18c0693f

Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности


В. Артемьев, ЦБ РФ

"Cистемы безопасности связи и телекоммуникаций", #6/96

Долгое время автоматизация учреждений в России основывалась на различного рода

подсистемах АСУ на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата,

контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали

лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Необходимость в электронной обработке документов удовлетворялась применением функциональных

пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ

Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства не справлялись с

управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как

внутри одного предприятия, так и между ними.

Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств,

обеспечивающих интегрированные решения по оснащению офиса, позволяющих

автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.

Методы автоматизации учреждений

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные

организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов,

обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются(Рис.1):


Рис.1.Функциональная схема управления электронными документами.

Существуют различные способы ввода данных в систему. Это, прежде всего,

сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого

поколения они идентифицируются с помощью ключевых

слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions).

Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical

Character Recognition).
После сканирования и ввода документа его графический образ

"переводится" в текст с последующим исправлением ошибок распознавания.

При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы,

которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления

полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые

вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных

носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и

ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного

поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами

имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.(Табл.1)

Схема храненияНавигацияПоиск и фильтрация

Методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов
Файловая системаКаталоги и папкиПо именам и параметрам файлов
Почтовые ящикиЛичные и коллективные
папки		По атрибутам и тексту сообщения
База документов
(Lotus Notes)		Страницы, базы документов
и категории		По атрибутам и тексту сообщения
Библиотеки
документов		Проекты(папки)По атрибутам, ключевым
словам и тексту
ГипертекстГиперссылкиПо гипертексту
Текстовая база
данных		Таблицы и представленияПо атрибутам и тексту
Универсальная
база данных		Таблицы и представленияПо атрибутам
и бинарным объектам

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система

каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В

современных ОС типа Windows 95 реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в

качестве названий папок и документов.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в

виде сообщений с присоединенными файлами.


Навигация упрощается

с помощью папок личного и коллективного пользования. Однако их поиск и фильтрация ограничены

лишь отбором и сортировкой по атрибутам

и тексту .

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы

документов, в состав которой входит как однотипная, так и разнотипная информация,

сохраняемая в одном файле. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе

формуляров путем выделения и добавления в них полей. Навигацию в базе

упрощает наличие страниц и категорий.

Многие современные системы в дополнение к файловой

системе используют библиотеки документов, содержащие в БД их карточки с

атрибутами и ключевыми словами.

Поиск и фильтрация производится по запросам на основе контекстного

поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе

индекса(Рис.2).


Рис.2. Классификация методов информационного поиска.

При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе

не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - неточностей распознавания.

Морфологический разбор позволяет упростить формирование запросов и улучшить отбор информации.

Реализация на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта технологии

нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного

распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS) не требует идентичности искомых фраз содержимому

файла и, кроме того, исключает потребность в

исправлении ошибок после распознавания текста.Результаты выборки при этом наилучшим

образом согласованы с терминами или фразами запроса пользователя.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы

хранения - текстовые и универсальные базы данных (БД). При этом тексты документов

располагаются в символьных

полях переменной длины,а расширенные средства SQL-поиска формируют

смешанные запросы. Для хранения произвольной информации, в том числе

мультимедиа, используются поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или



гипертекст.

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web-

технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых

страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая

страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью

языка HTML. Структуризация документа проводится путем форматирования, выделения

полей, создания форм для диалогового заполнения документа и гипермедиа (включением любой

мультимедиа-информации :растровая графика, аудио, видео), а также путем организации

внутренних ссылок. Навигация по хранилищу

гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на

документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах).Для контекстного поиска.

в "паутине" задействованы специальные программы-роботы, сканирующие Web-

сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать

информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить

диалоговый интерфейс пользователя.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на

технологиях groupware и workflow.

Методика groupware ориентирована на небольшие рабочие группы для

поддержки выполнения одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной

структуризации, которая ограничивается обеспечением коллективного входа с помощью

различных методов доступа:



В процессе коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при

совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по идентификаторам и

паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень

безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.



Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных

офисах и для них характерно:



Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для

описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников

предприятия), для выполнения заранее заданного условия. Например, простая пересылка документа из точки в точку.

Одним из вариантов реализации технологии workflow является так называемая "система графов"(Рис.3), где каждый

шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с конкретным

файлом, или

просто передвижения документа от одного субъекта к другому.



Рис.3. Векторный способ описания документооборота в Staffware.
При этом на сотрудника,

отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета

всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть в процессе

исполнения задания. Другая модель основана на понятии "цикл" ("loop") или "стол"(Рис.4).



Рис.4.Способ описания документооборота на основе циклов в Action Worflow.
В

этом случае наименьшим элементом схемы является цикл,

учитывающий всю гамму взаимодействия двух произвольных субъектов.

Система сама отслеживает замкнутость и

корректность этого процесса.

Регламентация взаимоотношений субъектов информациооного обмена дополняется заданием безусловной

и условной маршрутизации файлов (по электронной почте) и времени их обработки.

Обработка информации базируется на методах и

средствах офисной автоматизации:



Вывод информации производится путем печати документов, публикации их на Web-



серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по

телекоммуникационным линиям связи.

Обзор средств автоматизации учреждений

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие

категории:



Рассмотрим типичных представителей данных категорий.

Средства офисной автоматизации и коллективной работы

в сети

Пакет Microsoft Office for Windows 95

Microsoft Office for Windows 95 представляет собой единый набор прикладных программ для

автоматизации работы современного офиса и поставляется в двух различных вариантах.

В состав Microsoft Office Standard входит Microsoft Excel для создания электронных таблиц,

текстовый процессор Microsoft Word, система подготовки

презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office

Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft

Access.

Приложения для Windows 95 поддерживают

длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к

почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.

Microsoft Office for Windows 95 - это не только набор дополнительных возможностей,

но и платформа для разработки офисных приложений с использованием языка

Visual Basic for Applications и механизма OLE.

Система Lotus Notes

Lotus Notes представляет собой платформу типа "клиент-сервер"(Рис.5), служащую для разработки

и размещения приложений класса groupware на основе электронной почты.



Рис.5.Организация коллективной работы в системе Lotus Notes.

Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и

создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую

из различных источников,

таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.


Пользователям система

Lotus Notes

предоставляет доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский

интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Lotus Notes обеспечивает:


  1. единый постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем

    другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;

  2. гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из

    компьютерных приложений, новостных каналов

    (newsfeeds), сканированных изображений и структурированных реляционных

    систем;

  3. быструю разработку прикладных программ для рабочих групп;

  4. систему защиты доступа к информации на всех уровнях, вплоть до

    уровня отдельного документа;

  5. тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в

    его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;

  6. открытость (поддержка разных сетевых

    операционных систем и приложений, внешних источников данных,

    систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов API);

  7. масштабируемость (реализация системы любого размера:

    от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками

    тысяч сотрудников организации);

  8. интеграцию набора разнообразных элементов клиентских и серверных

    программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка

    документов, передача сообщений, защита и среда разработки), для

    создания технологии бизнес-процесса заказчика.


Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes основано на

графическом пользовательском интерфейсе и включает шесть фиксированных экранных окон, в

которых размещаются пиктограммы баз документов.

База документов Notes - это средство хранения документов, при помощи

которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию.

Сложные документы создаются и обновляются при

помощи бланков Notes Forms и встроенного редактора.

Средства управления электронными документами

Основой любой системы управления электронными документами является архив, где файлы

размещаются в процессе их обработки и в период архивного хранения.



Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и

технологий для создания хранилища электронных документов ( текстовых или графических файлов)

и обеспечения доступа к ним из офисных приложений.

Система управления документами DOCS OPEN

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет в

распределенной гетерогенной среде организовать

электронный архив предприятия для хранения, поиска и обработки

информации.

