Продукты входящие в Office System

Эта технология предусматривает обязательную регистрацию

Активация Office 2003

Эта технология предусматривает обязательную регистрацию в Интернете или по телефону приобретенной копии Office 2003. Без регистрации допускается не более 50 запусков любого из приложений Office (Word, Excel и т.п.). На 51-м запуске без активации Office переходит в режим "ограниченной функциональности", в котором недоступны основные возможности пакета.
В процессе инсталляции программа определяет характеристики и считывает серийные номера процессора, памяти, материнской платы, жесткого диска и некоторых других устройств. После чего на основании полученной информации ПО генерирует специальный 50-разрядный идентификационный номер установки (Installation ID). Предусмотрены два варианта регистрации: при работе на компьютере в Интернете или с использованием любого другого средства связи: телефона, почты, телеграфа, факса. Для этого идентификационный номер установки передается в центр активации (в России он организуется на базе информационного центра Microsoft).
При изменении аппаратного обеспечения компьютера требуется повторная регистрация. Если модернизации подверглось не более трех компонентов, то предполагается, что новой активации продукта не потребуется. Использование пакета на другой машине не допускается.

База знаний

База знаний

База знаний (the Knowledge Base) является основным источником информации о продуктах для пользователей и для инженеров служб поддержки корпорации Microsoft. В ней содержатся сведения о выполнении конкретных задач; ответы на вопросы, связанные с технической поддержкой продуктов; списки обнаруженных ошибок и способов их исправления.
Доступ к базе знаний возможен через Интернет. Узел поддерживает полнотекстовый поиск и автоматически предоставляет ссылки на файлы из библиотеки программного обеспечения корпорации Microsoft для непосредственной загрузки этих файлов. База знаний также содержится на компакт-дисках Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network.

Диалоговое окно позволяющее выбрать помощника

Рисунок 1.5 Диалоговое окно, позволяющее выбрать помощника

Диалоговое окно позволяющее задать

Рисунок 1.10 Диалоговое окно, позволяющее задать сочетание клавиш, запускающих приложение, или изменить способ отображения окна приложения

Тип окна, используемый по умолчанию, после запуска приложения: стандартное окно, развернутое окно (полноэкранный режим) и свернутое окно (кнопка на панели задач) выбирается в раскрывающемся списке Окно (Run).
Сочетания клавиш, которое можно использовать для запуска приложения задается в поле Быстрый вызов (Shortcut key). Это сочетание автоматически включает клавиши Ctrl+Alt. Установите курсор в это поле и нажмите клавишу, которую следует добавить в сочетание. Например, чтобы определить сочетание клавиш Ctrl+Alt+H, нажмите Н. В сочетаниях нельзя использовать клавиши Esc, Enter, Tab, Пробел, Print Screen и Backspace.
Заданное сочетание не должно использоваться ни одной другой программой. Если оно совпадает с какой-либо назначенной клавишей, используемой программой для Windows, эта клавиша просто не будет работать. Назначенная клавиша — это клавиша, которая при одновременном нажатии с клавишей Alt, выполняет действие, аналогичное выбору мышью команды меню.

Использование клавиатуры для выбора варианта установки

Использование клавиатуры для выбора варианта установки

Для перемещения между строк можно использовать клавиши стрелка-вверх и стрелка-вниз. Клавиша стрелка-вправо служит для развертывания компонентов, содержащих один или несколько вложенных компонентов. Для свертывания развернутых компонентов используется клавиша стрелка-влево. Выделив компонент, способ установки которого требуется изменить, нажмите клавишу Пробел, чтобы отобразить меню вариантов установки. Выберите нужный вариант с помощью клавиш стрелка-вверх и стрелка-вниз, а затем нажмите клавишу Enter.

Справка Office 2003 имеет две

Использование справки Microsoft Office 2003

Справка Office 2003 имеет две вкладки: Содержание (Contents) и Поиск (Рисунок 1.8). Вкладка Содержание полезна, когда необходимо получить общие сведения по интересующему вас вопросу, например, по новым возможностям Word 2003. Чтобы открыть нужный раздел справки щелкните мышью требуемую ссылку.

Изменение языка интерфейса и справки Microsoft Office

Изменение языка интерфейса и справки Microsoft Office

В настоящее время над проектами часто работают большие многонациональные коллективы, говорящие на разных языках. Чтобы облегчить работу таких коллективов с Microsoft Office предусмотрен выбор языка интерфейса пользователя и справочной системы при наличии пакета многоязыковой поддержки Microsoft Office 2003 Language Pack, который поставляется на отдельном компакт-диске. Например, многонациональная корпорация может использовать английский интерфейс для упрощения обучения и технической поддержки в пределах организации. Однако если пользователь при чтении инструкций отдает предпочтение русскому языку, он сможет выбрать этот язык для справочной системы.
Ядро системы Microsoft Office отделено от программных блоков, обеспечивающих поддержку различных языков. Изменение языка интерфейса пользователя не оказывает влияния на формат сохраняемых или редактируемых файлов Office. Для открытия таких файлов не требуется конвертер. Некоторые команды приложений Microsoft Office используются только в определенных языках.

Изменение варианта установки и

Изменение варианта установки и обновление компонентов Office 2003

Для любого приложения Office 2003 можно изменить вариант установки. Для этого вставьте в дисковод компакт-диск, используемый для инсталляции, нажмите кнопку Пуск (Start) выберите команду Настройка (Settings), Панель управления (Control Panel) и дважды щелкните в окне панели управления значок Установка/удаление программ (Add/Remove Programs). Если приложение Microsoft Office было установлено с сервера сети или из общей папки, то для установки или удаления компонентов необходимо использовать тот же ресурс.
Откройте вкладку Установка/удаление программ (Install/Uninstall), выделите пункт Microsoft Office 2003 и нажмите кнопку Заменить. Запустится программа установки Office 2003. В окне Установка Microsoft Office 2003 (Microsoft Office 2003 Setup) выберите одно из трех положений переключателя:

Добавить или удалить компоненты — изменить набор установленных компонентов (Add or Remove Features — Change which features are installed or remove specific features).

Восстановить Office — восстановить исходное состояние Microsoft Office 2003 (Repair Office — Restore your Microsoft Office 2003).

Удалить Office — удалить Microsoft Office 2003 с компьютера (Uninstall Office — Remove Microsoft Office 2003 from this computer).

He рекомендуется удалять файлы приложения "вручную", так как дополнительные сведения о приложении могут содержаться в реестре, в файлах инициализации (*.1ш)-и в файлах динамически компонуемых библиотек (*.dll).

Ярлык приложения Word

Рисунок 1.9 Ярлык приложения Word

Языковые параметры Microsoft Office

Настройка параметров работы помощника

Настройка параметров работы помощника

Для настройки параметров отображения помощника щелкните его правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Параметры (Options). На экране отобразится диалоговое окно Помощник (Office Assistant) с открытой вкладкой Параметры (Options) (Рисунок 1.6).

После установки флажка отображать справку для мастеров (Help with wizards) помощник сопровождает работу большинства мастеров выводом справки. Чтобы эта информация не отображалась, снимите флажок.

Для отображения сообщений установите флажок отображать сообщения помощника (Display alerts). Если на вашем компьютере установлена звуковая карта, то для прослушивания звукового сопровождения помощника на компьютере установите флажок звуковое сопровождение (Make sounds).

Установка флажка не закрывать данные (Move when in the way) обеспечивает автоматическое перемещение помощника в сторону от активных элементов на экране, например диалоговых окон.

После установки флажка подбирать разделы справки (Guess help topics), помощник, исходя из действий пользователя, будет находить подходящие разделы/Чтобы справка не появлялась на экране без обращения к ней, этот флажок следует снять.

В разделе Отображать советы (Show tips about) установка флажка об использовании возможностей программы (Using features more effectively) обеспечивает вывод советов по использованию различных приемов и возможностей, которые могут быть вам неизвестны.

