Microsoft Word 2000 шаг за шагом
Гиперссылки: Автоформат при вводе
Гиперссылки: Автоформат при вводеЭта возможность Word позволяет автоматически преобразовать пути и адреса файлов в гиперссылки. Таким образом, появляется еще один способ вставки гиперссылок в
документ Word (первый способ — команда Insert (Вставка) > Hyperlink (Гиперссылка)).
ВНИМАНИЕ Пути и адреса следует вводить очень тщательно, иначе гиперссылка не будет работать.
Вы можете создать гиперссылку на Web-узел, на FTP-узел, а также гиперссылку, открывающую форму для создания электронного сообщения или позволяющую установить связь с файлом на вашем или чужом компьютере либо с объектом в документе.
(См. также разделы «Гиперссылки: Вставка документа», «Ги-перссылки: Вставка формы для электронного сообщения», «Гиперссылки: Вставка FTP-узла», «Гиперссылки: Вставка объектов» и «Гиперссылки: Вставка URL».)
Гиперссылки: Вставка объектов
Гиперссылки: Вставка объектовОбъекты могут находиться как в одном документе с гипер-ссылкой, так и в другом документе. В документах Word переход осуществляется к объекту, который обозначен закладкой. (См. разделы «Закладки: Переход», «Закладки: Создание» и «Закладки: Удаление» в главе «Работа с большими документами».)
(См. также разделы «Гиперссылки: Вставка документа», «Гиперссылки: Вставка формы для электронного сообщения», «Гиперссылки: Вставка FTP-узла» и «Гиперссылки:
Вставка URL».)
ВНИМАНИЕ Прежде чем создавать гиперссылку на объект в документе, обязательно создайте соответствующую закладку.
Интернет: Получение данных с Web-узла
Интернет: Получение данных с Web-узлаПри желании с Web-узла, на который вы зашли, можно что-либо загрузить к себе на жесткий диск, чтобы прочитать, просмотреть или использовать как-либо по другому. При такой загрузке сохраняется только текст Web-страниц (графика не сохраняется).
Интернет: Просмотр Web-файлов
Интернет: Просмотр Web-файловИз документа Word, содержащего гиперссылки, можно запустить Internet Explorer и перейти непосредственно к Web-странице, на URL (Universal Resource Locator, универсальный указатель ресурса) которой указывает ссылка. Если вы подключены к Интернету, то можете переходить от одного документа к другому с помощью текстовых или графических гиперссылок.
(См. также разделы «Гиперссылки: Вставка формы для электронного сообщения», «Гиперссылки: Вставка FTP-узла», «Гиперссылки: Вставка объектов» и «Гиперссылки: Вставка URL».)
ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы подключиться к Интернету, необходимо связаться с поставщиком услуг Интернета (провайдером). Онлайновые службы, например The Microsoft Network, CompuServe или America Online, тоже предоставляют доступ в Интернет. Вы можете воспользоваться услугами независимых провайдеров, подключенных непосредственно к Интернету. Кроме того, вам необходима программа просмотра (броузер), например Internet Explorer (которая, впрочем, поставляется в комплекте с последними версиями Windows), установленная и настроенная для обеспечения связи с провайдером или онлайновой службой.
СОВЕТ Вы можете запустить мастера подключения к Интернету, чтобы настроить свой компьютер для доступа в Интернет и World Wide Web.
Работа в Интернете
Работа в ИнтернетеВ этой главе приведена справочная информация, которую можно использовать при работе в корпоративных сетях или Интернете. Здесь же описаны особенности оформления Web-страниц, работа с гиперссылками, а также несколько новинок MS Word 2000, относящихся к совместной работе в Web.
Исчерпывающая информация о работе в Интернете содержится в издании «Интернет. Энциклопедия».
Web-страницы: Альтернативный текст для рисунков
Рисунки, предназначенные для Web-страниц, требуют альтернативного текста. Этот текст выводится на экран, если броу-зер не может загрузить рисунок, или для описания рисунков в текстовых броузерах. Текст должен быть кратким, состоящим из слова или двух, и описывать, что изображено на рисунке.
(См. также разделы «Web-страницы: Графические гипер-ссылки» и «Web-страницы: Добавление рисунков».)
за шагом
Шаг за шагом1. Чтобы установить гиперссылку на готовый рисунок, выделите его и выберите команду Insert (Вставка) > Hyperlink (Гиперссылка) или щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Hyperlink (Гиперссылка). Введите текст гиперссылки в поле Type the file or Web page name (Введите имя) или выберите этот текст в раскрывшемся меню Or select from list (Выделить гиперссылку).
2. Выберите команду View (Вид) > Toolbars (Панели инструментов) >• Picture (Настройка изображения). Используйте кнопку Text Wrapping (Обтекание) для выбора нужного варианта обтекания текстом рисунка: In line with text
(Рисунок в строке), Square (Квадрат), Tight (Плотно), In front of text (Рисунок перед текстом), Top and Bottom (Без обтекания), Through (Вписать текст в рисунок). Можно отредактировать границу рисунка, выбрав Edit WrapPoints (Правка точек границы обтекания). Щелкните на кнопке Format Picture (Формат рисунка).
3. Щелкните на вкладке,-соответствующей настройке сети, введите альтернативный текст в поле Alternative text (Текст для замены) и щелкните на кнопке ОК.
Web-страницы: Графические гиперссылки
В качестве гиперссылок вместо текста часто используются рисунки. Прежде чем создавать гиперссылку из рисунка, необходимо вставить его в вашу Web-страницу.
(См. также раздел «Web-страницы: Добавление рисунков».)
Шаг за шагом
1. Щелкните на рисунке, который нужно превратить в гиперссылку, а затем на кнопке Insert Hyperlink (Добавить гиперссылку) на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран окно диалога Insert Hyperlink (Добавить гиперссылку).
2. Щелкните на кнопке Existing File or Web-page (Обзор) из группы Link to (Связать с файлом/URL), найдите и укажите нужный файл либо введите полный путь вручную.
3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить гиперссылку, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Web-страницы: Графический фон
При создании набора Web-страниц разумно использовать единую цветовую гамму для их дизайна. Вы можете выбрать для фона и текста цвета, которые при сохранении единства
оформления внесут в Web-страницы некоторое разнообразие.
Для фона Web-страниц подойдут как обычные цвета, так и текстуры. Градиентная заливка и узоры для Web-страниц недоступны.
(См. также раздел «Web-страницы: Текстура».)
В папке ClipArt вы найдете восемь файлов фона. В качестве фона можно использовать любой небольшой файл формата GIF.
Многие цвета плохо подходят для Web, а некоторые, напротив, подходят идеально. Убедитесь, что вы используете цвет, который будет корректно отображаться на мониторах компьютеров разных типов: Macintosh, Unix, Sun и других, — а не только на том, который используете вы сами.
(См. также раздел «Web-страницы: Дополнительные цвета».)
СОВЕТ Просмотрите выбранный вами цвет фона с помощью нескольких броузеров и на компьютерах нескольких типов и убедитесь, что проблем не возникает. Если вы разрабатываете страницу для корпоративной сети, в которой установлены однотипные компьютеры, при выборе цвета можете чувствовать себя свободно.
ВНИМАНИЕ При создании и просмотре документов, сохраненных как Web-страницы, меню Format (Формат) и панель инструментов Picture (Рисование) меняются, обеспечивая возможности, необходимые для форматирования Web-страниц.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Format (Формат)»- Background (Фон), чтобы вывести на экран палитру цветов и пункты меню More colores (Дополнительные цвета) и Fill Effects (Способы заливки).
2. Щелкните на строке Fill Effects (Способы заливки), чтобы открыть окно диалога Fill effects (Заливка). Откройте вкладку Texture (Текстуры). Щелкните на кнопке Other Texture (Другая текстура), чтобы вывести на экран окно диалога Select Texture (Выбор текстуры).
3. Выберите файл текстуры и щелкните на кнопке ОК. Выбранный файл будет импортирован на вкладку Texture (Текстура) в окне диалога Fill effects (Заливка).
4. Щелкните на новой текстуре, затем на кнопке ОК.
Шаг за шагом
1. Поместите курсор в точку вставки новой линии и выберите команду Format (Вставка) >• Borders and Shading (Границы и Фон). Щелкните на кнопке Horizontal line (Горизонтальная линия).
2. В появившемся окне диалога выберите линию в списке Picture (Вид). Для просмотра дополнительных линий щелкните на кнопке Import Clips (Вставка Картинки) в верхней части окна диалога Horizontal line (Горизонтальная линия). На экране появится окно диалога Add clip to Clip Gallery (Добавить рисунок). Рисунками являются файлы в формате GIF.
3. Выделите файл, который вы хотите использовать, и щелкните на кнопке Insert (Вставить).
Шаг за шагом
1. Выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) >• Picture (Настройка изображения), чтобы вывести на экран панель инструментов Picture (Настройка
изображения), предназначенную для обработки документов HTML.
2. Поместите курсор в точку вставки рисунка и щелкните на кнопке Insert picture (Вставить рисунок) на панели инструментов Picture (Настройка изображения).
3. Найдите нужный файл и щелкните на кнопке Add (Добавить).
ВНИМАНИЕ Не изменяйте размеры рисунка после его вставки в документ HTML. Изменение может не отразиться на исходном файле, и размеры останутся прежними.
Web-страницы: Дополнительные цвета
Вы можете создавать дополнительные цвета и применять их в качестве фона для Web-страниц. Все цвета, которые мы видим на экране, являются комбинацией трех цветов: красного, синего и зеленого. В Web можно увидеть 256 цветов, но только 216 из них являются «безопасными» для броузе-ров, поскольку они нормально воспроизводятся в любых броузерах и на любых машинах.
Если вы разрабатываете страницу для корпоративной сети, в которой установлены однотипные компьютеры, при выборе цвета можете чувствовать себя свободным.
ПРИМЕЧАНИЕ Один и тот же цвет может по-разному выглядеть на экранах разных компьютеров, поскольку изображение на экране зависит от типа монитора и от настроек компьютера.
ВНИМАНИЕ При создании и просмотре документов, сохраненных как Web-страницы, меню Format (Формат) и панель инструментов Drowing (Рисование) меняются, обеспечивая возможности, необходимые для форматирования Web-страниц.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Format (Формат) > Background (Фон), чтобы вывести на экран палитру цветов и пункты меню More Colors (Дополнительные цвета) и Fill Effects (Способы заливки).
2. Щелкните на строке More Colors (Дополнительные цвета) и затем на вкладке Custom (Выбор спектра).
3. Введите подходящие значения в поля Red (Красный), Green (Зеленый), Blue (Синий), чтобы указать долю этих цветов в дополнительном цвете. Щелкните на кнопке О К, чтобы применить ваш цвет, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Шаг за шагом
1. Поместите все компоненты Web-страницы в один каталог.
2. В последний раз проверьте, как работает ваша страница в Internet Explorer. (Для просмотра Web-страницы, расположенной локально на вашем компьютере, подключаться к провайдеру не нужно.) Следует отключить автоматическое подключение Internet Explorer. Выберите команду Пуск >• Поиск >• Файлы и папки.
3. Введите слова Средства Internet в поле Имя и щелкните на кнопке Найти. Когда вы увидите значок Средства Internet в столбце Имя, дважды щелкните на нем, чтобы открыть папку Средства Internet.
4. Дважды щелкните на значке Подключение к Internet, чтобы запустить мастера подключения. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему окну. В окне Параметры настройки выберите положение переключателя Вручную. Затем щелкайте на кнопке Далее, игнорируя остальные варианты. В конце концов щелкните на кнопке Готово. Теперь вы сможете просматривать свои Web-страницы без подключения к Сети. Этот режим следует сохранить только на время тестирования файлов Web-страниц.
