация.Информационное обеспечение экономики можно разделить на три категории.
1. Информация, которая нужна для бизнеса как некоего вида деятельности или организационно-правовой структуры и находится вне этого предприятия или организации.
2. Информация, необходимая для нормального выполнения производственных функций предприятия (находится внутри предприятия).
3. Информация, используемая для управления не отдельными технологическими (рабочими) процессами, а деятельностью предприятия в целом как процессом достижения поставленных задач с минимальными издержками и проблемами (внутренняя информация).
Понятия информационное обеспечение и программное обеспечение часто используют как синонимы в отношении предоставления работникам предприятия информации с использованием соответствующих программных продуктов.
Обеспечение хозяйствующих субъектов информацией - многоплановый процесс. На предприятии циркулируют различные информационные потоки, находящие своих потребителей. Еще более интенсивные потоки существуют вне предприятия. Очевидно, что не вся эта информация нужна каждому работнику, поэтому первым шагом является определение групп потребителей информации и их информационных потребностей.
Предприятие можно рассматривать как информационный узел, в котором сходятся внешние входящие потоки информации и циркулируют внутренние потоки. Применение современных средств обработки информации (компьютеров и программного обеспечения) позволяет значительно повысить скорость обработки постоянно возрастающих потоков информации. Однако следует указать, что главный экономический эффект применения этих средств заключается в повышении качества управления и качества основных производственных процессов, а не в прямой экономии от ускорения обработки данных.
1.2.1. Экономическая информация и данные
Говоря об информатике и информатизации, нельзя не сформулировать четко, что же понимается под информацией. "Информация, -по определению Норберта Винера, - это обозначение содержания, полученного человеком из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде". Информация - это знания для других, отчужденные от их первоначального живого источника (генератора) и ставшие сообщениями (в той или иной степени переработанными). К информации относятся знания, сконцентрированные в статьях, книгах, патентных описаниях, устных сообщениях (непосредственно, по телефону, радио, телевидению), в управленческих документах (отчетах, планах, предписаниях и т.п.), проектной документации, моделях, алгоритмах, программах и т.д.Информация - это овеществленная, отчужденная от создателя и обобществленная форма знания. С одной стороны, информация обеспечивает превращение знания в общественное достояние. С другой стороны, информация представляет собой модель, т.е. упрощенное и огрубленное представление знания. Таким образом, текст, закрепленный на материальном носителе, является информационной моделью знания.
Информация - это отчужденное знание, записанное в определенном формате на определенном языке в виде знаков на материальный носитель, доступное для воспроизведения без участия автора и переданное в каналы общественной коммуникации.
Специалисты по информатике делят информацию на два уровня -данные (или первичные данные) и информацию. Первичные (или фактические) данные представляют собой первичные сведения о каком-то событии или содержат точное описание этого события. При обобщении данных о многих событиях или описании исходного события данные превращаются в информацию. Информация может содержать сведения о многих событиях, описания различных событий, объединенных по какому-либо признаку, и т.д. Однако при обобщении или, как иногда говорят, при укрупнении исходных данных и преобразовании их в информацию могут возникать различного рода искажения. Тогда для того, чтобы провести проверку укрупненной информации, требуется снова "спускаться” на уровень первичных данных и устранять искажения.
На рис. 1.2 показано, как происходит преобразование данных в информацию в типичных системах информационной поддержки, использующихся на предприятии. Часто такие системы называют учетными. В учетных системах каждая торговая или производственная операция фиксируется в соответствующих документах - накладных, чеках, расходных ордерах, актах приемки и пр. Эти документы существуют, как правило, и в бумажном, и в электронном виде. Они, так же как и данные, называются первичными, поскольку отражают фактически выполняемые операции и содержат точные и достоверные данные о каждой операции. Если не принимать во внимание случаи умышленного искажения данных в первичных документах, то неправильные первичные данные могут возникнуть только в результате ошибок в работе персонала или учетных систем, которые случаются чрезвычайно редко.
С обобщенной информацией работать удобнее, она более информативна и при правильном использовании создает близкую к действительности информационную модель предприятия. Однако при возникновении искажений в процессе обобщения и укрупнения информации, что достаточно часто происходит, например, при наличии на предприятии нескольких учетных систем, работающих автономно, созданная в итоге информационная модель будет тоже искаженной, как и принимаемые на ее основе решения.
Искажения информации возможны не только в учетных, но и в информационно-справочных системах, с помощью которых предприятие получает информацию из внешней среды. Как правило, из внешней среды поступает обобщенная информация, содержащая первичные факты, значения и/или выводы. Типичным случаем поступления такой информации на предприятие является статья, в которой описывается, например, принятие каким-либо органом власти некоторых решений, которые, по мнению автора, приведут к определенным последствиям. Если описываемые решения или предполагаемые последствия важны для предприятия, то руководитель предприятия может либо положиться на мнение автора статьи, либо проверить достоверность описанных фактов. Чаще всего без проверки никакие решения не принимаются.
На рис. 1.3 показано, как происходит преобразование данных в информацию и информации обратно в данные, а затем снова в информацию в информационно-справочных системах.
Выводы и прогнозы
Информация
Данные
При поверхностном взгляде может показаться, что выполняется двойная напрасная работа, когда из уже обработанной информации "вытаскиваются” первичные данные, которые затем снова обрабатываются и превращаются в информацию. Однако только такой подход к работе с информацией, полученной из внешних источников через информационно-справочные системы, позволяет выделять действительно существующие и влияющие на деятельность предприятия факты, анализировать их, строить прогнозы и принимать на их основе важные для предприятия решения.
Для того чтобы с уверенностью пользоваться информацией, она должна быть качественной. Теоретическое понятие качества информации достаточно сложное и запутанное. В обычной практике информация считается качественной, если она удовлетворяет ряду требований.
1.2.2. Требования к данным и информации
Весь комплекс информационно-аналитического обеспечения бизнеса призван реализовать информационную поддержку решения стоящих перед руководством предприятия в целом и его отдельными структурными подразделениями задач. Качество информации применительно к деятельности предприятия определяется тем, насколько рациональны и обоснованны управленческие решения, принятые руководством предприятия на ее основе. Качественная информация должна обеспечивать возможность адекватной оценки ситуации и выработки эффективных оперативных и стратегических решений. Обычно считают, что информация качественная, если она достоверна, точна, актуальна, доступна по запросу и представлена в удобной для понимания и использования форме (рис. 1.4).Удобная форма представления. Информация, поступающая лицам, принимающим решения, должна максимально содействовать этому процессу. Недостаточно обработанная, плохо структурированная или представленная в неудобном для восприятия виде информация может не только существенно замедлить процесс принятия решений, но и потребовать вовлечения управленческого персонала в переработку информации, что в принципе не является их работой и может быть выполнено менее квалифицированным персоналом.
Информация, удовлетворяющая этим требованиям, может считаться качественной. Но для того чтобы построить систему получения и использования качественной информации в деятельности предприятия, подчас требуется не меньше усилий и затрат, чем для построения основного производства. Информация - редкое благо, у которого имеются свои издержки.
Лица, принимающие решения, инициируют сбор информации лишь до тех пор, пока ожидаемые выгоды не повысят предполагаемые затраты на ее получение. Требуемая информация, как правило, не сконцентрирована в одном определенном месте вследствие закономерности концентрации и рассеяния информации, согласно которой основная часть информации (около одной ее трети по интересующему вопросу) концентрируется в сравнительно небольшом числе источников, остальная же информация рассеяна по значительно большему числу источников. Поэтому при поиске и сборе "рассеянной" информации проявляется закономерность повышения стоимости информации по мере увеличения ее полноты: стоимость сбора информации резко повышается по мере увеличения ее полноты. Проблема стоимости информации - не единственный фактор, влияющий на то, как собирать и использовать информацию. Попытки собрать исчерпывающий объем информации могут привести к критической потере времени, когда конкуренты примут важные решения раньше, базируясь не на основе точной и всесторонней информации, а на основе деловой интуиции.
Для того чтобы облегчить процесс принятия решений в условиях неопределенности, существуют различные программные продукты, позволяющие моделировать принимаемые решения и оценивать их последствия.
1.2.3. Внешние входящие информационные потоки
Внешние входящие информационные потоки представляют собой информацию, создаваемую вне предприятия во внешней деловой среде. Внешняя деловая среда - это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием (рис. 1.5).Поступающая из макроокружения предприятия информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило, связана с какими-либо изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменения условий поставки или ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками). Для большинства предприятий информационные потоки, отражающие состояние макроокружения предприятия, являются важным источником сведений о внешней деловой среде, но в ежедневной регулярной деятельности практически не используются. Эти потоки можно характеризовать как нерегулярные входящие информационные потоки. Поступающая с этими потоками информация используется в большинстве случаев "для сведения", хотя иногда вызывает необходимость предпринять соответствующие действия.
1.2.4. Внутренние информационные потоки
Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и порожденную внутри предприятия информацию.Таким образом, для обеспечения информационных потребностей различных групп потребителей информации предприятия могут использоваться регулярные входящие, нерегулярные входящие и внутренние информационные потоки.
Четкое разделение информации на потоки и определение того, какие потоки могут удовлетворить потребности каждой группы потребителей информации на предприятии, является очень важным. Такое разделение позволяет установить, какая именно информация нужна каждой группе потребителей и какова целесообразность предоставления конкретным сотрудникам доступа к тем или иным источникам информации. В общем виде можно выделить три уровня информационных потребностей работников предприятия и соответствующие им три вида информационных потоков:
• внутренние;
• внутренние и регулярные входящие;
• внутренние информационные, регулярные и периодические входящие.
Общее разделение потребителей информации по отношению к трем видам информационных потоков - это первый шаг для определения информационных потребностей сотрудников. Дальнейшее структурирование этих потоков необходимо для того, чтобы предоставить каждому работнику тот объем информации, который ему действительно необходим для работы, поскольку избыток информации так же опасен, как и ее недостаток. Практически каждый работник предприятия является одновременно и потребителем информации, и ее поставщиком для других сотрудников. Поступающая извне или порождаемая на предприятии информация обязательно должна иметь своего потребителя, т.е. быть адресной. В то же время информация должна быть необходимой и достаточной для выполнения работником своих функций. Анализ структуры информационных потоков на соответствие критерию необходимости и достаточности получаемой потребителями информации позволяет минимизировать как сами информационные потоки, так и нагрузку на потребителей и внутренних производителей информации.
Информационные системы, обеспечивающие производство, обработку, хранение и использование информации внутри предприятия, подробно описываются в следующих главах. А пока рассмотрим цели мониторинга внешней среды предприятия и существующие для этого возможности.
1.2.5. Мониторинг внешней деловой среды
Мониторинг внешней деловой среды необходим для своевременной реакции менеджмента предприятия на изменение внешних условий. Нерегулярные входящие информационные потоки используются достаточно редко, однако именно содержащаяся в них информация является основой для принятия стратегически важных решений, определяющих направления развития предприятия, его рыночную стратегию, структуру, ассортимент и другие столь же важные аспекты. Иногда от своевременно полученной и правильно оцененной информации зависит само существование бизнеса. Поэтому, хотя периодические внешние информационные потоки не оказывают непосредственного воздействия на повседневную деятельность, их использование для мониторинга состояния внешней деловой среды является настолько важным, что на многих предприятиях создаются специальные организационные структуры, занимающиеся информационноаналитической деятельностью на базе именно этих потоков.Особую важность поступающая с этими потоками информация имеет в моменты принятия принципиально важных для развития предприятия решений: при создании, реорганизации, смене видов деятельности, изменении ассортимента продукции, выходе на новые рынки и т.д. Наличие на предприятии системы получения и обработки нерегулярных информационных потоков является своеобразной "страховкой" от того, что неприятности обрушатся неожиданно, как гром среди ясного неба.
Эффективность мониторинга внешней среды зависит от квалификации людей, занимающихся этой деятельностью. Дело в том, что очень трудно поставить формальную задачу этим людям. Ведь для предприятия могут оказаться критически важными незначительные на первый взгляд изменения во внешней деловой среде. А ведь таких небольших изменений ежедневно происходят тысячи, если не миллионы. Умение найти такие изменения и способность понять их важность - необходимые качества для людей, занимающихся анализом внешней для предприятия информации.
Изменения, постепенно происходящие и накапливающиеся во внешней деловой среде, приводят к появлению новых и ранее неизвестных товаров, услуг, новых направлений бизнеса, но вместе с тем создают ограничения, препятствующие деятельности предприятия или даже делающие эту деятельность невозможной или нецелесообразной. Своевременное обнаружение произошедших или грядущих изменений позволяет превратить их в новые возможности, новые конкурентные преимущества, а не новые проблемы.
Можно привести много примеров, когда правильно или неправильно оцененные последствия происходящих изменений приводили к ситуациям, радикально меняющим всю деловую среду. Одним из наиболее впечатляющих является пример неверной оценки американцами перспектив изобретенного ими в 1943 г. транзистора. В результате заложенными в транзисторе большими возможностями воспользовалась по завершении Второй мировой войны фирма Sony, которая приобрела соответствующую лицензию. Через десять лет японские фирмы заполнили рынок бытовой радиоаппаратуры США, практически вытеснив с него американских производителей.
Большинство руководителей понимают важность своевременного принятия решений, которые являются ответом на внешние изменения. Поэтому на любом предприятии тем или иным образом собирается, обрабатывается и используется информация о макроокружении и изменениях, происходящих в его состоянии. Только на одних предприятиях это делается нерегулярно и бессистемно, а на других - организуются специальные подразделения, систематически работающие в следующих основных направлениях:
• выявление, структурирование и регулярное уточнение информационных потребностей предприятия;
• мониторинг и отбор источников информации;
• сбор информации, оценка ее достоверности, полноты и значимости;
• анализ информации и выявление тенденций в анализируемых сферах;
• разработка прогнозов и альтернативных сценариев действий предприятия;
• оценка и сравнение альтернативных сценариев, выбор стратегии действий и принятие управленческих решений для реализации выбранной стратегии.
Построение системы регулярного информационного обеспечения руководителей предприятия качественной информацией о макроокружении выполняется в несколько этапов.
На первом этапе определяются информационные потребности предприятия. Для этого облеченные властью люди, как правило топ-менеджеры, должны принять решение, какая именно информация (о каких внешних сферах) представляет интерес.
На втором этапе необходимо обеспечить физическое наличие информационных потоков, т.е. наладить процесс получения информации на различных носителях. Постепенно бумажные носители (документы, пресса, книги) уступают место электронным, к тому же доступным в режиме реального времени. Современные средства информатики могут обеспечить быстрый и достаточно дешевый доступ к обширным базам данных, электронным журналам и иным электронным изданиям. Однако наличие большого числа баз данных имеет как достоинства, так и недостатки: большой выбор источников информации может затруднять и замедлять процесс поиска, вносить в него элемент неопределенности.
На третьем этапе устанавливается регулярность мониторинга и определяются формы представления конечных его результатов потребителям (чаще всего - руководителям предприятия). На основании полученной информации строятся прогнозы и разрабатываются сценарии действий предприятия, учитывающие происходящие изменения во внешней среде.
Наибольшее значение для предприятия имеют факторы макроокружения {см. рис. 1.5), которые можно отнести к пяти группам: правовые, экономические, производственные, демографические и научно-технические.
Изменения в правовом окружении предприятия (в действующем законодательстве, включая налогообложение и бухучет) необходимо отслеживать регулярно, поскольку практически постоянно вводятся какие-то дополнения и изменения в законодательстве. Отсутствие своевременной информации об изменениях, например, в формах бухгалтерской отчетности может привести к дополнительным расходам или даже к штрафам. Демографические или научно-технические факторы не оказывают столь непосредственного и оперативного влияния на деятельность предприятия, однако именно они могут существенно повлиять на общую ситуацию в том бизнесе, которым занимается предприятие. Например, недооценка руководителями компании IBM, мирового лидера в производстве "больших” компьютеров, коммерческих перспектив производства настольных персональных компьютеров привела к тому, что IBM вышла на рынок персональных компьютеров, когда на нем было уже много производителей, и уже так и не смогла занять на нем лидирующего положения.
Мониторинг изменений в правовом поле является необходимой регулярной функцией подразделений предприятия, связанных с управлением финансами, бухгалтерией и, естественно, юридическими подразделениями. С мониторингом демографических и научнотехнических изменений дело обстоит сложнее именно в силу того, что они не оказывают быстрого воздействия на работу тех или иных подразделений предприятия. Поэтому часто просто бывает непонятно, а кто же должен заниматься этим мониторингом. Если на предприятии нет специального человека или подразделения, занимающегося таким мониторингом, то он ложится на руководителей, которые, получая информацию от случая к случаю, сами анализируют ее и сами же строят прогнозы на основе этого анализа.
1.3. Информационные и телекоммуникационные технологии
Информационные технологии (ИТ) определяют, какое количество, какого рода информации и за какое время предприятие в состоянии собрать и обработать. Для ИТ характерно широкое использование электронных способов создания, наполнения, хранения и распространения информации посредством компьютерных и информационно-коммуникационных сетей коллективного доступа. Информационные технологии определяют способ сбора, хранения и распространения (доставки) информации от мест ее создания до потребителей.Современные информационные технологии также называют автоматизированными информационными технологиями, подчеркивая роль, которую играют в этих технологиях средства автоматизации. В автоматизированной информационной технологии (АИТ) предприятия все экономические факторы и ресурсы отражаются в единой информационной среде (едином информационном пространстве) в виде совместимых данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как построение и исследование информационной модели, показывающей, какие изменения произойдут с ресурсами предприятия при выполнении тех или иных действий. При этом с самими ресурсами первоначально ничего не происходит - в процессе моделирования используются только данные об их состоянии и сценарии изменения различных параметров этих состояний.
1.3.1. Основные компоненты информационных технологий
Для того чтобы эффективно управлять предприятием в современных условиях, необходимо:• вести мониторинг основных производственных и обеспечивающих производство бизнес-процессов;
• иметь быстрый доступ к архивам документов, проектной и технической документации, технологическим картам производственных процессов;
• получать информацию о загрузке рабочих мест, перемещении материалов по участкам производства, расходе рабочего времени;
• проводить регулярную инвентаризацию, регистрировать изменение запасов материалов, готовой продукции, незавершенного производства и, наконец, детально классифицировать затраты в различных срезах.
АИТ дает возможность легко манипулировать многократно укрупненными данными, не вдаваясь в подробности, чтобы выработать стратегическую линию действий предприятия. И в то же время АИТ позволяет легко "опускаться” на уровень детальной первичной информации для решения тактических вопросов. АИТ является динамичным инструментом, с помощью которого можно передавать сообщения и анализировать данные для оперативного управления предприятием, а также строить модели стратегического развития предприятия на основе обобщенной информации о его деятельности за прошедшие периоды. Для построения стратегических моделей могут использоваться различные научные подходы. В автоматизированной информационной системе (АИС) более точно, глубоко и оперативно, чем в традиционном бумажном документообороте, отражается действительное состояние предприятия, полнее объясняются факты, обеспечиваются условия возможной взаимозаменяемости ресурсов, вырабатываются альтернативные варианты решений, позволяющие руководителям принимать обоснованные управленческие решения. Конечно, даже самая лучшая АИС имеет ограничения и не принимает решения за руководителя. Но ее использование существенно облегчает процесс подготовки решения и повышает вероятность его правильности.
Информационные технологии - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую создание, сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности. Рассмотрим основные компоненты информационных технологий.
Внутренние и внешние источники информации. В качестве внутренних для предприятия источников информации могут выступать:
• транзакционные системы, предназначенные для выполнения бизнес-операций и учетных операций;
• система внутрифирменного электронного документооборота;
• документы из электронных хранилищ;
• документы на бумажных носителях.
К внешним источникам информации относятся:
• информационные агентства, поставляющие данные как в электронном виде, так и на бумажных носителях;
• законодательные и регулирующие органы;
• клиенты и партнеры предприятия, предоставляющие данные в электронном виде или на бумажных носителях.
Информационные потоки, поступающие в информационную систему предприятия из разных источников, частично проходят транзитом, частично направляются в информационные хранилища.
Доставка информации. Может осуществляться из внешних и внутренних источников по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Бумажные документы хранятся в бумажном виде в обычных архивных папках или могут быть преобразованы в электронные копии для хранения в электронных архивах и передачи в электронном виде заинтересованным потребителям.
Управление информацией. Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются. В частности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:
• проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной записи для системы в целом);
• реформатирование (приведение к общему формату в соответствии с принятыми на предприятии стандартами представления информации);
• фильтрация и агрегирование данных;
• исключение дублирования данных;
• датирование данных (обязательное внесение метки данных в соответствии с принципом историчности).
Существенно облегчают пользователям поиск необходимой информации во внутренних архивах создание и ведение метабазы (описание структур хранилищ данных), которая может заполняться администратором системы или конечным пользователем.
Хранение информации. Хорошо организованное информационное хранилище обладает свойствами предметной ориентации данных, историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Глубина хранения информации обычно составляет от 10 лет для агрегированной (обобщенной) информации до 1-5 лет (не считая текущего года) для детализированной информации. Исторические данные по истечении определенных сроков могут складироваться в общесистемном архиве данных, предназначенном для долговременного хранения на разнообразных видах носителей (на магнитных лентах, в оптических и/или магнитооптических библиотеках и др.). В случае необходимости просмотра данных из долговременного архива (например, для ретроспективного анализа временных рядов) они могут быть разархивированы и обработаны обычным образом. Для описания правил функционирования информационных архивов, ведения учета выполняемых архивных операций и доступа к архивной информации существуют специальные средства ведения метабазы и поддержания метаданных.
Анализ информации. Основными потенциальными пользователями материалов из информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики, использующие историческую и текущую информацию о деятельности предприятия для подготовки принятия решений по управлению предприятием. Аналитические задачи можно разделить по их виду и способу моделирования данных.
Каждый из компонентов преобразования информации представляет самостоятельный интерес. В зависимости от конкретной прикладной задачи могут превалировать те или иные составляющие, использоваться различные способы работы с информацией. Информационные системы по своему назначению могут иметь регистрационную, консультационно-справочную или информационно-аналитическую направленность.
Для регистрационных систем наиболее существенное значение имеют такие характеристики, как быстродействие, объем хранимой информации, возможность работать в распределенном режиме. Такие системы принято называть транзакционными, поскольку транзакция является их основной единицей хранения, обработки, анализа.
Для таких систем требования к пользовательскому интерфейсу относительно просты и представляют типовые формы для операторов. Если оператором, по сути, является потребитель продукции (например, системы электронной коммерции), то требования к пользовательскому интерфейсу несколько выше. Если системы включают аналитические подсистемы, то для них вопрос о пользовательском интерфейсе еще более актуален.
Крайне важна для транзакционных систем проблема управления информацией, включая проверку корректности транзакций и запросов, проверки непротиворечивости бизнес-процессов и полномочий на их инициализацию.
Консультационно-справочные системы отличаются повышенными требованиями к возможностям хранения, классификации и поиска информации. Вопрос поиска традиционно являлся критическим для таких систем. В частности, для ускорения поиска и повышения его гибкости используются методы формирования индексов для слабоструктурированной информации.
Аналитические системы требуют расширенных возможностей классификации структурированной информации. Для этих целей могут использоваться специализированные базы данных, обладающие повышенными возможностями работы с многомерной информацией либо напрямую (многомерные базы данных), либо апостериори (инициированные многомерные структуры). Естественным для этих систем являются требования к объему хранения и гибкости поиска информации. Достаточное распространение в качестве компонентов таких систем в последнее время получили информационные хранилища.
Этим определяются основные направления развития информационных технологий. Они должны быть ориентированы на поддержание все ускоряющихся бизнес-процессов как в сфере управления организацией, так и непосредственно в производственном процессе, включая последовательное наращивание возможностей по дистанционному управлению бизнесом.
1.3.2. Направления развития информационных технологий
Основными взаимосвязанными и усиливающими друг друга направлениями развития информационных технологий являются:• усложнение информационных продуктов (услуг);
• обеспечение совместимости;
• ликвидация промежуточных звеньев;
• глобализация;
• конвергенция.
Главная информационная тенденция - усложнение и интеграция всех видов информационных продуктов. Переход к цифровым методам передачи, обработки и хранения информации обеспечивает, например, слияние информации и средств развлечений. Возникло даже новое понятие "инфоразвлечение" (infortainment, от английских слов information - информация и entertainment - развлечение).
Традиционно пассивные формы восприятия информации уступают место интерактивным формам, развивающим возможности человека. Осуществляются концепции "работать, играя", "учиться, играя", "плавать в информационном киберпространстве виртуальной реальности".
Одна из важнейших технологических задач для поставщиков информационно-технологических продуктов - обеспечение совместимости. Для потребителей совместимость означает возможность использования в одном комплексе различных устройств и программных продуктов и свободного обмена различной информацией.
Усилия по стандартизации программных, аппаратных и информационных компонентов обеспечивают унификацию внешних форм, но не их содержания. Благодаря этому можно изменять конфигурации программно-технических средств и обеспечивать передачу и хранение разнообразной информации. Именно совместимость обеспечивает возможность межплатформенных переходов при реконструкции информационных систем. На уровне Международной организации по стандартизации (ISO - The International Standards Organization) разработана система стандартов "Взаимодействие открытых систем" (OSI -Open Systems Interconnection). Она позволяет координировать разработку протоколов взаимодействия и стандартных интерфейсов аппаратных средств.
Решение задачи аппаратной совместимости требует полного соответствия и взаимной сопряженности компонентов телефонии, обработки данных, средств ввода-вывода информации, передачи данных, хранения и преобразования, аудио- и видеоинформации.
Разработка новых методов, которые обеспечивают преобразование информации в формы, удобные и доступные для немедленного использования потребителем, обусловливает тенденцию ликвидации промежуточных звеньев. Например, ранее из телефонных систем были исключены телефонисты ("соединители"), затем за счет пользователя кредитных телефонных карт - те, кто собирает деньги. В банковской деятельности часть денег выдается через банкоматы, а не через кассиров, что также отражает эту тенденцию.
В более широком плане следует отметить изменение отношений на предприятии (производство - обеспечение), между предприятиями (продавец - посредник - покупатель), между предприятием и потребителем. Нет необходимости поручать что-то посреднику, если производитель и конечный потребитель легко связываются друг с другом и их информационная осведомленность выравнивается. Посредник не может добавить стоимости своим услугам за счет информации, поскольку потребитель получает ее прямо от первоисточника и без искажения и хлопот. При этом можно ожидать относительное снижение цен, ибо стоимость товаров или услуг, получаемых напрямую от производителя, существенно ниже.
Действительно, если с электронного терминала может быть обеспечен прямой доступ к "полной" информации о туристических маршрутах, отелях и транспорте, то бюро путешествий и их система агентов нужны только для того, чтобы принимать деньги и помочь в оформлении виз. Исключение не только лиц-посредников, но и специализированных посреднических предприятий, оптовых и розничных складов, штатов амбулаторных регистраторов и многого другого упростит экономическую структуру.
На предприятиях изменяются технология и число работающих: исчезают чертежи на бумаге и все связанное с бумажной технологией. После окончания разработки проекта электронная документация передается по проводам (или по иным линиям связи) на производство и в идеале может прямо поступить на автоматические производственные линии, управляемые роботами. В этом случае производство начинается без длительной его подготовки. Модели продукции изменяются по мере поступления новых заказов и их "отработки" в электронной системе проектирования. При этом происходят "испытания" моделей продукции в виртуальном киберпространстве и уточняются индивидуальные пожелания потребителя.
Глобализация позволяет человеку в любой точке мира пользоваться такими же возможностями, как в своем офисе. По мере развития средств информатики рабочим местом (офисом) делового человека становится и борт самолета, и палуба теплохода, и салон автомашины. Он носит с собой мобильный телефон, пейджер, карманный программируемый цифровой помощник, персональный компьютер. С помощью встроенных в эти и другие устройства средств связи предприниматель может легко включиться в планетарную информационную систему в любом месте Земли, связаться с любым человеком, получить доступ к базе данных, находящейся в его офисе. Круглосуточное подключение к информации о состоянии интересующих рынков коренным образом меняет условия проведения деловых операций. Информация легко передается через границы регионов и государств. Информационная изоляция государств и протекционизм в деле свободы передачи информации ведут к их экономическому отставанию.
Конвергенция (лат. convergere - схождение, сближение) - последняя из рассматриваемых тенденций развития информационных технологий. Сам термин, означающий сходимость информационных признаков, заимствован из биологии и указывает на возникновение сходства в строении и функциях у относительно далеких по происхождению групп организмов в процессе эволюции. В области аппаратного обеспечения конвергенция ведет к увеличению диапазона возможностей оборудования и к добавлению ему ранее несвойственных функций. Действительно, как определить свойства (признаки) компьютера, который постепенно из программируемого калькулятора превратился в программно-управляемое устройство, затем приобрел свойства музыкального центра, начал принимать телевизионные программы и использоваться для просмотра фильмов и запуска сложных игр, требующих высокой производительности, большого объема памяти и хорошей графики? С другой стороны, в своей эволюции телевизор становится программируемым устройством, постепенно превращается в сложный домашний информационный центр обработки информации, включая в себя такие функции, как ведение счетов платежей, контроль отопления, освещения, оповещение о несанкционированном доступе на контролируемую территорию и т.д.
В офисе или дома гораздо удобнее иметь не отдельно стоящие приборы: факс, принтер, ксерокс, сканер, а одно интегрированное устройство со всеми информационными функциями; первые версии таких устройств (medley - ’’смесь") уже несколько лет имеются в продаже. Фактически элементы конвергенции в информационных системах рационализируют номенклатуру средств информатики и добавляют им потребительскую стоимость. Взаимоусиление информационных функций в одном устройстве снижает стоимость изделий, стимулирует их спрос, ведет к расширению использования информационных технологий.
Конвергенция программных продуктов также ведет к появлению новых, ранее присущих другим продуктам свойств и возможностей. Программные технологии не только обеспечивают совместимость различных продуктов, позволяющую использовать их в едином информационном пространстве, но и расширяют возможности существующих и новых прикладных продуктов, размывая границы между различными типами информационных систем. Например, пользователи бухгалтерских систем получают возможность вести управленческий учет, а корпоративные информационные системы "открываются" для доступа к ним клиентов через Интернет.
Объединение людей в коллектив при решении сложных задач часто приводит к возникновению синергического эффекта, когда получаемый результат превосходит простую арифметическую сумму усилий каждого отдельного человека. В связи с этим для облегчения общения людей и активизации творческой деятельности разрабатываются все новые и новые средства, создающие эффект "присутствия" участников в одной комнате. В частности, этим целям служат видеоконференции и обеспечивающие возможность их проведения телекоммуникационные средства, более подробно рассмотренные в главе 3.
1.3.3. Глобальные информационные сети
Решающий вклад в развитие ИТ вносят современные технологии передачи данных. С конца прошлого века компьютеры и иные устройства объединяются в единое целое через локальные информационные сеты и используются для обмена информацией между подразделениями предприятия и отдельными сотрудниками. Базы данных в этих сетях существуют пока еще главным образом в децентрализованном (распределенном) виде. Подключение пользователей (рабочих станций) к сети осуществляется через сервер (англ, to serve -служить, быть полезным). Локальные сети подразделений могут быть объединены между собой. Возникающая локальная сеть предприятия имеет более сложную структуру.Следующий шаг - подключение локальной сети предприятия к одной или нескольким региональным информационным системам: по законодательству, по политическим и деловым новостям, по состоянию фондового рынка, другой профессиональной информации. Создание информационных хранилищ, доступных из любой точки мира при наличии соответствующих средств связи, возможность практически мгновенного получения информации, интерактивность работы с источниками информации и другие уникальные свойства делают компьютерные информационные технологии чрезвычайно привлекательными для многих потенциальных пользователей.
Объем мирового рынка информационных продуктов и услуг составляет свыше 1,5 трлн долл. США. Это вызвано бурным развитием ИТ. Постоянно появляются новые источники и средства распространения информации. Новые информационные технологии позволяют доносить со скоростью света любую информацию до потребителя. Создаются мощные международные, национальные и региональные глобальные информационные системы. Увеличивающиеся потоки информации дали основание говорить об информационном взрыве.
Региональные системы также имеют тенденцию к объединению между собой, поэтому может оказаться необходимым только одно подключение к так называемому провайдеру (англ, to provide - снабжать) информационных услуг, обеспечивающему предоставление средств связи и согласование информационных протоколов, чтобы получить через него доступ к глобальным систематизированным (отраслевым) информационным системам. Глобальные отраслевые системы также имеют тенденцию к соединению между собой. В результате большинство частных и государственных региональных, отраслевых и глобальных систем оказалось объединено между собой.
Общепланетная информационная система, получившая название Интернет (InterNet: inter - между и net - сеть), словно паутиной опутала все континенты. Отсюда и другое ее популярное название WWW (World Wide Web) - всемирная паутина или просто паутина. Сам термин "между сетей" раскрывает суть Интернета: это средства объединения разнообразных информационных сетей, включающие оборудование, программы и протоколы информационного обмена потоками информации между сетями.
Входящие в Интернет сети соединяются между собой по некоторому "кратчайшему пути", но каждая частная сеть может иметь несколько соединений с остальными сетями. При передаче потоков информации каждый информационный пакет, имеющий адрес пересылки, автоматически пересылается по кратчайшему или не загруженному в настоящий момент пути. Такая децентрализация информационных пересылок ведет к большой гибкости: при занятости или неисправности одних частей Интернета информация передается по другим.
Глобальная информационная система не имеет одного хозяина, она складывается из множества самостоятельных ячеек, объединенных каналами связи и строящихся по определенным стандартам. Различные информационные системы, в том числе закрытые или с ограничениями по доступу, посредством каналов (шлюзов) соединяются друг с другом. В результате объединения разнообразных информационных сетей создана глобальная информационная суперсистема, охватывающая всю планету Земля, которая позволяет вести информационное обслуживание по принципу "всегда и везде: 365/366 дней по 24 часа в сутки в любой точке земного шара".
Сейчас любой пользователь Интернета в России (или, как его иногда называют, Рунета) может свободно обращаться к большинству информационных ресурсов, используя Интернет или "шлюзы" доступа. Разница между этими ресурсами заключается в том, что размещенная в Интернете информация находится непосредственно в "узлах" всемирной паутины на так называемых сайтах - электронных "представительствах" или изданиях.
Некоторые информационные хранилища, имеющие огромные объемы информации (например, такие, как библиотека Конгресса США), организованы по-другому. Они используют Интернет только как средство связи с пользователями. После того как пользователь с помощью Интернета "добрался" до такого хранилища и "вошел", начинает работать специальное программное обеспечение (поисковые системы и базы данных), предназначенное для поиска и обработки данных, хранящихся в электронных архивах. Однако для пользователя все переходы через "шлюзы" между информационными сетями и различными типами программного обеспечения, как правило, "прозрачны". Он просто получает ту информацию, которую запрашивал.
Можно констатировать, что уже создан, совершенствуется и развивается сложнейший всемирный комплекс информатики: распределенная совокупность различных по мощности и комплектации компьютеров, иных информационных устройств и систем, линий связи между ними, систем коммуникации информационных сигналов. Благодаря этому комплексу любое событие или информация, предназначенные для широкого использования, практически мгновенно становятся известными в любом месте планеты Земля. Эта информация передается в реальном масштабе времени, записывается в "памяти" комплекса и может быть найдена там в любое другое время. Таким образом, человечество создало техническую основу для объединения в планетарном масштабе информации о действиях всех людей в любых сферах деятельности и в любых географических точках.
Единая планетарная информационная система содержит всю введенную в нее информацию. Для того чтобы получить нужную потребителю информацию, он должен сформулировать свой запрос. В качестве ответа пользователь может получить как саму информацию, так и описание, где она хранится. Вполне возможно, что за доступ непосредственно к информации придется платить. Однако информация есть, она доступна и ее можно использовать. В связи с этим возникает очень важный вопрос о защите прав собственности на информацию (или в более широком смысле - прав на интеллектуальную собственность, что особенно актуально в эпоху повсеместной информатизации). И именно глобализация информации делает актуальным вопрос о защите прав собственности на информацию в глобальном - всемирном масштабе.
Объединение сетей различных типов и масштабов и построение глобальной информационной системы привели к созданию принципиально новой среды бизнеса. Каждое предприятие имеет возможность объявить о своем бизнесе всему миру и включиться в мировое разделение труда. Рассматривая тенденции развития мировых рынков, можно выделить следующие основные факторы.
1. Интернационализация деятельности предприятия - проникновение зарубежных поставщиков товаров и услуг на российский рынок при одновременной возможности работы российских предприятий на зарубежных рынках.
2. Открытие новых рынков капиталов, трансформирующих традиционные инвестиционные схемы.
3. Диверсификация деятельности.
4. Углубление сегментации потребительских групп.
5. Конкуренция со стороны предприятий любой страны, находящихся в любой точке мира.
6. Возрастающее влияние технологии (прежде всего автоматизации и систем коммуникаций) на бизнес в любой индустрии.
7. Все большая степень порождения информации сразу в электронном виде, постепенный переход от бумажной обработки информации к безбумажным технологиям.
8. Возрастание конкуренции по предоставлению услуг частным лицам.
9. Развитие комплексов системных продуктов и услуг.
1.3.4. Информационные технологии как основа бизнеса
Тенденции развития информационных технологий, кратко описанные выше, приводят к появлению информационных продуктов, сочетающих в себе некоторые или даже все из перечисленных качеств. Взаимодействие пользователя с компьютером осуществляется по всем информационным каналам, доступным человеку и воспроизводимым современными компьютерами. Это речь и другие звуки, данные в виде букв и цифр на экране монитора, изображения в статике и динамике, черно-белые и цветные. В перспективе компьютеры смогут воспроизводить информацию, доступную другим органам чувств (осязанию и обонянию). При этом компьютеры смогут моделировать такие компоненты окружающей среды, влияющие на человеческое восприятие, как механические вибрации, тактильные воздействия, струи воздуха, запахи и т.д. Посредством этих воздействий человек сможет не только видеть некоторую кажущуюся реальность (виртуальную реальность) на экране компьютера (телевизора), но и ощутить влияние этой "реальности” на органы тела через шлемы, перчатки, костюмы, кресла и т.д. Для человека открывается возможность участвовать в действиях, разворачивающихся в виртуальной реальности, например получать весь комплекс ощущений от "полета" на скоростном самолете, участия в "бою" с фантастическими монстрами или игры в футбол.Проникновение этих возможностей в деловую прикладную информатику идет несколько иным путем, но в том же направлении.
Любое предприятие (корпорация) через информационную технологию активно взаимодействует с внешней средой, осуществляя эффективную обратную связь - проводя изменения в своей деятельности, вызванные изменениями во внешней среде. Активное взаимодействие предприятия с внешней средой улучшает возможности корпорации в плане повышения гибкости и оперативности реакции на изменение условий деловой среды. Предприятие, получая оперативный доступ к мировым информационным ресурсам, имеет возможность на основе изучения других рыночных продуктов (товаров и услуг) позиционировать свой товар так, чтобы отличить его, выделить и представить потребителю в привлекательном виде.
Активное влияние информационных технологий на деятельность предприятия не только при выполнении учетных или моделирующих функций, но и непосредственно в производственной сфере (в сфере основного бизнеса) проявляется в том, что предприятие может рассматриваться как производственная система, "управляемая" рынком при посредстве информационных технологий. Если принять такой подход к деятельности предприятия, то роль управленцев (руководства) предприятия сводится к тому, чтобы с минимальными искажениями и с максимальной оперативностью "транслировать" поступающие через внешнюю информационную систему "сигналы" от рынка (в сущности, запросы потребителей) во внутреннюю информационную систему предприятия, управляющую производством.
Выделим пять областей, где предприниматель, проводя наблюдения и анализ, может найти и применить инновации:
• создание нового товара, услуги;
• использование нового сырья;
• применение новой технологии;
• новая организация предпринимательского дела;
• формирование нового рынка.
Все указанные пять областей инноваций порождают практически неограниченное информационное поле предпринимательских идей. Речь идет только о том, чтобы увидеть эти предпринимательские возможности. И если раньше для того, чтобы увидеть (осознать) возможные инновации, предпринимателю или изобретателю требовалось "озарение" или "вдохновение", то сейчас для этого достаточно иметь квалифицированно поставленную задачу информационного поиска. Когда собрана, систематизирована и изучена вся доступная важная и достоверная информация о предполагаемой инновационной сфере, использование ее становится в значительной степени ’’делом техники”. Собранная информация анализируется по различным критериям на основе имеющегося опыта, ресурсов и намерений. Этот анализ позволяет определить:
• что уже есть на рынке и активно используется потребителем;
• что и как можно изменить, чтобы получить новый социальноэкономический эффект;
• чего нет, но что может быть востребовано рынком.
Именно глобализация информации существенно облегчает задачу осуществления инновационной деятельности. Ведь исследуя рынок, можно не ограничиваться одной страной. Уровень развития стран разный, особенности национальных и региональных рынков тоже разные. Поэтому то, что давно стало привычным на одном рынке или по каким-либо причинам отвергнуто этим рынком, вполне успешно может быть использовано на другом рынке.
Статистика работы многих преуспевающих фирм США, Японии, Германии, Тайваня и ряда других стран дает много примеров успешных фирм, создающихся и успешно работающих на базе именно такого подхода к инновациям. Разумеется, процесс использования чужих научных и технологических достижений не столь прост, чтобы его можно было охарактеризовать схемой ’’пришел - увидел - воспроизвел”. Современная информатика в принципе обеспечивает доступ потребителей к технологиям и научным знаниям, накопленным во всем мире. Однако только в немногих странах знания становятся реальным рычагом экономики. Можно предположить, что всем другим странам не хватает свойственной Западу способности превращать научные знания в практические дела - способности, которая зависит от внутреннего склада самих людей и от общественного устройства страны, где они проживают.
В идеале стопроцентно точное улавливание ’’сигналов” от рынка может вообще избавить управленцев от принятия решений, например, об ассортименте выпускаемой продукции или о ее количестве. Некоторые сторонники этого подхода считают, что следующим этапом развития информационных технологий станет появление электронных или кибернетических корпораций (киберкорпораций), в которых решение большинства управленческих вопросов возьмут на себя компьютеры, оснащенные мощными АИС с элементами искусственного интеллекта.
Киберкорпорация (или eCorporation - электронная корпорация) -это не пассивный участник рыночных отношений, а экономический субъект, постоянно изучающий изменения в жизни и вводящий инновации в деятельность, чтобы завоевать, удержать и укрепить свои позиции на рынке. Наиболее радикально настроенные футурологи даже прогнозируют постепенное замещение традиционных форм ведения производственной и коммерческой деятельности тотальным общением через Интернет, где покупатели и продавцы будут находить друг друга, осуществлять сделки и производить платежи. Число киберкорпораций будет возрастать по мере развития электронной коммерции.
Электронная коммерция (или еСоттегсе) - это ведение бизнеса через Интернет. В середине 1990-х гг. многие компании начали вкладывать деньги в развитие торговли через Интернет. Появились масштабные проекты электронных предприятий, т.е. предприятий, существовавших в виртуальном пространстве и только в виртуальном пространстве ведущих свои операции. И хотя наиболее смелые прогнозы быстрого и бурного бизнеса в Интернете и вытеснения электронной коммерцией обычного бизнеса не оправдались, тем не менее в электронной коммерции наблюдаются неуклонный рост оборотов и расширение сфер электронных бизнесов. Возможно, после решения ряда технических проблем, таких, как создание простых и удобных платежных систем, этот рост усилится и в недалеком будущем покупки товаров через Интернет станут таким же привычным делом, как сегодня получение по сети какой-либо информации. Это тем более вероятно, что многие страны сегодня идут по пути создания электронного правительства.
Электронное правительство (или eGovernment) - это широко распространенный сегодня термин, которым обозначаются национальные программы информатизации различных стран. Такие программы есть практически во всех европейских странах, причем национальные программы координируются в рамках единой программы "Электронная Европа". Примером создания электронного правительства может служить масштабная программа модернизации и реконструкции системы государственного управления, принятая в Великобритании. Целью этой программы является преобразование деятельности государственного аппарата управления на базе использования современных информационных технологий. В настоящее время большинство услуг, предоставляемых гражданам правительством Великобритании, стало доступно через Интернет и другие информационные системы.
Аналогичные программы реализуются в других европейских странах. Конечная цель программы "Электронная Европа" - создание в Европе "самой динамичной и конкурентоспособной экономики в мире". Главным фактором успеха в достижении этой цели признано полное использование возможностей, которые открываются перед "новой экономикой" в связи с развитием электронной коммерции и сети Интернет. При этом учитываются в первую очередь интересы граждан европейских стран, в том числе особое внимание уделяется обеспечению удобства доступа к государственным сайтам людей с ограниченными возможностями и особыми потребностями.
По прогнозам международной исследовательской организации IDC (International Dataquest Согр.) в ряде национальных проектов будут использоваться специальные технологии, такие, как системы распознавания речи и система Брайля, для чего будут разработаны специальные интерфейсы пользователя.
Для получения общей картины продвижения проекта "Электронная Европа" принята система тестов, по которой дважды в год оцениваются результаты, полученные каждой из стран-участниц программы. Эти тесты проводятся по двенадцати тестовым категориям для граждан и восьми - для частных компаний:
• для граждан - подоходный налог, поиски работы, отчисления на социальное обеспечение, личные документы (паспорта и водительские права), регистрация автомобилей, заявки на строительство, показания для полиции, публичные библиотеки, свидетельства (о рождении и регистрации брака), поступление в высшие учебные заведения, изменение места жительства и услуги в области здравоохранения;
• для частных компаний - социальные отчисления, налог на доходы корпораций, НДС, регистрация новых компаний, статистическая отчетность, таможенные декларации, разрешения, связанные с охраной окружающей среды, и поставки для государственных организаций. ,
Новая экономика изменяет традиционные бизнес-модели и потребности пользователей. Создание "открытого" электронного правительства должно не только облегчить общение граждан с правительством по принципу "одного окна", когда на одном сайте человек сможет получить ответы на все интересующие его вопросы, но и радикальным образом изменить сами принципы и методы работы чиновников. Ведь для того чтобы электронное правительство могло работать так же, как киберкорпорация, необходимо в работе чиновников реализовать такие же принципы, что и в работе любой коммерческой структуры. Значит, бизнес-процессы бюрократического аппарата должны быть перестроены для наиболее эффективного обслуживания клиентов, которыми и являются граждане страны. Преобразование деятельности государственных служб - серьезная задача, и для достижения целей программы "электронного правительства" необходимо наличие твердой политической воли по ее реализации.
1.4. Функциональные и обеспечивающие информационные подсистемы
Информационные системы в зависимости от целевого назначения подразделяют на функциональные и обеспечивающие подсистемы (далее для краткости будет использоваться термин "система"):Функциональные системы ориентированы на выполнение конкретных функций по сбору, обработке, анализу и представлению конкретной экономической информации, обеспечивающие системы - на поддержку выполнения таких функций, а также обеспечение функционирования системы в целом.
Рассмотрение обеспечивающих систем будет концептуальным в том числе и потому, что эти системы рассматриваются в базовых курсах информатики. Классификация основных типов обеспечивающих информационных систем приведена на рис. 1.6.
Далее кратко рассмотрим основные составляющие обеспечивающих подсистем.
В связи с тем что технические (аппаратные) средства принято рассматривать в специализированных дисциплинах, большее внимание сосредоточим на программных средствах, реализующих те или иные функции сбора, ввода, хранения, защиты и обработки информации. Нет сомнений, что все основные функциональные задачи, решаемые персоналом компаний в процессе бизнес-деятельности, основываются именно на перечисленных функциях, связанных с выполнением операций по обработке различных данных, однако сама обработка требует поддержки остальных функций.
• производительность вычислительных средств удваивается каждые 18 мес.;
• пропускная способность линий связи удваивается каждые 18 мес.;
• число пользователей информационных сетей удваивается в течение 12 мес.
За первые 35 лет развития информатики производительность оборудования для обработки информации увеличилась в 1 млн раз, а стоимость обработки снизилась в 100 млн раз по отношению к ручному счету. Специалисты прогнозируют дальнейшее снижение стоимости вычислений и снижение стоимости передачи сигналов по линиям связи при увеличении скорости передачи.
Микросхемы и микропроцессоры. Электронный блок, размещенный внутри миниатюрного корпуса, получил в нашей стране название микросхемы, а за рубежом - чипа. Процессор компьютера -основное устройство обработки данных, - расположенный на одной микросхеме, получил название микропроцессор. Фирма Intel, США, которая изобрела микропроцессор, и поныне является крупнейшим их производителем в мире. Только компьютеров с микропроцессорами этой фирмы произведено сотни миллионов штук, количество транзисторов в одном кристалле насчитывет сотни тысяч, а быстродействие составляет десятки гигагерц.
На Intel приходится около 80 % всех произведенных в мире персональных компьютеров. Эта компания является законодателем правил построения микропроцессоров или их архитектуры. Помимо фирмы Intel производством Intel-совместимых микропроцессоров занимаются некоторые другие компании, наиболее крупной из которых является AMD (Advanced Micro Devices).
Архитектура Intel не является единственной. Второй микропроцессорной архитектурой, на которой строятся персональные компьютеры, является архитектура, предложенная фирмой Apple (компьютеры Macintosh или сокращенно Мае). Компьютеры Macintosh применяются в основном для обработки изображений, в полиграфии и издательской деятельности. Для некоторых специализированных систем разрабатываются и производятся относительно небольшими партиями самые быстрые микропроцессоры серии Alpha (разработанные фирмой Digital) и ряд других, используемых в основном для построения быстродействующих серверов.
Компьютеры. Ядром любой информационной системы или системы обработки и передачи данных являются компьютеры. Иерархия современных компьютеров приведена ниже.
1. Мультипроцессорные системы, в том числе для параллельной обработки.
2. Суперкомпьютеры.
3. Большие компьютеры (mainframes).
4. Мини-компьютеры.
5. Серверы:
• многопроцессорные;
• однопроцессорные.
6. Персональные компьютеры:
• ІВМ-совместимые;
• компьютеры фирмы Apple Computer.
7. Рабочие станции и автоматизированные рабочие места:
• графические станции;
• бездисковые станции.
8. Портативные компьютеры (класса Notebook) и миниатюрные компьютеры.
9. Отказоустойчивые компьютеры (промышленные компьютеры, бортовые ЭВМ) и специализированные вычислительные устройства.
Наиболее распространенными в информационных системах предприятий являются персональные компьютеры и серверы. Персональные компьютеры - компьютеры массового применения, настольные, миниатюрные и носимые устройства. Помимо производительности (или быстродействия микропроцессора) компьютеры характеризуются объемом оперативной и постоянной (дисковой) памяти. Общее правило гласит, что производительность компьютера тем больше, чем выше быстродействие процессора и больше объем оперативной памяти. Для общего обозначения типа микропроцессора, объемов оперативной и дисковой памяти и наличия других устройств используется термин конфигурация. Описание конфигурации компьютера - это фактически его паспорт. Конфигурация компьютера в значительной степени влияет на то, какое программное обеспечение можно на нем устанавливать. Более мощное программное обеспечение требует больших аппаратных ресурсов.
1.4.2. Периферийные устройства и локальные сети
Помимо компьютера в любой информационной системе используются периферийные устройства - принтеры, сканеры, устройства внешнего хранения, устройства связи и т.д. По способу использования периферийные устройства могут быть либо индивидуального пользования, либо коллективного. К устройствам коллективного пользования (или коллективного доступа) относятся такие периферийные устройства, к которым по локальной сети могут обращаться пользователи с разных компьютеров. Оборудование для локальных сетей позволяет объединять в информационные сети различное число компьютеров. На небольших предприятиях это единицы компьютеров, установленные в одном офисе. На крупных предприятиях в сети могут объединяться сотни и тысячи компьютеров, причем установленных в разных городах или даже странах. Естественно, для разных сетей требуется оборудование различной сложности и мощности.Для того чтобы разные устройства могли работать вместе (или были аппаратно совместимыми), разрабатываются специальные стандарты на аппаратные интерфейсы (средства сопряжения) и передаваемые между устройствами сигналы, в соответствии с которыми изготовляется новое оборудование. Интерфейс - это граница раздела двух систем (подсистем), устройств (блоков) или программ (подпрограмм). Иначе - это сопряжение частей средств информатики (информации (данных), программ, аппаратуры), в которых все информационные, логические, физические и электрические параметры отвечают предварительно выработанным соглашениям. И именно через стандартизацию интерфейсов обеспечивается достижение совместимости.
Стандартизация интерфейсов позволяет использовать новые устройства, развивая существующую на предприятии компьютерную систему, объединяющую устройства хранения, обработки и передачи информации. Зачастую для установки нового устройства достаточно просто подключить его к компьютеру или локальной сети по принципу "plug and play” - включи и работай. Возможность постепенного расширения конфигурации компьютерной системы за счет новых устройств (модулей) закладывается и в современных информационных системах. Модульная методология проектирования информационных систем позволяет не только наращивать возможности установленных на предприятиях систем по мере роста потребностей предприятия, но и строить системы разнообразных конфигураций, учитывающих специфические задачи отдельного предприятия.
1.4.3. Программные средства информатизации
Компьютеры представляют собой программно-управляемые устройства. Для работы любого компьютера, сети компьютеров или информационной системы необходимо программное обеспечение, которое состоит из нескольких классов и типов (табл. 1.1).ориентированные
предметных
областей
Faktura.ru
БД "Банки и финансы"
Интегрированные
пакеты
Презентационные
Microsoft Office
Lotus Notes
Power Point
ные
SPSS
Statistica
Коммуникационные
Переводчики
Money for Windows
Cc-Mail Work Group
NetScape Collabra
ABBYY Lingvo
Stylus General for Windows
CorelDraw
AutoCAD
AutoVision
Для работы пользователей используется прикладное обеспечение -программы для решения определенных типов задач.
Эти программы-приложения охватывают практически все сферы деятельности человека, в которых используется компьютер. Для разработки прикладных программ используются специальные программные средства, которые так и называются - средства разработки. Как правило, большинство пользователей работают с прикладными программными пакетами. Они замечают работу операционной системы или средств управления сетью только тогда, когда с этими системами возникают проблемы. Со средствами разработки обычные пользователи не сталкиваются никогда.
Множество фирм в разных странах разрабатывает прикладные программы для пользователей. На каждом сегменте рынка можно найти десятки программ, предназначенных для решения каких-либо типов задач. Общее число существующих в мире программ подсчитать практически невозможно, поскольку рынок находится в движении и постоянно появляются новые программы. Однако, когда возникает задача выбора конкретного программного продукта, который будет использоваться на предприятии, эта задача вполне разрешима, так как в рамках одного сегмента продуктов гораздо меньше. Для того чтобы правильно выбрать тот продукт, который удовлетворит потребности именно данного предприятия, необходимо прежде всего корректно определить, в чем заключаются эти потребности. В большинстве случаев для решения задач предприятия можно воспользоваться стандартным (или коробочным) программным обеспечением. В случае если задачи, которые необходимо решить, настолько специфичны, что не подойдет ни один из известных программных продуктов, выходом может быть разработка собственной системы или заказ разработки новой (или доработки существующей) системы у фирмы-разработчика.
Учитывая то, что потребности предприятий могут различаться, фирмы-разработчики в большинстве программных продуктов не только реализуют основные типовые задачи, но и предусматривают возможность настройки программы под специфические особенности конкретного предприятия. Возможность настройки приводит к появлению в программных продуктах избыточных функций, которые на каких-то предприятиях не используются вообще, но устраняют необходимость частой доработки программ. Поэтому необходимость доработки программных продуктов возникает только у предприятий, которым необходимы какие-то специфические функции программного обеспечения.
1.5. Индустрия информатизации
Индустрия информатизации - это собирательное понятие, охватывающее различные виды деятельности: разработку и производство аппаратных и программных средств, используемых для построения информационных систем, оказание услуг по их настройке и внедрению, а также по информационному наполнению самих информационных баз (или баз данных). Рассмотрим подробнее различные составляющие индустрии информатизации.1.5.1. Рынок средств информатизации
Современное общество часто называют информационным. Бурлящий океан информации окружает человека 24 часа в сутки. Информация поступает по радио, телевидению, компьютерным сетям и по другим каналам. Индустрия информатизации - это в действительности несколько отраслей, включающих производство информации как таковой, производство средств обработки информации (программного обеспечения) и производство оборудования, на котором будет работать это программное обеспечение.Внутри каждой из этих отраслей существует большое число сегментов товаров и услуг, на которых специализируются те или иные фирмы.
Основу рынка информатизации (рис. 1.7) составляют поставщики оборудования и программного обеспечения.
Сервисные фирмы могут осуществить комплектацию и поставку оборудования (приобретение его у поставщиков) по заказу предприятия-заказчика. В более сложных случаях, когда потребности предприятия в средствах информатизации достаточно специфические и объемные, предприятия привлекают фирмы, называемые системными интеграторами. Системные интеграторы берут на себя разработку проекта аппаратной части и состава программного обеспечения будущей информационной системы предприятия, комплексную поставку оборудования, его установку, запуск, обучение работников предприятия и дальнейшее сервисное обслуживание установленной системы.
Сегмент программного обеспечения рынка информатизации также четко структурирован. Предприятие может приобрести продукты, выпускаемые поставщиками программного обеспечения непосредственно у поставщиков или через их дилерские сети. Например, компания Microsoft, разработчик операционных систем Windows и прикладного программного обеспечения для подготовки деловых документов MS Office, как правило, не продает свои продукты конечным пользователям напрямую. Операционные системы Windows поставляются вместе с компьютерами в предустановленном виде или через дилеров, так же как и офисные программы Word, Excel, PowerPoint, Outlook, входящие в пакет MS Office.
Стандартное программное обеспечение продают дилеры (торгующие так называемым коробочным ПО) и внедренческие или консалтинговые фирмы. Внедренческие фирмы не только продают предприятию какие-то программные продукты, но и выполняют их настройку в пределах заложенных в эти продукты возможностей по настройке, консультируют работников предприятия по их использованию, а иногда и проводят систематическое обучение работе с этими продуктами. Как правило, если внедренческая фирма установила какой-либо программный продукт, она же в дальнейшем осуществляет его техническую поддержку и сопровождение. В некоторых случаях консалтинговые и внедренческие фирмы осуществляют и поставку оборудования, играя роль системного интегратора. Если стандартное программное обеспечение не удовлетворяет предприятие и требуется написание специализированных программ, с этой задачей могут справиться специализированные фирмы-разработчики, разрабатывающие программные продукты по заказам. При принятии решения о заказной разработке необходимо учесть многие риски, с которыми сталкивается в этом случае предприятие. Разработка программного продукта "с нуля" - это долгий процесс с зачастую слабо прогнозируемым результатом. Поэтому если предприятие провело исследование рынка программных продуктов и оказалось, что готового продукта, полностью удовлетворяющего потребности предприятия, нет, то наиболее оптимальным решением может быть приобретение наиболее подходящего программного продукта с дальнейшей его доработкой фирмой-разработчиком.
1.5.2. Выбор программных и аппаратных средств информатизации
Когда возникает необходимость в установке каких-либо средств автоматизации, необходимо предварительно четко определить, кто и как будет использовать их. Число пользователей, интенсивность применения программных продуктов, объемы обрабатываемых данных, возможность коллективного доступа к программным продуктам, необходимость ограничения прав доступа и другие параметры влияют не только на выбор программного обеспечения, но и на то, какое оборудование целесообразно использовать. Возможности (или характеристики) оборудования должны соответствовать требованиям к аппаратным ресурсам, которые предъявляет программное обеспечение. Общее правило таково, что чем сложнее и современнее программное обеспечение, тем больший объем аппаратных ресурсов (производительности процессора, оперативной и дисковой памяти, скорости передачи данных по сети и т.д.) необходим ему для нормальной работы. Поэтому при покупке программного обеспечения всегда встает вопрос о том, насколько соответствует имеющееся на предприятии оборудование требованиям приобретаемого программного обеспечения. В случае когда ресурсов оборудования недостаточно, может потребоваться его модернизация или замена на более производительное.Все программное обеспечение можно разделить на две неравные группы: стандартное (или коробочное ПО) и заказное ПО. Большинство типовых задач по информатизации работы пользователей решается стандартным ПО. Благодаря возможности настройки стандартное (коробочное) ПО может быть легко адаптировано к конкретным потребностям практически любого пользователя. Ситуации, когда коробочное ПО не совсем удовлетворяет требования пользователей, возникают достаточно редко. В таких случаях фирма-разработчик или консультант-внедренец выполняет его доработку, если объем этой доработки не превышает разумные пределы. Если стандартное ПО, имеющееся на рынке, не удовлетворяет требованиям какого-либо предприятия, то у предприятия существуют два пути решения проблемы информатизации своей деятельности: обратиться к фирме-разработчику программных продуктов за специализированной (заказной) системой, которая будет специально разработана для этого предприятия, или самостоятельно заняться разработкой системы, используя для этого своих работников (программистов) и своих постановщиков задач (бизнес-аналитиков), которые будут ставить задачи программистам, анализируя потребности предприятия в целом и его отдельных подразделений.
При выборе средств информатизации чрезвычайно важно правильно определить информационные потребности предприятия, условия, в которых будет эксплуатироваться система, а также ожидаемые результаты от внедрения системы. Ответить на эти вопросы необходимо, поскольку от корректно поставленной задачи зависит степень соответствия полученной в итоге системы действительным потребностям предприятия. Поэтому постановка задачи является первым необходимым шагом в процессе создания (или совершенствования) информационной системы предприятия.
Постановка задачи информатизации предприятия - весьма кропотливая работа, особенно если конечной целью информатизации является создание на предприятии единой информационной среды.
Итогом такой работы должно стать понимание руководителями предприятия того, что и зачем нужно сделать на предприятии для построения эффективной информационной системы. В формализованном виде это понимание закрепляется в документе, который обычно носит название техническое задание. Это название не должно пугать руководителей и тем более не является оправданием для их нежелания участвовать в разработке этого документа, как это иногда случается. Ссылки на то, что техническими вопросами должны заниматься технические специалисты, в данном случае несостоятельны, поскольку главной задачей любой информационной системы является обеспечение информацией в первую очередь руководителей предприятия.
Академик В.М. Глушков еще на заре развития вычислительной техники в СССР сформулировал "принцип первого лица", который заключается в том, что информационные потоки, проходящие через любую информационную систему, должны соответствовать потребностям "первого лица" - потребителя информации. Естественно, что лучше самого первого лица вряд ли кто-нибудь сможет сформулировать его информационные потребности. При этом под первым лицом понимается не только руководитель предприятия. На каждом уровне управления есть свое первое лицо, информационные потребности которого должны быть отражены в техническом задании при постановке задачи информатизации предприятия. В противном случае процесс внедрения системы рискует затянуться на годы из-за бесконечных нестыковок и доработок.
Специфичность информационных потребностей первых лиц предприятий нашла отражение в том, что в последние годы появился даже особый тип программных продуктов - информационные системы руководителя (EIS - Executive Information System), выпускающиеся как в виде модулей больших интегрированных информационных систем, так и в виде самостоятельных программных продуктов. Целевая ориентация подобных систем предопределяет ряд характеристик, которыми они должны обладать и которые более подробно рассмотрены в главе 2.
В процессе постановки задачи по информатизации предприятия и внедрения новых информационных технологий следует продумать и принять решения по следующим основным вопросам.
1. Как построены действующая информационная система и действующий документооборот?
2. Какие актуальные задачи не решаются или решаются недостаточно эффективно в рамках действующей информационной системы и документооборота?
3. Как должна быть построена более рациональная информационная технология?
4. Может ли быть улучшена действующая система или необходима радикальная замена ее на новую?
5. Какие программные системы (пакеты прикладных программ) могут обеспечить реализацию рекомендаций, полученных в п.З и 4?
6. Существует ли на рынке подобное стандартное (коробочное) программное обеспечение?
7. Какие специальные задачи потребуют доработки или целевой разработки (программирования) вследствие специфики бизнес-процессов предприятия?
8. Какие новые аппаратные средства необходимы для построения новой информационной системы?
9. Какова примерная полная стоимость продуктов и услуг, которые будут приобретены в процессе построения новой информационной системы?
10. Какой технико-экономический эффект ожидается от построения или реорганизации информационной системы предприятия?
Разумеется, при реальной работе по составлению технического задания возникнет множество дополнительных вопросов, детализирующих текущую ситуацию на предприятии и требования к новой информационной системе. Более того, достаточно часто в результате подготовки технического задания выясняется, что какие-то работы или виды деятельности на предприятии целесообразно делать по-другому, иначе внедрение новой информационной системы не принесет ожидаемого эффекта. Тогда помимо внедрения информационной технологии возникает задача проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов - это современный подход к совершенствованию работы предприятия, при котором все операции предприятия группируются в связанные технологические цепочки (бизнес-процессы), имеющие свои начало и конец. У каждого бизнес-процесса есть инициатор, исполнитель и заказчик (потребитель). Управление бизнес-процессом может осуществляться менеджером, но может происходить и "автоматически" за счет такой организации бизнес-процесса, при которой его выполнение и качество "контролируются" либо инициатором, либо потребителем результатов выполнения бизнес-процесса.
На многих предприятиях существуют разрывы или дублирования в реализации бизнес-процессов, если различные подразделения выполняют самостоятельно свои бизнес-операции, тогда как в действительности эти операции являются частями одного бизнес-процесса.
Разрыв бизнес-процесса приводит к тому, что исполнители некоторых операций, не видя их конечного результата (получаемого при завершенности бизнес-процесса), могут считать эти операции бессмысленными и не стремиться качественно выполнять их. Целью реинжиниринга бизнес-процессов является выстраивание таких цепочек выполняемых на предприятии операций, в которых будут устранены лишние операции (в том числе неоправданные дублирования) и разрывы. Для каждого бизнес-процесса определяются инициатор, исполнитель, заказчик и менеджер (хотя какие-то из этих ролей иногда могут объединяться). Выстроенные таким образом бизнес-процессы фактически представляют собой деловую и производственную технологию работы предприятия.
Методология построения или реорганизации информационно-управляющей системы предприятия включает несколько этапов. Прежде всего осуществляются обследование и анализ структурных подразделений организации в целях определения функциональных задач, функционального взаимодействия, внутреннего документооборота, информационных потоков и информационного взаимодействия, применяемых средств автоматизации. На основе анализа этой информации разрабатываются функционально-информационные модели технологии работы подразделений и затем выполняется объединение функциональных моделей технологий работы подразделений в единую функциональную модель технологии работы организации, а также создается информационная модель единого документооборота организации. В результате проведения этого комплекса работ формулируются предложения по совершенствованию организационной структуры и технологии.
Для создания самой информационной системы целесообразно использовать стандартные пакеты прикладных программ автоматизации бизнеса:
• корпоративного документооборота и деловых операций по информационной технологии "клиент-сервер";
• управления электронными документами;
• проектирования, моделирования и анализа сложных информационных систем;
• экономического (стоимостного) анализа деятельности;
• организации и оценки эффективности новых технологий;
• разработки систем поддержки принятия решений.
Для проектирования информационной системы и выполнения реинжиниринга бизнес-процессов предприятия используются специальные методологии и программные средства. Одной из основных является разработанная еще в 1970-х гг. методология SADT (струк-
турного анализа и системного проектирования), с самого начала ориентированная на проектирование не только программ, но и систем любого класса и назначения.
Методология функционального моделирования IDEF рассматривает организацию в аспекте выполняемых в ней процедур. Модели IDEF состоят из функциональных блоков, причем в качестве входных данных могут выступать и люди - сотрудники организации. Исследование деятельности предприятия с помощью этой модели включает три этапа: создание модели предприятия ’’как есть”; поиск в ней дублируемых функций, дублируемой информации и т.д. и, наконец, составление модели "как должно быть”. В результате исследования выдаются рекомендации руководству по изменению структуры и стиля работы предприятия.
Организационная структура предприятия не обязательно должна соответствовать структуре бизнес-процессов. Одно подразделение может выполнять несколько бизнес-процессов, а несколько подразделений - один. А вот структура информационной системы должна соответствовать структуре бизнес-процессов предприятия и обеспечивать участников бизнес-процессов информацией в соответствии с их ролями (функциями). Поэтому одного технического задания на информационную систему недостаточно для построения действительно эффективной и полезной информационной системы на предприятии. Необходим проект информатизации деятельности предприятия, в котором помимо технических параметров информационной системы (таких, как программное обеспечение и оборудование) будут отражены другие аспекты, связанные с созданием и работой информационной системы. Некоторые из аспектов, которые необходимо учитывать в проекте информатизации предприятия, приведены ниже:
• функциональный, обеспечивающий выполнение функциональных бизнес-процессов предприятия и согласованное взаимодействие исполнителей "на стыках” взаимосвязанных бизнес-процессов;
• организационный, позволяющий рационально распределить ответственность и права доступа работников предприятия к информации и функциональным блокам информационной системы;
• программной совместимости, делающий возможным функционирование разнотипного программного обеспечения, установленного на предприятии, в функционально полном комплексе подсистем единого информационного пространства;
• информационной насыщенности, обеспечивающий генерирование и доступ именно к той информации, которая необходима участникам бизнес-процессов для выполнения своей работы.
Ввиду разноплановости задач, решаемых информационной системой предприятия, для крупных предприятий вряд ли возможно найти (да и едва ли целесообразно) интегрированный программный комплекс, имеющий возможность выполнять все необходимые предприятию задачи. В связи с этим при разработке проекта информатизации предприятия следует с самого начала определить, что конечной целью информатизации предприятия является создание единого информационного пространства путем объединения совместимых между собой функционально специализированных программных продуктов. Интегрирование готовых продуктов позволит существенно снизить затраты на разработку, внедрение и эксплуатацию комплексной системы, сократить время на ее внедрение, повысить надежность и эффективность.