Установите флажок отображать полезный совет при запуске (Show the Tip of the Day at startup) для вывода на экран совета дня при запуске приложения.

Кнопка Очистить журнал (Reset my tips) обеспечивает очистку журнала советов. В результате уже выводившиеся советы будут повторены.

Персонажи помощника различаются по активности. Самые активные персонажи — Колобок (The Dot) и Бобик (Rocky).
Для вывода сведений о наиболее важных приемах, например, о тех, которые позволяют значительно экономить рабочее время, установите флажок отображать только важные советы (Only show high priority tips).

Настройка режима работы помощника

Рисунок 1.6 Настройка режима работы помощника и параметров отображения советов

Совет дня отображается на экране рядом с помощником после каждого запуска приложения. В нем содержатся краткие, полезные для ознакомления с программой подсказки. Если вы не хотите, чтобы совет дня появлялся при запуске приложения, сбросьте флажок отображать полезный совет при запуске (Show the Tip of the Day at startup).
Работа с помощником с клавиатуры
При работе с помощником можно использовать клавиши, приведенные в таблице 1.2.
Таблица 1.2. Клавиши, используемые при работе с помощником

Действие	Клавиши
Активизация окна помощника	Alt+F6
Выбор одного из предлагаемых помощником разделов справки	Alt+цифра (1— первый раздел, 2 — второй раздел и т.д.)
Переход к следующему экрану списка разделов справочной системы	Alt+стрелка вниз
Переход к предыдущему экрану списка разделов справочной системы	Alt+стрелка вверх
Закрытие сообщения помощника	Esc
Получение справки у помощника	Fl
Просмотр следующего совета	Alt+Д
Просмотр предыдущего совета	Alt+H
Закрытие окна советов	Esc
Отображение или скрытие помощника в мастере	Tab — переход к кнопке Помощник', Пробел — отображение помощника или отключение справки по мастеру

Примечание: клавиши, которые следует нажать вместе для выполнения операции, объединены знаком +.

Новые возможности Microsoft Office 2003

Новые возможности Microsoft Office 2003

По сравнению с предыдущими версиями в Microsoft Office добавлены новые возможности, которые обеспечивают совместную работу над документами членов группы, обмен контактной информацией с партнерами и заказчиками, получение и использование данных из других организаций. В настоящее время значительная часть информации хранится не только на жестких дисках персональных компьютеров, но и на сетевых серверах и веб-серверах.
Увеличилась степень интеграции программ Office с Интернетом: веб-страницы и сообщения электронной почты можно редактировать и отсылать другим пользователям непосредственно из Word и Excel, технология Shared Workspace позволяет быстро загружать требуемые документы из локальной сети или с удаленных узлов Интернета.
С помощью Office 2003 и Windows SharePoint Services над одним документом совместно могут работать несколько пользователей. Документ Microsoft Office можно сохранить в общих рабочих областях. Для создания рабочих областей для собраний требуется Microsoft Windows® Server 2003, на котором выполняются службы Microsoft Windows SharePoint. В рамках совместного проекта каждый пользователь будет работать над определенным разделом документа. При этом он будет видеть, какие изменения вносят другие. Встроенный интерфейс системы передачи мгновенных сообщений Microsoft Windows автоматически подключает других сотрудников к документу и позволяет мгновенно обменивайтесь идеями.
В Office 2003 обеспечена более широкая по сравнению с Office XP поддержка языка XML (Extensible Markup Language) — универсального стандарта обмена данными между платформами, что позволяет разработчикам создавать решения, включающие данные из разных источников, облегчает обмен информацией между пользователями разных организаций. Представленные в этом формате документы можно читать посредством любого браузера или в других программ просмотра Интернета. (Более подробно о языках HTML и XML см главу 27 раздел "Сохранение и использование файлов в формате HTML и XML").
Microsoft Office 2003 предлагает новые решения в областях управления процессами и взаимодействия с информационной системой, защиты информации (поддержка Windows Rights Management), коллективной работы (Document Workspaces и Meeting Workspaces), координации и организации задач, проектов (Outlook Search Folders, Quick Flags, Rules and Alerts). Пользователи и компании могут контролировать, кто читает их электронную почту и документы. Всплывающие уведомления информируют пользователя о получении новых сообщений электронной почты вне зависимости от того, в какой программе он работает.
Встроенная в Microsoft Office 2003 система управления правами на доступ к информации (IRM — Information Rights Management), позволяет задать круг лиц, имеющих право на просмотр и изменение документа, блокировать копирование и печать файлов, а также установить определенный срок действия, по истечении крторого другие пользователи не смогут просматривать или изменять документ. Настраиваемые шаблоны позволяют ограничить круг лиц, имеющих доступ к информации. Например, шаблон конфиденциально позволяет создать файлы, которые нельзя распечатать, перенаправить и копировать.
Появились новые области задач, которых не было в Office XP. Например, области задач Справочные материалы, Общая рабочая площадь. Полностью обновился веб-узел картинок и медиафайлов библиотеки макетов Design Gallery Live (DGL) на мультимедийном веб-узле Design Gallery Live (EN) в Интернете (http://dlg.microsoft.com). Улучшены функции восстановления документов, совместимости форматов файлов, включены новые функции, позволяющие разработчикам создавать мощные приложения для Office.
Приведем некоторые усовершенствования, выполненные в различных приложениях Office 2003:

В Word 2003 добавлен новый вид просмотра документа: Режим чтения (Reading Layout), облегчающий чтение документов (см. главу 3). Текстовый процессор поддерживает ограничения на редактирование и форматирование документа. Блокировка отдельных частей документа, предотвращает его правку другими сотрудниками. Можно разрешить рецензентам вносить изменения только в режиме маркировки изменений.

В Excel 2003 усовершенствованы статистические функции, упростилось совместное использование данных. Пользователи могут определить часть электронной таблицы как список и экспортировать его на веб-узел Share Point. Улучшены смарт-теги и возможности статистических функций. Предусмотрена возможность связывания действия смарт-тега с определенным текстом раздела электронной таблицы и настройка выполнения соответствующего действия смарт-тега только тогда, когда пользователь наводит указатель мыши на соответствующий диапазон ячеек.

PowerPoint 2003 обеспечивает улучшенную поддержку мультимедиа, позволяет аннотировать слайды с помощью цифровых чернил на устройствах Tablet PC, обеспечивает доступ к толковому словарю, поддерживает полноэкранное воспроизведение видеозаписей. Интеграция с .проигрывателем Microsoft Windows Media обеспечивает полноэкранное воспроизведение видеоизображений, воспроизведения потокового аудио и видео.

Outlook 2003 был подвергнут существенной переработке о тем, чтобы пользователи могли лучше систематизировать и обрабатывать постоянно растущие объемы данных. Значительно упрощено чтение сообщений электронной почты, особенно длинных. Область чтения электронной почты отображает вдвое больше текста, что снижает необходимость в прокрутке при чтении сообщений. Outlook 2003 использует новые фильтры для незапрашиваемой информации, добавлены новые элементы для электронной почты и персональной информационной системы (PIM). Всплывающее уведомление о поступлении нового сообщения появляется немедленно, в каком бы документе вы ни находились. Новая технология помогает обнаруживать нежелательные сообщения во входящей почте. Планирование в Outlook занимает меньше времени благодаря возможности совместного доступа в организации к содержащимся в нем личным данным, в частности календарям и спискам контактов. Несколько сообщений объединяются в один поток, облегчая отслеживание обсуждений. Кроме того, при пересылке и ответе удаляются ненужные данные, упрощая чтение длинных потоков сообщений. Значительно обновлен календарь. Если отправить с помощью Outlook совместно используемые вложения, получатели могут открыть локальную копию вложения и работать с ней или найти в общей рабочей области документа последнюю версию вложения и загрузить ее.