5. В окне программы Microsoft Internet Explorer выберите команду Файл > Открыть и щелкните на кнопке Обзор, чтобы найти и открыть файл Web-страницы для тестового просмотра. Повторите этот процесс для всех файлов, которые вы хотите скопировать на Web-сервер. Если все выглядит хорошо, следуйте инструкциям вашего провайдера, чтобы физически скопировать файлы на компьютер, где они будут доступны широкой публике.
ПРИМЕЧАНИЕ После текстового просмотра Web-страниц вам придется еще раз запустить мастера подключения к Интернету и восстановить параметры подключения.
Web-страницы: Мастер Web-страниц
Мастер Web-страниц предоставляет коллекцию типов и стилей оформления, что позволяет легко создавать Web-страницы, используя для них единое оформление. В Word доступны десять типов страниц и восемь стилей оформления.
ПРИМЕЧАНИЕ Для запуска мастера Web-страниц нет специальной кнопки на панели инструментов.
Шаг за шагом
1. Выберите команду File (Файл) >• New (Создать). Щелкните на вкладке Web Page (Web-страницы). Дважды щелкните на значке Web Page Wizard (Мастер Web-страниц), чтобы начать процесс создания документа с помощью мастера.
2. Щелкайте на вариантах страниц и просматривайте их на экране в окне диалога. Когда вы найдете нужный тип, щелкните на кнопке Next (Далее).
3. Теперь следует выбрать стиль оформления. Просмотрите стили, остановитесь на одном из них и щелкните на кнопке Finish (Готово).
4. Выберите команду File (Файл) > Save as (Сохранить как) и укажите имя файла. Расширение .html вводится автоматически. Щелкните на кнопке Save (Сохранить).
5. Выделите вспомогательный текст на странице (например, текст «Введите свой заголовок») и замените его своей информацией. Измените форматирование по своему вкусу. Удалите ненужные элементы и снова сохраните файл.
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на гиперссылке и выберите команду Hyperlink (Гиперссылка) > Edit Hyperlink (Изменить гиперссылку), чтобы открыть окно диалога Edit Hyperlink (Изменение гиперссылки).
2. В окне диалога Edit Hyperlink (Изменение гиперссылки) щелкните на кнопке File (Файл) под заголовком Browse for (Обзор), найдите и укажите нужный файл. Чтобы связать ссылку с закладкой, указывающей на определенное место в документе, нужно щелкнуть на кнопке Bookmark (Имя объекта в документе). (Чтобы узнать, как добавить в документ закладку, см. разделы «Закладки: Создание», «Закладки: Переход» и «Закладки: Удаление» в главе «Работа с большими документами».)
3. Установите флажок Use relative path for hyperlink (Использовать для гиперссылки относительный путь), расположенный в нижней части окна диалога Edit Hyperlink (Изменение гиперссылки). Чтобы сохранить изменения, щелкните на кнопке ОК.
Шаг за шагом
1 Чтобы протестировать свои Web-страницы не подключаясь к Интернету, выберите команду Пуск >• Поиск >• Файлы и папки. Введите слова Средства Internet в поле Имя и щелкните на кнопке Найти. Когда вы увидите значок Средства Internet в столбце Имя, дважды щелкните на нем, чтобы открыть папку Средства Internet.
2. Дважды щелкните на значке Подключение к Internet, чтобы запустить мастера подключения. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему окну. В окне Параметры настройки выберите положение переключателя Вручную. Затем щелкайте на кнопке Далее, игнорируя остальные варианты. В конце концов щелкните на кнопке Готово. Теперь вы сможете просматривать свои Web-страницы без подключения к Сети. Этот режим следует сохранить только на время тестирования файлов Web-страниц.
3. В окне программы Microsoft Internet Explorer выберите команду Файл > Открыть и щелкните на кнопке Обзор.
4. Найдите файл Web-страницы для тестового просмотра. Щелкните на кнопке Открыть. Файл Web-страницы будет открыт в Internet Explorer, и вы сможете представить, каким видит ваше произведение в Сети посторонний наблюдатель.
Web-страницы: Создание маркированных списков
Маркеры используются для последовательного и наглядного изложения информации. При создании маркеров вам доступны как символы любого шрифта, так и символы из коллекции ClipArt.
В Word имеется семь стилей маркированных списков (точнее, восемь, если считать стилем отсутствие всякого стиля). Любой из этих стилей можно настроить по своему вкусу, изменяя шрифт, интервалы, а также эффекты. Вы можете, например, использовать разные маркеры для всех пунктов списка, поскольку маркеры применяются только к выделенным абзацам.
После создания маркеров вы можете изменять стили всех или некоторых из них. Выделите абзацы, которые вы хотите изменить, и проделайте описанную ниже процедуру.
Шаг за шагом
1. Выделите маркированные абзацы и выберите команду Format (Формат) >• List (Список), чтобы вывести на экран окно диалога List (Список).
2. Щелкните на кнопке Bullet (Маркированный), затем выберите стиль маркеров, который вам больше нравится.
3. Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам настройки, щелкните на кнопке Modify (Изменить) справа в окне диалога List (Список). Откроется окно диалога, в котором вы сможете выбрать другие шрифт и маркер с помощью соответствующих кнопок, а также изменить относительное положение текста и маркера. Область Preview (Образец) поможет вам проверить выбранный вариант.
4. Чтобы использовать графический маркер, щелкните на кнопке Other (Другой). На экране появится окно диалога, и вы увидите содержимое папки ClipArt\Bullets. Выделите один из файлов с маркером из этой или из другой папки и щелкните на кнопке Insert (Вставить). Щелкните на кнопке ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ Если вы щелкнете на кнопке Font (Шрифт) в окне диалога изменения маркированного списка, то сможете изменить параметры маркера. Для этого служат вкладки Font (Шрифт), Interval (Интервал) и Animation (Анимация).
СОВЕТ Вы можете применить маркеры к выделенным абзацам с помощью кнопки Bullets (Маркеры) на стандартной панели инструментов (щелкните на кнопке повторно, чтобы удалить маркеры).
Web-страницы: Создание нумерованных списков
Нумерованные списки используются для последовательного изложения информации. Хотя эти списки называются нумерованными, вам доступны как цифры, так и символы любого шрифта.
В Word существует семь стилей нумерованных списков (точнее, восемь, если считать стилем отсутствие всякого стиля). Кроме того, существуют еще и многоуровневые списки. Любой из этих стилей можно настроить по своему вкусу, изменяя шрифт, интервалы, а также эффекты. Цифры или буквы помещаются перед выделенными абзацами.
Чтобы использовать многоуровневые списки, необходимо применить к абзацам соответствующие стили заголовков, например Heading 1 (Заголовок 1), Heading 2 (Заголовок 2) и т. д.
(См. также раздел «Стили: Применение» в главе «Форматирование».)
После создания нумерованных списков вы сможете изменить стиль всех номеров или некоторых из них. Выделите абзацы, которые нужно изменить, и проделайте описанную ниже процедуру.
Шаг за шагом
1 Выделите нумерованные абзацы и выберите команду Format (Формат) >• List (Список), чтобы вывести на экран окно диалога List (Список).
2. Щелкните на вкладке Numbering (Нумерованный) или Multilevel (Многоуровневый), затем выберите стиль нумерации, который вам нравится.
3. Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам настройки, щелкните на кнопке Modify (Изменить) справа в окне диалога List (Список). Откроется окно диалога, в котором вы сможете выбрать другие шрифт и маркер с помощью соответствующих кнопок, а также изменить относительное положение текста и маркера. Область Preview (Образец) поможет вам проверить выбранный вариант. Щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Вы можете применить нумерацию к выделенным абзацам с помощью кнопки Numbering (Нумерация) на стандартной панели инструментов (щелкните на кнопке повторно, чтобы удалить нумерацию).
Шаг за шагом
1. Если документ сохраняется в первый раз, щелкните на кнопке Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов. Если документ уже был сохранен, выберите команду File (Файл) > Save As (Сохранить как).
2. В списке Save as type (Тип файла) выберите пункт Web page (Документ HTML), затем щелкните на кнопке Save (Сохранить). Вы увидите предупреждение о том, что некоторые данные могут быть потеряны. Щелкните на кнопке Preview (Просмотр), Save (Сохранить) или Cancel (Отмена).
СОВЕТ По умолчанию Word предлагает сохранять документы в формате Word 2000 (расширение .doc). Вы можете изменить формат файлов по умолчанию на тот, который вы используете чаще, например HTML. Для этого выберите нужный формат в списке Save Word files as (Сохранять файлы Word как) в окне диалога Options (Параметры). Это окно открывается по команде Tools (Сервис) >• Options (Параметры). В любой момент файл можно сохранить в другом формате, выбрав его в списке Save as type (Тип файла).
Шаг за шагом
1. Выберите команду Format (Формат) >• Background (Фон), чтобы вывести на экран палитру цветов и пункты меню More Colores (Дополнительные цвета) и Fill Effects (Способы заливки).
2. Щелкните на строке Fill Effects (Способы заливки), чтобы открыть окно диалога Fill Effects (Способы заливки). Щелкните на вкладке Texture (Текстуры). Выберите текстуру или щелкните на кнопке Other Texture (Другая текстура), чтобы найти дополнительный файл текстуры.
3. Щелкните на кнопке OK, чтобы применить текстуру, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Шаг за шагом
1. Выделите текст, который нужно отформатировать.
2. Щелкните на кнопке Bold (Полужирный) на панели форматирования, чтобы применить полужирное начертание, щелкните на кнопке Italic (Курсив), чтобы применить курсивное начертание. Выровняйте текст с помощью кно-
пок Align Left (По левому краю), Align Right (По правому краю), Center (По центру) и Justify (По ширине).
Web-страницы: Цвет текста
Цвет фона Web-страницы во многом определяет цвет, который будет использоваться для текста. Темные шрифты лучше подходят для светлого фона, а светлые — для темного. Черный и белый цвета «безопасны» для Сети; остальные будут отображаться на экране не всегда правильно. Для страниц, предназначенных для просмотра в корпоративной сети с однотипными компьютерами, подойдет любой доступный в Word цвет.
Для оформления текста и гиперссылок можно использовать дополнительные цвета, но эта задача требует дополнительного времени и знания HTML.
(См. также раздел «Web-страницы: Дополнительные цвета».)
ПРИМЕЧАНИЕ Как правило, по умолчанию текстовые гиперссылки до и после щелчка на них выделяются разными цветами.
Шаг за шагом
1. Выделите текст, в котором нужно изменить цвет шрифта.
2. Выберите команду Format (Формат) >• Font (Шрифт). В окне диалога Font (Шрифт) щелкните на вкладке Font (Шрифт).
3. В списке Font color (Цвет) выберите подходящий цвет и щелкните на кнопке ОК.
Web-страницы: Цвет фона
Большинство броузеров используют светло-серый цвет в качестве фонового для Web-страниц, если вы не установили другой вариант.
Цветовой фон способен повлиять на пользователя, который просматривает вашу страницу. Ясно, что яркие цвета вызывают эмоции, которых трудно добиться с помощью мягких и спокойных тонов. В Word доступны 40 цветов для фона и существует возможность создания дополнительных цветов.
(См. также раздел «Web-страницы: Дополнительные цвета».)
СОВЕТ Сильная контрастность - это главное условие для того, чтобы текст хорошо читался. Попробуйте несколько сочетаний цветов фона и текста, чтобы найти лучшее.