В настоящее время на рынке существует достаточно много однотипных программных продуктов, позволяющих решать функциональные задачи предприятия. Поскольку эти продукты используют разные программные платформы (операционные системы, базы данных), существует возможность выбора тех продуктов, которые будут совместимы между собой, т.е. будут работать на одной системной платформе и смогут при необходимости обмениваться данными. Эти программные продукты будут "стыковаться" в единую информационную систему, работающую на той платформе, которая будет принята в качестве стандартной для предприятия. Обычно стандартной является платформа, на которой работает центральная информационная система предприятия.
Центральная информационная система также может быть модульной, т.е. состоять из отдельных частей (программных модулей), которые настраиваются и начинают использоваться в работе предприятия по определенному плану или по мере необходимости. При этом для внедрения системы не обязательно ждать подключения (настройки) всех модулей. Достаточно будет ввести в строй центральный модуль (ядро) системы, и система может вводиться в эксплуатацию и давать отдачу. Построенные по модульному принципу системы позволяют (помимо применения собственных модулей) интегрировать в единой информационной среде данные, получаемые из различных источников, например из бухгалтерских программ, различных программ для расчета каких-либо показателей, отчетов и т.д. Кроме того, такой подход позволит развивать систему в будущем при изменении потребностей предприятия путем изменения состава модулей и обеспечит возможность экономически эффективного внедрения и эксплуатации системы.
1.5.3. Внедрение информационной системы на предприятии
Для успешного создания сложных систем, к которым относятся информационные системы уровня предприятия, недостаточно иметь только современные платформы и средства, а также методологии проектирования таких систем. Анализ показал, что большинство неудач связано с отсутствием или неправильным применением методологии проектирования информационных систем.Поэтому при выборе поставщика информационной системы необходимо обращать внимание на его опыт в выполнении подобных проектов. При выборе зарубежного поставщика комплексных решений надо иметь в виду, что расходы на обследование, внедрение, консультирование и сопровождение в 2 - 3 раза перекрывают цену самой системы. Отечественные разработки ориентированы на российскую систему учета и управления, способны быстро реагировать на постоянно изменяющееся российское законодательство, находятся в непосредственной близости, поэтому специалисты-разработчики могут работать на территории заказчика. Кроме того, стоимость отечественных систем может быть в несколько раз ниже аналогичных западных.
Избыточность готовых функций (а не возможностей) позволяет быстро выполнять заказы предприятий среднего масштаба одной отрасли. Для выполнения же заказов крупных предприятий необходимо учесть специфику предприятия, зависящую от многих факторов, в том числе и от масштабов деятельности предприятия. Чем более сложные задачи стоят перед внедряемой на предприятии информационной системой, тем больше вероятность, что полностью подходящей информационной системы на рынке найти не удастся, и наиболее разумным решением будет разработка системы на заказ.
У предприятия есть выбор из шести основных вариантов решений, как информатизировать свою деятельность с помощью средств и услуг, предлагаемых рынком информатизации:
• разработка информационной системы силами сотрудников предприятия, для чего необходимо наличие собственных квалифицированных специалистов или целых подразделений;
• приобретение отдельных модулей программно-аппаратных средств на рынке средств информатизации, самостоятельное построение и внедрение информационной системы;
• сотрудничество с консалтинговыми (консультационными) или внедренческими компаниями, которые консультируют заказчика по выбору средств информатизации и могут выполнить поставку и настройку программных средств, взяв на себя дальнейшее сопровождение установленной системы;
• сотрудничество с предприятиями-поставщиками программных средств по доработке и внедрению типовых продуктов;
• сотрудничество с предприятиями-разработчиками программных продуктов в целях разработки полностью заказной системы;
• сотрудничество с предприятиями-системными интеграторами, принимающими на себя обязательство по комплексному проектированию информационной системы, поставке оборудования и внедрению аппаратной части информационной системы. Иногда системные интеграторы принимают на себя обязательства и по поставке программного обеспечения информационной системы.
В последние годы все меньше предприятий выбирают путь создания собственной системы ввиду его сложности, большой длительности, трудоемкости и непредсказуемого результата. Однако иногда трудно выбрать необходимый и достаточный комплект для решения проблем конкретной компании, поскольку продвигаемые на российском рынке разработки создаются не именно для данной компании, а с учетом запросов некоего усредненного пользователя. Наличие на рынке широкого спектра программно-аппаратных средств информатизации и большого числа компаний, оказывающих услуги по информатизации, позволяет предприятию выбрать наиболее удобную для него форму взаимодействия с рынком.
Конкретные примеры автоматизированных информационных систем различной направленности, применяемых в деятельности современных предприятий, описываются в следующих главах.
1.6. Государственная программа информатизации
Во многих странах развитие отрасли информационных технологий оказывает позитивное воздействие на экономику в целом. Правительства уделяют большое внимание этому сектору, принимая на государственном уровне законы и программы, способствующие его успешному развитию.Для использования в полной мере преимуществ, которые дает обладание информацией, государству необходимо принимать активное и непосредственное участие в решении основных задач информатизации общества.
Эти задачи связаны с созданием информации, организацией ее хранения в доступном виде и использованием. Но самой главной задачей государства является обеспечение условий, при которых все субъекты, создающие и использующие информацию, будут заинтересованы в развитии информатизации и будут сами стремиться внести в этот процесс свой вклад.
В среднем на планете компьютеры имеют менее 5 % населения. В начале 2003 г. к Интернету было подключено всего около 100 млн компьютеров (т.е. менее 2 % населения имеют постоянный доступ к сети). Однако необходимо иметь в виду, что если под информационными технологиями понимать средства доставки информации потребителям, то "традиционные" информационные технологии - пресса, радио и телевидение - пока вне конкуренции, и еще долго степень охвата населения телевидением и радиовещанием будет несравнима с числом пользователей компьютеров, локальных и глобальных информационных сетей.
Почему же столько внимания уделяется именно компьютерным информационным технологиям? Видимо, потому, что компьютерные технологии обладают принципиальными преимуществами перед традиционными информационными технологиями, открывают качественно новые возможности для развития общества, государства, экономики, бизнеса и каждого человека.
Эти новые возможности проявляются как в жизни и деятельности государства, предприятий (представляющих экономику страны) и граждан, так и во взаимодействии этих трех групп между собой.
1.6.1. Федеральная целевая программа "Электронная Россия"
Для того чтобы не оказаться за пределами всемирного информа-тизационного процесса, России тоже необходимо активно развивать средства и технологии информатизации общества не только на уровне предприятий и корпораций, но и на государственном уровне.В России нет крупных компаний или предприятий по производству компьютерной техники и ИТ-оборудования. В 2000 г. в России на 100 жителей приходилось 22 телефонные линии (для сравнения: 61 - в Германии, 70 - в США). Парк персональных компьютеров в России в 2000 г. был меньше, чем в Бразилии и Мексике; три четверти россиян, опрошенных в январе 2001 г., никогда не пользовались компьютером.
Развитие русской части Интернета отстает от развития Интернета в западных, а также ведущих развивающихся странах, таких, как Малайзия. На "новые технологии" приходится порядка 1% российского валового внутреннего продукта (ВВП), а уровень их развития не соответствует степени их важности для России.
Необходимы целенаправленные усилия государства по поддержке и развитию сектора информационных технологий. В январе 2002 г. утверждена федеральная целевая программа "Электронная Россия" (далее - ФЦП, ФЦП "Электронная Россия"), которая направлена на существенное ускорение процесса внедрения информационных технологий в правительстве, бизнесе и обществе (рис. 1.8).
1. Создание и развитие инфраструктуры информатизации. При трехкратном отставании России даже по числу обычных телефонных линий на душу населения ситуация с современными каналами связи, обладающими высокой скоростью передачи информации и позволяющими передавать большие объемы информации, вообще не идет ни в какое сравнение с тем, что есть в развитых странах. Но инфраструктура - это не только непосредственно линии передачи данных, это и оборудование для обработки данных, средства связи и передачи данных, компьютеры, с которых осуществляется как управление передачей информации, так и доступ к информации. Наконец, это программные средства, без которых любое оборудование, а тем более сложные разветвленные системы обработки, передачи и хранения данных работать не будут.
2. Проблема квалификации специалистов, призванных осуществить программу "Электронная Россия", тоже стоит достаточно остро. Безусловно, в стране есть высококвалифицированные специалисты, способные работать с самыми современными технологиями, однако их не так уж много, поскольку сам сектор информационных технологий не настолько велик, как в развитых странах. С учетом реализации проекта в масштабах всей страны кадровая проблема может стать достаточно серьезной для выполнения целей программы "Электронная Россия” в определяемые программой сроки. К тому же нельзя не учитывать продолжающийся отток специалистов в области информационных технологий (программистов, разработчиков, технических специалистов) за границу, где они получают более привлекательные условия работы и жизни.
3. Целевое назначение программы - это тоже весьма сложный вопрос. Любая даже самая совершенная инфраструктура, созданная с помощью современных информационных технологий, не может быть самоцелью. Она является лишь средством для решения задач, связанных с использованием информации. Следовательно, в любой информационной системе главным является вопрос об использовании предоставляемой этой системой информации. Информатизация ради информатизации не принесет никакой пользы, если взаимодействие с информационной системой не улучшит качества работы ее пользователей, а предоставляемая системой информация не позволит пользователям более эффективно выполнять свою основную работу. Значит, должно быть создано ценное для потребителей информационное наполнение - информационные ресурсы, к которым пользователи захотят регулярно обращаться.
Существуют и другие важные вопросы, связанные с реализацией программы "Электронная Россия", к которым относятся и финансирование, и взаимодействие государства и бизнеса, и координация усилий органов власти разных регионов и уровней и т.д. Без комплексного решения этих вопросов трудно рассчитывать на достижение целей программы в полной мере.
1.6.2. Развитие инфраструктуры информатизации в России
Одним из приоритетов ФЦП "Электронная Россия" является развитие инфраструктуры информатизации. С возникновением спроса на новые информационные технологии в начале 1990-х гг. в России возник небольшой, но динамично развивающийся сектор экономики, предоставляющий потребителям услуги в этой сфере.Деятельность компаний, работающих на российском рынке информационных технологий, строится на продвижении современных западных технологий и интеграции нового оборудования с установленным ранее, как импортного, так и отечественного производства.
За исключением нескольких российских компаний, выпускающих небольшие объемы изделий, не влияющие на общую ситуацию в отрасли, подавляющая доля оборудования для информационных технологий импортируется.
Российские компании в основном осуществляют установку и интеграцию импортного оборудования в существующих и вновь создающихся информационных системах. Например, благодаря коммерческой деятельности российских компаний число телефонных линий существенно увеличилось. Возникло несколько крупных компаний мобильной связи, имеющих свою сеть в большинстве крупных российских городов. Число пользователей мобильной связи составляло уже десятки миллионов, и эта цифра в последние годы регулярно удваивалась ежегодно.
В 2001 г. в российских школах на 500 учащихся приходился один компьютер, а из 50 школ лишь одна имела доступ в Интернет. Для сравнения: почти все начальные и средние школы США к 2001 г. имели доступ в Интернет. При этом также необходимо учитывать характерную для российских школ низкую скорость доступа в Интернет, который, например, в США осуществляется по высокоскоростным каналам передачи данных. Только минимальные задержки при обращении к сайтам Интернета повышают интерес пользователей к использованию современных информационных технологий.
Вопрос финансирования реализации программы "Электронная Россия" также является очень важным. Региональным администрациям предлагается принять участие в финансировании строительства высокоскоростных интернет-магистралей и периферийных линий связи совместно с федеральным правительством и содействовать организации доступа к высокоскоростным интернет-магистралям через учебные и научно-исследовательские учреждения.
Новым направлением развития информационных технологий в России являются технопарки - уникальные инфраструктурные комплексы, предназначенные для наукоемких и сервисных компаний.
Федеральной программой предусмотрено создание компьютерных парков и обеспечение доступа в Интернет для всех вузов к 2005 г., а для средних школ - к 2010 г. Естественно, существенная часть работы по созданию инфраструктуры, особенно по обеспечению средств доступа в Интернет в сельских школах, ложится на региональные администрации.
1.6.3. Кадры для реформ
Россия обладает значительным числом не занятых в производстве специалистов по высоким технологиям, включая разработчиков и программистов. Российская система образования готовит специалистов с глубокими знаниями в области математики, физики и современных технологий. Десятки российских вузов, несмотря на недостаток финансирования, выпускают почти 100 тыс. программистов в год.Стремление российских программистов участвовать в работе на мировом уровне и ценовая привлекательность выполнения разработок программных продуктов в России влекут появление все большего числа предприятий, ориентированных на проведение работ для крупных западных компаний. Российские программисты сильны в задачах, требующих серьезной математической подготовки.
В России есть квалифицированные кадры, способные решать задачи, связанные с информатизацией, на самом передовом научном и техническом уровне, однако для привлечения этих специалистов к реализации программы "Электронная Россия" необходимо обеспечить им конкурентоспособные условия. В последние годы XX в. Россия в полной мере столкнулась с волной "утечки мозгов" компьютерных специалистов. Вполне очевидно, что только создание достойных условий работы способно вернуть многие "светлые головы" российской экономике.
Привлечение к реализации программы "Электронная Россия" квалифицированных программистов, технических специалистов, выпускников институтов, ученых из различных институтов и обеспечение им конкурентоспособных условий работы может помочь удержать наиболее квалифицированных и перспективных специалистов в стране, направить их усилия на развитие отечественной экономики.
Если принять во внимание глобальность стоящих перед Россией задач по созданию информационного общества, то имеющихся квалифицированных кадров может оказаться недостаточно. Поэтому очень важной становится задача своевременной подготовки необходимого числа специалистов по информационным технологиям в российских вузах. Участие вузов в подготовке специалистов для реализации программы "Электронная Россия" не только позволит сбалансировать подготовку гуманитарных и технических специалистов, но и обеспечит кадрами производящие отрасли промышленности.’
1.6.4. Информационное наполнение
Принятие ФЦП "Электронная Россия" является подтверждением намерения государства играть активную роль не только непосредственно в административном управлении, но и в использовании рыночных инструментов для развития отечественной экономики. Насыщение рынка максимальными объемами экономической информации позволит как юридическим лицам (предприятиям и другим организациям), так и физическим лицам - каждому из нас четко понимать текущую экономическую ситуацию и возможные перспективы. Предприятия смогут на микроуровне проводить осознанную хозяйственную политику, старшеклассники получат возможность выбирать для себя обучение наиболее востребованным профессиям, активное население станет более мобильно в смене места работы и жительства, сможет быстро получать информацию об имеющихся возможностях для отдыха.И в то же время, как показывает опыт реализации зарубежных аналогичных программ, основной целью национальных программ информатизации является в первую очередь улучшение взаимодействия правительства с населением и различных правительственных учреждений между собой. Приоритетность решения этих задач настолько высока, что достаточно часто национальные программы информатизации называют программами создания электронного правительства (e-Government). Использование информационных технологий призвано улучшить эффективность работы и информационную прозрачность правительства.
В программе "Электронная Россия" предусматривается улучшение работы правительственных учреждений за счет оптимизации взаимодействия этих органов между собой с помощью внутренних сетей (правительственного интранета) и интеграции баз данных государственных органов. В части повышения "прозрачности" работы правительства и других государственных органов и структур также намечен широкий круг задач по созданию информационного наполнения, привлекательного для потенциальных пользователей, вплоть до проведения онлайновых обсуждений регулирующей и законодательной деятельности государства. Очень важным для привлечения пользователей является создание новых (альтернативных) технологий выполнения каких-либо действий (например, взаимодействия с органами власти), которые сейчас осуществляются заполнением бумажных документов.
Не исключено, что именно создание подобных технологий может стать ключом к успеху программы в целом. Ведь наличие развитой сети информационных каналов, средств передачи данных и большого числа компьютеризированных рабочих мест само по себе бесполезно, если нет соответствующего информационного наполнения, к которому пользователи могут получить доступ. Об этом говорит опыт тех стран, в которых реализуются национальные программы информатизации.
Для того чтобы весь механизм взаимоотношений государства с населением мог эффективно работать, нужны простые, понятные и непротиворечивые правила работы государственных органов. Необходимы правила работы коммерческих организаций, прозрачные, выгодные и для бизнеса, и для общества, которые также будут неукоснительно соблюдаться государством.
Выполнение этих правил должно происходить "автоматически", т.е. должен быть исключен человеческий фактор, коррумпирующее воздействие которого признается сейчас повсеместно. Если человек при обращении в государственный орган (не важно, на каком уровне) выполняет какие-то процедуры через Интернет, то дальнейшее выполнение этих процедур должно происходить автоматически. Совершив необходимые операции через Интернет, человек получит либо подтверждение о выполнении соответствующего действия, либо отказ, основанный на действующих правилах, а не на субъективном решении заинтересованного в получении взятки чиновника. В то же время пытаться автоматизировать существующие неэффективные процедуры даже может оказаться опасным.
Основное повышение эффективности работы государственного аппарата может быть достигнуто не за счет информатизации как таковой, а в первую очередь благодаря одновременному проведению реинжиниринга бизнес-процессов. Любая организация, в которой осуществляется информатизация, после внедрения информационной системы становится не просто "более информированной", она работает по-другому, поскольку имеет новую схему бизнес-процессов. Поэтому и при создании системы электронного правительства властям также необходимо менять свои управленческие процедуры. Даже внутри одной организации типичной является ситуация неэффективного взаимодействия разных подразделений. А уж совместное решение задачи несколькими организациями разных ведомств часто перерастает в неразрешимую или бесконечную по времени задачу. Даже согласование форматов ведомственных баз данных (не важно в какой форме - традиционных ли бумажных архивов или электронных файлов) для организации межведомственного обмена иногда растягивается на годы.
Тот факт, что внутри страны и граждане, и коммерческие организации взаимодействуют с государством не как с каким-то единым объектом, а как с множеством ведомств, структур и департаментов, -это действительно одна из ключевых проблем, которые необходимо решить при разработке электронного правительства. При этом взаимоотношения между субъектами в демократическом государстве регулируются государством как бы от имени граждан, поскольку демократия предполагает, что правительство выражает волю народа. Однако в современном демократическом обществе фактически отсутствует механизм постоянной обратной связи между государством и гражданами.
Информационное общество предоставляет государству возможность создания такого механизма регулирования взаимоотношений между различными субъектами, который бы позволял оперативно получать обратную связь от этих субъектов и вносить соответствующие поправки в действия государства как управляющего компонента общества и в правила, регулирующие взаимодействие различных субъектов государства. В информационном обществе наличие такого механизма обратной связи в системе регулирования имеет еще большее значение, чем в обществе индустриальном. Оно по своей природе более динамично, и для того, чтобы прогресс общества не сдерживался искусственными барьерами, необходимо наличие таких барьеров как можно раньше вскрывать, а барьеры - устранять. Это справедливо как для граждан, так и для коммерческих организаций, поскольку наличие механизма обратной связи будет способствовать прогрессу общества и обеспечивать эффективность функционирования экономики и бизнеса.
Существенным отличием правил работы бизнеса от правил работы государства является целевая ориентация - эффективные коммерческие организации обязаны ориентироваться на потребности заказчиков, в то время как по давней традиции государственные органы зачастую ориентируются на собственные потребности, так или иначе игнорируя нужды граждан. Соответственно различаются цели и задачи, которые реализуются с помощью бизнес-процессов коммерческой организации и "корпорации" под названием государство. В частности, при взаимодействии с бизнесом потребитель, как правило, общается со всей компанией через одну точку контакта. Все вопросы, связанные с выполнением пожеланий потребителя, решаются внутри компании и закрыты от потребителя, который просто получает конечный результат. Если внутренние бизнес-процедуры и бизнес-процессы в компании выстроены эффективно, то потребитель получает товар надлежащего качества, в устраивающие его сроки и по согласованной цене. В случае сбоя в работе бизнес-процессов компании у потребителя могут возникнуть проблемы, решения которых ему придется добиваться уже с более глубоким "погружением" в обслуживающую его компанию, контактируя с другими людьми, тратя время, нервы и деньги. В худшем случае потребитель может отказаться от услуг не удовлетворившей его компании и уйти к конкурентам. При этом проигравшей стороной в конечном счете окажется компания, потерявшая клиента и его деньги.
Во взаимоотношениях граждан, общественных и коммерческих организаций с государством все наоборот - имеются множественные точки контактов, и выполнение соответствующей установленной государством процедуры является обязанностью "потребителя". При этом у "потребителя" нет возможности перейти к другому "поставщику", и отказ от услуг государства-монополиста означает, что потребитель не сможет решить какие-то свои проблемы. В лучшем случае потребитель окажется один на один со своими проблемами. В худшем - если потребитель не смог пройти до конца установленную государством процедуру и оказался нарушителем, государство найдет способ его наказать, и срок наступления этого наказания - вопрос времени.
Важнейшим фактором, который будет не только способствовать успеху деятельности электронного правительства, но и наглядно демонстрировать обществу жизненную важность самого его существования, стало бы именно создание механизма обратной связи, который позволил бы гражданам по крайней мере информировать государство о своем отношении к нему, а в идеале - влиять на поведение государства и его отдельных представителей.
Необходимость подхода к государству как к сервисной организации по обслуживанию граждан в значительной степени сугубо экономическая. Обществу приходится платить слишком высокую цену за государственную неорганизованность. В России, по некоторым проводившимся исследованиям и экспертным оценкам, затраты времени граждан на обращения в государственные службы составляют примерно 3-4 млрд человеко-часов в год, что соответствует 1,5 млн человеко-лет в год. По некоторым оценкам, российские граждане тратят на взятки чиновникам около 37 млрд долл, в год.
1.6.5. Экономические аспекты информатизации
Техника XX в., например железнодорожный и воздушный транспорт, существенно повысила скорость передвижения людей, что привело к развитию концентрированных финансовых и коммерческих центров, где обрабатывается информация и находятся взаимосогласованные решения.Аналогично развитие компьютерной техники и средств дальней связи позволяет людям, использующим информационные технологии, легче и дешевле связываться друг с другом и обмениваться большими объемами данных. Эти тенденции дистанционного информационного, а не личного (лицом к лицу) общения изменяют экономику ведения дел.
В основе информатизации общества и бизнеса лежат информационные технологии, развитие которых является фундаментом для информатизации остальных отраслей экономики и общества. Поэтому опережающее развитие индустрии информационных технологий -необходимая предпосылка для информатизации всех остальных сфер жизни и деятельности общества.
Создание инфраструктуры является необходимым условием для решения остальных задач, но недостаточным. Нужно обеспечить информационную наполненность сетевых ресурсов и создать более привлекательные технологии осуществления каких-либо действий с помощью информационных технологий.
В настоящее время практически все оборудование для создания информационных систем и сетей - импортное. Предлагаемое на внутреннем рынке российскими фирмами оборудование местной сборки является в лучшем случае плодом отверточной сборки привезенных из-за рубежа комплектующих. Такое положение объясняется тем, что рост отечественных компаний, занятых в секторе оборудования для информационных технологий, ограничен размерами внутреннего рынка. И хотя этот рынок динамично развивается, его размер трудно сравнивать, например, с внутренним рынком Китая.
Для отечественных компаний-производителей оборудования участие в программе информатизации России могло бы сыграть роль стартового ускорителя, дав поддержку и начальный импульс, который позволил бы им выйти на мировой рынок. Задача эта не простая, тем более что на рынок надо не только выйти, но и удержаться на нем. Но успешное решение этой задачи является одной из наиболее реальных альтернатив сырьевого сценария роста экономики. Информационные технологии (как часть сектора высоких технологий) могли бы стать локомотивом, который "потащит" за собой другие отрасли промышленности.
В сфере производства программного обеспечения ситуация значительно отличается от той, которая складывается на рынке оборудования. Большое число отечественных фирм занимается разработкой и внедрением прикладных программных пакетов для информатизации деятельности предприятий и построения информационных систем и сетей разных уровней. Причем российские фирмы разрабатывают не только множество специализированных программ, предназначенных для внутреннего рынка, но и программы, входящие в состав продуктов известных мировых производителей ПО, и оригинальные продукты. Неоспоримым преимуществом отечественных программных продуктов является их значительно более низкая цена по сравнению с зарубежными продуктами аналогичного уровня. Очевидно, что целый пласт предприятий малого и даже среднего бизнеса в обозримом будущем не сможет приобретать информационные продукты ценой в несколько сотен тысяч евро или долларов. Тем не менее разрыв между наиболее дорогостоящими отечественными и наиболее дешевыми импортными информационными системами сокращается. Причем как за счет роста стоимости российских разработок, так и за счет снижения цен на импортные системы.
Наконец, последний, но отнюдь не самый маловажный вопрос -вопрос об информационном наполнении информационных систем. Любой программный продукт, предназначенный для информатизации, не только обеспечивает работу связанных в комплексы аппаратных и программных средств и обработку данных. Он отражает определенную концепцию представления и использования информации.
Именно поэтому при создании информационной системы следует всячески усиливать те качества, которые будут делать ее ценной для пользователя и востребованной им. Например, большинство интегрированных информационных систем для управления предприятием, разработанных за рубежом, при применении на российских предприятиях не может обеспечить ведение бухгалтерского учета в соответствии с российскими стандартами. В то же время большинство российских специализированных бухгалтерских программ не позволяет получать сведения о деятельности предприятия в виде, необходимом для принятия управленческих решений.
По мере расширения и углубления запросов пользователей к информационным системам возрастает степень сложности задач, решаемых при разработке самих информационных систем. На определенном этапе развития информационных систем оказывается недостаточным управлять данными: встает задача управления знаниями. Как показывает опыт США и других информационно развитых стран за последние 25 лет, затраты на материальную часть информационных технологий не могут быть эффективны, если они не сопровождаются соответствующими вложениями в управление знаниями. В то же время именно управление знаниями обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации, доступу и использованию информационных ресурсов организации. Эти ресурсы включают структурированные базы данных, текстовую информацию (например, документы) и, что наиболее важно, неявные знания и экспертизу, находящиеся в головах сотрудников.
Информационные технологии сами по себе могут только предоставить средства, а чтобы эти средства были востребованы и реально использовались, необходимы соответствующие организационные механизмы (в том числе инвестиции в подготовку кадров), гарантирующие реальное использование информации. Удобство пользования информационными системами и полезность хранящихся в них сведений - вот два основных условия, которые следует соблюдать при создании информационных систем.
Именно полезность информации, которую сможет получить человек с помощью информационной системы, должна стоять на первом месте при разработке концепции информационной системы любого уровня. К сожалению, на практике в последние годы часто бывало как раз наоборот: построение системы начинали с перечня оборудования, которое требуется закупить, а затем по остаточному принципу приобреталось программное обеспечение.
Результатом такого подхода иногда становились мощные разветвленные сети, пользователи которых изредка обменивались между собой примитивными сообщениями по электронной почте и пользовались стандартным офисным комплектом программ. Другой крайностью являлись сверхдорогие импортные системы, в которых работали один-два модуля, генерирующие фрагментарные отчеты о работе нескольких подразделений предприятия, а вне системы происходила '’ручная" интеграция всех данных о деятельности предприятия в той же проверенной и удобной для большинства пользователей программе Microsoft Excel.
Понимание потребностей пользователей, реализованное в концепции построения информационной системы, не только обеспечивает коммерческий успех системы, но и может существенно облегчить решение стоящих перед пользователем задач, например, управления предприятием.
Информационное отображение производственных и управляющих процессов и отношений порождает информационные потоки как основу комплексного исследования всех аспектов и звеньев функционирующей экономики на уровне отдельного предприятия и на макроэкономическом уровне (подробнее см. главу 2).
Использование электронной системы автоматической идентификации перемещения материальных потоков (материалов, заготовок, узлов, готовой продукции) в производстве позволяет "привязать" информационные потоки конкретно к месту и времени выполнения технологических процессов. При таком подходе резко меняется организация производства: вместо жесткого конвейера с узкой специализацией работающих вводятся интеллектуальные рабочие станции с командой квалифицированных специалистов; вместо непрерывного потока материальных компонентов производства - подача заготовок и материалов к рабочим станциям по принципу "то, что нужно, и точно в срок"; вместо цеховых запасов и незавершенного производства - исключение местных складов и устранение "залеживания" каких-либо материальных объектов производства. Фактически с помощью компьютеров создается информационная модель производственного процесса, каждый шаг производства связывается с информацией (конкретной и точной) и объект труда вместе с точным информационным описанием поступает к команде думающих творческих специалистов. Их работа - не навешивать детали и крутить гайки (это сегодня делают роботы), а отслеживать и контролировать качество именно там, где оно закладывается.
Информационные преобразования, их закономерность и экономическая оценка становятся все более важным компонентом, поскольку за счет их усложнения упрощается материальное производство. Хотя в области информационной обработки достигнут несомненный прогресс, главный эффект от внедрения информационных систем заключается в повышении качества управления и качества основных производственных процессов, а не в прямой экономии и ускорении обработки данных.
В процессе разработки различных концепций информатизации общества и обследования типичных производственных процессов было установлено, что 90 % всех транспортных перемещений людей связано с информационными целями (передача опыта, согласование технологий и решений, совещания, справки, подписи и т.д.). Замена транспортных перемещений "движением" информации по каналам компьютерных телекоммуникаций не только ускоряет решение вопросов получения информации или повышает скорость обмена информационными сообщениями, но и снижает интенсивность территориальных перемещений людей до минимума. Сочетание уже известных и новых методов общения в современных технических системах позволяет по-новому поставить вопрос общения, создав атмосферу, близкую к реальности.
Видеоконференции представляют собой одну из новейших информационных технологий организации дистанционного визуального группового общения, проведения совещаний, обучения {см. главу 3).
На основе технологии видеоконференций создается стратегическая методика интерактивной обучающей компьютерной среды. При этом упор в учебном процессе делается на прямое взаимодействие между обучающимся и источником информации посредством электронной киберсреды (передающей речь, данные, изображение) и последующей дискуссии с широким использованием средств видеоконференций.
Но, может быть, самое главное достоинство информатизации заключается в том, что она открывает потенциальную возможность решить важнейшую проблему экономической жизни человечества - избавить людей от угрозы безработицы. Одной из главных причин возникновения безработицы является высокая стоимость новых рабочих мест.
По оценкам ряда американских специалистов, стоимость рабочего места в сельскохозяйственном производстве составляет около 55 тыс. долл., в промышленности - 35 тыс. долл. Стоимость рабочего места в условиях информационного общества оценивается в сумму 1-2 тыс. долл., что означает достаточно реальную возможность создать практически неограниченное число рабочих мест. Телекоммуникации и электронная информационная технология, которые являются общественной базой для множества рабочих мест, не имеют пределов роста и развития.
Электронная информационная технология изменяет в целом возможности человека в его эволюционном развитии, методы его работы и обучения. Индивидуализация обучения, возможность "творческого" интерактивного взаимодействия с компьютером позволяют человеку овладеть большим объемом знаний (за одно и то же время обучения) и более глубоко понять содержание изучаемого предмета, чем при традиционном обучении. Частичная автоматизация творческих "интеллектуальных” компонентов деятельности (в дополнение к рутинным) позволяет ускорять рождение одних знаний через другие, умножать возможности познания. Что же конкретно дает прикладная информатика людям, работающим в различных сферах профессиональной деятельности? Главное - интеграция профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы специалиста.
Возможно, наряду с экспертными компьютерными системами возникнут банки мнений, состоящие из знаний не доказанных, но способных быть доказанными, или из знаний, сведения о которых помещены в форме не доказательных высказываний, а размышлений, предположений, предвидений. В будущем личная точка зрения станет профессиональной чертой каждого исследователя. Более того, в новых условиях она превратится в социальную (интерперсональную) научную ценность.
Вопросы для самоконтроля
1. Каково назначение экономических информационных систем?2. Что такое единое информационное пространство и каковы подходы к его формированию?
3. В чем состоит понятие информации? Каковы особенности экономической информации?
4. Что такое база данных? Каковы особенности их формирования? В чем отличие данных, информации, знаний?
5. Каковы требования к информации, используемой для управления предприятием?
6. Приведите классификацию информационных потоков предприятия. Дайте характеристику каждого класса и приведите типовые примеры.
7. В чем назначение, особенность и современное состояние информационных технологий? Какова роль телекоммуникационных технологий в построении информационных систем в экономике?
8. Каковы перспективы развития информационных технологий?
9. В чем особенность и назначение глобальных информационных сетей? Какова их роль в информатизации общества и бизнеса?
10. Как вы понимаете тезис "информационные технологии как основа бизнеса"?
11. В чем назначение функциональных и обеспечивающих информационных подсистем? Покажите отличия на конкретных примерах.
12. Ваше видение классификации программного обеспечения для экономических информационных систем.
13. Каковы особенности рынка средств информатизации?
14. В чем особенности выбора и внедрения информационной системы на предприятии?
15. Каковы особенности и назначение государственной федеральной целевой программы информатизации? В чем видятся основные особенности и проблемные моменты такой программы?
16. Каковы экономические аспекты информатизации?
Рекомендуемая литература
1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М: Финансы и статистика, 2003. - 352 с.2. Информатика. - 3-е изд. / Под ред. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 768 с.
3. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 624 с.
4. Информационные технологии в бизнесе: Энциклопедия: Пер. с англ. / Под ред. М. Желены. - СПб.: Питер, 2002. - 1120 с.
5. Мишенын Л.И. Теория экономических информационных систем. -4-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004. -240 с.
6. Першиков В.И., Савинков В.М. Толковый словарь по информатике.
- М.: Финансы и статистика, 1995. - 544 с.
7. Попов В.М., Маршавин Р.А., Ляпунов С.И. Глобальный бизнес и информационные технологии. - М: Финансы и статистика, 2001. - 272 с.
8. Пятибратов А.П., Гудыно Л.П., Кириченко А.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. - 3-е изд., перераб. и доп. - М: Финансы и статистика, 2005. - 560 с.
9. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельное Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 512 с.
10. Черемных О.С., Черемных С.В. Стратегический корпоративный реинжиниринг: процессно-стоимостной подход к управлению бизнесом.
- М: Финансы и статистика, 2005. - 736 с.
11. Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 592 с.
Глава 2 УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
Развитие информационных систем отражает требования к совершенствованию бизнеса. Потребность в повышении качества управления, в соответствии информационных процессов реальным бизнес-процессам, в ускорении документооборота и в подготовке принятия управленческих решений является ключевой для развития современных информационных систем.Автоматизированные управленческие информационные системы (АУИС) как связующее звено при выработке стратегии бизнеса, изменении управления, организации целенаправленной работы с персоналом играют значимую роль в успешной реализации стратегии предприятия в целом. Стержнем формирования перспективной АУИС является концепция развития интегрированных автоматизированных систем, ориентированных на поддержку управления бизнесом.
2.1. Концепция интегрированной управленческой системы
Формирование информационной стратегии ориентировано на повышение эффективности и конкурентоспособности бизнеса, на стратегическую координацию всех его сторон. Это способствует оптимизации бизнеса, в том числе объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов работы. Проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.Ключевыми проблемами деятельности предприятия являются:
• сложность и разнообразие продукции и услуг;
• разнообразие требований по обслуживанию клиентов;
• масштабы и сложность рынков;
• динамичное изменение законодательства;
• наращивание капитала и развитие трудовых ресурсов;
• потребность в оперативной реакции на изменяющиеся условия.
Применение информационных систем ориентировано на факторы, повышающие конкурентоспособность предприятия:
• эффективное управление финансовыми средствами;
• уменьшение себестоимости продукции и регулирование затрат;
• повышение эффективности маркетинга;
• регулирование рыночного риска и др.
2.1.1. Системная ориентация концепции
Создание информационных систем требует системной ориентации разработчиков на всех стадиях жизненного цикла системы. Системный подход предусматривает:• выработку концепции развития АУИС;
• определение технологической платформы на основе концепции развития системы;
• формирование модели системы бизнес-процессов и выработку бизнес-правил;
• модернизацию правил работы (регламента) системы управления бизнесом и бизнес-правил;
• разработку системы мероприятий по внедрению качественно новых подходов к работе с персоналом и организации в целом на базе комплексной информатизации.
Успех фирмы во многом зависит от организационных мероприятий, к проведению которых должно быть готово высшее руководство, включая усилия по формулировке миссии, видения и целей фирмы, по распределению ответственности и контролю. Последовательное использование системного подхода требует:
• разработки и утверждения концепции;
• принятия архитектурных решений, требующих знаний как в предметной области, так и в области создания информационных систем;
• выбора технологической платформы, системотехнических средств и технологии проектирования;
• проектирования информационной системы с использованием итераций, в том числе методом ’’сверху вниз”;
• параллельной разработки документации, в том числе технологической;
• разработки плана внедрения, сопровождения и развития.
На практике с учетом уровня квалификации обслуживающего персонала и пользователей, сроков на разработку и внедрение, наличия ресурсов, необходимости подготовки специалистов возможны модификации общего подхода при соблюдении основных требований и принципов.
В качестве основных требований, предъявляемых к интегрированной АУИС, можно выделить следующие.
1. Открытость А УИС, в том числе:
• масштабируемость приложений (переносимость на другие объекты, мобильность);
• привязка приложений к конкретному пользователю и к конкретным техническим платформам (вычислительным и операционным системам);
• настраиваемость функциональных возможностей и интерфейсов пользователей в распределенной структуре.
2. Соответствие основным принципам бизнеса:
• регламентированный автоматизированный документооборот;
• единство учета, контроля и хранения документов;
• единство содержательного и формального учета;
• единство аналитического и синтетического учета;
• мультивалютность и настраиваемость на западные нормативы.
3. Обеспечение единого информационного пространства:
• пространственная распределенность пользователей;
• функционирование ИС в режиме реального времени;
• расширенные глобальные телекоммуникационные возможности;
• внутрисистемная информационная связанность;
• множественность интерфейсов, виртуальность и однородность их технической реализации.
4. Настраиваемость на конкретные приложения и пользователей, в том числе настраиваемость спецификаций:
• состава, структуры, функций и полномочий;
• пользовательского интерфейса (формы, отчеты, меню);
• сервисов (включая защиту информации и регламенты взаимодействия);
• передачи данных в интегрированной системе для различных схем коммуникации (локальные, корпоративные и глобальные вычислительные сети, сеансы on-line и off-line, электронная почта);
• межсистемных интерфейсов (персональный, удаленный, телефонный и виртуальный доступ, видеодоступ, использование технологий пластиковых карточек и др.).
5. Обеспечение управляемости бизнеса:
• управление стратегией и тактикой развития;
• прогнозирование состояния внешней и внутренней среды (рынков и ресурсов);
• консолидация сети филиалов и дочерних предприятий и их управляемость;
• управление ресурсами, портфелями активов и пассивов;
• администрирование электронного документооборота, прав и полномочий.
6. Надежность, защищенность и безопасность:
• резервирование, в том числе техническое и информационное дублирование (включая создание резервного информационного центра);
• множественность уровней защиты;
• авторизация и контроль доступа в систему для проведения отдельных операций и функций;
• ведение журналов операций и документооборота;
• единый регламент документирования, сопровождения и модификации.
7. Наличие многоуровневой и многоаспектной системы анализа и подготовки принятия решения с гибким и развитым графическим пользовательским интерфейсом.
Для реализации перечисленных требований и обеспечения структурной и функциональной полноты интегрированной АУИС необходима реализация проекта с соблюдением ряда принципов проектирования.
1. Принцип первого руководителя, предусматривающий:
• наличие у руководителя проекта реальных полномочий при рассмотрении и утверждении концепции и стратегии развития;
• контроль за сроками, технологичностью и полнотой проекта;
• возможность делегирования и перераспределения полномочий;
• подготовку и переподготовку персонала, участвующего в проекте;
• координацию усилий подразделений на всех стадиях жизненного цикла проекта системы.
2. Системный подход к созданию, модификации и сопровождению АУИС, означающий:
• разработку и согласование концепции и стратегии развития бизнеса;
• формирование концепции ИС;
• унификацию технологии проектирования (структуры, состава и функций) ИС, ее внедрения и использования с учетом распределенности системы;
• комплексность и итеративность проекта.
3. Открытость проектных спецификаций и технологий.
4. Проведение комплексных маркетинговых исследований по современным бизнес- и информационным технологиям и продуктам в России и за рубежом.
5. Принцип экономической целесообразности проекта, включая:
• анализ производительности и экономичности предлагаемых решений во времени;
• адаптируемость к изменяющимся условиям во внешней и внутренней среде;
• возможность развития системы применительно к новым продуктам и услугам;
• ориентацию на опережающие бизнес-технологии и продукты;
• удовлетворение потребностей привилегированных клиентов.
6. Инструментальная поддержка процесса проектирования и документирования, в том числе:
• автоматизированного документального сопровождения проекта АУИС на всех этапах жизненного цикла;
• электронного документооборота;
• стандартизации и унификации решений и технологий.
7. Разработка и поддержание стандартов проекта, сопряженных со стандартами концепции в целом, включая:
• русскоязычность среды работы конечного пользователя;
• гибкость взаимодействия и доступа к данным других систем, в том числе в рамках интегрированной системы;
• поддержание основных стандартов открытых систем;
• гибкость проектирования и настройки, адаптируемость, переносимость;
• оперативную помощь, простоту использования конечным пользователем.
2.1.2. Критические факторы комплексного решения управленческих задач
Критическими при разработке стратегии построения интегрированной АУИС следует считать следующие четыре фактора.Фактор времени. Возрастающий уровень конкуренции требует, чтобы первые этапы создания ИС были завершены и первые результаты ее эксплуатации были получены через максимально короткий срок после принятия решения о разработке системы и начала ее финансирования. Сама разработка также должна быть завершена в максимально короткий срок.
Фактор времени должен быть принят во внимание и в процессе эксплуатации системы, поскольку в условиях возрастающей конкуренции качество управления бизнесом и своевременность доставки информации пользователю для ее скорейшего анализа и принятия решений являются стратегическими факторами успеха.
Экономический фактор. Вложения в финансирование разработки могут быть значительными, однако они должны:
• достигать цели разработки и внедрения АУИС;
• в максимальной мере обеспечить выгоду (прибыль) от разработки;
• быть оптимальными по сравнению с другими вариантами реализации.
Для обоснования проекта должен разрабатываться бизнес-план. Требуется также учитывать экономические тенденции, имеющие место в России: относительно быстрое удорожание труда высококвалифицированных специалистов, интенсивное развитие рынка технических средств ЭВМ и информационных технологий, который по многим параметрам не отстает от мирового. Как и во всем мире, в России имеет место относительное удешевление технических средств. С другой стороны, постепенное уменьшение доли пиратского, или неофициального, использования программных средств, особенно для относительно новых технических платформ, приводит к росту стоимости программных средств при создании интегрированной АУИС.
Фактор потенциального изменения и развития. Поскольку ситуация в сфере бизнеса в России подвержена быстрым, порой скачкообразным изменениям (законодательство, политические изменения и решения, макроэкономические решения, изменяющиеся методики и значения параметров расчетов различных существующих и введение новых показателей, появление новых сфер и видов деятельности и т.д.), эти изменения должны легко и оперативно находить отражение путем модификации и расширения функциональных возможностей АУИС. Кроме того, требуется обеспечить переносимость решений на новые вычислительные платформы, новые технологические и программные средства.
Фактор преемственности. В информационном обеспечении всегда используются существующие и функционирующие на предприятии средства, а также нормативные документы и ноу-хау. Это объясняется постепенностью перехода на новые технологии, привычками и наличием в каждом из предшествующих решений положительных компонентов. Кроме того, преемственность крайне важна в аналитических системах для непрерывного анализа бизнеса и представления информации из внешних источников в целях получения принципиально новой информации и значительного расширения класса принимаемых решений.
2.1.3. Практические аспекты реализации концепции
Практические задачи, решаемые АУИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретной организации. Примерный перечень основных задач (табл. 2.1), которые должна решать АУИС на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным.Автоматизированные системы управления (АСУ) и автоматизированные системы управления предприятием (АСУП) создавались с конца 1960-х гг. во многих странах, в том числе и в России.
На современном языке типовая классификация такого рода систем производственного назначения включает в себя следующие типы систем:
• MRP (Material Requirements Planning) - автоматизированное планирование потребности сырья и материалов для производства; используется для описания компонента "производство";
предприятия
Контроль работы служб предприятия
Стратегическое планирование деятельности
Обеспечение достоверной информацией о финансовом и производственном состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее
Предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации
Формирование представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
бухгалтерские
службы
Реализация необходимой менеджменту учетной политики и управленческого учета
Планирование, анализ и контроль выполнения договоров, бюджета и движения финансовых потоков
Управление дебиторской и кредиторской задолженностями
Контроль финансовой дисциплины, бухгалтерской и управленческой отчетности
Мониторинг и анализ движения товарно-материальных потоков
производством
Контроль технологической дисциплины
Документационное сопровождение производственных заказов
Определение фактической себестоимости продукции (услуг)
Анализ рынка сбыта в целях его расширения Формирование политики цен и скидок. Ведение статистики продаж
Информационно-аналитическая поддержка маркетинга и рекламы
Поддержание базы данных о клиентах и проведение активной маркетинговой политики
Оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки
Автоматизированная подготовка хозяйственных и клиентских договоров
складского учета
Оптимальное пополнение и размещение на складах с учетом условий хранения
Оперативный поиск товара (продукции) по складам Управление поступлениями. Контроль качества. Инвентаризация
• ERP (Enterprise Resource Planning) - автоматизация и оптимизация внутренних бизнес-процессов, планирование как материальных, так и финансовых ресурсов в масштабе предприятия; используется для описания компонентов "производство", "логистика", "финансы".
Стремление бизнеса не только контролировать внутреннюю среду, но и осуществлять мониторинг внешней привело к возникновению систем управления внешней средой ближнего окружения (front-office), к которой относят конкурентов, поставщиков и потребителей, и к разработке соответствующих систем учета и управления:
• систем учета информации о конкурентах Бенчмаркинг (.Benchmarking);
• систем учета и управления взаимоотношениями с потребителями или маркетинга отношений (CRM- Customer Relations Management);
• систем учета и управления взаимоотношениями с поставщиками или управления цепочкалш поставок (SCM- Supply Chain Management).
Иерархия указанных систем, которую можно использовать и для задач контроллинга, отражена на рис. 2.1.
Back-office
Интегрированный вариант получил наименование ERPII (Enterprise Resource and Relationship Processing) - управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия (совмещает ERP, CRM, SCM).
В настоящее время намечается тенденция учета динамики внешней среды дальнего окружения с помощью так называемого мониторинга внешней среды по PESTE-факторам (PESTE - Policy, Economy, Sociology, Technology, Ecology). В табл. 2.2 представлены компоненты среды и соответствующие им системы учета и управления.
Постепенно производственный учет трансформируется в управленческий, главной отличительной чертой которого является интегрированность. Управленческий учет увязывает субсистемы в единую открытую систему, отслеживающую динамику как внутренней, так и внешней среды. ERP-системы имеют в основе принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения бизнеса. Такие системы обладают рядом преимуществ:
• поддерживают как различные типы производства, так и различные направления деятельности предприятия (применимы для многопрофильных предприятий);
• наличие единого хранилища данных избавляет от необходимости передавать данные от подразделения к подразделению, соответственно нет потери информации: информация вводится в систему только один раз в том подразделении, где она возникает, хранится в одном месте и многократно используется всеми заинтересованными подразделениями;
• скорость принятия решений возрастает, так как информация доступна для всех работников, имеющих необходимые полномочия;
• оперативное отражение данных и результатов деятельности дает возможность принимать обоснованные управленческие решения в режиме реального времени.
Недостатками ERP-систем являются ориентация только на внутреннюю среду предприятия без учета влияния внешней среды, а также большая вероятность срыва управленческой цепочки за счет резких изменений требований покупателей из-за отсутствия учета этого фактора.
Последнее десятилетие XX в. характеризуется смещением акцентов с внутренней среды на внешнюю. В результате для сохранения конкурентных преимуществ разрабатываются системы, совмещающие учет производственной эффективности с оценкой создания покупательской ценности.
Планирование ресурсов в зависимости от потребностей рынка осуществляют СSRP-системы. Они поддерживают полный цикл от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи.
Системы характеризуются следующими особенностями:
• позволяют выявить и учесть текущие и будущие требования к продукту, варианты цены и услуги, подобрать решение, соответствующее уникальным требованиям покупателя, решение, которое не может предложить конкурент в настоящий момент;
• имеют центральную базу данных о покупателях, которую могут использовать все подразделения, создающие покупательскую ценность;
• отслеживают тенденции спроса на продукцию, выявляют благоприятные возможности для создания различий, поддерживающих конкуренцию, и предвидят потребности покупателей;
• обеспечивают персонифицированное обслуживание, в частности, за счет создания продуктов по спецификациям покупателей;
• используют динамичные ценовые модели, позволяющие определить стоимость каждого продукта для каждого покупателя;
• оптимизируют производственное планирование на основе действительных покупательских заказов, а не на прогнозах или оценках;
• снижают как производственные издержки, так и время поставки за счет двунаправленного свободного потока информации между покупателем и производителем;
• увеличивают долю рынка и прибыльность продуктов.
Дополнительной надстройкой над информационной системой,
используемой на предприятии, должна стать система поддержки принятия решений (СППР).
Цель разработки и внедрения СППР - информационная поддержка оперативных возможностей и комфортных условий для высшего руководства при принятии обоснованных решений. Так, к основным финансово-экономическим задачам СППР относятся анализ состояния и прогноз тенденций бизнеса и рыночной конъюнктуры, планирование бизнеса и управление его развитием.
Для решения этих задач требуются специфические методы математической поддержки принятия решений, ряд из них рассмотрен ниже.
2.2. Системы поддержки принятия управленческих решений
Современные предприятия требуют все большей оперативности. В период быстрых изменений на рынке, более короткого цикла обращения продукции и услуг, изменчивости потребительского спроса важны полнота и актуальность информационной базы для принятия стратегических решений, а также контроля за их выполнением. В этой связи использование современных методов сбора, обработки, хранения, анализа и представления информации для управленческих решений является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.2.2.1. Роль управленческих решений
Управленческие решения на предприятии охватывают все стороны его деятельности: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др. Основная задача управления - координация деятельности подразделений для наиболее эффективного их использования по решению стратегических, тактических и текущих задач предприятия. Этому служат высокий профессионализм сотрудников, широкая информационная поддержка анализа состояния и тенденций развития, компетентность в принятии стратегических и тактических решений, планирование и координация деятельности подразделений для достижения общих целей, проведение организационных и текущих мероприятий по поддержанию бизнеса, организация контроля деятельности и развития коллектива и личности в нем.Архитектурно СППР являются надстройкой над оперативными информационными системами, используемыми на предприятии. Цель разработки и внедрения СППР - информационная поддержка актуализированных возможностей и комфортных условий для высшего руководства и ведущих специалистов для принятия обоснованных решений в соответствии со сформированными целями.
Концептуально решение поставленной проблемы должно базироваться на обеспечении доступа к данным и информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечить:
• доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно выпускаемые базы данных;
• управление данными и информацией в разнородных (много-платформных) комплексах, что позволяет обеспечить их открытость (локализуемость, мобильность и интероперабельность);
• хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления, включая модели типа "что, если?";
• анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий;
• представление информации в виде диаграмм, графиков и географических карт в форме, интуитивно понятной и удобной руководству для выработки решений.
Таким образом, целью создания СППР является обеспечение методической и информационной поддержки принятия решений по ключевым финансово-экономическим и производственным вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе оперативного статистического анализа и прогноза финансовых и экономических показателей.
2.2.2. Информационная поддержка управленческой деятельности
Одним из основных отличий аналитической системы от системы оперативной обработки данных является не столько большой объем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее нерегламентированных запросов из различных источников информации.Предварительная классификация источников информации. Информационное, программное и техническое обеспечение призвано систематизировать как внутренние, так и внешние источники информации. В качестве внутренних источников информации могут выступать:
• транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;
• система внутрифирменного электронного документооборота;
• документы из электронных хранилищ;
• документы на бумажных носителях.
К внешним источникам информации относятся:
• информационные агентства, поставляющие данные как в электронном виде, так и на бумажных носителях;
• законодательные и регулирующие органы;
• клиенты и партнеры предприятия, представляющие данные в электронном виде или на бумажных носителях.
При формировании информационных хранилищ предварительно проводится обследование потенциально интересных внутренних и внешних источников информации, оцениваются потенциальный объем и содержание переносимых в информационное хранилище сведений, требований к структуризации информации и возможности ее поддержания.
Доставка информации. Она может осуществляться из внешних и внутренних источников по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными документами отрабатываются технологии формирования электронных копий в рамках электронного архива {см. главу 3). Предусматриваются методы анализа неструктурированной и слабоструктурированной информации, включая ее поиск и доставку по запросу пользователя.
При распределенной архитектуре предприятия и его информационных ресурсов должна быть обеспечена возможность получения информации из различных территориально разнесенных источников.
Управление информацией. Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются. В частности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:
• фильтрация и агрегирование данных;
• исключение дублирования данных;
• проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной записи для системы в целом);
• реформатирование (приведение к общему формату в соответствии с принципом интегрированности данных и информации);
• датирование данных (обязательное внесение метки данных в соответствии с принципом историчности).
Целесообразно предусматривать возможность описания различных структур данных (создание и ведение метабазы) как администратором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя, должна быть настраиваема и под определенный тип пользователя, и под конкретную решаемую задачу.
Хранение информации. Информационное хранилище должно быть построено с учетом предметной ориентации данных, историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные в информационном хранилище структурированы за счет использования метаданных в зависимости от уровня агрегирования.
Максимальный срок хранения информации обычно составляет для агрегированной информации не менее 10 лет, для детализированной информации - около 4 лет. Исторические данные по истечении определенных сроков могут "складироваться” в общесистемном архиве данных, предназначенном для долговременного хранения, который может создаваться на разнообразных видах носителей (на магнитных лентах, в оптических и/или магнитооптических библиотеках и др.). Естественно, в случае необходимости обеспечиваются запрос (например, для ретроспективного анализа временных рядов) данных из архива и добавление их в аналитическую систему, в том числе и в автоматическом режиме.
Для экономии времени пользователя обеспечивается многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложности многоуровневой структуры информационного хранилища необходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележащих уровней нижележащим, а также детальных данных - данным оперативных и других внешних систем.
Для описания правил функционирования информационного хранилища, ведения журнала операций и реализации доступа к информации требуются развитые программно-технологические средства ведения метабазы и поддержания метаданных. Как правило, предусматриваются и согласовываются структуры данных и метаданных как в целом для системы поддержки принятия решений (внутренний стандарт), так и для каждой из рассматриваемых автономных задач в рамках многоуровневой организации хранения информации.
Анализ информации. Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хранение, важно уметь пользоваться ею. История учит, что на базе одной и той же информации могут быть сделаны различные, не исключено, что и противоположные выводы.
Основные потенциальные пользователи информационных хранилищ - среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированы в области компьютерных технологий и современных аналитических методов. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержке принятия решений, о чем речь пойдет ниже.
Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как совокупности бизнес-объектов. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, поскольку подобные средства позволяют аналитику, а тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как ’’клиенты", "договоры", "оплата труда" и др.
В то же время более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного механизма формирования запросов новые функции и представления, сохранить их для использования коллегами.
Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и множественными связями. Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, подвергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмотря на то что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов. Кроме того, анализ только начинается, но никак не заканчивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в прошлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее и наличие механизмов моделирования по схеме "что будет, если".
Именно на эти возможности и сориентированы многие программные продукты, появившиеся на рынке в последнее время.
Представление информации. Это один из наиболее существенных факторов всей концепции: как известно, "встречают по одежке". Высшее руководство предприятия зачастую видит только этот компонент информационной системы, поэтому успех СППР во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления результатов анализа и моделирования.
Пользовательский интерфейс СППР требует особого внимания. Он должен обеспечивать не только автоматический, но и настраиваемый режим для адаптации к меняющимся представлениям пользователя к новым аналитическим задачам. Интерфейс должен реализовать возможность представления информации в текстовом, табличном и графи-песком виде. Форма представления информации должна быть удобной для конечного пользователя, дружественной и позволяющей создавать не только промежуточные, но и презентационные материалы. Возможность гибкой настройки должна относиться не только к конечным, но и промежуточным результатам, чтобы обеспечить оперативность верификации и тем самым способствовать снижению вероятности ошибок.
Учитывая потребительскую ориентацию бизнес-систем, интерфейс должен быть локализован, т.е. обеспечивать предоставление конечной продукции на русском языке. Понятно, что возможность многоязычного представления результатов является дополнительным плюсом для компаний, бизнес которых ориентирован на внешний рынок.
Особое значение приобретают наличие расширенного изобразительного ряда, возможности использования разнообразных двух- и трехмерных графоаналитических объектов и специализированной аналитической графики, а также геоинформационной интерпретации результатов анализа. При этом необходимы включение опций настройки экранных форм, выбора типа представления результатов и формирование графического интерфейса с использованием современных возможностей интерактивного общения.
Важное значение имеет легкодоступность системы помощи и обучения работе с СППР, в том числе потенциальное использование гипертекста. Применительно к СППР существенным фактором является реализация многоуровневой и многоаспектной помощи: системной, статистико-математической, экономико-статистической, экспертной и др.
Следующим фактором, влияющим на осмысление ситуации лицом, принимающим решение (ЛПР), является гибкое и настраиваемое использование графического интерфейса. Графическое представление исходных данных и результатов обработки - неотъемлемая часть аналитической системы. Можно сказать, что от полноты, доступности и наглядности исполнения графической части зачастую зависит эффективность системы поддержки принятия решения. При графическом представлении информации особенно важно предоставить пользователю возможность выбирать и выделять из графической совокупности данных один из элементов каким-либо способом: цветом, толщиной линии, специальным маркером и т.п. Выбор и выделение элемента должны осуществляться как с помощью манипулятора "мышь", так и путем обработки специального запроса пользователя из меню.
Система должна предусматривать наличие большого количества разнотипных двухмерных и трехмерных графоаналитических элементов и специализированной аналитической графики. К последней могут быть отнесены двухмерные и трехмерные линейные, символьные и полостные графики, круговые и квантильные диаграммы, гистограммы, периодограммы и многомерные спектры, корреляционные поля, кубы и т.п.
Желательно наличие презентационной, например ленточной, графики, возможностей графической анимации изображений, а также интерактивного графического анализа данных.
Геоинформационная система - достаточно эффективная часть анализа финансово-экономического состояния распределенных объектов и других задач анализа, в которых представление аналитической информации на фоне географической среды (региона, города и т.д.) служит важным компонентом для поддержки принятия решений. Желательно наличие многомерной графической и геоинформа-ционной системы, предусматривающей использование информационных "слоев" и "горячих" ключей, позволяющих осуществить привязку отчетов к географической информации.
Система должна содержать настраиваемый генератор отчетов. Желательно наличие систем автоматического формирования отчета по результатам анализа в избранной пользователем форме, а также некоторых других современных возможностей пользовательского интерфейса.
2.2.3. Математическая поддержка принятия решений
Предварительная классификация аналитических задач. Отмеченные выше особенности аналитических задач управления требуют специфических методов математической поддержки принятия решений. Прежде всего они должны иметь хорошую интерпретацию в терминах конечного пользователя. Кроме того, эти методы должны работать с недостающими или плохо структурированными данными и информацией. Классифицировать аналитические задачи можно по следующим критериям: по виду постановки задачи и по требуемому способу моделирования данных.По виду постановки задачи можно разделить на следующие группы:
• типовые задачи, решаемые на большинстве предприятий;
• актуальные хорошо формализуемые задачи, например задачи мониторинга бизнес-процессов;
• актуальные плохо формализуемые, но важные практические задачи с неполными (подчас недостоверными и противоречивыми) исходными данными, например текущее планирование или анализ баланса клиента;
• нерегулярно решаемые задачи, которые обычно требуют оперативной реализации, но быстро теряют актуальность.
По требуемому способу моделирования данных задачи можно разделить на такие группы:
• использование моделей многомерного анализа, в том числе факторного анализа;
• прогнозирование, в том числе с сезонным компонентом;
• финансовое конструирование и планирование;
• применение эвристических моделей, в том числе экспертных опросов или алгоритмов с обучением;
• изучение взаимосвязей элементов;
• использование графоаналитических методов решения.
Типовые возможности аналитического наполнения СППР,
Множественность и разнообразие задач анализа требуют специфического наполнения СППР. В такой системе должны быть предусмотрены следующие аналитические возможности:
• многоаспектная (многоуровневая) система анализа и представления информации конечному пользователю;
• полная автоматизация и быстрота обработки аналитических запросов пользователей;
• формулировка запросов аналитической системы в удобных пользователю эконометрических терминах с использованием диалогового конструктора запросов;
• применение современных математических методов для решения экономических и финансовых задач;
• потенциальное использование систем искусственного интеллекта при анализе и прогнозе;
• наличие элементов экспертной поддержки аналитических запросов;
• модульная структура стандартных аналитических блоков, в которую могут входить как готовые блоки финансового анализа и прогнозирования на основе встроенных эконометрических моделей, так и математические алгоритмы для обработки больших массивов данных;
• использование принципа минимизации необходимой и достаточной аналитической информации, предоставляемой пользователю;
• разработка собственных аналитических модулей.
Важна также возможность применения современных статистических и эвристических методов анализа и поддержки принятия решений:
• анализ экономических показателей и индексов;
• финансовое и эконометрическое моделирование;
• анализ финансовых рисков;
• аудит и выявление подтасовок;
• прогнозирование, выявление тенденций изменения временных рядов;
• организация деловой разведки;
• управление проектами и ресурсами.
Существенной является возможность использования не только традиционных оперативных методов анализа и прогнозирования, но и специальных методов для многоаспектного оперативного анализа в рамках концепции информационного хранилища и формирования семейства адаптивных моделей.
В зависимости от ситуации на рынке и квалификации конечного пользователя целесообразно предусматривать использование "быстрых”, "стандартных" и "точных" прогнозов. СППР должна ориентироваться на различные группы конечных пользователей. Так, для типовых задач должны использоваться исключительно эконометрические термины, не требующие глубоких знаний в области статистики и математики. Для глубокого аналитического исследования важна возможность применения исследовательского блока для нетрадиционных и слабоформализуемых задач.
Математические методы должны поддерживать решение задач на протяжении всего цикла управления: от планирования до выработки корректирующих воздействий. Особое внимание должно уделяться планированию, управленческому учету и выработке решений на основе оценки результатов за прошедший период.
Методы поддержки принятия решений. Современные математические и программные средства являются надежными помощниками при поддержке принятия решений. Они способны играть роль опытного консультанта при подготовке к деловым переговорам, при стратегическом анализе рынка и составлении прогнозов в финансовой сфере. В условиях жесткой конкуренции программные средства, реализующие отдельные компоненты, а тем более полномасштабную систему контроллинга, помогают руководству и ответственным сотрудникам предприятий принимать обоснованные решения. Подобные продукты могут давать весьма квалифицированную оценку основных экономических параметров, позволяют взвешивать финансовые риски и подготавливать решения.
Финансовые программы прогнозирования для бизнеса отличаются от хорошо известных электронных таблиц тем, что в электронных таблицах некоторые элементы прогнозирования играют вспомогательную роль, тогда как специализированные программы полномасштабно используют возможности пакетов финансового прогнозирования и ориентированы на пользователей-непрограммистов. В широком смысле финансовые программы решают оптимизационную задачу в условиях неопределенности.
Оптимизационные методы. Они ориентированы на различные постановки задачи оптимизации. Ее решение существенно зависит от трактовки понятия оптимальности, количества и достоверности информации о компонентах задачи, включая ограничения.
Как правило, на практике задача ставится в векторной форме в силу наличия ряда конфликтных по своей экономической природе показателей (индикаторов). Задачу векторной оптимизации можно решать в следующей последовательности:
• определить допустимые варианты построения системы;
• выявить основные показатели сравниваемых альтернативных вариантов;
• определить "нехудшие" системы на основе критерия безусловного предпочтения Парето;
• привести показатели не сравнимых по Парето систем к сопоставимому виду;
• выбрать оптимальное решение, в том числе на основе процедур с участием лица, принимающего решения.
Для выбора "нехудших" систем (оптимальных по Парето) разработаны достаточно эффективные методы. Но, как правило, методы безусловного предпочтения не позволяют окончательно определить оптимальное решение. В связи с этим предложен ряд методов векторной оптимизации, среди которых следует отметить методы выделения ведущего показателя, лексикографического упорядочения показателей, использования принципа гарантированного результата и его обобщений, а также методы последовательных уступок, формирования обобщенного показателя качества (ОПК) и др.
Статистическая оценка показателей. В настоящее время существует большое количество прикладных программных систем, включающих в себя возможности статистического анализа и моделирования экономических характеристик. Наиболее используемыми из них являются:
• средства статистической обработки выборки и временных рядов;
• модели линейной и нелинейной регрессии;
• модели тренда и сезонности;
• специальные эконометрические методы;
• встроенные средства сбора, обработки и представления данных для статистического анализа.
Быстро развивающиеся статистические методы количественного анализа являются удобным инструментом изучения финансовых рынков. Процесс их использования во многом тормозится недостаточно высоким качеством исходных данных.
Эконометрика. Как наука о количественном анализе реальных экономических явлений эконометрика основывается на современном развитии теории и наблюдений, связанных с методами получения выводов. Цель эконометрики - получение эмпирических выводов экономических закономерностей. В этом качестве эконометрика представляет собой одно из средств моделирования. Она может использоваться при определении рыночных тенденций и цен в случае применения метода рыночной калькуляции маржи не только на текущую и прошедшие даты, но и в виде прогноза на будущее. Эконометрические модели могут служить опорой в случае выявления тенденций изменения остатков по счетам (корреспондентскому, текущим, клиентским) для управления ими, а также могут помочь при прогнозировании рынков для формирования комплексной программы развития и построении среднесрочных финансовых планов.
В этой связи характерно отношение к указанным методам за рубежом: в условиях относительной предсказуемости тенденций развития эконометрические и имитационные модели являются достаточно хорошим подспорьем. При сохранении в российской экономике тенденции к стабилизации эти модели начали использоваться и у нас.
В то же время не следует преувеличивать возможности эконометрики. Традиционная эконометрика предписывает аналитику построить модель, собрать данные, выбрать подходящий метод оценки и затем оценить модель. Описанный метод достаточно хорошо работает в физике, но далеко не всегда - в экономике из-за ограниченных объемов временных рядов. В то же время можно надеяться на то, что модель будет справедлива локально.
Использование нейронных сетей для финансовых прогнозов. Нейронная сеть представляет собой многослойную сетевую структуру, состоящую из однотипных (и сравнительно простых) процессорных элементов - нейронов. Нейроны, связанные между собой сложной топологией межсоединений, группируются в слои (как правило, два-три), среди которых выделяются входной и выходной слои. В нейронных сетях, применяемых для прогнозирования, нейроны входного слоя воспринимают информацию о параметрах ситуации, а нейроны выходного слоя сигнализируют о возможной реакции на эту ситуацию. В коммерческом применении нейронные сети обычно представлены в виде программных пакетов, плат-акселераторов для персональных компьютеров, нейромикросхем, а также специализированных нейрокомпьютеров. Для большинства приложений бывает достаточно простого программного пакета. Пока что возможности нейроалгоритмов в прикладных финансовых задачах оцениваются как относительно скромные: они ориентированы на отдельные частные задачи (распознавание чеков, предсказание курсов на биржах) и требуют предварительного этапа обучения.
Использование нечеткой логики. Нечеткая логика (англ, fuzzy logic) - мощный элегантный инструмент современной науки, который на Западе можно встретить в десятках изделий (от бытовых видеокамер до систем управления вооружениями), а у нас до самого последнего времени был практически неизвестен.
Аппарат теории нечетких множеств продемонстрировал ряд многообещающих возможностей его применения в системах управления техническими системами и при прогнозировании итогов выборов. Нечеткая логика применяется при анализе новых рынков, биржевой игре, оценке политических рейтингов, выборе оптимальной ценовой стратегии и т.п. Появились и коммерческие системы массового применения. Так, пакет CubiCaic представляет собой своего рода экспертную систему, в которой пользователь задает набор правил типа "если..., то...", а система пытается на основе этих правил адекватно реагировать на параметры текущей ситуации. Аппарат нечеткой логики, заложенный в пакет, дает возможность оперировать этими понятиями, как точными, и строить на их основе целые логические системы, не заботясь о зыбкой нечеткой природе исходных определений.
Нейросетевые, нечеткие и генетические алгоритмы могут оказаться перспективными, заслуживающими детального изучения и использования ввиду адекватности этого аппарата широкому классу финансовых задач, в том числе банковских (прогнозирование, экспертные исследования, управление портфелем).
2.2.4. Структуризация учета и метаданные
В отличие от традиционного бухгалтерского учета управленческий требует принципиально другой структуризации, ориентированной на предоставление информации для менеджеров по запросам и для регламентных отчетов.Рассмотрим некоторые возможности логической структуризации данных и их отражение в информационных ресурсах автоматизированной системы, ориентированной на управление.
Прежде всего остановимся на отличиях информационной поддержки бухгалтерской и управленческой систем учета. Первая из них ориентирована на оперативный учет всех операций, проводимых согласно заключенным деловым сделкам. Такая система предназначена прежде всего для оперативного учета данных (так называемых транзакций). Управленческий учет нацелен на представление аналитику или менеджеру информации, и, следовательно, в нем преобладает аналитическое начало. Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации. Критически важные данные, которые необходимо хранить и обрабатывать, могут быть представлены только в структурированной форме.
Отличительной особенностью управленческого учета и представления данных является необходимость анализировать как внутреннюю, так и внешнюю информацию. Это может быть информация о рынках сбыта и конкурентах, политической обстановке и сопутствующих рисках, клиентах и их предпочтениях. Разнородные источники и форма представления данных, способы группировки и ряд иных факторов определяют особенности поставки и использования информации в системах управленческого учета в отличие от традиционных оперативных (транзакционных) систем, основанных на стандартизованном представлении внутрифирменных данных.