Система построена по архитектуре "клиент-сервер" с установкой библиотечного (для

картотеки документов) и документального (для файлов)серверов с дополнительной реализацией сервера

полнотекстового индекса. Для хранения

библиотеки используется любая модификация промышленного SQL-сервера. Система управления базами

данных должна отвечать двум требованиям: поддерживать ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.

Документы размещаются в сетевых файловых системах NetWare и Windows NT с

возможностью полуавтоматического удаления

редко используемых файлов.

Классификация документов строится на основе атрибутов учетной карточки,

полнотекстовых индексов и объединением их в папки. Для отбора используются интерфейс

запроса по образцу и механизмы атрибутивного и контекстного поиска.

Система DOCS Open позволяет вести распределенные и удаленные

электронные архивы. Она сопрягается с Lotus Notes через дополнительный модуль

(Interchange for Lotus Notes) и с системой управления документооборотом

Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.

К недостаткам DOCS Open относится чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при

вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Система управления документами Excalibur EFS

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur

EFS фирмы Excalibur Technologies Corp.Его серверное программное обеспечение

функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать



под MS Windows и Windows 95. Ведение базы учетных карточек выполняют

СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Система построена на основе нейронных

сетей и искусственного интеллекта с введением метода нечеткого поиска - адаптивного

распознавания образов АРRР - по полному

содержанию документа (что до минимума сокращает влияние ошибок распознавания,

набора и правописания в запросах) и "компактного" способа индексирования (30% исходного текста против 70-

100% обычного индекса). Эта

технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа и

нечеткий поиск любого

слова в текстовом файле.

Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю возможность использовать и другие

режимы выборки информации:



Система имеет русский интерфейс и работу с русским текстом,интегрируется с системой

документооборота Staffware.В системе применяется централизованное управление

размещением документов в архиве.При этом необходимо учитывать, что она ориентированна на

внедрение в крупных корпорациях с большим документопотоком.

Средства автоматизации документооборота

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные

системы построения и управления деловыми процессами применительно к отдельным фирмам и компаниям,

построенные по типу workflow. С их помощью

можно организовать комплекс электронного документооборота на предприятии, а также

контроля за выполнением заданий и загрузкой сотрудников. Следует отметить, что они ставят

целью не полный отказ от бумажных документов (что

невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а

сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

Пакет управления документооборотом Action Workflow

Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в планировании



определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроле исполнительской

дисциплины. В случае, если нет устоявшегося порядка обработки текста и желательно

осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше

распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в

систему DOCS Open. Посредством его из списка пользователей системы или групп

абонентов выбрается адресат, просматривается

статус мероприятия (получена/прочитана/выполнена и т.д.), прослеживаются этапы обработки

той или иной информации. При наличии относительно стабильных маршрутов прохождения

документов предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании

Action Technologies.

При этом необходимо определится с выбором инструментария для переноса существующих в организации

процессов на язык, понятный машинам. Все это определяется той методологией, которая закладывается

в инструментарий

системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Поэтому выбор методологии

может непосредственно влиять не только на скорость проектирования комплекса,

но и на конечный результат.Методология Action Workflow в элементарном звене (цикле) включает все

многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым

привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по

нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

Основные особенности Action Workflow:



Ядро системы AWS Manager непосредственно отвечает за выполнение работ согласно данным из карт, а также за

контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками

временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager

поставляется открытый интерфейс, посредством которого можно получить всю необходимую

информацию об интересующих процессах.

С помощью AWS Builder строятся карты

процессов и выполняется их реинжиниринг с введением новых сотрудников (долей),

их назначением, определением временных интервалов и

штрафных санкций, а также статическая проверка карты на замкнутость при

генерации схемы.

Модуль AWS Analist предназначен для моделирования деловых процессов,

существующих на предприятии, с оптимизацией по

времени, либо по затратам.

Пакет электронного документооборота Staffware

Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и

автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по

технологии "клиент-сервер".

Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями: