Информационная работа.
Информация — это сведения о значимых фактах (лицах, действиях, организациях, событиях), которые служат основой для принятия решений о проведении административных, организационных мероприятий, а также для подготовки предложений и рекомендаций. В философском понимании информация обеспечивает уменьшение или снятие неопределенности наших представлений об изучаемых явлениях (процессах) в результате получения сообщения (знака).
Информационная работа — деятельность по обеспечению должностных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них задач.
Средства информационной работы — это совокупность документальных, технических и иных устройств, предназначенных для накопления, обработки, систематизации, хранения и выдачи информации.
Формы информационной работы — особенности документирования, накопления, сбережения, интеграции информационных данных в различных звеньях системы управления в целях рационального и эффективного осуществления управленческой деятельности.
Процесс информационной работы — это последовательная совокупность операций (регистрация, передача, накопление, хранение, обработка, выдача информации), позволяющая быстро найти в полном объеме нужные сведения, затребованные конкретными потребителями.
Качество информации — это степень развитости свойств информации, определяющая ее практическую пригодность для исследования. Качество информации зависит от следующих характеристик:
- достоверность;
- относимость;
- своевременность;
- полнота;
- важность.
- структуры и содержания изучаемой проблемы с выделением конкретных задач, подлежащих анализу;
- наличия смежных областей и проблем, в которых может находиться нужная информация;
- глубины ретроспективного поиска;
- видов документальных источников, необходимых для исследования.
Отбор информации — это результат просмотра материалов и документов, уточнения, дополнения и формализации информации.
Накопление информации — это результат интеграции, систематизации, уточнения и учета информации в определенных системах.
Хранение информации — это результат централизации, коррекции, обновления и сбережения банков данных.
Обработка информации — это результат преобразования (сортировка, группировка, обогащение, сравнение и т.
д.) в формы, удобные для работы.
Выдача информации — это передача информации потребителю в режиме сигнального информирования или в соответствии с программой, указанной в запросе.
Способы отбора и рамки информационного поиска определяются с учетом:
Обработка информации — упорядочение собранных материалов путем их систематизации с целью сделать обозримыми, компактными, пригодными для анализа, т. е. приведения их к виду, когда фактические данные начинают «говорить».
Отбор и обработка материалов по теме исследования — это подготовительный этап процесса аналитической работы, на котором осуществляется поиск информации, проверка ее качественных характеристик, а также ее обработка с целью создания условий для правильной оценки исследуемых фактов, событий и явлений.
Документирование — это форма информационной работы, применяемая для закрепления результатов, получаемых в процессе управления деятельностью (справки, постановления, планы и т. п.).
Дела — форма информационной работы, предназначенная для систематизации документальных материалов.