Информационные хранилища
В последнее время для работы с аналитическими данными все большую популярность приобретает концепция информационного хранилища (ИХ) - Data Warehouse. Основными особенностями концепции являются:
• ориентация учета на предметную область, предусматривающая сбор данных о некотором предмете (бизнес-объекте) в согласованной, единой (несмотря на различные источники) и удобной для использования в управленческом анализе форме;
• интегрированность, предполагающая согласованное хранение данных в едином общефирменном хранилище;
• неизменность после внесения данных в информационное хранилище и доступность только в режиме чтения;
• поддержание хронологии и соответствующей структуризации за длительный период (обычно за несколько лет).
Особо следует отметить, что в информационном хранилище, как правило, представлены не первоначальные оперативные данные, а определенным образом обработанная информация. Прежде чем загрузить данные в информационное хранилище, их подвергают согласованию (представлению в едином формате), фильтрации (включая проверку адекватности), дополняют недостающей общесистемной информацией (например, временным шкалированием) и, быть может, агрегируют. Удобство и эффективность работы аналитиков с информационным хранилищем определяются тем, насколько удачно решены перечисленные выше взаимосвязанные вопросы, включая структуризацию информации, связанную с построением классификаторов в виде иерархически упорядоченных метаданных.
Типичной формой представления информации для управления бизнесом является информация о бизнес-процессах (например, о поставках материалов и комплектующих, сбыте, производстве и их компонентах) в виде управляемых и оцениваемых параметров бизнеса в зависимости от продукции фирмы, подразделений (центров ответственности, центров прибыли и сервис-центров), клиентов, поставщиков и конкурентов, рынков предоставления услуг, регионов, времени.
Аналитический механизм предоставления информации должен сопровождаться возможностью ее детализации в разрезе каждого из индикаторов с использованием процедур свертки-развертки (drill down-drill up), т.е. возможностью детализации по предварительно сформированному иерархическому классификатору понятий для каждого из зафиксированных аспектов представления информации в информационном хранилище. Например, представление параметров бизнеса (доходов, расходов, маржи) во временном аспекте может быть детализировано по годам, кварталам, месяцам, декадам, дням, а в аспекте организационной структуры - по регионам, филиалам, управлениям, отделам, цехам и т.п. (рис. 2.2).
Модель данных служит краеугольным камнем концепции метаданных и определяет пути возможного использования информации из информационного хранилища. Регламент изменения данных обусловливает схему пополнения системы из внутренних и внешних оперативных источников.
Такая схема позволяет менеджеру и аналитику опереться на четкую конструкцию, ориентированную на их потребности. Но для этого должно быть правильно выстроено все дерево информационной поддержки бизнеса в организации, включая оперативные информационные системы (рис. 2.5), на базе внутрифирменной модели данных.
• клиентов, включая поставщиков и потребителей продукции;
• рынков сбыта и регионов;
• показателей, предназначенных для управления (планирования, контроля исполнения планов и корректировки принятых решений).
Полный цикл принятия управленческих решений "план - организация выполнения - учет - контроль - анализ - регулирование" охватывает широкий круг понятий современного менеджмента, основанного на механизмах:
• структуризации данных;
• доставки их в требуемое место, в требуемое время и в требуемом объеме;
• формирования информационного поля для проведения полномасштабного анализа в рамках регламента и возможности оперативной настройки приложений на нестандартные виды анализа;
• проведения анализа информации;
• подготовки рекомендаций для лиц, принимающих решения, в том числе с использованием эвристических и экспертных знаний;
• принятия решения;
• доведения решения до исполнителей;
• контроля за исполнением.
2.2.5. Единое аналитическое пространство организации
Регистрация операций производится в АУИС и в локальных информационных системах подразделений на основании утвержденной учетной политики организации, в соответствии с которой генерируются управленческие и бухгалтерские проводки. Данные бухгалтерского учета в виде обязательной бухгалтерской отчетности направляются в соответствующие органы РФ и в контуре подготовки принятия решений далее не участвуют.Отличие бухгалтерского учета от управленческого
Типовая система учета на предприятиях ориентирована прежде всего на внешнюю отчетность. Создание управленческого учета на базе параллельной службы вынужденно, но недостаточно эффективно, поэтому реальной является потребность в интегрированной системе учета. С точки зрения менеджмента учет представляет собой сбор, регистрацию и обобщение всей информации, необходимой руководству компании для принятия управленческих решений.
По оценке западных бухгалтеров, именно на постановку и ведение управленческого учета тратится до 90% времени и ресурсов, в то время как на традиционный финансовый учет уходит только оставшаяся часть. Основными проблемами, встающими перед разработчиками автоматизированных систем в этой связи, являются оперативность предоставления информации, а также выработка формы и содержания той отчетности, которая готовится для управленцев.
Западная бухгалтерия предусматривает двухкруговой характер учета. Первый ориентирован на учет финансовых потоков (cashflow), второй - на учет преобразований факторов бизнеса в продукты и услуги в результате производственной деятельности. Сюда включается учет материальных потоков, а также затрат и себестоимости производимой продукции. Если первый способ учета ориентирован на внешнее потребление и подвергается регламентированию, то второй -внутреннее дело каждой компании. Он является, по сути, ноу-хау компании и близок к коммерческой тайне.
Отличительным признаком управленческого учета является интегрированность. Можно выделить вертикальную и горизонтальную интеграцию. Горизонтальная интеграция предполагает сопоставимость данных в учетных блоках. Вертикальная интеграция охватывает цикл принятия управленческих решений (план - организация выполнения - учет - контроль - анализ - регулирование).
Такой подход влечет разделение по центрам ответственности, центрам прибыли, центрам затрат, регламентацию и анализ взаимодействия структурных подразделений, внутрифирменный анализ рентабельности и других показателей современного контроллинга. Виды учета, используемые для различных компонентов менеджмента, представлены в табл. 2.3 (заштрихованы).
Для управленческих целей формируется единое аналитическое пространство организации, общая схема которого представлена на рис. 2.6.
• все методики формируются силами центрального аналитического подразделения организации;
• формирование методик проводится на основании нормативного документа предприятия, например Положения об аналитической отчетности.
Рассчитанные первичные аналитические показатели хранятся в хранилище аналитических данных (ХАД). Базовые аналитические показатели могут использоваться как напрямую (для наполнения статистических отчетов), так и опосредованно для расчета вторичных показателей. Интерфейс аналитической системы должен обеспечивать доступ к ХАД удобным для пользователей образом и, следовательно, оперировать терминами бизнес-понятий и аналитических отчетов.
В общем случае под информационной аналитической системой можно понимать не только набор программных средств, позволяющих формировать статические, динамические и вообще произвольные отчеты, выполнять их экспорт (в системы data mining), рассылку отчетов и задавать методики преобразования данных, но также и те модули, которые обеспечивают согласование данных на входе ХПД.
Из рассматриваемой модели аналитического пространства видно, что одними из важнейших компонентов такой аналитической системы являются механизмы поддержки методик преобразования данных и расчета аналитических показателей.
Финансово-экономический аспект управления
К основным финансово-экономическим задачам СППР относятся анализ состояния и прогноз тенденций бизнеса и рыночной конъюнктуры, планирование бизнеса и управление его развитием.
Оценка финансового состояния предприятия и планирование его развития в рамках концепции контроллинга включают:
• стратегическое планирование;
• тактическое и оперативное планирование;
• управление портфелем активов и пассивов;
• анализ деятельности по параметрам риск/доходность/ликвидность в разрезе центров ответственности;
• анализ и оценки инвестиционных проектов и составление бизнес-планов;
• анализ и распределение инвестиционных ресурсов по проектам и подразделениям;
• внутренний аудит;
• выработку оптимальных стратегий повышения доходности и ликвидности, управление системным и кредитным рисками;
• анализ и прогноз текущей ликвидности предприятия.
Кроме того, особое внимание должно быть уделено следующим внешним аспектам.
1. Состояние производства, обслуживание клиентов, смежных организаций и сотрудников филиальной сетью.
2. Анализ и прогнозирование денежного обращения. Состояние кредитно-финансовой системы и денежного обращения.
3. Общеэкономическое положение отрасли в сопоставлении с макроэкономическими показателями развития мировой экономики, экономики России в целом и с показателями других отраслей.
4. Состояние и прогнозирование отдельных рынков и услуг (ценные бумаги, валюта, пенсионное обслуживание и т.д.).
Координированное решение перечисленных выше задач предполагает наличие серьезной информационной поддержки, некоторые аспекты которой рассмотрим ниже.
2.3. Информатизация контроллинга
Управленческие решения на предприятии охватывают все стороны его деятельности: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др. Основная задача управления - координация деятельности подразделений для наиболее эффективного их использования по решению стратегических, тактических и текущих задач предприятия. Этому должны способствовать высокий профессионализм сотрудников, широкая информационная поддержка анализа состояния и тенденций развития, компетентность в принятии стратегических и тактических решений, планирование и координация деятельности подразделений для достижения общих целей, проведение организационных и текущих мероприятий по поддержанию бизнеса, организация контроля и развития коллектива и личности в нем. В данной работе ограничимся лишь финансовой стороной управления.Особую роль в этой связи играет контроллинг, понимаемый как управление будущим бизнеса для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. При этом текущий анализ и регулирование плановых и фактических показателей подчинены указанной стратегической цели.
Управление бизнес-процессами требует комплексного рассмотрения как внешних, так и внутренних факторов.
Анализ текущего состояния и перспектив развития собственного бизнеса, учет неопределенности в динамично изменяющейся макроэкономической ситуации в России и за рубежом, обострения конкурентной среды, а также постоянно меняющейся правовой сферы управления бизнесом недостаточно эффективны без формирования современной информационной системы контроллинга.
Информационная поддержка менеджмента должна не только обеспечивать руководство информацией о текущем состоянии дел, но и прогнозировать последствия тех или иных изменений внутренней или внешней среды.
Только подобный подход позволит обеспечить организаторов бизнес-процесса всей информацией, необходимой для детального анализа текущей ситуации, и предусмотреть необходимые шаги для совершенствования деятельности.
Новые подходы к информатизации контроллинга и внедрение современных систем поддержки принятия решения призваны:
• объяснить усложняющиеся экономические проблемы организации и подвергнуть их оперативному анализу;
• обеспечить информационную поддержку управления бизнес-процессами по установленным целям;
• проанализировать и предложить возможные решения по реструктуризации и развитию бизнеса.
2.3.1. Назначение и задачи информатизации контроллинга
Миссия контроллинга заключается прежде всего в обеспечении длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. При этом текущий анализ и регулирование плановых и фактических показателей подчинены указанной стратегической задаче. На первых порах контроллинг действует как сигнальная система, ориентированная на принятие своевременных мер при наличии отклонений от плана. При этом соблюдается цикл поддержания управленческих решений "план - организация выполнения - учет - контроль - анализ - регулирование". Система обеспечивает сопоставление плановых и фактических значений контролируемых показателей, основанное на плане развития предприятия и структурированной системе управленческого учета (рис. 2.7).\. Контроль финансового баланса. Оперативный анализ изменения активов и пассивов по факту совершения операции в целях определения текущего сальдо в любой момент времени и анализа финансовой деятельности предприятия за рассматриваемый период, необходимый как для отчетной деятельности, так и для текущего и стратегического планирования.
Анализ, планирование и прогнозирование текущего и прогнозных состояний предполагают представление отчетов с использованием деловой графики.
2. Оптимизация денеэюных потоков. Оптимизация CF-модели подразумевает широкий класс проблем, к которому относятся следующие задачи:
• прямая задача - определение динамики финансового потока для заданной временной зависимости процентной ставки при осуществлении операций по приходу и расходу (выплаты и перечисления) внутри рассматриваемого потока;
• обратная задача - нахождение возможного набора временных зависимостей средней процентной ставки для обеспечения баланса в заданные моменты времени при совершении планируемых операций с финансовым потоком;
• инвестиционная задача - определение эффективности инвестиционных проектов и их последующее ранжирование по общим критериям NPV, IRR или по комбинированному критерию;
• выдача рекомендаций по финансово-кредитной политике предприятия в целом с использованием данных о текущем состоянии баланса, предстоящих и планируемых операциях, результатов анализа состояния финансового и фондового рынков, с учетом стратегии поведения предприятия, обеспечивающей максимальный прирост прибыли. Для решения данной задачи необходим мониторинг финансового и фондового рынков в целях определения уровня доходности, ликвидности и риска существующих рыночных секторов и построения корреляции и прогноза развития этих секторов. Рекомендации по диверсификации финансовых средств вырабатываются на основе критериев доходность/риск/ликвидность.
3. Сценарный анализ движения денежных потоков. В результате решения данной задачи можно моделировать последствия различных принимаемых решений по финансовой политике предприятия. Используя CF-модель, можно промоделировать ситуацию в целях выхода из создавшейся ситуации с наименьшими потерями доходности (например, извлечение средств для покрытия задолженности из наименее доходного рыночного сектора или путем кредитования средств). Результаты анализа должны представляться в виде отчетов с применением элементов деловой графики. Модифицированная CF-модель используется и при планировании финансовой деятельности.
2.3.3. Основные компоненты информационной системы контроллинга
Стержнем информатизации контроллинга является система поддержки принятия решений, конструктивно служащая надстройкой над учетными внутрифирменными информационными системами.Она призвана обеспечить принятие обоснованных решений топ-менеджерами в соответствии с миссией предприятия, его стратегическими и тактическими целями бизнеса.
Основой такой системы являются:
• доставка статистических данных и информации аналитического и сводного характера как из внутренних, так и из внешних источников для экономических и финансовых оценок, сопоставление планов, разработка моделей и составление прогнозов в бизнесе;
• формирование и эксплуатация во взаимодействии с руководством соответствующей системы информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и финансовых процессов.
Система должна обеспечивать методическую и информационную поддержку принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена организации на основе оперативного анализа и прогноза финансовых и экономических показателей. Это предполагает ситуационное и регламентное прогнозирование, мониторинг, анализ и корректировку деятельности предприятия и его подразделений в разрезе предоставляемых продуктов и услуг, обслуживаемых клиентов с учетом оценки состояния рынков и условий конкуренции на них.
Практические решения
В последнее десятилетие информационные системы контроллинга получили достаточно широкое распространение. Методические положения построения и развития таких систем определены в [5,9]. Ниже остановимся на практических аспектах формирования такого рода систем в России и за рубежом.
На российском рынке представлены комплексные информационные системы, включающие контроллинговый компонент, разработки как зарубежных фирм (R/3 компании SAP AG, SAS System компании SAS Institute, Oracle Express компании Oracle и др.), так и отечественных производителей ("Галактика” компании "Галактика", "Флагман" компании ИНФОСОФТ, "М-3" фирмы "Клиент-Серверные Технологии" (КСТ), "Алеф" фирмы "Alaf Consalting and Soft" и некоторые другие).
Интерес российских предприятий к внедрению интегрированных автоматизированных систем управления предприятием класса MRP, MRP II, ERP и ERP II продолжает расти. Эти системы позволяют:
• полностью автоматизировать сбор важной для управления предприятием информации;
• проводить фильтрацию и анализ общего потока оперативных данных, агрегируя полученные результаты и преобразуя их в управленческую информацию;
• получать мгновенный доступ к любой информации в системе;
• обеспечить многопользовательский режим работы, включая децентрализованное использование.
Однако внедрение полномасштабного программного комплекса класса ERP - долгий, дорогостоящий и трудоемкий процесс. Некоторые особенности таких систем рассмотрены ниже.
Сравнительные характеристики разработок
Сравнительные характеристики зарубежных и российских разработок на основании имеющихся информационных материалов фирм и литературных источников приведены в табл. 2.4.
Рассмотрим возможности некоторых из указанных систем более подробно.
Контроллинг в системе R/3 фирмы SAP AG
Среди зарубежных систем автоматизированного управления R/3 вызывает сегодня наибольший интерес, что подтверждается наличием более 12 тыс. инсталляций в мире. Система R/3 ориентирована на комплексное решение управленческих задач для предприятий различного профиля. Она включает в себя универсальные компоненты, обеспечивающие решение типовых задач, а также специализированные компоненты для решения проблем, специфических для отраслевых предприятий (например, для нефтегазовой отрасли, энергетики, торговли, химической промышленности, пищевой промышленности, предприятий машино- и приборостроения, банков).
Контроллинг необходим для координации и оптимизации содержания всех происходящих на предприятии процессов. Применительно к данным он тесно связан с такими областями деятельности, как "внешняя отчетность" и "финансирование". Это отражается и в организации структуры системы.
В состав универсальных взаимосвязанных компонентов системы R/3 входят:
• модули финансового учета системы, включающие бухгалтерию, управление финансами, контроллинг;
• модули управления проектами;
• модули логистики, включающие продажу и дистрибуцию, управление поставками, производственное планирование, управление качеством;
• система управления персоналом;
• система делопроизводства и коммуникаций;
• информационная система руководителя.
Более подробно остановимся на отдельных компонентах модулей финансового учета и контроллинга.
Модули финансового учета включают в себя Главную книгу, учет дебиторов и кредиторов, финансовый контроллинг, бухгалтерский учет основных средств, управление портфелями и др.
Модули контроллинга ориентированы на задачи управленческого учета для поддержки принятия решений по достижению прибылеориентированных целей организации.
Контроллинг, представляя собой комплексный процесс, может быть разбит на следующие фазы: планирование, мониторинг, отчетность, подготовка рекомендаций и информирование. Эти фазы могут быть применены для следующих типов контроллинга:
• финансов и ликвидности;
• затрат по продукту;
• косвенных затрат;
• учета результатов и контроллинга предприятия в целом.
Основные фазы и соответствующие им функции контроллинга
представлены ниже.
Планирование
Учет по заданным величинам
Анализ источников прибыли
Бюджет / Сметы
Предварительное планирование
Риски
• документирование в количественном и стоимостном отношении потребления производственных ресурсов для выполнения работ;
• контроль экономичности;
• поддержку принятия решения.
Связь между контроллингом и финансовой бухгалтерией осуществляется в форме так называемой "подключенной" системы. Это означает следующее:
• контроллинг имеет массив данных, отделенный от финансовой бухгалтерии;
• виды первичных затрат и вид выручки относятся к счетам бухгалтерии как 1:1;
• первичные затраты и выручка берутся из Главной книги и снабжаются дополнительными атрибутами;
• внутрипроизводственные работы отображаются как виды вторичных затрат;
• в контрольной книге ведется учет соответствия данных финансовой бухгалтерии данным контроллинга.
Основой модуля контроллинга служит архитектура, которая ориентируется на объекты, несущие в рамках одного временного периода затраты и/или выручку.
Базовые положения организации системы контроллинга в системе R/3 сводятся к следующему.
Логическое единство учета затрат для контроллинговой единицы при учете по видам затрат и выручки обеспечивается фиксацией на экране монитора соответствующих сумм. Данные подразделяются по своим критериям классификации (балансовая единица или бизнес-сфера). Учет по видам затрат и выручки опирается на сверку со счетами бухгалтерии. Он является исходным пунктом для перехода (детализации) в другие компоненты модуля.
Учет затрат по местам их возникновения и учет работ осуществляются разнесением косвенных затрат посредством многочисленных методов пересчета, которые частично базируются на введенных данных, а частично - на фиктивных предположениях.
Учет затрат по заказу и учет проектных затрат производятся с ориентацией на мероприятия. Расчет-списание выполняется либо на косвенные затраты, либо на основной капитал.
Учет затрат по процессам обеспечивает контроль процессов, а не только функций и продуктов, т.е. процесс выступает в качестве еще одного объекта контроля и перерасчета между учетом по месту возникновения затрат (МВЗ) и учетом затрат по продукту.
Учет затрат по продукту фокусирует экономические аспекты создания продукта, состоит из поштучного учета и из учета по периодам.
Учет результатов и учет по сегментам рынка основан на анализе источников результатов. Таким образом, происходит дифференцирование затрат по сегментам рынка.
Учет затрат по месту возникновения прибыли не является составной частью процесса расчета. Эта структура охватывает все важные для получения результата хозяйственные операции.
В зависимости от точности, с которой проводится расчет затрат в ходе всего процесса расчета, выделяются следующие процессы:
• учет фактических/стандартных затрат;
• учет полных/частичных затрат;
• учет частичных затрат и расчет сумм покрытия;
• метод учета затрат по обороту/общих затрат.
Перечисленные выше процессы могут выполняться параллельно.
Все компоненты модуля контроллинга располагают мощными функциями для поддержания диалоговой системы отчетов и выдачи распечаток. Для распространенных видов анализа имеются стандартные формы отчетов, которые могут быть дополнены индивидуальными для фирм отчетами.
Диалоговое планирование реализуется многочисленными функциями для всех объектов (виды затрат, места возникновения затрат, заказы, проекты, процессы, носители затрат, объекты учета результатов, а также места возникновения прибыли).
Результаты работы модуля контроллинга доступны из информационной системы руководителя (EIS).
Контроллинг в российских информационных системах
Российский опыт автоматизации решения задач контроллинга менее обширен, чем зарубежный. В то же время ряд разработок представляет практический интерес, в частности системы '’Галактика" и "М-З".
Система ”Галактика". Обладает наиболее широкими возможностями, направлена на решение задач управления предприятием (в отличие от традиционного регистрационно-накопительного подхода) с использованием комплексного подхода к автоматизации его различных служб, который обеспечивает последовательное прохождение документов по различным модулям с возможностью поэтапного внедрения и приобретения тех модулей, которые необходимы для работы. Модульность построения системы допускает использование как отдельных составляющих, так и их необходимых произвольных комбинаций, включая интеграцию с существующими программными наработками.
С точки зрения решаемых задач систему "Галактика" можно условно подразделить на несколько функциональных контуров:
• контур административного управления решает задачи финансового и хозяйственного планирования, финансового анализа, управления маркетингом;
• контур управления персоналом предназначен для автоматизированного учета кадров и расчетов по оплате труда персонала;
• контур бухгалтерского учета - функционально полная система ведения бухгалтерского учета;
• контур оперативного управления реализует задачи, связанные с организацией работ и управлением производственной и коммерческой деятельностью предприятия;
• контур управления производством автоматизирует техническую подготовку производства, включая технико-экономическое планирование и учет фактических затрат;
• контур администрирования - набор сервисных средств для квалифицированных пользователей и программистов, обеспечивающих администрирование базы данных, корпоративный обмен данными, обмен документами с внешними информационными системами, а также проектирование пользовательского интерфейса и отчетов.
Информационная система руководителя предназначена для руководителей предприятий, холдингов, корпораций и поддерживает управленческую деятельность высшего руководства, обеспечивая их эффективным инструментарием для решения задач мониторинга оперативной деятельности и анализа деятельности предприятия, повышения "информационной прозрачности” предприятия, исключения возможности искажения реальных данных, снижения издержек получения информации для принятия оперативных и стратегических решений.
Для улучшения восприятия информации применяются различные визуальные средства, в том числе технология "светофоров", использующая изменение цветовой индикации объектов в зависимости от состояния системы.
Система "М-З". Разработана на основе современных стандартов управления в реальных условиях функционирования российских предприятий и в основном соответствует требованиям, предъявляемым к интегрированным системам класса ERP.
Интегрированная система управления предприятием "М-З" представляет собой современный масштабируемый программный комплекс, предназначенный для автоматизации российских предприятий различных отраслевой принадлежности и масштаба деятельности. Система формирует единый информационный контур, объединяющий процессы финансового планирования, учета обязательств и расчетов, материально-технического обеспечения и сбыта, планирования и управления производством и складскими запасами, ведения бухгалтерского и управленческого учета и эффективного контроллинга деятельности предприятия.
Система имеет модульную структуру и функционально состоит из нескольких контуров, охватывающих основные бизнес-процессы предприятия.
Контур "Финансы" служит для организации эффективного управления текущими финансовыми потоками, ведения финансового учета и контроля за их исполнением, включает в себя модули "Финансы", "Финансовое планирование" и "Управленческий учет".
Контур "Материальные потоки и производство" направлен на обеспечение контроля за ресурсами предприятия на стадиях производственного процесса. Основное назначение контура - снижение производственных затрат, обеспечение выполнения календарных графиков, контроль за производственными процессами, имеющимися ресурсами и качеством выпускаемой продукции.
Контур "Бухгалтерия" используется для оперативной, полной и достоверной регистрации актов хозяйственной деятельности предприятия. Функционал контура соответствует требованиям к ведению бухгалтерского учета и подготовке отчетности со стороны контролирующих органов, одновременно являясь источником первичной информации для решения задач управленческого учета и финансового планирования. Система допускает ведение бухгалтерского учета параллельно в различных планах счетов в зависимости от принятых на предприятии правил учета.
Контур "Управление персоналом" предназначен для автоматизации кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы.
Помимо функциональных контуров, служащих для автоматизации основных бизнес-процессов предприятия, в интегрированную систему "М-3" включены компоненты, обеспечивающие общесистемную интеллектуальную настройку и управление системой в целом. Это позволяет осуществлять поддержку особенностей хозяйственной деятельности российских предприятий:
• ведение нескольких планов счетов и возможность ведения учета и формирования отчетности как по российским, так и по западным стандартам;
• ориентированность на первичные документы хозяйственной практики российских предприятий в рамках их традиционного документооборота;
• мультивалютность, позволяющую вести учет и контроль в различных бизнес-областях одновременно в нескольких валютах.
Реализованный в системе подход, ориентированный на управление по конкретным объектам и центрам ответственности, не только обеспечивает повышение производительности традиционных рабочих мест или отдельных структурных подразделений, но и позволяет установить эффективный контроль и ответственность за достижение результатов конкретных бизнес-процессов.
Следует также отметить, что комплекс "М-3" позиционируется уже не просто как система управления предприятием, а как продукт, формирующий среду принятия решения. Происходит смещение акцентов от регистрационной системы к структуре, позволяющей реализовывать прогнозирование на основе профессионального анализа.
С начала XXI в. спрос на информационные системы управления резко возрос, особенно среди средних и крупных отечественных предприятий, получивших конкурентные преимущества после кризиса и ориентирующихся на дальнейшее развитие и захват рынка. Отмечаются активизация сетевой и интернет-интеграции, рост интереса к комплексным ИТ-проектам, увеличение спроса на интегрированные системы управления предприятиями.
И если говорить о развитии отечественной индустрии таких систем и широком внедрении контроллинга в практику работы российских организаций и предприятий, то приходится констатировать, что у большинства российских предприятий этап полномасштабной информатизации бизнеса только начинается.
Несмотря на недостатки, связанные со спецификой российской экономики, ряд российских крупных корпоративных клиентов приобретают западные информационные системы. Западные корпоративные информационные системы класса MRP/MRP II в настоящий момент превосходят отечественные системы по производительности и эффективности работы. Основным недостатком корпоративных систем отечественных производителей является короткий срок существования и, как следствие, сравнительно малый интервал опытной эксплуатации.
Внедрение корпоративной информационной системы все еще связано с большой долей риска неуспеха, и сказать однозначно, какие системы - западных или отечественных производителей принесут наибольший эффект, довольно сложно. Предприятие должно решить этот вопрос самостоятельно, проанализировав все положительные и отрицательные стороны выбираемой корпоративной информационной системы.
Очень важную роль при внедрении столь сложных информационных продуктов играет консалтинг, причем наибольший успех достигается в случае привлечения команды специалистов, имеющих практический опыт работы как в России, так и за рубежом. Некоторые проблемные вопросы внедрения систем такого класса рассмотрены далее.
2.3.4. Информатизация контроллинга в финансово-промышленной группе
Для комплексного решения многочисленных проблем, обусловленных как внешними, так и внутренними факторами, требуются эффективные механизмы управления финансово-промышленными группами (ФПГ). Концепция контроллинга является стержнем, на который нанизаны основные элементы управления деятельностью предприятий ФПГ:• все категории бизнес-процессов и их затраты;
• центры ответственности предприятий-участников;
• системы планирования и бюджетирования, формируемые на основе центров ответственности предприятий;
• система управленческого учета, построенная на основе центров ответственности и их бюджетов;
• система стратегического управления, основанная на анализе цепочек ценностей, стратегического позиционирования и затратообразующих факторов;
• информационные потоки, позволяющие оперативно фиксировать текущее состояние выполнения бюджетов центров ответственности;
• мониторинг и анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятий ФПГ;
• выявление причин отклонений и формирование управляющих воздействий в рамках центров ответственности.
Контроллинг в ФПГ обеспечивает системное управление пред-приятиями-участниками на долгосрочной основе, включая координацию управленческой деятельности по достижению целей в рамках комплексной информационной системы и единого информационного пространства для поддержки управленческих решений.
Взаимосвязь основных функций управления осуществляется посредством:
• координации планов предприятий-участников и разработки консолидированного плана ФПГ в целом;
• учета и контроля затрат и результатов по предприятиям ФПГ;
• сравнения плановых и фактических показателей определения уровня достижения цели и выработки корректирующих управленческих решений;
• разработки инструментария для планирования, контроля и принятия управленческих решений.
Современный менеджмент разделяет цели ФПГ на оперативные и стратегические, следовательно, контроллинг состоит из двух частей: оперативного и стратегического.
Стратегический контроллинг направлен на обеспечение последовательного развития и выживаемости предприятий ФПГ, отслеживание намеченных целей развития и достижение устойчивого долгосрочного преимущества перед конкурентами. В рамках стратегического контроллинга подвергаются анализу внешняя и внутренняя среда, конкуренция, ключевые факторы успеха, стратегические планы и подконтрольные показатели деятельности, цепочки ценностей, стратегическое позиционирование, затратообразующие факторы и портфель стратегий. Ориентация на долгосрочные перспективы определяет в качестве контролируемых показателей следующие: цели, стратегии, потенциалы и факторы успеха, сильные и слабые стороны предприятий ФПГ, шансы и риски, рубежи и последствия. Стратегический контроллинг реализует анализ информации о внешних и внутренних условиях работы ФПГ, разработку стратегических целей, планов и комплексных программ предприятий-участников.
Главная цель оперативного контроллинга - создание эффективной системы управления для достижения текущих целей предприятий ФПГ путем оптимизации соотношения "затраты - прибыль". Ориентация на краткосрочные цели определяет следующие контролирующие показатели для оперативного контроллинга: рентабельность, ликвидность, производительность и прибыль. Методический инструментарий оперативного контроллинга включает GAP-анализ (анализ отклонений), портфолио-анализ (анализ распределения деятельности предприятий ФПГ по отдельным стратегиям относительно продуктов и рынков), С?Р-анализ (анализ соотношения "затраты -объем - прибыль"), АВС-анализ (анализ групп подразделений ФПГ в зависимости от вклада в доход), планирование потребности в материалах, финансовый анализ показателей деятельности, статические и динамические методы инвестиционных расчетов, функциональностоимостный анализ.
Возможности контроллинга определяют следующие факторы:
• ориентация на эффективную работу предприятий ФПГ в относительно долговременной перспективе (философия доходности);
• формирование организационной структуры предприятий ФПГ, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей;
• создание информационной системы, адекватной задачам целевого управления;
• дробление задач контроллинга на циклы для итеративности планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.
Несмотря на несомненные преимущества, внедрение концепции контроллинга на предприятиях ФПГ является сложным и трудоемким делом. Предприятия-участники имеют разнородную структуру, находятся на разном уровне развития, в частности, в областях менеджмента, информатизации, систем бухгалтерского учета. Отсутствие управленческого учета в системе планирования вносит дополнительные сложности на пути построения концепции контроллинга.
Без создания единого информационного пространства, охватывающего все предприятия ФПГ, внедрение системы контроллинга невозможно. Необходимо преодолеть сопротивление, вызванное социально-психологическими факторами и несовершенством модели внедрения технологии контроллинга и методов анализа, потребностью в дополнительном обучении, а также длительным временем внедрения.
Полный эффект достигается только при внедрении концепции контроллинга на всех предприятиях ФПГ. Основная идея заключается в ориентации на быстрый запуск процедуры сбора контроллинговой информации для получения руководством реальной отдачи.
Основные задачи информатизации контроллинга для ФПГ представлены на рис. 2.10.
Судя по публикациям, во многих случаях это позволило создать систему управления холдингом высокого класса, включая всеобъемлющий контроль деятельности предприятий-участников, увеличило производительность ФПГ, повысило качество обслуживания клиентов, сократило сроки обработки заказов, расширило спектр предоставляемых услуг, ликвидировало бумажный документооборот, способствовало построению единого информационного пространства холдинга и выходу на мировой рынок.
Таким образом, информатизация контроллинга призвана освободить руководство ФПГ от необходимости постоянного детального изучения и оценки условий для решения задач управления и обеспечить гармоничное развитие группы, учитывая ее возможности, специфику, влияние внутренних и внешних факторов. Помимо этого внедрение концепции контроллинга повысит надежность реализации планов деятельности ФПГ, позволит упростить технологию и поддержку оперативного управления и снизить затраты сил и средств на обработку нестандартных ситуаций.
2.4. Информационная система руководителя
Представление информации - существенный компонент излагаемой концепции.Высшее руководство предприятия зачастую видит только этот компонент информационной системы. Поэтому успех информационной системы во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления результатов анализа и моделирования.
К пользовательскому интерфейсу предъявляются повышенные требования:
• организация пользовательского интерфейса по двухуровневой схеме: работа в автоматическом и интерактивно-исследовательском режимах;
• локализованная (русскоязычная) среда работы конечного пользователя;
• дружественный графический многооконный пользовательский интерфейс;
• наличие легкодоступной многоуровневой системы помощи и обучения;
• широкое применение графической интерпретации исходных данных и результатов обработки;
• применение большого количества разнотипных графоаналитических объектов и специализированной аналитической графики;
• интегрированность с приложениями оперативных систем на уровне пользовательского интерфейса;
• защита от несанкционированных действий и доступа;
• переносимость объектов пользовательского интерфейса.
Важное значение имеет легкодоступность системы помощи и
обучения работе с СППР, в том числе использование гипертекста. Реализация многоуровневой и многоаспектной помощи, в частности системной, статистико-математической, экономико-статистической, экспертной, существенно повышает эффективность эксплуатации СППР.
Особый статус в современных информационных бизнес-системах, включая системы контроллинга, имеют информационные системы руководителей (ИСР). Ориентация предопределяет ряд требований к ней. Во-первых, она должна быть минимально требовательна к своему пользователю. Во-вторых, ИСР должна быстро видоизменяться специалистами в связи с новыми задачами, формулируемыми высшим руководством предприятия. В-третьих, пользовательский интерфейс должен быть понятен без дополнительных пояснений и выдержан в терминах, привычных руководству.
Выполнить данные требования особенно затруднительно в России, где далеко не все руководители отвыкли от бумажного способа общения и переход на новые инструментальные средства является серьезной психологической проблемой. Поэтому российский вариант ИСР должен иметь безусловную избыточность и обладать развитыми возможностями подготовки оперативной отчетности.
ИСР ориентирована на реализацию оперативного доступа руководства и ответственных лиц, принимающих решения, к текущим данным, наиболее адекватно отражающим ситуацию на предприятии. Указанная информация должна быть предварительно обработана и представлена в агрегированном виде, допускающем дополнительное оперативное уточнение. Диалоговый интерфейс, простой в использовании, обладающий расширенной функциональностью, построенный по типовым правилам, позволяет руководителю оперативно просматривать данные по широкому набору контролируемых показателей, в том числе по соответствию плановым разработкам. При этом в зависимости от ситуации число показателей может быть крайне ограничено, например в случае штатной работы предприятия и соответствия его работы и состояния на рынке плановым разработкам. В то же время в ситуациях, требующих углубленного анализа и проработок, руководитель должен иметь возможность расширить горизонт анализа за счет использования многоаспектных данных, оперативной смены плоскости анализа, механизма "сверления" (drill down) данных в соответствии с встроенной моделью данных (метаданными) и др.
Роль и место ИСР при организации информационной поддержки контроллинга применительно к ФПГ характеризуются рис. 2.11.
Мотивацией использования ИСР служат также следующие ожидания, перечисленные в приоритетном порядке:
• совершенствовать стратегическое управление организацией;
• улучшить финансовое управление;
• повысить качество используемой экономической и рыночной информации;
• обеспечить лучшее качество анализа конкурентно-рыночной ситуации.
Одно из главных преимуществ, которые дает ИСР руководителю, состоит в том, что появляется возможность получать надежную информацию о работе организации в целом гораздо оперативнее, чем раньше, включая поддержание собственной базы данных руководителя. Такая база данных увеличивает скорость появления на экране информации из числа той, что часто запрашивается руководителем. База данных руководителя может дополнять и в определенной степени дублировать информационное хранилище, хотя в процессе детализации информационного обмена руководитель (возможно, при помощи аналитиков) может обращаться и к ИХ.
Такая база данных включает в себя аналитическую и интегрированную информацию, являясь совокупным продуктом работы всего персонала компании. Это позволяет руководителю осуществлять функции информационного управления, делегируя права доступа и полномочия. В ИСР имеются многие из описанных выше механизмов анализа и представления информации, приоритеты по которым зависят непосредственно от конкретного пользователя-руководителя. Естественно, сами механизмы, как правило, скрыты от него, чтобы не перегружать его излишними подробностями, поскольку избыток информации также не есть благо: "зашумленный" фон не способствует принятию правильных решений.
Информационные системы руководителя разработаны рядом фирм, среди которых следует выделить SAP AG, SAS Institute, Oracle Corporation, отечественную компанию "Галактика".
Типовая ИСР внешне представлена системой информационных и навигационных экранов руководителя, которые отражают интегрированные результаты мониторинга деятельности предприятия и внешней среды его функционирования. Система позволяет характеризовать деятельность предприятия по различным направлениям, например по разделам финансовое состояние, финансовые индикаторы, управленческие и производственные показатели.
Интегральные показатели могут использовать технологию "светофоров", выраженную теми или иными изобразительными средствами, при которой традиционный автодорожный цветовой ряд "красный - желтый - зеленый" соответствует состоянию предприятия в том или ином разрезе. Естественно, по выбранной классификации характеристик строится иерархия показателей, соответствующая управленческим приоритетам конкретного руководителя. Например, финансовое состояние может детализироваться на дебиторскую и кредиторскую задолженность, оборотные средства и денежные средства и другие показатели.
В разрезе компаний, входящих в холдинг, возможна детализация по отдельным структурам ФПГ. Финансовые индикаторы могут характеризовать капитал, ликвидность, финансовую устойчивость и эффективность деятельности, детализированную по перечисленным группам показателей.
Естественно, ИСР предназначена не только для оперативного управления. Наиболее развитые системы, ориентированные на концепцию контроллинга, могут включать в себя блоки планирования различного уровня: оперативного, тактического, стратегического.
Концепция информационной системы руководителя постепенно трансформируется. На смену ИСР приходят системы нового класса, ориентированные на различные сегменты рынка.
Вопросы для самоконтроля
1. Каковы основные положения концепции создания и эксплуатации интегрированной управленческой системы предприятия?2. Что первично при выборе и разработке АУИС: требования бизнеса или возможности информационных технологий? В чем единство и в чем противоречие этих ключевых моментов?
3. Как вы понимаете принцип первого руководителя и его значение в реализации системного проекта?
4. Каковы критические факторы успеха комплексной автоматизации управленческих процессов и их содержание? Ваше видение сильных и слабых сторон построения АУИС в вашей организации.
5. В чем состоит интерпретация PASTE-факторов? Какой тип существующих автоматизированных систем в наибольшей степени учитывает их?
6. Каковы основные компоненты информационной поддержки управленческой деятельности и их содержание?
7. Представьте и проанализируйте классификацию математических методов поддержки принятия управленческих решений. Какие из них и для каких задач вы бы использовали в практической деятельности?
8. В чем отличие бухгалтерского и управленческого учета в разрезе компонентов менеджмента? Как это влияет на информатизацию?
9. Охарактеризуйте основные компоненты единого аналитического пространства.
10. Каково назначение информационного хранилища? Перечислите его основные компоненты. Что такое метаданные?
11. Каково назначение контроллинга, информатизации контроллинга и решаемых ими задач?
12. В чем особенности, достоинства и недостатки различных подходов к информатизации контроллинга? Имеются ли, по вашему мнению, особенности для предприятий различных масштабов и направлений деятельности?
13. В чем особенности и в чем сходство реализации методологии контроллинга российскими и зарубежными ИТ-компаниями?
14. Какие требования к информационной системе руководителя вы считаете основными? Что дают возможности интегрированной системы управления?
15. Если бы руководителем компании были вы, то какие функции информационной системы руководителя посчитали приоритетными?
Рекомендуемая литература
1. Андрейчиков А.В., Андрейчикова О.Н. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. - М: Финансы и статистика, 2004. - 465 с.2. Гагарина Л.Г., Холод И. С. Компьютерный практикум для менеджеров: информационные технологии и системы. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 200 с.
3. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: Финансы и статистика, 2004. - 356 с.
4. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 624 с.
5. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. - 2-е изд. / А.М. Карминский, Н.И. Оленев, А.Г. Примак, С.Г. Фалько. - М.: Финансы и статистика, 2003.-256 с.
6. Костров А.В. Основы информационного менеджмента. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 336 с.
7. Стратегическое управление организационно-экономической устойчивостью фирмы: Логистикоориентированное проектирование бизнеса / Под ред. А.А. Колобова и И.Н. Омельченко. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2001. - 600 с.
8. Управление современной компанией: Пер. с англ. / Под ред. Б. Мильнера и Ф. Луиса. - М.: Инфра-М, 2001. - 586 с.
9. ХанД. Планирование и контроль: концепция контроллинга: Пер. с нем / Под ред. и с предисл. А.А. Турчака, Л.Г. Головача, М.Л. Лукашевича. - М.: Финансы и статистика, 1997. - 800 с.
Глава 3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ДЕЛОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ
Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Новые технологии требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.
Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования предприятиями и организациями информационных ресурсов. Совершенствование информационного менеджмента связано с организацией систем обработки данных и знаний, последовательным их развитием до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.
Появление компьютеров привело к возникновению новых способов обработки информации, разработке прогрессивных информационных технологий, что позволило значительно сократить трудозатраты при подготовке различных документов.
На сегодняшний день практически стандартом стала подготовка необходимых документов с помощью интегрированного пакета Microsoft Office под управлением операционной системы Windows.
Трудно перечислить все достоинства этого пакета, позволяющего в значительной степени автоматизировать работу рядового пользователя. Однако нельзя забывать о других программах, предназначенных для решения специализированных функциональных задач и повышающих эффективность работы в процессе реализации управленческой деятельности.
3.1. Электронный офис
и информационные потоки в нем
Человек в производственном процессе все активнее отодвигается от механических в сторону управляющих операций. Механические машины взяли на себя все физические и иные рутинные операции, оставив для человека лишь истинно интеллектуальные творческие задачи. Меняется рабочее место человека: в электронном офисе он окружен разнообразными средствами информатизации с новыми возможностями.Благодаря использованию средств мультимедиа компьютер способен отображать не только текст, но и графику, причем видеоизображения выглядят даже лучше, чем на обычном телеэкране. Мобильный телефон и личный цифровой помощник - электронный дневник (календарь) - становятся средствами связи и управления информационными потоками из любой точки мира. Новым этапом технического прогресса стали карманные компьютеры, реализовавшие возможность сопряжения с обычными, настольными, компьютерами. Электронная форма данных изменяет характер деятельности человека во всех областях жизни: динамичная работа в электронном офисе с “летучим предметом труда" - информацией принципиально отличается от монотонной и медленной работы с бумажными документами, позволяет проявить, развить и использовать творческую составляющую труда.
Развитие возможностей информатизации создает материальную базу для новых преобразований производственных отношений, определяя переход от традиционных способов производства к гуманным и экологически чистым - автоматизированным и автоматическим (ібезлюдным).
3.1.1. Информационные модели электронного офиса
Одно из определений термина офис, приведенное в Американском словаре английского языка Н. Уэбстера, означает "место, где совершаются служба или деловые операции". Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью. Рассматривая офис не только как единицу территориального размещения сотрудников, но и учитывая специфику офисной деятельности, офис можно определить как управляющую систему, которая в отличие от производственной системы занимается не непосредственно производством, а его рациональным управлением на основе сбора, анализа и обработки информации и создания предпосылок для принятия рационального управленческого решения.Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в том числе и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Но базой качественных решений является качественная информация. Однако такой информации не было и, пожалуй, нет даже во многих современных предприятиях.
Напомним, что успешная попытка понять причины дефектов в производстве была предпринята в японских "кружках качества", которые пытались связать причины потери качества с обработкой результатов измерений параметров заготовок. Но рабочие (или специалисты) могут анализировать качество изделий, если проведены и систематизированы замеры необходимых параметров изделий на разных стадиях производства.
Сконцентрированная информация из цехов должна попадать в офис в количествах и формах, необходимых и достаточных для принятия управленческих решений. Однако исследователи этих проблем отмечают: "В то время, как рабочий переходил от стадии ручного производства к машинной, а затем к конвейерной, конторский служащий перешел от чернильного пера к шариковой ручке". Поэтому главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса в целях более качественного обеспечения их информацией. В то же время для достижения более высокой производительности управления вследствие повышения скорости обработки информации (при значительном увеличении ее количества) необходимо развивать фондовооруженность офиса - рабочих мест аппарата управления предприятия, объединения, правительственного органа управления.
Чтобы понять границы и направления автоматизированной обработки информации в офисе, а также выяснить, почему речь не может идти об автоматизации работы офиса, рассмотрим модели его функционирования.
Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная.
Информационный процесс (рис. 3.1) включает в себя четыре вида деятельности, связанной с информацией: генерирование, хранение, распространение и восприятие.
Анализ показывает, что значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации, цель которых, однако, не сводится к составлению какого-либо информационного документа или принятию решения. Этот обмен информацией служит, скорее, обоснованию обсуждаемого решения или действия в целях поиска наиболее оптимального решения. В рамках данного подхода может быть предложена модель офиса как сложной системы социальных коммуникаций (рис. 3.2), состоящих из многих процессов коммуникации. В коммуникации участвуют два основных компонента - источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собой связями влияния и обратной связи.
Коммуникации между людьми делятся на вербальные (выражаемые словами - устная речь и письменный текст) и невербальные (не выражаемые словами - жесты, мимика, интонация). Любое сообщение - это не просто передача информации, а сложный социальный акт двусторонних и многосторонних коммуникаций. При этом говорящий, т.е. передающий сообщение устно, усиливает его эмоциональное и социальное воздействие интонацией, позой, жестами, окружающей обстановкой. С другой стороны, эти и иные невербальные знаки слушающих (воспринимающих) позволяют источнику информации ввести обратную связь в процессе передачи сообщения для того, чтобы скорректировать его содержание или форму.
Почти половина внутриофисных коммуникаций имеет невербальный характер. Это означает, что рассматриваемые коммуникации не могут быть автоматическими.
Следовательно, поскольку текст не полностью выражает передаваемое сообщение, то исключение из коммуникаций личного неформального общения искажает смысл текста и неизбежно приводит к увеличению объема вербальных сообщений (если требуется повысить информативность текста). Если автоматизация введена без учета этого фактора, она меняет тип социального поведения людей в офисе. Поэтому, в частности, очень важны средства визуализации при передаче сообщений (например, видеофоны, видеотелефоны, телевизоры). Таким образом, процессы коммуникации передаются технике только частично, поскольку автоматизация в корне меняет сам процесс коммуникаций, оказывая влияние на все стороны и элементы общения через изменения эмоциональных, психологических и социальных отношений людей в офисе.
При построении модели рассматриваются два контура офиса -социальный и технический и устанавливаются "отношения” между ними, прежде всего внутри социального контура.
Более или менее серьезные преобразования в техническом контуре офиса начались с 1964 г., когда появились пишущие машинки с электронной (тогда магнитной) памятью. Но многие важные начинания, например организация центров обработки текстов, не дали эффекта даже при наличии хорошей техники.
Это связано с тем, что в офисе существуют два типа ролевых отношений:
• базирующихся на знании правил выполнения конкретных работ;
• основанных на знании, как функционирует организация в целом и каковы взаимоотношения специалистов между собой.
Знание второго типа отсутствует у сотрудников централизованных вспомогательных служб. Поэтому если эти сотрудники не получают детальных указаний, что и как делать (а это требует очень большого внимания руководящих специалистов), то они невольно могут исказить суть подготавливаемых документов. Игнорирование социотехнических особенностей офиса неизбежно ведет к увеличению объемов обрабатываемых документов и потере эффективности.
Естественно, что работники офисов часто воспринимают автоматизацию как угрозу собственной работе. Но, как показал опыт лучших бизнес-фирм, суть офисной автоматизации заключается не в сокращении числа работающих, а в улучшении качества управления и управленческих решений за счет более полного и своевременного информирования и построения надлежащей коммуникации. Понимание автоматизации в таком контексте в целом не приводит к сокращению персонала (что многие пытались делать и делали на ранних этапах автоматизации). Напротив, в ряде компаний автоматизация ведет к увеличению численности сотрудников офиса, но при этом сам офис преобразовывается в новое управленческое подразделение со значительно большим объемом работ и более эффективным влиянием на деятельность предприятия.
3.1.2. Информационные потоки в электронном офисе
Как известно, информация гораздо лучше усваивается, если воспринимать ее сразу несколькими органами чувств. По данным научных исследований, человек запоминает:• около 20 % услышанного;
• около 30 % увиденного;
• более 50 % того, что видит и слышит одновременно.
В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных и изобраэюений (в статике и динамике). Следовательно, человек может максимально использовать свои чувства восприятия (слух, зрение), а также тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).
Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами. Интертекст - взаимодействие между текстами - приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку сопоставление усиливает информационную выразительность текста, выявляет приобретения и обнажает противоречия. Компьютер (как компонент информационных сетей) становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового динамизированного способа объединения множественных разнородных потоков информации.
Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы. Постановка задачи в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения задачи в процессе взаимодействия с компьютером. Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения электронного офиса, дающий до сих пор невозможный эффект: групповое взаимодействие, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.
Потоки речевых сообщений и бумажных документов
Развитие информационных технологий и их аппаратнопрограммного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.
Оказалось, что особенности формальных и неформальных отношений, которые проявляются при совместной работе людей в офисе по мере развития научно-технического прогресса, не ведут к сокращению объемов информации, уменьшению разнообразия носителей информации и к сокращению числа информационных каналов. Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятии) - потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.
На рис. 3.3 показаны те информационные потоки (речь, изображение, текст, данные), которые должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте (АРМ) в офисе.
В последнее время стала активно развиваться новая услуга - беспроводной Интернет. Подключение к сети Интернет через портативные компьютеры теперь стало возможным с совместным использованием мобильных телефонов благодаря внедрению протокола WAP (Wireless Application Protocol).
Бумажные документы. Они поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов - важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются все возможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинации.
Развитием фототелеграфа стала факсимильная связь. Термин ’’факс" (лат. fax simile - сделай подобное) означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат передает и принимает документальные факсимильные сообщения. Суть передачи - преобразование документа путем сканирования в последовательность строк, состоящих из элементов, значение которых связано с передаваемым сообщением. Приемный аппарат принимает последовательные сигналы в строках, а также последовательно строки сообщения и "сворачивает" их в изображение на бумаге.
Факсимильные аппараты по мере совершенствования приобретают возможность передачи в цветном изображении высококачественных графических изображений (а также подлинных подписей документов со всеми их особенностями).
Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.
Сканирование посредством специального устройства сканера (англ, scan - поле зрения) позволяет преобразовать документ в цифровую форму и передать в память компьютера. При этом нельзя "отделить" текст документа от носителя и манипулировать элементами текста (буквами, словами): весь текст рассматривается как единица хранения информации со всеми атрибутами документа (графическое изображение, оттиски штампов и печатей, подписи). Чтобы "отделить" текст (изображение) от бумажного носителя, используются так называемые читающие устройства (автоматы). Они распознают и считывают печатные и рукописные тексты, однако имеются ограничения по надежности и точности распознания.
Копирование документов в офисах с помощью так называемых ксероксов (лат. xerox - сухой, антипод мокрых процессов копирования в фотографии) приобрело массовый характер. При этом обеспечиваются высокое качество, включая цветность, и большая скорость копирования; изменение масштаба (уменьшение, увеличение) изображений; компоновка изображения электронным образом из нескольких исходных фрагментов с их увеличением или уменьшением.
Электронные информационные потоки
Из разнообразных источников в электронный офис поступает масса сообщений. Сотрудники офиса порождают и отправляют во внешний мир свои информационные сообщения, поэтому в офисе имеются развитые средства приема-передачи электронных информационных потоков.
Из телефаксной сети связи поступают бумажные сообщения, которые после сканирования вводятся в компьютер. Таким же образом в офисе могут быть введены в компьютер после сканирования бумажные документы. Речевые сообщения любого вида вводятся или выводятся из компьютера посредством специального речевого преобразователя. Через средства локальной сети или глобальной сети электронные сообщения вводятся или выводятся из компьютера с помощью сетевых адаптеров (сетевых карт) или модемов.
Компьютер в офисе становится интегрирующим устройством, которое позволяет объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку (рис. 3.5).
Для завершения работы с документами в офисе может быть установлено компактное наборное и печатающее оборудование с возможностями брошюровки и переплета. В этом случае прямо в офисе можно получать законченную печатную продукцию - высококачественные брошюры и альбомы, книги, отчеты и т.п.
Электронная почта. Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров. Ее возможности обеспечивают возможность передачи как коротких алфавитно-цифровых сообщений, так и деловых документов, графиков и таблиц, рисунков, картин и фотографий, газет и журналов, речевых сообщений в электронной форме.
Отправитель сообщения использует специальную программу электронной почты и создает специальным образом отформатированный файл своего сообщения. Это сообщение можно видоизменять, пользуясь специальным редактором электронной почты. В процессе подготовки сообщения в него включается один (или несколько) адрес получателя сообщения. Поскольку получатель может отсутствовать или он может заниматься важной работой и не хочет отвлекаться, то сообщение направляется в специальный электронный почтовый ящик, создаваемый на основе компьютера - почтового сервера. Получив сообщение, сервер помещает в почтовые ящики адресатов метки о том, что в их адреса получено сообщение. Потенциальный адресат, приступив к работе на своем компьютере, просматривает свой "электронный почтовый ящик". Если сообщения поступили, то он запускает свою программу электронной почты и переписывает полученные сообщения на жесткий диск своего компьютера.
Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора и передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которые включены компьютеры.
Особенности электронной почты:
• массовая услуга пересылки документальных сообщений на безбумажной основе;
• очень быстрая, практически мгновенная передача сообщения на любые расстояния;
• защищенность корреспонденции, определяемая тем, что "электронный почтовый ящик" менее доступен, чем обычный, и тем, что сообщения могут быть зашифрованы по взаимной договоренности отправителя и получателя сообщений в системе электронной почты;
• независимость от времени, ибо не требуется присутствие на месте получателя, как это, например, необходимо при передаче телефонных сообщений;
• возможность отправления сообщения одновременно нескольким адресатам, что существенно облегчает подготовку исходной информации, особенно снижая затраты на ее "упаковку".
Электронная почта, поглощая все возможности почты и телеграфа, отчасти факсимильной связи, предоставляет благодаря своему быстродействию совершенно новые информационные услуги, в том числе услуги по проведению коллективных телеконференций.
Электронные конференции организуются по различным темам на основе создания коллективных файлов общего доступа. В эти файлы участники телеконференции вносят информацию, с их точки зрения представляющую интерес для других пользователей (некоторого неформального коллектива), или пользователи считывают информацию, введенную другими пользователями. Таким образом, осуществляется распределенное во времени информационное общение между членами этого коллектива, а в рамках этого общения обсуждаются различные проблемы. Электронные конференции пригодны не только для научно-технических коммуникаций, но и для деловых, организационных совещаний.
Важной особенностью телеконференций является их асинхронность, совершенно свободный и добровольный характер взаимодействия участников. При этом следует подчеркнуть, что телеконференции по электронной почте - это общение через написанные тексты. Формальный вербальный язык и фиксация всех сообщений в системе телеконференций обеспечивают и строгую документальную основу общения, и учет интересов общающихся людей.
Система информационного обмена "телекс". Эта информационная система позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различным абонентам. В данной системе подготовки текстов с помощью терминалов, оборудованных высококачественными дисплеями, массив передаваемой информации запоминается в памяти системы. Затем через специальную аппаратуру передачи данных подготовленный массив пересылается абоненту или принимается от него.
3.1.3. Телевизионные системы и видеоконференции
Телевидение вошло в повседневную жизнь как "видение на расстоянии" и стало массовым явлением. Идеи построения телевизора путем преобразования элементов изображения в последовательность электрических сигналов (анализ изображения) с последующей передачей их по каналам связи в пункт приема, где осуществляется обратное преобразование (синтез изображения) из "точек” в движущуюся картину, были выдвинуты в конце XIX в. португальским ученым А. Ди Пайва и российским ученым П.Н. Бахметьевым. Разработка практических решений и начало использования телевидения связаны с именами В.К. Зворыкина и Ф. Франсуорта (США). Регулярное телевещание в нашей стране началось в 1939 г.Телевидение широко используется в качестве системы массовой информации и поставляет своим многочисленным пользователям политическую, культурную, познавательную, учебную и экономическую информацию. Даже обычное эфирное вещание и раскрытие картины жизни стран мира представляют большую ценность для деловой жизни стран планеты и открывают перед ними колоссальные возможности. Сообщения о катастрофах и землетрясениях, войнах и эпидемиях, политических переворотах и болезнях лидеров мгновенно отзываются на фондовых биржах, переговорах, сделках. Но к этой информации можно еще добавить массу подробностей и фактов, провести анализ и дать прогноз последствий, раскрыть статистику влияния различных факторов на деловую жизнь и многое другое.
Телевидение все шире входит в экономику и предпринимательство и используется для различных производственных целей, например охранного слежения и идентификации. Оно обладает большими возможностями и огромным потенциалом развития. Следующий этап развития - интерактивное телевидение на основе цифровых телевизионных технологий.
В человеческом обществе объединение людей в некоторый коллектив при решении сложных задач всегда ведет к синергическим эффектам, поэтому для общения и его развития создаются все более совершенные системы. Конечно, технические системы не заменят неформального человеческого общения, однако они позволяют создать эффект присутствия и активизации творческой деятельности.
Несомненно, телефон как средство общения был и остается замечательным средством. Видеофон или видеотелефон - следующий этап, когда добавляются возможности не только речевого, но и визуального, невербального общения. Появление компьютеров и средств телеобработки информации создало условия общения через совместный труд по обработке информации при совместном проектировании и моделировании. Пересылая друг другу персональные сообщения и модифицируя общие массивы данных, участники, например, совместного проекта целенаправленно и эффективно общаются между собой. Несомненно, что электронная почта и факсимильная связь также вносят свой вклад в развитие средств общения.
Сочетание уже известных и новых методов общения в современных технических системах позволяет по-новому поставить вопрос общения, создавая атмосферу, близкую к реальности.
Видеоконференции представляют собой одну из новейших информационных технологий организации дистанционного визуального группового общения, проведения совещаний, обучения. Такая технология делает возможным одновременное общение множества лиц, разделенных стенами учреждений и расстояниями, позволяя не только видеть, слышать друг друга и создавать эффект присутствия в аудитории, но и одновременно передавать различные виды информации (таблицы, графики, карты, тексты, слайды, движущиеся видеоизображения), сопровождая обсуждение специальных вопросов необходимыми вычислениями с помощью компьютеров и используя информацию, хранящуюся в различных базах данных. При этом могут быть организованы специальные видеопередачи участникам конференций из мест, где происходят информационно насыщенные действия: экономические форумы и симпозиумы, обсуждения проектных решений и многое другое.
Удобство нахождения и плотная информационная насыщенность происходящего, возможность в любой момент вмешаться в ход происходящего или высказаться по мотивам голосования, несомненно, активизируют творческую деятельность участников, давая эффект, близкий к эффекту участия в реальной конференции.
Видеоконференции на основе телеконференц-связи должны обеспечить иллюзию присутствия в неком "виртуальном дискуссионном пространстве” для множества лиц, участвующих в обсуждении. Для этого необходимо объединить в интегральный комплекс телевизионные видеокамеры, видеомагнитофоны, передающие видеокамеры на месте событий, аппаратуру передачи данных, модемы, компьютеры, графические и аналого-цифровые дисплеи, акустическую аппаратуру, а также много свежей и крайне интересной информации. Именно интересная, актуальная, с большим последействием информация "привяжет” участников конференции к теме и создаст настрой эффекта присутствия.
Таким образом, можно отметить следующие возможности видеоконференций:
• оперативное оповещение и быстрый сбор участников, поскольку аппаратура видеоконференций используется многочисленными конференциями и должна быть всегда готовой к работе;
• коллективное использование как основа для экономической целесообразности данного направления информационного общения;
• отсутствие жестких ограничений на число присутствующих: всегда есть возможность подключить громадное число участников в ранге “однонаправленного участия", т.е. имеющих возможность участвовать без права говорить и что-то демонстрировать самим;
• перспектива создания в будущем объемных голографических “дискуссионных пространств" и “виртуальной реальности" для всех участников видеоконференций.
В целом следует отметить интеграционный характер информационных средств видеоконференции. Они, по существу, представляют собой комплексный набор информационных услуг, обеспечивающий направленное переключение (коммутацию) участников с одновременной передачей и обработкой для них интегральных потоков речевой, текстовой, графической и видеоинформации.
Технологии видеоконференций развиваются по пути использования существующих частных и общедоступных информационно-вычислительных сетей и сетей передачи данных. Для передачи по таким сетям аудио- и видеоинформации применяются специальные методы кодирования и декодирования, сжатия и расширения информации, которые при современных скоростях передачи информации обеспечивают высокое качество передачи и воспроизведения аудио-и видеоинформации в реальном масштабе времени. Цифровой характер представления всех видов информации и возможность их мультиплексирования для передачи в одном тракте позволяют интегрировать в единое целое и использовать при проведении деловых совещаний и дистанционном обучении многие новейшие технологии представления и обработки информации.
Информационная интеграция позволяет объединить технологии видеоконференций с технологиями мультимедиа, что дает практически необозримые возможности. Технологии мультимедиа и видеоконференций многое сближает: сочетание аудио- и видеосигналов, машинной графики, текста и других л/едмя-средств. В этом смысле видеоконференции можно рассматривать как одно из направлений мультимедиа. Вместе с тем технология мультимедиа, используемая в компьютерных сетях, становится основой для видеоконференций другого типа - мультимедиа-конференций (Multimedia Conferencing). Активно ведутся работы по созданию "пространств информационной среды взаимодействия" (Media Spaces) для группового видеовзаимодействия по каналам связи специалистов, размещенных на удалении в различных зданиях и даже странах.
Виртуальное пространство информационной среды взаимодействия образуется за счет комплексного объединения и использования пространственно-временных и объемных эффектов видео-, аудио- и компьютерного оборудования. Поскольку работа или деловое общение есть социальный процесс, то условия совместной деятельности очень важны. Следует разумно объединять людей, "расширяя" границы кабинетов и залов и вводя иных участников общего дела в совместную работу. Виртуальное пространство среды информационного взаимодействия обеспечивает непрерывное диалоговое рабочее общение специалистов в процессе совместно решаемой задачи, а также дружеское социальное общение и взаимодействие в период сотрудничества.
Иллюзия эффекта присутствия в данном случае помогает уточнить неявно стоящие задачи, облегчить формализацию "смутных идей" и обеспечить теплоту человеческих отношений при виртуальном общении. Влияние видеоконференций на международный бизнес и предпринимательство в условиях открытой экономики повышается по мере развития средств этой технологии.
3.2. Электронный документооборот в современном бизнесе
Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумажек определяет потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также для регламентации воздействия этих решений на производственные процессы. В результате перемещение бумажек задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений. При этом как бы "за кадром" оставались сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка небольших потоков информации проводилась человеком и "проявлялась" в виде бумажек.Многие, наверное, обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. В то же время быстро подготовить документ - не значит занести его текст в компьютер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информации, многократные и многосторонние обмены ею между исполнителями, контрольные операции, компоновку, согласование и утверждение результирующих документов.
Проблема компьютеризированного беспорядка всюду осознана, но мало где решена по-настоящему. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15 % бумажных документов безвозвратно теряются и для их поиска сотрудники тратят до 30 % всего рабочего времени. А при переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается на 25 - 50 %. Следовательно, внедряя информационные технологии, любая организация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффективности труда своих сотрудников и компании в целом.
3.2.1. Документационное обеспечение управления
Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. Документооборот: что это такое и почему мы о нем говорим? Прежде всего надо определиться с дефинициями, входящими в это понятие.Основное понятие рассматриваемой области - несомненно, док\>-мент. Этот термин появился в России в XVI в. (лат. documentum -доказательство). Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документа как "зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" зафиксировано следующее определение: "Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив". Сущность документационного обеспечения управления (ДОУ), объединяющего процессы документирования и организации работы с документами, отражена на рис. 3.6.
Документационное обеспечение управления
печению документационного обеспечения управления предприятия или организации, систематизация архивного хранения документов, обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов”.
Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управления. Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление и изготовление. К организации работы с документами относят технологии обработки документов, согласование, регистрацию и контроль их исполнения.
Разделяют три основные формы организации работы с документами: централизованную, децентрализованную и смешанную.
К централизованной форме относится обработка всей документации, подлежащей централизованной регистрации. За обеспечение централизованного документооборота отвечает, как правило, специальное подразделение, а все структурные единицы работают по единым утвержденным правилам. Эта форма требует комплексной автоматизации всех документальных операций.
При децентрализованной форме правила и методики, сформулированные в центральном аппарате, в самостоятельных структурных единицах могут быть изменены в соответствии с характером деятельности или сложившимися традициями.
Смешанная форма работы с документами используется в крупных учреждениях и организациях со сложной структурой. Как правило, такая форма проведения документальных операций используется при больших объемах документооборота.
Выделяют три основных потока документов (рис. 3.7):
• входящие документы, поступившие от внешних адресатов и обрабатываемые структурными подразделениями организации;
• исходящие документы, выпускаемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;
• внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы (например, приказы, инструкции, справки).
Каждый документ включает в себя два компонента:
• информационный (текст, отражающий основное содержание) -пользователями документа являются руководители и исполнители, непосредственно ведущие работу с документом;
• технологический (отметки о прохождении документа) - пользователями документа являются делопроизводители и секретари.
Основные потоки документов
В середине 1990-х гг. в связи с распространением компьютерных технологий и ростом количества электронных документов возник спрос на полнофункциональные универсальные системы, которые настраивались бы на решение любых задач. Но в этот же период времени поставщики операционных систем и традиционных офисных приложений стали включать в свои продукты типовые функции документоориентированных систем: версионность, выписка-возврат документов и пр. Многие пользователи стали задаваться вопросом: "Зачем покупать систему управления документами, когда все и так есть в самой операционной системе, например в Windows?" Вот именно этот сакраментальный вопрос и стал камнем преткновения, вызвав задержку широкого внедрения столь необходимых систем управления электронными документами.
Безусловно, можно работать и без развитой системы управления электронными документами (СУЭД). Такой вариант приведен на рис. 3.9. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, применяется общеизвестная программа Microsoft Outlook. С ее помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.
К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота.
1. Разнесенность классификаторов и словарей. Поскольку в подобной структуре нет единого базового компонента, структурные подразделения организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.
2. Отсутствие автоматизированных корпоративных справочников. Ввиду того что MS Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации. Единственное, что можно сделать, - это распространить одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.
4. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Однако это не самое лучшее решение - документ (особенно при согласовании) должен обходить сотрудников по цепочке, определяемой регламентами, принятыми в организации.
5. Затруднено проведение контроля за исполнением. Едва ли доступной операцией становится автоматизированный контроль за своевременным исполнением документа, если речь идет только о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.
6. Затруднен мониторинг версионности документа, сложен процесс согласования. При подобной схеме работы у каждого исполнителя в цепочке может создаваться "своя" версия документа. Даже если все версии собрать воедино, разобраться в сформированном хаосе будет очень сложно.
7. Невозмоэюность автоматизированного поиска документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.
Производители систем управления документами быстро поняли тенденции рынка, и у продуктов появились дополнительные возможности: коллективная работа, управление потоками данных (workflow), работа с образами документов, интеграция с системами OCR, электронной почтой, Интернетом. Системы управления документами стали тесно срастаться с системами управления знаниями.
Сегодня крупным организациям, учреждениям, предприятиям нужны мощные современные интеллектуальные системы, которые в то же время должны быть как можно менее заметны. Развитие внутренних и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что системы управления документами и знаниями скоро станут необходимыми и обязательными для любой крупной и средней организации.
В этой связи более целесообразной организацией документооборота представляется схема, приведенная на рис. 3.10.
^___)
Как показала практика, внедрение систем управления электронными документами и переход к полноценному электронному документообороту позволяют обеспечить следующие результаты:
• сокращение времени обработки документов на 75%;
• рост производительности труда персонала функциональных подразделений на 20 - 25%;
• повышение качества бизнес-процессов;
• улучшение исполнительской дисциплины;
• рост уровня информационной безопасности;
• возможность перехода к применению электронной цифровой подписи;
• надежное взаимодействие между рабочими группами;
• переход к использованию единой базы знаний организации.
Достижение перечисленных показателей создаст безусловные предпосылки повышения эффективности деятельности организации в целом.
3.2.3. Функциональность и архитектура системы
Функциональность компьютерной системы - это набор функций, который в совокупности определяет ее реальное назначение. В частности, современная система управления документами должна обеспечивать все библиотечные сервисы (рис. 3.12).\. Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.
2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование документов. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.
3. Создание и редактирование документов.
4. Версионность и управление версиями. В ходе работы над документом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить.
5. История работы с документами для учета обращения к документам и ведения статистики работы, а также подготовки сводных отчетов.
6. Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по тексту (содержанию).
7. Маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения документов и поручений, а также поддержка работы с электронными документами различных форматов. Для обеспечения системы разграничения доступа к документам нужно реализовать управление группами пользователей, ролями и т.д.
8. Интеграция с электронной почтой предполагает возможность сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов, отправку документов по почте. Адекватная замена бумажного документооборота возможна только при наличии средств работы со сканированными изображениями документов.
• учет и хранение договоров;
• обработку заявок сотрудников;
• подготовку совещаний;
• формирование сводных планов и отчетов;
• планирование мероприятий;
• идентификацию и аутентификацию пользователей;
• поддержку электронной цифровой подписи.
В аспекте централизации информации система управления электронными документами может содержать несколько баз данных, объединяющих используемые сведения:
• нормативные и юридические документы;
• сканированные оригиналы документов (электронные образы);
• приказы, распоряжения, поручения;
• внутреннюю корреспонденцию и отчеты;
• переписку с клиентами и поставщиками;
• информацию от подразделений.
Блок общесистемных словарей должен содержать основные справочные сведения, которые используются сотрудниками организации. Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм документов, а также обеспечения маршрутизации документов при
осуществлении документообмена. Функциональные подсистемы поддерживают основные процессы, протекающие в организации. Электронный архив позволяет сохранять документы для возможности ретроспективного обращения к ним.
В настоящее время рынок информационных технологий предлагает достаточно длинный ряд систем управления электронными документами. Некоторые из них приведены в табл. 3.1.
3.2.4. Электронный архив образов документов
Едва ли нужно убеждать кого-либо в необходимости хранения документов. Проблемы и технологии хранения документов неоднократно рассматривались различными авторами. Вопросам сохранности документов посвящена целая наука - архивоведение. Область распространения этой науки достаточно широка: архивы создаются на государственном, ведомственном, муниципальном уровнях, образуются архивы предприятий и организаций. Только благодаря архивам мы сегодня имеем возможность знакомиться с уникальными документами, хранящими сведения о "делах давно ушедших дней".Да, архивы, безусловно, уникальны. Однако тот, кто пытался разыскать необходимую информацию даже в обыкновенной годовой подшивке газет, может поделиться опытом о весьма и весьма непростой задаче. Во-первых, сама подшивка (даже за один год) довольно объемна, а во-вторых - кто же позволит выносить архивные документы для спокойной, неторопливой работы с ними. Да и вообще, архивы - не то место, где работать могут все без исключения. Кроме того, архив бумажных документов даже в небольшой организации, постоянно пополняясь, растет довольно быстро, и поэтому рано или поздно возникает дефицит ресурсов хранения. Именно это на сегодняшний день является причиной существования запасников, в которых до сих пор находятся значительные объемы документов.
Действенную помощь в решении проблемы могут оказать информационные технологии. С их помощью организуются электронные архивы. Термин "электронный архив" не нов. Сегодня уже при-вычгіым стало понимание сотрудниками многих организаций и предприятий необходимости хранить версии электронных документов, которые циркулируют благодаря СУЭД или, как часто еще их именуют, системам электронного документооборота.
В данном случае вроде бы все понятно: создаем электронный документ и наряду с отправкой адресату сохраняем его конечную версию (а можно и все промежуточные) в базе данных. В системах электронного документооборота возможно при необходимости и при наличии разрешенного доступа к базе просмотреть документ и использовать нужные данные в последующей работе.
Вот теперь следует вспомнить о еще одном аспекте работы с документами. Увы, еще не везде в нашем обществе достаточно развиты электронные коммуникации, не все организации используют в своей работе системы электронного документооборота, да и расцвет самого электронного документооборота в нашем государстве, судя по всему, еще впереди. Недаром в Федеральной целевой программе "Электронная Россия" одним из направлений предусмотрено развитие именно электронного документооборота. А пока еще значительны потоки циркулирующих бумажных документов, которые приходят в организации в единственном экземпляре, но пользоваться ими в повседневной деятельности приходится многим сотрудникам. В качестве примеров подобных документов можно привести следующие:
• договоры;
• проекты;
• нормативные и законодательные акты;
• картотеки различного типа;
• формуляры:
• архивные документы, папки;
• книги, журналы;
• чертежи, техническую документацию;
• рисунки и карты;
• входящую почту;
• микрофотоносители.
Что в этом случае делать? Организовывать очередь пользователей документов? Хорошо, если желающих поработать с такими документами окажется немного. А если организация велика и спрос на документ достаточно высок?
Выходом из этой ситуации может служить создание электронного архива образов документов, позволяющее предприятию перейти к современным технологиям хранения и использования документации, обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего документа. После формирования такого электронного архива работа персонала с документами будет осуществляться не с бумажными документами, а с их электронными копиями. Последовательность этапов создания электронного архива приведена на рис. 3.15.
Непосредственное формирование содержательной части архива проводится на этапе наполнения, где осуществляются сканирование и индексация актуальной части существующего архива. Именно на этом этапе выполняется перевод документов в электронную форму на основе распознавания сканированных текстов. Оцифрованная информация после этого уже может обрабатываться программными средствами, а индексация полей документов обеспечит возможность проведения последующего поиска необходимых данных. Правильность отбора данных для индексации позволит в дальнейшем сократить время поиска.
Этап внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обучения персонала порядку работы с системой.
Немаловажное значение имеет этап сопровождения, на котором осуществляются поддержка и сервисное обслуживание электронного архива. Качество работы системы напрямую зависит от уровня подготовки обслуживающего персонала, поэтому к обслуживанию электронного архива должны привлекаться специально обученные специалисты.
Структура программно-аппаратного комплекса предприятия с использованием электронного архива приведена на рис. 3.16. Пользователи в процессе работы применяют различные приложения, обеспечивающие обработку информации в соответствии с функциональными задачами сотрудников предприятия. Помимо работы с текущей информацией очень часто возникает необходимость обращения к ретроспективным документам, которые хранятся в архиве. Электронный архив обеспечивает связь с рабочими приложениями посредством интерфейса доступа, интегрирующего архив с информационной системой предприятия.
Начальное наполнение электронного архива проводится в процессе выполнения так называемого залпового ввода, который осуществляется сразу после оснащения предприятия рассматриваемой системой.
В интересах сокращения сроков оцифровки существующих массивов представляется целесообразным привлечение ресурсов сторонней организации, специализирующейся на создании электронных архивов. Такое решение продиктовано еще и тем, что дорогостоящая аппаратура, предназначенная для оцифровки больших массивов документов, используется один раз, только при первичном наполнении архива, и в последующем предприятию не нужна. Это, например, относится к универсальным "книжным" сканерам, скоростным промышленным сканерам, комплексам высококачественного сканирования, которые могут использоваться для сокращения сроков подготовки архива. Важно также, что организация получает готовый электронный архив без передачи документов, а это имеет особое значение при наличии в массивах документов ограниченного доступа.
Процесс текущего ввода документов (рис. 3.17) предназначается для расширения электронного архива в повседневной работе. Правильная организация работы с документами при расширении созданного электронного архива осуществляется обученными сотрудниками предприятия.
Документы
(входящие, исходящие, внутренние)
р. Документы
С> по
назначению
то часть информации, а также использование системных переменных, которые будут автоматически заносить информацию в индексные поля (дата ввода документа, идентификатор оператора и т.д.).
Хранилище данных электронного архива может быть организовано на основе оптимальной комбинации технологий хранения, базирующихся на применении RAID (Redundant Array of Independent Disks -дисковые массивы), ленточных накопителей, использовании различных (в зависимости от потребностей) компакт-дисков (CD, DVD, МО).
Мировой рынок систем управления документами увеличивается в среднем на 20 - 30% в год и составляет десятки миллиардов долларов, поскольку 80% всей информации продолжает храниться на бумажных носителях. Традиционный архив занимает много места, необходимого для картотек, папок, светокопировальных устройств и тому подобных атрибутов. Кроме того, требуются значительные трудозатраты для сортировки, регистрации и поиска документов, а также для возврата их в архив. К сожалению, далеко не все организации и предприятия могут похвастаться безупречно налаженной работой с документами. При отсутствии должной регламентации нередки случаи задержек в получении необходимых сведений из-за того, что документ нужно сначала найти. В худшем случае сотрудник может даже не получить необходимую информацию, потому что нужную папку взял кто-то другой или документ был положен не на свое место после последнего возвращения. В таких ситуациях особенно проявляются достоинства электронного архива:
• компактность;
• высокая скорость доступа к архивной информации (документ загружается на экран монитора в течение нескольких секунд);
• эффективная маршрутизация документов;
• архивация для всех потребителей и приложений в одной среде;
• возможность параллельной работы с документом нескольких пользователей;
• способность системы отслеживать все изменения, внесенные в документ, и хранить полную историю редакторских правок.
Никто не оспаривает безусловного права на существование традиционных архивов. Однако чрезвычайно высокая скорость развития информационных технологий, адекватно сопровождающая тенденции роста уровня информатизации общества и бизнеса, заставляет задуматься о будущем.
3.3. Системы хранения информации
По оценкам специалистов, объем информации удваивается каждые 6 лет за счет глобализации и интеграции экономики, использования интернет-технологий и электронной коммерции. В связи с этим системы хранения данных - один из наиболее быстро развивающихся секторов индустрии информационных технологий. На сегодняшний день человечество накопило около 12 эксабайт информации, и аналитики утверждают, что в ближайшие 2-3 года этот объем удвоится. Но положить информацию в хранилище очень легко, значительно больше времени тратится на ее структуризацию и поиск. Поэтому такое большое значение имеют системы управления хранением информации.К основным принципам, используемым при создании хранилищ данных, следует отнести централизацию процедур резервирования, миграции, экспорта и распространения информации, а также эффективность управления правами доступа. Выбор тех или иных компонентов при создании хранилищ осуществляется исходя из следующих измеряемых параметров:
• стоимости единицы хранения;
• надежности;
• возможности прямого доступа к данным;
• времени доступа;
• скорости передачи данных.
В современных информационных системах хранилища корпоративных данных строятся на основе трех наиболее распространенных концепций: DAS, SAN и NAS.
3.3.1. Концепция DAS
DAS {Direct-Attached Storage) - устройство внешней памяти, напрямую подсоединенное к основному компьютеру и используемое только им. Простейший пример DAS - встроенный жесткий диск.Для связи хоста с внешней памятью в типовой конфигурации DAS применяется формат SCSI, команды которого позволяют выделить определенный блок данных на специфицированном диске или смонтировать определенный картридж в ленточной библиотеке. В качестве среды передачи по протоколу SCSI используются наиболее современные версии технологии Parallel SCSI или высокоскоростная технология Fibre Channel.
Конфигурация DAS приемлема для применений, нетребовательных к объемам, производительности и надежности систем хранения. DAS не обеспечивает возможности совместного использования емкости хранения разными хостами и тем более возможности разделения данных. Установка изолированных устройств хранения - более дешевый вариант по сравнению с сетевыми конфигурациями, однако, если иметь в виду большие организации, этот тип инфраструктуры хранения нельзя считать оптимальным. Много DAS-подключений означает разрозненные и разбросанные по всей компании островки внешней памяти, избытки которой не могут использоваться другими хост-компьютерами, что приводит к неэффективной трате емкости хранения в целом. Кроме того, при такой организации хранения нет никакой возможности создать единую точку управления внешней памятью, что неизбежно усложняет процессы резервирования и восстановления данных, а также создает серьезную проблему защиты информации. В итоге общая стоимость владения подобной системой хранения может оказаться значительно выше, чем более сложная на первый взгляд и изначально более дорогая сетевая конфигурация.
3.3.2. Концепция SAN
SAN 0Storage Area Network) - высокопроизводительная информационная сеть, которая логически соединяет системы хранения и серверы. Топология SAN (оптическая коммутация и кольцо с арбитражной логикой) расширяет концепцию традиционных соединений сервер/система хранения и обеспечивает большую гибкость, производительность и надежность. SAN - первое решение, предоставляющее уверенность, что все системы могут иметь доступ ко всей информации корпорации в любое время. Идея SAN основана на формировании общего массива данных, подключенного непосредственно к серверам. Технология SAN предполагает создание специализированной оптоволоконной сети, настраиваемой под нужды и бюджет конкретного заказчика.Говоря о системе хранения корпоративного уровня, мы имеем в виду сетевое хранение, например SAN (рис. 3.18), которая представляет собой выделенную сеть устройств хранения, позволяющую множеству серверов использовать совокупный ресурс внешней памяти без нагрузки на локальную сеть LAN.
При построении сети хранения могут использоваться все допустимые топологии Fibre Channel: "точка-точка" - прямое подключение сервера к дисковому массиву, арбитражная петля (Arbitrated Loop, FC-AL), коммутируемое подключение (switched, FC-SW).
Технология Fibre Channel поддерживает блочный ввод-вывод по протоколу SCSI, при котором операции чтения-записи идентифицируют определенное устройство хранения (диск или ленту) и определенный блок на диске. Доступ к данным на уровне блоков, обеспечивающий возможность получать по запросу отдельные записи, а не целые файлы, а также оптимизация технологии Fibre Channel для высокопроизводительной и надежной передачи больших блоков с минимальными затратами делают сети хранения на базе Fibre Channel эффективной платформой для ответственных транзакционных приложений: серверов баз данных, хранилищ, ERP. Несомненно, выигрывают такие многопользовательские системы и от консолидации всех корпоративных ресурсов памяти в одном месте.
В сеть хранения могут подключаться дисковые массивы RAID, простые массивы дисков (так называемые Just a Bunch Of Disks, JBOD), ленточные или магнитооптические библиотеки для резервирования и архивирования данных. Основными компонентами для организации сети SAN помимо самих устройств хранения являются адаптеры для подключения серверов к сети Fibre Channel (Host Bus Adapter, HBA), сетевые устройства для поддержки той или иной топологии FC-сети и специализированный программный инструментарий для управления сетью хранения. Эти программные системы могут выполняться как на сервере общего назначения, так и на самих устройствах хранения, хотя иногда часть функций выносится на специализированный сервер для управления сетью хранения (SAN appliance).
Задача программного обеспечения для SAN - это прежде всего централизованное управление сетью хранения, включая конфигурирование, мониторинг, контроль и анализ компонентов сети. Одной из наиболее важных является функция управления доступом к дисковым массивам, если в SAN хранятся данные разнородных серверов. Сети хранения обеспечивают одновременный доступ множества серверов к множеству дисковых подсистем, привязывая каждый хост к определенным дискам на определенном дисковом массиве. Для разных операционных систем необходимо расслоение дискового массива на ’’логические области” (Logical Unit, LUN), которыми они будут пользоваться без возникновения конфликтов. Выделение логических областей может понадобиться и для организации доступа к одним и тем же данным для некоторого пула серверов, например серверов одной рабочей группы. За поддержку всех этих операций отвечают специальные программные модули.
Разработчики программного обеспечения для SAN предлагают также такие возможности, как удаленное зеркалирование данных в катастрофоустойчивых решениях, создание копий ("клонов”) и мгновенных виртуальных образов логических томов (snapshot). Клонирование позволяет независимо от основных использовать дополнительные копии логических томов, например, для резервного копирования. С этой же целью могут применяться создаваемые практически мгновенно и без физического копирования данных виртуальные образы логических томов, которые также удобны для распараллеливания работы нескольких серверов с одной и той же информацией.
Привлекательность сетей хранения объясняется теми преимуществами, которые они могут дать организациям, требовательным к эффективности работы с большими объемами данных. Выделенная сеть хранения разгружает основную (локальную или глобальную) сеть вычислительных серверов и клиентских рабочих станций, освобождая ее от потоков ввода-вывода данных. Этот фактор, а также высокоскоростная среда передачи, используемая для SAN, обеспечивают повышение производительности процессов обмена данными с внешними системами хранения. SAN означает консолидацию систем хранения, создание на разных носителях единого пула ресурсов, который будет разделяться всеми вычислительными мощностями, и в результате необходимую емкость внешней памяти можно будет обеспечить меньшим числом подсистем.
В SAN резервирование данных с дисковых подсистем на ленты происходит вне локальной сети и потому становится более производительным - одна ленточная библиотека может служить для резервирования данных с нескольких дисковых подсистем. Кроме того, при поддержке соответствующего ПО можно реализовать прямое резервирование в SAN без участия сервера, тем самым разгружая процессор. Возможность разнесения серверов и памяти на большие расстояния отвечает потребностям повышения надежности корпоративных хранилищ данных. Консолидированное хранение данных в SAN лучше масштабируется, поскольку позволяет наращивать емкость хранения независимо от серверов и без прерывания их работы. Нако-нец, SAN дает возможность централизованного управления единым пулом внешней памяти, что упрощает администрирование.
Безусловно, сети хранения - недешевое и непростое решение. Несмотря на то что все ведущие поставщики выпускают сегодня устройства для SAN на базе Fibre Channel, их совместимость не гарантируется, и выбор подходящего оборудования создает проблему для пользователей. Понадобятся дополнительные расходы на организацию выделенной сети и покупку управляющего программного обеспечения, и начальная стоимость SAN окажется выше организации хранения с помощью DAS, однако совокупная стоимость владения при этом может оказаться ниже, чем при использовании традиционных систем хранения.
3.3.3. Концепция NAS
Понятие NAS {Network Attached Storage) обозначает линейку сетевых серверов-хранилищ, подключаемую непосредственно к локальной или глобальной сети. Типичный NAS-сервер подключается непосредственно к пользовательской сети и делает доступным уже настроенное дисковое пространство, используя собственную интегрированную файловую систему и программное обеспечение для управления данными. Таким образом, NAS можно считать законченным решением в области хранения данных. NAS делает дисковое пространство доступным для пользователей напрямую, через корпоративную сеть.В отличие от SAN, NAS - не сеть, а сетевое устройство хранения, точнее, выделенный файловый сервер с подсоединенной к нему дисковой подсистемой (рис. 3.19).
Иногда в конфигурацию NAS может входить оптическая или ленточная библиотека. NAS-устройство (NAS appliance) напрямую подключается в сеть и предоставляет хостам доступ к файлам на своей интегрированной подсистеме внешней памяти. Появление выделенных файловых серверов связано с разработкой в начале 1990-х гг. компанией Sun Microsystems сетевой файловой системы NFS, которая позволяла клиентским компьютерам в локальной сети использовать файлы на удаленном сервере. Затем у Microsoft появилась аналогичная система для среды Windows - Common Internet File System. Конфигурации NAS поддерживают обе эти системы, а также другие протоколы на базе IP, обеспечивая разделение файлов клиентскими приложениями.
Вариант NAS достаточно прост в установке и управлении. В отличие от сети хранения установка NAS-устройства не требует специ-ального планирования и затрат на дополнительное управляющее программное обеспечение - достаточно просто подключить файловый сервер в локальную сеть. NAS освобождает серверы в сети от задач управления хранением, но не разгружает сетевой трафик, поскольку обмен данными между серверами общего назначения и NAS идет по той же локальной сети. NAS-устройство позволяет сконфигурировать одну файловую систему или несколько, каждой из которых отводится определенный набор томов на диске. Всем пользователям одной и той же файловой системы по требованию выделяется некоторое дисковое пространство.
Таким образом, NAS обеспечивает более эффективные по сравнению с DAS организацию и использование ресурсов памяти, поскольку подключенная напрямую подсистема хранения обслуживает только один вычислительный ресурс, и может случиться так, что у одного сервера в локальной сети будет слишком много внешней памяти, в то время как другой испытывает нехватку пространства на дисках.
NAS в общем случае - менее производительная конфигурация, чем SAN, так как сети хранения используют выделенные соединения Fibre Channel со скоростью до 2 Гбит/с, а типичная среда передачи данных для NAS базируется на Ethernet с присущими этой технологии ограничениями.
Надо отметить, что специализированные NAS-устройства появились позже, чем базовые для NAS протоколы NFS и CIFS, которые поддерживаются сегодня большинством клиентских и серверных систем. Поэтому теоретически NAS можно сделать "своими руками", подключив в сеть сервер с поддержкой NFS и подсоединив к нему дисковую подсистему.
NAS-устройства не являются полноценными серверами, они выполняют одну специализированную задачу - диспетчеризацию файлов - и ни для каких других целей не применимы. Несомненным плюсом NAS-устройств является то, что они обеспечивают доступ к файлам даже при отключенном основном сервере.
Один из самых частых вопросов, возникающих при обсуждении современных технологий хранения данных, - в чем отличие NAS от сетей хранения данных SAN. Сети хранилищ данных (SAN) и NAS, в сущности, решают одну и ту же задачу - организацию сетевого хранилища данных, но в них применяются разные методы (табл. 3.2).
• решения NAS обеспечивают подключение к локальной сети в считанные минуты, образуя оптимизированное пространство для хранения данных, доступных напрямую через корпоративную сеть;
• решения SAN предоставляют практически неограниченный объем не оптимизированных ресурсов для хранения данных. Эти ресурсы подключаются напрямую к серверам с применением специализированной инфраструктуры, настраиваемой под нужды и бюджет конкретного заказчика.
Эти технологии дополняют друг друга, и довольно часто встречаются ситуации, когда они применяются вместе. По данным Gartner Dataquest, решения SAN доминируют над решениями NAS (рис. 3.20) с ежегодной тенденцией роста объемов внедрения этих решений примерно на 50%.
При учете затрат на системы хранения учитывались следующие компоненты: SAN (FC-switches и НВА-адаптеры), NAS (хранилища и NAS-контроллеры, без затрат на TCP/IP-инфраструктуру). Соотношение приблизительно 80% (SAN) к 20% (NAS) держится уже около двух лет.
NAS и SAN часто уже сосуществуют или должны быть одновременно реализованы в распределенной ИТ-инфраструктуре компании. Это неизбежно порождает проблемы управления и оптимального использования ресурсов хранения.
I
s
с;
s
5
ф
А
ю
о
3.3.4. Ленточные хранилища данных
Некоторые эксперты в области памяти и производители, традиционно занимающиеся дисковыми технологиями хранения, уже много лет пророчат вымирание ленты, однако рынок упорно доказывает их неправоту. Покупательский спрос на ленточные решения велик, и едва ли в ближайшем будущем здесь возможны перемены.Устройства хранения данных на магнитных лентах обеспечивают надежное хранение резервных копий и архивирования данных, повышая тем самым безопасность имеющейся информационной инфраструктуры. Инновации в данной области обеспечивают постоянное увеличение емкости и производительности ее продуктов, а также сокращают стоимость хранения на лентах относительно других типов носителей.
В настоящее время спрос на стримерные решения несколько упал, что объясняется существенным снижением стоимости использования компакт-дисков, работа с которыми, помимо прочего, происходит бблее оперативно, чем с магнитной лентой, требующей перемотки при поиске нужного фрагмента. В то же время целесообразно рассмотреть современные подходы к использованию магнитных лент для хранения информации.
Магнитные ленты применяются в качестве носителя для резервных копий практически столько же, сколько существуют сами компьютеры. Однако объемы жестких дисков растут, а базы данных превращаются в гигантские хранилища информации, поэтому процесс записи на ленты усложняется, к тому же все труднее становится обеспечивать более высокую скорость записи. За истекшие десятилетия сменилось много форматов картриджей, и сейчас одновременно активно эксплуатируются сразу несколько их вариантов.
Linear Tape-Open (LTO). Этот формат разработан в 1997 г. совместно Hewlett-Packard, IBM и Seagate Storage Solutions (в настоящее время Certrance). Слово ’’открытый” в его названии означает широкую совместимость лент и лентопротяжных устройств (исторически сложилось, что ленты одного типа читаются устройством только этого же типа). В LTO используется линейная многоканальная запись по принципу серпантина (в прямом и обратном направлении) на полудюймовых лентах с магнитным сервомеханизмом для коррекции ошибок и выполнения аппаратного сжатия. Встроенная электроника обеспечивает сохранение и извлечение информации о характере использования и других сведений о картридже.
Digital Linear Tape (.DLT). Этот формат разработан корпорацией Digital Equipment в 1980-х гг. в порядке адаптации более старой технологии, предназначенной для мейнфреймов, при которой лента наматывалась на бобину. По информации, представленной на сайте , в мире проданы миллионы лентопротяжных устройств DLT и картриджей. Последняя разновидность технологии, SDLT320, предусматривает использование специальных серводорожек на обратной стороне ленты для выравнивания магнитных записывающих головок. Современные устройства SDLT могут считывать записи, сделанные с применением более ранней технологии DLT.
Advanced Intelligent Tape (AIT). Технология, разработанная в 1996 г. корпорацией Sony, обеспечивает запись методом спирального сканирования на 8-мм ленте, подобным тому, что используется в видеосистемах Ні-8. В кассетах АІТ плотность записи выше, а магнитная лента - уже. Они меньше, чем картриджи всех других типов, что позволяет создавать ленточные библиотеки, которые хранят больше данных и занимают меньше места. Кассеты АІТ оснащены микросхемой памяти, на которой записывается информация о формате и о размещении файлов. Благодаря этому запись на ленты АІТ выполняется быстрее, поиск файлов занимает вдвое меньше времени, чем с применением других технологий. Super AIT (SAIT-i) - практически то же самое, что и АІТ-3, однако в этой технологии используется полудюймовая лента, что обеспечивает емкость 500 Гбайт без сжатия.
?ХА. Эта оригинальная технология, разработанная компанией Есгіх, поддерживает считывание и запись данных пакетами. Она обеспечивает различную скорость. Скорость передачи данных может быть согласована со скоростью работы управляющего компьютера, поэтому в отличие от других устройств, действующих только с постоянной скоростью, ?ХА-устройство не должно останавливаться и ждать, если компьютер передает данные с более низкой скоростью. Это уменьшает износ ленты и лентопротяжек. Головки ?ХА считывают данные, записанные на любое место ленты, не просматривая дорожки от начала до конца.
Travan. В этой технологии используется линейная одноканальная запись на 0,25-дюймовую ленту. Емкость ее ниже, но оборудование дешевле, что делает ее оптимальной для удаленных офисов, небольших организаций и резервного копирования информации с индивидуальных рабочих станций.
Mammoth. Эта технология представлена в 1996 г. компанией Exabyte и ориентирована на серверы среднего уровня. В новейших устройствах Mammoth-2 используется метод многоканального спирального сканирования 8-мм ленты, поддерживается коррекция ошибок и сжатие ALDC.
Сегодня говорят о ленточных накопителях форматов SDLT, LTO-2 и S-АІТ как о перспективных решениях. Несмотря на усовершенствования в программных средствах для работы с устройствами SDLT, в последнее время растет число пользователей, приобретающих накопители LTO-2. Изделия стандарта LTO-2 выпускают и HP, и IBM, и Certance, тогда как накопители форматов DLT и SDLT поставляет только Quantum. В июле 2003 г. Quantum оснастила накопители SDLT ’’интеллектуальными" средствами самодиагностики. Специалисты полагают, что это будет способствовать увеличению объемов продаж. Кроме того, по словам представителей Quantum, компания планирует выпустить в ближайшее время еще по меньшей мере четыре версии устройств SDLT. При этом надо отметить, что
Quantum уже сейчас контролирует 31% рынка ленточных средств резервного копирования - больше, чем кто-либо из конкурентов. Хотя по состоянию на сегодняшний день LTO превосходит формат SDLT как по емкости, так и по производительности, аналитики утверждают, что неоспоримого лидера по этим параметрам все же нет. Вперед вырывается то одна, то другая ленточная технология, и решающее значение в определении потребительских предпочтений, возможно, будут иметь другие факторы. В декабре 2002 г. компания Sony Electronics, разработавшая формат S-AIT, представила на суд общественности накопитель емкостью 500 Гбайт с пропускной способностью 30 Мбайт/с. Видимо, S-AIT сохранит за собой лидерство на протяжении некоторого времени.
По стоимости изделия формата S-AIT тоже предпочтительнее продуктов конкурентов. Ленточный картридж формата S-A1T можно купить за 80 долл., тогда как цена картриджа LTO-2 составляет около 120 долл., SDLT - около 130 долл. Sony намеревается развивать и поддерживать стандарт S-AIT по меньшей мере в изделиях шестого поколения. Впрочем, формат S-AIT привлекает далеко не всех пользователей, поскольку, как и в случае с форматом SDLT, эти накопители выпускаются только одним производителем.
3.4. Правовые информационные системы
Успех в бизнесе сегодня затруднителен как без информационной, так и без правовой поддержки. Эта тенденция в ближайшем будущем едва ли претерпит серьезные изменения. Цивилизованный бизнес, развитие демократического общества требуют взвешенных, хорошо систематизированных и непротиворечивых законов. Принятие решения в государственной сфере, в сфере охраны правопорядка и окружающей среды также опирается на законодательную базу. Оперативное реагирование на динамично развивающуюся нормативную базу ориентировано в практической деятельности на использование передовых технологий, прежде всего достижений информатики. Сегодня специалисты в области юриспруденции и права должны эффективно и грамотно работать с прикладным программным обеспечением, владеть способами и методами поиска документов в компьютерных банках данных.3.4.1. Правовые информационные технологии
Юридическая практика сопряжена со значительными объемами документооборота. Как внутренние, так и внешние источники требуют особого внимания к информационной поддержке правовой стороны бизнеса. Информационные системы, связанные с юридической поддержкой бизнеса и конкретной производственной деятельностью предприятия, помогают разобраться в потоке информации. К ним, в частности, относятся:• информационно-поисковые справочные и консультационные юридические системы;
• документационные системы, отражающие отдельные стороны документооборота организации (по заключенным договорам и их движению, трудовым контрактам, организационно-распорядительным актам руководства организации и пр.);
• системы, отражающие текущую оперативную деятельность (аудиторские, криминалистические, социально-статистические и др.);
• идентификационные системы, а также подсистемы в комплексных информационных системах, ориентированные на конкретную прикладную сферу.
Значительный интерес к правовой информатике связан с объемами правовой базы и динамичностью ее развития, особенно в условиях перехода к рыночной экономике. Внедрение информационных технологий в различные сферы деятельности определяет специальные требования к структуре информации для обеспечения удобства работы с ней и облегчения ее поиска.
Существенную помощь в поиске оказывают автоматизированные системы. В качестве поисковых атрибутов могут быть использованы как типовые поисковые атрибуты, использовавшиеся для неавтоматизированного варианта поиска, так и специальные, возможность применения которых предоставляют именно компьютеризированные системы, что прежде всего связано с объемами обработки поисковой информации.
При наличии большого числа сведений или документов создаются фактографические информационно-поисковые системы и базы данных, а также базы знаний. Автоматизированные системы значительно сокращают время поиска, обеспечивают оперативность получения и обработки информации, ускоряют принятие управленческих решений.
3.4.2. Юридические информационные системы
В правовой сфере развит устойчивый интерес к информационнопоисковым системам. Это прежде всего фактографические системы по законодательным и нормативным актам. Как инструмент законотворчества представляют также интерес базы знаний.Типовыми неавтоматизированными информационными системами являются библиотечные, промышленные, патентные каталоги, каталоги стандартов, словари, справочники, энциклопедии. Опыт работы с этими информационными объектами помогает при проведении аналогий. В этих системах в качестве поискового критерия используются поиск по индексу рубрики, лексикографический (алфавитный) поиск, поиск по ключевым словам в наименовании или в тексте документа.
Особенно следует отметить форму представления поисковой информации. Информация может быть представлена в виде адреса дальнейшего поиска (например, шифра в библиотеке), реферата, полномасштабного текста документа на экране, в виде твердой копии (после печати документа на принтере), видеообраза или звукового образа при использовании технологии мультимедиа.
Постоянно возрастающее количество правовых документов, динамизм их обновления, недостаточная согласованность отдельных правовых актов определяют потребность практического использования информационно-поисковых систем (ИПС). Можно выделить правовые ИПС по законодательству, по классификации правовых норм и прецедентов в отдельных приложениях (например, экономических, гражданских, уголовно-процессуальных) и др.
Особое место среди правовых ИПС отводится справочным системам по законодательным и основным распорядительным государственным актам. Учитывая количество таких актов, отдельные системы (при одинаковых принципах построения) имеют специализированные наполнения, которые ориентированы на определенную предметную область. Повышенным вниманием в последнее время пользуется финансовая, в частности банковская, сфера.
Законопослушный гражданин должен иметь возможность оперативно получать нормативные документы, осознавать правовые нормы и принимать их к выполнению. Спрос определил потребность в коммерческих компьютеризированных информационно-справочных юридических системах. Благодаря таким системам пользователь получает возможность быстро получить подробную информацию по интересующим его правовым вопросам.
На рынке программной продукции наиболее заметны следующие правовые ИПС: АРМ "Юрист" агентства Intralex, "Гарант", "Консуль-тант+", "Дело и право", "Кодекс".
К основным проблемам фирм-разработчиков юридических ИПС относятся получение своевременной, полной и достоверной исходной информации, а также доставка ее конечному пользователю.
Первая проблема решается различным образом. Некоторые фирмы ориентированы на прямые контакты с поставщиками нормативных актов, включая Администрацию Президента, Совет Федерации, Государственную Думу, Центральный банк, Министерство финансов и др. Рассматривались, в частности, проекты создания Единого информационного центра подготовки правовой информации. Конечному пользователю в принципе не важно, как получены нормативные акты фирмой, предоставляющей информационные услуги. В то же время ясно, что методы получения информации фирмой влияют на качество предоставляемых ею услуг. Возможность получения информации из первых рук, да еще в электронной форме намного снижает вероятность внесения ошибок, неточностей, опечаток в документы, а прямые устойчивые договорные отношения с законотворческими органами наряду с юридической компетентностью фирмы определяют полноту поступающей информации. Качество информации, поставляемой пользователям юридических ИПС, является условием благополучного существования на рынке. Особую роль играет получение достоверной региональной и отраслевой информации, так как зачастую источники перечисленной информации наиболее труднодоступны.
Что касается второй проблемы, то она тоже решается различным образом. Информация доставляется конечному пользователю на регулярной основе многими способами. Традиционный метод пополнения нормативной базы с помощью рассылки (передачи) дискет или компакт-дисков постепенно заменяют более прогрессивные технологии:
• подключение абонента к серверу в вычислительном центре поставщика информации по телефонным каналам и рассылка дополнений по запросам пользователя по телекоммуникационным каналам;
• реализация прямой модемной справочной службы с поиском информации в вычислительном центре поставщика информации и передача ее пользователю по телекоммуникационным каналам;
• передача информации по радио- и телевизионным каналам, включая использование возможностей системы Телетекст в текстовом и графическом виде.
Все это свидетельствует об активности фирм-разработчиков, занятых в этой нише.
Определим перечень основных требований к правовым информационным системам:
• высокий уровень достоверности нормативных актов и полноты нормативной базы;
• высокий уровень универсальности (обеспечение документальной поддержки по всем разделам российского законодательства);
• наличие развитого контекстного поиска наравне с атрибутивным;
• возможность формирования индивидуальных архивов, а также поддержки нормативной базы конкретной организации;
• использование современного дружественного интерфейса на базе популярных операционных систем;
• развитые средства доставки информации конечному пользователю;
• высокий уровень поддержки, в том числе консалтинга.
Юридическая справочно-информационная система - программный
комплекс, обеспечивающий пользователю поиск и ввод информации о нормативных актах, научно-практических комментариях к ним, о судебной, арбитражной и нотариальной практике применения по всем отраслям права Российской Федерации, типовых формах документов, бланков и других шаблонов, а также ведение делопроизводства.
В базы программных комплексов включаются официальные документы уполномоченных органов власти и управления РФ, которые устанавливают, изменяют или отменяют нормы права. Помимо этого в базы данных включаются неоднократно принимаемые нормативные акты, носящие преимущественно общий характер и направленные на регулирование определенного вида общественных отношений. Практически каждый подобный комплекс содержит две сопряженные между собой базы данных. Первая включает аннотированную информацию о принятых нормативных актах в виде картотеки, а также о практике их применения. Вторая база данных содержит полномасштабные тексты нормативных актов, документов, комментариев и т.п.
Как правило, развитые правовые информационные системы предоставляют возможность поиска необходимой информации в трех основных режимах.
1. Контекстный поиск. Предусматривает возможность поиска любых понятий, содержащихся в нормативном документе в любом логическом их сочетании между собой: в наборе документов, в отдельном документе или его фрагменте. Для этого все тексты документов, содержащихся в системе, проиндексированы на присутствие в них смыслообразующих слов, понятий и цифр.
2. Поиск нормативных материалов в режиме "картотеки". Для поиска используются следующие параметры:
• вид материала (нормативный акт, практика применения, комментарий и т.п.);
• раздел по классификатору отраслей законодательства;
• наименование (или контекст наименования) нормативного акта;
• орган, принявший нормативный акт;
• вид, дата (период) принятия, номер и источник публикации акта;
• ключевые слова, характеризующие акт, и др.
3. Комбинированный поиск информации. Сочетает в себе возможности и достоинства каждого из перечисленных способов поиска.
Комплексы строятся по принципу многооконных систем. В них реализуются гибкие алгоритмы работы со списками документов, предусматривающие возможность уточняющего поиска, просмотр последовательности карточек выбранных документов, табличный просмотр атрибутов списка.
Отметим следующие возможности юридических ИПС:
• ведение конечным пользователем собственной правовой базы или другой необходимой ему информации на различных уровнях: аннотаций, полнотекстовых документов, баз данных (без нарушения основной структуры баз данных комплекса);
• ведение учета, регистрации и поиска корреспонденции пользователя (делопроизводства);
• проведение юридической экспертизы созданного пользователем документа на предмет соответствия нормативным актам и практике их применения;
• протоколирование результатов запросов с уточнением запроса после получения промежуточного списка;
• анализ исторического среза каждого документа и практики его использования;
• гибкий и оперативный поиск документов даже в условиях дефицита информации о предмете поиска;
• пополнение информации в удобной для конечного пользователя форме и в приемлемые сроки;
• телекоммуникационный доступ к серверу агентства для сверхоперативного получения информации о вновь вышедших документах.
Дружественный интерфейс правовых комплексов не требует от пользователя специальных знаний компьютерной техники и юриспруденции. Системы постоянно совершенствуются для улучшения потребительских качеств (управления информацией, ее хранения и анализа) и способов доставки оперативной информации конечным пользователям.
3.5. Информационные системы управления персоналом
Управление персоналом (в западных компаниях принят термин "управление человеческими ресурсами" - Human Resource Management, HRM) - это замкнутый бизнес-процесс, являющийся составной частью общего процесса управления деятельностью организации или предприятия.Управление персоналом (или хотя бы кадровый учет) организуется на каждом предприятии (будь то десять человек или десятки тысяч работников), хотя и с разной степенью развернутости. Обычно организации, численность персонала которого невелика (от 50 до 100 человек), ведут кадровый учет силами одного специально выделенного сотрудника-кадровика. Если количество работающих больше, создается отдел кадров или равное ему структурное подразделение. Достаточно крупные компании и производственные предприятия управляют персоналом через отдел (или службу) кадров. Малые организации (до 30 - 50 человек), полный коммерческий расцвет которых пока еще впереди, вынуждены взваливать эту непосильную ношу на хрупкие плечи либо секретаря, либо юрисконсульта, либо другого сотрудника, например офис-менеджера. При этом достаточно часто этот сотрудник небольшой компании, отвечающий за кадровый учет, параллельно выполняет и другие функции, которые обычно и являются основными.
3.5.1. Развитие кадрового менеджмента
Люди - главная ценность любой компании. Потенциал этого вида ресурсов практически неисчерпаем. Любая организация располагает и финансовыми, и материальными, и человеческими ресурсами, но именно персонал обеспечивает выполнение намеченных планов и достижение поставленных целей. В то же время человек - существо весьма чувствительное: и настроение может быть плохим, и самочувствие - не очень хорошим. Кто-то в сердцах скажет что-нибудь обидное или дверью хлопнет, кто-то сгоряча заявление об уходе на стол начальнику положит... Трудно с нами, людьми! Обращаться с нами нужно бережно, а управлять - умело. При этом необходимо учитывать все тонкости человеческого характера, а уж знать о каждом требуется так много, что и не удержать всего в голове даже самому квалифицированному кадровику.Конечно, кадровые документы содержат всю необходимую информацию. Только вот в чем вопрос: а сколько их, кадровых документов? Если организация небольшая, то отыскать нужную информацию не очень сложно. А что делать кадровикам крупных организаций? В компаниях, насчитывающих сотни и тысячи работников, более или менее оперативно можно отыскать только информацию по какому-нибудь конкретному человеку - ведь есть же личная карточка. А что делать с формированием каких-либо сложных отчетов?
В наше время уже никого не требуется убеждать в том, что только современные технические средства справятся с такой достаточно трудной задачей. Кроме того, внедрение автоматизированной системы управления персоналом предоставляет дополнительные возможности руководству предприятия по анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и численности персонала.
Переход к рыночной экономике ознаменовал не только трансформацию хозяйственных отношений, но и изменил характер деятельности кадровых подразделений. Однако известно, что мгновенные изменения в природе и обществе практически невозможны, поэтому и управление человеческими ресурсами в организациях (или, как сейчас принято называть, кадровый менеджмент) тоже изменялось постепенно.
Специалисты выделяют три этапа в развитии российских органов кадрового менеджмента (рис. 3.21).
Расширенная учетная функция
(до 1993 г.)
Этап III - это собственно управление персоналом, которое охватывает обучение и развитие персонала, мотивацию, оценку, социальные программы, корпоративную культуру, структуру бизнес-процессов, учетную и административную функции.
Вполне понятно, что далеко не все кадровые органы развивались одинаково интенсивно, поэтому сотрудников этих служб, безусловно, интересует вопрос о месте их подразделений в приведенной схеме развития. Критерием оценки уровня развития органов кадрового менеджмента могут быть результаты ответов на три простых вопроса (рис. 3.22).
1. Управляет ли кадровая служба фондами оплаты труда и их мотивацией - как краткосрочной, так и долгосрочной?
2. Связана ли система оценки персонала непосредственно с мотивацией труда?
3. Действительно ли управляется социальная политика и корпоративная культура?
своевременная выработка обоснованных решений, определяющих требования к кадровому составу (в частности, какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей) на каждом конкретном интервале времени. Иными словами, управление персоналом должно изменять состояние самого персонала (его качество и количество) таким образом, чтобы он адекватно соответствовал возложенным на него функциям.
Понятно, что изменение характера экономики должно влиять и на специфику деятельности кадровых работников. Во многом это определяется отношением руководства предприятия к рассматриваемой проблеме. Не напрасно говорят о западном и социалистическом стилях управления персоналом. По отношению, которое наблюдается сегодня у руководства предприятия к проблеме управления персоналом, можно судить о его близости к западному (рыночному) или социалистическому стилю управления в целом (рис. 3.23). Так, например, для рыночного стиля характерно то, что директор по персоналу (или сотрудник, в функции которого входит управление персоналом) отвечает за формирование кадровой политики, согласованной с общей тенденцией развития предприятия, в то время как при социалистическом стиле кадровые органы представляют собой лишь "исполнительный" механизм, имеющий недостаточное значение в управлении.
В вопросах управления кадровым ростом рыночный стиль управления персоналом проявляется в том, что планирование карьеры организовано в виде системы, работающей на основе критериев и правил, известных каждому сотруднику компании, а планирование обучения увязано с производственными планами предприятия. В организациях с социалистическим стилем управления персоналом все в основном определяется решением непосредственного начальника.
Ряд функций, специфичных для органов кадрового менеджмента, присутствует только на отдельных этапах развития организации. Это свидетельствует о том, что сами кадровики постоянно должны развиваться наравне с эволюцией предприятия.
«Е
О
ГО
Го о
3 8
X ГО-
ГО S
0 I
1 S
ь 00
I 8. 3!
го
о
Российские
системы
управления
персоналом
Реализованы основные функции управления персоналом
Функции мотивации и оценки не всегда развиты достаточно
Ограничиваются автоматизацией карточки Т-2 и функцией расчета заработной платы
Программы, выросшие из бухгалтерских продуктов
Простота и легкость освоения
Рис. 3.25. Характеристика систем управления персоналом
К первой можно отнести продукты зарубежных компаний, которые, как правило, являются модулями известных ERP-систем. Вторая группа - российские системы, которые изначально разрабатывались как системы управления персоналом. К третьей группе принадлежат отечественные программные продукты, выросшие из бухгалтерских программ, разработчики которых начали двигаться в смежные области, в данном случае - в область управления персоналом.
Управление персоналом - область достаточно обширная, и, естественно, есть такие участки (например, устранение конфликтов или адаптация на рабочем месте), которые сложно автоматизировать. Очевидно, что лишь часть названных функций, специфичных для сферы управления персоналом, может быть автоматизирована.
Каждая группа средств имеет свои плюсы и минусы. Например, в зарубежных продуктах, которые опираются на мировой опыт, наиболее развиты функциональные возможности, связанные именно с управлением персоналом: оценка, мотивация персонала, карьерный рост и пр. Есть и минусы - эти системы не всегда окончательно локализованы, сложно настраиваются и не всегда учитывают всех требований российского законодательства. В то же время западные кадровые системы и модули в целом функционально более развиты и изначально ориентированы на рыночную экономику.
Российские системы управления персоналом, которые можно отнести ко второй группе, строго говоря, до недавнего времени являлись чисто учетными. С их помощью можно было учитывать все данные о персонале, вести кадровое делопроизводство, производить расчет заработной платы и представлять в электронном виде все необходимые отчетные документы в Росстат, Федеральную налоговую службу (ФНС России) и Пенсионный фонд России (ПФР). Стоит отметить, что системы этой группы хорошо отражают развитие самого рынка. В них реализованы те функции, в которых нуждаются отечественные специалисты по управлению персоналом. В отечественных системах отражена специфика российского законодательства, заведены необходимые классификаторы, присутствуют стандартные формы кадрового документооборота, регламентированные Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и инструкциями Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). Именно в российских системах учтены особенности начисления зарплаты с учетом северных коэффициентов, сменности, тяжелых условий труда, меняющегося налогового законодательства (на Западе такое разнообразие просто отсутствует).
Что касается третьей группы, то, как правило, разработчики этих систем ограничиваются автоматизацией карточки Т-2 и функций расчета заработной платы.
Как правило, кадровые системы имеют модульное построение. Основные модули, которые есть практически во всех развитых системах управления персоналом (рис. 3.26), можно охарактеризовать следующим образом.
Администрирование системы. Служит для настройки работы системы и организации разграничения доступа пользователей.
Традиционно пользователями кадровых систем являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп. А уж секретарю или офис-менеджеру, на которого возложены вопросы кадровой деятельности, подобные системы, безусловно, окажут существенную помощь, особенно в условиях отсутствия значительного опыта кадровика.
Между собой системы различаются гибкостью настройки модулей и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительные возможности систем. Так, некоторые системы могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особенно это касается систем финансовохозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени - это холдинговые компании, следовательно, система должна эффективно работать в распределенной структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии.
С учетом имеющихся задач предприятия и его потребностей обычно и формируется техническое задание на разработку или выбор соответствующего программного продукта. На основе анализа будущих потребностей заказчиков и реальной возможности автоматизации для дальнейшей реализации в системе управления персоналом чаще всего выбираются следующие области:
• отбор, учет и расстановка кадров;
• оценка персонала;
• обучение и повышение квалификации сотрудников организации;
• планирование карьеры;
• мотивация персонала.
В свете постоянно растущих требований к функциональности объектов управления персоналом современные автоматизированные системы должны в полной мере соответствовать запросам самых взыскательных пользователей. Поскольку кадровая система должна быть комплексной, естественна заинтересованность в том, чтобы каждая решаемая задача была увязана в систему (рис. 3.27).
Особенностью работы автоматизированной системы управления персоналом подобного типа является возможность сравнения профиля определенной должности с профилем конкретного претендента или сотрудника. При этом возможна самая простая двухразрядная шкала оценок (’’соответствует" или "не соответствует"), однако более предпочтительно применение шкалы оценок с несколькими разрядами. Процедуру применения профиля должности можно продемонстрировать на примере процесса отбора персонала (рис. 3.28). Первичную фильтрацию можно проводить в автоматизированном режиме при сборе и анализе сведений о кандидатах, в том числе и через Интернет.
Шкала оценок
Знания ^
Использование профиля должности обеспечит автоматизацию отбора кандидатов на первоначальном этапе, что позволит существенно сузить круг претендентов, которые впоследствии будут приглашаться на собеседование. При этом кандидаты заполняют автоматизированные формы профилей кандидатов, выраженные в терминах базы требований и профиля должности данного предприятия. Следует отметить, что в некоторых компаниях уже практикуется автоматизированная обработка специализированных анкетных листов, заполняемых кандидатами при прохождении первичного собеседования.
На основе разработанных профилей можно проводить и оценку персонала. Если обнаруживается отклонение показателей конкретного работника от профиля должности, то можно сделать вывод о необходимости его обучения. Планируя мероприятия по обучению, можно указать, по каким направлениям следует повысить уровень работника. При этом можно в том числе предусмотреть возможность получения конкретных знаний, навыков, компетенций, причем необходимый учет будет производиться в терминах, заложенных в профиле должности (рис. 3.29).
Профиль должности
Знания
База требований
Психология общения
Правовая база Экономика
Банки
Развитая система предоставляет широкие возможности по поиску информации. Пользователи могут решать вопросы, которые традиционно относятся к области управления знаниями, например осуществлять поиск экспертов в какой-то узкоспециализированной области или создавать эффективные проектные команды с участием сотрудников, обладающих уникальными навыками и знаниями.
Подобный подход позволяет существенно расширить круг пользователей автоматизированной системы управления персоналом. Каждый работник сможет посмотреть свой персональный профиль и сравнить его с профилем должности, которую он занимает, чтобы самостоятельно оценить степень соответствия. Сравнение с другими должностями в компании позволит работнику подготовиться к беседе с руководством о планировании кадрового роста. Руководитель сможет отслеживать уровень развития подчиненных, планировать их карьеру, а также мероприятия по развитию. Кроме того, непосредственный начальник сможет обосновывать уровень оплаты, потому что мотивационные схемы будут построены на определенных критериях, причем эти критерии будут понятны и самому работнику. А высшее руководство предприятия получит достоверную информацию, на основании которой можно принимать стратегические решения в области управления персоналом.
Вопросы для самоконтроля
1. Как характеризуются информационная, коммуникационная и системная модели офиса?2. Каковы назначение и особенности работы электронной почты?
3. Какие способы обработки бумажных документов используются в офисе?
4. Охарактеризуйте схему маршрутизации информационных потоков в офисе.
5. Что представляют собой видеоконференции?
6. Какова структура документационного обеспечения управления?
7. Какие компоненты содержит документ?
8. Какие потоки образуют документы?
9. Какова структура процесса обработки документальной информации?
10. Какова структура системы управления электронными документами?
11. Какие требования предъявляются к функциональности системы управления электронными документами?
12. Каково назначение электронных архивов?
13. Какие концепции используются в современных системах хранения информации?
14. Охарактеризуйте ленточные хранилища данных.
15. Какие задачи решают правовые информационно-поисковые системы?
16. Какие функции должны быть реализованы в системах управления персоналом?
17. Каковы современные подходы к методике отбора персонала с использованием информационных систем?
Рекомендуемая литература
1. Автоматизация кадрового учета / М.А. Винокуров и др. - М: Ин-фра-М, 2001.-222 с.2. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. -М.: Финансы и статистика, 2001. - 368 с.
3. Копылов В.А. Информационное право. - 2-е изд. - М.: Юристъ, 2003.-623 с.
4. Логинова А.Ю., Гутгарц Р.Д. Кадры из жизни менеджера по персоналу. - М: ДМК Пресс, 2002. - 240 с.
5. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев, И.К. Корнеев и др. - М.: Инфра-М, 2003. - 575 с.
6. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2002. - 224 с.
7. Саттон М Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Азбука, 2002. -436 с.
Глава 4 ИНФОРМАЦИОННАЯ СРЕДА БИЗНЕСА
Информационная среда современного бизнеса достаточно разнообразна. Рассмотрим ряд ключевых компонентов ее внешней составляющей, стимулированных проникновением интернет-технологий в бизнес. Наиболее значимым фактором ускорения являются методы и средства электронной коммерции. Кроме того, развитию бизнеса существенно способствуют новые информационно-аналитические решения и продукты, такие, как интернет-порталы и интернет-сайты, электронные издательства и библиотеки, справочно-информационные и аналитические системы и рейтинговые системы бизнеса. Особое место занимают образовательные технологии, включая дистанционные методы обучения на базе Интернета и прежде всего бизнес-образование.4.1. Электронная коммерция
Несмотря на экономический спад в странах с развитой экономикой, в том числе вызванный переоценкой возможностей развития HighTech и информационных технологий, продолжается дальнейший рост доли услуг электронной коммерции (ЭК, e-commerce). Этот рост прогнозируется как в секторе межфирменных отношений (В2В - Business to Business), так и в секторе работы с клиентами (В2С - Business to Consumer). Поскольку большинство современных организаций являются клиентоориентированными, оба направления одинаково важны для успешного развития бизнеса.4.1.1. Состояние и перспективы развития электронной коммерции
Технологии электронной коммерции за счет использования Интернета дают возможность сократить затраты, выявить новые каналы сбыта, создать новые формы взаимодействия с поставщиками, диет-рибьютерами и клиентами, обеспечивают поддержание высокого профессионального уровня сотрудников и равномерное распространение корпоративных стандартов на удаленные офисы. Они способствуют повышению скорости принятия решений на всех уровнях управления, а также степени согласованности принимаемых решений. Иными словами, ЭК - это повышение эффективности бизнеса, основанное на использовании информационных технологий для обеспечения его рентабельности, конкурентоспособности и управляемости, что подтверждается опытом крупнейших компаний мира.Мировые тенденции. Число пользователей Интернета превысило 1 млрд человек, в том числе треть из них приходится на развитые стра-наы. Их количество постоянно растет прежде всего за счет стран с переходной экономикой и стран третьего мира. По оценкам различных исследований, рост объемов ЭК в ближайшее время составит 30 - 70% в год, и по прогнозам в 2006 г. ЭК будет составлять до 18% общего объема операций. По оценкам аналитической фирмы Forrester Research, объем торговли в режиме on-line для бизнеса (В2В) примерно в 10 раз превышает аналогичный показатель для сектора В2С.
В странах с развитой экономикой (Северная Америка и Западная Европа), несмотря на временную экономическую стагнацию в 2001 - 2003 гг., доля электронных межфирменных расчетов по продажам товаров и услуг росла существенно быстрее и уже достигает 20%. По сути дела, это свидетельство глобальных сдвигов в бизнес-отношениях в сторону электронной коммерции. Доля Северной Америки в полном объеме услуг составляет 55 - 60%, Европы - 25 - 30%, Азии - 10%. На остальной мир приходится менее 5%.
Аналитики предсказывают электронной коммерции в сфере В2В блестящее будущее. Предполагается, что появление на рынке новых игроков приведет к сокращению доли Северной Америки до 40%, доля европейского рынка будет составлять не менее 30%, а на остальной мир будет приходиться до 30%.
Предприятия все больше фокусируют свое внимание на возможностях ЭК. Экономические проблемы начала XXI в. будут даже стимулировать использование новых методов ведения бизнеса в целях снижения производственных и непроизводственных издержек и повышения рентабельности инвестиций. Именно они позволят сократить постоянно растущие издержки на маркетинг и доставку товаров и услуг, а также существенно ускорить информационный обмен. Число компаний, ведущих электронный бизнес, постоянно увеличивается. Если в 1997 г. было чуть более 2 тыс. компаний, вовлеченных в сферу В2В, то в 1999 г. их количество достигло 44 тыс., а в 2004 г. число подобных компаний превысило 1 млн.
Улучшение экономической конъюнктуры будет способствовать развитию электронного ритейлового бизнеса, хотя даже в США общий объем В2С в ЭК составляет только 3% (и до 20% в наиболее развитых сегментах рынка, связанных с информационными технологиями).
В странах с переходной экономикой, в том числе в странах Центральной и Восточной Европы, уровень операций ЭК невысок и составляет 1 - 2%. В то же время достаточно быстрые темпы развития уровня компьютеризации являются хорошей основой для предстоящего роста этих средств доставки товаров и услуг. Положительным фактором является внимание политиков к развитию электронных ресурсов в этих странах, в том числе и в России. Понимание того, что информационные технологии составляют потенциальную основу для создания, преобразования, использования и изменения продуктового ряда и роста производства, служит предпосылкой развития ЭК.
Перспективы электронной коммерции в России. По оценкам экспертов, для создания в России нормальной информационной инфраструктуры необходимо продавать 5-6 млн компьютеров в год. В силу относительно низких зарплат и высоких цен на вычислительную технику компьютерная грамотность населения по-прежнему остается низкой. Три четверти населения ни разу не работали с компьютером. Темпы, предусмотренные программой "Электронная Россия" (увеличение к 2010 г. числа персональных компьютеров в корпоративном секторе в 6 раз и в частном - в 4 раза), недостаточны для достижения качественно нового уровня компьютеризации.
В 2005 г. активная аудитория сети Интернет в России (Рунет) достигла 22 млн человек, т.е. около 15% населения. Более 70% аудитории приходится на крупные города. Практически во всех регионах России открыты коллективные пункты доступа в Интернет, число которых составляет 10 тыс. В 2005 г. их услугами воспользовались 3,5 млн человек. Сейчас в Москве сосредоточено 16% пользователей Рунета. Но даже в наиболее развитом регионе - Москве российский рынок Интернета сегодня находится примерно на том же уровне, что в США в конце XX в.
Тем не менее использование сети Интернет для межфирменного взаимодействия развивается весьма активно. Ведь внедрение электронных методов ведения бизнеса определяется производственной необходимостью. Здесь все решает экономическая выгода от внедрения новых технологий. Большинство крупных и средних российских предприятий уже поняли удобства, получаемые ими при использовании Интернета. Сектор корпоративной электронной торговли характеризуется тем, что подавляющее большинство предприятий и фирм обеспечены компьютерами и имеют выход в Интернет, а системы доставки и проведения платежей, пусть даже пока в режиме off-line, достаточно хорошо отлажены. Кроме того, на фоне экономического подъема объем межфирменной торговли будет постоянно расти.
Преимущества внедрения корпоративных интернет-решений на российском рынке достаточно очевидны и вытекают как из мирового опыта, так и из тенденций развития отечественной экономики. В таких сферах, как создание своего сайта в Интернете, покупка и реклама, в Интернете уже представлена половина крупных и средних фирм. В то же время продажи через Интернет осуществляли только немногим более 10% фирм. Среди наиболее перспективных направлений в сфере корпоративной ЭК - поддержание заказов, электронные расчеты, логистика, размещение заказов в режиме on-line. Дальнейшего развития следует ожидать по созданию торговых площадок, услуг по предоставлению информации и технической поддержке электронной коммерции.
Объемы электронного взаимодействия между предприятиями в России, по мнению экспертов Brunswick Warburg, будут расти в среднем более чем в 2 раза в год и уже составляют миллиарды долларов.
Руководители российских компаний более оптимистично, чем западные аналитики, смотрят в будущее сектора В2В в России. Многие крупные компании планируют вложение инвестиций в развитие торговых площадок. В ближайшие несколько лет нас ожидают следующие тенденции в области межфирменной торговли в режиме реального времени:
• приоритетные условия для лидеров рынка в силу квадратичной зависимости роста объемов торгов от числа активных клиентов, что позволит создать преимущества для успешно действующих электронных торговых площадок по сравнению с конкурентами;
• развитие связей вертикальных площадок с функциональными узлами (горизонтальными площадками): первые из них владеют знаниями специфического рынка, а вторые - знанием специфического бизнес-процесса, что будет способствовать расширению клиентской базы;
• развитие биржевых моделей за счет внедрения дополнительных функций (в том числе форвардных сделок и опционов), преимущественно на рынках стандартных товаров;
• замена торговых площадок отдельных фирм-производителей (быть может, за исключением торговых площадок крупных холдингов) специализированными крупными торговыми системами;
• наибольший прирост активности частных и отраслевых торговых площадок за счет их специализации;
• расширение активности представителей малого и среднего бизнеса по развитию клиентской базы и повышению эффективности своей деятельности за счет аренды приложений.
Торговые площадки в России находятся в постоянной борьбе за существование, и, несмотря на разнообразные попытки повышения доходности, сравнительно немногим из них удается выжить в своей изначальной роли организатора торговли в сети. Перспективы развития коммерческой части Рунета во многом зависят от государственных органов, урегулированности правового поля электронной коммерции, от самих бизнесменов и их готовности к реструктуризации бизнеса. Все определит конкуренция, поскольку на Западе переход на электронные формы бизнеса - дело решенное.
Сдерживающие факторы и тенденции развития ЭК в России. Следует ожидать, что в ближайшее время в России существенная доля сектора интернет-торговли будет распределена преимущественно среди проектов, финансируемых и осуществляемых при непосредственном участии крупных производителей сырьевых и экспортных товаров, продуктов их переработки. Возможности для предпринимателей будут определяться их способностью вступать в различные формы кооперации с крупнейшими компаниями. Пока же каждый строит площадку для себя. Нереализуемость совместных стратегических действий - основное препятствие бурного развития электронного бизнеса в России. Не исключено, что электронная интеграция в ряде случаев может стать предвестником бизнес-интеграции.
Другой сдерживающий фактор быстрого и успешного развития электронного бизнеса в России - слабое распространение систем управления производственной, торговой, финансовой деятельностью корпоративного уровня. На Западе уже давно весь бизнес внутри компании идет в электронном виде, поэтому выход в мир электронной коммерции для них - закономерный результат эволюции своих собственных внутренних интегрированных систем управления производством, снабжением, отношениями с покупателями. В российских компаниях автоматизация внутренних бизнес-процессов еще далеко не завершена, поэтому осложнено создание инфраструктурного уровня управления бизнесом, с которым необходимо реализовать интерфейс.
Тем не менее с электронной коммерцией В2В в России связывают большие ожидания. Существует мнение, что именно ЭК в ближайшее время будет развиваться динамичнее всего. Крупнейшие российские корпорации должны осознавать необходимость перевода своего бизнеса в режим on-line: Интернет развивается стремительно, и залогом успеха становится оперативность. Он превращается в универсальную деловую среду, соединяющую компании друг с другом и с потребителями, а доступ к моделям ведения электронного бизнеса получили все компании. Поэтому существует вероятность того, что, если крупные корпорации не успеют вовремя войти в электронный бизнес, их место займут более активные и мобильные компании. В будущем хорошие перспективы и большие возможности ожидаются у крупных специализированных фирм, сосредоточенных на внедрении ЭК, в частности у специализированных торговых площадок.
Несмотря на отсутствие у большинства компаний стратегии по развитию ЭК, многие руководители считают электронную коммерцию перспективным направлением при создании достаточных предпосылок ее внедрения. Среди основных сдерживающих факторов можно указать:
• несовершенство законодательной базы;
• неподготовленность персонала;
• системные проблемы с безопасностью технологических решений и передачей данных;
• наличие конфиденциальных коммерческих данных;
• неготовность контрагентов;
• невысокую потребность в инновационных каналах сбыта.
Российские системы ЭК находятся в стадии становления, и главной их задачей является развитие клиентской базы и превращение технологических идей в прибыльный бизнес. Обследование наиболее известных электронных торговых площадок в четырех отраслях -нефтяной, химической, черной и цветной металлургии показало, что торговые площадки еще не набрали опыта, а объемы торгов невелики. Объем оп-Ііпе-продаж в сети В2В составляет около 0,5 млрд долл., что ниже, чем в сегменте В2С и тем более B2G (электронных продаж государственным структурам), объем которых в 4-5 раз выше, чем в секторе В2В.
4.1.2. Классификация систем электронной коммерции
Главная задача систем ЭК - повышение эффективности взаимодействия компаний и потребителей. Основные типы таких систем представлены на рис. 4.1.Торговая площадка В2С (электронный магазин) фактически представляет собой сеть односторонней связи, которая создает продавцу гораздо больше преимуществ, чем покупателю.
Ценность системы В2С возрастает примерно линейно с числом пользователей, тогда как в межфирменной торговле В2В она растет как квадрат роста числа пользователей. Кроме того, преимущества торговых площадок перед системами розничной торговли В2С определяются потенциальными объемами операций, которые, по оценкам специалистов, находятся в соотношении десять к одному.
В то же время системы В2В требуют существенно большего знания особенностей товаров и рынка сбыта, так как имеют достаточно жесткую и пролонгированную во времени специализацию. В отличие от розничной торговли в режиме on-line, широко использующей рекламу и другие программы для привлечения клиентов, для В2В-тор-говых систем требуется налаживание постоянных контактов с потенциальными клиентами. Привлечение покупателей и продавцов является длительным и дорогостоящим процессом, включающим поддержание актуальных каталогов товаров и услуг, регламентирование и поддержание правил торговли и соответствующих им бизнес-процессов, обеспечение интеграции между информационными системами продавца и покупателя.
Все перечисленные особенности систем В2В формируют существенные преимущества создателям систем межфирменной торговли в режиме on-line. Высокий стартовый барьер, необходимость глубоких знаний отрасли и существенная стоимость привлечения и удержания клиентов способствуют достижению большей прибыльности и защищенности бизнеса в сравнении с системами розничной торговли.
Корпоративные системы В2В. Ядром систем В2В являются корпоративные автоматизированные управленческие информационные системы (АУИС), которые обеспечивают взаимодействие подразделений предприятия, а также являются движущей силой реструктуризации и оптимизации бизнес-процессов для повышения эффективности производства и взаимодействия с поставщиками и клиентами.
Типовыми подсистемами АУИС являются модули, обеспечивающие управление финансами, производством, складскими запасами, взаимоотношениями с поставщиками и клиентами, а также кадрами и делопроизводством. Но для системы электронной коммерции В2В требуется создание расширенного или адаптированного варианта АУИС, хотя некоторые ее модули вполне могут выполнять ряд функций по торгово-закупочной деятельности предприятия.
Электронные торговые площадки (ЭТП) предназначены для организации коммерческой деятельности предприятий-участников. Торговые площадки В2В по принципам создания можно разделить на три основные группы: независимые, отраслевые и частные.
В каждой группе могут быть предусмотрены широкие функциональные возможности, допускаются различные комбинации функций на одной площадке. Каждое решение имеет свои преимущества и недостатки, которые более подробно будут рассмотрены далее. Компании, выходящие на рынок В2В, обычно используют набор различных каналов взаимодействия со своими клиентами, поставщиками и партнерами.
Число информационных потоков заметно больше, чем путей перемещения товаров. Значительная часть этих информационных потоков состоит из достаточно легко формализуемых и, следовательно, поддающихся автоматизации процедур. А это открывает широкое поле возможностей для использования современных технологий передачи и обработки информации.
В современной экономике обработка и обмен информацией стали более мощным и эффективным средством ведения бизнеса, чем перемещение физических товаров. Стоимость компаний все в большей степени определяется не ее материальными активами (здания, оборудование), а такими нематериальными активами, как люди, идеи, технологии, а также стратегией объединения и использования главных информационных ресурсов компании.
Онлайновые торговые площадки удобны тем, что позволяют их участникам значительно снизить производственные и транзакционные издержки, а также расширить рынки сбыта. По оценкам Forrester
Research, доля продаж на электронных торговых площадках составляет приблизительно половину общего оборота электронной коммерции между компаниями. По данным компании IBS, экономия от использования схем В2В достигает 15% со стороны закупок и 22% - со стороны сбыта.
Большая часть ЭТП создана продавцами и ориентирована на покупателей. Иными словами, онлайновые биржи выступают в качестве одного из каналов сбыта продукции продавцов. Половина торговых площадок создана лидерами отраслей, что обеспечивает таким площадкам достаточную ликвидность. В России также есть несколько сегментов рынка, которые уже сегодня заинтересованы в сокращении издержек за счет применения новых технологий и в которых перспективно внедрение электронных торговых площадок. Прежде всего это крупные отраслевые холдинги в нефтегазовой, металлургической и других отраслях.
Электронные торговые площадки отличаются формой владения, функциональными возможностями, направленностью деятельности, выбором партнеров и преимуществами, предоставляемыми участникам. По типу управления различают три вида торговых площадок В2В:
• независимая торговая площадка (Independent trading marketplace);
• отраслевая торговая площадка (Industry sponsored marketplace);
• частная торговая площадка (Private marketplace).
Независимые торговые площадки создаются преимущественно
вновь организованными интернет-компаниями для обслуживания определенных отраслей промышленности или товарных групп. Они предлагают участникам решение проблем поиска торговых партнеров, единое место для ведения бизнеса, виртуальное управление деловыми взаимоотношениями и возможность сравнивать цены различных поставщиков.
Отраслевые торговые площадки создаются крупнейшими промышленными компаниями для обеспечения их преимуществами бизнеса в режиме on-line и управления процессами развития В2В-ком-мерции в своем секторе экономики.
Частные торговые площадки создаются крупными фирмами в целях максимального использования возможностей онлайновых технологий для углубления интеграции со своими торговыми партнерами. Частные торговые площадки объединяют существующие внутренние информационные системы участников для улучшения работы цепочек поставок и сокращения издержек на транзакции между ними.
Каждая из моделей организации онлайновой торговой площадки имеет свои преимущества и недостатки. Отраслевые и частные онлайновые торговые площадки могут создаваться как поставщиком, заинтересованным в упрощении процесса продажи и доставки своей продукции (sell-side marketplace), так и покупателем, желающим оптимизировать процесс закупки комплектующих и материалов (buy-side marketplace).
Примерами российских отраслевых торговых площадок являются информационно-торговая система e-Metex.ru, которая объединила практически всех отечественных производителей труб, в совокупности владеющих 90% рынка, а также система Metalcom.ru, учредителями которой стали семь организаций, входящих в Российскую ассоциацию металлоторговцев. Примерами российских частных торговых площадок являются системы Dealine и RSI Dealers Network.
Платежные системы для ЭК. Развитие систем В2В невозможно без развития удобных механизмов исполнения заключенных сделок, и в частности электронных расчетных или платежных систем. Ожидается совмещение интересов электронных торговых систем (В2В-площадок) и финансовых структур. Этот процесс ознаменуется появлением услуг более высокого уровня, предлагаемых альянсами банков и торговых систем, что должно сделать использование Интернета для ЭК достаточно эффективным.