ВНИМАНИЕ При создании и просмотре документов, сохраненных как Web-страницы, меню Format (Формат) и панель инструментов Drawing (Рисование) меняются, обеспечивая возможности, необходимые для форматирования Web-страниц.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Format (Формат) > Background (Фон), чтобы вывести на экран палитру цветов и пункты меню More Colors (Дополнительные цвета) и Fill Effects (Способы заливки).
2. Щелкните на одном из предлагаемых цветов или выберите пункт More colors (Дополнительные цвета). Щелкните на вкладке Custom (Спектр) и введите подходящие значения в поля Red (Красный), Green (Зеленый), Blue (Синий), указывая долю этих цветов в дополнительном цвете. Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить ваш цвет.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect (Автозамена), чтобы вывести на экран окно диалога AutoCorrect (Автозамена), и щелкните на вкладке AutoFormat (Автоформат при вводе).
2. В группе Replace (Заменять при вводе) установите флажок Internet and network paths with hyperlinks (Адреса Ин-тернета и сетевые пути с гиперссылками).
Гиперссылки: Вставка FTP-узла
Гиперссылка может указывать на FTP-узел, содержащий файлы, которые достаточно просто переписать из Сети. Обычно это бывает самая разнообразная информация: списки «свежих» антивирусных программ, бесплатное программное обеспечение, которое разработчики любезно предоставляют любому желающему его испытать (на свой страх и риск), графические файлы, научные труды, игры и многое другое. До конца подобного списка добраться практически невозможно.
Некоторые узлы специализируются строго на определенных темах, например на медицинских справочниках.
ПРИМЕЧАНИЕ FTP расшифровывается как File Transfer Protocol, то есть протокол передачи файлов.
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Insert Hyperh'nk (Добавить гипер-ссылку) на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран окно диалога Insert Hyperlink (Добавление гиперссылки).
2. Выберите пункт ftp:// в списке Inserted Links (Связать с файлом/URL), затем введите остальную часть адреса.
3. Щелкните на кнопке О К, чтобы вставить гиперссылку, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Гиперссылки: Вставка URL
URL (Uniform Resource Locator, универсальный указатель ресурса) — это адрес, который используется для поиска и просмотра Web-узлов. Каждый URL уникален, поэтому при вставке гиперссылок не должно возникать проблем. Хотя Web-узлы часто меняют своих провайдеров, URL для многих узлов запатентованы и потому остаются неизменными вне зависимости от физического местоположения сервера. Если URL узла изменяется, то, как правило, провайдер помещает на старый адрес сообщение о перемещении узла с гиперссылкой на новый адрес. Кроме того, там может содержаться информация о том, как обновить ваши ссылки на перемещенный узел.
URL — это адрес внешней ссылки, то есть ссылки на файл на Web-узле, FTP-сервере, вашем диске или в локальной сети.
(См. также разделы «Гиперссылки: Вставка документа», «Гиперссылки: Вставка формы для электронного сообще-
ния», «Гиперссылки: Вставка FTP-узла» и «Гиперссылки:
Вставка объектов».)
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Insert Hyperlink (Добавить гипер-ссылку) на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран окно диалога Insert Hyperlink (Добавление гиперссылки).
2. Выберите пункт http:// в списке Inserted Links (Связать с файлом/URL), затем введите остальную часть адреса.
3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить гиперссылку, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Гиперссылки: Вставка документа
Вы можете создать гиперссылку, которая будет связана с документом на вашем компьютере, а также в корпоративной или локальной сети.
(См. также разделы «Гиперссылки: Вставка формы для электронного сообщения», «Гиперссылки: Вставка FTP-узла», «Гиперссылки: Вставка объектов» и «Гиперссылки: Вставка URL».)
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Insert Hyperlink (Добавить гиперссылку) на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран окно диалога Insert Hyperlink (Добавление гиперссылки).
2. Щелкните на кнопке File (Файл) под заголовком Browse (Обзор) рядом со списком Inserted Links (Связать с файлом/URL), найдите и укажите нужный файл. Путь и имя файла автоматически появятся в поле списка Inserted Links (Связать с файлом/URL).
3. Щелкните на кнопке О К, чтобы вставить гиперссылку, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Insert Hyperlink (Добавить гиперссылку) на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран окно диалога Insert Hyperlink (Добавление гиперссылки).
2. Щелкните на кнопке Bookmark (Закладка) под заголовком Browse for (Обзор), чтобы найти документ Word, содержащий нужную закладку. Можно также переходить к именованному диапазону Excel, объекту в базе данных Access или слайду PowerPoint.
3. Щелкните на кнопке О К, чтобы вставить гиперссылку, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Гиперссылки: Вставка формы для электронного сообщения
Для открытия формы электронного сообщения тоже можно использовать гиперссылку. Такое сообщение может быть
отправлено вам пользователем, который просматривает вашу Web-страницу в Интернете или корпоративной сети. Если в документе используется гиперссылка для создания электронного сообщения, адрес и имя отправителя автоматически помещаются в поля для обратного адреса. Ваши имя и электронный адрес автоматически помещаются в поле То (Кому) адреса, поскольку эта информация включена в параметры гиперссылки.
(См. также разделы «Гиперссылки: Вставка документа», «Гиперссылки: Вставка FTP-узла», «Гиперссылки: Вставка объектов» и «Гиперссылки: Вставка URL».)
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Insert Hyperlink (Добавить гипер-ссылку) на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран окно диалога Insert Hyperlink (Добавление гиперссылки).
2. Выберите формат электронного адреса в списке Inserted Links (Связать с файлом/URL), введите его в поле Type the file or Web page name (Введите имя файла или Web-страницы). Пробелы использовать нельзя. В качестве окончаний адреса допустимы символы .org, .net, .edu, .ru и другие варианты.
3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить гиперссылку, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Гиперссылки: Относительный путь
Как правило, для гиперссылок используются относительные пути, чтобы при перемещении файла связи по-прежнему работали. Относительный путь не содержит конкретных инструкций, а только имя файла.
Абсолютный путь указывает на диски, каталоги или папки, в которых содержится связанный файл. Если один из связанных файлов перемещается, ссылка перестает работать.
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Insert Hyperh'nk (Добавить гипер-ссылку) на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран окно диалога Insert Hyperh'nk (Добавление гиперссылки).
2. Установите флажок Use relative path for hyperlink (Использовать для гиперссылки относительный путь), если вы планируете переместить ваш файл из его текущего расположения. Снимите этот флажок, если вы думаете, что созданные вами файлы никуда перемещаться не будут. Так вы зададите абсолютный путь.
3. Щелкните на кнопке О К, чтобы вставить гиперссылку, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ без сохранения изменений.
Шаг за шагом
1. Откройте Web-страницу, которую нужно загрузить, и выберите команду File (Файл) >• Save as File (Сохранить как файл). Введите имя файла в соответствующее поле.
2. Перейдите в нужную папку и щелкните на кнопке Save (Сохранить).
ПРИМЕЧАНИЕ С некоторых Web-узлов можно, выполнив соответствующие инструкции, установить к себе на компьютер какой-либо программный продукт.
Шаг за шагом
1. В документе Word щелкните на подчеркнутом тексте гиперссылки или графическом объекте, соответствующем нужному URL. Обычно гиперссылки снабжены подписями, объясняющими, куда они ведут. Когда вы щелкаете на гиперссылке в документе Word, открывается Internet Explorer, и компьютер подключается к Интернету при условии, что параметры программы Internet Explorer на-
стоены должным образом. Первым появится узел, соответствующий гиперссылке, на которой вы щелкнули.
2. Посетите другие места, если хотите. Когда закончите путешествие по Интернету, выберите команду File (Файл) >• Close (Закрыть) в Internet Explorer.
СОВЕТ Вы можете таким же образом просматривать файлы в корпоративной или локальной сети, если по каким-либо причинам Internet Explorer не подключен к Интернету.
(См. также раздел «Корпоративная сеть: Связывание с существующим документом».)
Корпоративная сеть: Связывание с существующим документом
В документе Word вы можете создать ссылку на другой документ в корпоративной сети или на своем компьютере. Вы можете открыть таблицу Excel, презентацию PowerPoint или любой другой документ пакета Microsoft Office. Если гипер-ссылка выглядит как значок, то щелчок на нем вызовет связанный документ. Для гиперссылки можно использовать и текст. В документе Word он будет выделен подчеркиванием.
Связи такого рода следует создавать, когда вы хотите, чтобы читатели вашего документа обратились к дополнительным источникам информации. Установите связь с файлом вашего расписания, чтобы коллеги знали, насколько вы заняты, и могли планировать свое рабочее время. Можно попробовать открыть эффектную презентацию PowerPoint со связанными диаграммами Excel на некоторых слайдах.
Чтобы в документе Word создать связь с другими документами, нужно сначала открыть этот документ. Вы сможете найти файл для связывания на диске (как вашего компьютера, так и компьютера в корпоративной сети). Вставленная ги-перссылка будет считаться объектом.
Шаг за шагом
1. В документе Word поместите курсор в точку вставки объекта и выберите команду Insert (Вставка) > Object (Объект), чтобы вывести на экран окно диалога Object (Вставка объекта).
2. Щелкните на вкладке Create from File (Создание из файла), затем щелкните на кнопке Browse (Обзор), чтобы найти и выделить нужный файл. Имя файла появится в текстовом поле File name (Имя файла).
3. Чтобы создать связь между найденным файлом и документом Word, используются флажки Link to file (Связь с файлом) и Display as icon (В виде значка). Если вы хотите, чтобы объект был вставлен в документ Word «как есть», не устанавливайте никаких флажков.
Шаг за шагом
1. Откройте документ, в котором требуется установить защиту.
2. Выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога Options (Параметры) перейдите на вкладку Save (Сохранение).
3. В группе File sharing options for «Имя_файла» (Параметры доступа к файлу «Имя_файла») введите пароль в поле Password to open (Пароль для открытия файла) и нажмите кнопку ОК.
4. В окне диалога Confirm password (Подтверждение пароля) введите тот же самый пароль и вновь нажмите кнопку ОК.
5. Повторите шаги 2-4 для установки пароля в поле Password to modify (Пароль разрешения записи).
ВНИМАНИЕ Помните, что при вводе пароля играют роль раскладка клавиатуры и регистр.
СОВЕТ Рекомендуем хранить пароли к документам отдельно в защищенном месте, поскольку, забыв его, вы уже не сможете изменить документ или даже просмотреть его.
ПРИМЕЧАНИЕ Если необходимо ограничить возможность работы с документом для всех пользователей только его просмотром, можно вместо введения паролей просто установить флажок Read-only recommended (Рекомендовать доступ только для чтения) на той же вкладке Save (Сохранение) окна диалога Options (Параметры).
Совместная работа: Календарь встреч
Если вы работаете над группой документов в корпоративной сети или вам просто необходимо согласование некоторых вопросов с вашими коллегами, то можно заранее спланиро-
вать онлайновую встречу с использованием программ типа NetMeeting или NetShow.
(См. также раздел «Совместная работа: Совещания».)
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) > Online Collaboration (Совещания) > Shedule Meeting (Календарь, встреч).
2. В появившемся окне Meeting (Встреча) задайте необходимые параметры: тема, приглашенные участники, используемый сервер обсуждения (так называемый чат-сервер), время и т. п.
ВНИМАНИЕ Для нормальной работы с календарем встреч необходимо, чтобы на компьютере был установлен пакет Microsoft Outlook 2000.
Совместная работа: Организация «круглого стола»
При работе над проектом, сложным документом или группой взаимосвязанных документов может потребоваться консультация или согласование. Такого рода согласования ныне проводятся с использованием Интернета, что позволяет привлекать в них участников, расположенных далеко друг от друга.
(См. также раздел «Совместная работа: Совещания».) В Microsoft Office 2000 введена новая возможность проведения обсуждения с использованием выделенных серверов обсуждения, на которых ведется полный протокол, доступный всем участникам.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Online Collaboration (Совещания) >• Web Discussions (Обсуждения).
2. В появившемся окне диалога Discussion Options — Web Page Dialog (Параметры обсуждения — Диалог на Web-страни-
це) выберите сервер обсуждения или добавьте новый и задайте соответствующие параметры обсуждения с помощью флажков: Display name (Компьютер), User name (Пользователь), Subject (Тема), Time (Время).
Все доступные операции можно проделать с помощью кнопок и команд меню на новой панели инструментов Web Discussion (Обсуждение). В частности, можно добавить высказывание, перейти к другому, отфильтровать высказывания, распечатать весь протокол обсуждения или его часть, изменить параметры участников обсуждения, сам сервер обсуждения, временно отключиться от сервера, обновить вид страниц, подписаться на автоматическую доставку новых высказываний, наконец, отключить работу с обсуждениями.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Online Collaboration (Совещания) >• Meet Now (Вызвать).
2. В окне приложения, отвечающего за встречи, установите параметры вызываемых собеседников и инициируйте вызов.
(См. также разделы «Совместная работа: Календарь встреч» и «Совместная работа: Организация «круглого стола».)
Совместная работа: Совещания
Совместная работа: СовещанияВ описываемой версии Microsoft Word 2000 появилась возможность интеграции с некоторыми приложениями для ведения переговоров, встреч, консультаций и т. д. через Ин-тернет с использованием серверов обсуждения или так называемых чат-серверов (приложения NetMeeting и NetShow, входящие в полную поставку Internet Explorer 4.0 и выше, принадлежат именно к таким программам).
Теперь для создания подобной встречи не требуется выходить из программы Word и загружать отдельное приложение — Word сам обо всем позаботится.
Совместная работа: Защита документа
Совместная работа: Защита документаПри работе в корпоративной сети, публикации документа на FTP или Web-узле стоит обратить особое внимание на защиту документа. Это позволит предотвратить неумышленное или преднамеренное изменение информации. В особых случаях можно ограничить круг лиц, которым будет позволено просматривать документ.
В операционной системе Windows NT или Unix подобную защиту можно провести системными средствами без настройки специальных ухищрений непосредственно в приложении. В системах Windows 95 и Windows 98 приходится придумывать иные пути.
К счастью, в Word существует возможность введения подобного ограничения на доступ пользователей к документу путем введения системы паролей. Пользователи, не знающие пароля для просмотра, не смогут увидеть содержимое документа. Однако даже просмотрев документ, пользователи не смогут его изменить, не зная пароля для изменения.
Web-страницы: Добавление горизонтальных линий
Web-страницы: Добавление горизонтальных линийГоризонтальные линии часто используются в Web-страницах для разделения текстовых фрагментов. Word предлагает множество вариантов горизонтальных линий — от простых до самых причудливых. Горизонтальные линии обычно располагаются так, чтобы в одной строке с ними не было других рисунков или текста.
Web-страницы: Добавление рисунков
Web-страницы: Добавление рисунковСкорость загрузки рисунка на странице зависит от размера файла, а не от размера рисунка.
Рисунки, которые вы добавляете на Web-страницы, должны быть в форматах, максимально сжимающих файл. Форматы GIF и JPEG очень широко распространены в Web. В коллекцию ClipArt Word 2000 включены файлы именно в этих форматах. Если вы вставляете в документ файлы PCX или BMP, то при сохранении документа в формате HTML программа Word использует графический конвертер Word 2000 или Office 2000, чтобы преобразовать файлы в подходящий для Web формат. Если конвертер не установлен, повторно запустите программу установки Word 2000 или Office 2000 и добавьте соответствующий компонент.
ВНИМАНИЕ Если нужные фильтры не установлены, вы не сможете просматривать графические файлы. Конвертеры и фильтры перечислены в списке компонентов в соответствующем окне программы установки. Чтобы просматривать файлы формата PCX или BMP, необходимо установить графические фильтры.
ВНИМАНИЕ Панель инструментов Picture (Настройка изображения) в Word существует в двух вариантах: для работы с рисунками в документах Word и в документах HTML. В зависимости от того, в каком формате сохранен ваш документ, на экране появится та или другая панель инструментов. Если вы сначала обрабатываете графический объект в документе Word с помощью панели Picture (Настройка изображения), а затем сохраняете документ в формате HTML, то частично будет потеряно форматирование графического объекта, например обрезка.
Web-страницы: Форматирование текста
Web-страницы: Форматирование текстаЕсли ваша Web-страница предназначена для просмотра в корпоративной сети с однотипными компьютерами и одинаковыми броузерами, например Netscape Navigator или Microsoft Internet Explorer, используйте любые доступные вам шрифты и форматирование, которые будут корректно отображаться этими броузерами.
(См. также раздел «Web-страницы: Цвет текста».) Возможности форматирования текста, предназначенного для просмотра в Интернете, не так уж и широки, но никто не даст вам гарантии, что при таком просмотре вы увидите именно то, что вам хотелось. Web-броузеры позволяют пользователям устанавливать собственные шрифты по умолчанию. Именно их установки при просмотре заменят ваши. Чтобы добиться наилучших результатов для большинства броузеров, используйте шрифт с засечками, типа Times New Roman, или без засечек, типа Arial, укажите размер шрифта и выберите нормальное, полужирное или курсивное начертание. Выравнивать текст лучше по центру или по левому краю.
СОВЕТ Текст гиперссылок обычно подчеркнут и отличается по цвету от основного текста. Во время щелчка на ней гиперссылка изменяет цвет, а после щелчка изменяет цвет еще раз.
Web-страницы: Копирование на сервер
Web-страницы: Копирование на серверФайлы, созданные как Web-страницы, должны быть скопированы на сервер. Обратитесь к своему провайдеру за предварительной информацией, перед тем как в первый раз копировать файл. Провайдер выделит отдельный каталог для ваших файлов и даст советы по процессу копирования.
ВНИМАНИЕ Все пути, которые вы используете для графических файлов и внутренних ссыпок, должны быть относительными. В противном случае рисунки не будут отображаться на экране, а ссылки нарушатся.
(См. также раздел «Гиперссылки: Относительный путь».)
Web-страницы: Проблемы нарушенных гиперссылок
Web-страницы: Проблемы нарушенных гиперссылокСамый простой способ избежать проблем с нарушением функционирования гиперссылок при перемещении файлов — использовать относительные пути файлов. Для этого нужно установить флажок Use relative path for hyperlink (Использовать для гиперссылки относительный путь) в окне диалога Edit Hyperlink (Изменение гиперссылки). Если вы этого не сделали, то сделайте теперь, иначе ссылки могут оказаться неработоспособными. Вы можете внести это изменение до или после перемещения файлов.
ВНИМАНИЕ Если вы перемещаете Web-страницы с одного компьютера (диска, каталога) на другой, например на Web-сервер или на машину к провайдеру, следует перемещать все файлы, связанные со страницами, иначе ссылки работать не будут. Лучше всего хранить все связанные файлы в одной палке с подкаталогом для рисунков.
Web-страницы: Просмотр в Internet Explorer
Web-страницы: Просмотр в Internet ExplorerНа стадии создания Web-страницы имеет смысл просматривать как можно чаще, чтобы быть уверенным, что они соответствуют Web-интерфейсу, а также чтобы оценить качество дизайна.
Web-документ может быть открыт одновременно в Word и в Internet Explorer. Однако невозможно вносить изменения
и фазу их просматривать в Internet Explorer, поскольку для этого нужно сначала сохранить документ в программе Word, а затем щелкнуть на кнопке Обновить в Internet Explorer.
Web-страницы: Сохранение документа Word как Web-страницы
Web-страницы: Сохранение документа Word как Web-страницыНет возможности создать документ HTML, используя кнопку New (Создать) на стандартной панели инструментов. Таким способом можно создать только обычный документ Word. Однако новый или существующий документ Word можно преобразовать в формат HTML, но при этом часть форматирования или данных может быть потеряна.
Web-страницы: Текстура
Web-страницы: ТекстураВ Word доступны 24 текстуры для фона — веселые и грустные, светлые и темные. Ваш выбор будет зависеть от общего вида Web-страницы.
(См. также разделы «Web-страницы: Графический фон» и «Web-страницы: Цвет фона».)
ВНИМАНИЕ При создании и просмотре документов, сохраненных как Web-страницы, меню Format (Формат) и панель инструментов Drawing (Рисование) меняются, обеспечивая возможности, необходимые для форматирования Web-страниц.
Формы: Форматирование полей
Формы: Форматирование полей(Для получения предварительной информации см. раздел «Формы: Создание».)
Чтобы удобнее было выделять введенные в форму данные, имеет смысл оформить поля и подписи к ним по-разному. Для этого можно использовать различные шрифты и такие текстовые атрибуты, как полужирное и курсивное начертания, размер шрифта и т. д. К полям можно применять все стандартные приемы форматирования в Word. Данные, введенные в эти поля, будут оформлены указанным образом.
При форматировании простых текстовых полей никаких проблем возникать не должно. В сложных полях, в которых используются функции, при обновлении полей форматирование может теряться. Однако ручное форматирование (см. шаги 1-3) может быть сохранено с помощью добавления одной из приведенных ниже инструкций. Эти коды вводятся после всех инструкций, заключенных в кавычки, и в конце должна стоять закрывающая фигурная скобка.
\*charformat \*mergeformat
Формат введенного ранее элемента определяет формат значения поля
Формы: Создание макросов
Формы: Создание макросовМакрос — это набор команд, которые автоматически выполняются за одну операцию. Макросы уменьшают вероятность ошибок при вводе текста, а также при выполнении долгих и
утомительных последовательностей действий. Например, макросы можно использовать в формах для ввода названия организации, соответствующих адресов и телефонов, при выборе определенного варианта в списке или для ввода маршрута следования документа при вводе последовательности имен рецензентов.
(См. также раздел «Макросы: Запись» в главе «Настройка».)
Формы: Создание
Формы: СозданиеДля получения информации от пользователей, которые просматривают ваш документ, можно использовать формы. В Web-страницах или документах Word формы состоят из подписанных полей, в которых пользователи вводят текст, устанавливают флажки или выбирают варианты в раскрывающихся списках. Поля формы могут производить автоматические расчеты. Документ следует защитить, чтобы пользователь мог вводить только предусмотренные создателем документа данные, но не мог изменить сам документ.
(См. также раздел «Формы: Защита».)
Обычно созданные формы для их дальнейшего использования сохраняют в виде шаблонов. После ввода данных и сохранения документа, созданного на основе шаблона, сам шаблон остается неизменным. Формы могут являться частью документа или быть независимыми документами. Они могут быть короткими или длинными, вплоть до нескольких страниц.
СОВЕТ Чтобы создать хорошо организованную и удобную для восприятия форму, используйте таблицу Word или прибегните к помощи Мастера, а поля формы добавьте после окончания работы Мастера.
Формы: Удаление полей
Формы: Удаление полей(Для получения предварительной информации см. раздел «Формы: Создание».)
В формы по необходимости можно вносить небольшие изменения, например удалять поля. Если созданное ранее поле, например поле Национальность, стало ненужным, его можно удалить. Если поле случайно оказалось не там, где нужно, можно удалить его и ввести заново.
(Если вы еще не научились защищать созданные вами формы, см. раздел «Формы: Защита».)
ПРИМЕЧАНИЕ Если форма не защищена паролем, то защита снимается легко. Достаточно щелкнуть на кнопке Protect form (Защита формы) на панели инструментов Forms (Формы).
ВНИМАНИЕ Перед удалением полей формы необходимо просмотреть коды полей, чтобы случайно не удалить нужной информации. (См. раздел «Формы: Вывод на экран кодов полей».)
Формы: Вывод на экран кодов полей
Формы: Вывод на экран кодов полей(Для получения предварительной информации см. раздел «Формы: Создание».)
После создания сложной формы с полями и формулами удобно вывести на экран коды полей. Вывод кодов на экран позволит внести в них изменения вручную или удалить некоторые из них.
(См. также разделы «Формы: Форматирование полей» и «Формы: Удаление полей».)
Если ваша форма еще не открыта, выберите команду File (Файл) > Open (Открыть) и укажите документ, содержащий форму с полями, в которые нужно внести изменения. Дважды щелкните на значке документа, чтобы его открыть.
Формы: Защита
Формы: Защита(Для получения предварительной информации см. раздел «Формы: Создание».)
Word позволяет пользователю устанавливать и снимать защиту с формы. При создании формы можно назначить для нее пароль. Если документ защищен паролем, то посторонние не смогут его изменить. Изменять содержание и структуру формы смогут только те, кто знает пароль.
Если форма не имеет пароля, защита легко снимается. Для этого щелкните на кнопке Protect Form (Защита формы) на панели инструментов Forms (Формы). Чтобы снять или установить защиту паролем, нужно выполнить приведенную ниже процедуру.
Перетаскивание: Данных между приложениями
Перетаскивание: Данных между приложениямиДанные можно перемещать из одного приложения в другое при условии, что оба приложения поддерживают технологию OLE (Object Linking and embedding, связывание и внедрение объектов). При перетаскивании данных из одного приложения в другое исходные данные не уничтожаются, а копируются, что обеспечивает надежность операции и экономию времени.
Перетаскивание данных экономит время, и при вводе информации, кроме того, эта операция позволяет добиться целостности данных. Это удобный способ перемещения информации из таблицы в базе данных в электронную таблицу или для перемещения таблиц Excel, включающих сложные формулы, в документы Word и даже в презентации PowerPoint.
Проверка правописания: Создание вспомогательного словаря
Проверка правописания: Создание вспомогательного словаряЕсли вы часто используете слова, которых нет в основном словаре Word, можете создать собственный вспомогательный словарь. У вас может быть несколько вспомогательных словарей для проверки документов разных типов.
(См. также раздел «Проверка правописания: Правка вспомогательного словаря».)
СОВЕТ Если идет параллельная работа над несколькими проектами, которые предполагают использование практически не перекрывающихся и узкоспециальных словарей, создайте вспомогательные словари для каждого проекта, чтобы не засорять основной словарь нестандартной лексикой.
за шагом
Шаг за шагом1. Откройте оба приложения и документы, между которыми будет производиться обмен информацией.
2. В исходном документе выделите данные для перемещения и перетащите этот фрагмент в открытое окно другого приложения. Отпустите кнопку мыши, когда указатель будет находиться над местом назначения.
СОВЕТ Чтобы без особых проблем разместить окна двух приложений на экране, сначала сверните все окна работающих программ, кроме этих двух. Затем щелкните правой кнопкой мыши на Панели задач Windows и выберите в появившемся контекстном меню команду Tile Vertically (Сверху вниз) или Tile Horizontally (Слева направо).
ПРИМЕЧАНИЕ Перемещенные или скопированные данные после перетаскивания можно редактировать. Просто выделите нужный фрагмент и внесите свои изменения. В исходном документе они не отразятся.
Проверка правописания: Правка вспомогательного словаря
Вспомогательный словарь тоже можно редактировать.
(См. также раздел «Проверка правописания: Создание вспомогательного словаря».)
Если каких-то слов документа нет в основном словаре Word, их можно добавлять и при необходимости удалять. Когда происходит проверка орфографии в документе, для проверки этих слов Word использует информацию из вспомогательного словаря. Таким способом удобно добавлять названия организаций, техническую терминологию, аббревиатуры и т. д.
Откройте документ Word и подготовьте его к проверке орфографии. Для удобства поместите курсор в начало документа (нажмите клавиши Ctri+Home). На самом деле проверку орфографии можно начинать с любого места документа. При этом Word достигнет конца документа, перейдет к началу и затем просто вернется на то место, откуда началась проверка.
Шаг за шагом
1. Откройте документ Word. Выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Spelling and Grammar (Правописание).
2. Щелкните на кнопке Dictionaries (Словари) справа в окне диалога. В открывшемся окне диалога Custom Dictionaries (Вспомогательные словари) выделите нужный словарь и щелкните на кнопке Edit (Изменить).
3. Внесите изменения, сохраните их и закройте словарь. Слова в словарь можно также добавлять непосредственно в процессе проверки правописания. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Add (Добавить) в окне диалога Spelling and Grammar (Правописание).
СОВЕТ Если вам больше не нужен какой-то вспомогательный словарь, его можно удалить. Выполните приведенную выше процедуру, только вместо кнопки Edit (Изменить) щелкните на кнопке Delete (Удалить).
Проверка правописания: Работа со вспомогательным словарем
Работа со вспомогательным словарем облегчает проверку орфографии в документе, который содержит много слов, не включенных в стандартный словарь. У вас может быть несколько вспомогательных словарей для проверки документов разных типов или для работы над разными проектами.
(См. также раздел «Проверка правописания: Создание вспомогательного словаря».)
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Spelling and Grammar (Правописание) на стандартной панели инструментов. В открывшемся окне диалога Spelling and Grammar (Правописание) щелкните на кнопке Options (Параметры).
2. В списке Custom Dictionaries (Вспомогательные словари) выберите нужный словарь. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Spelling and Grammar (Правописание) и продолжить проверку.
Шаг за шагом
1. Откройте документ Word и подготовьте его к проверке правописания. Выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Spelling and Grammar (Правописание).
2. Щелкните на кнопке Dictionaries (Словари) справа в окне диалога. В открывшемся окне Custom Dictionaries (Вспомогательные словари) щелкните на кнопке New (Создать), чтобы открыть окно диалога Create custom dictionary (Создание вспомогательного словаря). Введите название словаря и щелкните на кнопке Save (Сохранить).
По умолчанию файл словаря получает расширение .die и сохраняется в папке Proof. Можно при желании выбрать другое место для хранения словаря.
СОВЕТ Чтобы использовать собственный словарь, выполните описанный выше шаг 1, а затем выберите нужный словарь в списке Custom Dictionary (Вспомогательные словари).
Связывание и внедрение: Новые данные
При связывании и внедрении перемещаемые данные рассматриваются как единый объект. Этот объект осуществляет связь между документом, в который он внедрен или с которым связан, и документом в исходном приложении. Вы можете внедрять или связывать данные двумя способами — оба ведут к одинаковому результату. Можно создать новые данные и вставить их в документ или вставить в документ в качестве внедренного или связанного объекта существующий файл.
(См. также раздел «Связывание и внедрение: Существующие данные».)
Внедренные данные в документе Word можно представить в виде значка. Чтобы открыть внедренные данные, достаточно щелкнуть на значке. При вставке поверх текста объект помещается в графический слой, в противном случае данные будут вставлены непосредственно в документ Word.
Ниже приведены некоторые достоинства связанных или внедренных объектов:
fs Исходные данные хранятся в документе Word, поэтому обработка файлов и поиск исходных данных не представляют затруднений.
а Связанные данные не теряются, если при обновлении не удается найти исходный файл.
» Обновление связанных и внедренных объектов выполняется в исходном файле. При редактировании данных из приложения OLE1 запускается это приложение, и в него загружаются данные. Данные из приложений OLE редактируются непосредственно в Word.
Шаг за шагом
1. В документе Word поместите курсор в точку вставки объекта и выберите команду Insert (Вставка) > Object (Объект), чтобы вывести на экран окно диалога Object (Вставка объекта).
2. Щелкните на вкладке Create New (Создание). В списке Object type (Тип объекта) выберите нужное приложение для создания объекта. В поле Result (Результат) в нижней части окна вы увидите описание выбранного варианта.
3. Можно установить флажок Display as icon ( В виде значка). Если вы хотите, чтобы объект был вставлен в документ Word в виде абзаца, не устанавливайте никаких флажков. Щелкните на кнопке ОК.
4. Создайте данные для вставки и щелкните за пределами объекта, чтобы обновить его и вернуться в документ, или выберите команду File (Файл) > Close (Закрыть). (Возможно, придется обратиться к руководству пользователя или справочной системе выбранного приложения.)
При редактировании внедренных данных дважды щелкните на них и внесите изменения. Затем выберите команду Close and Return (Закрыть), Exit (Выход) или Update (Обновить).
Связывание и внедрение: Существующие данные
При связывании и внедрении перемещаемые данные рассматриваются как единый объект. Этот объект осуществляет связь между документом, в который он внедрен или с которым связан, и документом в исходном приложении. Вы можете внедрять или связывать данные двумя способами — оба ведут к одинаковому результату. Можно создать новые данные и вставить их в документ или вставить в документ в качестве внедренного или связанного объекта существующий файл.
(См. также раздел «Связывание и внедрение: Новые данные», чтобы узнать о плюсах и минусах связывания и внедрения объектов.)
Внедренные данные можно представить в виде значка. Если щелкнуть на значке, внедренные данные открываются для правки. При вставке поверх текста объект помещается в графический слой, в противном случае данные будут вставлены непосредственно в документ Word,
Шаг за шагом
1. В документе Word поместите курсор в точку вставки объекта и выберите команду Insert (Вставка) >• Object (Объект), чтобы вывести на экран окно диалога Object (Вставка объекта).
2. Запустите нужное приложение.
3. Откройте документ, содержащий данные, которые нужно связать или внедрить в документ Word. Выделите данные и скопируйте их'в буфер обмена.
4. Щелкните на кнопке Word на Панели задач и выберите команду Edit (Правка) > Paste Special (Специальная вставка), чтобы вывести на экран окно диалога, в котором можно выбрать вариант вставки скопированного объекта. В поле Result (Результат) внизу слева содержатся пояснения для указанных вариантов. Выберите подходящий формат данных и щелкните на кнопке ОК.
При редактировании внедренных данных дважды щелкните на них и внесите изменения. Затем выберите команду Close and Return (Закрыть), Exit (Выход) или Update (Обновить).
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке View (Вид).
2. Установите флажок Field codes (Коды полей), чтобы вывести коды на экран. Щелкните на кнопке ОК. Коды полей появятся на экране в серых областях. Теперь можно вручную редактировать данные в сложных полях с формулами или функциями. Кроме того, эта операция позво-
ляет визуально оценить, правильно ли используются те или иные инструкции в кодах полей.
СОВЕТ Если установить флажок Field codes (Коды полей) в окне параметров печати, то коды полей будут выведены на печать.
Шаг за шагом
1. Если ваша форма еще не открыта, выберите команду Fi'le (Файл) > Open (Открыть) и укажите форму, для которой нужно установить или снять защиту. В меню Tools (Сервис) вы увидите команду, соответствующую текущему состоянию формы Protect Document (Установить защиту) или Unprotect Document (Снять защиту). Выберите команду Tools (Сервис) >• Protect Document (Установить защиту) или Unprotect Document (Снять защиту), чтобы вывести на экран соответствующее окно диалога.
2. Выберите положение переключателя Protect document for (Ввод данных в поля форм). Введите пароль. В окне диалога Confirm password (Подтверждение пароля) повторите ввод пароля и щелкните на кнопке ОК.
ВНИМАНИЕ Пароль лучше записать и поместить в надежное место. Без него в форму нельзя будет внести изменения.
Шаг за шагом
1. Выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) > Forms (Формы) и поместите появившуюся панель инструментов Forms (Формы) в подходящее место на экране. Выберите команду File (Файл) >• New (Создать), чтобы создать новый документ, или в существующем документе поместите курсор в место создания формы.
2. Введите текст для идентификации первого поля формы и щелкните на одной из кнопок на панели инструментов Forms (Формы): Text Form Field (Текстовое поле), Check Box Form Field (Флажок) или Drop-Down Form Field (Поле со списком).
3. Повторите шаг 2 для всех элементов формы. Чтобы добавить затенение к полям формы, щелкните на кнопке Form Field Shading (Затенение полей формы) на панели инструментов Forms (Формы).
4. Выберите команду File (Файл) > Save as (Сохранить как) и укажите имя для файла формы. В списке Save as type (Тип файла) выберите пункт Document Template (*.dot) (Шаблон документа).
5. Чтобы защитить форму без использования пароля, щелкните на кнопке Protect Form (Защита формы) на панели инструментов Forms (Формы). Чтобы защитить форму и установить пароль,* выберите команду Tools (Сервис) > Protect Document (Установить защиту). Чтобы вывести на экран окно диалога Protect Document (Защита документа), выберите положение переключателя Forms (Ввод данных в поля форм). Введите пароль. В окне диалога Confirm password (Подтверждение пароля) повторите ввод пароля и щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Защита форм паролем может применяться, например, для документов в отделе кадров. Вообще же защита форм нужна, если необходимо запретить изменения исходного текста формы. Следите за тем, чтобы пароль был известен только избранным людям, и не забывайте извещать их в случае его смены.
Шаг за шагом
1. Если ваша форма еще не открыта, выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть) и укажите форму, в которую нужно внести изменения. Чтобы вывести на экран панель инструментов Forms (Формы), выберите команду View (Вид) > Toolbars (Панели инструментов) >• Forms (Формы). Если защита формы включена, то все кнопки, кроме кнопок Form Field Shading (Затенение полей формы) и Protect Form (Защита формы), будут недоступны. Чтобы снять защиту, щелкните на кнопке Protect Form (Защита формы). (См. также раздел «Формы: Защита», чтобы узнать, как защищать формы паролем.)
2. Выберите команду Tools (Сервис) > Macro (Макрос) >• Record New Macro (Начать запись). Введите краткое и понятное описание макроса в поле Description (Описание). Укажите, для каких документов макрос должен быть доступен. Наконец, введите имя макроса и щелкните на кнопке Toolbars (Панели) или Keyboard (Клавишам) в поле Assign macro to (Назначить макрос), чтобы назначить макросу кнопку на панели инструментов или сочетание клавиш. После этого программа будет «записывать» все ваши действия, которые вы хотите сохранить в виде макроса. Чтобы закончить запись, щелкните на кнопке Stop Recording (Остановить запись).
3. Дважды щелкните на поле формы, которому необходимо назначить макрос. На экране появится окно диалога параметров соответствующего поля. В области Run macro on (Выполнить макрос) укажите, когда следует выполнять
макрос: при «входе» курсора в поле формы или при его «выходе» из поля формы. Щелкните на кнопке ОК.
ВНИМАНИЕ Макросы должны сохраняться в файле формы. Если макросы сохраняются в другом месте, а форма передается кому-то еще, макросы, естественно, работать не будут просто по причине их отсутствия.
Шаг за шагом
1. Если ваша форма еще не открыта, выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть) и укажите форму, в которую нужно внести изменения. Выведите на экран коды по-
лей. Выделите поле, которое нужно удалить, и нажмите клавишу Delete. Повторите процедуру для всех ненужных полей.
2. Выберите команду File (Файл) > Save as (Сохранить как);
в списке Save as type (Тип файла) выберите пункт Document Template (*.dot) (Шаблон документа) и сохраните свой шаблон.
3. Выберите команду Toots (Сервис) >• Protect Document (Установить защиту), чтобы вывести на экран окно диалога Protect Document (Защита документа). Выберите положение переключателя Protect document for (Ввод данных в поля формы). Введите пароль. В окне диалога Confirm Password (Подтверждение пароля) повторите ввод пароля и щелкните на кнопке ОК.
Шаг за шагом
1. Если ваша форма еще не открыта, выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть) и укажите форму, в которую нужно внести изменения. Выделите поле, которое нужно форматировать.
2. Чтобы выделить поле, используйте кнопки Bold (Полужирный), Italic (Курсив) и/или Underlined (Подчеркнутый).
3. Чтобы выровнять поле, используйте кнопки Align Left (По левому краю), Align Right (По правому краю), Center (По центру) и Justify (По ширине).
Специальные возможности
Специальные возможностиВ этой главе разобраны некоторые специальные возможности программного пакета Word 2000, знакомство с которыми сделает вашу работу с ним более эффективной. Это перемещение данных между приложениями, создание форм и вспомогательных словарей, запись макросов, связывание и внедрение данных.
Документы: Предварительный просмотр
Документы: Предварительный просмотрЕсли документ готов к выводу на печать, стоит сначала увидеть, как будет выглядеть документ после печати. При необходимости можно внести изменения до начала процесса печати. Панель инструментов Print Preview (Предварительный просмотр) содержит много полезных кнопок для изменения масштаба и просмотра нескольких страниц сразу. В режиме предварительного просмотра документ можно также редактировать.
Шаг за шагом
1. Откройте документ, который нужно просмотреть, затем щелкните на кнопке Print Preview (Предварительный просмотр) на стандартной панели инструментов. На экране появятся одна или несколько страниц документа. Панель инструментов Print Preview (Предварительный просмотр) позволяет просматривать документ разными способами, а также вносить в него изменения.
2. Щелкните на кнопке Magnifier (Увеличение), чтобы приступить к редактированию документа. Щелкните там, где требуется правка.
3. Внесите исправления в документ и, если нужно, примените другое форматирование. Можно даже изменять поля документа. Если документ не помещается на странице, щелкните на кнопке Shrink print (Подгонка страниц) на панели инструментов.
4. В списке Scale to paper size (Масштаб) выберите нужное значение. Щелкните на кнопке Print (Печать), чтобы вывести документ на печать. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы выйти из режима просмотра.
Назначение основных кнопок панели инструментов Print Preview (Предварительный просмотр) приведены ниже. Чтобы узнать назначение остальных кнопок, используйте всплывающие подсказки.
| Print (Печать) | Выводит документ на печать с параметрами, заданными в окне диалога Print (ПечатьУ | |
| Magnifier (Увеличение) | Переключает режимы увеличения (указатель в виде лупы) и редактирования (обычный указатель) | |
| One Page (Одна страница) | Выводит на экран одну страницу документа | |
| Multiple Page (Несколько страниц) | Выводит на экран несколько страниц документа |
Отправка: Факса
Отправка: ФаксаДокументы Word можно отправлять по факсу прямо с компьютера, на котором есть факс-модем и соответствующее программное обеспечение. Word поставляется в комплекте с инструментом Fax Wizard (Мастер факсов), который поможет вам создать титульный лист для факса и отправить документ одному или нескольким адресатам.
Отправка: Электронного сообщения
Отправка: Электронного сообщенияПри наличии модема и установленного пакета Office 2000 документы Word можно отправлять по электронной почте непосредственно из nporpaMMbiWord. В стандартную установку Word входит пакет WordMail. Документы отправляются по электронной почте с помощью программы Microsoft Outlook.
ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы выполнить эту задачу, необходимо установить программу Microsoft Outlook и настроить ее для работы с факс-модемом и электронной почтой, к которой вы подключены.
за шагом
Шаг за шагом1. Выберите команду File (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).
2. В группе Page range (Страницы) выберите положение переключателя Current page (Текущая), чтобы вывести на печать страницу, на которой в данный момент находится курсор.
3. Можно выбрать положение переключателя Number of copies (Номера) и указать номера и диапазоны страниц для печати. Например, чтобы напечатать страницы с 21-й
по 36-ю включительно, введите 21-36; чтобы распечатать страницы 1, 6 и 12, введите 1,6,12. Вы можете использовать два способа задания диапазонов одновременно:
введите 1,6,12, 21-35—и на печать будут выведены все страницы из предыдущих двух примеров.
4. Задайте другие параметры и щелкните на кнопке ОК.
Шаг за шагом
1. Выберите команду File (Файл) > Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).
2. В списке Name (Имя) раздела Printer (Принтер) выберите необходимый принтер. Если вы подключены к сети и в ней присутствуют принтеры с общим доступом, они будут перечислены в списке.
3. Щелкните на кнопке Properties (Свойства), чтобы вывести на экран окно диалога свойств текущего принтера. Сделайте необходимые изменения на вкладках Paper (Бумага), Graphics (Графика), Device Options (Параметры устройства). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Print (Печать). Названия и число вкладок для разных принтеров могут быть разными.
4. Чтобы вывести на печать единственную копию всего документа, не меняйте остальные параметры и щелкните на кнопке ОК.
Шаг за шагом
1. Выберите команду File (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).
2. В поле Number of copies (Число копий) введите число экземпляров документа, которое вам необходимо.
3. Если вы хотите, чтобы печать следующей копии начиналась только после того, как будет полностью напечатана предыдущая, установите флажок Collate (Разобрать по копиям).
4. Задайте другие параметры и щелкните на кнопке ОК.
Шаг за шагом
1. Выберите команду File (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).
2. В списке Print what (Напечатать) выберите пункт Comments (Примечания) и щелкните на кнопке ОК. Каждое примечание печатается в виде текста с номером страницы, инициалами рецензента и собственно текстом примечания.
Шаг за шагом
1. Откройте документ, в который необходимо добавить информацию о его свойствах. Выберите команду File (Файл) >•
Properties (Свойства), чтобы вывести на экран окно диалога Properties (Свойства).
2. Щелкните на вкладке Summary (Обзор), если это необходимо. Заполните поля подходящей информацией. Обратите внимание на то, что некоторые поля (например, Author (Автор)) уже заполнены. Используйте клавиши Tab и Shift+Tab для перемещения между полями.
3. Щелкните на других вкладках, чтобы просмотреть остальную информацию о документе.
4. На вкладке Custom (Прочие) вы можете выбрать имя поля в списке Name (Название) (например, Editor (Редактор)) или ввести новое имя. Затем укажите тип информации и введите ее в текстовое поле Value (Значение) (это могут быть, например, ваши инициалы). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ.
5. Чтобы вывести на печать свойства документа, выберите команду File (Файл)
>• Print (Печать). Откроется окно диалога Print (Печать). В списке Print what (Напечатать) выберите пункт Document properties (Сведения), затем щелкните на кнопке ОК. Название свойства и его значение печатаются в одной строке и разделяются двоеточием.
ПРИМЕЧАНИЕ Если распечатываются сведения о документе без добавления каких-либо дополнительных свойств, то в результате будет выведена следующая информация: имя файла, расположение и размер файла, дата создания, дата последнего сохранения, автор последнего сохранения, общее время правки и информация, относящаяся ко времени последнего вывода на печать (число страниц, слов и символов).
Вывод на печать: Сочетания клавиш
После создания макросов и назначения им сочетаний клавиш для удобства использования этих сочетаний имеет смысл распечатать их список.
(См. также раздел «Макросы: Запись» в главе «Настройка».)
Шаг за шагом
1. В любом окне документа выберите команду File (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести наакран окно диалога Print (Печать).
2. В списке Print what (Напечатать) выберите пункт Key assignments (Сочетания клавиш) и щелкните на кнопке ОК. Каждое сочетание печатается в отдельной строке с названием макроса, стиля или другого атрибута, которому это сочетание назначено. В следующей строке печатается описание, если оно было создано при назначении сочетания клавиш.
Вывод на печать: Стили
Таблицы стилей
помогают оформлять документы с различными характеристиками текста. Список стилей облегчает планирование оформления документа.
(См. также разделы «Стили: Применение» и «Стили: Обновление существующих документов» в главе «Форматиро-. вание».)
Шаг за шагом
1. В любом окне документа выберите команду File (Файл) > Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).
2. В списке Print what (Напечатать) выберите пункт Styles (Стили) и щелкните на кнопке ОК. В строке печатается название стиля и перечисляются его характеристики.
Шаг за шагом
1. В любом окне документа выберите команду Fue (Файл) > Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).
2. В списке Print what (Напечатать) выберите пункт AutoText entries (Элементы автотекста) и щелкните на кнопке ОК.
Шаг за шагом
1. Откройте документ, который вы хотите отправить, затем выберите команду File (Файл) > Send to (Отправить) >• Fax Recipient (Факс). На экране появится первое окно мастера факсов.
2. Чтобы создать факс, следуйте инструкциям в окнах мастера факсов. Чтобы перейти в следующее окно, щелкните на кнопке Next (Далее). Когда кнопка Next (Далее) станет недоступной, щелкните на кнопке Finish (Готово). Если вы не создавали титульного листа, факс будет отправлен немедленно.
3. Если вы создали титульный лист, то нужно будет заполнить его дополнительной информацией. Внесите необходимые изменения и щелкните на кнопке Send Fax (Отправить факс).
Шаг за шагом
1. Откройте документ, который вы хотите отправить, затем выберите команду File (Файл) >• Send to (Отправить) >• Mail Recipient (Сообщение). Если необходимо, укажите нужную конфигурацию. Ваш документ появится в окне нового сообщения Outlook в виде значка. Это внедренный объект OLE.
2. Щелкните на кнопке То (Кому), чтобы вывести на экран окно диалога Name List (Выбор имен). Выберите адресную книгу в списке Address Book (Источник адресов).
3. Выберите имя в списке слева и щелкните на кнопке То (Кому). Повторите этот шаг, если нужно послать одно сообщение нескольким адресатам. Щелкните на кнопке ОК, когда закончите ввод имен.
4. Заполните остальные поля в письме, включая текст сообщения, и щелкните на кнопке Send (Отправить), чтобы отправить сообщение.
СОВЕТ После установки Outlook программу Word можно выбрать в качестве редактора электронной почты.
Шаг за шагом
1. После определения полей для включения в источник данных вы сможете либо начать настройку основного документа, либо приступить к правке источника данных. Щелкните на кнопке Edit Data Source (Правка источника данных) на панели инструментов Mail Merge (Слияние).
2. Если вы работали с основным документом, щелкните на кнопке Mail Merge Helper (Слияние) на панели инструментов Mail Merge (Слияние). Затем щелкните на кнопке Edit (Правка) в области Data Source (Источник данных) (цифра 2).
3. На экране появится окно диалога Data Form (Форма данных). Вводите данные в поля; для перехода между полями используйте клавиши F3 (переход в следующее поле) и Shift+Tab (переход в предыдущее поле). Когда вы достигнете последнего поля в записи и нажмете клавишу F3, откроется следующая запись.
4. Чтобы найти определенную запись, щелкните на кнопке Find (Найти), введите текст поиска в поле Find what (Найти) и укажите поле, в котором следует вести поиск. Щелкните на кнопке Find First (Найти первый), чтобы найти первую запись, удовлетворяющую введенному условию.
5. Кнопка Find First (Найти первый) изменится на Find Next (Найти далее). Продолжайте поиск, пока не найдете запись, которая вам нужна. Когда закончите поиск, щелкните на кнопке Close (Закрыть). После окончания ввода данных в окне диалога Data Form (Форма данных) щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в главный документ.
СОВЕТ Чтобы вывести на экран окно диалога Data Form (Форма данных), можно щелкнуть на кнопке Edit Data Source (Правка источника данных) на панели инструментов Mail Merge (Слияние).
ПРИМЕЧАНИЕ Файлы данных в Word - это таблицы, которые можно открывать и изменять, как и обычные таблицы. Однако, если источник данных содержит много полей, проще работать с окном Data Form (Форма данных).
Слияние: Вставка полей слияния
(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)
После создания источника данных для процесса слияния можно начинать вставку полей слияния в основной документ. Поля слияния определяют, куда будет вставляться специфическая информация, относящаяся только к определенному документу. Документ может быть письмом, бланком, счетом и даже брошюрой.
Перед тем как вставлять поля слияния, нужно создать основной документ и открыть источник данных.
(См. также раздел «Слияние: Выбор источника данных».)
Шаг за шагом
1. Если основной документ не виден на экране, щелкните на кнопке Mail Merge Helper (Слияние) на панели инструментов Mail Merge (Слияние). Щелкните на кнопке Edit (Правка) в области Main document (Основной документ) (цифра 1) и затем выберите основной документ в списке.
2. Поместите курсор в точку вставки поля слияния. Щелкните на кнопке Insert Merge Field (Добавить поле слияния) на панели инструментов Mail Merge (Слияние) и выберите интересующее вас поле в появившемся меню.
3. Введите любой текст или знаки препинания, которые требуются в документе, и продолжайте вставлять поля слияния в нужных местах.
Шаг за шагом
1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) >•
Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).
2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) в области Data Source (Источник данных) (цифра 2), затем выберите положение переключателя: Create Data Source (Создать источник данных), Open Data Source (Открыть источник данных) или Use Address Book (Использовать адресную книгу).
3. Следуйте предлагаемым инструкциям. Если Word выдаст сообщение, что в основном документе нет полей слияния, щелкните на кнопке Edit Main Document (Правка основного документа), чтобы вставить в него поля слияния.
(См. также разделы «Слияние: Открытие источника данных» и «Слияние: Вставка полей слияния».)
Шаг за шагом
1. Откройте основной документ и источник данных. Основной документ может быть письмом, конвертом или листом наклеек.
2. Щелкните на одной из кнопок на панели инструментов Май Merge (Слияние), которые перечислены ниже.
| Merge to New Document (Слияние в новый документ) Merge to Printer (Слияние при печати) Mail Merge (Слияние) | Создает документ слияния в качестве нового документа Word с именем Формы! Создает документ слияния и выводит его на печать на текущий принтер Открывает окно диалога Mail Merge (Слияние), в котором можно указать параметры слияния, отбора и сортировки данных |
(См. также раздел «Слияние: Отбор и сортировка записей».)
Слияние: Отбор и сортировка записей
(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных», «Слияние: Создание основного документа» и «Слияние: Вставка полей слияния».)
В большинстве случаев письма, подготовленные для массовой рассылки, не нужно отправлять всем адресатам из источника данных. Например, может быть необходимым отправить письма только в определенный город или в кон-
кретную организацию. Для решения этой задачи определяют несколько условий отбора информации из источника данных с помощью конечного окна диалога Mail Merge Helper (Слияние).
Шаг за шагом
1. Откройте основной документ и источник данных. Основной документ может быть письмом, конвертом или листом наклеек.
2. Щелкните на кнопке Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран конечное окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).
3. В списке Merge to (Назначение) выберите пункт New Document (Новый документ).
4. Щелкните на кнопке Query Options (Отбор записей), чтобы задать ваши условия слияния. На вкладке Filter Records (Отбор записей) в списке Field (Поле) выберите первое поле, по которому необходимо произвести селекцию. В списке Compare (Оператор) выберите тип сравнения (Equal to (Равно), Not Equal to (He равно), Less then (Меньше) и т. д.); в поле Compare to (Значение) введите числовое значение или текст, с которым должно производиться сравнение.
5. После ввода значения в самом левом списке второй строки появится оператор And (И). Выберите оператор And (И) или Or (ИЛИ), чтобы задать следующее условие, как это было сделано на шаге 4.
6. Щелкните на вкладке Sort Records (Сортировка записей), чтобы указать до трех условий сортировки данных. В списке Sort by (Сортировать по) выберите название поля для сортировки. В следующих списках выберите поля, по которым будет производиться вторичная сортировка. Укажите порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию). Щелкните на кнопке ОК, затем на кнопке Merge (Объединить), чтобы завершить процесс слияния.
ПРИМЕЧАНИЕ На шаге 3, выбрав пункт Printer (Принтер), можно выполнить слияние непосредственно на принтер.
Шаг за шагом
1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) > Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).
2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) в области Data source (Источник данных) (цифра 2); затем выберите пункт Open data Source (Открыть источник данных), чтобы вывести на экран окно диалога Open data Source (Открытие источника данных).
3. Word может распознавать множество форматов файлов данных. Выберите нужный формат в списке Files of type (Тип файлов).
4. Найдите нужный файл, выделите его и щелкните на кнопке Open (Открыть). Если необходимо, щелкните на кнопке MS Query (Запрос), чтобы открыть базу данных, созданную не в Word.
5. Если Word сообщит вам, что в основном документе нет полей слияния, щелкните на кнопке Edit main document (Правка основного документа), чтобы вставить в него поля слияния. .
ПРИМЕЧАНИЕ Microsoft Query поставляется как отдельное приложение в комплекте с Microsoft Excel. Этот инструмент позволяет получать данные, находящиеся на вашем компьютере, в сети, SQL-сервере или в базах данных распространенных типов.
(См. такж& раздел «Слияние: Вставка полей слияния».)
Слияние: Поиск записей
(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)
Прежде чем приступить к поиску записей, должен быть создан источник данных, в котором будут храниться имена и адреса. Необходимо также перейти в окно основного документа. После создания источника данных может возникнуть необходимость найти определенную запись, чтобы исправить в ней информацию. Например, адрес одного из клиентов компании изменился или кто-то из знакомых, которому надо отправить письмо, сменил фамилию. В таких случаях нужно найти конкретную запись в источнике данных для процесса слияния.
Шаг за шагом
1. Существуют два способа перехода к источнику данных. Если вы находитесь в окне основного документа, щелкните на кнопке Edit Data Source (Правка источника данных) панели инструментов Mail Merge (Слияние). Если вы находитесь в окне диалога Mail Merge (Слияние), щелкните на кнопке Edit (Правка) в области Data Source (Источник данных) (цифра 2) и укажите нужное имя файла.
2. Щелкните на кнопке Find (Найти), чтобы вывести на экран окно диалога Find in Field (Поиск в поле).
3. Введите текст для поиска в поле Япс1 what (Найти) и укажите поле слияния, в котором следует вести поиск.
4. Щелкните на кнопке Find First (Найти первый), просмотрите запись, затем щелкните на кнопке Find Next (Найти далее). Продолжайте поиск, пока не найдете запись, которая вам нужна. Когда закончите поиск, щелкните на кнопке Close (Закрыть). ?
5. Если вы найдете запись, в которой следует изменить данные, для перехода между полями используйте клавиши F3 (переход в следующее поле) и Shift+Tab (переход в предыдущее поле). После окончания правки данных в окне Data Form (Форма данных) щелкните на кнопке ОК.
Шаг за шагом
1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) >•
Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).
2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) в области Data Source (Источник данных) (цифра 2), затем выберите пункт Use Address Book (Использовать адресную книгу).
3. В окне диалога Choose Address Book (Выбор адресной книги) выберите либо Outlook (Адресная книга Outlook), либо Schedule+Contacts (Контакты Schedule+), либо Personal Address Book (Личная адресная книга), затем щелкните на кнопке ОК. Если вам предложат выбрать пользователя, выберите нужный вариант и щелкните на кнопке ОК.