В Access 2003 выявляются и помечаются наиболее распространенные ошибки и предлагаются варианты их исправления. Обеспечена проверка ошибок в конструкторе форм и отчетов. Автоматически определяется зависимость объектов. Предусмотрена возможность использования смарт-тега автозамены.

Область задач Справка Word

Рисунок 1.7 Область задач Справка Word

Обращение к помощнику

Обращение к помощнику

Помощник (Office Assistant) отображается на экране после запуска любого приложения Office или выбора в меню Справка команды Показать помощника. Используя технологию Microsoft IntelliSense, он анализирует действия пользователя и автоматически предлагает советы и разделы справки по текущей выполняемой операции.
Чтобы получить нужную справочную информацию, щелкните помощника мышью и введите в поле Выберите действие: в произвольной форме текст интересующего вас вопроса, например, "Как создать таблицу?" (Рисунок 1.3). Список разделов справки, рассматривающих интересующую вас тему отобразится после нажатия клавиши Enter или кнопки Найти (Search). Выберите соответствующий раздел. Помощник отобразит окно справочной системы, в котором будет открыт выбранный вами раздел.

Окно помощника позволяющее ввести интересующий вас вопрос

Рисунок 1.3 Окно помощника, позволяющее ввести интересующий вас вопрос

Помощник следит за действиями пользователя и периодически предлагает вывести справку по теме, связанной с выбранными командами. Например, при редактировании документа помощник может предложить совет по сохранению форматирования при копировании из одного документа в другой.
Отобразить помощника на экране можно следующими способами:
1. В окне программы выбрать в меню Справка (Help) команду Показать помощника (Show the Office Assistant).
2. Нажать кнопку Помощник (Office Assistant) на панели инструментов

Перенос выполненных установок на яругой компьютер

Перенос выполненных установок на яругой компьютер

С помощью Мастера сохранения установок (Save My Settings Wizard) можно сохранить в файле сделанные установки и перенести их на другой компьютер. Для отображения мастера на экране нажмите кнопку Пуск (Start), укажите Все Программы (All Programs), Microsoft Office (Microsoft Office), Средства Microsoft Office (Microsoft Office Tools) и выберите Мастер сохранения настроек Microsoft Office 2003.

Перед запуском программы установки Office

Последовательность установки Office 2003

Перед запуском программы установки Office Setup закройте все работающие программы, отключите используемую антивирусную программу. Если используемая антивирусная программа запускается автоматически при запуске Windows, то для ее отключения перезапустите Windows, при нажатой клавише Shift.
Программа Office Setup запускается автоматически после установки в дисковод компакт-диска. В диалоговых окнах Установка Microsoft Office 2003 (Welcome to Microsoft Office 2003 Setup) вам будет необходимо ввести Ключ (Product Key) и информацию о пользователе: Имя пользователя (User name), Инициалы (Initials), Организация (Organization). Ключ обычно приводится на желтой наклейке на обратной стороне коробки с компакт-диском. Кнопка Справка (Help) в диалоговых окнах позволяет получить информацию по выполняемому шагу установки.
Затем вам предложат принять условия лицензионного соглашения и установить флажок, подтверждающий ваше согласие (I accept the terms in the License Agreement). В лицензионном соглашении оговариваются права пользователя на лицензированный программный продукт корпорации Майкрософт, который будет установлен на компьютере. Если вы не согласны с этими условиями, то установка Office невозможна.
В новом окне Установка Microsoft Office 2003 необходимо положением переключателя задать требуемый тип установки:
1. Обновление — установка новых версий только тех приложений, которыми вы пользовались ранее. Все файлы предыдущей версии будут удалены, новая версия будет установлена в соответствии с текущей конфигурацией. Рекомендуется выбрать этот тип установки.
2. Другие типы установок.
Если вы выберете Другие типы установок, то сможете указать, какие вы хотите установить на компьютере приложения (Рисунок 1.1). Установка флажка Расширенная настройка приложений, позволяет задать один из следующих вариантов инсталляции (Рисунок 1.2):

Продукты входящие в систему Microsoft Office System

Продукты, входящие в систему Microsoft Office System

Пакет Microsoft Office прошел путь от набора офисных приложений до более широкой интегрированной системы Microsoft Office System, которая содержит большее число пользовательских приложений. Пакет является ключевым компонентом этой системы. Он сохраняет лучшие черты предыдущих версий семейства Microsoft Office: легкость работы с документами и информацией, интеллектуальность и тесную интеграцию приложений. В то же время он выходит за рамки традиционных пакетов для работы в офисе: его новые технологии обеспечивают более полные возможности взаимодействия людей, данных и бизнес - процессов.
В пакете реализованы новые способы создания, общих документов и организации совместного доступа к ним, упрощен процесс коллективного использования данных, обеспечен больший контроль над документами. Microsoft стремится, чтобы Office System воспринимался не как набор приложений для создания документов, а как платформа для работы с информацией.
.Пользователи могут совместно редактировать любые документы Office System через Интернет и проводить видеоконференции. Уменьшаются затраты времени на поездки, командировки и проведение совещаний для согласования различных вопросов. Все приложения Microsoft Office System тесно интегрированы с операционными системами Windows 2000 и Windows XP.
При разработке пакета значительное внимание было уделено решению проблем, связанных со снижением материальных и временных затрат на развертывание, поддержку и администрирование Office в больших организациях.
Microsoft Office System включают следующие приложения:

Word 2003 — текстовый процессор, предназначенный для создания профессионально оформленных текстовых документов различной сложности.

Excel 2003 — электронные таблицы, предназначенные для построения и анализа таблиц, диаграмм и графиков. Их можно использовать для оформления кадровых документов.

Outlook 2003 — настольный органайзер, призванный помочь пользователю планировать рабочее время и упорядочить время проведения совещаний и других мероприятий. Он предназначен для работы с электронной почтой.

PowerPoint 2003 — помогает создать красочные, наглядно оформленные мультимедийные презентации.

Access 2003 — реляционная система управления базами данных (СУБД), обеспечивающая корректную обработку данных. Вместе с Access поставляется язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), облегчающий разработку программ.

Publisher 2003 — набор дизайнерских средств и средств публикации в Web для бизнес-пользователей, желающих самостоятельно выпускать собственные маркетинговые и информационные материалы профессионального качества. Для создания маркетинговых веб-узлов можно использовать новых мастеров создания веб-узлов, встроена поддержка около 20 видов веб-страниц. Подготовку рекламных материалов, каталогов и буклетов облегчают более 2000 шаблонов. Microsoft Office Publisher 2003 выпускается также совместно с приложением Digital Image Pro.

Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact Manager — позволяет малым предприятиям лучше управлять всеми деловыми контактами и каналами сбыта. Использование Business Contact Manager помогает отслеживать рыночную ситуацию, обеспечивает просмотр таких важных данных, как динамика сбыта, потенциальные доходы и вероятность заключения сделки для повышения объема продаж.

InfoPath 2003 — новый продукт в составе системы Microsoft Office System, позволяющий группам и организациям эффективно осуществлять сбор необходимых им данных с помощью разнообразных динамических форм. Он может использоваться в качестве интерфейса для бизнес-процессов в целях повышения эффективности сбора данных Информацию можно сохранять, например, в форме, совместимой с форматом архитектуры медицинских документов CDA (Clinical Document Architecture). Работа с такими формами позволяет медикам получить удобный доступ к истории болезни пациентов, к данным о медицинской страховке и прочей информации.

FrontPage 2003 — полнофункциональное средство создания, редактирования и управления веб-сайтов, в частности веб-сайтов для ведения электронной торговли. Содержит модуль Microsoft SharePoint Team Services, облегчающий публикацию в корпоративной интранет-сети общих документов и данных.

OneNote 2003 — новое приложение системы Microsoft Office System, предназначенное для создания электронных заметок. С его помощью удобно делать электронные заметки по поводу прочитанного материала, упорядочивать их и отправлять по электронной почте. Приложение OneNote обеспечивает повышение производительности труда при работе с заметками и данными.