Совершенствованию дистанционных расчетных систем способствуют также рост объемов торгов через отраслевые и частные торговые площадки, развитие объемов и номенклатуры банковских услуг в сети Интернет, развитие нормативной базы и стабилизация налогового законодательства. Аналитики компании Gartner Group предсказывают быстрый рост этой формы услуг для сектора В2В.
Несмотря на имеющиеся возможности и стимулы для создания и использования электронных систем расчетов в В2В-коммерции (электронных систем выставления счетов и проведения платежей - ЕІР (Electronic Invoicing and Payment)), их продвижение на Западе идет медленно. Среди причин, сдерживающих внедрение электронных платежных систем, называются технологические (интеграция электронных платежных систем с существующими бухгалтерскими системами) и психологические (неготовность потенциальных пользователей).
Для обеспечения расчетов в В2В-коммерции могут эффективно применяться следующие системы проведения и обеспечения электронных расчетов:
• системы дистанционного банковского обслуживания (ДБО);
• системы обеспечения гарантий исполнения заключенных сделок;
• небанковские системы проведения расчетов.
Юридическая поддержка электронных платежей может осуществляться несколькими способами, в том числе на основе Федерального закона ”06 электронной цифровой подписи” от 10.01.2002 г. №1-ФЗ, хотя сам по себе указанный закон не принес существенного облегчения юридическим подразделениям предприятий. По-прежнему договорная база по обеспечению электронных расчетов основывается на статьях Гражданского кодекса.
Обеспечение гарантий исполнения сделок на электронных торговых площадках основывается на предоставлении участникам сделок дополнительных гарантий. Как правило, такие схемы предоставляет торговая площадка или ее финансовый партнер, с которым участники предварительно заключают письменный договор. Отлаженные схемы обеспечения гарантий исполнения сделок на ЭТП необходимы и, по мнению экспертов компании I.В.Partners, могут потребоваться для 30 - 40% потенциальных участников В2В-площадок. К таким схемам относятся:
• использование в рамках В2В-площадки одного банка в качестве расчетного;
• внесение в расчетную систему В2В-площадки залога для обеспечения будущих (или текущей) сделок;
• использование вторичных финансовых инструментов для работы на торговой площадке;
• привлечение банков для подбора, проверки и допуска участников к работе на торговой площадке из числа собственных клиентов.
К небанковским системам электронных расчетов и платежей относятся системы, использующие скретч-карты либо счета у провайдеров телекоммуникационных услуг. Размер разового платежа с использованием таких систем очень мал, что ограничивает применение небанковских платежных систем сделками по приобретению минимальных объемов низкостоимостных товаров, работ, услуг.
В условиях тотального недоверия и отсутствия истории взаимоотношений между контрагентами выходом из ситуации могут стать рейтингование предприятий самими В2В-площадками и ведение ’’черных” списков. Для полной ликвидации бизнес-рисков контрагентов (особенно при проведении первых сделок) необходимо использование механизмов гарантированных расчетов.
Развитые расчетные сервисы упрощают работу предприятий на площадках, позволяют прямо с площадки давать распоряжения на оплату и контролировать поступление денежных средств по сделке. В то же время большинство из них не исключают риски контрагентов. Умелое использование комбинации различных моделей станет в ближайшем будущем важным фактором обеспечения конкурентного бизнеса. По мере развития технологий В2В компании, считающие, что электронная коммерция - всего лишь процесс купли-продажи, рискуют остаться на обочине дороги и быть вытесненными из бизнеса более дальновидными и агрессивными конкурентами.
4.2. Торговля в сети Интернет
Торговля в сети Интернет становится одним из действенных факторов развития производства, ускорения поставки товаров и услуг, упрочения связей между поставщиками и покупателями. Особенно интенсивно развиваются корпоративные торговые площадки, но и темпы других видов взаимодействия продавцов и покупателей также впечатляют. Основой успешного развития этих систем является последовательное использование последних достижений информационных технологий. Рассмотрим более подробно некоторые особенности организации торговых операций в сети Интернет.4.2.1. Корпоративные торговые площадки
Электронные торговые площадки обычно специализируются на определенной отрасли и продукции (вертикальные узлы) или на бизнес-процессе (горизонтальные узлы).Отраслевые ЭТП обслуживают вертикальные рынки (машиностроение, металлопрокат, нефтепродукты). Они предоставляют специфическую для данной отрасли информацию и учитывают особенности взаимоотношений, сложившихся в ней. Успеху отраслевых ЭТП способствуют следующие факторы:
• увеличение фрагментации среди продавцов и покупателей;
• снижение эффективности действующих систем поставок;
• глубокое знание специфики рынка и взаимоотношений между участниками;
• создание каталогов и удобной системы поиска;
• наличие сопутствующих вертикалей, балансирующих клиентскую базу.
Функциональные ЭТП выполняют конкретные функции или автоматизируют некоторый бизнес-процесс (логистика, страхование, проведение платежей) для различных отраслей. Их опыт легко трансформируется на различные вертикальные рынки. Успеху функциональных ЭТП способствуют следующие факторы:
• стандартизация бизнес-процессов;
• глубокое знание бизнеса и опыт его автоматизации;
• адаптивность процесса к особенностям и требованиям различных отраслей.
Организация взаимодействия между продавцами и покупателями может базироваться на различных моделях: с фиксированными ценами (например, каталоги) и динамического ценообразования (аукционные, биржевые или бартерные).
Функциональные возможности торговых площадок. Многие модели электронной торговли предлагают широкий набор функций, но в настоящее время ни одна из них не может поддерживать все функции в равной мере. В каждом конкретном случае наилучшим решением является выбор набора услуг (от информационного наполнения до управления цепочками поставок) и их функциональных возможностей, наиболее полно удовлетворяющих пользователей. Для различных типов площадок требования к функциональности каждой услуги, по данным компании Accenture, заметно различаются (табл. 4.1).
Риски В2В-площадок. Можно выделить две группы рисков, возникающих у клиентов В2В-площадок: технологические и бизнес-риски.
К первым относятся некачественная связь провайдера (обрыв связи во время проведения торгов), взлом средств криптозащиты, внутренняя атака баз данных В2В-площадки и утечка конфиденциальной информации, атака на сервис или отказ в обслуживании и т.д. Эти проблемы имеют решения, основные из которых будут рассмотрены в главе 5.
Вторая группа рисков порождена наличием многозвенности в цепочках поставок продукции конечному потребителю и включает следующие бизнес-риски:
• несоответствия качества поставляемой продукции;
• снижения нормы прибыли для поставщиков;
• потери покупателем предоплаченных по сделке денежных средств;
• неоплаты или просрочки оплаты поставленной поставщиком продукции в товарный кредит.
| Функциональные возможности | Требования к торговой площадке | ||
| независимой | отраслевой | частной | |
| Информация для сообщества | Низкие | Высокие | Низкие |
| Разработка продукта | Низкие | Низкие | Высокие |
| Закупка непроизводственных материалов | Высокие | Высокие | Низкие |
| Закупка производственных материалов | Средние | Средние | Высокие |
| Производство продукта | Низкие | Низкие | Средние |
| Согласование сделки и оплата | Высокие | Средние | Низкие |
| Исполнение заказа и логистика | Средние | Средние | Высокие |
| Планирование и управление поставкой | Низкие | Средние | Высокие |
| Техническое обслуживание и поддержка | Средние | Средние | Высокие |
Опыт и проблемные вопросы функционирования ЭТП за рубежом. В конце 2000 г. большинство экспертов считали наиболее перспективным направлением развития электронной коммерции в секторе В2В создание независимых онлайновых торговых площадок или электронных бирж для формирования глобальных торговых систем с открытым доступом для всех игроков рынка. Но первые результаты их работы показали, что на практике объемы торгов на многих из них оказались ниже прогнозируемых. Ряд независимых онлайновых бирж начинают закрываться или менять направление своей деятельности в связи с конкуренцией. Так, конкуренция между 30 - 40 различными биржами в химической промышленности привела к закрытию нескольких из них, те же проблемы существуют для бирж в энергетической промышленности. Некоторые ЭТП неудачно выбрали модель получения доходов или технологическую платформу. Другие были устранены отраслевыми биржами, управляемыми консорциумами компаний.
По данным компании Data Согр., из тысячи онлайновых торговых площадок, открытых за два года в начале текущего века, лишь около ста продолжают успешно функционировать. На рынке В2В заметен процесс консолидации, изменения моделей ведения бизнеса и смены приоритетов.
Для многих бирж путем к спасению стало слияние с бывшими конкурентами. Объединяя свои технологические платформы и клиентские базы, эти биржи намерены создать сквозные отраслевые решения, которые предоставят пользователям возможности как управления цепочками поставок, так и ведения торговли в режиме on-line.
Эту тенденцию можно объяснить. Открытые торговые площадки биржевого типа наиболее пригодны для торговли типовыми товарами с достаточно узкой номенклатурой в каждой товарной группе (нефтепродукты, химикаты, сельскохозяйственное сырье). Большинство же современных фирм имеют дело со сложными продуктами очень широкой номенклатуры, для приобретения и продажи которых биржевые торги малопригодны. Ведь в этом случае для покупателей весьма важны качество и технические характеристики комплектующих и материалов, поэтому они предпочитают работать с постоянными партнерами, услугами которых они довольны. Кроме того, в зависимости от сферы деятельности компании зачастую больше заинтересованы либо в закупках, либо в продаже товаров или услуг, поэтому большее внимание они уделяют автоматизации именно необходимого им торгового канала: сбыта или снабжения.
Развитие и проблемы создания ЭТП в России. Наибольшее число российских онлайновых проектов в секторе В2В до сих пор создавалось в металлургической, топливно-энергетической, лесоперерабатывающей и компьютерной отраслях. Они же показывают значительный рост. Резко увеличилось число В2В-ресурсов в продовольственном и строительном секторах экономики. Появились также первые проекты в области снабжения и аренды приложений. Однако следует отметить, что в 2003 г. только половина этих ресурсов являлась торговыми площадками, предоставляющими минимальный набор функций по поддержке операций купли-продажи. Не более трети российских торговых площадок способны структурировать хотя бы часть сделки, а текущий объем транзакций на подавляющем большинстве платформ незначителен. Остальные же площадки являются информационными ресурсами либо представляют собой доски объявлений.
Торговые площадки России пока не приносят прибыли, и перед ними остро стоят вопросы повышения прибыльности и ликвидности. В поисках решений для повышения рентабельности своей деятельности площадки используют различные стратегии. Они направлены на снижение операционных расходов, расширение клиентской базы и поиск новых путей получения прибыли. Обычно используются две стратегии: диверсификация деятельности и расширение спектра предоставляемых услуг.
В секторе В2В в начале века было от 100 до 150 самостоятельно действующих ЭТП, которые не являются внутренними корпоративными площадками. Значительная доля этих площадок на сегодня не активна, т.е. площадка существует, представлена в Интернете, но обновление информации происходит редко, клиентов мало и их число не растет, коммерческие предложения либо несерьезны, либо поступают от случая к случаю. Практически у всех ЭТП, даже самых успешных, основу бизнеса составляет арендная модель. В результате для ЭТП оказываются безразличными состав и структура коммерческих предложений, многие из них ориентированы либо только на покупку, либо только на продажу. Естественно, это препятствует эффективному использованию ЭТП клиентами.
Поскольку арендная модель малоперспективна по своей природе, решением этой проблемы мог бы стать переход к транзакционной модели, основанной на комиссиях, получаемых площадками от каждой сделки. Переход на транзакционную модель сдерживают следующие причины:
• отсутствие на подавляющем большинстве площадок технологического механизма, позволяющего заключать сделки;
• отсутствие у клиентов привычки и доверия к онлайновым сделкам;
• реальные риски клиентов при заключении и исполнении онлайновых сделок;
• отсутствие нормативно-правовой базы и правоприменительной практики при заключении и исполнении онлайновых сделок.
Кроме того, существуют субъективные причины, которые мешают площадкам справиться с вышеперечисленными затруднениями и перейти на транзакционную модель. Это прежде всего недофинансирование подавляющего большинства площадок и отсутствие адекватного кадрового обеспечения.
В секторе В2В опережающими темпами развивался корпоративный сегмент торговых площадок. Можно ожидать, что темпы роста этого сегмента будут ускоряться и далее, так как, по некоторым данным, бюджеты, выделенные в указанном году на электронную коммерцию многими предприятиями России, вдвое превышают предыдущие. При этом по-прежнему остается проблема узкого понимания задачи, когда внедрение электронной коммерции в бизнес предприятия рассматривается как чисто информационно-технологический проект.
Факторы успешного внедрения В2В-технологий. Решающим фактором успеха являются не интернет-технологии, а правильная организация бизнеса в привычном понимании этого слова. На опыте западных компаний можно выявить основные причины провалов и неудач при внедрении систем электронной торговли в секторе В2В. В принципе они могут быть сведены к четырем группам факторов, характерных и для традиционных проектов: человеческий фактор, рыночные возможности, финансирование, продукция и услуги.
Каждый из этих факторов по-разному влияет на успешное завершение проекта электронной торговой площадки на разных стадиях его осуществления. Цепочка создания преимуществ от использования электронной коммерции складывается из совместных согласованных усилий всех участников процесса. Если любое из этих звеньев даст сбой во внедрении новых технологий, вся система электронной коммерции рухнет.
В этом заключается отличие электронной коммерции от традиционного рынка, где каждый из участников по-своему решает свои задачи. Ключом же к успеху проекта электронной торговой площадки является не корпоративное, а кооперативное решение, создание сообщества поставщиков и потребителей продукции или услуг, совместно поддерживающих полное, а не частное решение задач разработки, производства, распределения и послепродажного обслуживания.
Рост оборотов электронной коммерции у нас сдерживают, кроме того, свойственные именно России специфические факторы:
• несовершенство нормативно-правового обеспечения;
• недостаточно развитая телекоммуникационная инфраструктура;
• малая степень развития единой банковской системы и механизмов оплаты по чекам и банковским картам;
• неустойчивость финансовых и кредитных организаций;
• низкий уровень информационной культуры населения страны и малое число пользователей Рунета;
• общее отставание нашей экономики и, как следствие, низкий средний уровень доходов населения;
• нарушение взаимных обязательств участниками торговых отношений;
• отсутствие единой отлаженной системы доставки продуктов и услуг.
Тем не менее сложившаяся в России ситуация позволяет рассчитывать на резкое увеличение темпов роста в секторе В2В в ближайшие годы.
4.2.2. Типовые решения
Рассмотрим два типовых решения создания В2В-сервисов.Типовая электронная торговая площадка eMatrix. Показательным примером того, как можно использовать отраслевую В2В-пло-щадку в целях снижения издержек и бизнес-рисков для своего предприятия, является площадка eMatrix - крупнейшая В2В-площадка участников российского компьютерного рынка. Отличительной чертой этой площадки является наличие товара на складе у компании, выставившей заявку на продажу.
eMatrix предлагает корпоративным клиентам возможность подключения к системе, позволяющей проводить платежи между участниками торгов непосредственно на самой площадке через Интернет. Ноу-хау системы заключается в возможности для покупателя минимизировать бизнес-риски, связанные с непоставкой техники или поставкой некачественного товара после получения продавцом предоплаты. Система расчетов реализует все существенные возможности расчетов с использованием аккредитивов, но без сопутствующего ему сложного документооборота.
Для размещения заявок покупки на eMatrix предварительно необходимо:
• принять правила площадки;
• зарегистрироваться по установленной форме;
• заключить договор с eMatrix;
• получить свой уникальный ’’аналог собственноручной подписи” для работы в системе расчетов.
Для регистрации, как и на большинстве В2В-площадок, необходимо заполнить установленную форму, которая включает в себя следующие поля: логин и пароль, фамилия, имя, отчество и должность уполномоченного лица, наименование компании, реквизиты компании (ИНН, номер расчетного счета и т.д.), адрес, Web-сайт, город, телефон, факс и e-mail. После ввода регистрационных данных в течение 24 часов будет предоставлен доступ к торгам.
После размещения заявки на покупку необходимой позиции товара, количества и цены остается ждать уведомления по электронной почте о появлении заявок поставщиков и вступать в торги в режиме on-line. При согласии сторон заключается сделка, заверенная электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) контрагентов. Покупатель переводит необходимые для сделки денежные средства на специальный счет eMatrix, открытый в банке, где они блокируются, а сигнал об их блокировке получает поставщик. Поставщик, зная, что сделка имеет под собой финансовую составляющую, отгружает товар. Покупатель после получения товара дает сигнал в eMatrix о приеме товара и отсутствии претензий, после чего денежные средства разблокируются и направляются в банк поставщика.
Система расчетов и торговая площадка Faktura.ru. Система обеспечивает полноценный банковский сервис с защищенным доступом по сети Интернет к справочной и финансовой информации банка, в том числе работу с платежными документами и отправку этих документов через Интернет в банк. Система предоставляет возможность:
• одновременной работы с банковскими счетами в нескольких банках;
• доступа и выполнения операций из любой точки мира;
• поддержки высокого уровня защиты данных (закрытая сеть, защищенные каналы связи и использование ЭЦП для подписи и передачи конфиденциальной информации, права доступа);
• реализации постконтроля и аудита за счет поддержания механизма подтверждения документов несколькими подписями;
• интеграции с системой электронного офиса.
Система Faktura.ru представляет собой специализированный программно-аппаратный комплекс, позволяющий банкам предоставлять своим клиентам услуги по удаленному обслуживанию. Она включает в себя центральное "Хранилище данных” и расчетные модули, размещенные в банках.
Клиенты для работы в системе используют обычный интернет-браузер и собственный электронно-цифровой сертификат. Все обращения клиентов осуществляются через Интернет по защищенному каналу связи. Система обеспечивает защиту каналов связи, электронную цифровую подпись на документах и хранение данных в защищенной сети процессингового центра. В реализации системы интернет-банкинга использована технология работы с асимметричными ключами шифрования - для шифрования и дешифрования.
Технология Faktura.ru состоит из набора модулей (сервисов), позволяющих банку постепенно, шаг за шагом, интегрировать разрозненные информационные системы клиентов в единую межбанковскую систему электронного бизнеса и при этом стать технологическим и финансовым центром по их обслуживанию. Основными модулями Faktura.ru являются: конструктор Web-сайтов, электронные платежи, электронные счета, агрегирование финансовой информации, бюджет компании, торговые площадки.
В системе Faktura.ru расчетный сервис реализован по следующей технологии: поставщики и покупатели регистрируются в системе, заключают соответствующие договоры с банками-участниками системы и получают электронные цифровые сертификаты для работы в системе. Поставщик выставляет товар в каталоги, покупатель выбирает товарные позиции, формирует заказ, через специальный модуль получает электронный счет, формирует платежное поручение. Исходящие платежи отправляются в банк поставщика, где поставщик уже через свой модуль видит поступление денежных средств, после чего отгружает покупателю оплаченный товар. Аналогичным способом, но в рамках одного банка проводят между собой расчеты клиенты других банков, самостоятельно разработавших В2В-площадки и услуги В2В-расчетов.
На базе технологии Faktura.ru банк имеет возможность создать собственную электронную торговую систему, в рамках которой его клиенты смогут торгово-закупочные операции осуществлять:
• на банковской торговой площадке, ориентированной прежде всего на обслуживание существующих клиентов банка;
• на корпоративной торговой площадке;
• на открытой торговой площадке Faktura.ru.
Банковская ЭТП стимулирует укрепление деловых связей и торговлю между предприятиями-клиентами банка. Результатом создания такой площадки может быть снижение объема исходящих из банка денежных потоков. Кроме того, привлечение клиентов банка на ЭТП позволяет интегрировать системы снабжения и сбыта клиентов с системой электронного документооборота банка.
Сервис "Корпоративная торговая площадка" позволяет клиенту банка создать собственный Web-сайт и корпоративную торговую площадку, предназначенную исключительно для автоматизации взаимодействия клиента с его постоянными и потенциальными контрагентами. При этом банк клиента автоматически становится расчетным банком такой корпоративной торговой площадки. Корпоративная торговая площадка позволяет банку организовать электронное взаимодействие клиента банка с его постоянными партнерами, в том числе с сетью его дилеров и дистрибьютеров, предложить им электронные сервисы банка.
Крупнейшая в России открытая торговая площадка системы Faktura.ru функционирует уже несколько лет. Она предназначена прежде всего для поиска новых покупателей и поставщиков, анализа предложений и цен, приобретения непрофильных товаров. Функционально эта торговая площадка идентична банковской торговой площадке. Банк может получить статус расчетного банка Faktura.ru и обслуживать расчеты между ее участниками.
Для получения права доступа на открытую торговую площадку Faktura.ru предприятие должно пройти аккредитацию в одном из расчетных банков системы (получение электронного цифрового сертификата). После аккредитации клиент банка может получить доступ на торговую площадку, непосредственно обращаясь по адресу или с Web-сайта банка, аккредитовавшего его в системе. Там клиенты получат доступ к каталогам всех поставщиков и покупателей системы Faktura.ru.
Поставщики-участники торговой площадки Faktura.ru получают новый эффективный канал сбыта продукции с гарантированной оплатой сделок. Вступая в систему, поставщик гарантирует, что цены на товары (работы, услуги), размещенные им на открытой торговой площадке Faktura.ru, указаны с учетом максимальной оптовой скидки, которая не будет доступна соответствующему покупателю товаров (работ, услуг) поставщика вне ЭТП. Поставщик соглашается платить небольшую системную комиссию от суммы каждой сделки, оплаченной покупателем с использованием модуля "Электронные платежи". Таким образом, на торговой площадке Faktura.ru покупатели получают цены на товары и услуги с максимальными скидками, не доступными им вне Faktura.ru. Кроме того, технология консолидации заказов позволяет мелким и средним покупателям-клиентам различных банков объединять свои заказы к одному поставщику и получать оптовые скидки. Покупатели в системе Faktura.ru обслуживаются бесплатно.
4.2.3. Рынок В2С-услуг
Важную роль в развитии интернет-торговли играют системы класса В2С (Business to Consumer - бизнес для потребителя), ориентированные на предоставление торговых услуг конечному потребителю. Деятельность системы нацелена на прямые продажи потребителям, что на настоящий момент является одной из наиболее успешных форм электронной коммерции. В2С-коммерция создает новую технологию продаж, которая облегчает доставку товаров и услуг потребителям в любой части мира. В2С-системы достаточно эффективно устраняют различия между крупными городами и удаленными регионами в смысле доступности товаров и услуг для потребителя после решения в регионах проблем доступа в Интернет, повышения надежности работы платежных систем и служб доставки. Еще один плюс В2С - прямые продажи с минимальным количеством посредников, что дает возможность устанавливать конкурентные цены на местах.Тенденция такова, что доля В2С в общем объеме электронной коммерции постоянно уменьшается. Наибольшие обороты отмечены у сайтов, торгующих компьютерами. Отмечен рост продаж программного обеспечения, прежде всего за счет роста интереса к антивирусным и бухгалтерским системам. Значительно выросли продажи канцтоваров, спортивных товаров, видео. Снизились темпы роста товарооборота интернет-магазинов, ведущих торговлю книгами и музыкальными дисками.
В России в этом сегменте имеются проблемы, среди которых назовем неразвитость сети Интернет в регионах, а также отсутствие достаточной культуры пользования компьютерными ресурсами и интернет-услугами. В то же время происходящие здесь изменения достаточно динамичны, и то, что казалось фантастикой еще пять лет назад, сегодня находится на пороге реализации.
Объем электронной торговли в сегменте В2С в 2005 г. приблизился к 0,8 млрд долл, и растет более высокими темпами, чем в сегменте В2В. В начале текущего века открывалось до 150 новых интернет-магазинов в месяц. Далеко не все из них (по ряду исследований - более половины) имеют меморандум о политике безопасности, что, естественно, снижает привлекательность этого сектора. В то же время более трети магазинов предоставляют услуги круглосуточно, во многих из них предусмотрены дополнительные услуги, удобный для пользователей интерфейс. Происходит не только количественный, но и заметный качественный рост оказываемых услуг.
Одной из ключевых проблем, сдерживающих развитие электронной коммерции в России, является отсутствие у потенциальных покупателей достоверной информации о предприятиях on-line-торговли. Введение рейтингов и сертификации интернет-магазинов должно способствовать решению этой проблемы. Интернет-бум в России завершился окончательно, а электронная коммерция перестала быть диковинкой.
Основные прогнозы по развитию электронной торговли в России в последнее время звучат весьма оптимистически. В то же время попытки внедрить принятые на Западе и положительно показавшие себя схемы не дали у нас удовлетворительных результатов. Основной причиной такого положения исследователи считают неправильную стратегию развития, которую взяли на вооружение большинство фирм. Они вкладывали деньги инвесторов в создание электронной составляющей интернет-магазинов и их раскрутку, почти не занимаясь созданием необходимой инфраструктуры. В результате получилось, что покупки в интернет-магазинах обходятся, в отличие от западных стран, как минимум, не дешевле, да еще с большими задержками в доставке, которая может не состояться вовсе.
В этих условиях интернет-компаниям приходится серьезно перестраивать свою стратегию работы на рынке. Прямая экспансия, свойственная игрокам на расширяющемся рынке, должна быть скорректирована с учетом возможностей компании и условий внешней среды. Исходя из этого аналитики советуют российским интернет-компаниям менять методы управления и саму структуру, чтобы расширяться и сужаться в такт рынка; создавать совместные предприятия, интегрироваться с конкурентами; не уступать конкурентам в скорости внедрения новшеств; также необходимо менять стиль и методы работы с клиентами. Стремление к максимальному увеличению количества клиентов должно быть заменено задачей повышения качества их обслуживания.
Менее распространенными схемами ведения бизнеса в Сети являются услуги групп С2С (Consumer to Consumer) ~ "потребитель для потребителя" и С2В (Consumer to Business) - "потребитель для бизнеса". В первом случае осуществляется продажа товаров и услуг между потребителями, а сайт выступает в роли посредника между покупателем и продавцом. Так работают, например, Молоток.Ру - один из ведущих российских аукционов, где каждый желающий может продать или купить что угодно, или зарубежный eBay. Вторая схема взаимодействия предоставляет потребителю возможность самостоятельно устанавливать стоимость товаров и услуг, предлагаемых компаниями. Этот вид электронной коммерции является наименее развитым по сравнению с остальными. На этом принципе основана работа американской компании Priceline.com, дающей возможность своему покупателю назвать цену, за которую он хотел бы купить товар или услугу. Таким образом, формируется спрос, который, впрочем, вовсе не означает, что продажа по запрошенной цене состоится. Окончательное решение принимает продавец, пользуясь данными текущего спроса, а сайт С2В выступает в роли посредника-брокера в попытке найти продавца за сформированную предложениями покупателей цену.
Развитие сегмента электронной коммерции в России во многом повторяет опыт США: этап возникновения характеризуется преобладанием В2С-сделок, но со временем лидерство переходит к межкорпоративной торговле - сектору В2В. Естественно, что будущее российской электронной торговли зависит в том числе и от того, учтут ли представители нашего электронного бизнеса опыт, достижения и неудачи западных коллег или же снова пойдут "своим путем", пробуя и ошибаясь, рискуя неимоверными денежными вложениями и изобретая велосипед.
4.3. Информационно-аналитическая среда бизнеса
Простейшим средством электронного взаимодействия предприятия с внешним миром является корпоративный интернет-сайт компании. На первых порах он используется как интерактивный информационный канал для создания положительного образа компании и продвижения ее товаров и услуг на рынок. В дальнейшем в него могут быть включены те или иные функции для превращения его в коммерческий корпоративный торговый портал В2В или В2С. Важную роль играют такие информационно-аналитические ресурсы, как электронные публикации, справочно-информационные и аналитические системы, а также рейтинговое пространство бизнеса. Далее будут рассмотрены основные ресурсы, обеспечивающие возможность проведения аналитических операций.4.3.1. Корпоративные интернет-порталы
Корпоративный портал - одна из форм управления информацией и реализации проектов В2В для успешного ведения электронного бизнеса. Основная идея портала заключается в том, чтобы предоставить посетителю как можно больше услуг, начиная с возможности поиска необходимой информации и заканчивая электронной почтой, страховыми и банковскими услугами, а также обеспечить доставку продуктов и услуг. Портал ориентирован на предоставление полного комплекса услуг клиенту с тем, чтобы он получил весь спектр ответов на свои запросы без использования других интернет-ресурсов.Корпоративные порталы бывают двух видов: направленные на внешнюю среду - для обслуживания клиентов и партнеров и на внутреннюю среду - для решения задач корпорации и интеграции в интранет-систему.
Крупнейшие американские компании создают В2В-интернет-порталы (ИП) в виде стратегических партнерств. В некоторых случаях ИП создаются непосредственными конкурентами, имеющими общих поставщиков. Так, например, в автомобильной индустрии три крупнейшие корпорации - General Motors, Ford и DaimlerCrysIer -объявили о создании совместного ИП для закупок запчастей и материалов. Суммарный годовой объем закупок этих компаний составляет 500 млрд долл., так что перевод только 2% общего объема закупок трех автогигантов в Интернет позволит этому порталу иметь годовой оборот в 10 млрд долл.
Также для создания интернет-порталов могут объединять усилия компании, имеющие практически единые каналы сбыта. Примером служит ИП для продажи готовой продукции оптовым фирмам, диет-рибьютерским сетям, сетям супермаркетов и аптек производителей пищевой и фармацевтической продукции, включая крупнейшие компании Procter & Gamble, Coca-Cola, Colgate Palmolive, Pepsi-Cola.
В России практически все крупнейшие компании работают над собственными проектами. Однако примеров, когда аналогично американским корпорациям для реализации проектов интернет-порталов объединяют свои усилия несколько крупных компаний, практически не встречается.
Внутрикорпоративный портал позволяет легко комбинировать разнообразную информацию, получая в режиме реального времени производственные данные, сведения о конкретных сделках, таблицы сведений о состоянии складов, сообщения коллег, партнеров и др. Корпоративные порталы преобразуют информацию, хранимую в общей базе данных, в удобную для использования форму. Они отслеживают неструктурированную информацию, каталогизируют ее и маршрутизируют по сети организации. Кроме того, корпоративные порталы извлекают и систематизируют информацию из Интернета в соответствии с требованиями бизнеса. Все эти и другие возможности обеспечиваются с помощью стандартных браузеров.
Интранет-портал как эффективное средство ведения бизнеса. Благодаря Интернету сегодня нередко о последних мировых событиях человек осведомлен лучше, чем о том, что происходит на предприятии, где он работает, а работники компаний с коллегами из-за океана общаются чаще, чем с сотрудниками из соседнего подразделения. В то же время грамотная координация деятельности предприятия требует регулярного обмена документами и согласованных решений.
Корпоративный интранет-портал является одним из современных решений для внедрения электронного документооборота. Интранет -виртуальное информационное пространство, созданное внутри отдельно взятой компании. Портал можно разрабатывать поэтапно, сначала внедряя лишь функции первостепенной важности и постепенно наращивая дополнительные возможности по мере развития бизнеса или роста его потребностей.
В первую очередь руководство фирмы может разместить на ИП различные документы для общего доступа, в результате чего значительно облегчается доступ к ним сотрудников. Вся информация должна быть упорядочена по темам или видам, а по реквизитам документов может проводиться быстрый поиск (см. главу 3).
Кроме того, несколько разделов портала, как правило, посвящены справочной информации (списки внутренних телефонов компании и электронных адресов сотрудников, перечень внутренних вакансий, дни рождения сотрудников и даты корпоративных праздников). Многие фирмы размещают в Интранет полную статистику по клиентам (клиентские базы данных, отчеты о встречах); обращаться к ней и дополнять ее могут работники всех подразделений, каждый из которых будет иметь доступ только к той информации, которая ему открыта.
В интранет-портале могут размещаться аналитическая информация с использованием различных средств ее представления и визуализации, а также электронные таблицы. Для хранения данных создается корпоративное информационное хранилище, в определенную часть которого может быть организован парольный доступ. В этой среде на предприятии возможна реализация системы контроллинга.
Портал может использоваться и как современное средство коммуникации. На форумах сотрудники имеют возможность обмениваться информацией и идеями, мнениями о заказчиках или продуктах, обсуждать конкретные проекты. При публикации материалов во внутренней сети можно определить статистическую потребность в материалах и документах, обсудить проекты документов с широкой аудиторией. Существует возможность проведения виртуальных социологических опросов практически в кратчайшие сроки без затрат средств и времени. Это способствует как выявлению "узких” мест во взаимодействиях в коллективе, так и генерации идей по развитию предприятия.
Активными пользователями интранет-портала компании должны стать ее дилеры и корпоративные клиенты: они могут узнавать актуальную информацию об ассортименте продукции, о ценах и скидках. Интранет-порталы удобны для командируемых сотрудников компании, поскольку к их ресурсам может быть организован удаленный доступ из другого города или даже из-за рубежа: выход на сайт, пользование внутренними документами, работа с аналитической и финансовой информацией, общение с коллегами, получение консультации.
Интранет способствует объединению разрозненных источников информации в единую систему. Затраты компании-подрядчика, которая будет анализировать требования заказчика, разрабатывать и внедрять интранет-портал, относительно невелики по сравнению с затратами на обеспечение сложных систем документооборота, управления информацией, принятия решений. Поскольку современные пользователи, как правило, умеют работать с Web-приложениями, то не понадобится значительных дополнительных средств и времени на обучение сотрудников.
Создание корпоративных порталов. Интернет является универсальной средой, а доступность инструментов для разработки создает впечатление, что сделать портальное решение может каждый, кто разбирается в технологиях (и совсем необязательно - в бизнесе). В то же время практика показывает, что создание хорошего портала собственными средствами удается крайне редко.
Универсальные средства, которые можно было бы оперативно адаптировать к российским условиям, пока отсутствуют, поэтому самостоятельная разработка портала может стать "черной дырой", в которую уходят деньги предприятия. Сторонние разработчики имеют больше опыта, могут использовать наработки, полученные при реализации проектов в других компаниях. "Внутренние" программисты больше погружены в проблемы компании и зачастую не могут взглянуть на проект в целом.
Другой вариант создания корпоративного портала - воспользоваться услугами небольших отечественных компаний. К сожалению, пока еще не существует специализированного российского сайта, на котором разработчики могли бы свободно конкурировать между собой за размещаемые заказы.
То. что могут предлагать и предлагают более крупные российские компании, является развитием и адаптацией к российской специфике или к вертикальным секторам стандартных схем описания компонентов. Эти решения специально адаптированы к российскому рынку. Они разумны по цене, содержат средства интеграции с российским программным обеспечением (бухгалтерией, ERP, системами кадрового учета и т. д.) Эти решения хорошо подходят для небольших и средних компаний. В крупных же и территориально распределенных организациях российские решения пока еще надо рассматривать как первый этап создания корпоративного портала, который поможет быстро развернуть первую версию или прототип системы в рамках разумного бюджета и помочь позиционировать проект внутри организации. Требуют развития решения, которые могут удовлетворить заказчиков в плане архитектуры, функциональности, масштабируемости и безопасности. Дальнейшее развитие этого сегмента рынка может представлять интерес, поскольку использование отечественных разработок позволит снизить стоимость проекта.
4.3.2. Корпоративные интернет-сайты
Распространение информации без затрат на прямую рекламу (оплату публикаций, стендов на выставках) через Интернет стало за последние один-два года общепринятой нормой для клиентоориентированного бизнеса. Информационные интернет-сайты (ИИС) предназначены прежде всего для создания благоприятного имиджа компании, предоставления акционерам, партнерам и клиентам оперативной и актуальной информации о компании.Интернет-сайты можно разделить на информационные и торговые. Первые из них более просты, не имеют столь жестких ограничений по безопасности, могут быть созданы с использованием меньших ресурсов.
Основные цели создания информационного интернет-сайта включают имиджевый, отраслевой, региональный, международный и клиентский компоненты. Назначением ИИС является:
• оперативное предоставление достоверной информации о компании ее существующим и потенциальным клиентам, российским и зарубежным деловым партнерам;
• доведение через Интернет информации о позиционировании и направлениях развития компании, ее структуре, партнерах, сфере деятельности, основных принципах и регламенте работы, новых технологиях и услугах, корпоративной культуре;
• проведение интерактивного диалога с клиентами и деловыми партнерами, заинтересованными организациями и лицами;
• пропаганда производственных достижений компании, передовых технологий и ноу-хау;
• формирование в России и за рубежом положительного образа компании;
• повышение роли оперативности распространения информации о компании, ее продуктах и услугах клиентам в регионах;
• предоставление пользователям сети Интернет информации о компании для привлечения потенциальных клиентов и инвесторов к реализации проектов.
К базовым решениям, которые могут быть приняты при создании информационного интернет-сайта, относятся следующие:
• ИИС создается независимо от торгового сайта и является входом в такую систему;
• ИИС формируется на основе единого корпоративного стиля;
• оказывается содействие продвижению продуктов и услуг компании в регионах;
• организуется взаимодействие с функциональными подразделениями компании при наполнении и развитии ИИС;
• программная поддержка осуществляется с использованием единого с торговым ИИС комплекса программных средств;
• сайт включает в себя русскоязычный и англоязычный компоненты;
• обеспечивается централизованное информационное и регламентное сопровождение.
Структура информационного наполнения сайта включает такие компоненты, как общая информация о компании, ее производственных и финансовых результатах, отражение информации в прессе, детальная информация о товарах, продуктах и услугах компании, шаблонах документов и тарифах, реквизитах сети обслуживания, а также об организации обратной связи и средствах поиска материалов на сайте.
Типовая программная оболочка, поддерживающая ИИС, имеет структуру, приведенную на рис. 4.2.
Среди принципов функционирования такого программного комплекса можно выделить следующие:
• основой информационной системы является база данных (БД), в которой хранятся документы во внутреннем формате вместе со свойствами документов; свойства документов определяют сроки, форму и рубрику публикации документов, а также права на редактирование и доступ к ним;
• публикация документов происходит при условии выполнения всех требований, назначенных в свойствах конкретного документа (наступление срока публикации, наличие права доступа к документу у конкретного лица или подразделения, подписание документа к публикации, прохождение процесса редактирования документа);
• динамические ссылки используются для свободного перемещения документов из рубрики в рубрику;
• дизайн отображения информации определяется набором шаблонов, которые используются в момент публикации;
• преобразование документа к внутреннему формату представления должно быть адаптировано к распространенным форматам файлов, используемым для редактирования текстов.
Важным преимуществом онлайновых продаж является предоставление специализированного, динамичного информационного наполнения (информация о продукции, наличии ее на складе, цене и условиях поставки), важного для покупателей. При использовании технологий онлайновых закупок необходимо постоянно иметь информацию о потребностях всех подразделений предприятия в производственных, непроизводственных и расходных материалах.
| Продвижение товара, услуги |
Способ оформления заказа | Тип продаж |
| Подробный каталог товаров | Через Интернет |
Прямая интернет-продажа |
| Каталог с ценами в Интернете | Электронная почта, факс, телефон |
Косвенная интернет-продажа |
| Общая информация | Лично у продавца | Интернет-маркетинг |
По функциональным возможностям среди сайтов В2В можно выделить следующие группы:
• каталоги - наиболее распространенный вариант сайта В2В, где покупатели находят продавца товарных позиций с фиксированной ценой;
• электронные биржи - отличаются большей сложностью и функционально подобны реальным биржам. Используются в основном для торговли товарами широкого потребления, такими, как зерно, бумага, металл и т.д.;
• аукционы - сайты, функционально подобные реальным аукционам и виртуальным аукционам В2С, но в силу специфики модели В2В часто используются для продажи излишков запасов;
• электронные сообщества - эффективны в случаях, когда бизнесу может потребоваться участие партнеров. Например, в разного рода исследованиях, при политическом лоббировании или обмене идеями Интернет является идеальной средой для объединения усилий и интересов.
Принципы разработки сайтов. Можно выделить четыре приоритета в разработке интернет-сайтов:
• Content (содержание);
• Community (постоянная аудитория);
• Communication (связь);
• Commerce (коммерция).
Содержание ИИС является базовым компонентом. Web-сайт должен быть надежным центром информации не только о продуктах, но и о представляемой отрасли в целом. Отраслевые новости, собранные из специализированных изданий, могут сделать ИИС основным источником информации для потенциальных клиентов. Набор ссылок на родственные сайты способен сделать ваш сайт "мини-порталом". Опасность ухода посетителей компенсируется возросшей посещаемостью и должна покрыть эти риски. Официальные документы, специальные отчеты, статьи лидеров отрасли, опросы в реальном времени, интервью с покупателями - вот что делает интернет-ресурсы ценными для покупателей и потенциальных клиентов.
Web-материалы должны быть короткими и быстрочитаемыми, а их содержание - актуальным. Можно требовать от посетителей заполнения возвратной формы в режиме on-line, предоставив им возможность зайти на сайт и ознакомиться с интересующими их материалами. Естественно, размещение на сайте какой-либо информации о клиентах возможно при соблюдении гарантий конфиденциальности.
Постоянная аудитория обеспечивает успех любой деятельности, помогает пользователям понять взгляды представляемого бизнеса и стимулирует их регулярный возврат за новой информацией и взаимодействие с вашей компанией. Один из лучших инструментов для создания постоянной аудитории - рассылка электронных писем. На сайте также можно разместить дополнительные сервисы и утилиты, например калькулятор для конкретной сферы деятельности, виртуальную адресную книгу, текущие курсы валют и котировки и др.
Связь должна быть многовариантной. Важно обеспечить клиентам возможность разными способами связаться с вашей компанией. Покупатели будут расматривать наличие или отсутствие этих услуг как показатель надежности сайта и продавца. Активные ссылки, быстрая и доступная система отправки электронной почты станут хорошим подспорьем для сделок.
Коммерция определяет все приемы, которые используются для облегчения взаимодействия покупателей с бизнес-структурой. К ним относятся возможность для покупателя отслеживать свои заказы в режиме on-line; отправка электронной почты сразу после покупки с подтверждением и, возможно, с деталями доставки; предоставление доступа к подробной информации о товарах, условиях ценообразования и платежей, к расписанию доставки, ссылкам на деловых партнеров, к торговым площадкам, на которых можно продать излишки и быстроустаревающие товары.
E-mail может выступать очень недорогим способом продажи товаров, приносящих небольшую прибыль, но которые стали бы слишком дорогими, если продавать их по телефону. Товарные сводки с уведомлением по электронной почте, семинары в режиме on-line, видеоконференции, а также чат для покупателей или форумы для обсуждений в режиме on-line являются дополнительными возможностями Е-коммерции.
Сайт для Е-коммерции. Существует значительное различие в масштабе между предложениями о продажах, которые размещаются на информационном сайте, и четко ориентированным на Е-коммерцию сайтом, разработанным для продажи в режиме on-line. Сегодня большинство сайтов, занимающихся Е-коммерцией, представляет собой дополнение к реально существующим магазинам или печатным каталогам. В будущем это может измениться, но сейчас главная задача -установить, оценить и реализовать наиболее эффективные программные решения, отвечающие вашим потребностям: привести ваш бизнес в Интернет, демонстрировать ваши товары, взаимодействовать с покупателями и оказывать дополнительные потребительские услуги.
Компания Forrester Research оценивает стоимость разработки В2В-сайта для Е-коммерции в 1,5 - 15 млн долл., а дополнительные расходы на его поддержание - в 0,7 - 4 млн долл, в год. Важным моментом является обеспечение абсолютной интеграции данных о покупателях или потенциальных клиентах, собранных через Интернет, его аналоги в режиме off-line и маркетинговые базы данных. Существенными факторами являются интеграция деятельности различных подразделений компании и реализация новых принципов организации бизнеса, поскольку заказы поступают и должны выполняться на протяжении всех 24 часов, а конкуренты доступны покупателю в течение этого же периода времени. Поэтому покупатели гораздо более чувствительны к ценам и качеству обслуживания в режиме on-line. Естественно, должны быть обеспечены возможности оплаты кредитными картами, формирования набора товаров, контроль за товарными запасами, анализ трафика посетителей или покупателей на торговом сайте.
4.3.3. Электронные публикации и пресса
Информационные ресурсы современного бизнеса все в большей степени используют электронные каналы доставки. Именно с внедрением интернет-технологий стало реальным говорить об активных системах "управления знаниями" (knowledge management), что является действенным фактором экономического и культурного развития.В мировой практике управление знаниями используется для улучшения взаимодействия между подразделениями компании, сохранения знаний сотрудников, улучшения производственных показателей, расширения бизнеса и инноваций, улучшения качества услуг клиентам, более эффективного принятия решений. Поэтому для получения реального эффекта цели управления знаниями должны соответствовать стратегическим задачам компании.
Управление знаниями включает в себя как внешние, так и внутренние компоненты. Многие вопросы формирования и использования в управлении организацией внутренних "концентраторов" знаний были обсуждены ранее. Внешние компоненты - это управление внешними потоками информации, обмен знаниями, обучение и формирование системы знаний в компании и многое другое. Рассмотрим информационные возможности для формирования такого рода систем, так как конкретизация наполнения системы, детализация требований к соответствующим ресурсам и подписка на них во многом зависят от конкретной компании и ее партнеров по бизнесу. Сосредоточимся на типовых примерах: электронных средствах распространения публикаций, рейтинговом пространстве бизнеса и возможностях дистанционного обучения с использованием Интернета.
Одним из основных каналов распространения знаний является издательский бизнес. Он создает добавочную стоимость и является сферой деятельности для издателей, распространителей печатной продукции и библиотек во многих странах мира. Продукция издательского дела - книги, газеты и периодические издания, которые в твердой копии продаются на десятки миллиардов долларов в год. Естественно, что этот достаточно быстро развивающийся бизнес с появлением электронных средств доставки не мог не обратить внимание на возможности электронных изданий, которые уже сейчас конкурируют с изданиями на бумаге.
Издания электронных публикаций (Е-издания или E-publishing) включают в себя технологии и бизнес-модели, которые позволяют выпускать, сопровождать, хранить и распространять издания и документы (книги, газеты, журналы и др.) в электронной форме или на компьютере. Е-издания создают новые возможности для издательского дела, которые (при относительно небольших затратах) могут быть использованы не только крупными издательскими домами, но также малыми предприятиями и частными предпринимателями, в том числе в развивающихся странах.
Анализ возможностей электронных изданий показывает несомненные их преимущества по способам доставки и затратам. В настоящее время электронные и бумажные издания существуют параллельно. В то же время ряд изданий представлен только в электронной форме и направлен на интернет-аудиторию или распространяется на жестких носителях.
Продажа информации является вполне нормальным бизнесом и может осуществляться в различных формах: в виде Е-изданий, информационно-поисковых систем, прав доступа к информационным ресурсам, тематическим подборкам и аналитическим материалам, заказным материалам в электронной форме. Имеются различные способы ценообразования на электронные издания: от бесплатных до продажи целых изданий, отдельных статей или лицензионных прав на использование возможностей интернет-сайтов. Отдельно следует указать на распространение электронных изданий через CD, обновляемые по Интернету версии информационно-поисковых систем (например, в правовой сфере) и тематические базы данных. Естественно, из-за оперативности Е-изданий, а также возможности их сетевого использования для корпоративных клиентов они могут стать дороже бумажных. В силу открываемых Е-изданиями возможностей развитые страны прилагают усилия для распространения электронных изданий и предоставления доступа к ним на льготных условиях.
Особое место занимает вопрос об авторских правах применительно к Е-изданиям. Здесь действуют как международные, так и национальные законодательные акты. В то же время известны проблемы с применением закона об авторских правах, прежде всего в развивающихся странах. В отношении библиотек соблюдение авторского права тесно связано с реализацией библиотеками одного из базисных принципов функционирования гражданского общества - права гражданина на доступ к информации. В России также придают значение этому вопросу, пытаются изменить за счет создания законодательной базы укоренившуюся практику "интеллектуального пиратства".
Вопросы развития электронных публикаций имеют и государственный аспект: это стимулирование использования электронных технологий делопроизводства и архивирования, формирования национальных хранилищ электронных изданий и стимулирование компьютерных методов обучения, в том числе на дистанционной основе.
Электронные информационные ресурсы. Действенным фактором бизнеса стали электронные газеты и журналы. Во-первых, электронные версии изданий появляются ранее бумажных за счет способов доставки. Во-вторых, они допускают представление и в текстовом виде как набор файлов, содержащих отдельные статьи, и в сканированном виде, соответствующем по форме, содержанию и дизайну типографскому изданию. В-третьих, использование архивов для поиска информации в электронном виде существенно проще. Таким образом, если пресса не найдет новых форм существования, нынешняя схема изготовления и доставки тиража читателям может не выдержать конкуренции электронных медиа.
Сегодня основные федеральные издания имеют электронную копию, многие региональные и отраслевые издания движутся по этому же пути. Безусловно, создаются архивы изданий. Осуществляется подписка не только на твердые, но и на электронные копии. Формируются соответствующие технологии доставки. Помимо архивов, организуемых каждым издательством для своих газет и журналов, созданы библиотеки периодических изданий, предоставляющие свои услуги комплексно в соответствии с потребностями заказчика. Естественно, ряд изданий, которые не имеют электронных версий, приходится сканировать и распознавать их тексты, но сегодня OCR-технологии не являются тайной за семью печатями, а потоковые методы обработки информации достаточно хорошо освоены.
Типичным примером российской электронной библиотеки, ориентированной на печатные издания, является частная "Публичная библиотека" (Public.ru), открытая в 2000 г. и призванная способствовать реализации прав граждан на свободный доступ к периодической информации, на культурную, научную и образовательную деятельность. Электронная библиотека Public.ru специализируется на предоставлении услуг в области отечественной периодики и, исходя из этого, решает следующие основные задачи: создание архива публикаций центральных и региональных периодических изданий, предоставление массового доступа к нему, организация справочно-библиографического обслуживания пользователей, исследование рынка средств массовой информации. Основной фонд библиотеки составляют публикации отечественных газет и журналов. Фонды хранятся на бумажных носителях и в электронном виде. Доступ к фондам в электронном виде обеспечивается через Интернет круглые сутки. Библиотека ориентируется на разные слои пользователей: массового читателя, специалистов, компании, другие библиотечные и библиографические службы.
Основной принцип работы библиотеки - предоставление пользователям объективной и достоверной информации на всех уровнях работы с документами: первичной обработки, поиска документов, подготовки аналитических материалов. На этапе первичной обработки требования обеспечиваются выбором источников в соответствии с установленными критериями и проверенной технологией обработки документов. В отношении аналитики объективность подразумевает надежность (точность приводимых сведений, проверку сведений из нескольких источников, обязательность ссылок на источники приводимых сведений, наличие системы ранжирования источников); актуальность (своевременный отклик на информационные нужды пользователей), взвешенность (выделение и анализ всех основных точек зрения), полноту (охват всех основных источников по теме в пределах выбранных критериев). Все источники периодически проверяются на предмет надежности сообщаемых сведений. Список таких источников пересматривается.
Поиск по фондам "Публичной библиотеки" обеспечивается системой Excalibur RetrievalWare, разработанной специалистами американской корпорации Excalibur Technologies. Система гарантирует нахождение релевантных документов при высоком уровне информационного "шума", обеспечивает семантическую поддержку поиска, что значительно упрощает поиск для квалифицированного пользователя, позволяет использовать естественный язык запросов, имеет различные сервисные возможности: персональные пользовательские настройки, систему уточнения в результатах поиска, режим постоянно действующего запроса, сохранение результатов поиска в любых объемах. Она поддерживает около 200 форматов данных, включая музыкальные и графические.
Другой пример - ориентированная на научные периодические издания Научная электронная библиотека (), которая создавалась начиная с 1998 г. по гранту Российского фонда фундаментальных исследований. Библиотека является мощным центром электронной периодической научной информации общенационального масштаба. Потребность в таких ресурсах испытывают многие научные и образовательные центры во многих регионах России. Цель проекта создания и поддержания функционирования этой библиотеки - обеспечить российских ученых, инженеров, преподавателей, студентов актуальной научной информацией. Эта информация стоит дорого, особенно зарубежная научная периодика. В то же время в современной науке практически невозможно осуществлять конкурентоспособные научные и научно-технологические разработки без надежного доступа к ней.
На повестке дня стоит вопрос повышения эффективности работы библиотеки и превращения этого проекта в действительно межведомственную программу по созданию электронного архива научной информации в национальном масштабе. Помимо интеграции ресурсов на приобретение научных изданий за рубежом создание библиотеки обеспечило удобство управления и настройки системы, а также использование единого информационного и сервисного центра по новым информационным ресурсам.
Библиотека обладает глобальной поисковой системой, русским интерфейсом, возможностью работы с рубрикаторами, наименованиями статей (аннотации и архивы открыты), рефератами и полными текстами печатных работ. Обеспечивается единый интерфейс для всех издательств. Библиотека размещена в России, в силу чего повышается скорость связи и отсутствует потребность в оплате зарубежного трафика. После окончания контракта информационные ресурсы остаются в библиотеке. Ориентация на электронный вариант работы предусматривает использование только электронных версий изданий, надежность хранения и максимальную автоматизацию работы с клиентами и обслуживания информационной и ресурсной базы.
Не менее интенсивно развивается издание электронных книг. Естественно, для этого существуют достаточно развитые средства подготовки электронной верстки, преобразования изданий в форму, удобную для эксплуатации и распространения (практически стандартом стало распространение в формате PDF с использованием системы Acrobat Reader). В связи с тем что издание электронных книг не требует больших мощностей, такие издания появляются оперативнее и могут выпускаться малыми коллективами. Вопрос использования электронных книг вполне актуален, и крупнейшие библиотеки мира занимаются этой проблемой. В России это Российская государственная библиотека, Научная библиотека Московского государственного университета, Государственный университет - Высшая школа экономики и ряд других организаций.
Отставание России в области электронного книгоиздания обусловливают следующие причины: организационные сложности, отсутствие инфраструктуры и технологий, проблемы с авторскими правами, опасения издателей относительно несанкционированного распространения их продукции, а также отсутствие устойчивого спроса. Понятно, что все это - проблемы роста, которые в ближайшее время в той или иной мере будут решены. Тенденциям развития электронного книгоиздательства нет альтернативы, так что в ближайшее время мы будем свидетелями дальнейшего усиления этого направления.
Фонды крупнейших библиотек, а также неорганизованные книжные собрания, стихийно появляющиеся в Рунете, в перспективе будут собраны по одному электронному адресу. Основу фондов глобального собрания составят книжные коллекции, которые были накоплены крупнейшими библиотеками страны (Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека, библиотека МГУ). Их оцифруют в первую очередь. В частности, РГБ намерена пропустить через сканер собственную не имеющую аналогов коллекцию диссертаций. Кроме того, как известно, в Рунете уже сейчас существует много электронных библиотек, причем некоторые из них являются исключительно частной инициативой. Представители РГБ рассчитывают на сотрудничество с наиболее интересными из таких интернет-библиотек. В РГУ уже существует отдел по изучению Рунета и отслеживанию достойных внимания новинок "сетературы" - произведений, которые публикуются в Интернете, не имея бумажных аналогов.
Крайне важное значение для бизнеса играют информационно-поисковые системы, в том числе ориентированные на анализ рынка, отдельных бизнес-направлений, конкретных компаний. Такие системы, как правило, предоставляют свои услуги по подписке. Их основная задача - систематизация и структурирование информации о деятельности хозяйствующих субъектов выбранного профиля и на основе этого проведение комплексного анализа деятельности группы или конкретного хозяйствующего субъекта (в региональном, отраслевом или товарном разрезе). Такие системы работают по запросам клиентов и имеют, как правило, интерактивный интерфейс для уточнения и детализации запросов. Следовательно, такие системы ориентированы на информационных аналитиков, достаточно хорошо знакомых с предметом поисков и технологией поиска.
Информационно-аналитические и справочно-поисковые системы. Они имеют большое значение для формирования единого информационного пространства бизнеса. История развития этих систем насчитывает более двух десятилетий, но Интернет придал движению новый импульс благодаря существенно более простой схеме доставки продукта конечному потребителю.
Опыт создания систем неструктурированной информации был накоплен в процессе разработки и эксплуатации правовых справочно-поисковых систем. Такие системы, как "Гарант", "Консультант" и ЮСИС, позволили отработать требования, механизмы организации и хранения больших информационных массивов, поисковые алгоритмы и другие возможности. Соответствующие разработки проводились и за рубежом.
Информационно-аналитические системы отрабатывались крупными информационными агентствами, такими, как "Рейтер". "Интерфакс", Прайм-ТАСС и др. Новостные ленты, архивы, системы поиска развивались достаточно стремительно. Интернет-возможности оказались вполне кстати как способ доставки информации клиенту.
Развитие поисковых механизмов в интернет-среде также способствовало развитию функциональных возможностей информационноаналитических систем. Кроме того, наличие конкурентной среды стимулирует создание новых продуктов и услуг, новых возможностей по анализу не только неструктурированной, но и структурированной информации.
Таким образом, появление информационно-аналитических систем, работающих одновременно как со структурированной, так и с неструктурированной информацией, стало естественным развитием их функциональных возможностей. Такого рода системы могут быть выполнены под заказчика и как массовый рыночный продукт. В последнем случае они должны иметь развитые средства настройки под клиента, настраиваемую систему запросов, оперативно взаимодействовать с лентой текущих новостей, своевременно обновлять базу информационных данных для поддержания ее в актуальном состоянии. В качестве примера рассмотрим два продукта, представляющихся наиболее интересными на рынке таких систем.
Разработанная группой "Интерфакс" Система профессионального анализа рынков и компаний (СПАР К) предназначена для построения современной и эффективной системы комплексного информационно-аналитического обслуживания российских и иностранных клиентов на основе фундаментального анализа и оперативной информации. Система позволяет предоставлять информацию различного уровня сложности как о развитии отдельных рынков, так и об экономических субъектах России.
Система создана в тесном контакте с Росстатом, Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг России и другими ключевыми министерствами и ведомствами. СПАРК обеспечивает широкие аналитические возможности и опирается на отработанные методики, современные средства систематизации, хранения и представления информации на базе OLAP-технологий; позволяет оперативно проводить анализ данных, в том числе финансового состояния компаний различных юридических форм.
Система "Банки и финансы" информационного агентства "Мобиле" ориентирована на аналитиков банков и финансовых компаний и предоставляет возможность получения актуальной информации по каждой из более 1300 кредитных организаций. Система имеет Web-интерфейс, устанавливается на сервере заказчика и актуализируется через интернет-среду. Основные возможности системы определяются наличием данных о ежемесячных финансовых результатах деятельности российских банков за период начиная с 1998 г. Система позволяет анализировать финансовое состояние банков в разрезе регионов, формировать рейтинг динамической финансовой стабильности, анализировать динамику показателей и индексов, а также сравнивать характеристики, ликвидность, надежность и эффективность деятельности кредитных организаций. Заложенные в системе принципы могут быть адаптированы и для анализа других хозяйствующих субъектов.
Потребность в совершенствовании информационно-аналитических и справочно-поисковых систем определяется развитием хозяйственных связей, ростом их взаимодействия и необходимостью обеспечить оперативный анализ бизнеса.
4.3.4. Рейтинговое пространство бизнеса
Одним из преимуществ рыночной экономики является право выбора, для чего крайне полезно мнение независимого эксперта. Эту роль берут на себя рейтинговые агентства, выстраивая систему рейтингов экономических субъектов. Тем самым создается рейтинговое пространство, структурированное по региональному и предметно-отраслевому признакам.Российское рейтинговое пространство формируется системой оценок субъектов хозяйственной деятельности как отечественных, так и зарубежных информационных и рейтинговых агентств. Хотя их оценки далеко не всегда сопоставимы и представляют собой набор мнений, они в совокупности с собственными оценками могут быть использованы для принятия управленческих решений.
Получение рейтинговых заключений может осуществляться как на безвозмездной, так и на платной основе. В то же время целые группы потенциальных потребителей рейтинговых продуктов сегодня практически лишены информации. Происходит это, с одной стороны, вследствие неразвитости самого рейтингового пространства, а с другой - в силу неинформированности пользователей или недоступности рейтинговых ресурсов. Кроме того, ряд рейтингов имеет слишком большие интервалы актуализации, что не всегда приемлемо в силу высокого уровня изменчивости условий хозяйственной деятельности. В то же время прогнозные модели пока еще используются недостаточно интенсивно.
В России под рейтингом экономических субъектов зачастую понимают ранжирование по лексикографическому признаку. В западном понимании рейтинг означает отнесение субъекта к некоторым классу или категории. Список субъектов, упорядоченных по величине какого-либо показателя деятельности, носит название рэнкинг.
Естественно, рейтинги во многом зависят от объектов рейтингования и потенциальных пользователей. Иерархия субъектов рейтингования приведена на рис. 4.3. К потенциальным потребителям рейтинговой информации относятся иностранные институционные инвесторы (например, пенсионные и инвестиционные фонды), а также российские юридические лица и граждане.
Применяемые методы рейтингования условно можно разделить на дистанционные и инсайдерские, т.е. с исследованием деятельности субъекта изнутри.
Банковские рейтинги. На сегодняшний день наиболее развитым является сектор рейтинговых продуктов для банков. Это объясняется как большей регламентированностью, доступностью и относительной прозрачностью отчетности кредитных учреждений, так и острым общественным интересом, порожденным возникшим вдруг разнообразием доступных банковских услуг. Основные рейтинговые продукты для банков представлены на рис. 4.4.
Списки (рэнкинги) представляют собой ранжирование банков по лексикографическому признаку. Часть списков составляется информационными агентствами на основе полученных полуофициальным путем балансовых показателей банков. Результаты публикуются без согласования с банком. Примерами таких рэнкингов служат публикации в журналах "Компания", "Деньги", "Профиль".
Особняком стоят списки, участие в которых для банка добровольно. Распространяются они по подписке, в специализированных изданиях и ориентированы на профессионалов. Это исследования Информационного центра (ИЦ) "Рейтинг" и агентства "Мудис Интерфакс". К ним же можно отнести публикуемый лондонским журналом "The Banker" список Тор-1000 крупнейших банков мира.
Многомерные списки и комплексные оценки являются переходным продуктом между рэнкингами и рейтингами. Списки представляют собой многомерный рэнкинг, а комплексные оценки позволяют построить полноценный рейтинг. Примером последнего является рейтинг динамической финансовой стабильности, рассмотренный подробно ниже.
Собственно рейтинги представлены рейтингами международных рейтинговых агентств и рядом рейтинговых продуктов, созданных за последние годы. Традиционная рейтинговая процедура предусматривает проведение обследования и анализ внутренней банковской информации.
Суть методики по большей части является закрытой. Следует отметить, что при снижении странового рейтинга автоматически снижаются и максимально возможные рейтинги банков, даже наиболее успешно развивающихся.
3. Расчет интегрального РДФС, являющегося робастной сверткой совокупности внешних и внутренних показателей.
В последнее время большое внимание уделяется разработке эконометрических методов мониторинга устойчивости банков и разработке соответствующих моделей рейтингов. Такие модели включают показатели деятельности банков, наиболее сильно влияющие на рейтинговые оценки агентств. В процессе исследования используются оценки по статистическим выборкам и экспертным опросам. В результате исследований могут быть сформированы модельные рейтинги, позволяющие прогнозировать позицию основных рейтинговых агентств.
В отличие от банковских рейтингов, рейтинги других финансовых институтов, включая страховые компании, инвестиционные, паевые, пенсионные фонды, сегодня на рынке представлены существенно в меньшей степени.
Системы рейтингов промышленных предприятий и тем более рейтингов отдельных видов продукции, очевидно, будут развиваться параллельно с насыщением товарных рынков, реструктуризацией и повышением конкурентоспособности отечественного производства.
4.4. Дистанционное образование в сети Интернет
Развитие интернет-технологий открывает новые возможности в системе обучения. Особенно актуально это для бизнес-образования, которое ориентировано как на постоянное совершенствование действующих специалистов, так и на их оперативную переподготовку по новым специальностям и навыкам менеджмента с минимальным отрывом от производственного процесса.Потребность в дистанционном обучении. Существует ряд причин, вследствие которых традиционные формы обучения становятся сдерживающим фактором подготовки и повышения квалификации специалистов:
• ограниченность пропускной способности учебных семинаров и курсов;
• отвлечение сотрудников предприятий от основной деятельности на период обучения;
• географическая удаленность регионов от центра и рост затрат на командировки специалистов;
• необходимость периодического обновления знаний специалистов предприятий;
• динамичность нормативно-правового реформирования промышленной и финансовой сферы.
Решение отмеченных выше проблем практически невозможно без создания динамичной системы дистанционного обучения специалистов. Дистанционное обучение (ДО) - комплекс образовательных услуг (доставка учебного материала, его самостоятельное изучение, диалоговый обмен между преподавателем и обучаемым, контроль и проверка результатов обучения), предоставляемых с помощью специализированной информационной образовательной среды, базирующейся на средствах обмена учебной информацией на расстоянии (компьютерная сеть, почта, телефон, факс и т.д.). Развитию ДО способствует совершенствование Интернета и Web-технологий для обучения специалистов.
Дистанционное обучение позволяет расширить географию слушателей, тематический диапазон преподаваемых курсов и их качество; сократить время обучения благодаря быстроте коммуникаций и использованию всех современных форм обучения. Несмотря на то что большая часть расходов падает на разработку программ ДО, эксплуатация системы обходится значительно дешевле, чем традиционное образование.
Среди средств технологической поддержки дистанционного обучения выделяют три основные группы: кейс-обучение (комплект учебно-методических материалов), ТВ-технологии (телевизионные лекции) и ИТ-технологии (использование широких возможностей интернет-технологий и средств мультимедиа).
Рынок ДО. Он включает следующие секторы: корпоративный, высшее и среднее образование, государственный. Наиболее динамично развивается корпоративное обучение. Системы ДО на российском корпоративном рынке могут использоваться для проведения профессионального обучения специалистов по новым продуктам и услугам, по обслуживанию и ремонту сложных технических изделий, по работе с программными продуктами и технологическим оборудованием, по финансовым операциям и др. Большой интерес дистанционное обучение вызывает у специалистов в области электронного бизнеса.
В результате внедрения корпоративной системы ДО обеспечиваются:
• значительная экономия времени и средств;
• предоставление возможности обучения большему количеству людей;
• непрерывность и повышение продуктивности обучения;
• рост возврата от инвестиций в обучение;
• универсальный доступ к учебной системе через браузер;
• возможность обучения в любое время, в любом месте за счет универсального доступа.
Предоставление коммерческих услуг в области дистанционного интернет-обучения может быть реализовано в рамках следующих бизнес-моделей.
1. Разработка и поставка технологий и программно-технических решений для создания систем обучения в режиме реального времени.
2. Передача в аренду программно-аппаратных комплексов и сетевых ресурсов для развертывания систем удаленного обучения.
3. Предоставление коммерческих услуг по доступу к курсам обучения, разработанным и сопровождаемым специализированными компаниями и учреждениями образования.
4. Обеспечение консалтинговых услуг по ’’переводу" существующих курсов в среду on-line, подготовка контента курса, а также развертывание системы дистанционного обучения и организация процесса дистанционного обучения.
Кроме того, возможны различные комбинации указанных выше моделей и кооперация компаний, работающих в рамках той или иной бизнес-модели. При развитой системе онлайнового обучения можно ожидать сокращения затрат, связанных с обучением, и повышения эффективности работы персонала.
Типовые модули зарубежных систем дистанционного образования. Основными функциями данных модулей являются:
• управление ресурсами и отслеживание прохождения учебных программ учащимися;
• интерактивное создание и управление контентом;
• интеграция комплекса навыков и бизнес-ролей с корпоративными стратегиями и целями;
• использование учебной платформы с учебными ресурсами;
• адекватное распространение корпоративного тренинг-контента и ряд других функций.
Интернет-обучение различается по форме организации курсов. Обучение в режиме on-line подразумевает синхронные, проходящие по расписанию лекции и семинары. Обучение в режиме off-line предполагает асинхронные, проводимые по запросу пользователя интернет-занятия.
Одной из ключевых проблем интернет-обучения обеих форм остается проблема аутентификации пользователя при проверке знаний. Поскольку до сих пор не предложено оптимальных технологических решений, большинство дистанционных программ по-прежнему предполагают очную экзаменационную сессию.
В системах обучения в режиме on-line традиционно используются две доминирующие модели обучения: презентации и программируемые курсы. Новые системы позволяют поддерживать и диалоговые видеоконференции. Программируемые обучающие курсы являются наиболее популярным методом асинхронного обучения. Разработчик разбивает содержание курса на управляемые фрагменты, вводит последовательность инструкций, подготавливает ответы на наиболее актуальные вопросы и обеспечивает обратную связь с учащимися, а также слушателей с другими учащимися и преподавателем.
Смешанные модели обучения позволяют комбинировать онлайновое обучение с лабораторными и аудиторными занятиями.
Активно ведутся работы по созданию "пространств информационной среды взаимодействия" (Media Spaces) для группового видеовзаимодействия по каналам связи специалистов, размещенных на удалении в различных зданиях и даже странах. При этом слушатели (студенты) осознают себя находящимися "внутри" учебного процесса и ведут диалог с преподавателями и слушателями, даже если они физически находятся за много километров друг от друга. Главное отличие видеоконференций от традиционных образовательных видеопрограмм состоит в том, что они осуществляются в интерактивном режиме: студенты могут прерывать преподавателя, задавать вопросы, принимать участие в дискуссии.
Видеолекция, проводимая в системе видеоконференц-залов, обеспечивает все преимущества использования наглядных пособий, включая показ слайдов, а также применение телекамеры для тех же целей, что и проектора. Если оборудование видеоконференции есть где-то поблизости, то становятся ненужными дальние поездки на лекции. В результате экономится время и обеспечивается более эффективное усвоение материала вследствие плодотворного общения с преподавателем (лектором).