4. Если вы увидите сообщение, что в основном документе нет полей слияния, щелкните на кнопке Edit Main Document (Правка основного документа), чтобы вставить в него поля слияния.
(См. также раздел «Слияние: Вставка полей слияния».)
Слияние: Создание источника данных
Если при выполнении задач, требующих наличия источника данных с именами и адресами для массовой рассылки, он еще не создан, такой источник данных можно создать на одном из этапов процесса слияния. Можно также использовать адресную информацию из Outlook или Schedule+ (см. раздел «Слияние: Работа с адресной книгой»). Но в первую очередь должен быть создан основной документ.
(См. раздел «Слияние: Создание основного документа».)
Шаг за шагом
1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) >•
Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).
2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) (цифра 2), затем выберите пункт Create Data Source (Создать источник данных), чтобы вывести на экран окно диалога Create Data Source (Создание источника данных).
3. Прокрутите список Field names in header row (Поля в строке заголовка), чтобы увидеть основные поля, которые используются в Word.
4. Внесите изменения в список полей (как описано ниже). Когда закончите, щелкните на кнопке ОК.
в Если какое-то название поля вам не нужно, выделите его и щелкните на кнопке Remove Field Name (Удалить поле).
» Чтобы добавить в список новое имя поля, введите его в текстовое поле Field Name (Поле) и щелкните на кнопке Add Field Name (Добавить поле).
ft Чтобы изменить последовательность полей, выделите поле в списке Field names in header row (Поля в строке заголовка) и затем щелкайте на кнопках со стрелками, порядок полей соответствует их расположению в источнике данных.
5. Word выведет на экран окно диалога Save as (Сохранение документа). Введите имя источника данных и щелкните на кнопке Save (Сохранить).
6. В появившемся окне диалога щелкните на кнопке Edit data Source (Правка источника данных), чтобы ввести информацию в только что созданный источник данных, или на кнопке Edit Main Document (Правка основного документа), чтобы вставить поля слияния в основной документ.
(См. также раздел «Слияние: Вставка полей слияния».)
Слияние: Создание конвертов
(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)
С помощью процесса слияния можно создавать конверты для массовой рассылки или документы и соответствующие конверты одновременно. Сначала создайте основной документ и источник данных. Если вы не хотите рассылать основной документ и просто создаете набор конвертов, создайте пустой документ с полями слияния для адреса.
' Перед выполнением данной задачи уже должен быть создан источник данных,
в котором будут храниться имена и адреса. После создания источника данных нужно перейти в окно основного документа.
Шаг за шагом
1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) >•
Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние). Щелкните на кнопке Create (Создать) (цифра 1), выберите пункт Envelopes (Конверты), затем щелкните на кнопке Active Window (Активное окно) или New Main Document (Создать основной документ).
2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) (цифра 2), выберите пункт Open Data Source (Открыть источник данных), чтобы найти нужный файл. Выделите его и щелкните на кнопке Open (Открыть).
3. Щелкните на кнопке Set Up Main Document (Настройка основного документа), чтобы вывести на экран окно диалога Envelop Options (Параметры конверта). Укажите размер конверта и, если необходимо, измените другие параметры. Щелкните на кнопке О К, чтобы открыть окно диалога Envelope Address (Адрес).
4. Вставьте подходящие поля слияния в поле Sample envelope address (Образец адреса) с помощью кнопки Insert Merge Field (Вставить поле слияния). Щелкните на кнопке ОК.
5. Теперь можно приступать к объединению данных источника и основного документа. Для этого служит кнопка рядом с цифрой 3.
(См. также раздел «Слияние: Данных».)
Шаг за шагом
1. Откройте существующий документ или создайте новый. Затем выберите команду Tools (Сервис) >• Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).
2. Щелкните на кнопке Create (Создать) (цифра 1) и выберите пункт Form Letters (Документы на бланке).
3. Word предложит вам на выбор оставить текущее окно (кнопка Active Window (Активное окно)) или открыть новое окно (кнопка New Main Window (Создать основной документ)).
4. Вы вернетесь в окно диалога Mail Merge (Слияние), в котором теперь будут указаны тип основного документа и путь к нему.
5. Теперь вы готовы использовать кнопку Get Data (Получить данные) (цифра 2) для получения данных из источника данных.
(См. также разделы «Слияние: Выбор источника данных», «Слияние: Работа с адресной книгой» и «Слияние: Вставка полей слияния».)
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние). (В отличие от остальных вариантов слияния, в этом случае основной документ на бланке не обязательно должен быть активным.) Щелкните на кнопке Create (Создать) (цифра 1) и выберите пункт Mailing Labels (Наклейки), затем щелкните на кнопке Active Window (Активное окно) или New Main Window (Создать основной документ).
2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) (цифра 2), выберите пункт Open Data Source (Открыть источник данных), чтобы найти нужный файл. Выделите его и щелкните на кнопке Open (Открыть).
3. Щелкните на кнопке Set Up Main Document (Настройка основного документа), чтобы вывести на экран окно диалога Label Options (Параметры наклейки). Укажите сорт и тип наклейки; если необходимо, измените другие параметры. Щелкните на кнопке ОК, чтобы открыть окно диалога Create Labels (Создание наклеек).
4. Вставьте подходящие поля слияния в поле Sample Label (Образец адреса) с помощью кнопки Insert Merge Field (Вставить поле слияния). Щелкните на кнопке ОК.
5. Теперь можно приступать к объединению данных из источника и основного документа. Для этого служит кнопка рядом с цифрой 3.
(См. также раздел «Слияние: Данных».)
Если у вас остались какие-либо вопросы по программе Microsoft Word 2000, рекомендуем обратится к книге «Эффективная работа с Microsoft Word 2000», выпущенной издательством «Питер».
Слияние: Данных
Слияние: Данных(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных», «Слияние: Созда-
ние основного документа» и «Слияние: Вставка полей слияния».)
После создания основного документа и открытия источника данных можно приступать к процессу слияния.
Слияние: Открытие источника данных
Слияние: Открытие источника данных(Для получения предварительной информации см. раздел «Слияние: Создание основного документа».)
Для процесса слияния можно использовать данные из существующего источника данных. Источник данных может быть документом Word, таблицей Excel, базой данных или запросом Access, файлом dBASE или FoxPro и т. д.
Слияние: Работа с адресной книгой
Слияние: Работа с адресной книгой(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)
Работа с именами и адресами становится простой и удобной, если используются адресные книги программ Outlook или Schedule+. После ввода необходимой информации с ее помощью можно решать многие задачи. Кроме того, можно редактировать, добавлять, удалять, сортировать данные и вести их поиск.
Если вы приобрели Microsoft Office 2000 и провели стандартную установку, то должны были установить программы Outlook и Schedule+. Outlook и Schedule+ — это персональные информационные системы. Они позволяют работать с электронной почтой, расписанием, контактами и задачами. Outlook также помогает работать с файлами на диске и объединяет в себе электронную почту, поддержку телефонной связи, общие папки, формы и т. п.
При использовании Outlook или Schedule+ в качестве средства для работы с контактами можно легко вставить оттуда данные в источник данных для слияния.
Слияние: Создание основного документа
Слияние: Создание основного документаОсновной документ —
это письмо, конверт или другой документ, содержащий общий типовой текст и коды полей, которые заменяются данными из источника данных, содержащего, например, имена и адреса. В окне основного документа на панели инструментов Mail Merge (Слияние) есть кнопка Mail Merge Helper (Слияние), которая позволяет приступить к выполнению других задач в процессе слияния. При создании основного документа слияния можно использовать новый или уже существующий документ; но в любом случае необходимо определить этот документ как основной.
Слияние: Создание почтовых наклеек
Слияние: Создание почтовых наклеек(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)
При рассылке большого количества документов почтовые наклейки помогут сэкономить время. По аналогии с документами на бланке вы можете создать документ, целиком состоящий из наклеек. Прежде чем приступить к выполнению этой задачи, вы должны создать источник данных, в котором будут храниться имена и адреса.
Слияние: Ввод данных
Слияние: Ввод данных(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)
После создания источника данных в него необходимо ввести информацию. Если источник данных создан в другом приложении, то для ввода и правки данных используются приемы, характерные для этого приложения. Если источник данных создан в Word в процессе слияния, то для ввода данных нужно выполнить описанную ниже процедуру.
Слияние: Выбор источника данных
Слияние: Выбор источника данных(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)
Второй этап процесса слияния — выбор источника данных. Когда источник данных открывается для основного документа, совершаются три процесса: Word запоминает имя файла, в котором расположены данные, и путь к нему; панель инструментов Mail Merge (Слияние) появляется в окне основного документа; Word распознает названия полей в источнике данных и может вставлять их в качестве полей слияния в основной документ.
Вывод данных
Вывод данныхWord предоставляет множество различных способов вывода данных. Например, с помощью процесса слияния можно создавать письма и конверты. Для получения нужного количества писем обычно проводится отбор записей.
После просмотра данных их можно послать непосредственно на принтер. Выбирая варианты в зависимости от задачи, можно вывести на печать текущую страницу, диапазон страниц или документ в целом. Можно подобрать масштабирование документа, чтобы разместить его на одной странице.
Кроме того, можно отправлять сообщения и документы по электронной почте и факсу непосредственно из программы Word.
Вывод на печать: Диапазоны страниц
Вывод на печать: Диапазоны страницДопустим, после первой распечатки документа в нем были обнаружены и исправлены те или иные ошибки. Чтобы заново не выводить на печать весь документ, можно вывести на печать только некоторые страницы или диапазон страниц.
Вывод на печать: Документы
Вывод на печать: ДокументыСамый простой способ для вывода документа на печать — щелчок на кнопке Print (Печать) стандартной панели инструментов. В этом случае Word не выводит на экран окно диалога Print (Печать) и использует текущие установки. Когда вы щелкаете на кнопке Print (Печать), копия документа печатается на текущем принтере. Однако изменить параметры печати можно только в окне диалога Print (Печать).
Вывод на печать: Элементы автотекста
Вывод на печать: Элементы автотекстаАвтотекст похож на стенографию. Вы сохраняете текстовые и графические фрагменты, которые используются чаще всего, и впоследствии экономите время при вводе текста. Если вами созданы элементы автотекста, может понадобиться их вывод на печать.
(См. также раздел «Автотекст: Создание» в главе «Начало работы».)
Вывод на печать: Несколько копий
Вывод на печать: Несколько копийПосле пробной распечатки, проверки и формирования окончательной версии документ обычно выводится на печать в нескольких экземплярах.
Вывод на печать: Примечания
Вывод на печать: ПримечанияЧтобы сделать документ понятней, можно добавить в него примечания. Примечания иногда удобно выводить на печать отдельно от документа.
(См. также разделы «Примечания: Добавление» и «Примечания: Вывод на экран» в главе «Работа с большими документами».)
Вывод на печать: Свойства документа
Вывод на печать: Свойства документаИнформацию, которая описывает документ, часто называют свойствами
документа. Например, имя файла, дата его создания, размер файла — это все свойства документа Word. На вкладке Paper (Документ) окна диалога Properties (Свойства) можно задавать и другую информацию.
Информация, составляющая свойства документа, помогает эффективно организовывать и искать файлы. Свойства можно добавить к документу в любое время. Затем эту информацию можно распечатать.
Труд: Организация - Управление - Персонал
- Организация труда
- Word
- Office
- Офисный софт
- FreeHand
- Управления персоналом
- Движение персонала
- Коллективное управление
- Службы управления персоналом
- Методы управления персоналом
- Организация управления персоналом
- Управление персоналом в России