Visio 2003 — средство построения диаграмм, которое позволяет создавать технические и бизнес-диаграммы. Visio 2003 также автоматизирует визуальное представление данных за счет прямой синхронизации с источниками данных.

Project 2003 — мощная платформа управления проектами, которая позволяет руководителям проектов планировать работы, управлять календарными планами и ресурсами, составлять отчеты о ходе выполнения задач, семейство продуктов. Приложение предназначено для руководителей проектов, которым необходима настольная система для независимого управления проектами, однако не требуется строгая координация с другими руководителями проектов или возможность управления ресурсами с помощью центрального хранилища данных.

На веб-сайте Microsoft представлена нижеприведенная таблица вариантов поставки Microsoft Office System и специальные замечания.
Таблица 1.1. Каналы поставки Microsoft Office System

Редакции Microsoft Office System Professional Enterprise Edition 2003
Professional Edition 2003 Small Business Edition 2003 Standard Edition 2003 Basic Edition 2003 Student and Teacher Edition 2003 Microsoft® Office Word 2003 -> -> -> -> -> -> Microsoft® Office Excel 2003 -> -> -> -> -> -> Microsoft® Office Outlook® 2003 -> -> -> -> -> -> Microsoft® Office PowerPoint® 2003 -> -> -> -> -> Microsoft® Office Access 2003 -> -> Microsoft® Office Publisher 2003 -> -> -> Microsoft® Office Outlook® with Business Contact Manager 2003 -> -> -> Microsoft® Office InfoPath 2003 -> Канал поставки Open License, Open Subscription License, Multi-Year Open License, Enterprise Agreement, Enterprise Agreement Subscription FPP, OEM FPP, OEM, Open License FPP, Open License, Multi-Year Open License OEM FPP
Специальные замечания.
1. Microsoft Office Professional поставляется в двух разных "версиях". Заказчики по программам корпоративного лицензирования получают Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003, который включает Microsoft Office InfoPath 2003. В коробочном варианте и в OEM-канале поставляется Office Professional, который не включает InfoPath.
2. Меняется состав Office Small Business Edition (см. таблицу 1.1).
3. Прекращается выпуск версий Office Developer Edition и Office Professional with FrontPage.
4. Между отдельными приложениями, которые входят в состав выпусков Standard и Pro, существует функциональное различие: в профессиональную версию встроена IRM (Information Rights Management) — технология, которая позволяет создавать и просматривать IRM-защищенные документы, возможности же стандартной версии ограничены просмотром.
5. Office Student & Teacher — продукт, который могут приобретать учащиеся (студенты, школьники и пр.) и их родители. Разрешается установка на трех ПК. для использования дома исключительно в некоммерческих целях.

Различные персонажи в роли помощника Скрепыш Мурка Маг

Рисунок 1.4 Различные персонажи в роли помощника: Скрепыш, Мурка, Маг

Если вы хотите выбрать другого помощника, щелкните используемый персонаж мышью и нажмите кнопку Параметры (Options). В диалоговом окне Помощник (Office Assistant) откройте вкладку Коллекция (Gallery) и выберите новый персонаж (Рисунок 1.5).
Кнопки Назад (Back) и Далее (Next) позволяют просмотреть имеющиеся персонажи. Вы можете выбрать в качестве помощника мультипликации с изображением Мурки, Мага, колобка с улыбкой до ушей, собачонки и т.п. (см. Рисунок 1.4). При наличии доступа в Интернет можно использовать дополнительные персонажи с веб-страницы Microsoft Office. Для этого выберите команду Office в Интернете (Office on the Web) в меню Справка (Help).

Различные способы запуска приложений Microsoft Office

Различные способы запуска приложений Microsoft Office

Приложение Microsoft Office можно запустить следующими способами: 1. нажать кнопку Пуск (Start), выбрать в открывшемся меню команды Все программы (All Programs), Microsoft Office и команду с названием приложения, например Microsoft Office Word 2003;
2. нажать кнопку приложения на панели Быстрый запуск;
3. в окне папки с документом приложения дважды щелкнуть его значок — запустится приложение и откроется документ;
4. нажать кнопку Пуск (Start), выбрать в главном меню команду Выполнить (Run) и ввести в поле Открыть (Open) имя исполняемого файла приложения, или просто название приложения, например, excel;
5. поместить ярлык приложения в меню Автозагрузка (Startup), что обеспечит запуск приложения сразу после запуска операционной системы;
6. дважды щелкнуть значок ярлыка приложения (Рисунок 1.9), если он был до этого помещен на рабочий стол или в другую папку.

Различные варианты получения справочной информации

Различные варианты получения справочной информации

С Office 2003 поставляется обширная справочная система, помогающая лучше узнать возможности приложений. Для получения ответа на интересующий вас вопрос по работе с Office на автономном компьютере (Local Help) вы можете воспользоваться:

полем Введите вопрос (Type a question for help). Это поле располагается в строке меню приложения.Office. Оно ускоряет получение справочной информации, так как нет необходимости отображать помощника или вызывать справку;

интерактивной справкой, предоставляемой помощником (Office Assistant);

областями задач Приступая к работе (Getting Started) и Справка (Microsoft Help). Для отображения области задач, содержащей справку по работе с активным приложением, нажмите клавишу F1;

меню Справка (Help) в окне программы;

контекстно-зависимой справкой по выделенной команде/элементу экрана;

всплывающими подсказками, которые поясняют назначение кнопок на панелях инструментов;

файлом Readme для данного приложения.

При наличии доступа в Интернет вы можете воспользоваться сведениями, представленными на серверах Microsoft (Web Resources): http://www.microsoft.com/rus/, http://www.microsoft.com/support/, gopher://gopher.microsoft.com/, ftp://ftp.microsoft.com/, службой Ask Maxwell, доступной только на английском языке, и в справке Microsoft Office Online Assistance. Справочные материалы и статьи по технической поддержке регулярно обновляются. Сервер новостей Msnews.Microsoft.com предлагает различные группы новостей по адресу microsoft.public.access.subject. Подписка на компакт-диск "Microsoft TechNet" позволяет ежемесячно получать компакт-диски с полным объемом информации о поддержке продуктов корпорации Майкрософт.
Чтобы обеспечить предоставление самых последних сведений о Word 2003, некоторые разделы справки включают ссылки на узлы веб, различные статьи и другие справочные источники. Например, сведения в каком-либо разделе справки могут быть дополнены сведениями соответствующей веб-страницы, например, с веб-узла Microsoft Office Update.
Обширная информация по работе с Microsoft Office содержится в пакете Microsoft Office Resource Kit (ORK). Пакет поставляется на компакт-диске. Его можно загрузить с веб-узла Microsoft.
Для получения справочной информации по работе с приложением или для загрузки добавочных компонентов с веб-узла Microsoft выберите команду Office в Интернете (Office on Microsft.com) в меню Справка (Help). Новая версия центра помощи (http://office.microsoft.com/Assistance/default.aspx) предоставляет самые последние справочные данные и инструкции. Сведения на этом веб-узле регулярно обновляются, они предназначены для того, чтобы ответить на конкретные запросы пользователей и решить их проблемы.
Зарегистрированные пользователи Microsoft Office могут проконсультироваться с инженером технической службы Microsoft. Телефон службы Центра информационной поддержки в Москве: (095) 916-7171, в Санкт-Петербурге {812) 118-36-36. Телефон Microsoft Download Service (MSDL) в США: (206) 936-6735. Вы можете воспользоваться услугами Центра информационной поддержки в России, предварительно отослав регистрационную карту покупки Office по адресу 125252 Москва, абонентный ящик 70, ЗАО Microsoft.
В материалах справочной системы Office широко используются гиперссылки. Эти материалы можно распечатать или скопировать в буфер обмена.