Российские особенности дистанционного обучения. Если ранее на российском рынке преимущественно были представлены западные системы дистанционного обучения, то сейчас число отечественных компаний, разрабатывающих продукцию аналогичного класса, возросло. Они предлагают, как правило, готовые онлайн-курсы или услуги по их созданию, а не программные оболочки для создания и администрирования учебных курсов.
Текущая ситуация на российском рынке ДО характеризуется многообразием технологических решений и отсутствием крупных поставщиков готовых курсов электронных ДО.
Типовая система ДО обеспечивает:
• размещение материалов курсов в Интернете на Web-pecypcax;
• регистрацию обучаемого в режиме on-line;
• прохождение курса, включая оффлайновую работу с материалом и онлайновое общение с преподавателем;
• проверку знаний, тестирование учащихся в процессе обучения, сертификацию учащихся по окончании курса обучения.
Полноценная система ДО должна иметь возможности представления информации различных типов объектов мультимедиа (текст, графика, включая трехмерную, анимация, в том числе Flash, аудио- и видеопрезентации). Значимым ресурсом систем дистанционного обучения является создание обучающей, тестирующей и контролирующей системы на основе универсального компьютерного носителя информации (например, CD-ROM), включающего функционально полный гипертекстовый конспект материала дисциплины и комплект учебно-контролирующих и тестирующих программ. Такой подход диктует также вполне определенные требования к преподавателям, разрабатывающим материалы профессионального информационного обеспечения учебного процесса.
Реализация видеокурсов в режиме on-line осуществляется при наличии мощных телекоммуникационных возможностей и в России может быть востребована только в редких случаях для корпоративных систем. Остальные способы представления информации в Интернете стали уже достаточно традиционными. При этом необходимо учитывать специфику конкретного курса и пропускные способности каналов конкретных пользователей.
Команда по разработке учебного курса, как правило, включает три группы специалистов:
• в предметной области - носители знаний по учебному курсу, который переводится в форму on-line;
• по переводу материалов учебного курса в онлайновую форму;
• в области Web-технологий.
Перспективы развития ДО в России. Развитие дистанционного обучения в системе российского образования, безусловно, будет продолжаться и предположительно активизируется: несмотря на существующие проблемы, реальная экономия средств для вузов и корпораций вполне очевидна. Онлайновая форма обучения способствует массовому распространению образования, делая учебные курсы доступными для тех категорий слушателей, которые ранее не были охвачены традиционным очным образованием. Относительно низкое качество обучения в настоящее время вполне закономерно в силу минимизации расходов на начальном этапе развития систем ДО. Создание качественных учебных курсов требует значительных начальных затрат, что вызывается неотработанностью технологий и необходимостью привлечения высококвалифицированных профессоров и тьюторов. Широкое распространение дистанционное образование получит только тогда, когда в России появятся соответствующие технические возможности, хорошие телекоммуникационные каналы, и в первую очередь в провинции, на которую изначально был рассчитан данный вариант обучения.
Дистанционное бизнес-образование на основе Интернета. Соответствующие программы должны учитывать практические нужды менеджеров, а также потребности специалистов (в том числе из дальних регионов), вовлеченных в производственный процесс и лишенных возможности на длительный срок отлучаться с рабочего места.
В качестве целей дистанционного бизнес-образования можно выделить:
• обеспечение возможности сотрудникам и менеджерам организаций и предприятий реального сектора поднять уровень профессиональных знаний и навыков при работе в условиях рыночной экономики;
• создание непрерывной системы образования путем совмещения дистанционного и очного обучения, а также стажировок и обучения без отрыва от производства;
• внедрение системы дистанционного обучения, охватывающей все управленческие и финансовые аспекты деятельности организаций.
Особое внимание следует сфокусировать на трех положениях, имеющих принципиальное значение для реализации системы бизнес-образования.
1. Цели, учебный план и структура образовательной программы должны отражать потребность в профессионалах и быть направлены на обучение специалистов умению действовать в постоянно меняющихся условиях.
2. Бизнес-образование предусматривает равновесие между теорией и практикой: оно включает научную теорию и учит пониманию того, как она может быть применена на практике.
3. Территориальная разбросанность слушателей, а также необходимость совмещения обучения с производственной деятельностью требуют использования современных дистанционных методов обучения.
Система дистанционного бизнес-обучения должна формироваться по модульному принципу и базироваться на соответствующих образовательных технологиях. Это позволит создать различные по наполнению дипломные программы (включая второе высшее образование), а также осуществлять краткосрочное повышение квалификации специалистов, в том числе без отрыва от производства.
В качестве базовых модулей для финансового менеджера, например, можно рассматривать следующие: стратегический менеджмент, маркетинг финансовых услуг, финансовые рынки, риск-менеджмент, международное банковское дело и финансовые операции, управление филиалами, страхование и управление пенсионными фондами, финансовый менеджмент, контроллинг, информационные системы менеджмента.
Формирование полноценной системы дистанционного бизнес-образования включает в себя:
• разработку учебных модулей, служащих основой для программы;
• выбор и внедрение программных продуктов, а также технического обеспечения, необходимого для проведения дистанционных форм обучения;
• подготовку преподавателей-тьюторов, владеющих методикой дистанционного обучения;
• дистанционное обучение групп специалистов с помощью подготовленных преподавателями модулей через информационные сети под руководством профессоров;
• очное обучение специалистов и преподавателей, возможно и за рубежом, включая изучение практики работы финансовых организаций с использованием разработанных модулей;
• стажировку российских специалистов в ведущих зарубежных банках и финансовых компаниях по индивидуальным программам;
• освоение слушателями полученных знаний на рабочем месте в ходе обучения.
Все сказанное выше распространяется на бизнес-образование в сфере информационных технологий. Другое дело, что, учитывая направленность и особенности этой области, более широко могут использоваться инновационные методы. Тем самым бизнес-образование для ИТ может стать своеобразным полигоном.
Вопросы для самоконтроля
1. Как классифицируются системы электронной коммерции? Каковы перспективы развития отдельных направлений ЭК? Каковы проблемы развития электронной коммерции в России?2. В чем состоят возможности корпоративных систем электронной коммерции? Каковы особенности различных типов электронных торговых площадок? Каковы риски В2В-систем?
3. Каковы основные факторы успешного внедрения В2В-технологий? Приведите примеры типовых решений по построению таких систем. В чем достоинства и недостатки приведенных примеров систем?
4. В чем заключаются особенности рынка электронных услуг для населения? Каковы их достоинства и недостатки? Чем характеризуются электронные услуги для корпоративных клиентов и частных лиц? Каковы экономические особенности внедрения таких систем?
5. Что такое информационно-аналитическая среда бизнеса? В чем особенности построения единого аналитического пространства при использовании интернет-технологий?
6. Приведите определение и проанализируйте функциональные особенности корпоративных интернет-порталов. Ваше видение использования интернет-порталов в бизнес-приложениях.
7. Приведите примеры эффективного использования в бизнес-приложениях интернет-сайтов. Каковы основные принципы построения таких корпоративных систем? Каковы взаимосвязи интернет-сайтов и других интернет-систем?
8. Что такое электронная пресса? В чем особенности интернет-изданий? Какие примеры подобных изданий вы знаете?
9. Используете ли вы электронные библиотеки? Каковы достоинства и недостатки известных вам электронных библиотек? Какие функциональные возможности информационно-поисковых систем вы предпочитаете использовать?
10. Видите ли вы смысл в развитии рейтингового пространства бизнеса? Какова в этом роль информационно-аналитических технологий?
11. Каковы возможности использования дистанционных средств доставки и обмена информацией для развития рейтинговых систем? В чем состоят особенности развития рейтингового пространства в России?
12. Каковы достоинства и недостатки дистанционного образования? Видите ли вы для себя потенциальную возможность использования такого образования? В чем, по-вашему, перспективы его развития?
Рекомендуемая литература
1 .Попов В.М., Маршавин Р.А., Ляпунов С.И. Глобальный бизнес и информационные технологии. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 272 с.2. Российский рынок В2В: теория и практика, технологии, участники, тенденции и прогнозы. Вып. III. - .
3. Холмс Д. Стратегии электронного бизнеса для государства: Пер. с англ. - М.: ACT, 2004. - 350 с.
4. Duncan G. Streetwise direct marketing: How to use the Internet, direct mail, and other media to generate direct sales. - Adams Media Corporation, 2001.-384 p.
5. E-commerce and Development. Report 2002. - N.Y.-Geneva, United nations conference on trade and development, 2002. - 272 p.
Глава 5 ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
Известно, что около 70% мирового совокупного национального продукта зависит в той или иной степени от информации, циркулирующей в информационных системах. Компьютеры уже стали привычным атрибутом нашей жизни и деятельности, однако расширение сфер их использования принесло не только известные удобства, но и множество проблем, наиболее серьезной из которых является проблема информационной безопасности. Первое компьютерное преступление, совершенное в городе Миннеаполисе в 1958 г., состояло в подделке банковских документов с помощью компьютера.
По некоторым данным, утечка 20% коммерческой информации в 60% случаев приводит к банкротству фирмы. И это немудрено, поскольку по существующей статистике при ограблении банка потери (в среднем) составляют 19 тыс. долл., а при компьютерном преступлении - 560 тыс. долл.
Информационной безопасностью называют меры по защите информации от неавторизованного доступа, разрушения, модификации, раскрытия и задержек в доступе. Под безопасностью информации понимается состояние защищенности информации, обрабатываемой средствами вычислительной техники или автоматизированной системы, от внутренних или внешних угроз. Другими словами - это состояние устойчивости информации к случайным или преднамеренным воздействиям, исключающее недопустимые риски ее уничтожения, искажения и раскрытия, которые приводят к материальному ущербу владельца или пользователя информации.
Изучение случаев нарушений информационной безопасности проводится регулярно. По данным компании Ernst&Young, 54% из 1320 опрошенных компаний заявили, что в течение 2001 - 2002 гг. были случаи, когда они несли убытки, связанные с пренебрежением защитой информации и восстановлением от сбоев. Если к двум вышеупомянутым причинам потерь добавить еще и компьютерные вирусы, то число пострадавших составит 78% опрошенных, причем три четверти из них не смогли оценить объема своих потерь. Британский национальный компьютерный центр (NCC) регулярно, с двухлетним интервалом, изучал уровень защищенности информации различных организаций. В ходе последнего исследования, затронувшего деятельность 660 компаний, обнаружено более 7000 случаев нарушений информационной безопасности. Сравнивая результаты двух последних исследований, сотрудники NCC установили, что средняя стоимость нарушений требований по информационной безопасности почти удвоилась и достигла 16 тыс. ф. ст. (25,5 тыс. долл.).
Безусловно, особую опасность представляют нарушения "извне”, т.е. внешние, которые всегда осуществляются умышленно. К этой категории относятся, например, действия хакеров, обративших свои знания и умения в средство добывания денег незаконными способами. По данным компании Ernst&Young, 25% респондентов утверждают, что за последний год в сеть их компании были случаи проникновения извне через Интернет.
Обращает на себя внимание, что в определении термина информационная безопасность упоминаются внутренние угрозы. Существует статистика, по которой около 80% злоумышленников - штатные сотрудники компании. Безусловно, далеко не все коллеги по работе только и занимаются разработкой коварных планов и их реализацией. Тем не менее недостаточные знания тоже иногда приводят к ужасающим последствиям, однако, как говорят, "незнание законов не освобождает от ответственности".
5.1. Модель системы защиты информации
Любая компания представляет собой хозяйствующий субъект, имеющий краткосрочные и долгосрочные цели ведения своей деятельности, определенные миссией на рынке и стратегией развития, внешние и внутренние ресурсы, необходимые для достижения поставленных целей, а также сложившиеся правила ведения бизнеса.В процессе деятельности сотрудники принимают, обрабатывают и передают информацию, организуя информационный обмен. Именно эти процессы и вызывают необходимость защиты информации в зависимости от того, какова эта информация, т.е. какие сведения она содержит, к какой категории ее можно отнести.
5.1.1. Классификация информации
Применительно к уровню защиты информацию можно разделить на три категории:• информация, составляющая государственную тайну;
• сведения, содержащие коммерческую тайну;
• персональные данные.
Информация, составляющая государственную тайну. Владельцем этой категории информации является государство. Оно само выдвигает требования по ее защите и контролирует их исполнение Законом РФ иО государственной тайне” от 21 июля 1993 г. №5485-1. Нарушение этих требований влечет за собой применение санкций, предусмотренных Уголовным кодексом РФ. К государственной тайне относятся защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. В связи с чрезвычайно высокой важностью данного вида информации доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, обеспечивается для работников только после проведения процедуры оформления соответствующего права (допуска). Предприятия, учреждения и организации получают право на проведение работ с использованием сведений, содержащих государственную тайну, также после получения соответствующих полномочий.
Сведения, содержащие коммерческую тайну. Информацией этой категории владеют предприятия, и поэтому они вправе ею распоряжаться и самостоятельно определять степень защиты.
Несмотря на то что широкомасштабное развитие коммерческой деятельности в нашем государстве началось совсем недавно, российское законодательство на самом деле достаточно давно уделяло внимание этой категории сведений. Правовые нормы, предусматривавшие ответственность за разглашение ценной конфиденциальной информации, содержались еще в "Уложении о наказаниях” 1845 г., где предусматривалась ответственность за разглашение секретной информации, фабричного секрета, тайны торговой, а также за разглашение тайны кредитных установлений. В дореволюционной России защита конфиденциальной информации регламентировалась в основном положениями уголовного права. Так, в "Уложении о наказаниях" за разглашение фабричного секрета предусматривалась ответственность в виде тюремного заключения сроком от 4 до 8 месяцев. При этом под фабричным секретом понималось "содержимое в тайне и вверенное в виде тайны средство, употребляемое при изготовлении или отделке произведений тех фабрик, заводов или мануфактур, когда не было на сие положительного согласия тех, коим сия тайна принадлежит по праву". В 1990 г. был принят закон "О предприятиях в СССР", в котором коммерческая тайна вновь обрела положенное ей место. Рассматриваемая категория определялась в законе как "не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятий, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб его интересам".
Вопросы законодательной защиты коммерческой тайны рассматривались и в более поздних законах, приятых впоследствии в России. 22 января 1999 г. Государственной Думой был принят проект закона "О коммерческой тайне", в котором коммерческая тайна определена следующим образом: "Коммерческая тайна - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая: обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования, и является предметом адекватных обстоятельств правовых, организационных, технических и иных мер по охране информации (режим коммерческой тайны)".
Законом устанавливаются три критерия, которые определяют охраноспособность сведений, составляющих коммерческую тайну:
• информация должна иметь действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;
• к информации не должно быть свободного доступа на законном основании;
• требуется, чтобы обладатель информации принимал меры к охране ее конфиденциальности.
Для того чтобы сведения, которые должны быть отнесены к категории коммерческой тайны, приобрели законную силу, их необходимо оформить в виде специального перечня, утвержденного руководителем предприятия. При этом возможно установление грифов "Коммерческая тайна” или "Конфиденциально”. Гриф "Служебная тайна" и грифы государственной секретности не допускаются.
Не все сведения могут быть отнесены к категории имеющих статус коммерческой тайны. Поскольку государство берет на себя функции контроля за осуществлением деятельности коммерческих организаций, правовыми документами определен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну предприятия:
• его учредительные документы;
• разрешительные документы на право осуществления предпринимательской деятельности;
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и иные сведения о нем, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;
• сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения;
• документы о платежеспособности;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда.
Персональные данные. Собственниками информации данной категории являемся мы сами. Осознавая степень важности этой информации и ее роль в обеспечении безопасности каждой отдельно взятой личности, государство рассматривает ее защиту как одну из своих важных задач.
Любая организация вне зависимости от размеров и формы собственности имеет достаточные объемы информации, которую необходимо защищать. К такой информации обычно относятся:
• вся информация, имеющая коммерческую значимость, а именно сведения о клиентах, поставщиках, новых разработках и ноу-хау, факты и содержание заключенных договоров с партнерами;
• данные о себестоимости продукции и услуг предприятия;
• результаты аналитических и маркетинговых исследований и вытекающие из них практические выводы;
• планы организации, тактика и стратегия действий на рынке;
• данные о финансовом состоянии организации, размерах окладов, премий, денежном наличном обороте.
5.1.2. Цели и задачи защиты информации
Информацию нужно защищать, потому что в конечном счете она в дальнейшем материализуется в продукцию или услуги, приносящие компаниям прибыль. При недостаточном уровне защиты информации резко возрастает вероятность снижения прибыли и появления убытков вследствие вторжения злоумышленников в информационное пространство компании (рис. 5.1).1 - Хищение коммерческой информации • 2 - Финансовое мошенничество
3 - Несанкционированный доступ изнутри компании
4 - Проникновение в систему извне
¦ 5 - Нарушение целостности данных
б - Атаки с целью вызвать отказ в обслуживании
¦ 7 - Вирусные атаки
8 - Хищение компьютеров и носителей информации
Основными целями защиты информации являются:
• предотвращение утечки, хищения, искажения, подделки;
• обеспечение безопасности личности, общества, государства;
• предотвращение несанкционированного ознакомления, уничтожения, искажения, копирования, блокирования информации в информационных системах;
• защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных;
• сохранение государственной тайны, конфиденциальности документированной информации;
• соблюдение правового режима использования массивов, программ обработки информации, обеспечение полноты, целостности, достоверности информации в системах обработки;
• сохранение возможности управления процессом обработки и пользования информацией.
Развитие информационных технологий и клиентоориентированная деятельность организаций (особенно коммерческих) привели к возникновению новой задачи - нотарызаціш. Решение этой задачи обеспечивает юридически значимую регистрацию информации, что является очень важным при разборе возникающих конфликтов между заказчиками и исполнителями работ по информационному обслуживанию.
Проблемы информационной безопасности решаются, как правило, посредством создания специализированных систем защиты информации, которые должны обеспечивать безопасность информационной системы от несанкционированного доступа к информации и ресурсам, несанкционированных и непреднамеренных вредоносных воздействий. Система защиты информации является инструментом администраторов информационной безопасности, выполняющих функции по обеспечению защиты информационной системы и контролю ее защищенности.
Система защиты информации должна выполнять следующие функции:
• регистрация и учет пользователей, носителей информации, информационных массивов;
• обеспечение целостности системного и прикладного программного обеспечения и обрабатываемой информации;
• защита коммерческой тайны, в том числе с использованием сертифицированных средств криптозащиты;
• создание защищенного электронного документооборота с использованием сертифицированных средств криптопреобразования и электронной цифровой подписи;
• централизованное управление системой защиты информации, реализованное на рабочем месте администратора информационной безопасности;
• защищенный удаленный доступ мобильных пользователей на основе использования технологий виртуальных частных сетей (VPN);
• управление доступом;
• обеспечение эффективной антивирусной защиты.
Комплекс требований, которые предъявляются к системе информационной безопасности, предусматривает функциональную нагрузку на каждый из приведенных на рис. 5.3 уровней.
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА
На пользовательском уровне требуется обеспечить допуск только авторизованных пользователей к работе в информационной системе, создать защитную оболочку вокруг ее элементов, а также организовать индивидуальную среду деятельности каждого пользователя.
5.1.3. Особенности модели
Модель архитектуры компании можно представить как совокупность взаимозависимых уровней (рис. 5.4).Стратегический уровень, объединяющий миссию, стратегию и бизнес-цели, определяет направления развития компании.
• организационную структуру организации;
• бизнес-процессы, направленные на реализацию текущих и перспективных задач;
• комплекс документов, обеспечивающих передачу необходимой информации;
• документопотоки, сопутствующие процессам создания и реализации услуг.
Системная архитектура (достаточно часто используется термин "ИТ-архитектура") представляет собой совокупность технологических и технических решений, предназначенных для обеспечения информационной поддержки деятельности компании в соответствии с правилами и концепциями, определенными бизнес-архитектурой.
Планы миграции - это документы, определяющие совокупность мероприятий и порядок перехода из текущего состояния в планируемое.
Система защиты информации, являясь неотъемлемой составной частью системной архитектуры, строится в соответствии с моделью, которая формируется на основе требований нормативных документов государства в области защиты информации, а также адаптации международных стандартов информационной безопасности в условиях действующего нормативно-правового поля РФ. К нормативным документам прежде всего необходимо отнести руководящие документы Гостехкомиссии РФ, имеющие первостепенное значение в нашей стране.
1. Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения.
2. Концепция защиты средств вычислительной техники и автоматизированных систем от несанкционированного доступа к информации.
3. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации.
4. Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники.
5. Средства вычислительной техники. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации.
Наиболее полно критерии для оценки механизмов безопасности организационного уровня представлены в международном стандарте ISO 17799: Code of Practice for Information Security Management (Практические правила управления информационной безопасностью), принятом в 2000 г. Он содержит практические правила по управлению информационной безопасностью и может использоваться в качестве критериев для оценки механизмов безопасности организационного уровня, включая административные, процедурные и физические меры защиты.
Критерии для оценки механизмов безопасности программнотехнического уровня представлены в международном стандарте ISO 15408: Common Criteria for Information Technology Security Evaluation (Общие критерии оценки безопасности информационных технологий), принятом в 1999 г. Этот стандарт определяет функциональные требования безопасности (security functional requirements) и требования к адекватности реализации функций безопасности (security assurance requirements).
Модель системы защиты информации (рис. 5.5) представляет собой совокупность объективных внешних и внутренних факторов и отражает их влияние на состояние информационной безопасности объекта и сохранность информационных ресурсов. При этом целесообразно рассматривать следующие объективные факторы:
• угрозы информационной безопасности, характеризующиеся вероятностями возникновения и реализации;
• уязвимость объекта или системы контрмер (комплексной системы защиты информации), влияющую на вероятность реализации угрозы;
• риск, т.е. возможность причинения ущерба организации в результате реализации угрозы информационной безопасности: утечки информации и ее неправомерного использования (в конечном итоге риск отражает вероятные финансовые потери - прямые или косвенные).
• оценку допустимых затрат времени, средств и ресурсов системы на организацию ее защиты.
5.2.1. Классификация угроз
Угрозами информационной безопасности называются потенциальные источники нежелательных событий, которые могут нанести ущерб ресурсам информационной системы.Все угрозы безопасности, направленные против программных и технических средств информационной системы, в конечном итоге оказывают влияние на безопасность информационных ресурсов и приводят к нарушению основных свойств хранимой и обрабатываемой информации. Как правило, угрозы информационной безопасности различаются по способу их реализации. Исходя из этого можно выделить следующие основные классы угроз безопасности, направленных против информационных ресурсов:
• угрозы, реализуемые либо воздействием на программное обеспечение и конфигурационную информацию системы, либо посредством некорректного использования системного и прикладного программного обеспечения;
• угрозы, связанные с выходом из строя технических средств системы, приводящим к полному или частичному разрушению информации, хранящейся и обрабатываемой в системе;
• угрозы, обусловленные человеческим фактором и связанные с некорректным использованием сотрудниками программного обеспечения или с воздействием на технические средства, в большей степени зависят от действий и "особенностей" морального поведения сотрудников;
• угрозы, вызванные перехватом побочных электромагнитных излучений и наводок, возникающих при работе технических средств системы, с использованием специализированных средств технической разведки.
Угрозы с использованием программных средств. Наиболее многочисленный класс угроз конфиденциальности, целостности и доступности информационных ресурсов связан с получением внутренними и внешними нарушителями логического доступа к информации с использованием возможностей, предоставляемых общесистемным и прикладным программным обеспечением.
Большинство рассматриваемых в этом классе угроз реализуется путем локальных или удаленных атак на информационные ресурсы системы внутренними и внешними нарушителями. Результатом осуществления этих угроз становится несанкционированный доступ к данным, управляющей информации, хранящейся на рабочем месте администратора системы, конфигурационной информации технических средств, а также к сведениям, передаваемым по каналам связи.
В этом классе выделяются следующие основные угрозы:
• использование сотрудниками чужого идентификатора;
• использование чужого идентификатора поставщиками услуг;
• использование чужого идентификатора посторонними;
• несанкционированный доступ к приложению;
• внедрение вредоносного программного обеспечения;
• злоупотребление системными ресурсами;
• отказ от подтверждения авторства передаваемой информации;
• ошибки при маршрутизации;
• использование телекоммуникаций для несанкционированного доступа сотрудниками организации, поставщиком услуг, посторонними лицами;
• неисправность средств сетевого управления, управляющих или сетевых серверов;
• сбои системного и сетевого программного обеспечения;
• сбои прикладного программного обеспечения.
Угрозы техническим средствам. Угрозы доступности и целостности информации (хранимой, обрабатываемой и передаваемой по каналам связи) связаны с физическими повреждениями и отказами технических средств системы и вспомогательных коммуникаций. Последствия реализации этого класса угроз могут привести к полному или частичному разрушению информации, отказу в обслуживании пользователей и их запросов к системе, невозможности вывода или передачи информации.
В этом классе выделяются следующие основные угрозы:
• пожар;
• затопление;
• природные катаклизмы;
• неисправности сетевого сервера, накопительного устройства, печатающих устройств, сетевых распределяющих компонентов, сетевых шлюзов, сетевых интерфейсов, электропитания, кондиционеров.
Угрозы, обусловленные человеческим фактором. Угрозы возникают вследствие умышленных или неумышленных действий персонала или посторонних лиц, приводящих к выходу из строя либо нештатной работе программных или технических средств информационной системы.
В этом классе выделяются следующие основные угрозы:
• ошибки операторов (ошибки администраторов при конфигурировании системы);
• ошибки пользователей при работе с системой;
• ошибки при работах с программным обеспечением (ошибки администраторов при проведении профилактических работ);
• ошибки при работах с оборудованием (ошибки сотрудников службы технической поддержки при проведении профилактических работ);
• кражи со стороны сотрудников.
5.2.2. Пути реализации угроз информационной безопасности
Хотя угрозы могут и не осуществиться, тем не менее весьма полезно знать, что может способствовать их реализации. Среди возможных путей реализации угроз информационной безопасности рассматривают организационно-правовые, информационные, программные, физические и радиоэлектронные способы.К организационно-правовым способам реализации угроз относят:
• невыполнение требований законодательства в сфере информационных отношений и защиты информации;
• задержки в принятии необходимых нормативно-правовых положений и административных решений в сфере информационных отношений и защиты информации;
• нарушение режима хранения и порядка транспортировки информации и ее носителей;
• несоблюдение регламента архивирования информации;
• применение несовершенных или устаревших информационных технологий и средств информатизации;
• несоблюдение установленного порядка эксплуатации программного обеспечения;
• использование ^сертифицированных программных продуктов;
• нарушение порядка организации ремонтно-профилактических работ и ремонта технических средств;
• нарушение режима доступа лиц к охраняемой информации.
Информационные способы реализации угроз объединяют:
• хищение информации из библиотек, архивов, банков и баз данных;
• противозаконный сбор и использование информации;
• несанкционированный доступ к информационным ресурсам;
• манипулирование информацией (фальсификация, модификация, подделка, сокрытие, несанкционированное уничтожение или искажение информации);
• нарушения в рассылке информации различным адресатам при ведении информационного обмена;
• незаконное копирование данных в информационных системах;
• нарушение технологии сбора, накопления, хранения, обработки, преобразования, отображения и передачи информации.
Программные способы реализации угроз включают:
• внедрение программ-вирусов;
• установку программных и аппаратных закладных устройств, в том числе действующих в реальном масштабе времени и дистанционно управляемых;
• поставку "зараженных" компонентов информационных систем.
Физические способы реализации угроз:
• хищение, уничтожение или разрушение средств хранения, обработки и передачи информации или ее носителей;
• хищение программных или аппаратных ключей и средств защиты информации;
• физическое и информационно-психологическое воздействие на персонал, работающий с защищаемой информацией.
Радиоэлектронными способами реализации угроз являются:
• внедрение электронных устройств перехвата информации в технические средства и помещения, где обрабатывается (обсуждается) защищаемая информация;
• получение информации перехватом и дешифрированием информационных потоков, передаваемых по незащищенным каналам связи;
• съем информации по техническим каналам (побочные излучения и наводки);
• навязывание ложной информации в локальных вычислительных сетях, сетях передачи данных и линиях связи.
Угрозы информационной безопасности реализуются в процессе деятельности иностранных разведывательных и специальных служб, преступных сообществ, организаций, групп, формирований и противоправной деятельности отдельных лиц, направленной на сбор или хищение ценной информации, закрытой для доступа посторонних лиц.
5.3. Комплекс мероприятий по защите информации
Проблема безопасности представляет собой как управленческую, так и техническую задачу и может оказывать значительное влияние на прогресс или регресс в использовании компьютерной технологии.Защита осуществляется различными способами. Это может быть и физическая охрана, осуществляемая охранными предприятиями, и техническая защита с использованием специализированных средств и комплексов (например, защита от побочных электромагнитных излучений или от высокочастотных излучений). Защита конфиденциальной информации от несанкционированного доступа выполняется с использованием средств шифрования и без их применения.
Важно правильно выбрать средства защиты информации, исходя из принципа "необходимой достаточности". Для этого надо реально оценить возможности конкурентов, разработать модель действий нарушителя, создать концепцию обеспечения безопасности предприятия.
Комплекс требований (рис. 5.6) к системе обеспечения информационной безопасности (СОИБ) разрабатывается в соответствии с национальными и международными стандартами, например с учетом рекомендаций международного стандарта ISO 15408 "Общие критерии оценки безопасности информационных технологий".
2. Подразделение по информационной безопасности, изучив структуры, характеристики и точки уязвимости информационных систем и сетей связи, должно определить предварительную политику информационной безопасности, которая в дальнейшем должна быть закреплена официальными внутренними нормативными документами предприятия, предпроектными и проектными разработками по созданию системы информационной безопасности.
Международный стандарт ISO 17799 "Практические правила управления информационной безопасностью" задает определенную последовательность действий по созданию СОИБ (рис. 5.7).
Все этапы разработок, апробации и практического внедрения защитных технологий должны сопровождаться мероприятиями по обучению персонала, разъяснению политики информационной безопасности, изданию соответствующих нормативных документов для администраторов сетей и систем, программистов, пользователей.
Защита конфиденциальной информации в организации осуществляется путем проведения организационных, организационно-технических, инженерно-технических, программно-аппаратных и правовых мероприятий.
Организационные мероприятия предусматривают:
• формирование и обеспечение функционирования системы информационной безопасности;
• организацию делопроизводства в соответствии с требованиями руководящих документов;
Документы,
определяющие политику безопасности
Определение политики информационной безопасности
Документы,
определяющие границы системы (объекта)
Установление границ объекта защиты
Документы
с характеристикой угроз и уязвимостей
Комплекс средств контроля
(организационные,
программно-технические)
ч-----)
Аудит СО И Б
• аттестация объектов по выполнению требований обеспечения защиты информации при проведении работ со сведениями, составляющими служебную тайну;
• сертификация средств защиты информации, систем и средств информатизации и связи в части защищенности информации от утечки по техническим каналам связи;
• разработка и внедрение технических решений и элементов защиты информации на всех этапах создания и эксплуатации объектов, систем и средств информатизации и связи;
• применение специальных методов, технических мер и средств защиты информации, исключающих перехват информации, передаваемой по каналам связи.
Для предотвращения угрозы утечки информации по техническим каналам проводятся следующие инженерно-технические мероприятия:
• предотвращение перехвата техническими средствами информации, передаваемой по каналам связи;
• выявление внедренных электронных устройств перехвата информации (закладных устройств);
• предотвращение утечки информации за счет побочных электромагнитных излучений и наводок, создаваемых функционирующими техническими средствами, электроакустических преобразований и др.
Программные (программно-аппаратные) мероприятия по предотвращению утечки информации предусматривают:
• исключение несанкционированного доступа к информации;
• предотвращение специальных воздействий, вызывающих разрушение, уничтожение, искажение информации или сбои в работе средств информатизации;
• выявление внедренных программных или аппаратных "закладок";
• исключение перехвата информации техническими средствами;
• применение средств и способов защиты информации и контроля эффективности при обработке, хранении и передаче по каналам связи.
Правовые мероприятия - создание в организации нормативной правовой базы по информационной безопасности - предусматривают разработку на основе законодательных актов Российской Федерации необходимых руководящих и нормативно-методических документов, перечней охраняемых сведений, мер ответственности лиц за нарушение порядка работы с конфиденциальной информацией.
Перечень необходимых мер защиты конфиденциальной информации должен определяться дифференцированно в зависимости от конкретного объекта защиты информации и условий его расположения. Компания Ernst&Young рекомендует комплекс мероприятий по обеспечению информационной безопасности организации:
• подписание договора о неразглашении служащими, поставщиками и нанятыми по контракту работниками;
• регулярное создание резервных копий информации, хранящейся на мобильных компьютерах;
• регламентацию правил загрузки информации в мобильные компьютеры и правил использования информации;
• запрещение пользователям оставлять на рабочих местах памятки, содержащие идентификаторы и пароли доступа в корпоративную сеть;
• запрещение оставлять на корпусах мобильных компьютеров памятки, содержащие идентификаторы и пароли, применяемые для удаленного доступа;
• запрещение использовать доступ к Интернету в личных целях;
• обязательное применение пароля на загрузку компьютеров;
• создание классификации всех данных по категориям важности и усиление контроля над ограничением доступа в соответствии с ней;
• предотвращение доступа ко всем компьютерным системам по окончании рабочего дня;
• введение правил использования паролей доступа к файлам, содержащим информацию ограниченного доступа.
В результате созданная система обеспечения информационной безопасности должна обеспечить:
• пресечение попыток несанкционированного получения информации и доступа к управлению автоматизированной системой;
• пресечение и выявление попыток несанкционированной модификации информации;
• пресечение и выявление попыток уничтожения или подмены (фальсификации) информации;
• пресечение и выявление попыток несанкционированного распространения или нарушения информационной безопасности;
• ликвидацию последствий успешной реализации угроз информационной безопасности;
• выявление и нейтрализацию проявившихся и потенциально возможных дестабилизирующих факторов и каналов утечки информации;
• определение лиц, виновных в проявлении дестабилизирующих факторов и возникновении каналов утечки информации, и привлечение их к ответственности определенного вида (уголовной или административной).
5.4. Идентификационные системы
Проблема разграничения доступа к информации в корпоративных системах существовала с самого начала их функционирования.Самым простым и привычным средством идентификации пользователей на сегодняшний день пока остается парольный доступ к системе. Однако нельзя гарантированно утверждать, что пароль является абсолютно надежной защитой от проникновения злоумышленников в хранилище информации - будь то жесткий диск локального компьютера или сетевые устройства хранения информации. Даже если в организации существует строгая политика по длине пароля и частоте его обновления, подобные организационно-административные меры не исключают случаев компрометации паролей. Причина тому весьма проста - некоторые сотрудники никак не могут запомнить свои пароли. Для выхода из этой ситуации сотрудники организаций, чтобы упростить запоминание паролей, часто задают в качестве пароля какое-нибудь простое слово, набор повторяющихся цифр или символов, собственное имя или что-либо подобное. Такие пароли могут быть "взломаны” за минимальный срок. Существующая статистика показывает, что в стандартном домене операционной системы применение простейшей программы подбора пароля так называемым методом "грубой силы" способно в течение суток предоставить злоумышленнику до 90% всех паролей пользователей. Иногда, чтобы особенно "не напрягаться", пользователи применяют одинаковый пароль ко всем информационным системам, доступ к которым им разрешен. В этом случае, узнав всего один пароль, злоумышленник получит доступ ко всему информационному пространству, в принципе доступному данному пользователю: и в корпоративную сеть, и в систему электронной почты, и в финансовую систему организации.
Таким образом, все попытки защитить важную для организации информацию будут преодолены, а нарушитель получит "зеленый свет" для всех своих неблаговидных начинаний. С этого времени организация может начать "терять" информацию, возможно, неожиданно для себя и, наверное, такую, которой делиться-то и не следовало.
5.4.1. Биометрические системы
Более сложные системы идентификации, использующие технические средства, как правило, включают три основных функциональных элемента:• носители кода или данных;
• считывающие головки или головки записи/считывания, обеспечивающие передачу информации между носителями кода или носителями данных и устройствами управления;
• устройства управления, предварительно обрабатывающие информацию и передающие ее на верхний уровень системы (персональный компьютер или программируемый контроллер).
Новые технологии, которые в будущем смогут полноценно (а то и более надежно) заменить пароли, основываются на биометрии - науке, изучающей возможности использования различных характеристик человеческого тела (например, отпечатки пальцев, свойства человеческого зрачка или голоса) для идентификации каждого конкретного человека. Основываются эти технологии на том, что биометрические параметры каждого человека уникальны.
Мощным стимулятором спроса на биометрическое оборудование станет необходимость повышения безопасности систем доступа, в том числе электронных сделок. За первые пять лет XXI в. объем рынка биометрических устройств вырос более чем вдвое. Важным стимулирующим фактором является введение биометрического контроля для въезжающих в США с последующим переходом на биометрические паспорта не только в США, но и в странах Евросоюза. Россия также вынуждена переходить на биометрические паспорта с 2006 г. Биометрические технологии и соответствующее оборудование обеспечивают идентификацию людей по уникальным физическим признакам и в ближайшее время станут частью стандартного набора средств безопасности при осуществлении электронных транзакций. Методы идентификации помимо сканирования отпечатков пальцев уже сейчас включают элементы распознавания лица.
Биометрическая идентификация позволяет эффективно решить целый ряд проблем:
• предотвратить проникновение злоумышленников на охраняемые территории и в помещения за счет подделки, кражи документов, карт, паролей;
• ограничить доступ к информации и обеспечить персональную ответственность за ее сохранность;
• обеспечить допуск к ответственным объектам только сертифицированных специалистов;
• избежать накладных расходов, связанных с эксплуатацией систем контроля доступа (карты, ключи);
• исключить неудобства, связанные с утерей, порчей или элементарным забыванием ключей, карт, паролей.
Биометрический контроль доступа - автоматизированный метод, с помощью которого идентификация личности осуществляется путем проверки уникальных физиологических особенностей или поведенческих характеристик человека. Физиологические особенности, например такие, как папиллярный узор пальца, геометрия ладони или рисунок (модель) радужной оболочки глаза, являются постоянными физическими характеристиками человека. Данный тип измерений (проверки) практически неизменен, как и сами физиологические характеристики. Поведенческие же характеристики, такие, как подпись, голос или клавиатурный почерк, находятся под влиянием как управляемых действий, так и менее управляемых психологических факторов. Поскольку поведенческие характеристики могут изменяться с течением времени, зарегистрированный биометрический образец должен обновляться при каждом его использовании. Хотя биометрия, основанная на поведенческих характеристиках, менее дорога, использование физиологических черт обеспечивает большую точность идентификации личности. В любом случае оба метода представляют собой значительно более высокий уровень идентификации, чем пароли.
В отличие от пароля или персонального идентификационного номера (общеизвестный по мобильным телефонам PIN) биометрическая характеристика не может быть забыта, потеряна или украдена.
Биометрические системы идентификации, доступные или находящиеся в стадии разработки, включают в себя системы доступа по отпечатку пальца, аромату, ДНК, форме уха, геометрии лица, температуре кожи лица, клавиатурному почерку, отпечатку ладони, сетчатке глаза, рисунку радужной оболочки глаза, подписи и голосу.
Биометрические системы, логически объединяющие в своем составе модули регистрации и идентификации, устанавливают аутентичность определенных характеристик пользователя информационной системы на основе распознавания предъявляемого шаблона. Шаблоны пользователей хранятся, как правило, в специализированной базе данных биометрической системы, которая может быть централизованной или распределенной. На этапе идентификации биометрический датчик регистрирует характеристику пользователя (например, отпечаток пальца), переводит информацию в цифровой формат и сравнивает с хранимым шаблоном.
5.4.2. Опознавательные методы
В настоящее время разрабатываются идентификационные системы, основанные на различных опознавательных методах.Отпечаток пальца. Процесс идентификации личности по отпечатку пальца обратил на себя внимание как биометрическая технология, которая, возможно, будет широко использоваться в будущем. В настоящее время применение данной технологии получило большое распространение в системе автоматической идентификации по отпечатку пальца (AFIS), используемой в более чем 30 странах мира. Преимущества доступа по отпечатку пальца - простота использования, удобство и надежность. Весь процесс идентификации занимает мало времени и не требует усилий от тех, кто использует данную систему доступа. Исследования также показали, что этот способ идентификации личности является наиболее удобным из всех биометрических методов. Вероятность ошибки при идентификации пользователя намного меньше в сравнении с другими биометрическими методами. Кроме того, устройство идентификации по отпечатку пальца не требует много места на клавиатуре или в механизме. В настоящее время уже производятся подобные системы размером меньше колоды карт.
Геометрия руки. Преимущества идентификации по геометрии ладони сравнимы с плюсами идентификации по отпечатку пальца в вопросе надежности, хотя устройство для считывания отпечатков ладоней занимает больше места. Наиболее удачное устройство,
Handkey, сканирует как внутреннюю, так и боковую сторону руки, используя для этого встроенную видеокамеру и алгоритмы сжатия. Устройства, которые могут сканировать и другие параметры руки, находятся в процессе разработки несколькими компаниями - BioMet Partners, Palmetrics и BTG.
Радужная оболочка глаза. Преимущество сканеров для радужной оболочки состоит в том, что они не требуют, чтобы пользователь сосредоточился на цели, потому что образец пятен на радужной оболочке находится на поверхности глаза. Фактически видеоизображение глаза может быть отсканировано на расстоянии. У людей с ослабленным зрением, но с неповрежденной радужной оболочкой все равно могут сканироваться и кодироваться идентифицирующие параметры. Даже если есть катаракта - повреждение хрусталика глаза, которое находится позади радужной оболочки, она никоим образом не влияет на процесс сканирования радужной оболочки.
Сетчатка глаза. Сканирование сетчатки происходит с использованием инфракрасного света низкой интенсивности, направленного через зрачок к кровеносным сосудам на задней стенке глаза. Сканеры для сетчатки глаза получили большое распространение в сверхсекретных системах контроля доступа, так как у них отмечен один из самых низких процент отказа доступа зарегистрированных пользователей и почти 0% ошибочного доступа. Однако изображение радужной оболочки должно быть четким на задней части глаза, поэтому катаракта может отрицательно воздействовать на качество изображения радужной оболочки глаза.
Голосовая идентификация. Основной проблемой, связанной с этим удобным биометрическим подходом, является точность идентификации, которая существенно повысилась за счет возможности современных устройств различать дополнительные характеристики человеческой речи. В настоящее время идентификация по голосу используется для управления доступом в помещения средней степени безопасности, например в лаборатории и компьютерные классы. Голосовая идентификация - удобный, но в то же время не такой надежный способ, как другие биометрические методы. Например, человек с простудой или ларингитом может иметь проблемы при использовании данных систем.
Геометрия лица. Развитие этого направления связано с быстрым ростом мультимедийных видеотехнологий, благодаря чему можно увидеть все больше видеокамер, установленных дома и на рабочих местах. Однако большинство разработчиков пока испытывают трудности в достижении высокого уровня исполнения данных устройств. Тем не менее можно ожидать появления в ближайшем будущем специальных устройств идентификации личности по чертам лица в залах аэропортов для защиты от террористов и для других целей.
Клавиатурный почерк. Клавиатурный почерк, также называемый ритмом печатания, анализирует способ печатания пользователем той или иной фразы. Это аналогично идентификации радиста "по почерку". Коммерческие усилия в развитии данной технологии пока не были удачными.
Подпись. Статическое закрепление подписи становится весьма популярным взамен росписи ручкой. В основном устройства идентификации подписи используют специальные ручки и чувствительные к давлению столы или комбинацию обоих предметов. Устройства, использующие специальные ручки, менее дороги и занимают меньше места, но в то же время имеют меньший срок службы. До сих пор финансовое сообщество не спешило принимать автоматизированные методы идентификации подписи для кредитных карточек и проверки заявления, потому что подписи все еще слишком легко подделать. Данный аспект препятствует внедрению идентификации личности по подписи в высокотехнологические системы безопасности.
Устройства биометрического контроля начали распространяться в России начиная с 1998 г. Спрос на них значительно повысился с проявлением тенденции к снижению стоимости. Поэтому первая причина возрастания спроса на эти устройства в России - чисто экономическая, устройства стали более доступны. Вторая причина - рост необходимости защиты от преступности у нас в стране.
На сегодняшний день наиболее развитыми системами данного типа являются дактилоскопические системы, т.е. основанные на анализе отпечатков пальцев. Тем не менее апробируются и другие технологии. Активизировавшаяся в последнее время в области инновационных разработок компания Fujitsu (точнее, ее подразделение -Fujitsu Laboratories) представила новую биометрическую систему, основанную на сканировании и идентификации папиллярного рисунка на ладони человека, который является уникальным у каждого человека. Для сканирования используется удаленный метод инфракрасного мониторинга ладони, данные которого сравниваются с образцом, хранящимся в памяти системы. Сообщается, что при тестировании на выборке из 700 человек узнаваемость достигла 99%, что является достаточно высоким показателем в этой области.
5.5. Компьютерные вирусы и борьба с ними
К одному из основных технических феноменов XX в. относят ошеломляющее развитие компьютерной техники. Однако при слове компьютер тут же вспоминаются компьютерные вирусы. Этот продукт ’’интеллектуальной деятельности” человека может нанести непоправимый вред информации, которую обрабатывают современные компьютеры.Применение только разъяснительных мер часто оказывается недостаточным, поэтому во многих странах сегодня предусмотрены уголовные наказания за создание и распространение таких заведомо вредных программ, как компьютерные вирусы. По ст. 273 Уголовного кодекса РФ автора "вредоносных программ для ЭВМ" могут привлечь к ответственности: "Создание программ для ЭВМ или внесение изменений в существующие программы, заведомо приводящих к несанкционированному уничтожению, блокированию, модификации либо копированию информации, нарушению работы ЭВМ, системы ЭВМ или их сети, а равно использование либо распространение таких программ или машинных носителей с такими программами наказываются лишением свободы на срок до трех лет со штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев". Последствия воздействия компьютерных вирусов заставляют пользователей компьютеров помнить об этой потенциальной опасности.
5.5.1. Компьютерные вирусы
Что такое компьютерный вирус? Попробуем дать объяснение этому объекту на примере клерка, работающего в офисе исключительно с документами. Идея такого объяснения принадлежит известному российскому компьютерному вирусологу Д.Н. Лозинскому.Представим себе аккуратного клерка, который приходит на работу и каждый день обнаруживает у себя на столе стопку листов бумаги со списком заданий, которые он должен выполнить за рабочий день. Клерк берет верхний лист, читает указания, пунктуально их выполняет, выбрасывает "отработанный" лист в мусорное ведро и переходит к следующему листу. Предположим, что некий злоумышленник тайком прокрадывается в контору и подкладывает в стопку бумаг лист, на котором написано следующее: "Переписать этот лист в двух экземплярах и положить копии в стопку заданий соседей".
Что сделает клерк? Дважды перепишет лист, положит его соседям на стол, выбросит оригинал и перейдет к выполнению заданий следующего листа из стопки, т.е. продолжит выполнять свою настоящую работу. Что сделают соседи, являясь такими же аккуратными клерками, обнаружив новое задание? То же, что и первый: перепишут его по два раза и раздадут другим клеркам. Таким образом, в конторе бродят уже четыре копии первоначального документа, которые и дальше будут копироваться и раздаваться на другие столы.
Примерно так же работает и компьютерный вирус, только стопками бумаг-указаний являются программы, а роль добросовестного клерка выполняет компьютер. Так же, как и клерк, компьютер аккуратно выполняет все команды программы, начиная с первой. Если же первая команда звучит как "скопируй меня в две другие программы", то компьютер так и сделает, и команда-вирус попадает в две другие программы. Когда компьютер перейдет к выполнению других "зараженных" программ, вирус тем же способом будет расходиться все дальше и дальше по всей файловой структуре компьютера.
Термин "вирус" в применении к компьютерам был придуман Фредом Когеном из Университета Южной Калифорнии (США). Слово "вирус" латинского происхождения и означает "яд". Совершенно точных определений компьютерных вирусов не существует, однако можно эти объекты определить следующим образом.
Компьютерный вирус - это программа, обычно скрывающаяся внутри других программ, способная сама себя воспроизводить ("размножаться") и приписывать себя к другим программам ("заражать их") без ведома и согласия пользователя, а также выполняющая ряд нежелательных действий на компьютере (проявление "болезни").
Обычно вирусная программа создается специально для того, чтобы нарушить работу компьютеров или создать затруднения пользователю. Появление программ-вирусов обусловлено массовостью компьютеров, а также распространенностью стандартных операционных систем.
Зараженные программы или электронные письма с вложенными зараженными файлами сами становятся носителями вируса и заражают другие объекты. Помимо заражения вирусы могут выполнять некоторые побочные действия, как безвредные (например, высвечивание на экране некоторого сообщения или воспроизведение какой-либо мелодии), так и злостные (уничтожение информации на носителях, замедление выполнения программ и т.д.). В начальной стадии заражения действие вируса может быть практически незаметно для пользователя. Однако через некоторое время одни программы перестают работать, другие начинают работать неправильно, скорость выполнения программ уменьшается, на экран выводятся посторонние сообщения и т.п. К этому времени, как правило, многие используемые программы оказываются зараженными, а возможно, и испорченными. Велика вероятность того, что в процессе работы через локальную сеть (при ее наличии) или с помощью электронной почты вирус распространится на другие компьютеры. Такой спонтанный процесс распространения вирусов называют ’’эпидемией”.
При заражении компьютера вирусом важно его своевременно обнаружить. Для этого следует знать основные признаки их проявления, к которым можно отнести следующие:
• участившиеся перезагрузки или зависание компьютера;
• замедленные загрузка и выполнение программ;
• мигание лампочки дисковода, когда не должны происходить операции записи-чтения;
• изменение размеров выполняемых программ;
• уменьшение объема основной доступной памяти.
Следует отметить, что вышеперечисленные явления не обязательно вызываются присутствием вируса, они могут быть следствием других причин. Именно поэтому всегда затруднена правильная диагностика состояния компьютера.
Механизм заражения компьютерных программ вирусами схематично изображен на рис. 5.8.
При выполнении после считывания программа попадает в оперативную память. Если перед этим выполнялась зараженная вирусом программа, вирус также оказывается в оперативной памяти.
Говоря о тенденциях увеличения числа компьютерных вирусов, нельзя не сказать о том, что все чаще встречаются сложные вирусы, не только способные обходить традиционную защиту и использовать свои механизмы заражения и маскировки, но и направленные против конкретных антивирусных средств.
К отличительным особенностям современных антивирусных программ можно добавить еще две: мощный эвристический механизм для борьбы с еще неизвестными программе вирусами и механизм для борьбы с самошифрующимися вирусами. Не вдаваясь в подробности работы этих сложных программных механизмов, отметим, что по характерным для вирусов участкам кода можно с определенной степенью вероятности утверждать о наличии неизвестного программе вируса в объекте. Тесты независимых изданий (например, английский журнал "Virus Bulletin") и большой опыт работы с пользователями во всем мире позволяют утверждать, что в 80 случаях из 100, когда объект заражен неизвестным вирусом, программа выдаст подозрение о заражении объекта. Эвристический механизм позволяет предполагать (прогнозировать) наличие вируса, маска которого на данный момент отсутствует в базе антивирусной программы. Встраивание эвристического механизма в антивирусные программы позволяет расширить их возможности, поскольку дает возможность вести борьбу с пока еще "неизвестными" вирусами. Любой механизм, работающий по эвристическому принципу, может давать ложные срабатывания. Однако, как показал продолжительный опыт работы, их процент незначителен, и в любом случае в таких вопросах лучше немного перестраховаться.
Характерной особенностью так называемых полиморфных вирусов является способность к существенной мутации своего кода, из-за чего некоторые программы (типа Aidstest, весьма популярной в свое время) принципиально не в состоянии обезвредить такие вирусы. Для борьбы с полиморфными вирусами антивирусы нового поколения используют встроенный эмулятор процессора, благодаря которому опознают вирусы под различными шифровщиками и упаковщиками, а с помощью блока эвристического анализа обнаруживают и многие (свыше 80%) неизвестные вирусы. Эмулятор процессора создает имитацию продолжительной работы компьютерных программ, что провоцирует полиморфные вирусы к мутации и, следовательно, к изменению программ.
Отличительными особенностями современных антивирусных программ являются заложенные в них новые возможности:
• проверка архивных и упакованных файлов;
• избыточное сканирование, при котором в поисках вируса объект "разбирается" по байтам и проводится тщательный анализ возможности выполнения деструктивного действия. Это несколько замедляет процесс сканирования, однако повышает надежность обнаружения и удаления вирусных тел из файлов компьютера;
• наличие вирусной энциклопедии с детальным описанием вирусов, которые могут обнаруживаться конкретной программой.
В России антивирусные программы активно разрабатывают следующие фирмы:
• ЗАО "Лаборатория Касперского" (раньше называлась КАМИ), где идеологом развития средств борьбы с вирусами с самого начала является Е.В. Касперский;
• "Диалог-Наука", в которой раньше основным разработчиком был Д.Н. Лозинский, а затем коллектив пополнился И.А. Даниловым, благодаря которому появилась "Лаборатория Данилова".
Помимо антивирусных программ отечественного производства в нашей стране достаточно широко используются разработки таких зарубежных компаний, как Symantec, McAfee, Elashim, Avil Software, S&S International, Sophos.
Антивирусные программы можно классифицировать по различным признакам (рис. 5.10).
Примером программы-ревизора является ADINF, созданная в свое время Д.Н. Лозинским.
Вакцины (другое название - иммунизаторы) предназначены для защиты файлов от заражения, как правило, определенным вирусом. Так, например, корпорация Microsoft создала иммунизирующую программу, предотвращающую заражение операционных систем вирусом W32.BIaster.Wonn.
По способу проверки антивирусные программы классифицируются на две категории:
• программы принудительного запуска. Для поиска и устранения вирусов такие программы (AidsTest, DrWeb for DOS) необходимо запускать специально. Несмотря на возможность многих антивирусных программ вести мониторинг на предмет отсутствия вирусов, иногда ими пользуются в режиме принудительного запуска для проверки отдельных носителей информации (дискет, дисков);
• программы, осуществляющие постоянное наблюдение за вирусной обстановкой. Такие программы (А?Р, DrWeb for Windows, NAV), будучи запущены резидентно, ведут постоянный мониторинг на предмет отсутствия вирусов. В зависимости от установленных параметров при возникновении опасной ситуации программы проводят необходимые действия или формируют сообщение пользователю. Следящие программы наблюдают за появлением вирусов и удаляют вирусные тела из файлов без прерывания обычной работы компьютера.
По способу настройки программы можно объединить в две группы:
• пакетные (AidsTest, Cleaner), параметры работы которых задаются в командной строке при запуске программы;
• программы-оболочки (подавляющее большинство современных программ для Windows), имеющие развитый интерфейс. Настройка параметров работы проводится в специальном режиме установки параметров.
5.5.3. Рекомендации по защите от компьютерных вирусов
Панацеи от компьютерных вирусов не существует и существовать не может. Совершенствуется компьютерное оборудование, развиваются информационные технологии. К сожалению, вирусные разработчики постоянно повышают свое мастерство, создавая все более сложные и опасные вирусы. Однако соблюдение следующих рекомендаций по крайней мере снизит вероятность тяжелых последствий, которые могут вызвать их творения.В целях защиты компьютеров от заражения вирусами рекомендуется:
• оснастить свой компьютер современными антивирусными программами (например, DrWeb, AVP, McAfee, NAV или другими) и постоянно обновлять их версии;
• регулярно создавать резервные копии важных файлов и системных областей жестких дисков;
• периодически проверять на наличие вирусов жесткие диски компьютера, запуская антивирусные программы для тестирования файлов, памяти и системных областей дисков;
• перед считыванием с дискет информации, записанной на других компьютерах, всегда проверять эти дискеты на отсутствие вирусов, запуская антивирусные программы своего компьютера до чтения содержания дискет;
• при переносе на свой компьютер файлов в архивированном виде проверять их сразу же после разархивации на жестком диске, ограничивая область проверки только вновь записанными файлами;
• всегда защищать свои дискеты от записи при работе на других компьютерах, если на них не будет проводиться запись информации.
Вопросы для самоконтроля
1. Что понимается под информационной безопасностью и безопасностью информации?2. На какие категории можно разделить информацию применительно к организации защиты информации? Кто владеет информацией, относящейся к каждой из категорий?
3. Какие критерии определяют охраноспособность сведений, составляющих коммерческую тайну?
4. Какие сведения не могут составлять коммерческую тайну предприятия?
5. Каковы цели и задачи защиты информации?
6. Какие функции должна выполнять система защиты информации?
7. Как можно охарактеризовать уровни защиты информационной системы?
8. Что представляет собой модель системы защиты информации?
9. Что включает в себя анализ угроз безопасности?
10. Каковы основные классы угроз безопасности, направленных против информационных ресурсов?
11. Каковы основные пути реализации угроз информационной безопасности?
12. Какова структура комплекса требований по информационной безопасности?
13. Каково содержание типовых этапов создания системы обеспечения информационной безопасности?
14. Каково назначение идентификационных систем?
15. Какими основными характеристиками обладают биометрические системы идентификации?
16. Как можно классифицировать компьютерные вирусы?
17. Какими основными особенностями обладают современные антивирусные программы?
18. Как можно классифицировать антивирусные программы?
Рекомендуемая литература
1. Биометрика на страже электронной коммерции. 22.06.2001. -.2. Гриняев С. Безопасность электронных коммуникаций // Мир связи. Connect! - 2002. - №8.
3. Информационные технологии в бизнесе: Энциклопедия: Пер. с англ. / Под ред. М. Желены. - СПб.: Питер, 2002. - 1120 с.
4. Копылов В.А. Информационное право. - 2-е изд. - М: Юристъ, 2003.-623 с.
5. Леваков А. Анатомия информационной безопасности США // Jet Info. - 2002. - №6. - С. 12 - 14.
6. Мельников В.В. Безопасность информации в автоматизированных системах. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 368 с.
7. Першиков В.И., Савинков В.М. Толковый словарь по информатике. - М.: Финансы и статистика, 1995. - 544 с.
Глава 6 ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
Возрастание роли финансов при переходе к рыночной экономике не могло не отразиться на автоматизации бизнеса. Учет финансового состояния и анализ динамики развития организации являются ключевыми бизнес-процессами управления. Информационные технологии позволяют унифицировать и существенно ускорить эти трудоемкие процессы, обеспечить оперативность при подготовке регулярной отчетности организаций различного профиля перед вышестоящими и налоговыми органами.При рассмотрении финансово-экономических систем различного назначения особое внимание уделяется новым продуктам и услугам, основанным на использовании современных информационных технологий (ИТ), в том числе интерактивным услугам клиентам. Практические приложения информационных технологий в бизнесе характеризуются функциональными возможностями представленных на рынке типовых информационных систем, наличием программных продуктов по соответствующему направлению, особенностями конкретных информационных систем.
1.1. Финансовые институты и их информационная поддержка
Общеизвестна роль финансов как кровеносных сосудов экономики. Ускорение платежей немыслимо без использования достижений современной вычислительной техники, телекоммуникаций и информатики.Сегодня информационные технологии решают много актуальных производственных и финансовых проблем. Основные субъекты финансовой деятельности, представленные на рынке, и существующие между ними отношения схематически приведены на рис. 1.1.
Автоматизация финансовой деятельности в первую очередь определяет необходимость введения электронного документооборота помимо традиционного бумажного. Это относится как к платежным документам (платежным поручениям и требованиям-поручениям, чекам и аккредитивам, расходным и приходным ордерам и др.), так и
к документам материального учета (накладным, актам инвентаризации и списания и т.п.).
Таким образом, автоматизация учета нацелена прежде всего на устранение массы рутинных операций, а также на автоматизированную подготовку бумажной (твердой) копии документов, в данном случае - финансовых. Это касается в полной мере и подготовки отчетов, направленных на контроль правильности исполнения и учета, а также на организацию бумажного и электронного архивов.
Одним из основных принципов автоматизации является однократный ввод документов в интересах всех заинтересованных лиц. Так, например, ввод информации для платежного поручения в идеале должен быть однократным на предприятии-плательщике и не повторяться в коммерческом банке, расчетно-кассовом центре Центробанка и т.д. Современное состояние автоматизации далеко не всегда позволяет реализовать такую технологию, что влечет за собой большое число рутинных операций.
Существенным фактором необходимости развития автоматизированных систем служит также ориентация менеджеров на использование управленческого учета. Это в значительной степени предопределяет требование создания интегрированной системы, обеспечивающей так называемое единое информационное пространство в рамках всей информационной системы.
Типовая структура современного предприятия, ориентированного на материальное производство продуктов и/или услуг, приведена на рис. 1.2, а основные направления учета отражены на рис. 1.3.
Мы остановимся на типовых информационных системах учета финансовой деятельности. Представляет интерес информационная поддержка бухгалтерского учета и аудита на предприятии, услуг в коммерческом банке, на фондовом рынке и в торговле, во внешнеэкономической деятельности, в страховом бизнесе и пенсионном деле.
Тесная связь информационного обеспечения финансового менеджмента с услугами, предоставляемыми коммерческими банками и инвестиционными институтами, определяет особое внимание, уделяемое информационным технологиям в банках и на фондовом рынке. В силу ряда объективных и субъективных обстоятельств банковская система является одним из наиболее развитых потребителей информационных технологий, и этот опыт может быть полезен для других предприятий как объект для подражания.
Склад комплектующих
Потребители
Склад готовой продукции
Сборка Инструменты Комплектующие Вспомогательное производство
Рис. 1.2. Типовая структура современного предприятия
1.2.1. Проблемы автоматизации бухгалтерского учета
В современном предприятии циркулирует значительное число финансовых потоков, отражаемых соответствующими информацонными потоками (рис. 1.4). Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на новые информационные технологии.Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только декларируют, но и обеспечивают следующие возможности:
• простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;
• понятное и емкое представление информации;
• широта применения как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;
• настройка на изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;
• большой набор типовых операций и форм отчетности;
• значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.
• полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;
• возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);
• автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов-ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;
• создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;
• получение различных типов отчетов в бумажной форме;
• возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.
При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляются следующие возможности:
• быстро подготавливать все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Росстата;
• рассчитывать зарплату;
• вести учет основных средств;
• анализировать финансовую деятельность;
• содействовать организации управленческого учета на предприятии.
1.2.2. Классификация бухгалтерских программ и систем
Российский рынок бухгалтерского и финансового программного обеспечения (ПО) стремительно развивается вслед за мировым. Определить количество фирм, занимающихся этим бизнесом, сложно: таких фирм достаточно много. В России интерес к указанному рынку претерпел несколько стадий.Первая из них относится к началу перестройки. Поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших машин (мейнфреймов типа ЕС ЭВМ) и созданием мна коленке" программ-самоделок для комплектации ими продаваемых "программно-аппаратных комплексов", основная ценовая нагрузка в которых падала на программное обеспечение.
Вторая стадия связана с рождением в России большого числа коммерческих и околокоммерческих структур, которые требовали ведения быстрой и простой бухгалтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на потребности рынка. Среди этих фирм выделялись по степени распространенности их продукции "1C" ("1C: Бухгалтерия"), "Хакер Дизайн" ("Финансы без проблем"), ДИЦ ("Турбо-бухгалтер"). Многие фирмы и группы программистов разрабатывают в это время такого рода программы под заказ. В дальнейшем наиболее успешные из этих разработок появились на рынке, в том числе разработки фирм "ИнфоСофт", "Паритет Софт", "Инфин", "Парус", "Атлант-Информ" и др. Эти программы позволяли работать бухгалтерам разной квалификации, включая и тех, кто недавно переквалифицировался из многочисленной армии инженеров.
Третья стадия развития рынка ПО для бухгалтерского учета связана с переходом от упрощенного учета к профессиональному. В современных разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных сетях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, анализу финансовой деятельности. Рынок отреагировал на эти потребности, и, анализируя его современное состояние, можно отметить наличие большинства из указанных возможностей в современных системах.
Для этой стадии характерны консолидация усилий и отбор в результате конкуренции фирм, которые в наибольшей степени сумели адаптироваться к рынку промышленного производства, распространения и сопровождения программных продуктов бухгалтерского профиля и их интеграции в комплексы программ, в том числе по направлениям деятельности. Среди наиболее успешных компаний на этом сегменте рынка выделяется компания "1C".
Четвертая стадия развития ПО для бухгалтерии связана с переходом от чисто бухгалтерского к управленческому учету. Эта тенденция наиболее зримо прослеживается на зарубежном рынке ПО для крупных предприятий, но начинает проявляться и в России. Для такого рода систем характерна интеграция в рамках автоматизированных управленческих информационных систем, в том числе для различных компонентов управленческой деятельности, включая управленческий учет, управление персоналом, производством, снабжением и сбытом (в рамках концепции контроллинга).
Итак, состояние современного рынка ПО для бухгалтерии и аудита можно охарактеризовать как интенсивно развивающееся. Наметилась специализация ПО по группам потребителей в зависимости от их потребностей. Основные классы программных систем бухгалтерского профиля, представленные на российском рынке, характеризуются табл. 1.1.
Выбор того или иного класса систем определяется позиционированием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников. Это особенно существенно для малых предприятий, где наблюдается совмещение функциональных обязанностей сотрудников.
Автоматизация простейших форм учета и распространенность мини-систем во многом обусловлены бухгалтерской и компьютерной безграмотностью в России на ранних этапах перехода к рыночной экономике в отличие от Запада, где указанные дисциплины начинают постигать со школьной скамьи. Рост требований к системам возрастает по мере того, как осознается польза от их использования не только для фискальных органов, но и для самого предприятия. Но это не дается бесплатно. От бухгалтера требуется совершенно другая квалификация: умение разбираться в тонкостях учета - планировать налоги, учитывать потоки платежей, определять окупаемость инвестиционных проектов и многое другое.
Следует отметить значение бухгалтерской автоматизации для руководства предприятий. Мы не говорим о тех случаях, когда руководитель сам является и бухгалтером. Комплексные программы обеспечивают взаимосвязь всех звеньев учета - от комплектации до торговли, что не может не сказаться на качестве менеджмента.
Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России: структура плана счетов хотя и существенно видоизменена, но непривычна для зарубежных специалистов.
|
Класс систем |
Группа потребителей |
Основные характеристики |
Фирмы- разработчики |
|
Мини бухгалтерия |
Бухгалтерия численностью 1-3 человека Без специализации | Ввод и обработка бухгалтерских записей Печать первичных документов и отчетности |
"ІС" "ИнфоСофт" "Инфин" |
|
Универ сальные системы (миди- бухгалте рия) | Численность бухгалтерии невелика Предусмотрены все основные разделы учета |
Усиленная аналитика Реализация основных компонентов натурального учета Учет труда и заработной платы , |
"ІС" ’’Инфин" "ИнфоСофт" "Атлант- Информ" БЭСТ |
|
Локальные АРМ | То же |
Локальная модификация комплексных систем Комплексная реализация частной задачи учета |
"1C" "ИСТ" |
| Комплексные системы | Бухгалтерия численностью не менее 10 человек Разделение функций между сотрудниками | Комплекс программ Сетевая архитектура Достаточно полная реализация функций Адаптируемость |
"Парус" "Новый Атлант" "Галактика" R-Style БЭСТ |
|
Управлен ческие системы |
Подразделения бухгалтерского и финансового учета Подразделения финансового менеджмента |
Управленческий учет Планирование и управление Настройка на клиента (кастомизация) Открытость архитектуры Масштабируемость |
"Новый Атлант" "Цефей" SAP Oracle СА |
Среди зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские программы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь некоторые. Это характерно прежде всего для класса комплексных систем, ориентированных преимущественно на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адаптацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие особенности предприятия:
• конкретную сложную организационную структуру;
• существующие и модернизируемые бизнес-процессы;
• внутренние принципы учета, анализа и управления снабжением, производством и сбытом;
• параллельную отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с международными партнерами, в связи с ожидаемыми инвестициями и др.
По функциональной направленности можно выделить системы, ориентированные на традиционный суммовой бухгалтерский учет, оперативно-хозяйственный учет, управленческий учет и финансово-экономический анализ. Основные тенденции развития российского рынка бухгалтерского ПО:
• рост функциональной мощности малых программ;
• переход на Windows-интерфейс;
• рост интереса к сложным управленческим программам, в том числе построенным на базе архитектуры "клиент-сервер".
1.2.3. Мини-бухгалтерия
Типовая структура системы мини-класса определяется нормативными документами, регламентирующими порядок ведения бухгалтерского учета на предприятиях различных форм собственности.Такая система ориентирована на главных бухгалтеров, бухгалтеров, экономистов с различным уровнем знаний и опыта, работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быстрого и качественного составления проводок финансово-хозяйственных операций, их исправления, анализа и расчетов по ним.
Функциональные возможности типовой системы представлены на рис. 1.5. Используемая в системе форма учета содержит всю необходимую бухгалтеру информацию.
по синтетическому счету
по полному счету по валютному счету по субсчету
проводок
Формат округления
Объединение
расходный
ордер
приходный
ордер
Банк
платежное
поручение
платежное
требование-
поручение
Операции по счетам
Сальдо на дату
Обороты за период
Главная
книга
Баланс
Финансовые
результаты
Выход
с записью на внешний носитель
без записи
Операции с проводками
Контроль проводок
Исправление
ошибок
Печать кассовой книги
Обороты
по синтетическим счетам
по полным счетам
по счетам и субсчетам
Справочники
Работа с архивом
Переиндек-
сация
Установки
Реквизиты
Импорт
данных
Стандартные
проводки
Блочные
проводки
Субсчета
Синтетические
счета
Полные счета
Документы
Примечания
Налоги
Валюта
Конфигурация
печати
Звуковые
сигналы
Пароль
Доступ к архиву
Учетные счета
Перенос
системы
Валюта/рубли
Ввод-вывод
Рис. 1.5. Функциональные возможности типовой бухгалтерской мини-системы
Функциональные возможности типовой бухгалтерской системы включают в себя следующие компоненты.
