Электронная почта
Работа с электронной почтой Outlook очень похожа на работу с Outlook Express, которая подробно описана в разделе 5. Вид окна почтовой программы показан на рис. 13.
Рис.13
Отправка сообщений электронной почты. Чтобы отправить сообщение электронной почты, нужно создать новое сообщение и ввести имя получателя в строке Кому. Для поиска имени можно использовать адресную книгу. Набрать текст сообщения. Форматировать текст при помощи панели инструментов Форматирование. В сообщение можно добавить
рисунки , а также ссылки на файловый сервер или веб-страницу. Имеется возможность вставить файл, например, файл Word или электронную таблицу Excel, как вложение. Можно создать свою
подпись, которая в программе Outlook будет автоматически добавляться к отправляемому сообщению.
Отправить. Чтобы отправить сообщение, щелкнуть кнопку
Отправить. Если необходимо сохранить сообщение, не отправляя его, то в программе Outlook сообщение сохранится в папке
Черновики. На выделенной цветом панели сведений, расположенной в верхней части каждого сообщения, выводится предупреждение о том, что сообщение не было отправлено. Если при отправке сообщения подключение к почтовой службе отсутствует, то это сообщение сохраняется в папке Исходящие. Сообщение будет отправлено программой Outlook при подключении к почтовой службе.
Чтение сообщений электронной почты. Полученное сообщение сохраняется в папке Входящие. Дважды щелкнуть сообщение, чтобы его просмотреть. В заголовке сообщения выводятся сведения об авторе сообщения, получателе копии сообщения, а также тема сообщения. Можно просматривать содержимое сообщения в отдельной
области просмотра, не открывая при этом сообщение. Сообщения могут быть отсортированы по автору, теме, дате получения, важности и др. Щелкнуть сообщение, а затем щелкнуть заголовок столбца, по которому необходимо выполнить сортировку.
Можно изменить способ отображения элементов в
области просмотра, переключаясь между различными представлениями. Представления соответствуют различным способам группировки сведений.
Например, можно просмотреть все сообщения в папке
Входящие по темам.
Упорядочение сообщений. Можно создать свои папки для упорядочения сообщений. Щелкнуть на панели инструментов кнопку Организовать. Затем щелкнуть кнопку Новая папка и ввести имя новой папки. Новая папка появится в списке папок . Выбранные сообщения нетрудно переместить в определенную папку. Также можно самостоятельно перетаскивать сообщения из одной папки в другую. Предусмотрено также выделение сообщений цветом для удобства работы с ними. Средство организации сообщений пригодно и для фильтрации нежелательных сообщений, содержащих рекламу или материалы только для взрослых. Если щелкнуть правой кнопкой мыши нежелательное сообщение, то с помощью контекстного меню можно добавить электронный адрес отправителя нежелательного сообщения в список нежелательных отправителей. Впоследствии в программе Outlook будут определяться сообщения, пришедшие в папку Входящие с этого электронного адреса. Это дает возможность автоматически переместить или удалить сообщение. Имеется возможность просматривать список нежелательных отправителей, удалять и добавлять адреса электронной почты.
Мастер правил. Например, можно создать правило, в соответствии с которым все сообщения, пришедшие от консультанта, будут автоматически помещаться в папку
Консультации и помечаться как важные. Можно создать несколько правил для автоматического перемещения, удаления, выделения, пересылки или пометки сообщения. Правила могут применяться как к существующим сообщениям, так и к сообщениям, которые будут получены в будущем.
Поиск элементов. Для поиска слова в строке темы или в тексте сообщения можно использовать кнопку
Найти. Возможен поиск любых элементов Outlook, например, сообщение, встречи или задачи, в любой папке.
Управление почтовым ящиком. Средства очистки почтового ящика Outlook позволяет проверять размер папок почтового ящика, а также выполнять с почтовым ящиком некоторые действия. Например, можно выполнить поиск элементов, размер которых превышает заданное значение, или элементов старше заданного срока.Можно также использовать автоархивацию, чтобы автоматически перемещать элементы в отдельную папку архива через заданные промежутки времени, например каждые 14 дней. При необходимости ненужные элементы можно затем удалить без возможности восстановления, очистив папку Удаленные.
область ярлыков