Сохранение на компьютере предыдущих версий приложения

Сохранение на компьютере предыдущих версий приложения

Если вы решили сохранить предыдущие версии некоторых приложений Office, то поставьте флажки около названий этих приложений в диалоговом окне. Отметим, что для установки новой версии Microsoft Outlook 2003 обязательно требуется удаление предыдущей. Если требуется оставить предыдущую версию Microsoft Outlook 2002, то необходимо сначала исключить новую версию Microsoft Outlook 2003 из числа устанавливаемых приложений. Нажмите кнопку Назад (Back), чтобы вернуться к той части программы установки, где необходимо изменить настройки. Чтобы начать установку, нажмите кнопку Установить (Install).

Сознание ярлыка приложения на рабочем столе

Сознание ярлыка приложения на рабочем столе

Приложение можно запустить двойным щелчком мыши по значку ярлыка. Значок ярлыка, как правило, отличается от значка объекта, для которого он создан (в данном случае значка приложения), только стрелкой перехода (см. Рисунок 1.9).
Ярлык — это ссылка на объект. Файл ярлыка занимает мало места на диске (около 1 Кбайта). Поместив ярлык приложения на рабочий стол, вы сможете запускать приложение двойным щелчком мыши ярлыка, не обращаясь к меню. Для перемещения ярлыка приложения на рабочий стол нажмите кнопку Пуск (Start), выберите команды Все Программы, Microsoft Office (All Programs, Microsoft Office) и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите значок приложения, например Microsoft Office Word 2003, на рабочий стол.

Сознание многоязычных документов

Сознание многоязычных документов

В Office 2003 при переключении клавиатуры автоматически переключается шрифт и язык, что. позволяет создавать и редактировать документы на нескольких языках. При наличии в системе соответствующих шрифтов можно открывать, и редактировать документы, созданные в другой версии, например, в японской, производить проверку текста на другом языке средствами проверки именно этого языка.
Ввод текст на любом языке можно выполнять без переключения языка интерфейса. Приложения Office 2003 могут определять язык, на котором вводится текст. При выполнении некоторых операций: при вставке даты, денежных единиц учитываются национальные особенности, установленные при настройке операционной системы.

Справка по работе с приложением

Справка по работе с приложением

Для лучшего изучения возможностей приложения выберите в окне приложения в меню Справка (Help) пункт Справка: Microsoft Office...
На экране отобразится область задач, например, Справка Word (Microsoft Word Help) (Рисунок 1.7). Эта область задач имеет гиперссылки, позволяющие просмотреть оглавление справки приложения, соединиться с сервером Office on Microsoft.com, если ваш компьютер подключен к Интернету, перейти на домашнюю страницу Microsoft Office Online и т.д.

Требования к аппаратному обеспечению

Требования к аппаратному обеспечению для установки приложений Office 2003

До установки приложений Office 2003 обязательно проверьте, соответствует ли программное и аппаратное обеспечение вашего компьютера, изложенным ниже требованиям:

операционная система Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления Service Pack 3 (SP3), Microsoft Windows XP или более поздней версии (рекомендуется);

процессор Pentium с тактовой частотой 233 МГц или выше, рекомендуется Pentium III;

необходимо иметь оперативной памяти 64 MB (минимум), рекомендуется 128 MB;

следует иметь 245 Мбайт свободного места для установки пакета на жестком диске. Кроме того, на том диске, где установлена операционная система, должно быть свободно 115 Мбайт. Место, используемое на жестком диске, зависит от конфигурации;

монитор Super VGA (800x600 точек на дюйм), 256 цветов или лучше. Для использования возможностей мультимедиа необходима хорошая графическая карта;

устройство чтения компакт-диска, если Office 2003 устанавливается с компакт-диска. Желательно иметь высокоскоростной дисковод;

клавиатура, мышь Microsoft Mouse (Microsoft IntelliMouse) или совместимое устройство;

модем со скоростью передачи данных 14,4 Кбит/с для подключения к Интернету по телефонной линии и для удаленного доступа к сети;

для сетевой установки необходима сетевая плата, кабель и доступ к сетевой папке, содержащей файлы установки Office 2003;

при использовании нескольких языков интерфейсов 50 Мбайт для каждого языка (см. ниже раздел "Языковые параметры Microsoft Office").

Для экономии пространства на жестком диске вы можете запускать приложение с компакт-диска или при работе в сети с сервера. Этот вариант требует в несколько раз меньше свободного дискового пространства.
Для приложения Microsoft Office InfoPath 2003 требуется Microsoft Internet Explorer версии 6.0 или более поздней версии. Для использования расширенных возможностей совместной работы в Microsoft Office Outlook 2003 может потребоваться Microsoft Exchange Server 2003. Для использования функциональных возможностей Интернета требуется отдельное телефонное соединение или широкополосный доступ.
Требования к аппаратному обеспечению при использовании программ распознавания речи (только на английском, японском и упрощенном китайском языках):

процессор Pentium II с тактовой частотой 400 МГц или выше;

не менее 128 Мбайт оперативной памяти;

звуковая карта, микрофон и динамики для воспроизведения звука.

Отобразите на экране помощника, нажав

Упражнения

1. Отобразите на экране помощника, нажав кнопку Помощник на панели инструментов Стандартная (Standard). Выберите в качестве помощника различные персонажи (Office Assistant) и посмотрите, чем они отличаются. Чтобы выбрать другого помощника, щелкните правой кнопкой мыши используемый персонаж и выберите в контекстном меню команду Показать помощника (Show Assistant). Откройте вкладку Коллекция (Gallery) (см. Рисунок 1.3) и выберите новый персонаж.
2. Запустите одно из приложений Office и выберите в меню Справка (Help) пункт Справка: \Microsoft Office (Microsoft Help), например, при работе с приложением Word, выберите команду Справка: Microsoft Office Word (Microsoft Word Help). Щелкните помощника мышью и введите в поле Что Вы хотели бы сделать (What would you like to do) в произвольной форме текст интересующего вас вопроса, например, слово "рисунок" (Рисунок 1.3).

Пакет Office System можно установить

Установка, активация, обновление и удаление Office 2003

Пакет Office System можно установить на каждом локальном компьютере сети или на сетевом сервере.

Установка пополнительных конвертеров формата файлов

Установка пополнительных конвертеров формата файлов

По умолчанию при установке приложений Microsoft Office устанавливаются наиболее часто используемые конвертеры форматов файлов. Если необходимо открыть или сохранить файл в формате, конвертер для которого не установлен по умолчанию, возможно, понадобится установить дополнительный конвертер. Чтобы проверить, установлен ли требуемый конвертор, откройте диалоговое окно Открытие документа (Open) и просмотрите список Тип файла (Files of Type).
Если формат импортируемого файла не указан в списке, то запустите программу установки Setup и выберите пункт Установка и удаление компонентов (Add and Remove Features). Найдите в диалоговом окне строку Совместно используемые компоненты Office (Office Shared Features), а в нем Конвертеры и фильтры (Converters and Filters). Выберите требуемый элемент в списках Конвертеры текста (Text Converters) или Графические конвертеры (Graphic Converters). Дополнительные программы преобразования форматов доступны на веб-узлах Microsoft Office Resource Kit и Microsoft Office. Следует учитывать, что многие программы имеют команду Экспортировать (Export), позволяющую создать файл, совместимый с Microsoft Office.

Вкладка Содержание окна Справка

Рисунок 1. 8 Вкладка Содержание окна Справка Microsoft Office Word 2003

Настройка режима отображения окна осуществляется кнопками Скрыть/Показать, Назад, Вперед, Печать, Параметры в верхней части окна. Кнопки Назад и Вперед позволяют вернуться к ранее просмотренным разделам справки.