Журнал проводок. Регистрация всех финансово-хозяйственных операций предприятия, составление и обработка бухгалтерских проводок, их печать помесячно или за любой другой период времени в хронологическом порядке.
Касса, банк. Составление, печать и хранение кассовых и банковских документов (приходный ордер, расходный ордер, платежное поручение, платежное требование-поручение), автоматическая регистрация проводок по этим документам, составление накопительных ведомостей операций по кассе и банку, печать кассовой книги.
Валютные операции. Полноценный учет валютных операций с отражением суммы в любой валюте, ее рублевого эквивалента на дату совершения операции, автоматический пересчет курсовой разницы на отчетную дату, отнесение сумм переоценки валюты на счета, указанные пользователем.
Расчеты с дебиторами и кредиторами. Полноценный аналитический учет расчетов с контрагентами, накопительные ведомости по любому контрагенту: поставщику, покупателю, подотчетному лицу, прочим дебиторам и кредиторам.
Типовые сводные документы. Накопительная ведомость синтетического и аналитического учета по любому счету или субсчету, оборотная ведомость, Главная книга по дебету или кредиту счетов, развернутое и свернутое сальдо.
Баланс и отчетные формы. Автоматический расчет и печать баланса, отчетных форм для представления в ФНС России, в которых используются данные из проводок, оборотов и сальдо, перенастройка на изменения законодательства с возможностью переопределить порядок расчета и заполнения баланса и отчетных форм. Создание и расчет любых новых форм.
Налоговый календарь. Система содержит информацию о видах налогов и сроках платежей в бюджет, по желанию пользователя может напоминать о приближении сроков при входе в систему. Эти напоминания можно использовать для контроля сроков отчетности перед руководством, для постоянных платежей арендной платы и прочих регламентных работ в бухгалтерии.
Быстрый ввод информации. Операции могут вноситься в систему любым удобным способом: выбором из перечня стандартных проводок, копированием аналогичных предыдущих записей по образцу, выбором с использованием блочных проводок либо путем регистрации ранее созданных в системе первичных банковских и кассовых документов.
Подсчет сальдо и баланса. Сальдо по счетам и субсчетам на начало указанного пользователем месяца рассчитываются автоматически. При вводе новых проводок и при исправлении старых система автоматически перемещает дату контроля на самую раннюю дату из редактируемых записей. После этого проводится контроль, и затем вновь рассчитывается сальдо. На основании подсчитанного сальдо система заполняет баланс и составляет отчетные формы. Возможность произвести перерасчет сальдо после внесенных исправлений позволяет отказаться от использования красного сторно в пределах квартала.
Главная книга, оборотная ведомость. Если требуется больше информации, чем содержится в сальдо и балансе, то можно составить Главную книгу с суммами по различным корреспонденциям. Такая Главная книга более удобна, чем обширная по размерам шах-матка или книга, составленная ручным способом. Оборотную ведомость можно использовать для просмотра оборотов по счетам: развернуто - по каждому счету и субсчету или в свернутом виде - по синтетическим счетам.
Печать бухгалтерских архивов. При ведении компьютерного учета не следует забывать, что некоторые документы должны храниться в бумажном виде, подписанными и подшитыми, как того требуют инструкции. Поэтому при завершении работ по отчетному кварталу целесообразно отпечатать такие документы, после чего можно приступать к работе в следующем квартале.
Работа со справочниками. Для обеспечения удобства конечному пользователю, поддержания работоспособности системы особое значение имеет порядок в справочниках. С настройки справочников начинается работа с системой после ее инсталляции, через справочники заносятся изменения в атрибуты организаций, справочники помогают поддерживать порядок в проводках за счет использования шаблонов.
Поиск информации. Встроенный гибкий конструктор запросов обеспечивает достаточно сложный оперативный поиск информации по многим атрибутам.
Редактирование шаблонов типовых форм. Встроенный редактор типовых форм выходных документов незаменим при настройке на привычный пользователю документооборот, а также в случае изменения отчетных форм для представления в налоговые и статистические органы.
Тщательный контроль. Введенные записи перед расчетом сальдо контролируются на правильность корреспонденции, на верное указание номеров счета и субсчета, на корректное отражение валютных операций по текущему курсу.
Учетная политика. Система должна позволять работать в рамках любой учетной политики и различных планов счетов. Можно настроить план счетов и другие разделы системы на самую специфическую учетную политику предприятия и затем перенастраивать их при изменении законодательства или особенностей предприятия.
Показатели финансово-хозяйственной деятельности. Предусматриваются расчет показателей деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета, содержащимся в системе, сопоставление показателей по периодам, возможность формирования плановых показателей и контроль выполнения.
Работа с данными прошлых лет. Обеспечиваются возможность исправления и перерасчета данных прошлого года, просмотр информации любого года из предыдущих лет, автоматический переход в новый год с переносом сальдо по счетам и субсчетам для контрагентов.
Контекстная помощь. Контекстные подсказки о режимах работы, о назначении функциональных клавиш, о возможных действиях, инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета с быстрым поиском необходимой информации.
Основные эксплуатационные свойства системы должны быть ориентированы на массового пользователя. Надежность, простота, гибкость - это именно то, что требуется бухгалтеру-профессионалу от систем мини-класса.
Система должна иметь дружественный интерфейс, встроенный калькулятор, дизайн, пригодный для многочасовой работы перед экраном, набор сообщений, напоминаний, предостережений.
Этот класс систем ориентирован на бухгалтеров, не имеющих расширенных навыков работы с компьютером, однако практика показывает, что производительность труда работника зависит не только от умения уверенно работать со специализированными программами, но и от степени общей компьютерной грамотности, что объясняется необходимостью применения достаточно широкого спектра программ.
1.2.4. Комплексная автоматизация бухгалтерского учета
Развитие функциональных возможностей бухгалтерских программ породило спрос на системы с расширенными возможностями. То, что несколько лет назад казалось труднореализуемым для массового пользователя, а для крупных предприятий недостаточно функциональным из-за проблем, связанных с адаптацией под быстротекущую российскую действительность, сегодня не кажется несбыточной мечтой.С одной стороны, зарубежные фирмы предлагают на российском рынке самые современные, построенные на новой технологической основе комплексные решения для крупных предприятий (SAP, Oracle и др.), с другой - российские разработчики лучше представляют отечественную специфику. Короче говоря, современный рынок комплексных решений для управления предприятием интенсивно развивается.
Российские фирмы прежде всего уделяют внимание формированию комплексных бухгалтерских систем с развитыми аналитическими возможностями. Комплексные решения охватывают все участки учета и формируются, как правило, по модульному типу (рис. 1.6). При поставке конкретному пользователю возможна настройка на потребности заказчика. При этом модули, за исключением ядра системы, могут поставляться и эксплуатироваться в различных конфигурациях.
Благодаря наличию метабазы данных достигаются гибкость и на-страиваемость решений на конкретные применения. Все это позволяет быстро менять структуру и функции конкретного приложения в условиях меняющейся среды. Как правило, возможны модификации сценариев диалога, переориентация "горячих клавиш", настройка выходных форм и схем расчета с использованием генераторов отчетов. Потенциальной особенностью таких систем является также включение в них модулей финансового анализа предприятия и его партнеров, а также планирования и анализа инвестиционных проектов.
Комплексные решения обеспечивают решение бухгалтерских и управленческих задач, включая комплексный подход к финансовому планированию и оценке исполнения бюджетов на предприятии. Бюджеты могут готовиться по разным направлениям: финансовому, товарному, производственному.
• автоматизации расчета заработной платы.
Автоматизация складского и оперативно-хозяйственного учета
Типовая автономная система складского учета на предприятиях и в организациях, не занятых непосредственно промышленным производством и торговлей, предназначена для бухгалтерского и номинального учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Она обеспечивает составление и печать счетов и накладных в одной (или двух) валюте, формирует ведомости по остаткам и движению материальных ценностей за любой период в количественном и стоимостном выражении, поддерживает альтернативные методы учета ценностей в зависимости от условий учета и переоценки.
Основными функциями типовой системы являются:
• настройка на используемый метод учета;
• составление, печать и хранение копий счетов, расходных, приходных и внутренних накладных, актов списания;
• подсчет остатков на любую дату и оборотов за любой период;
• составление ведомости движения товарно-материальных ценностей и учетных карточек по объектам учета;
• получение информации по взаиморасчетам с партнерами, в том числе в валюте;
• иерархический кодификатор ТМЦ, ведение аналитики по контрагентам, материально ответственным лицам, складам;
• возможность внесения изменений в данные ранее обработанных периодов в текущем и предшествующем годах;
• создание при регистрации операций документов бухгалтерских проводок, включая валютные, и обеспечение автоматической передачи данных в бухгалтерскую систему.
Учет в условиях производства имеет много общего, но более сложная организационная структура требует комплексных решений, наличия единого информационного пространства и др.
Автоматизация расчета заработной платы
Автоматизация расчета "получки” на крупных социалистических предприятиях считалась одним из основных достижений автоматизации управления. При этом предусматривались учет различных тарифов, отраслевых, территориальных и льготных коэффициентов и надбавок, расчет отпусков и больничных листов, формирование расчетных ведомостей и сводных данных для учета в Главной книге. Это была одна из первых задач, решение которой было адаптировано для персональных компьютеров.
Переход от "получки" к зарплате не был безболезненным. Возникли новые виды трудовых взаимоотношений, начиная от массового совместительства и заканчивая временными трудовыми коллективами. Нередко оплата труда осуществлялась нетрадиционными способами, связанными с "оптимизацией" налогообложения.
Помимо автономных систем расчета заработной платы появилось много систем, в которых подсистема расчета зарплаты встроена в бухгалтерскую систему или поставляется как отдельный АРМ (автоматизированное рабочее место) в наборе решений.
Типовая система предназначена для расчета заработной платы и оформления необходимой документации на предприятиях любой формы собственности. Предусматриваются составление и печать расчетных листков, расчетно-платежных ведомостей, расходных ордеров, налоговых карточек, карточек депонентов и других документов.
Система обеспечивает учет труда при повременной и сдельной оплате, расчет подоходного налога в соответствии с законодательством, учет кредитов для сотрудников. Она, как правило, совместима с бухгалтерской и кадровой системами, системой учета материальных ценностей.
Основными функциями типовой системы являются:
• учет труда при повременной и сдельной оплате, оформление табелей, индивидуальных и бригадных нарядов;
• расчет начислений (по окладу, сдельной и повременной оплате), расчет надбавок, премий, больничных листов, отпускных и др.;
• формирование и печать расчетных листков сотрудников, составление документов по авансу и зарплате (платежных ведомостей, расходных ордеров, платежных поручений по перечислениям на счета сотрудников в банках), депонирование зарплаты и т.п.;
• регистрация произведенных выплат на основе первичных документов и автоматическое формирование соответствующих бухгалтерских проводок;
• составление расчетных ведомостей, сводов начислений и удержаний по сотрудникам, подразделениям и организации в целом;
• формирование типовых справок о доходах, налоговой карточки, сведений о расчетах по кредитам и ссудам по каждому сотруднику.
Среди новшеств можно отметить расчеты с различными видами оплаты (в двух валютах, с использованием депозитов, страхования и пр.). Особенности расчета проявляются и в связи с новыми услугами банков, в том числе услугами по перечислению на банковский счет, с использованием банковских карточек и др.
1.2.5. Домашняя бухгалтерия
Производственная бухгалтерия - не единственная область приложения финансовых программ. По мере роста парка домашних персональных компьютеров (а заодно и доходов определенной части населения) интерес к домашней бухгалтерии у нас в стране будет возрастать.Персональный компьютер можно использовать для учета доходов и расходов, планирования семейного бюджета, включая долговременные вложения, составление деклараций. Все эти вопросы постепенно становятся актуальными для значительной части населения, прежде всего представителей бизнеса.
Среди зарубежных компьютерных программ для домашней бухгалтерии можно выделить программы Quicken компании Intuit Согр. и MS Money фирмы Microsoft, которая имеет устойчивые и долговременные традиции на российском рынке, а также большой опыт локализации своих программных продуктов.
Кто же он, пользователь такого рода программ на Западе? Это и бизнесмен, и рабочий, и домохозяйка - при устойчивой экономике и стабильных законах можно планировать свои накопления с учетом стабильной инфляции, прогнозируемых банковских процентов, развитого рынка ценных бумаг.
Уже появилась возможность распоряжаться своими активами в банке, не выходя из дома. Развитие телекоммуникационных возможностей, закладываемых в современные программы домашней бухгалтерии, стало приоритетным направлением информационных технологий. С учетом тенденций развития рынка финансовых и торговых услуг в России потребность в них уже не за горами. Появились на этом рынке и российские разработки, в частности компании "1C".
Перспективы использования домашней бухгалтерии в России вполне обнадеживающие. Показатели инфляции, курса доллара, ставки рефинансирования и ряда других макроэкономических позиций достаточно устойчивы и предсказуемы. Этим определяется возможность планирования не только для предприятий, но и для физических лиц. Наблюдается также активность на рынке финансовых услуг для физических лиц со стороны ряда банков. Развивается рынок программ, связанных с упрощенной формой учета финансов:
• для ведения домашних финансов и бытовой канцелярии;
• для индивидуальных предпринимателей и личного учета финансов.
Наличие российских разработок вселяет оптимизм и надежду на то, что зарубежные программы этого типа не останутся фаворитами российского рынка.
Из первой группы программ можно выделить разработки "Эконом” фирмы "Парус", а также RS-Money фирмы R-Style.
Программы второй группы появились на рынке еще в середине 1990-х гг. Они ориентированы на бизнесменов и директоров предприятий, ведущих личный учет финансов. К такого класса системам относятся разработки фирм GreenSoft Ltd. (под символическим названием "Black Cash" - "черный нал"), "Фолио" и "Парус". Принципиально новых идей и алгоритмов перечисленные системы, как и ожидалось, не содержат. В них используется бухгалтерская терминология, но функциональный набор ближе к программам учета домашних финансов. Они обеспечивают личный учет руководителем фирмы прихода и расхода средств в любой валюте, что позволяет ему контролировать кредиты, ссуды, проценты, конвертацию, составлять сметы и проверять их исполнение. В России речь идет, как правило, о наличных или не полностью учтенных средствах, контролируемых лично помимо бухгалтерии. Можно ожидать, что по мере становления российского законодательства ряд этих функций постепенно отомрет.
Указанные программы в отличие от традиционных бухгалтерских призваны прежде всего анализировать ситуацию, хотя бы упрощенно, а не готовить отчетность и выходные платежные документы. Понятно, что в этих условиях российские разработчики, находящиеся на своей родной почве, имеют преимущества в скорости реагирования на изменения в законодательстве и нормативных актах по сравнению с зарубежными специалистами. Тем более что за рубежом рассматриваемая ниша - одна из наиболее рентабельных.
1.2.6. Тенденции развития бухгалтерских систем
1. Формирование в России рынка бухгалтерских систем в основном завершилось. Можно констатировать, что данный сегмент рынка развивается динамично и опережающими темпами по сравнению с другими сегментами рынка ПО, прокладывая дорогу компьютерному бизнесу в нашей стране.2. Высокий уровень конкуренции ведет к постоянному совершенствованию программных и аппаратных решений. Наметилась тенденция к разработке комплексных систем, предусматривающих помимо традиционного внешне ориентированного бухгалтерского учета включение развитых подсистем оперативно-хозяйственного и управленческого учета. Высокая конкуренция среди разработчиков определяется также присутствием на российском рынке мировых лидеров комплексных управленческих решений.
3. Появляется потребность в создании рынка бухгалтерских программ для домашнего использования. Этот сегмент рынка должен быть сформирован достаточно быстро и преимущественно в отечественном исполнении.
4. Следует подчеркнуть, что для бизнесмена сегодня имеется весь спектр информационных услуг в области бухгалтерии. Вопрос в том, как ими воспользоваться. Здесь на помощь могут прийти специалисты-консультанты, консалтинговые группы и фирмы, которые в достаточной мере представлены в России.
5. Тенденции развития можно "подсмотреть" в смежном секторе информационных услуг для банков. В этой связи особое внимание уделяется технологиям предоставления услуг на расстоянии. Развитие и использование средств телекоммуникации, локальных и глобальных вычислительных и телекоммуникационных сетей во многом определяют специфику развития всего спектра бухгалтерских систем.
1.3. Информатизация банковской деятельности
Связь любой деятельности в обществе с политикой и экономикой общепризнана. Также признано, что финансы являются "кровеносными сосудами" экономики.В России, пожалуй, есть еще один фактор повышенного внимания предпринимателей к этой сфере. Особенность функционирования банковской системы России заключается в том, что банки в своем развитии были обязаны и имели возможность уделять значительное внимание автоматизации. Таким образом, передовые информационные технологии в конце XX в. отрабатывались в значительной мере именно в этой сфере деятельности. Поэтому тем, кто хотел бы промоделировать использование перспективных информационных технологий, имеет смысл ознакомиться с их состоянием в банковском сообществе.
1.3.1. Информационная поддержка финансовых институтов в рыночной экономике
Кредитно-денежные и финансовые институты в России до сих пор переживают серьезные структурные изменения. Создается полноценная финансовая система, складываются новые пропорции в динамике государственного и частного секторов экономики.Рассмотрим вопросы автоматизации и информационной поддержки, связанные с кредитными учреждениями. Традиционными задачами банков, как известно, являются привлечение средств на расчетные (текущие) счета и в срочные вклады, предоставление аккумулированных средств в ссуду на условиях платности, срочности, возвратности, а также осуществление расчетов между организациями и предприятиями. В настоящее время круг банковских операций расширился, все чаще стирается грань между различными кредитнофинансовыми учреждениями. Появились новые требующие специфической информационной поддержки, прежде всего в части работы с клиентами, задачи. Типовые рынки банковских услуг представлены на рис. 1.7.
Трудно переоценить роль информации в современном бизнесе, особенно в банковской деятельности, так как современный подход к структуризации фирмы базируется на трех китах: бизнесе, кадрах и информационных технологиях. Успешность реализации многих приоритетных задач банковского сектора также определяется достижениями информационных технологий. Среди них следует выделить:
• обеспечение доступности современных банковских услуг для корпоративных клиентов и населения во всех регионах страны;
• развитие розничного бизнеса;
• реинжиниринг системы управления банковской деятельностью;
• обеспечение должного уровня транспарентности бизнеса.
Приоритетное значение имеют вопросы повышения уровня корпоративного управления. Для этих целей значимыми являются внедрение методов контроллинга и повышение информационной прозрачности банков, в том числе:
• построение эффективных процедур контроля рисков банковской деятельности;
• оптимизация издержек внутрибанковской деятельности;
• внедрение функционально-стоимостного анализа прибыльности для оценки новых продуктов и услуг;
• переход на международные стандарты финансовой отчетности.
Информационная поддержка банковской деятельности, призванная обеспечить успешное решение перечисленных стратегических проблем, охватывает следующие направления:
• повышение конкурентоспособности на рынке банковских услуг в условиях перестройки банковской деятельности и уменьшения прибыльности в некоторых секторах финансового рынка;
• оперативный учет, входной контроль и долговременное хранение наиболее полных данных о деятельности банка и его территориально разнесенных подразделений;
• формирование бухгалтерской и аналитической отчетности для представления во внешние организации (Центральный банк РФ, ФНС России, учредителям и акционерам и т.п.), а также для управления деятельностью банка;
• поддержание технологии единого информационного пространства, в том числе относительно директивной, нормативной и справочной информации;
• развитие технологических возможностей по доставке услуг клиентам.
В то же время при автоматизации банковской деятельности зачастую повторяются ошибки, которые обусловили трудности в развертывании автоматизированных систем управления в СССР:
• некомплексный характер постановки задачи и отсутствие системного подхода к ее решению;
• отсутствие единой технической политики;
• отсутствие в банке единого административного органа, контролирующего и координирующего все аспекты автоматизации, или недостаточные полномочия этого органа.
Необходимость в развитой информационной поддержке определяет основные тенденции развития автоматизированных систем обеспечения банковской деятельности.
Современный подход к комплексной автоматизации банковской деятельности должен предусматривать:
• системность формирования принципов проектирования, внедрения, сопровождения и развития автоматизированной банковской системы, основанных на согласованной концепции;
• наметившиеся тенденции перехода от жестких закрытых систем к открытым системам, адаптируемым к динамическим изменениям во внешней и внутренней среде; от создания банковских систем к формированию автоматизированных банковских технологий; от автоматизации учета к автоматизации управления банковской деятельностью; от автоматизации фиксированного набора функций к автоматизации развиваемых технологий (документооборота) банковской деятельности;
• поддержку режима реального времени при распределенной обработке банковской информации.
1.3.2. Классификация банковских информационных систем
Рост требований к современным банковским системам определяется рядом факторов. Наиболее важными из них, с одной стороны, являются изменение экономической обстановки в России и исчезновение легких способов получения прибыли, в то время как инвестиции в промышленность все еще ограничены. С другой стороны, необходимость радикального улучшения поддержки принимаемых решений для повышения эффективности стратегической линии банка, а также его финансовых вложений требует новых подходов к информационной поддержке банковской деятельности. Основные факторы влияния, определяемые внешней средой и сложившимися стереотипами, и управляемые факторы, допускающие изменения в деятельности за счет принимаемых решений в зависимости от стратегических целей, представлены на рис. 1.8.Исторически развитие автоматизированных банковских систем (АБС) прошло ряд этапов (рис. 1.9).
Основные характеристики предлагаемых на этих этапах решений отражены в табл. 1.2. Каждый из них представлен системами соответствующих поколений.
I. Начальный этап автоматизации был основан на использовании автономных рабочих мест банковских специалистов; этап характеризуется относительной простотой реализации, возможностью быстрого внедрения, малочисленностью команды разработчиков, практической независимостью от коммуникаций.
цели банка
III. Потребности в расширении возможностей по анализу деятельности банка и его клиентов привели к созданию интегрированных систем банковского учета, нацеленных на расширение аналитических возможностей в многофилиальном банке, в том числе и возможности анализа клиентской базы.
Поколение _ Год 2003 м
Распреде
ленные,
комплексные,
адаптивные
системы
управления
банковской
деятельностью
Мультифунк-
циональные
системы
управления
банковской
деятель
ностью
IV
1998
1995
1992
1990
Интегриро
ванные
системы
банковского
учета
Единый операционный день
Автономные
рабочие
места
» Платежные документы > Баланс
• Распределенность
• Открытость
• Защищенность
• Надежность
• Наращиваемость
• Оперативность
• Управляемость
• Ориентация на пользователя
• Учет
• Счета
• Платежки
• Кредиты
• Сводный баланс
• Клиринг
• Аналитика
• Контроль
• Хранение
• Филиальная сеть
• Разграничение полномочий
• Многопродуктивность
• Информативность Связанность Г ибкость Мобильность
Рис. 1.9. Возможности автоматизированных банковских систем различных поколений
IV. Развитие АБС, направленных на интегрированность в отношении возможностей анализа отчетности и на многофункциональность системы управления банковской деятельностью.
V. Создание интегрированных АБС (ИАБС), ориентированных на использование распределенных, комплексных, адаптивных систем управления банковской деятельностью. Характерными чертами такого рода систем являются формирование единого информационного пространства, адаптируемость в зависимости от изменяющихся требований и внешних условий (включая изменения законодательства и нормативов, расширение номенклатуры услуг), комплексность решений, основанных на системах проектирования информационных систем.
Можно выделить следующие основные требования, предъявляемые к интегрированной автоматизированной банковской системе.
1. Открытость интегрированных АБС.
2. Соответствие основным банковским принципам:
наименование этапа
тезис
гическая
платформа
платформа
платформа
как можно быстрее
день
ІВМ-совмес-
тимые
ПЭВМ
FoxPro
файлы
данных
Поддержка
блокировок
проводок
АРМ специалистов
Рабочие
станции
FoxPro
Clarion
C
Pascal
системы
банковского
учета
завершения
транзакций
рованная
система
банковского
учета
Рабочие
станции
Btrieve
системы
управления
банковской
деятельно
стью
ванная
АСУБД
приложений
ЛВС
Рабочие
станции
мные
средства
4 GL
комплексные,
адаптивные
системы
управления
банковской
деятельно
стью
информаци
онное
пространство
Адаптивность
Открытость
документо
оборота
Управление
банковской
деятельностью
серверов
приложений
ЛВС
Рабочие
станции
5 GL
CASE-
технологии
|
Операци онная система |
Средства коммуника ции |
Правовая поддержка |
Дополни тельные возможности | Примеры |
| DOS | Дискеты | Минимальна | Отсутствуют | Киевский операционный день |
|
DOS Net Ware |
ЛВС Электронная почта |
Защита по паролям Права доступа |
Консолиди рованный баланс Нормативы |
Diasoft Программ- банк R-Bank |
|
DOS Net Ware |
ЛВС Клиент-банк Коммуника ционный сервер |
Автономная справочная система Шаблоны |
Анализ финансового состояния |
Сибторг-банк RS-Bank Diasoft |
|
ЛВС по схеме "клиент- сервер" |
Встроенные средства SWIFT Глобальные сети |
Встроенная справочная система |
Управление отдельными направления ми |
Ва-Банк+ DiasoftBANK 4x4 RS-Bank IB System Object |
|
ЛВС по схеме "клиент-сервер" с распределенными БД |
Развитые телекоммуни кационные возможности Открытые протоколы |
Встроенная справочная система Адаптация под законодательные акты и потребности клиентов |
Комплексное управление банковской деятельно стью Виртуальные услуги |
Некоторые зарубежные системы DiasoftBANK 5NT. IB System Object "Новая Афина" |
• единство учета, контроля и хранения документов;
• единство содержательного и формального учета;
• единство аналитического и синтетического учета;
• мультивалютность и настраиваемость на западные нормативы;
• замкнутость цикла обработки финансовых операций.
3. Обеспечение единого информационного пространства.
4. Настраиваемость на конкретные приложения и пользователей, в том числе настраиваемость спецификаций.
5. Обеспечение управляемости банковской деятельности:
• управление стратегией и тактикой развития банковской деятельности;
• управление портфелями активов и пассивов;
• прогнозирование состояния внешней и внутренней среды (рынков и ресурсов);
• консолидация и управляемость сетью филиалов;
• администрирование электронного документооборота, прав и полномочий.
6. Надежность, защищенность и безопасность.
7. Дисциплина и единый регламент документирования, сопровождения и модификации.
Для реализации перечисленных требований и обеспечения структурной и функциональной полноты интегрированных АБС для крупных российских банков необходимо обеспечить адаптивность технологических решений под конкретные условия функционирования.
Определяющими являются знание особенностей банка собственными специалистами и наличие развитых технологий проектирования у специализированной организации. Именно этот симбиоз наиболее существен наряду с соблюдением ряда принципов проектирования интегрированной АБС, типичных для комплексной автоматизации управленческой деятельности.
Особое внимание следует уделить использованию глобальных информационно-аналитических возможностей в системе. Это позволит решить следующие организационные, информационные и технические задачи:
• оперативный доступ к информации экспертов и лиц, принимающих решения (ЛПР);
• предоставление требуемой информации в разнообразных форматах, удобных для дальнейшего анализа.
В результате решения перечисленных выше задач обеспечиваются:
• расширение спектра услуг как для отечественных, так и для зарубежных клиентов;
• эффективное выполнение международных финансовых операций;
• оптимизация работы филиалов и отделений за счет учета спектра услуг, необходимых в определенном регионе.
Конкретная разработка и ее реализация имеют свои особенности и предопределяют необходимость уточнения рассмотренных общих принципов, но это, как отмечалось выше, предмет особого разговора. Приведенные выше соображения не ограничиваются банковской сферой, а имеют достаточно общий характер.
1.3.3. Унифицированные решения в сфере автоматизации банковской деятельности
Перечисленные выше требования к АБС характеризуют общее направление развития. В то же время важно проанализировать состояние рынка АБС и на примере конкретной системы рассмотреть подходы к развитию соответствующих систем.Опыт внедрения АБС показал, что зарубежные системы мало прижились на российском рынке. Они сравнительно дороги, нетира-жируемы и в силу этого недостаточно эффективны. Основными российскими разработчиками АБС в течение длительного времени являются компании Diasoft, R-Style, "Программбанк", ’’Кворум", ФОРС, "Инверсия”, Центр финансовых технологий.
Учитывая внимание пользователей к разработкам компании Diasoft (на эту компанию приходится около 30% рынка), более детально рассмотрим банковские программные продукты и технологии данной компании. Типовой спектр этих продуктов ориентирован также на инвестиционные и страховые компании (табл. 1.3).
В настоящее время существуют три линии программных продуктов компании, ориентированных на различные технологические платформы и имеющих ряд характерных отличительных признаков.
1. Решение на основе системы DiasoftBANK 4x4 является наиболее массовым на сегодняшний день. Оно легко тиражируется, отличается относительной простотой при внедрении и эксплуатации. Базовый вариант системы работает на проверенной временем платформе Btrieve/Pervasive SQL. Новая версия системы DiasoftBANK 4x4
WorkFlow поддерживается на пяти платформах: Pervasive SQL, MS SQL Server, DB2 for AS/400, Informix, Oracle.
2. Решение на базе системы "Новая Афина" способно поддержать работу крупного многофилиального банка. Идеология построения системы позволяет использовать ее как инструмент управления потоками финансовой информации в банке. Мощность системы обеспечивается в первую очередь возможностями промышленной СУБД Oracle.
3. Достоинство решения на основе системы DiasofitBANK 5NT -полная интеграция программных продуктов линии Diasoft 5NT, работающих на общем финансовом ядре. Этим обеспечивается работа всех подразделений банка в рамках единого информационного пространства, автоматизированное управление бизнес-процессами банка в целом. Масштабируемость решения определяется выбором платформы MS SQL Server или Sybase Adaptive Server.
| Назначение программного продукта (подсистемы) | Область использования | |||
| Банки |
Инвести ционные компании |
Страховые компании |
Предпри ятия | |
|
Расчетно-кассовое обслуживание | + | |||
| Частные вклады | + | + | ||
| Дилинг | + | + | ||
| Депозитарий | + | + | ||
| Внутренний учет | + | + | + | + |
| Управление и анализ | + | + | + | + |
| Страхование | + | |||
| Удаленный клиент | + | |||
| Обменный пункт | + |
Комплексные решения, базирующиеся на любой из вышеперечисленных систем, могут быть дополнены подсистемами, поддерживающими специальные направления деятельности банка:
• обслуживание частных вкладчиков;
• учет ценных бумаг и срочных операций на фондовом рынке;
• учет срочных операций на денежном рынке;
• общие фонды банковского управления;
• внутрихозяйственную деятельность;
• удаленное обслуживание клиентов;
• валютно-обменные операции;
• анализ финансовых показателей банка.
Комплексность автоматизации банковской деятельности достигается за счет продуманной архитектуры, предусматривающей наличие ядра и ряда подсистем (рис. 1.10), развитой технологии разработки и эксплуатации программных систем. Указанные группы модулей в том или ином составе присутствуют в основных программных продуктах (см. табл. 1.3).
Так, программный комплекс Diasoft WorkFlow 4x4 обладает общей архитектурой, позволяющей последовательно, уровень за уровнем реализовать прикладную функциональность автоматизируемой предметной области
1. Все системы Diasoft WorkFlow 4x4 построены на основе единого инструментального ядра. Это не просто инструментарий разработки, а ядро системы, отвечающее прежде всего за работоспособность ее бизнес-модели в целом.
2. ЬІабор бизнес-компонентов реализует необходимый объем учетных, бухгалтерских функций, обеспечивает ведение различных типов счетов и оборотно-сальдовой информации по ним.
3. Учтенная информация может быть использована для анализа и построения отчетности. Для этих целей используется универсальная система подготовки отчетности. Ее универсальность достигается использованием в режиме "активного словаря" актуальной информации о модели банка. Система позволяет осуществлять выборку первичных данных, их предварительную обработку, печать в соответствии с настраиваемыми выходными образцами или передачу отчетных данных в офисные Windows-приложения.
и содержательного учета. Базовые функции предусматривают:
• ведение плана счетов бухгалтерского учета и справочника клиентов банка;
• организацию документооборота;
• ведение активных остатков счетов и бухгалтерских выписок по ним;
• ведение контрактов (описаний бизнес-процессов, происходящих в банке);
• контроль прав доступа пользователей к информации и ресурсам;
• ведение архивов и организацию доступа к ним;
• аудит сущностей прикладной системы;
• интеграцию прикладных систем.
Состав и функции модулей автоматизации учетных операций приведены на рис. 1.11.
^Начисление процентов у
Ведение справочников
V J
Ведение реестров акционеров и плана счетов ДЕПО
Обработка инвестиционных и ^брокерских операций у
Ведение справочников
Расчет начислений и удержаний
Ведение журнала операций
^ J
На основе операционного учета осуществляется автоматизация ряда основных областей банковской деятельности.
1 .Расчетно-кассовое обслуживание. Учет данных о клиентах, договорах банковского счета, открытие и ведение счетов клиентов, обработка банковских документов различных видов, проведение расчетов через различные сети. Автоматизированное ведение картотек документов. Расчет и взимание комиссии с клиентов за проведение операций.
2. Деятельность операционной кассы и валютно-обменных пунктов. Обеспечение комплексной автоматизации и полнофункционального учета покупки/продажи иностранной валюты и банковских чеков, зачисление/снятие/перевод денежных средств на рублевые и валютные счета, ведение реестра операций и журнала проводок по операциям, формирование всех необходимых первичных документов и отчетных форм. Обеспечение снижения налоговых отчислений в соответствии с действующим законодательством.
3. Операции на денежном и валютном рынках. Автоматизация учета ведения операций на рынке межбанковских кредитов и различного типа операций с валютой. Поддержка своповых, форвардных, опционных, а также конверсионных сделок, заключаемых на Московской межбанковской валютной бирже (ММВБ). Контроль кредитных лимитов. Поддержка принятия решений, специализированные средства управления позициями. Автоматический и ручной неттинг сделок. Автоматическая подготовка подтверждений и отражение операций в бухгалтерском учете.
4. Межбанковские и межфилиальные расчеты. Автоматизированный учет и оформление сделок. Учет операций пролонгации сделок, начисление процентов, расчет и урегулирование резервов под возможные потери по ссудам. Автоматический или ручной неттинг сделок. Подготовка подтверждений, подготовка рублевых и валютных платежных поручений, бухгалтерское оформление сделок. Формирование обязательств по выдаче, возврату кредитов и процентов по ним. Формирование календаря платежей по процентам в случае ежемесячной выплаты процентов.
Состав и функции модулей активно-пассивных операций {см. рис. 1.10) предусматривают:
• депозитное и кредитное обслуживание клиентов с автоматическим начислением процентов по гибкой схеме;
• обеспечение процессинга банковских карт;
• операции на рынках межбанковских кредитов и валютного обмена, внебиржевом и биржевом рынках ценных бумаг;
• автоматизированный учет и оформление сделок;
• автоматизированное управление счетами НОСТРО;
• управление портфелями ценных бумаг;
• сохранение архива производимых операций.
Кредитование физических и юридических лиц включает в себя
регистрацию кредитных заявок клиентов, анализ кредитоспособности заемщиков, учет заключенных кредитных договоров различных видов, а также учет обеспечения по ссудам, расчет платежных календарей, начисление процентов и штрафов, расчет и урегулирование резервов под возможные потери по ссудам и бухгалтерское оформление кредитных операций.
Функции модулей оказания интерактивных услуг предусматривают:
• получение информации о деятельности банка и состоянии счетов клиентов, а также другой финансовой информации;
• подготовку клиентами документов к оплате и заявок на конвертацию валюты;
• открытие и закрытие краткосрочных вкладов;
• передачу клиентами по каналам связи распоряжений банку;
• удаленную работу с наличными средствами.
Использование интернет-банкинга обеспечивает возможность
оперативного доступа клиентов к финансовой информации, предоставляемой банком посредством доступа в режиме on-line; формирование и передачу через Интернет в банк электронных документов различных типов; предоставление возможности доступа к центральной системе через интерфейс для мобильных клиентов; безопасность удаленного доступа и защиту данных.
Группа модулей анализа и формирования отчетности (рис. 1.12) ориентирована на задачи управления и прогнозирования, а также на задачи аналитической и оперативной отчетности. Особое значение эти модули имеют в свете предстоящего перехода банков на отчетность по МСФО.
Поддержка технологий информационных хранилищ ^Формирование и использование модели функционирования банка j
Работа в большом интервале операционных дней ^Расчет значений на основании разнородной входной информации ^
Формирование отчетов в пакетном режиме (^Получение типового набора отчетов по гибкому шаблону ^
• функциональной, позволяющей согласованно выполнять технологические и организационно-экономические операции по управлению взаимосвязанными процессами;
• организационной, обеспечивающей рациональное распределение ответственности и прав доступа персонала к информации;
• программной, создающей условия для функционирования взаимосвязанного комплекса подсистем, согласованного с технологическими процессами обработки информации;
• информационной, обусловливающей взаимодействие потоков информации на основе единой информационной базы и совместимых систем сбора и обработки информации.
Информационный фонд должен представлять собой совокупность единых для всех пользователей централизованных баз данных, библиотечного фонда, локальных информационных массивов специального и справочного назначения. При создании информационного фонда основное внимание нужно уделять полноте охвата тематических интересов всех пользователей автоматизированной системы за счет интегрирования различных существующих информационных массивов в банке, в стране и за рубежом.
Аналитические модули системы должны обеспечивать структуризацию и обработку данных для последующего принятия решений. Необходимо наличие специального интерфейса, позволяющего наращивать возможности системы путем разработки новых алгоритмов анализа и подключения их на рабочем месте конкретного аналитика. Большинство операций по расширению состава информационного фонда, в том числе по вводу новых объектов анализа и их показателей, должно осуществляться администратором системы самостоятельно и без всякого программирования.
Безопасность хранения коммерческой информации - главное требование, предъявляемое к разработке подобной системы. Его достижение предполагается за счет использования развитой структуры доступа к различным функциональным подсистемам, четкой регламентации работы с ними, подбора специальной высоконадежной конфигурации оборудования, а также за счет использования программных средств защиты. Представляется целесообразным дублирование наиболее ценной и существенной информации, а также протоколирование работы с системой пользователя любого уровня.
Передача абоненту закрытой информации осуществляется только по выделенному каналу связи. Если он отсутствует, то пришедший запрос его правомочности рассматривается как заявка на подготовку соответствующей информации. Она готовится уполномоченным персоналом и высылается клиенту почтой в зашифрованном виде.
Общедоступная информация предоставляется всем абонентам системы, поскольку является широко публикуемой в различных средствах массовой информации и не содержит коммерческой тайны. Ее наличие в системе расширяет необходимый справочный материал и повышает оперативность работы.
Планирование деятельности - один из основных вопросов финансовой деятельности банка. Имеющиеся сегодня подходы и методики позволяют говорить об этом более детально. В состав традиционных интегрированных АБС система планирования может входить в качестве автономно функционирующей надстройки.
Автоматизированная система планирования (АСП) включает в себя три уровня, обеспечивающих декомпозицию целей: стратегический, тактический и оперативный (рис. 1.13).
На уровне стратегического планирования, ориентированного на высшее звено руководства банка, осуществляется моделирование деятельности банка в терминах обобщенных банковских потоков. Подсистема стратегического планирования позволяет получать ответы на вопросы о возможностях и перспективах развития банка, а также о путях и способах достижения конечных результатов финансовой деятельности, отвечающих его стратегическим целям и задачам. Подсистема обеспечивает верификацию и формирование плановых документов, объединенных в целевую программу финансовой деятельности банка на заданную перспективу. Для формирования целевой программы должны быть решены следующие расчетные задачи:
• определение потребных объемов и динамики размещения ресурсов на интервале планирования;
• определение минимально необходимых объемов и динамики привлечения ресурсов на интервале планирования;
• установление допустимых значений средневзвешенных характеристик пассивных инструментов - стоимости и времени привлечения;
• нахождение допустимых значений средневзвешенных характеристик активных инструментов - доходности и времени размещения;
• определение итоговых сумм и динамики допустимых расходов банка, относимых на себестоимость за счет чистой прибыли;
• формирование плановых финансовых потоков выплат банка по кредиторской задолженности и поступлений в банк по дебиторской задолженности;
• формирование программы изменения мгновенно ликвидных активов (денег);
• планирование сумм ежемесячных отчислений в фонд обязательных резервов;
• планирование сумм налоговых отчислений в бюджет в плановом периоде.
Рассмотрим более подробно вопросы автоматизации филиалов и дополнительных офисов, а также удаленного банковского обслуживания.
1.3.4. Автоматизация работы филиалов банка
Основной причиной создания сети филиалов является стремление банка повысить эффективность своей работы на региональных финансовом и фондовом рынках. Наличие филиала банка, способного в полной мере учитывать специфику конкретного региона, позволяет:• повысить эффективность инвестиций путем их постоянного контроля;
• организовать активное привлечение и размещение средств в данном регионе;
• ускорить прохождение документов через данный регион путем организации параллельной платежной инфраструктуры;
• замкнуть на себя поток платежей между экономически связанными регионами;
• организовать систему взаимозачетов между предприятиями, что по-прежнему актуально для существующей в настоящий момент экономической ситуации;
• увеличить число клиентов путем расширения спектра предоставляемых услуг;
• найти оптимальные пути выхода из кризисных ситуаций.
Окупить затраты и получать реальную прибыль можно при условии, что сеть филиалов хорошо управляема. В связи с этим перед банком встает спектр задач, охватывающих обеспечение мониторинга и финансовой поддержки своих представительств в регионах, предоставление им наиболее перспективных банковских технологий, передачу им знаний, опыта и стандартов работы, имеющихся в головном банке. Большинство из этих задач решается с помощью соответствующих информационных технологий.
Филиалы условно можно разделить на следующие классы:
• независимый филиал - коммерческий банк, связанный со своим головным банком только юридически и открывший свой корреспондентский счет в расчетно-кассовом центре (РКЦ). Для более гибкого использования сети филиалов обычно открывается и корреспондентский счет филиала в головном банке, что позволяет эффективнее управлять средствами в банке и ускорять прохождение платежей в регионы;
• дочерний филиал - филиал, имеющий корреспондентский счет не в РКЦ, а только в своем головном банке (если открытие филиалом корреспондентского счета в РКЦ затруднено или головному банку требуется более жестко контролировать филиал);
• дополнительный офис, не имеющий замкнутого баланса, но имеющий свой план счетов и территориально отделенный от своего центрального отделения;
• обменный пункт, обеспечивающий конвертацию наличной валюты и не имеющий своего плана счетов и баланса;
• представительство, не проводящее финансовых операций и предназначенное для того, чтобы обозначить присутствие банка в регионе.
При работе банка со своими филиалами можно выделить следующие направления автоматизации взаимодействия:
• обеспечение межфилиального и межрегионального документооборота;
• получение консолидированной ежедневной и аналитической отчетности;
• предоставление филиалу информации обо всех клиентах банка и остатках на их счетах;
• контрольные и регламентирующие деятельность филиала функции.
Технологии автоматизации работы банка с филиалами тесно
взаимосвязаны с имеющимися в распоряжении банка каналами связи. Если банк уже обладает определенными телекоммуникационными линиями, то технология работы строится на их основе, в противном случае ищется комплексное решение исходя из доступных вариантов организации каналов связи. Рассмотрим подробнее, какие технологии создания межфилиального информационного поля существуют и какие типы каналов связи могут для этого использоваться.
Система распределенных баз данных. Позволяет сделать прозрачными все данные системы для каждого ее пользователя. Естественно, что при этом выдвигаются специальные требования как к производительности самой системы автоматизации, так и к производительности и надежности каналов связи, которые должны обеспечивать устойчивую и высокоскоростную связь в течение продолжительного времени. При этом должна обеспечиваться защита информации, что, вообще говоря, может решаться и программными средствами.
Система репликации баз данных. Позволяет поддерживать актуальность базы данных путем регулярного копирования полной информации из баз данных филиалов. В зависимости от того, как часто проводится обновление информации, с помощью метода репликации можно организовать работу либо в едином информационном пространстве с обслуживанием клиента банка в любом из филиалов (обновление после каждой транзакции или через фиксированные короткие промежутки времени), либо в единой базе подготовки отчетности (обновление информации ежедневно или несколько раз в день).
Система обмена данными по результатам операционного дня. Предусматривает передачу с требуемой периодичностью данных, необходимых для получения ежедневной и аналитической отчетности из всех филиалов в головной банк.
Система обмена данными по запросу головного банка. Обязанности по инициализации процесса обмена данными лежат на головном банке.
Заметим, что зачастую банк выбирает смешанный вариант решения, поскольку регионы отличаются объемами платежей, степенью интеграции с другими регионами и возможностями организации каналов связи. Например, обслуживание всех клиентов банка филиалами в удаленных регионах малоэффективно. Однако в соседних или экономически тесно связанных регионах наверняка найдутся организации, активно работающие с многими контрагентами из различных областей и заинтересованные в быстром прохождении платежей. Этот аспект тоже должен быть учтен при планировании сети филиалов.
С точки зрения банка единое информационное пространство должно обеспечивать:
• организацию прямых корреспондентских отношений между головным банком и его филиалами для лучшего управления средствами банка; для этого необходимо иметь простой и в то же время полный механизм обмена документами между всеми филиалами и головным банком;
• получение консолидированной отчетности по банку в целом и по произвольному набору филиалов и головного банка;
• анализ ситуации в филиалах на основе нормативов ликвидности и произвольных подходов, принятых в банке; подобный анализ должен проводиться в головном банке на базе данных, предоставляемых филиалами;
• получение информации о клиентах банка и остатках средств на их счетах;
• поддержку широкого спектра технических решений, таких, как работа в распределенной базе данных, организация удаленных рабочих мест, организация репликации баз данных.
Одной из ключевых задач, решаемых банком при наличии филиалов, является задача получения объективной информации о финансовом состоянии филиалов и дополнительных офисов. Подобный анализ может проводиться на основе нормативов ликвидности коммерческого банка, а также произвольных формул и зависимостей, применяемых в банке. Основным источником информации служат балансы филиалов и дополнительных офисов, присланные в головной банк, а также дополнительная информация по требованию головного офиса. Очень важным является наличие развитого интерфейса доступа к данным для использования их в общем наборе нормативов и формул.
1.3.5. Доставка банковских услуг клиентам
Возможности удаленного обслуживания клиентовС развитием банковской системы в России и ростом конкуренции в данной области значительно расширился спектр услуг, предоставляемых банком корпоративным клиентам. Параллельно произошло снижение доходности некоторых банковских операций и повышение банковских издержек при оказании услуг клиентам. Это вызвало повышенный интерес финансово-кредитных организаций к поиску новых форм взаимодействия с клиентами и стремление улучшить качество традиционных услуг.
В целях снижения издержек банки проводят техническое переоснащение своих филиалов и дополнительных офисов, позволяющее сократить численность персонала или освободить его от рутинной работы. В некоторых случаях, используя новые технологии удаленного обслуживания, удается расформировать ряд отделений банка без потери обслуживающихся в них клиентов. К тому же обычно банк часть своих затрат по технической реализации интерактивного удаленного обслуживания переносит на клиентов.
Еще одним плюсом систем интерактивного обслуживания является возможность круглосуточного обслуживания, что, конечно, повышает их привлекательность в глазах клиентов банка. С этим связано стремление управленческого аппарата банковских структур расширять спектр технологий "клиент-банк", позволяющих в конечном итоге ускорить и удешевить процесс обслуживания. Под системой "клиент-банк" понимается программный комплекс, используемый клиентами для удаленного взаимодействия с системой автоматизации банковской деятельности. Банки ставят перед собой задачу охватить как можно большее количество услуг, предоставляемых клиентам. Кроме того, использование систем "клиент-банк” позволяет получить мощный рекламный инструмент и показать, что банк идет в ногу с техническим прогрессом. Таким образом, повышается привлекательность систем, что может в известной степени оправдать требуемые для реализации подобных проектов инвестиции. Все это привело к повышению спроса и, как следствие, к бурному развитию технологий интерактивного обслуживания клиентов. Вместе с тем развиваются и аппаратно-программные комплексы самообслуживания: банкоматы, устройства автоматического обмена валюты и приема денежной наличности, информационные принтеры, автоматические телефонные справочные системы (АТСС) и мультимедиа-киоски.
Таким образом, в окружающем банк экономическом пространстве возникает достаточно разветвленная структура со сложной топологией. В качестве ее элементов выступает множество услуг клиентам, каналов связи и используемых систем автоматизации банковской деятельности (САБД). Эти объекты тесно взаимосвязаны друг с другом в отношении "многие - ко многим". Более подробно структура этих объектов отражена на рис. 1.14.
Ниже перечислена информация, передаваемая клиентами банку, а также информация, передаваемая от банка своим клиентам.
Информация, передаваемая банком
Информация, передаваемая клиентами
Информация о результатах сеанса связи (о принятых и отказанных документах и распоряжениях, выявленных в процессе обработки ошибках)
Платежные документы (платежные поручения, платежные требования, налоговые и коммунальные платежи и др.)
Распоряжения (по обмену валюты, операциям на фондовом рынке, кассовые объявления и др.)
Ответные документы (платежные поручения и требования, начисленные проценты, соглашения и обязательства)
Документы (соглашения, обязательства и т.д.)
Информация о состоянии лицевых счетов клиента за заданный период
Дополнительная информация (о курсах валют, котировках, информация с доски объявлений и т.д.)
Запросы на предоставление информации, работа с доской объявлений банка
Почтовая переписка
Обновление справочников клиента
Единое
информационное пространство
Услуги клиентам
Обеспечение расчетно платежных операций
Управление потоками наличности
Кредитование клиентов
Размещение депозитов клиентов
Брокерские услуги
Трастовое управление финансами
Инвестирование, лизинг Страхование рисков клиентов
Каналы связи
Коммутируемые линии Выделенные линии связи Корпоративные и внутрибанковские системы электронной почты Web-сервер сети Интернет Глобальные системы электронной почты
САБД
Внутрибанковское программное обеспечение Система "клиент-банк" Программное обеспечение для АТСС
Телекоммуникационное программное обеспечение
Рис. 1.14. Структура объектов системы "клиент-банк"
Приведем неполный список банковских операций, выполнение которых возможно с помощью систем "клиент-банк":
• получение информации о состоянии счетов клиента;
• подготовка документов к оплате (оплата счетов и услуг, начисленных процентов, налоговые и другие постоянные платежи) или отказа от оплаты платежных требований, ожидающих акцепта;
• получение разнообразной финансовой информации, консалтинг;
• открытие и закрытие краткосрочных вкладов;
• открытие и закрытие ряда специализированных счетов (сберегательные программы, сберегательные кассы);
• покупка и продажа ценных бумаг;
• отмена чеков или постоянных распоряжений банку;
• заказ карточек и чековых книжек;
• электронная проверка дебетовых карточек.
В самом банке программное обеспечение должно включать в себя средства:
• создания сценариев диалога клиента с центром;
• идентификации данных для ответа, определения их местонахождения и предоставления доступа к ним;
• встроенной системы автоматического перераспределения вызовов или доступа к внешней системе;
• электронного распределения рабочих потоков для прохождения звонков клиентов, зон удержания звонка в ожидании обработки;
• получения статистики по запросам клиента в целях планирования, изучения рынка и потребностей клиентов;
• защиты информации от несанкционированного доступа.
Одним из важных параметров системы "клиент-банк" является
тип эксплуатируемых каналов связи.
Системы "клиент-банк" могут быть построены, в частности, с использованием технологии Web-сервера. Ее преимущества: отсутствие необходимости в специальном программном обеспечении для клиента банка, легкость модификации и создания новых экранных форм, хорошие наглядность и выразительные свойства используемого пользовательского интерфейса, возможность работы с графическими изображениями (например, платежных документов), наличие средств доступа подобных приложений в различные базы данных и др. Основными причинами, тормозящими развитие систем "клиент-банк" на основе технологии Web-серверов, являются проблемы защиты информации в сети и недостаточное распространение Интернета в России. Однако ситуация быстро меняется в лучшую сторону.
Для каждого из вариантов организации транспортного модуля актуальными остаются вопросы установления подлинности информации и ее защиты при передаче по каналам связи. Решаются они в большинстве случаев одинаково, поскольку даже при наличии технических возможностей банки не предоставляют доступ клиентам непосредственно в свою систему автоматизации. Поэтому защита информации и идентификация прав доступа осуществляются на уровне работы с определенным файлом данных.
Типовая система позволяет клиенту:
• получать оперативную и статистическую информацию о состоянии своих лицевых счетов;
• подготавливать и передавать в банк платежные документы, вести их архив с возможностью поиска в нем;
• печатать первичные документы по гибкому образцу;
• динамически получать справки об обработанных и не принятых к обработке документах с указанием причин отказа;
• обмениваться с банком почтовыми сообщениями.
В свою очередь, АБС позволяет в автоматическом режиме:
• организовать фиксацию запросов клиентов, вести протоколы сеансов связи и журнал работы;
• контролировать легальность и правильность оформления информации;
• загружать полученные документы;
• формировать запрошенную клиентом выписку, содержащую пришедшие клиенту платежи за определенный период.
Для предоставления такого рода услуг своим клиентам банку необходимо решить три вспомогательные задачи: передача информации, определение подлинности передаваемой информации и ее защита при передаче. Подходы к решению этих задач носят достаточно общий характер. При работе по коммутируемым линиям клиент, дозваниваясь непосредственно до банка, оставляет запрос в персональном "почтовом ящике". При работе через выделенные линии или внутрибанковские почтовые системы оптимальным режимом работы является режим "псевдо on-line". Посылаемый клиентом запрос по каналу связи помещается в "почтовый ящик" клиента в банке, после чего телекоммуникационная система не прерывает сеанс связи, а встает в режим ожидания.
При организации обслуживания клиентов через глобальную сеть передачи данных клиент отправляет свой запрос в ближайший узел сети с указанием получателя. Все заботы о пересылке информации берет на себя почтовая система. Банк, забрав полученные от клиентов запросы, обрабатывает их и рассылает ответы своим клиентам на ближайший узел почтовой системы. Клиенты получают ответы через некоторое время уже на своем узле глобальной сети передачи данных.
Система может быть настроена на использование любой системы криптографической защиты информации и поддержание той технологии работы, которая предлагается его разработчиками. Это позволяет защитить информацию при передаче по каналам связи, а также идентифицировать источник информации.
Системы интерактивного обслуживания
В системах интерактивного обслуживания клиентов активно используются следующие устройства:
• автоматические телефонные справочные системы;
• информационные интеллектуальные принтеры;
• мультимедиа-киоски;
• Web-серверы сети Интернет.
Многие из них могут быть отнесены к группе систем интерактивного обслуживания клиентов лишь условно, поскольку обладают возможностями не только мониторинга, но и проведения некоторых финансовых операций. Ограничения вносятся в первую очередь по соображениям безопасности, что не позволяет отнести эти устройства к системам управления финансовыми операциями и поставить их в один ряд с системами "клиент-банк". Перейдем к более подробному рассмотрению каждого устройства.
Автоматические телефонные справочные системы. Они ориентированы на розничных клиентов, в первую очередь на физических лиц. Более крупные клиенты останавливают свой выбор на программных комплексах "клиент-банк", которые обладают более широкими возможностями, лучшей защищенностью от несанкционированного доступа и требуют для работы компьютер и модем. Системы АТСС получили большое распространение благодаря достаточно высокой прибыльности использования привлеченных средств частных лиц, невысокой стоимости и встроенным возможностям рекламы банка.
Традиционные возможности АТСС - предоставление информации об остатках и оборотах по счетам клиентов, о курсах валют, процентных ставках, а также другой финансовой информации и рекламных объявлений банка. Однако с развитием систем АТСС в них появились возможности организации голосовой почты и управления счетами клиентов.
Под голосовой почтой подразумевается возможность каждого из абонентов АТСС оставить или принять голосовое сообщение. Сообщение может быть адресовано как конкретному абоненту, так и целой группе пользователей. Возможность группировки пользователей по произвольному признаку должна быть встроена в программное обеспечение администрирования АТСС.
Встроенные средства управления счетами предполагают возможность ввода с клавиатуры телефона банковских документов с последующей их проверкой и подтверждением правильности ввода клиентом. Естественно, необязательно предоставлять клиенту возможность управления всеми своими счетами через АТСС. Более того, желательно открывать для этого специальный счет, сумма остатка на котором будет ограничена. Возможно, этот счет будет управляться только через АТСС и не будет обслуживаться традиционным образом, что уже внедрено в ряде западных банков. При этом необходимо обеспечить возможность ограничений на ввод платежей списком операций, заранее утвержденных клиентам, например только клиентам данного банка или клиентам определенных финансовокредитных организаций.
Все эти организационные меры, призванные ограничить возможности злоупотреблений при использовании АТСС, объясняются тем, что реально обеспечить безопасность чисто техническими средствами достаточно сложно и дорого. Единственным общедоступным средством является введение пароля на доступ к конфиденциальным функциям системы. Однако сами телефонные линии не защищены от прослушивания, и, следовательно, пароль может быть раскрыт. Ситуацию можно несколько улучшить использованием динамически изменяющегося пароля, конкретное значение которого рассчитывается как на компьютере клиента, так и на компьютере банка и сравнивается для идентификации прав доступа. Параметрами для расчета могут служить номер клиента, текущая дата и т.д. Однако панацеей от прослушивания телефонных линий являются только специальные устройства - скремблеры или сотовая телефонная связь системы GSM-900.
Аппаратное обеспечение для АТСС включает в себя специальные голосовые устройства принятия и обработки звонков и платы факс-поддержки, позволяющие отправить запрошенную клиентом информацию на его факсимильный аппарат. Существует возможность использовать вместо описанных устройств обычные модемы с голосовой функцией, однако они не обеспечивают такого качества эмуляции голоса и устойчивости связи, как специальное оборудование.
Общие требования к программному обеспечению АТСС можно уяснить исходя из перечисленных функциональных возможностей системы и ряда дополнительных требований:
• возможности создания новых сценариев работы;
• разделения блоков общедоступной (для всех звонящих) и конфиденциальной (для клиентов-пользователей АТСС) информации;
• возможности перезаписи библиотеки звуковых данных.
Информационные интеллектуальные принтеры позволяют распечатать выписку по счету держателя банковской карты. Они устанавливаются в общедоступных местах: операционном зале банка, крупных торговых центрах и т.п.
Мультимедиа-киоски обладают более широкими возможностями, чем информационные принтеры. В таких киосках предусмотрены встроенный компьютерный терминал, имеющий поверхностночувствительный дисплей, модуль обработки банковских карточек и принтер. Также имеется встроенная функция видеотелефонной связи по выделенным линиям с сотрудниками банка для получения консалтинговых услуг. Информационные киоски позволяют не только оперативно осуществлять банковские операции, но и воспроизводить блок рекламной информации, записанной на видеодиске. Эти киоски могут оснащаться интерактивной электронной картой, показывающей, например, путь к ближайшему филиалу банка. Для торговых центров и клиентов такие устройства привлекательны возможностью безналичной оплаты товаров с печатью кассового чека на встроенном принтере.
Web-серверы сети Интернет. На последние годы пришлось бурное развитие сети Интернет и Web-серверов как ее составной части. В этой информационной сети создаются продукты с богатыми выразительными возможностями. При этом предпринимаются серьезные усилия по превращению Интернета из научно-исследовательской и развлекательной в сеть финансово-коммерческих расчетов путем повышения ее защищенности от несанкционированного доступа. Легкость разработки приложений и повсеместное расширение числа пользователей сети делают ее крайне привлекательной для использования в системах интерактивного обслуживания клиентов.
Современные банковские системы имеют специальный механизм для работы с информационными интерактивными устройствами. Этот механизм позволяет автоматически подготовить требуемую информацию по запросу клиента.
Перспективы развития интерактивных услуг
В процессе эволюции систем интерактивного доступа возможны отказ от первичных документов и зачисление/списание финансовых средств на счет клиента в интерактивном режиме. При этом помимо ускорения платежей можно ожидать, что процесс обслуживания клиентов из региональных отделений банков будет перенесен в специализированные центры. Это снизит банковские издержки на обслуживание клиентов и автоматически расширит влияние банков в регионах.
Предполагается также предоставление нетрадиционных услуг клиентам банка, включая пенсионное обслуживание и страховые услуги с привлечением к данному бизнесу дружественных страховых компаний, оказание консалтинговых и трастовых услуг.
Среди чисто технических новшеств, широкое внедрение которых ожидается в обозримом будущем, можно назвать:
• использование сотовой телефонной связи с возможностью считывания PIN-кода (Personal Identification Number - персональный идентификационный номер) с карточки клиента для его идентификации и оплаты счетов;
• обслуживание клиентов по видеотелефону, экран которого работает в режиме монитора системы "клиент-банк";
• использование систем распознавания речи в автоматических справочных телефонных системах;
• оказание услуг систем "клиент-банк" по интерактивному телевидению.
Однако, несмотря на возможность перенести большую часть нагрузки по интерактивному обслуживанию клиентов на автоматические системы, необходимо оставить клиенту возможность работы с оператором, способным обработать или переадресовать звонок. Как показывают результаты социологических опросов, пользователи систем интерактивного обслуживания развитых стран отдают безоговорочное предпочтение смешанному варианту обслуживания. Ожидается, что на операторов будет приходиться около 40% поступающих звонков.
И при всем том поэтапное внедрение и последовательное движение от простого к сложному - единственный путь к успеху на нашем рынке. Системы интерактивного обслуживания клиентов последовательно пробивают себе дорогу, несмотря на проблемы технической оснащенности банков и недоверие к нововведениям в банковской сфере.
1.3.6. Банковские карточки в России
Банки используют достаточно широкий спектр систем автоматической обработки наличных средств: банкоматы, автоматические обменные пункты, электронные депозитарии. Существует ряд аппаратно-программных комплексов для обеспечения процессинга и реализации подобных банковских услуг. Очевидно, что они служат фактором стратегического развития для банков и, как правило, ориентированы на широкие слои населения. В настоящее время, зачастую являясь убыточными, эти услуги приносят стабильную косвенную прибыль за счет привлечения в банк клиентов, а также денежных средств на выгодных условиях. Привлекательность такого банковского обслуживания для клиентов, создающая удобства и большую по сравнению с использованием наличных средств защищенность, заставляет искать все новые и новые технологии предоставления услуг. Например, появились мобильные банкоматы, которые смонтированы на теплоходах и автомобилях и связаны с процессинговым центром по радиомодему.Наиболее распространенным видом интерактивных услуг клиентам сегодня является введение банковских карточек (БК).
Банковским (или, как ранее было принято говорить, пластиковым) карточкам в России уже второй десяток лет. В 1989 г. Сбербанк и Кредобанк первыми стали работать с пластиковыми карточками VISA, став членами этой платежной системы. Уже осенью 1991 г. Кредобанк выпустил собственную карточку VISA. За ним потянулись другие частные банки. Две крупнейшие международные платежные системы, VISA и Europay, уже поделившие между собой почти весь остальной мир, развернули жесткую конкуренцию за российский рынок лишь в начале 1990-х гг.
Что такое банковская карточка? За рубежом расчеты с использованием банковских карточек во многом заменили расчеты наличными. Это прежде всего касается сравнительно крупных покупок, но и для мелких покупок использование БК, банкоматов и ’’электронных кошельков" облегчает расчеты. Банковская карточка создает определенную выгоду для всех участников расчетов: клиента, торговой точки (точки обслуживания) и банка.
Клиенту нет необходимости иметь при себе крупную сумму "на авось", что повышает оперативность и безопасность использования
средств. Кроме того, на остаток по карточному счету клиент получает проценты, и по многим видам карточек в определенных пределах обеспечено кредитование (овердрафт).
Для торговой точки (точки обслуживания) упрощается инкассация наличных средств и уменьшаются расходы на нее. Кроме того, за счет расширения возможностей клиентов увеличивается товарооборот, что явно небезразлично любому предпринимателю, особенно стратегически мыслящему.
Банк благодаря тому, что деньги находятся на счетах, а не в карманах клиентов, может более гибко планировать использование остатков по счетам, а также получать комиссионные за обслуживание клиентов, в том числе и от торговой точки.
Так чем же примечателен этот кусок пластика фиксированных размеров с магнитной полосой и/или микросхемой (в некоторых случаях могут быть использованы другие размеры и носители информации)? Прежде всего потенциальной универсальностью его применения за счет стандартизации (в том числе международной) интерфейсов обмена информацией как платежного инструмента.
Наибольшее распространение приобрели в настоящее время магнитные карточки. Помимо магнитной полосы они, как правило, снабжаются выдавленным текстом, содержащим основные сведения о владельце карточки, информацию о банке, выдавшем карточку, а также о номере счета клиента в банке-эмитенте. Кроме того, на карточке зачастую предусматриваются:
• логотип и данные о платежной системе;
• логотип и данные о банке-эмитенте;
• место для образца подписи клиента;
• место для фотографии;
• атрибуты защиты, например голограммы или специальные фольговые покрытия.
Каждый клиент имеет известный только ему PIN-код, автоматически идентифицируемый платежной системой.
Чиповая карточка (карточка с встроенной микросхемой) имеет вместо и/или в дополнение к магнитной полосе микросхему, обеспечивающую проведение основных операций с карточкой по электронному каналу.
На чиповые карточки также имеется международный стандарт, расположение самой микросхемы и контактов строго лимитировано.
В настоящее время указанный стандарт расширяется и совершенствуется для обеспечения возможности использования различными платежными системами. Различают карточки с памятью, использующие микросхему памяти (при этом объем хранимой информации по сравнению с магнитной полосой, как правило, существенно увеличивается), и так называемые микропроцессорные карточки ("умные” карточки - Smart Cards). В последних используется встроенный процессор, и они, по сути, являются микрокомпьютером. Такие карты обеспечивают существенно более высокий уровень защиты на основе встроенных криптографических методов и могут использоваться более гибко. Естественно, такие карты стоят дороже, чем магнитные.
Получили распространение и комбинированные карточки, на которых помимо микросхемы нанесена магнитная полоса. Такая карточка используется в рамках платежной системы по той или иной схеме в зависимости от имеющегося в точке обслуживания терминального оборудования. Это, в частности, позволяет использовать карточку как чиповую в замкнутых регионах, оснащенных терминалами, и как магнитную при поездках в большие города, где в настоящее время преимущественно развита инфраструктура под магнитные карты.
Как используются банковские карточки? По регламенту обслуживания БК делятся на дебетовые, кредитные и типа "электронный кошелек".
Если на Западе в основном распространены кредитные карты с различными схемами залога, допустимого кредита (овердрафта) и комиссионных, то в России пока еще преимущественно используются дебетовые карточки. Это означает, что необходимо предварительно внести на картсчет определенную сумму, а платежи и снятие денег в банкомате осуществляются в пределах внесенной суммы (или не-снимаемого остатка).
Потенциальный интерес для России имеет также схема "электронного кошелька". Это особенно подходит для малых городов однородной ориентации, где схема безналичных расчетов с использованием банковских карт позволяет построить цельную систему расчетов (так называемый проект "умного" города). При этом в банке по мере необходимости пополняют "электронный кошелек" в пределах остатка на счете клиента и ограничений на остаток. Расчеты в основных торговых точках и точках обслуживания в пределах этого города осуществляются по карточкам с помощью специального оборудования, а их инкассация выполняется электронным путем с использованием приблизительно такой же карточки или специального оборудования.
Где используются банковские карточки? Сегодня уже не вызывает изумления логотип платежной системы при входе в магазин, ресторан, гостиницу, банк. Следовательно, эти учреждения взаимодействуют с определенными платежными системами. Если ранее основными платежными системами на российском рынке являлись российские Union Card, STB-Card и "Золотая корона", то в настоящее время банки все более отдают приоритет международным платежным системам VISA и EuroCard/MasterCard. Эмиссия карт именно этих систем в последние годы растет наиболее заметно.
Несмотря на то что активное использование банковских карт началось в регионах России, на долю оплаты товаров и услуг все еще приходится менее 20% операций с банковскими картами. Существенный объем операций приходится на карты, эмитированные Сбербанком России. Значительно повысилась активность операций на рынке кредитных карт.
На Западе национальные карточки и карточки международного образца принимаются практически повсеместно. С помощью карточки можно рассчитаться в такси, ресторане, туристическом агентстве, не говоря о магазинах, гостиницах, банках. Все это точки оплаты (Point Of Sale - POS). Для расчетов существуют специальные так называемые POS-устройства, обеспечивающие автоматическую авторизацию и проведение операций (транзакций) по картсчету.
Банковские пластиковые карты могут быть использованы также для снятия наличных денег через банкоматы, или ATM (Automatic Taller Machine). Технология здесь достаточно наглядна: банковская карта вставляется в АТМ, запрашивается PIN-код и далее выбирается нужная операция (съем денег, обмен валюты, справка и т.п.). Следовательно, если вы оказались без денег, но рядом есть банкомат и вы не забыли дома свою карточку, остаток на картсчете которой достаточен для покупки, у вас нет проблем.
В России широкое применение получили БК для перечисления зарплаты сотрудникам. Предприятия при этом освобождаются от расходов на инкассацию и выдачу зарплаты. Сотрудники при наличии соответствующей инфраструктуры освобождаются от очереди в кассу по фиксированным дням и получают проценты на остатки на счетах, банки получают средства в свое управление. Нередко остатки на счетах клиентов через несколько месяцев составляют до трети зарплаты.
Сегодня банковские карточки находят все новые применения. Телефон и метро, продажа бензина и газового топлива, медицина и страхование, пенсионное обеспечение и проездные документы - вот далеко не полный перечень возможного использования БК.
За всем этим стоят серьезные информационные технологии. По сути, БК обеспечивает пользователя проверяемым идентификационным номером в определенной системе регламентации предоставления продуктов и услуг, гарантированной банком или другим эмитентом.