Ввод текста на разных языках

Ввод текста на разных языках

Microsoft Office позволяет ввести текст в документ следующими способами:
1) ввести текст с клавиатуры;
2) надиктовать текст, используя микрофон;
3) написать замечания от руки;
4) скопировать и вставить текст из другого источника.
Выбор способов 2 и 3 ввода информации осуществляется с помощью панели языка (Language bar). Она отображается в правом верхнем углу экрана. Если языковая панель свернута, то для ее восстановления щелкните индикатор языковой панели, расположенный рядом с часами и выберите команду Восстановить языковую панель в контекстном меню.
Если языковая панель не установлена на вашем компьютере, то для ее установки выволните следующую последовательность действий: нажмите кнопку Пуск (Start), выберите команду Панель управления (Control Panel), щелкните в открывшемся диалоговом окне значок Установка и удаление программ (Add or Remove Programs), нажмите кнопку Изменение или удаление программ (Change or Remove Programs), выделите в списке Microsoft Office — Профессиональный выпуск версии 2003, нажмите кнопку Изменить, установите переключатель в положение Добавить или удалить компоненты (Add or Remove Features), нажмите кнопку Далее, установите флажок Расширенная настройка приложений и нажмите кнопку Далее, откройте Средства Office, найдите Языковые параметры и установите флажок Запускать с моего компьютера (Run from My Computer).

Выбор другого помощника

Для всех приложений Office используется один и тот же помощник. Поэтому любое изменение его параметров отражается также и в других приложениях Office. По умолчанию помощник (Office Assistant) имеет вид стилизованной канцелярской скрепки, которая носит название Скрепыш (Рисунок 1.4).

Выбор устанавливаемых приложений Microsoft Office

Рисунок 1.1 Выбор устанавливаемых приложений Microsoft Office

1. Запускать с моего компьютера (Run from My Computer) — запись указанного вами компонента приложения на жесткий диск компьютера.
2. Запускать все с моего компьютера (Run all from My Computer) — запись компонента и входящих в него вложенных компонентов на жесткий диск компьютера.
3. Устанавливать при первом вызове (Installed on First Use) — копирование файлов на жесткий диск производится только при первом обращении к компоненту. При этом для установки компонента потребуется доступ к компакт-диску или серверу сети, с которого выполнялась установка.
4. Компонент недоступен (Not Available)— компонент и все его вложенные компоненты не копируются на жесткий диск, а остаются на компакт-диске, с которого производится установка. Этот вариант предусмотрен для тех компонентов, которыми вы не собираетесь пользоваться. При желании нужный компонент можно будет установить позднее. Для выбора устанавливаемых компонентов приложения щелкните знак плюс (+). Чтобы изменить способ установки компонента, щелкните значок рядом с названием компонента и выберите требуемый вариант из появившегося списка.

Выбор варианта установки компонентов

Рисунок 1. 2 Выбор варианта установки компонентов Office 2003

Первый и второй варианты предусматривают возможность дальнейшей работы с приложениями без обращения к компакт-диску или установка компонентов по первому требованию, чтобы сэкономить место на жестком диске компьютера. Третий и четвертый варианты используются для экономии пространства на жестком диске компьютера, если на нем мало свободного места. Система автоматически предупреждает пользователя, в тех случаях, когда необходима дополнительная установка файлов с дистрибутива. Недостаток двух последних вариантов состоит в увеличении затрат времени на работу с приложением.
Если компонент имеет вложенные компоненты, значок с белым фоном указывает на то, что для компонента и его вложенных компонентов выбран один вариант установки. Серый фон значка указывает на то, что для компонента и его вложенных компонентов выбраны различные варианты установки.

Выход из приложения

Выход из приложения

После закрытия документа окно приложения остается открытым. Окно приложения можно закрыть следующими способами:
1. нажать кнопку закрытия окна в верхнем правом углу окна;
2. в меню Файл (File) выбрать команду Выход (Exit);
3. дважды щелкнуть мышью кнопку оконного меню;
4. выбрать команду Закрыть (Close) в оконном меню;
5. нажать клавиши Ctrl+ц (Ctrl+W);
6. установить указатель на кнопке окна на панели задач и нажать правую кнопку мыши. В контекстном меню выбрать команду Закрыть (Close);
7. нажать клавиши Alt+F4.

это многофункциональный комплект тесно интегрированных

Выводы

1. Microsoft Office 2003 — это многофункциональный комплект тесно интегрированных настольных офисных приложений, призванный помочь организациям и индивидуальным пользователям в решении их повседневных задач.
2. Office 2003 предусматривает несколько вариантов установки компонентов приложений на персональный компьютер. Можно работать с приложениями без обращения к компакт-диску или установить компоненты по первому требованию, чтобы не занимать заранее место на жестком диске компьютера.
3. В настоящее время над проектами часто работают большие многонациональные коллективы, говорящие на разных языках. Чтобы облегчить работу таких коллективов с Microsoft Office, предусмотрена возможность выбора языка интерфейса пользователя и справочной системы при наличии пакета многоязыковой поддержки.
4. Советы помощника должны помочь пользователю более эффективно использовать возможности приложения и сочетания клавиш, оптимизировать выполнение конкретной задачи.
5. Прежде чем закрыть документ, сохраните его. Если этого не сделать, то после выбора команды Закрыть (Close) в меню Файл (File) появится запрос о необходимости сохранения изменений, внесенных в документ во время текущего сеанса работы.
6. Чтобы избежать нелегального использования приложений, входящих в комплект поставки Office Microsoft использует технологию Microsoft Product Activation (MPA), которая предусматривает обязательную регистрацию в Интернете или по телефону приобретенной копии Office 2003.

Задание сочетания клавиш запускающих

Задание сочетания клавиш, запускающих приложение, и способ отображения окна приложения

Чтобы задать сочетание клавиш, запускающих приложение, и изменить способ отображения окна приложения, используемый по умолчанию, щелкните ярлык правой кнопкой и выберите команду Свойства (Properties). Откройте вкладку Ярлык (Shortcut) (Рисунок 1.10).

Закрытие документа и выход из приложения Microsoft Office

Закрытие документа

Закрытие документа

Если помощник активен, то запрос о сохранении изменений отобразится в его окне. Нажав кнопку Да (Yes), вы сохраните документ. После щелчка кнопки Нет (No) внесенные изменения не будут сохранены. Кнопка Отмена (Саncel) вернет в окно документа, над которым вы работали.
Чтобы закрыть окно документа, вы можете нажать кнопку Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна документа. Для закрытия всех открытых документов нажмите клавишу Shift до открытия меню Файл (File) и выберите в этом меню команду Закрыть все (Close All).

Запрос о необходимости сохранения

Рисунок 1.11 Запрос о необходимости сохранения изменений, внесенных в документ во время текущего сеанса работы

Продукты входящие в Office System

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 2.7 Диалоговое окно, используемое для добавления кнопок но; панель инструментов

Диалоговое окно команды Свойства

Рисунок 2.18 Диалоговое окно команды Свойства с открытой вкладкой Документ

Рассмотрим назначение некоторых полей на вкладке Документ (Summary):

Название (Title) — должно отражать содержание документа. Оно используется при поиске файла.

Тема (Subject) — краткая характеристика документа, используется для группировки схожих файлов. Файлы, имеющие одинаковую тему, легче найти.

Автор (Author) — по умолчанию в этом поле указывается имя владельца копии Microsoft Word. В активном документе можно привести другое имя.

Ключевые слова (Keywords) — характерные слова и сочетания слов, используемые в документе.

Заметки (Comments) — комментарии, поясняющие содержание документа.

Вкладки Общие (General) и Статистика (Statistics) заполняются без участия пользователя. На вкладке Общие указывается, в каком приложении создан документ, папка, в которой он хранится, размер, когда был изменен и т.д. дата его создания, размер файла. На вкладке Статистика (Statistics) приводятся статистические данные: количество страниц, абзацев, строк, символов и т.д. Свойства файла корректируются после сохранения документа. Сведения, приведенные в окне свойств файла, могут использоваться для его поиска.

Диалоговое окно Открыть настроенное на режим Эскизы

Рисунок 2.14 Диалоговое окно Открыть, настроенное на режим Эскизы

Рядом — отображает столбцами крупные значки, вверху — папок, ниже — файлов.

Значки (Icons) — отображает горизонтальные ряды значков папок и файлов, под которыми приведены их имена.

Список (List) — отображает список папок и файлов в виде вертикальных рядов значков: сначала папки, затем файлы столбцами в порядке, заданном последней командой (см. Рисунок 2.12).

Таблица (Details) — отображает в диалоговом окне Открытие документа таблицу, содержащую имена папок и файлов, их краткую характеристику: размер, тип, дата последнего изменения. Разделительную линию между столбцами таблицы можно перемещать при нажатой кнопке мыши, установив указатель на разделительной линии в верхней строке таблицы так, чтобы он принял форму стрелки, указывающей в два противоположных направления.

Свойства (Properties) — отображает окно свойств для выделенного файла.

Просмотр (Preview) — позволяет просмотреть содержимое файла, не открывая его (Рисунок 2.15). Этой кнопкой удобно пользоваться, если вы не помните название файла, с которым собираетесь работать.

Диалоговое окно Открытие документа

Диалоговое окно Открытие документа

Рассмотрим последовательность действий пользователя для открытия требуемого документа и назначение основных элементов диалогового окна Открытие документа (Open) (Рисунок 2.12). (Для его отображения выберите команду Открыть (Open) в меню Файл (File)).

Рисунок 2.12 Диалоговое окно Открытие документа

Рисунок 2.15 Диалоговое окно Открытие документа, настроенное на просмотр содержимого открываемого документа

Диалоговое окно Открытие документа

Рисунок 2.12 Диалоговое окно Открытие документа

Диалоговое окно Открытие документа

Рисунок 2.15 Диалоговое окно Открытие документа, настроенное на просмотр содержимого открываемого документа

Диалоговое окно Сохранение документа

Рисунок 2.16 Диалоговое окно Сохранение документа

В поле Имя файла (File name) введите имя файла. Оно может состоять из нескольких слов и служить кратким описанием документа. Расширение можно не указывать. Разработанный с использованием Office документ автоматически получает расширение, соответствующее данному приложению, например, Word по умолчанию присваивает расширение .doc. Если после имени файла поставить точку, то расширение не будет добавлено.

В поле Тип файла (Save as type) выберите тип файла. Выбор некоторых форматов может привести к потере качества в оформлении документа. Так, при работе с приложением Word при переходе к формату Текстовый документ (Text) теряются иллюстрации, и ухудшается оформление текста. В списке отображаются только те типы файлов, для которых были установлены конвертеры.

По умолчанию новый файл помещается в папку Мои документы (My Documents). Чтобы сохранить документ в другой папке, выберите нужный диск в списке Папка или щелкните дважды нужную папку в списке папок. Папка может располагаться на диске автономного компьютера, в локальной сети, на веб- или FTP сервере. Двойной щелчок папки, расположенной в поле выбора, откроет ее. Название папки появится в этом же поле Папка (Save in).

Чтобы сохранить файл в новой папке, нажмите на панели инструментов кнопку Создать папку (Create Folder) и задайте ее имя.

Для сохранения документа в папке более высокого уровня, нажмите кнопку Переход на один уровень вверх (Up One Level), расположенную на панели инструментов.

После установки всех параметров записи файла нажмите кнопку Сохранить (Save). В строке заголовка окна приложения отобразится имя файла. Для задания типа файла, используемого по умолчанию, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), а затем выберите нужный формат из списка, например, при работе с текстовыми файлами выберите Сохранять файлы Word как (Save Word files as) на вкладке Сохранение (Save) (см. главу 11, раздел "Установка параметров сохранения файла"). Следует учитывать, что производится автоматическое сохранение документа через интервал времени, заданный на вкладке Сохранение (Save) в диалоговом окне Параметры (Options).
Команда Версии (Versions) в меню Файл (File) приложения Word позволяет создать нескольких версий одного документа и сохранить их в одном файле. Каждая версия идентифицируется по имени пользователя и по дате изменения. Word отображает дату и время сохранения каждой версии, имя сохранившего версию пользователя, а также урезанную строку примечаний. Более поздние версии находятся в начале списка.

Добавление цифровой подписи

Добавление цифровой подписи

Электронная подпись позволяет идентифицировать пользователя, представившего документ. Ее можно купить в центре сертификации или получить у администратора вашей организации, отвечающего за безопасность локальной сети. Можно создать собственный сертификат для личного пользования с помощью программы Selcert.exe, которая входит в Office, но не устанавливается по умолчанию. Для ее установки выберите пункт Добавить или удалить компоненты (Add Or Remove Features) в окне Параметры режима сопровождения (Maintenance Mode Options) и нажмите кнопку Далее (Next).
В списке Устанавливаемые компоненты (Features To Install) раскройте папку Общие средства Office (Office Shared Features), выберите Цифровая подпись для проектов (Digital Signature For VBA Projects) и выберите пункт Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). Затем нажмите кнопку Обновить (Update).
Для прикрепления цифрового сертификата к файлу выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Безопасность (Security). Нажмите кнопку Цифровая подпись (Digital Signature) и кнопку Добавить (Add) в появившемся окне. Список доступных цифровых сертификатов будет отображен в диалоговом окне Выбор сертификата (Select Sertificate).

Добавление/удаление кнопок на панель инструментов

Добавление/удаление кнопок на панель инструментов

Если интересующая вас кнопка отсутствует на панели инструментов, то нажмите последнюю кнопку Параметры панелей инструментов (Toolbar Options).
На экране появится-команда Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons), позволяющая показать список возможных кнопок, рядом с которыми можно установить или (снять) флажки, обеспечивающие отображение (удаление) кнопки на панели инструментов.
Другой способ добавить кнопку на панель инструментов: выберите в меню Сервис (Tools) пункт Настройка (Customize) и откройте вкладку Команды (Commands) (Рисунок 2.7). На ней показан список команд, входящих в выбранную категорию. Перетащите интересующую вас кнопку из списка Команды (Commands) на любую панель инструментов. Чтобы увидеть другие команды, выберите новый элемент в списке Категории (Categories). Для удаления кнопки с панели инструментов следует перетащить в окно документа при нажатой клавише Alt.

Информация представленная на вкладках

Информация, представленная на вкладках диалогового окна Свойств документа

Свойства документа — это подробные сведения о файле, помогающие отличать его от других, например, описательное название, имя автора, тема и ключевые слова.

Элементы окна приложения Office

Элементы окна приложения Office

Окна различных приложений Office имеют одни и те же стандартные элементы, что облегчает работу с ними пользователя. Вдоль верхней границы окна расположена выделенная цветом строка заголовка (title bar) (4), в которой отображено имя файла (2) и название приложения (3) (Рисунок 2.1). В левой части строки заголовка располагается кнопка оконного меню (1), в правой части — три кнопки (9-11) управления размерами окна. Поле Введите вопрос (Type a question for help) (5) позволяет ввести вопрос, по которому пользователь хочет получить справку, без обращения к помощнику. Ниже строки заголовка находится главное меню (5) и панели инструментов (6).
Вертикальная (Vertical scroll bar) (7) и горизонтальная (Horizontal scroll bar) (13) полосы прокрутки автоматически появляются вдоль правой границы и внизу окна, в том случае, когда все его содержимое не отображено полностью. В нижней части окна видна строка состояния (14). Для отображения различных элементов окна, можно использовать вкладку Вид (View) (см., например, главу 11 о настройке отображения окна приложения Word).