Как обеспечивается функционирование банковской карточки? Для того чтобы понять общие принципы технологии интерактивной доставки услуг с использованием банковских карточек, обсудим ряд понятий. В простейшем случае в качестве субъектов помимо клиента и точки обслуживания выступают:
• платежная система - совокупность технических средств, норм, правил и процедур, предназначенных для взаиморасчетов между клиентом и торгующей организацией или банком с использованием БК;
• банк-эмитент - банк, выпустивший конкретную БК;
• расчетный банк - банк, осуществляющий расчеты между банками, входящими в платежную систему;
• процессинговый центр - организация, обеспечивающая информационное взаимодействие между участниками платежной системы и маршрутизацию транзакций, авторизацию доступа к счетам и ведение базы данных по карточкам, счетам и остаткам;
• коммутационный центр - организация, обеспечивающая информационное взаимодействие между участниками платежной системы и выполняющая только функции маршрутизации транзакций.
Платежная система схематически представлена на рис. 1.15. Клиент, рассчитываясь в торговой точке за покупку или услугу, предъявляет свою БК. Кассир визуально (по внешнему виду БК, фотографии, подписи клиента), а также с помощью специального терминального оборудования осуществляет авторизацию карточки, т.е. определяет ее пригодность для платежей и наличие на картсчете требуемой суммы. При этом возможен и голосовой запрос в процессинговый центр. В случае положительного результата авторизации оформляются платежные документы, клиент расписывается на чеке или счете.
Значительные усилия и существенные материальные затраты направляются на повышение уровня безопасности и внедрение новых технических решений и стандартов обслуживания, прежде всего микропроцессорных, или чиповых, карт. Эти карты в силу роста их оперативной памяти обеспечивают возможность внедрения совершенных механизмов защиты, включая сертифицированные ключи и биометрические методы. Широкое распространение таких карт планируется уже в самое ближайшее время.
Микропроцессорные карточки. Особый интерес представляют смарт-карты, т.е. карточки со встроенным процессором. Ряд фирм, среди которых первой в России, пожалуй, была фирма "АйТи", предложили несколько проектов Smart City ("умного" города). Проект реализован в некоторых моногородах, в частности "газовых" и "нефтяных". Суть его заключается в следующем.
В качестве клиентских БК используются микропроцессорные карточки, специально разработанные для финансовых приложений. Карточки работают в режиме "электронный кошелек", причем предусмотрено несколько зон памяти, имеющих различные параметры и условия доступа. Внешний вид карточки индивидуален для каждого банка-эмитента.
Платежные терминалы устанавливаются в магазинах и предприятиях сферы обслуживания для осуществления платежей с помощью смарт-карт. Предусматривается защита терминала от считывания информации. Съем информации с терминалов (инкассация) осуществляется с использованием так называемых "служебных" карт. Терминальное устройство может применяться и как специальное устройство, подключенное к электронному кассовому аппарату. Устройство может быть также встроено в кассовый аппарат наравне со считывателем штрих-кодов.
В банке или в расчетном центре устанавливается центральная процессинговая система, которая интегрируется с собственно банковской системой учета платежей и ведения клиентских счетов. В центральной процессинговой системе ведутся различные базы данных, в том числе:
• по клиентам;
• по точкам торговли (обслуживания);
• по устройствам (платежным и банковским терминалам, банкоматам и другим устройствам удаленного обслуживания клиентов);
• по транзакциям с использованием карточек;
• по недееспособным карточкам ("горячим” спискам) и др.
Предусматриваются также:
• дополнение списка клиентов, в том числе по начислениям зарплаты;
• обеспечение системы безопасности;
• электронная персонализация и выпуск смарт-карт;
• авторизация и обработка поступающих транзакций (операций);
• генерация всевозможных отчетов, в том числе по транзакциям по конкретному счету;
• интерфейс с процессинговыми системами для проведения клиринга и расчетов.
Банковские терминалы используются для занесения денег на карточку, а также для просмотра балансов, кредитования и дебетования "электронного кошелька", смены PIN-кода, предоставления отчетности владельцу карты.
Станция печати служит для графической персонализации карточек клиента. Станция состоит из персонального компьютера, цифровой видеокамеры со вспышкой или цветного сканера, видеоплаты обработки изображений и принтера для печати на карточках. Для выпуска комбинированных карточек возможно включение кодирующего устройства для записи на магнитную полосу.
Банкоматы используются с усиленными криптографическими возможностями для поддержания режима off-line.
Криптосервер играет одну из центральных ролей во всей системе, так как безопасность платежной системы и отдельных "электронных кошельков" является узловым вопросом существования платежной системы.
Основные функции платежной системы:
• выпуск карт;
• помещение средств на карточку и снятие наличных денег;
• обеспечение контроля за расходованием средств и лимитов;
• обеспечение совершения покупок в точках торговли (обслуживания);
• сбор транзакций;
• составление ’’горячих” списков;
• контроль за прохождением транзакций и внутренний аудит;
• обеспечение высокого уровня безопасности;
• реализация клиринговых функций между участниками платежной системы.
Системы безналичных расчетов на основе смарт-карт обладают рядом несомненных достоинств:
• существенно снижается проблема наличных денег в регионе, в том числе в связи с неплатежами;
• ускоряются расчеты в регионе;
• упрощается инкассация.
Микропроцессорные карты имеют ряд преимуществ по сравнению с магнитными:
• внутренние механизмы защиты информации, позволяющие предотвратить различного рода махинации и повысить безопасность;
• меньшая зависимость от линий связи при использовании режима off-line, что особенно важно при низком качестве отечественных линий связи;
• организационные преимущества использования режима off-line;
• расширенные возможности по использованию карт благодаря их значительно большей информационной емкости.
Все это определяет особый интерес к микропроцессорным карточкам. Большой проект реализуется в настоящее время Сбербанком РФ. Следует отметить использование микропроцессорных карточек компании VISA Int., а также развитие стандартов совместимости такого рода карт, поддерживаемое компьютерным бизнесом. При этом появляется возможность приобретения товаров через Интернет, создания единой идентификационной карты и др.
Перспективами развития рынка интерактивных услуг с использованием банковских карточек являются:
• более тесная интеграция между платежными системами, создание межсистемных шлюзов на взаимовыгодной основе;
• развитие сети телекоммуникаций, в том числе и для БК, что будет способствовать ускорению авторизации и, следовательно, предоставлению более быстрого и широкого обслуживания клиентов;
• интеграция в единой системе как магнитных, так и электронных карточек, в частности более широкое использование технологии "электронного кошелька" для ряда категорий населения с ограниченным достатком (например, для пенсионеров);
• развитие для широких слоев населения комплексных решений, основанных на БК, прежде всего на микропроцессорных картах, включая пенсионное обслуживание, страхование, паевые и инвестиционные фонды;
• использование БК в качестве идентификаторов личности, в том числе наподобие единого социального номера.
Карточка становится многофункциональной. Неразвитость рынка кредитных карточек банки стремятся компенсировать расширением набора существующих услуг. Карточка может стать страховым полисом, проездным билетом и удостоверением личности. Банки пытаются предоставить владельцам карт возможность получать по ним скидки или бонусы при расчетах за покупки, выпускают партнерские карты (например, с Аэрофлотом, ГУМом, сетевыми магазинами и компаниями).
Наиболее быстро распространяется практика платежей через банкоматы. Так можно оплачивать сотовую связь, доступ в Интернет, IP-телефонию, спутниковое телевидение. Проблемы тут возникают, если поблизости нет банкомата того банка, который выдал вам карту, но и эта проблема решается.
Расширяются возможности оплаты по карточке с помощью телефона или Интернета. Естественно, вопрос заключается в безопасном использовании пластиковой карты и в возможности клиента отказаться от операции.
С 1 апреля 2003 г. VISA изменила правила расчетов в Интернете, и теперь при использовании стандарта 3D Secure происходит сдвиг ответственности с магазина на держателя карты. Держатель получает в банке специальный пароль для платежей в Интернете, который знает только он, и если злоумышленники захотят расплатиться его картой, у них ничего не выйдет без пароля. При совершении платежа по банковской карте через Интернет или по телефону клиент вводит не параметры своей пластиковой карты, а параметры сервисной карты, которая привязана к его банковской карточке, а точнее, к банковскому счету.
Чиповые карточки могут вместить гораздо больше информации, что позволяет им стать страховыми полисами, проездными билетами, документами, удостоверяющими личность, или дисконтными картами, а часто всем вместе. Пример - так называемая "социальная карта москвича", по которой пенсионеры бесплатно ездят, получают скидки в аптеках и на которую получают пенсию. Пластиковые карты для студентов, путешественников, автомобилистов обеспечивают соответствующие скидки по специфицированным для каждой группы пользователей товарам и услугам. Появились даже специальные женские банковские карты, позволяющие не только расплачиваться, но и получать скидки, например, в парфюмерных магазинах.
Дополнительные сервисы владельцам карточек предоставляют либо банки, либо платежные системы. Это хорошее средство для привлечения новых клиентов. Но и для клиента дополнительные сервисы очень удобны. Он, к примеру, может бесплатно или на льготных условиях застраховать свою поездку по России или за границей. К тому же если он снимает наличные деньги с такой карточки, то платит за это определенный процент, а если он, например, в магазине оплачивает товар, то расходы за банковскую услугу берет на себя магазин.
Развитие системы сервисов сдерживается прежде всего отсутствием достаточного числа банкоматов, POS-терминалов, особенно в регионах, а также низким уровнем распространения самих карточек. Но "карточный бум" в России не за горами: следует говорить о больших возможностях и новых перспективах БК.
1.3.7. Интернет-банкинг
Предоставление банковских услуг с использованием Интернета как канала дистанционного обслуживания клиентов, или, по-другому, интернет-банкинг, является одним из наиболее динамичных направлений предоставления финансовых услуг.Интернет-банкинг может служить основой не только для управления банковскими счетами по широкому спектру банковских услуг, но и для дистанционной работы на рынке ценных бумаг, удаленного страхования, других финансовых услуг, так как он обеспечивает проведение расчетов и контроль над ними со стороны всех участников финансового блока.
Интернет-банкинг является логическим продолжением следующих разновидностей удаленного обслуживания:
• PC banking - доступ к счету, осуществляемый с помощью персонального компьютера посредством прямого модемного соединения с банковской сетью;
• telephone banking - обслуживание счетов по телефону;
• video banking в виде системы интерактивного общения клиента с персоналом банка.
Классический вариант системы интернет-банкинга включает в себя полный набор банковских услуг, предоставляемых клиентам -юридическим и физическим лицам в офисах банка (кроме операций с наличными деньгами). С помощью систем интернет-банкинга можно обеспечить покупку и продажу безналичной валюты, оплачивать услуги, проводить безналичные внутри- и межбанковские платежи, переводить средства по своим счетам и, конечно, отслеживать все банковские операции по своим счетам за любой промежуток времени. При необходимости этот перечень может быть расширен.
Использование систем интернет-банкинга дает ряд преимуществ:
• существенно экономится время за счет исключения необходимости посещать банк лично;
• клиент имеет возможность 24 часа в сутки контролировать собственные счета и оперативно реагировать на изменения ситуации на финансовых рынках;
• клиент может отслеживать операции с пластиковыми картами, поскольку доступ клиента к работе с системой не зависит от его местонахождения - достаточно иметь доступ в Интернет. Это способствует повышению контроля со стороны клиента за своими операциями.
Безопасность финансовых транзакций в системах интернет-банкинга обеспечивается современными технологиями программноаппаратной защиты. При их квалифицированной реализации уровень защищенности дает практически 100%-ную гарантию конфиденциальности операций, что обеспечивает сохранность средств. Для банков это актуально в не меньшей степени, чем для клиентов, так как на карту поставлены не только финансовые средства банка, но и его деловая репутация. Можно с уверенностью сказать, что тенденция здесь положительная.
Интернет-банкинг за рубежом. Еще до 1995 г., когда Интернет не был так широко распространен, банки предоставляли удаленный доступ к счету через системы "клиент-банк”. Для этого на стороне клиента устанавливалось специальное программное обеспечение, и обмен информацией с банком, как правило, происходил через прямое модемное соединение. Такие системы применялись в первую очередь корпоративными клиентами, и на Западе к сегодняшнему дню почти все банки модернизировали их до уровня клиент-Интернет-банк.
Сам факт, что многие услуги могут быть осуществлены дистанционно через глобальную сеть, привел к тому, что банк как физический объект (здание и пр.) в принципе может не существовать. В свою очередь, теоретически это приводит к снижению операционных издержек, уменьшению стоимости услуг и повышению прибыли самого банка. Именно по этим причинам с 1995 по 2000 г. в США и в Европе стали открываться так называемые "виртуальные банки", у которых не существовало ни одного офиса. Открытие счета и управление им, получение кредита - все это осуществлялось только через Интернет.
По данным Банка международных расчетов, наибольшее распространение интернет-банкинг получил в Австрии, Финляндии, Корее, Сингапуре, Испании, Швеции и Швейцарии, однако занимаются им преимущественно традиционные, а не "виртуальные" банки. В Финляндии до одной трети клиентов пользуются банковским обслуживанием через Интернет. В США к концу 2000 г. интернет-банкинг был сконцентрирован в крупнейших банках, на долю которых приходилось 90% американских активов. Транзакционный интернет-банкинг предлагали 37% банков и 18% планировали его освоение. Число "виртуальных" банков относительно небольшое, порядка 20. Самым первым виртуальным банком считается американский Security First Network Bank, открывшийся 18 октября 1995 г. За первые полтора года существования средний прирост капитала банка составлял 20% в месяц, активы выросли до 40 млн долл., было открыто более 10 тыс. клиентских счетов. В Европе первым виртуальным банком был Advance Bank, дочерняя структура Дрезденской банковской группы (Германия). Подразделение появилось в 1996 г. В 2000 г., когда стереотипы новой экономики развеялись и стало понятно, что не любая компания, действующая через Интернет, может использовать сетевой эффект, а для клиентов банков главное - надежность и безопасность, а не доступ к счету 24 часа в сутки, многие виртуальные банки прекратили свое существование. Тем не менее большинство из них было приобретено традиционными банками для использования их как одного из каналов предоставления собственных услуг.
Ряд западных брокерских компаний начинает захватывать самых ценных индивидуальных клиентов - тех, кто мыслит категориями Уолл-стрита, т.е. активно действует на финансовом рынке.
Предоставление on-line-кредитов - еще один перспективный вид бизнеса, которым занимаются специализированные ссудные компании (в частности, компании LendingTree.com и E-Loan Inc.). В борьбу вступили и крупнейшие представители ’’карточного” бизнеса. Корпорация American Express открыла виртуальный банк Membership, а WingspanBank.com учредила чикагский Bank One Согр. Наконец, банки все чаще сталкиваются с угрозой со стороны совершенно неожиданных конкурентов - компаний, выпускающих программное обеспечение.
Интернет-банкинг в России. Он имеет уже восьмилетнюю историю, что по нынешним временам не так уж и мало. Первая система удаленного управления банковскими счетами "Домашний банк” Автобанка начала функционировать в мае 1998 г., как раз накануне дефолта. Конечно, кризис не мог не отразиться на состоянии дел, но в последние годы интерес к этой услуге возрос, а результаты не замедлили сказаться.
По уровню "интернетизации” Россия в 2003 г. находилась на одной ступени с Бразилией и Индонезией (4% населения страны). Сегодня большинство российских банков готовы или готовятся предоставлять услуги с помощью Интернета. При этом многие банки ориентируются не на собственные разработки, а на программные продукты, поставляемые "под ключ”.
Отечественные банковские организации не уступают сегодня своим западным коллегам в освоении WAP-банкинга - удаленное управление счетами посредством мобильного телефона, оснащенного специальным программным обеспечением на базе протокола беспроводной передачи данных. Еще одна услуга, предоставляемая банками владельцам сотовых телефонов, - SMS-банкинг. С помощью службы коротких сообщений (SMS), которая есть у любого оператора сотовой связи, клиент сможет получить всю информацию о состоянии расчетных счетов (остатков по счету), а также выписки по счету за требуемый период. По мнению экспертов, эта услуга имеет гораздо больше перспектив, чем WAP-банкинг. Во-первых, благодаря дешевизне, а во-вторых, за счет большей скорости передачи данных - в десятки раз быстрее.
Главной национальной особенностью продвижения интернет-банкинга является тот факт, что в России у населения сформировалась привычка хранить сбережения не в финансовых учреждениях, а дома, в наличной валюте. В результате в стране сложилась ситуация, когда потенциальные конкуренты по привлечению средств населения выступают скорее в качестве партнеров. По сути, речь идет о развитии нового рынка, его инфраструктуры, о решении общих проблем и, наконец, о формировании спроса на новые услуги, что не под силу даже крупнейшим банкам, если они будут действовать в одиночку.
С проблемой избыточности филиальной сети в условиях активного распространения интернет-банкинга уже столкнулись такие крупные европейские банки, как Deutsche Bank и банк ABN AMRO. Однако существуют связанные с интернет-банкингом проблемы, общие для всех российских банков:
• недостаточность имеющейся правовой базы;
• вопросы безопасности при организации интернет-сервиса финансовыми институтами;
• отсутствие массовой культуры потребления финансовых услуг, в особенности оп-Ііпе-услуг.
В России практически отсутствует стройная правовая система, которая должна была бы регулировать правовые отношения в области электронной коммерции вообще и в сфере финансовых услуг в частности. В то же время нормы действующего законодательства все же позволяют при определенных усилиях построить правильные договорные отношения между продавцом и потребителем интернет-услуг.
Организация безопасности - традиционная проблема. Связанные с ней вопросы - одни из самых болезненных при разработке систем on-line-сервиса и принятии решения о начале коммерческой эксплуатации. Проблема безопасности часто становится доминирующей, мешая развивать интернет-услуги. При решении этой проблемы нужно только трезво оценивать и учитывать риски, связанные с ней, а не отказываться от перспективного начинания.
Еще одна очень важная проблема состоит в отсутствии в России культуры потребления даже традиционных финансовых услуг. Решение этой проблемы может занять достаточно большой промежуток времени. Однако давно замечено: темпы освоения обществом новых технологий растут с появлением новых разработок. Так, по интенсивности продвижения услуг Интернет опережает телевидение. Поэтому распространение новых высокотехнологичных услуг может принести большую отдачу, чем продвижение традиционных услуг. Инициатива здесь находится в руках поставщиков услуг, а не потребителей в отношении формирования массовой культуры потребления финансовых услуг и интернет-банкинга.
Для сложившейся в настоящий момент ситуации в российском интернет-банкинге характерны следующие тенденции:
• большинство действующих систем явно не охватывают весь спектр банковских операций, причем некоторые системы усечены до чисто информационного уровня, без возможности проведения клиентом каких-либо транзакций;
• системы электронного банкинга недостаточно интегрированы: имеются примеры, когда в банке действуют системы интернет-банкинга и интернет-трейдинга, но между собой они практически никак не связаны;
• большинство банков не желают вводить в действие системы интернет-банкинга комплексно: для обслуживания и физических, и юридических лиц.
Названные проблемы являются российской спецификой. В основном же тенденции развития российского интернет-банкинга схожи с общемировыми.
Одна из основных проблем практического внедрения систем интернет-банкинга - обеспечение информационной безопасности.
Возможная топология системы безопасности. Система безопасности интернет-банкинга базируется на четырех основных составляющих.
1. Продуманная организация сети. Основная идея здесь заключается в том, чтобы на сервере, к которому открыт доступ из глобальной сети Интернет, не хранилась секретная информация. Для этого сервер распределения ключей и база данных, содержащая информацию для обслуживания клиентов, выносятся в отдельный сегмент сети, к которому невозможен доступ из глобальной сети.
2. Обеспечение безопасного обмена данными между клиентом и сервером, доступным из глобальной сети. Для этого используются алгоритмы шифрования трафика, которые в сочетании с контролем со стороны центра сертификации ключей позволяют исключить ситуацию подмены сервера.
3. Наличие пакета регламентирующих документов, содержащего подробные инструкции о правилах использования открытых и закры-тых ключей, описание процедур выдачи и замены ключей, а также рекомендации по срокам устаревания электронных ключей.
4. Раннее выявление недостатков в системе безопасности путем сопоставления протоколов обмена сообщениями на стороне клиента и сервера. В случае обнаружения несовпадений транзакция отменяется, проводится оповещение администратора системы безопасности, а ключ пользователя (или сервера) считается невалидным. Нужно признать, что данная система существенно снижает мобильность рабочего места клиента, поскольку протокол в этом случае придется вводить на каждом новом рабочем месте. Необходимость применения данных мер может быть оценена с учетом типа предоставляемых клиенту услуг.
К проблемам стоит отнести отсутствие встроенных алгоритмов шифрования трафика в стандартных браузерах с длиной ключа более 128 бит и отсутствие сертификационных центров на территории России. В соответствии с содержанием предоставляемых услуг возможно создание специальных присоединяемых (подключаемых) компонентов plug-in к браузерам, поддерживающих более надежные алгоритмы шифрования.
Интернет-банкинг создает новые возможности для клиентов банков по работе с перечисленными ниже финансовыми инструментами:
• оперативное управление своими счетами с помощью банковских карт, что обеспечивает развитие новых финансовых схем и повышает эффективность управления; в результате этого существенно упрощается организация расчетов клиентов системы интернет-банкинга с любыми интернет-магазинами во всемирной сети, обеспечивается интеграция системы интернет-банкинга с существующими системами интернет-торговли и происходит интеграция банков в мировую банковскую систему;
• обслуживание расчетных и текущих счетов для комплексного обслуживания юридических лиц, включая практически все возможные операции;
• развитие депозитарных операций в режиме реального времени в интеграции с другими блоками интернет-банкинга;
• работа с ценными бумагами на биржевом и внебиржевом рынках; речь идет не об отдельной системе интернет-трейдинга, а о единой системе интернет-банкинга, в которую органично интегрирован соответствующий блок для работы и на вексельном рынке с организацией торговых площадок, работающих в режиме on-line;
• привлечение дополнительных средств и кредитование населения; большое внимание для такой системы должно уделяться простоте, доступности и привлекательности пользовательского интерфейса, обеспечению "естественности" всех операций.
Одним из важных факторов успешного функционирования системы интернет-банкинга является охват наиболее широкого спектра операций с клиентами и банковских продуктов. Этот фактор, с одной стороны, способствует привлечению клиентов, а с другой - позволяет банку получить максимальную отдачу от системы интернет-банкинга. Также очевидно, что система, чтобы приносить прибыль, должна иметь достаточно большой срок жизни и при этом нормально развиваться вместе с банком, обеспечивая расширение круга банковских продуктов и ввод новых сервисных функций без привлечения огромных ресурсов в ходе эксплуатации. Таким образом, нормальное развитие системы невозможно без обеспечения ее масштабируемости и гибкости.
1.3.8. Тенденции банковской автоматизации
Как уже отмечалось выше, банковская автоматизация - наиболее динамично развивающаяся область информационной поддержки бизнеса. Поэтому формулируемые ниже тенденции характерны не только для указанной узкой области, но и для будущего поколения информационных систем поддержки бизнеса.1. Системность решений для всех этапов жизненного цикла интегрированной автоматизированной банковской системы.
2. Использование основных принципов открытых систем для адаптации к динамично изменяющимся внешним и внутренним условиям.
3. Повышение роли технологического сопровождения банковской деятельности. Ориентация на реинжиниринг бизнес-процессов в рамках развития интегрированной АБС и его активное использование при проектировании.
4. Проектирование, адаптация и эксплуатация информационных систем как систем управления банковской деятельностью. Использование для этого современных принципов менеджмента, включая контроллинг.
5. Переход к распределенной обработке информации в режиме реального времени, в том числе развитие банковских инструментов интерактивной доставки информации. Последовательная реализация принципа ’’всегда и везде”: в любое время в любой точке Земного шара.
6. Обеспечение информационной поддержки управления холдинговыми компаниями и концернами в связи с расширением сферы деятельности банков, формированием финансовых и финансово-промышленных групп. Выполнение всего спектра услуг корпоративных фирм на единой информационной и технологической основе, включая пенсионное, страховое, трастовое и консалтинговое обслуживание.
7. Развитие новых банковских продуктов и услуг, а также нетрадиционных средств их доставки как конкурентное звено в банковском секторе, включая решения, основанные на новых технических средствах (сотовая связь, видеоконференц-связь, системы распознавания речи), а также комплексные решения, использующие концепцию виртуальной реальности.
1.4. Автоматизированные системы фондового рынка
Стабилизация экономики предполагает стимулирование промышленного развития. Особую роль в инвестиционном процессе играет фондовый рынок. Развитие рынков государственных и корпоративных ценных бумаг происходит стремительно, поэтому информационная поддержка всех секторов фондового рынка имеет несомненную практическую значимость.1.4.1. Информационная поддержка рынка ценных бумаг
Анализ экономических прогнозов на среднесрочную перспективу показывает, что одним из узловых является вопрос о привлечении в экономику инвестиций, в том числе зарубежных, для реструктуризации и подъема промышленности. Рынок ценных бумаг (ЦБ) предназначен для аккумулирования средств инвесторов (предприятий и физических лиц, резидентов и нерезидентов в зависимости от условий эмиссии) при реализации конкретных инвестиционных проектов.Функционирование рынка ценных бумаг регламентировано Федеральным Законом от 22 апреля 1996 г. №39-Ф3 "О рынке ценных бумаг”, Гражданским кодексом и другими законодательными актами, а также многочисленными положениями Федеральной службы по финансовым рынкам (ФСФР России) и Центрального банка РФ.
Естественно выглядит задача обеспечения информационной поддержки этих процессов. Прежде всего это касается формирования надежной нормативной базы. Актуальными являются ориентация на развитие информационных систем биржевого и внебиржевого фондовых рынков, формирование развитой депозитарной сети, что немыслимо без широкого применения информационных технологий, ориентированных на всех субъектов фондового рынка.
Основные тенденции развития аналогичны тенденциям создания интегрированных АБС. Более того, архитектура соответствующих решений во многом схожа, а при формировании наполнения программных модулей узловым вопросом остается тщательная технологическая проработка системы. Следует отметить особые требования, предъявляемые к системам телекоммуникаций; они не менее жесткие, чем для банковских систем.
Распространенные в России виды ценных бумаг - это прежде всего акции, облигации, векселя и сертификаты (рис. 1.16). Кроме того, в последнее время некоторое распространение получили производные ценные бумаги (в основном фьючерсы и опционы). Некоторые особенности российского рынка ценных бумаг (РЦБ) обусловливаются реализованной схемой приватизации государственной собственности, а также недостаточно развитой нормативной базой, главным образом законодательной, и отсутствием традиций.
В то же время ряд проектов по организации удаленной торговли ценными бумагами служит хорошей основой для развития технологий РЦБ, в том числе информационных. Следует заметить, что ценные бумаги могут выпускаться как в бумажной, так и в безбумажной форме.
Множественность связей, разветвленность РЦБ определяют особенности его информационной поддержки. В качестве основных среди субъектов РЦБ можно назвать депозитарии, реестродержатели, биржи и площадки организации внебиржевой торговли ценными бумагами. Ниже рассматриваются некоторые особенности автоматизации перечисленных субъектов.
• финансовые и промышленные индексы и котировки наиболее ликвидных ценных бумаг на основных биржах мира;
• данные о торгах на российских фондовых биржах по государственным ценным бумагам и валютам;
• результаты торгов по наиболее ликвидным котируемым корпоративным ценным бумагам;
• данные о внебиржевом рынке.
Активно работают на рынке информационных и консалтинговых услуг и российские агентства, в частности такие, как "Интерфакс", АК&М, "Финмаркет", "Росбизнесконсалтинг", "Международный финансовый дом". Помимо динамически изменяемой фактографической информации агентства поставляют статистическую и аналитическую информацию. Широко используются также возможности Web-серверов в Интернете.
Рынок информационных финансовых услуг интенсивно развивается. Пользователями указанной информации являются финансовые институты (банки, инвестиционные компании, биржи и др.), а также крупные инвесторы, контролирующие управление своими портфелями активов или занимающиеся этим сами.
Далее остановимся более подробно на конкретных примерах автоматизации деятельности субъектов фондового рынка. Учитывая, что для бизнесменов как потенциальных инвесторов (и потенциальных эмитентов) наибольший интерес представляют депозитарный учет и организация торговли ценными бумагами, особое внимание уделим именно этим проблемам.
1.4.2. Распределенная депозитарная система. Проблемы и решения
Основное назначение депозитария - хранение ценных бумаг акционеров и проведение связанных с этим операций. Учитывая, что акционеры находятся в различных регионах, депозитарии, ориентированные на привлечение широкого круга инвесторов, должны быть приближены к инвестору. Рассмотрим пример построения распределенной депозитарной сети.Будем полагать, что депозитарная сеть (ДС) предназначена для работы с акционерами крупных акционерных обществ (АО), имеющих интересы в большинстве регионов России. Такая ДС может быть использована для работы с другими ценными бумагами как в России, так и за рубежом. Для обеспечения удобства акционеров, приобретших акции в результате чековых аукционов, в ходе подписки на акции среди сотрудников АО, а также на вторичном рынке и по результатам размещения акций возможных повторных эмиссий, создается депозитарная сеть, по возможности приближенная к акционерам. Основные требования к депозитарной сети:
• поддержание работы с информационными данными при числе акционеров не менее миллиона человек, относительно равномерно территориально распределенных по основным регионам;
• поддержание распределенной схемы построения региональных депозитариев с возможностью придания им ряда функций реестродержателя, депозитария, агентов по голосованию и платежам в своих регионах;
• обеспечение в рамках ДС услуг на вторичном фондовом рынке;
• проведение операций в сроки, предусмотренные действующим законодательством;
• возможность сопровождения вторичных эмиссий;
• согласованность деятельности агента по голосованию с деятельностью реестродержателя.
Кроме того, система должна обеспечить на единой технологической основе весь спектр услуг не только депозитария, но и регистратора в рамках единой структуры взаимодействия субъектов депозитарной сети (рис. 1.17).
Основными функциями эмитента являются:
• подготовка проспекта эмиссии (первичное и вторичное размещение);
• подготовка и согласование договоров с реестродержателем, агентом по голосованию и депозитарием;
• согласование регламентов взаимодействия в рамках депозитарной сети;
• определение повестки дня собраний акционеров;
• проведение собраний акционеров в соответствии с уставом АО;
• определение предварительных предложений по условиям выплаты дивидендов;
грам-
мному
ческому
заци
онному
маци
онному
хрони
зации
лизован
ный
line
шенные
line
ленный
line
шенные
кие
• общесистемная координация деятельности с нормативными органами фондового рынка;
• взаимодействие с регистраторами, номинальными держателями и акционерами; координация деятельности РД и ведение их счетов;
• анализ и управление деятельностью ДС, в том числе формирование соответствующей регламентной и нормативной базы;
• подготовка отчетности для эмитентов, акционеров, регулирующих органов.
Основные функции региональных депозитариев, часть которых может взять в централизованном порядке и РДЦ, представлены на рис. 1.18.
За последнее время функции депозитариев существенно расширились. Они выступают в качестве спецдепозитариев для работы с негосударственными пенсионными фондами и паевыми инвестиционными фондами, ипотечными компаниями и другими финансовыми институтами, организуют учет и хранение векселей, обеспечивают выполнение ряда других функций, имеющих некоторую специфику.
Общие требования к аппаратно-программным средствам информационно-вычислительного комплекса (ИВК) депозитарной сети включают обеспечение:
• удаленного доступа пользователей к ресурсам ИВК, например удаленных пользователей на вторичном рынке ценных бумаг;
• сохранности информации при любых видах программных и аппаратных сбоев и отказов;
• защиты информации от несанкционированного доступа как в целом по ДС, так и в отдельных ее частях с использованием программных, технических и организационных мер защиты.
Рассмотрим более подробно основные требования, предъявляемые к программному обеспечению ДС. Перечень укрупненных показателей, по которым осуществляется выбор программных средств, включает следующее:
• поддержание работы с большим количеством акционеров;
• поддержание сетевого режима работы;
• поддержание плана счетов ДЕПО;
• наличие возможности передачи информации в банковскую или бухгалтерскую информационную систему, по крайней мере через систему удаленного доступа;
• наличие возможностей по настройке и модификации выходных документов;
• поддержание основных технологических операций, предусмотренных регламентами ДС;
• наличие документации на информационную систему и описания технологии использования программного продукта в рамках депозитарной деятельности;
• возможность доработки по дополнительным требованиям в процессе эксплуатации системы;
• гарантированное обеспечение сопровождения программного продукта;
• наличие возможностей по обучению пользователей.
Классификация программных средств для фондового рынка представлена в табл. 1.5.
В дальнейшем основное внимание уделяется программным средствам, обеспечивающим функционирование электронного депозитария. Современные версии ИВК для крупного депозитария, как правило, ориентированы на технологию "клиент-сервер".
онная
система
депозитарий
Ведение реестра акционеров
Работа с разными типами ценных бумаг
Первичное размещение Учет операций вторичного рынка
Обслуживание удаленных пунктов регистрации
Ведение счетов эмитентов Регистрация любых операций с ценными бумагами
Расчет и начисление дивидендов по разным типам бумаг
Подготовка платежных документов
Отчеты по размещению и платежам
Сводные отчеты по удаленным пунктам
Поддержание фондовой технологии
Расчет налогов
акционеров
Ведение реестра акционеров
Первичное размещение Учет операций вторичного рынка
Расчет дивидендов
Отчеты по размещению и платежам
Расчет налогов
Статистический анализ Прогнозирование
Программа эмиссии
организации
электронной
торговли
Реализация торгового механизма
Централизованная обработка заявок
Сортировка заявок (приоритетность)
Оформление сделок
1.4.3. Информационные технологии депозитарного учета
Универсальный программно-технический комплекс (ПТК) включает в себя ряд подсистем (рис. 1.19). Соответствующие технологии могут использоваться в банках, инвестиционных фондах и комитетах имущества, инвестиционных компаниях для ведения реестра акционеров.Связующим звеном всех систем является система учета прав собственности. Она позволяет учитывать различные выпуски ценных бумаг многих эмитентов. При этом система может обслуживать депозитарий и реестродержателя одновременно.
Основные функциональные и технологические особенности базового комплекса состоят в следующем.
На основании договора счета ДЕПО, заключенного между депонентом (акционером) и депозитарием, депоненту в депозитарии открывается лицевой счет ДЕПО (далее - лицевой счет). При открытии лицевого счета депонент не обязан класть на хранение в депозитарий какие-либо ценные бумаги. На одном лицевом счете могут учитываться ценные бумаги различных эмитентов (разных выпусков одного эмитента).
Для каждого лицевого счета заводится карточка лицевого счета, в которой отражены данные о его владельце: название (фамилия, имя, отчество), юридический и почтовый адреса, паспортные данные, банковские реквизиты и т.п.
В депозитарии осуществляются учет и хранение ценных бумаг, выпущенных в обращение как в наличной форме (единичные сертификаты), так и в безналичной. В последнем случае весь выпуск (часть выпуска) оформляется глобальным сертификатом (частичным глобальным сертификатом). При этом владельцам ценных бумаг в депозитарии выдаются выписки с лицевого счета (свидетельства о владении ценными бумагами), которые сами по себе не являются ценными бумагами. Передача выписки или свидетельства от одного лица к другому не влечет за собой перехода права собственности на обозначенные в выписке (свидетельстве) ценные бумаги. Строго говоря, учет ценных бумаг, выпущенных в безналичной форме, может проводиться только в депозитариях, но не у реестродержателей. По именным ценным бумагам, выпущенным в наличной форме, возможно только закрытое хранение.
• учет сертификатов ценных бумаг как бланков строгой отчетности;
• ведение реестра владельцев ценных бумаг, включая выдачу новых сертификатов при проведении сделок между владельцами ценных бумаг.
В случае если сертификаты ценных бумаг хранятся в депозитарии, к этим функциям добавляются функции хранения и учета собственно ценных бумаг. В депозитарии все ценные бумаги хранятся и учитываются на специальных балансовых счетах ДЕПО, по которым в установленные действующим законодательством сроки подводится баланс.
На одном лицевом счете ценные бумаги одного выпуска могут учитываться не только на разных балансовых счетах, но и на разных субсчетах одного балансового счета (например, два пакета акций могут быть заложены в два разных кредитных учреждения).
Все операции с ценными бумагами, хранящимися в депозитарии, осуществляются на основании поручений владельцев лицевых счетов. В базе данных депозитария предусмотрено автоматическое ведение журнала принятых поручений, журнала операций, журнала не-сквитованных поручений, журнала снятых с исполнения поручений.
Поручения могут быть отданы также и лицами, уполномоченными на то владельцем лицевого счета. Такие лица обязаны иметь надлежащим образом оформленные доверенности - разовые или долговременные. Разовые доверенности, как и прочие документы, обременяющие операцию с ценными бумагами, называются связанными с поручениями документами и в качестве таковых вносятся в базу данных депозитария.
Лица, обладающие долговременными доверенностями, называются распорядителями лицевых счетов и в качестве таковых вносятся в базу данных депозитария.
За совершение операций над лицевыми счетами и хранящимися на них ценными бумагами депозитарий может взимать плату с владельцев лицевых счетов.
Переход права собственности на учитываемые в депозитарии ценные бумаги осуществляется на основании поручений владельцев счетов. Переход права собственности на ценные бумаги от владельца лицевого счета в одном депозитарии к владельцу лицевого счета в другом депозитарии возможен только в том случае, если эти депозитарии связаны корреспондентскими отношениями по задействованному в операции выпуску ценных бумаг.
Корреспондентские отношения устанавливаются либо непосредственно между такими двумя депозитариями, либо через центральный по данному выпуску ценных бумаг депозитарий (депозитарий, в котором хранится глобальный сертификат данного выпуска ценных бумаг). Корреспондентские отношения устанавливаются путем открытия корреспондентских счетов на основании специального договора между депозитариями-корреспондентами. Перевод ценных бумаг в связанный корреспондентскими отношениями депозитарий проводится с помощью междепозитарного поручения (авизо).
В отношении перехода прав собственности следует различать два действия: оформление сделки и регистрацию сделки. Оформлять сделки может только инвестиционный институт (каковым является депозитарий). При оформлении сделок взимаются необходимые налоги (или документальное подтверждение об их уплате) на операции с ценными бумагами и/или на доход от реализации имущества и ведется регистрация сделок.
Таким образом, депозитарий при проведении операции по переходу прав собственности может оформить и зарегистрировать сделку или же только зарегистрировать ранее оформленную в другом инвестиционном институте сделку.
Если депозитарий выполняет функции реестродержателя по одному выпуску ценных бумаг или нескольким, то его взаимоотношения с эмитентом строятся на основе договора. Депозитарий может выступать агентом эмитента по первичному размещению ценных бумаг, выплате дивидендов, рассылке владельцам ценных бумаг различной информации, подготовке к собранию акционеров.
Программно-технический комплекс предусматривает возможность объединения депозитариев в межрегиональную депозитарную сеть как с прямыми корреспондентскими отношениями между узлами сети, так и с использованием расчетно-депозитарных центров. Проводки по корреспондентским счетам в депозитарной сети осуществляются в автоматизированном режиме.
1.4.4. Информационные технологии реестродержателя
Информационные технологии реестродержателя и депозитария имеют много общего. Реестродержатель преимущественно работает с эмитентом. Он участвует в организации и проведении собраний акционеров, определяет структуру выплаты дивидендов и дивидендную ведомость. Он информирует эмитента о состоянии рынка его ценных бумаг.Типовые функции реестродержателя должны соответствовать нормативным документам ФСФР России и включают в себя:
• координацию деятельности с нормативными органами;
• организацию работы с депозитариями;
• связь с эмитентом и выполнение его поручений в рамках своих обязанностей, предусмотренных договорными отношениями;
• анализ и управление деятельностью самого реестродержателя.
Программно-технологический комплекс должен, в частности:
• обеспечивать сборку реестра владельцев ценных бумаг, распределенных между номинальными держателями в депозитарной сети;
• подготавливать дивидендную ведомость;
• формировать данные для проведения собрания акционеров;
• получать данные из систем учета прав собственности;
• обладать возможностями получения различных аналитических выборок по совокупному реестру владельцев ценных бумаг.
В этой связи для реестродержателя существенны аналитические возможности информационной поддержки, встроенные в систему. Несколько отличаются между собой формы учета, предусмотренные для реестродержателя (лицевые счета) и депозитария (счета ДЕПО).
Во избежание несоответствий учетных позиций должен быть тщательно выверен реквизитный состав входящих и исходящих документов журналов, анкет, счетов, журналов и реестров на соответствие требованиям нормативной базы. Логика работы программно-технологического комплекса должна обеспечивать единообразное выполнение всех операций, проводимых реестродержателем.
Потребность реестродержателя в более мощном аналитическом аппарате определяет интерес реестродержателя к информационным методам поддержки принятия решения и формализованной организации документооборота с использованием современных решений, рассматриваемых в дальнейшем.
1.4.5. Автоматизация фондовой торговли
Торговля ценными бумагами может осуществляться как на фондовых биржах (отделах биржи), так и на внебиржевом рынке.Фондовые биржи представляют собой организованные рынки ценных бумаг. Они призваны обеспечивать:
• прозрачность рынка ценных бумаг;
• условия для совершения торговых сделок с ценными бумагами.
Отличительные признаки биржевой торговли:
• заменяемость ценностей, являющихся предметами купли-продажи;
• физическое отсутствие предметов купли-продажи на месте торга;
• унификация правил совершения сделок;
• при совершении сделки контрагенты достигают договоренности только о виде, количестве и цене, а при форвардной сделке -также о сроке поставки предмета купли-продажи.
Такие условия сделок обеспечивают большие обороты в торговле на биржах. Функции фондовой биржи по двум направлениям представлены ниже.
Оборот капитала
Стыковка предложения и спроса
Оценка капитала
Аккумуляция различных предложений на куплю-продажу ценных бумаг
Формирование курса (цены), соответствующего реальному экономическому положению
Ежедневная публикация котировок, за счет которой обеспечивается прозрачность рынка
Предоставление владельцам ликвидных средств возможностей для вложения капитала
Предоставление держателям ценных бумаг возможностей для превращения их в ликвидные средства
Динамика курсов ценных бумаг на биржах отображает обобщенную оценку инвесторами текущей экономической и политической ситуации в целом и оценку экономического положения конкретных эмитентов.
Правила совершения операций издаются правлением биржи. Эти правила регулируют порядок совершения сделок на данной бирже и являются неотъемлемой частью любого заключенного на бирже контракта. Правила устанавливают, например, вид, форму, длительность и характер исполнения контракта, порядок выполнения поручений в период выплаты дивидендов, реализации прав на конверсию ценных бумаг и/или на дополнительную покупку ценных бумаг, участия облигаций в тиражах погашения и т.п. Кроме того, в зависимости от условий совершения той или иной сделки могут устанавливаться пределы колебаний курса, а также время и способ фактического исполнения контракта.
Основные участники биржевой торговли и структура информационных связей на вторичном рынке ценных бумаг представлены на рис. 1.20.
Все большее значение приобретает торговля через интернет-системы, разработанные для торговли ценными бумагами. Типовые решения в этой бизнес-нише во многом взаимосвязаны с возможностями и решениями, разрабатываемыми для интернет-торговли в целом (общие принципы и состояние рынка рассмотрены более подробно в главе 4) и интернет-банкинга {см. разд. 1.3.7).
К наиболее интересным типовым решениям, пригодным для этого бизнеса, можно отнести универсальную торговую площадку fak-tura.ru и сформированную вокруг нее инфраструктуру.
* См.\ Карминстй А.М., Черников Б.В. Информационные системы в экономике: В 2-х ч. - 4.1. Методология создания: Учеб, пособие. - М.: Финансы и статистика, 2006.
Для внебиржевой торговли ценными бумагами инвестиционные институты, в том числе банки, создают специализированные учреждения или подразделения, например так называемые фондовые магазины. Для автоматизации их работы разрабатываются специальные системы, предназначенные для переуступки прав собственности по ценным бумагам и взаимодействующие с системой учета прав собственности. Основными особенностями такого рода систем являются:
• прием заявок на продажу и покупку ценных бумаг;
• сведение заявок в режиме биржи и в режиме прямого указания;
• гарантированное исполнение заключенных сделок за счет блокировки выставленных на продажу ценных бумаг в депозитариях и обязательного депонирования сумм, обеспечивающих покупку заявленного количества ценных бумаг;
• проведение необходимых денежных расчетов, взимание налогов на доход от продажи ценных бумаг и налогов на операции с ценными бумагами;
• учет движения денежных средств;
• организация обмена с неограниченным количеством депозитариев.
1.5. Автоматизация в торговле
Торговля - один из наиболее интенсивно развивающихся секторов приложения информационных технологий, хотя по объективным причинам автоматизация торговли началась не столь стремительно, как в банковском секторе. Во-первых, торговля более консервативна в восприятии информационных технологий, чем банковский сектор. Во-вторых, стартовые условия автоматизации в торговле не были столь благоприятны. В-третьих, объективные потребности в автоматизации складывались постепенно, в том числе с интеграцией торговых предприятий и осознанием того, что автоматизация является стратегическим фактором конкуренции. Может быть, сдержанность на начальных этапах определила стремительность последующего развития информационных систем в торговле. Определенное преимущество в конкурентном споре, естественно, получили те фирмы, которые раньше начали процесс автоматизации.Особенно это характерно для оптовых и рознично-оптовых компаний, в том числе сетевых. Такие компании ориентируются на небольшую маржу, высокие обороты и значительное число клиентов, которые требуют индивидуального подхода. Как здесь обойтись без современных информационных технологий учета? Именно ИТ позволяют не проиграть в условиях жесткой конкуренции, обеспечивая индивидуализированный и качественный сервис, своевременные и регулярные поставки, низкую стоимость дополнительных услуг и, следовательно, конкурентную стоимость продукции.
1.5.1. Документооборот в торговле
Организационная структура фирмы. Организационно гипотетическая торговая фирма (ТФ) включает следующие основные группы подразделений:• административные подразделения (менеджеров, кадровые и юридические службы, маркетинг);
• торговые отделы;
• центральный склад (склады);
• бухгалтерию;
• технические службы.
Основные структурные подразделения ТФ (торговые отделы и центральный склад) имеют достаточно однородную структуру, типовые особенности которой сводятся к следующему:
• отдел, как правило, состоит из секций;
• отдел (склад) возглавляется заведующим, в функции которого входит решение организационно-технических вопросов, в том числе вопросов расстановки кадров, формирования рабочих графиков, текущей коммерческой (торговой) политики, взаимосвязи с поставщиками;
• важным является формирование ассортимента, обеспечивающего выполнение товарного плана (плана прибыли);
• товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками, анализирует информационные и рекламные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску продукцию по направлению отдела, ведет оформление (подготовку) договоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;
• секции отделов являются автономными в отношении материальной ответственности подразделений; они обеспечивают прием, реализацию через прилавки товаров, учет товаров и денежных средств от реализации через систему кассовых аппаратов, рекламу изданий непосредственно в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для передачи в бухгалтерию;
• отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта; при этом, как правило, предусматриваются предоплата по счету ТФ, отпуск товара как через отдел, так и через центральный склад;
• возможен отпуск товара непосредственно с центрального склада при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины, в том числе на дочерние фирмы;
• реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по закрепленной продукции.
Специфика торговых отделов проявляется, например, при отпуске товаров по почте или в рамках системы интернет-торговли.
Особенностью отдела "Товары - почтой" является ориентация на реализацию массовых товаров, допускающих хорошую рекламу, а также остатков по основной продукции. В России отмечается нарастающий интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в том числе через Интернет, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров, что повышает внимание к доставке товаров по системе "Товары - почтой".
Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, в том числе на юридическую поддержку, реализацию кадровой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции, включая внутрифирменный учет для управления: учет по подразделениям, по товарам, по поставщикам, по группам клиентов, а также по регионам, если фирма работает на региональных рынках. Технические подразделения ориентированы на поддержку бизнеса, хотя в ряде случаев могут решать и самостоятельные задачи.
Структура внешних связей фирмы. Основными внешними связями (рис. 1.21) являются связи с поставщиками, покупателями и смежниками, включая дочерние предприятия. Кроме того, в деятельности ТФ присутствуют разовые контакты.
Взаимосвязи с юридическими лицами регламентируются договорами и счетами на оплату товаров. Оплата товаров частными лицами осуществляется через кассовые операции или через почтовые отправления, банки, по банковским картам (для системы "Товары - почтой").
Для управляемости подразделений желательна относительная определенность в товарной ориентации отделов. Это должно способствовать не только развитию внутренней конкуренции между отделами, но и взаимопомощи.
Анализ деятельности отделов и документопотоков позволяет заключить, что основные функциональные компоненты достаточно однородны, а особенности определяются не предметом, а формой торговли. При этом можно выделить следующие типы торговой деятельности:
• торговля товарами, поступившими на условиях обязательной оплаты;
• торговля комиссионной продукцией;
• торговля по договорным ценам;
• мелкооптовая торговля;
• торговля по схеме "Товары - почтой";
• бартерный обмен товарами для расширения ассортимента;
• организация торговли смежными товарами;
• торговля информацией и перераспределение товаров в пределах некоторого "пула" предприятий и организаций торговли, включая обменные операции по бартеру;
• выездная торговля, включая организацию временных киосков.
При проведении обследования ТФ необходимо:
• фиксировать концепцию развития, в том числе миссию и цели фирмы;
• проводить обследование рынков, на которых работает ТФ, и позиционировать на них продаваемые продукты и предоставляемые услуги;
• выявлять особенности каждого из указанных выше видов торговли;
• классифицировать клиентов и определять клиентскую ориентацию в зависимости от продуктов и услуг, а также территориальных особенностей;
• проводить обследования подразделений фирмы, определять структуру и регламент деятельности подразделений;
• формализовать документооборот (номенклатуру и формы обрабатываемых торговых и информационных документов);
• создавать внутренние инструкции, регламентирующие документооборот и соответствующий ему документопоток, включая регламент доступа к информации.
Результаты подготовительного этапа оформляются отчетом, на основании которого разрабатывается проект документооборота. Некоторые общие соображения по методам проектирования информационной системы изложены в главе 1 части 1.
К основным видам документов относятся:
• договоры на поставку продукции (подготовительная редакция, предварительный договор (о намерениях), конкретный договор с полными атрибутами и ответственностью); типовая форма договора включает в себя юридические и почтовые адреса сторон, реквизиты и форму отгрузки, перечень и телефоны ответственных лиц, формы связи, а также перечень, объем поставок и отпускную цену;
• договоры комиссии, предусматривающие условия оплаты по мере реализации продукции, а также правила корректировки цены, сроки реализации и условия отгрузки товара, включая механизм его возврата при неполной реализации, и тарифы за дополнительное хранение товара. Принципиальным отличием комиссионной торговли является учет товара ”за балансом” до момента реализации, включая возможную торговую накидку;
• акт (накладная) о переоценке товара;
• акт о списании, аналогичный по форме акту о переоценке товаров;
• карточки наличия, поступлений и реализации товаров в отделе;
* См.: Карминский А.М., Черников Б.В. Информационные системы в экономике: В 2-х ч. - 4.1. Методология создания: Учеб, пособие. - М.: Финансы и статистика, 2006.
• накладные, поступающие при перемещении товара со склада или другого подразделения; накладные на отпуск товара содержат данные о наименовании, учетном номере товара или штрих-коде (если таковой имеется), отпущенном в отдел количестве товара, стандарте упаковки, стоимости товара по розничной цене с учетом установленной на него накидки;
• акт учета (периодически по сумме товаров);
• счет на поставку товара по мелкому опту;
• счет-фактура на поставку (получение) товара;
• товарный отчет, составляемый в регламентированные периоды самостоятельно каждым подразделением, обладающим коллективной материальной ответственностью.
Товарный отчет содержит данные о номерах документов строгой отчетности (накладных, счетов, актов) за отчетный период и итоговых суммах по каждому документу с разбивкой на типы поступлений и затрат в соответствии с принятой для ТФ классификацией проводок по бухгалтерским счетам, данные кассовой отчетности за этот период, а также сведения о наличии товарных остатков на начало периода, итог поступлений в подразделение, данные о передаче товаров в другие подразделения, кассовые отчеты и перечисления по счетам, что позволяет сформировать баланс подразделения на момент отчета.
В рамках управленческого учета подготавливаются необходимые отчеты, среди которых выделим справки:
• о текущем балансе;
• о заказанном товаре и условиях поставки;
• об остатках товара на складе;
• об остатках товара и его поступлениях в отдел за текущий период (с разбивкой по типам товара);
• о финансовом положении отдела (реализации, субсчете, поступлении средств по мелкому опту) и прогнозе на ближайший период исходя из заключенных договоров и тенденций реализации.
Естественным представляется ведение аналитических субсчетов по подразделениям для управленческой деятельности, группам товаров, видам торговли, поставщикам, группам клиентов.
В качестве примеров документопотоков на рис. 1.22 приведена схема информационных потоков при реализации товаров, принятых на комиссию.
При формировании интегрированной автоматизированной системы в качестве типовых можно выделить следующие автоматизированные рабочие места:
• формирования договоров на поставку продукции (АРМ "Договор”);
• учета поступлений, хранения, распределения и реализации товарной продукции (АРМ "Товарооборот") в модификациях для склада и торговой секции;
• мелкооптовой (оптовой) торговли и бартерного обмена (АРМ "Опт");
• бухгалтерского учета (касса, учет товарооборота, банковских расчетов, заработной платы, прочих учетов и расчетов, ведения управленческого учета, сводных отчетов и подготовки справок -АРМ "Бухгалтерия");
• автоматизации розничной торговли и кассовых операций на основе штрихового кодирования (АРМ "Секция");
• работы с персоналом (АРМ "Кадры");
• юридической службы (АРМ "Юрист");
• рекламы, маркетинговых и аналитических исследований, анализа коммерческой деятельности (АРМ "Аналитик").
Основное внимание далее сосредоточим на АРМ "Товарооборот" и "Секция", так как другие подсистемы имеют типовые структуру и функции.
Многие торговые компании занимаются доставкой товара. Это порождает серьезные материальные, финансовые и информационные потоки, а вместе с ними и проблемы, связанные с неточным исполнением заказов, потерей и хищением товаров. Информационная система позволяет максимально точно планировать подготовку, погрузку и доставку продукции и сопроводительной документации, в системе четко фиксируется материальная ответственность. Это позволяет повысить эффективность транспортного подразделения и получить от существующих ресурсов максимальную пропускную способность.
Для принятия верных решений руководство компании должно владеть точной, подробной и своевременной информацией. Современные механизмы формирования аналитических отчетов на основе данных системы автоматизации позволяют получить такие сведения в нужный момент.
Максимальный эффект от использования информационных технологий торгово-закупочная компания получит в результате внедрения системы комплексной автоматизации, т.е. системы, затрагивающей все бизнес-процессы компании (логистические и финансовые процессы, процессы управления персоналом и ресурсами и т.д.). Благодаря единому информационному пространству и общим механизмам и принципам, заложенным в комплексную систему, положительные результаты проявляются на всех этапах деятельности компании.
1.5.2. Автоматизация учета в торговле
Для торговой фирмы движение товаров и денег играет главенствующую роль, поэтому автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.В основу ряда комплексов положены схемы документооборота и принципы, аналогичные описанным выше.
1. Комплексный охват деятельности фирмы.
2. Отслеживание движения товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем промежуточным операциям.
3. Учет товаров в разрезе партий в учетных ценах.
4. Получение текущей информации по состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а также о взаимоотношениях с покупателями и поставщиками.
5. Организация различных видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия и др.
6. Проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период времени.
7. Ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности.
8. Ведение многовалютного учета.
9. Представление данных в российском или международном стандарте.
10. Возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте.
11. Максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа.
12. Работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы.
13. Максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды.
14. Легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента.
15. Возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.
Рассмотрим более подробно управление складской деятельностью торговой фирмы (на складах и в торговых точках). Общая схема документооборота для складской деятельности в торговле представлена на рис. 1.23.
При этом учитываются следующие факторы:
• товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;
• товар может оцениваться в различных валютах;
• товар может иметь различный статус, например статус резервирования;
• товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также от состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке.
1.5.3. Штрих-коды как средство автоматизации торговых операций
Многие фирмы оснащают свои торговые залы интеллектуальным оборудованием: электронными кассовыми аппаратами и системами кассового обслуживания. В рамках единой технологии такая система дает возможность вести внутрисекционный учет, осуществлять обмен данными со складом и бухгалтерией, а также оперативный внутрифирменный менеджмент.При этом автоматически обеспечиваются:
• получение товарных отчетов;
• проведение групповой обработки операций, отраженных в товарном отчете, в процессе бухгалтерского учета;
• возможность редактирования и ввода дополнительной информации;
• представление справок в различных разрезах в пределах внутри-секционного учета (складов, материально ответственных лиц и т.д.).
Особую роль при автоматизации торгового зала играют штриховые коды. Если в России их использование только набирает обороты, то на Западе это является стандартом. На упаковке всех товаров западного производства присутствуют блок штриховых линий (штрихкод), а также набор цифр, которые идентифицируют и характеризуют страну-производителя, предприятие-производителя (поставщика), тип товара и его персональную маркировку. Соответствующие международные стандарты дают возможность использовать штрих-коды по всему миру.
В России штрих-коды появились сравнительно недавно. Если в 1992 - 1993 гг. их наличие на товарах было событием, в 1997 г. количество товаров со штрих-кодами резко увеличилось, то в настоящее время практически все товары имеют штрих-коды.
Для использования штрих-кодов необходимо специальное оборудование: прежде всего сканеры и принтеры штрих-кодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Ряд комплексных решений предлагают фирмы "Интеллект-Сервис" и "Парус", а также зарубежные фирмы. Основными характеристиками такого рода систем являются:
• обслуживание общим центральным компьютером нескольких электронных кассовых аппаратов;
• работа со сканерами и принтерами штрих-кодов и электронными весами;
• специально оборудованные рабочие места для персонала магазина, занимающегося учетом;
• автоматический поиск названия и стоимости товара по его коду, введенному с использованием сканера штрих-кода или кассового аппарата;
• возможность просмотра и обновления ассортимента без остановки работы кассира;
• автоматический учет всех кассовых операций и возможность оперативного просмотра учетной информации без остановки работы кассы;
• автоматическое формирование кассовых отчетов в финансовом, количественном разрезах и по материально ответственным лицам;
• настройка и управление кассовым аппаратом с любого рабочего места (пробивка чека, продажа/возврат товара, вывод кассовых отчетов и т.п.).
Интеллектуальные кассовые аппараты могут быть снабжены внешним устройством, подключаемым к аппарату с использованием последовательного или параллельного порта, для обслуживания банковских карточек. Для массовых покупок широкое распространение приобретают микропроцессорные карточки с применением технологии "электронный кошелек". Далее рассмотрим потенциальные возможности и некоторые особенности их использования с позиций торговой фирмы.
1.5.4. Безналичные расчеты с покупателем
"Электронный кошелек" особенно популярен для реализации безналичных платежей за повседневные мелкие покупки. Этот рынок, мало охваченный платежными карточками, составляет большую часть всего товарооборота.Данный тип карточек характерен и для стран со слаборазвитыми телекоммуникациями: карточки использовались в Южной Африке и Португалии. В настоящее время успешно развивается проект в Великобритании для оплаты в магазинах розничной торговли. В указанном проекте предусмотрена возможность пополнения средств на карточке через банкомат или через специальный интеллектуальный терминал.
Снятие денег с карточки в магазинах производится в терминалах размером с записную книжку, получивших название "электронный бумажник". Затем эти "электронные деньги" с терминалов электронным путем пересылаются в банк. При этом используется модифицированное традиционное оборудование точек оплаты.
В Западной Европе наиболее продвинутыми проектами представляются системы, функционирующие в Бельгии и Дании. Бельгийская система Proton запущена в студенческих городках с численностью населения 50 - 80 тыс. человек. Она отличается следующими особенностями:
• предназначена для осуществления мелких покупок с использованием специально разработанных терминалов и торговых автоматов;
• использует микропроцессорные карточки с шифрованием;
• применяет банкоматы для пополнения "кошелька" и выдачи денег;
• обеспечивает анонимность средств на карточке (для ускорения платежей не используется PIN-код);
• осуществляется шифрование транзакций при их передаче по линиям связи;
• системные ключи хранятся во встроенных в терминалы и автоматы модулях безопасности;
• обработка транзакций ежесуточная.
В России наряду с магнитными широко используются и микропроцессорные карточки. Наиболее крупные платежные системы UnionCard и STB-Card предусматривают применение комбинированной карточки. Так, например, Газпромбанк совместно с UnionCard еще в 1995 г. приступил к эксплуатации системы на смарт-картах в г. Югорске Тюменской области. Аналогичные системы действовали еще в ряде "газовых" и "нефтяных" городов Западной Сибири.
Система "Золотая корона" построена на микропроцессорных картах. Она включает около 200 банков-участников и достаточно распространена по российским регионам. Следует обратить внимание на интерес к микропроцессорным картам Сбербанка РФ.
Таким образом, использование перспективных систем безналичных платежей открывает новые возможности для расширения услуг клиентам торговых предприятий, что влияет и на показатели эффективности предпринимательской деятельности.
Следует отметить, что автоматизация торговли вступила в пору расцвета. Торговые фирмы почувствовали вкус к использованию передовых технологий. Все более широко применяются средства автоматизации как при организации обслуживания клиентов (штрихкоды, банковские карточки, электронные весы, электронные кассовые аппараты), несмотря на более высокие цены оснащения торговых точек, так и при организации учета и управления.
Крупные торговые фирмы набрали достаточный потенциал для заказа комплексных проектов и внедрения интегрированных технологий. Это один из факторов конкуренции не только на международном, но и на российском рынке.
1.6. Автоматизация внешнеэкономической деятельности
Автоматизация внешнеэкономической деятельности (ВЭД) ориентирована как на организаторов такой деятельности, так и на ее участников. Особенностью ВЭД является обеспечение адекватного существующему законодательству трансграничного взаимодействия между партнерами как в материальной (переход границы товарами и услугами), так и в финансовой (финансовые расчеты) сферах. В данную категорию участников экономического процесса входят внешнеторговые организации, поставщики и покупатели товаров и услуг, таможенные органы и ряд других участников ВЭД. Направления деятельности, требующие информационной поддержки, охватывают:• экспорт и импорт (торговля, логистика, таможенный комплекс, подготовка контрактов и платежных документов);
• туристический и гостиничный бизнес;
• отчетность иностранных и совместных компаний (отчетность по россйским и международным стандартам финансовой отчетности, автоматизация деятельности представительств иностранных компаний и др.).
Для большинства участников ВЭД структура взаимодействия отдельных ее участников поддается унификации. Как правило, соответствующие блоки могут быть встроены в типовое информационное обеспечение производственной деятельности. Это характерно для предприятий торговли, логистических компаний, производственных компаний, осуществляющих совместную с иностранными партнерами деятельность. В то же время некоторые участники ВЭД имеют свою специфику, как, например, таможенные органы, основная деятельность которых ориентирована именно на эту сферу.
Рассмотрим особенности автоматизации применительно к некоторым конкретным группам участников ВЭД.
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии внешнеэкономической деятельности. Предусматривает ведение двух планов счетов - рублевого и валютного. Механизм автоматического переноса проводок за месяц из рублевого плана счетов в валютный предусматривает перенос проводок по курсу на дату совершения операции, за исключением проводок по материалам и основным средствам.
При автоматизации учета импортных материалов пользователь заносит информацию об импортируемых материалах, перечисленных в счете, и суммы таможенных платежей. Расчет себестоимости каждого материала включает пропорционально распределенные таможенные затраты. Полученная себестоимость при проведении документа фиксируется в справочнике материалов. Формируются соответствующие проводки по оприходованию материалов и распределению затрат на таможенные расходы.
Автоматизация логистики импортных и экспортных поставок. Позволяет осуществлять логистический контроль за выполнением конкретных заказов. Как правило, учет заказов по поставке/получению товаров организуется в реальном времени, по каждому конкретному заказу отслеживаются все операции с момента поступления заказа до полной его оплаты и отгрузки.
Первоначальным документом является заказ. В документе отражаются номенклатура и количество товара, данные о поставщике, фирме-покупателе. После ответа поставщика формируется счет, кон-кретизующий цену и сроки поставки. Система должна поддерживать комфортный для покупателя режим, в частности предусматривать поддержание системы резервирования товаров и услуг, а также системы скидок постоянным покупателям/контрагентам.
В момент отгрузки товара от поставщика создается документ "Отгрузочная накладная". Ведется контроль заказанного товара, заказанного, но не отгруженного товара и отгруженного поставщиком товара. Осуществляется контроль взаиморасчетов с поставщиком.
При получении товара создается приходная накладная на склад организации. В случае некондиции/недопоставки товара создается документ "Накладная несоответствия", который влияет на взаиморасчеты с поставщиком и остатки товара на складе. Отдельные документы формируются при перемещении товара. Особые группы документов формируются для осуществления и контроля платежей по заказу, для отгрузки товара и др. Все документы формируются в разрезе заказа.
Обеспечивается получение аналитической отчетности по направлениям контроля перевозок, поставок, движения и использования товаров, расчетов. Отчеты могут формироваться в различных валютах как на русском, так и английском языках. Они предусматривают анализ финансово-хозяйственной деятельности логистической компании или группы компаний в целом.
Естественным для автоматизации системы международных поставок является автоматизация подготовки грузовых таможенных деклараций и всего комплекта таможенных документов. Поэтому актуально наличие информационного обеспечения для контроля правильности заполнения таможенных документов, определения ошибок и корректировки документов, а также акцентирование моментов, требующих особого внимания.
Информационное обеспечение таможенных функций. Комплексы таможенных программ ориентированы как на таможенные органы, так и на клиентов, осуществляющих ВЭД.
Для субъектов ВЭД разработаны комплексы автоматизации склада временного хранения, подготовки отчетов для передачи в таможенные органы, подготовки отчетов таможенного брокера, автоматизированное рабочее место декларанта.
Аналитические подсистемы позволяют оценить выгодность внешнеторгового контракта.
Справочные подсистемы содержат тексты нормативных документов по таможенному и налоговому законодательству и внешнеэкономической деятельности, справочники по ВЭД, кодам товара и мировым ценам, по грузовым перевозкам и тарифам. Для таможенных органов предусмотрены проверка правильности заполнения комплекта таможенных документов и декларации, заполнение документов для перемещения грузов между таможнями, справочник среднеконтрактных цен товаров, ведение документов склада, учет и отчетность, автоматизация складской деятельности.
Программные реализации предусматривают, как правило, достаточно полный объем пользовательского интерфейса и сервисных функций, включая комплексную подготовку документов, ведение архива, автоматический расчет пошлин и сборов, работу одновременно с несколькими товарами и в интересах нескольких предприятий - участников ВЭД и др.
Для автоматизации взаимодействия склада временного хранения с таможенным органом реализуется ряд специфических функций: сообщается о прибытии транспортных средств, подготавливаются акты приемки и выдачи груза с временного хранения, осуществляется форматно-логический контроль присланных документов, сроков при прохождении грузов через склад, дистанционно передаются документы для таможенной проверки.
Вопросы для самоконтроля
1. В чем состоит основная направленность автоматизации финансового блока и финансовых институтов?2. Каковы основные субъекты бухгалтесркого учета и соответствующие им информационные потоки? Как это отражается на структуре систем?
3. Что является первичным при классификации информационных бухгалтерских систем (подсистем): отраслевая принадлежность предприятия или масштаб бизнеса?
4. В чем принципиальные отличия комплексной автоматизации бухгалтерских систем от систем мини-бухгалтерии?
5. Каковы типовые блоки комплексной автоматизированной бухгалтерской системы (подсистемы)? В чем отличия различных реализаций известных вам таких систем?
6. Каковы основные тенденции развития автоматизированных бухгалтерских систем?
7. В чем состоят основные требования к автоматизированной банковской системе? Зависят ли они от масштабов деятельности и специализации банка? Если да, то как?
8. Каковы взаимосвязи миссии и направлений развития банка со стратегией развития его информационной инфраструктуры?
9. Каковы основные модули (группы модулей) автоматизированных банковских систем, их функциональное назначение и возможности?
10. В чем особенности автоматизации многофилиального банка? Каковы требования к аналитическим подсистемам таких банков?
11. Каковы возможности современных систем доставки информации клиентам? Каковы функциональные и программно-технические возможности систем "клиент-банк”?
12. Каковы перспективы развития интерактивных услуг клиентам?
13. В чем состоят возможности современных систем интернет-банкинга? Какие перспективы развития таких систем вы видите?
14. Как классифицируются системы банковских карт? Каковы особенности и функциональные возможности различных систем? Каковы перспективы их развития?
15. Какие перспективы для банковского бизнеса открывают микропроцессорные карты? Какие системы идентификации наиболее перспективны для построения систем банковских карг?
16. Какие новые возможности для конечного потребителя открывают системы интернет-банкинга?
17. В чем состоят особенности российского рынка ценных бумаг и его информационной поддержки? Перечислите основные субъекты рынка ценных бумаг и проведите классификацию связанных с ними потоков информации.
18. Каковы основные функциональные возможности автоматизированной депозитарной системы, систем фондовой торговли и соответствующие им информационно-технологические решения?
19. Что обеспечивает автоматизация внешнеторговой деятельности?
Рекомендуемая литература
1. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 624 с.2. Лаврушин О.И. Банковское дело. - 2-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 400 с.
3. Сынки Дж. Управление финансами в коммерческих банках: Пер. с англ. - М.: Catallaxy, 1994. - 937 с.
Экономика: Знания - Циклы - Макроэкономика
- Введение в экономику
- Виды экономик
- Экология в экономике
- Экономическая теория
- Экономическая география
- Экономические знания
- Экономика России
- Циклы в экономике
- Макроэкономика
- Макроэкономика в России