Элементы панели инструментов в

Рисунок 2.13. Элементы панели инструментов в диалоговом окне Открытие документа:

1 — раскрывающийся список Папка, 2 — переход в папку, просмотренную ранее, 3 — переход на один уровень вверх, 4—.найти в Интернете, 5 — удалить, 6 — создать папку, 7 — представления, 8 —.сервис
Назначение различных элементов панели инструментов:
1. Раскрывающий список Папка (Look in) — обеспечивает доступ к иерархическому отображению папок. Содержимое выбранной в списке папки отображается в диалоговом окне.
2. Кнопка Назад (Back) — позволяет быстро вернуться к ранее просмотренным папкам независимо от их положения в структуре каталогов. Щелчок стрелки с правой стороны от кнопки открывает список, ускоряющий выбор недавно просмотренной папки.
3. Кнопка Переход на один уровень вверх (Up One Level) — обеспечивает переход в родительскую (охватывающую) папку, содержащую данную папку. Эту кнопку иногда называют кнопкой "возврата".
4. Кнопка Найти в Интернете (Search the Web) — запускает программу просмотра Интернета, используемую по умолчанию и открывает страницу поиска.
5. Кнопка Удалить (Delete) — удаляет выделенную в списке папку.
6. Кнопка Создать папку (Create New Folder) — создает новую папку в текущей папке.
7. Кнопка Представления (Views) — циклически изменяет отображение папок и файлов в диалоговом окне. (Подробнее работа со списком рассмотрена ниже в этом разделе.)
8. Кнопка Сервис (Tools) — открывает раскрывающийся список команд, позволяющих выполнить различные операции с объектами, представленными в окне. (Подробнее работа со списком рассмотрена ниже в этом разделе.)

Команды активизируемые нажатием

Команды, активизируемые нажатием кнопки Сервис в окне Открытие документа

Рассмотрим назначение основных элементов списка, открываемого щелчком стрелки с правой стороны от кнопки Сервис (Tools) в диалоговом окне Открытие документа (Open):

Найти (Search) — открывает диалоговое окно, позволяющее произвести расширенный поиск файлов по различным критериям.

Удалить (Delete) — удаляет выделенные объекты.

Переименовать (Rename) — позволяет задать другое имя выделенному объекту.

Печать (Print) — выводит на печать выделенные файлы, не открывая их.

Подключить сетевой диск (Map Network Drive) — отображает диалоговое окно, позволяющее выбрать требуемый для подключения к сети диск из списка.

Свойства (Properties) — открывает диалоговое окно свойств выделенного объекта.

Контекстное меню появляющееся

Рисунок 2.17 Контекстное меню, появляющееся после щелчка правой кнопкой мыши файла/папки в окне Открытие документа

В качестве примера рассмотрим копирование файла в другую папку с использованием диалогового окна Открытие документа. Чтобы скопировать файл, выполните следующие действия:

щелкните правой кнопкой мыши файл, который вы хотите скопировать;

в контекстном меню выберите команду Копировать (Сору);

в раскрывающемся списке Папка (Look in) выберите папку, в которую будет скопирован файл;

щелкните правой кнопкой мыши в поле с именами папок и файлов, находящихся в этой папке, и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste).

Многоуровневое меню

Рисунок 2.3 Многоуровневое меню

Рядом с командой могут располагаться следующие символы:

галочка — означает, что команда выбрана (активна). При повторном выборе команда перестает быть активной и галочка пропадает;

точка с левой стороны одной из нескольких взаимоисключающих команд показывает, какая из них активна в настоящий момент;

треугольник с правой стороны от команды — означает, что она имеет собственное меню более низкого уровня (например, команды Ссылка (Reference), Рисунок (Picture) на Рисунок 2.3);

многоточие после названия команды — означает, что для ее выполнения необходимы дополнительные установки, например, для команды Схематическая диаграмма. Эти установки задаются в диалоговом окне, которое появляется после выбора команды;

слева от некоторых команд изображен значок, который показан на кнопке панели инструментов, дублирующей данную команду, справа — функциональная клавиша или сочетание клавиш, которые обеспечивают выбор команды (см. команду Гиперссылка на Рисунок 2.3).

Настройка меню и панелей инструментов

Рисунок 2.9 Настройка меню и панелей инструментов

Установкой флажков на этой вкладке можно включить высвечивание подсказок и сочетания клавиш, задать отображение панелей инструментов с кнопками увеличенного размера, что облегчит работу с ними. Цвет всплывающих подсказок нельзя изменить.
Результаты, полученные после нажатия кнопки Сброс (Reset my usage data) и установки/сброса флажка Стандартная панель и панель форматирования в одной строке (Show Standard and Formatting toolbars on two rows), относятся к текущему приложению. Остальные параметры влияют на все приложения Microsoft Office 2003.
Нажав кнопку Клавиатура (Keyboard), вы откроете диалоговое окно, позволяющее назначить сочетание клавиш командам, макросам, шрифтам, элементам автозамены, стилям и часто используемым символам.

Настройка отображения панели инструментов

Рисунок 2.6 Настройка отображения панели инструментов

Другой вариант отображения панелей инструментов Стандартная и Форматирование в две строки: выберите команду Настройка (Customize) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Параметры (Options) и снимите/установите флажок Стандартная панель и панель форматирования в одной строке (Show Standard and Formatting toolbars on two rows) (Рисунок 2.9). По умолчанию панель инструментов Форматирование располагается в окне Microsoft Word ниже панели Стандартная.

Область задач Приступая к работе

Рисунок 2.10 Область задач Приступая к работе. Кнопки: 1 — назад, 2 — вперед, 3 — домашняя страница, 4 — другие области задач, 5 — закрыть

Область задач Создание документа

Рисунок 2.13 Область задач Создание документа

Более подробно создание документа рассмотрено в соответствующих разделах при описании различных приложений Office, например, в главе 3 приводятся различные методы создания документа Word.

Область задач

Область задач

После запуска приложения Microsoft Office 2003 вдоль правой части окна (рис, 2.10) отображается область задач Приступая к работе (Getting Started) Представленные в этой области задач гиперссылки позволяют подключиться к веб-узлу Microsoft, получить последние сведения об использовании приложения и т.д.
Для отображения области задач при работе с приложением выберите команду Область задач (Task Pane) в меню Вид (View). Чтобы область задач была видна после запуска приложения, выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Вид (View) (см. Рисунок 11.2 на стр. 215) и установить флажок Область задан (Startup Task Panel).
Кнопки 1 и 2 позволяют отобразить просмотренные ранее области задач. Кнопка 3 — открывает область задач Приступая к работе (Getting Started). Кнопка Другие области задач (Other Task Panes) (4) позволяет выбрать из раскрывшегося списка нужную область задач. Кнопка Закрыть (Close) (5) закрывает область задач.

Окно приложения Office 200З

Окно приложения Word

Рисунок 2.1. Окно приложения Word

1 — кнопка оконного меню, 2 — имя файла, 3 — название приложения, 4 — строка заголовка, 5 — строка меню, 6 — панель инструментов, 7 — вертикальная полоса прокрутки, 8 — поле ввода вопроса, по которому пользователь хочет получить справку, 9-11 — кнопки управления размерами окна, 12— область задач, 13 — горизонтальная полоса прокрутки, 14 — строка состояния

Окно Word 2003 в котором изменено

Рисунок 2.2 Окно Word 2003, в котором изменено положение строки меню и панели инструментов Стандартная

Оконное меню

Оконное меню

Кнопка оконного меню находится в левом верхнем углу окна приложения (см. Рисунок 2.1). Команды оконного меню управляют размерами окна, его положением на экране, позволяют закрыть окно приложения.
Если вам нужно открыть оконное меню активного окна, щелкните мышью кнопку оконного меню или нажмите клавиши Alt+пробел — раскроется список команд (Рисунок 2.4). Можно открыть оконное меню документа щелчком правой кнопкой мыши на кнопке документа на панели задач.
Команды оконного меню имеют следующее назначение:
Восстановить-(Restore) — восстанавливает размеры окна до стандартного размера от занимающего весь экран или свернутого. Команда недоступна для окна стандартного размера.
Переместить (Move) — позволяет изменить положение окна-с клавиатуры. После выбора этой команды курсор приобретает вид четырехсторонней стрелки. Установка окна на новой позиции выполняется с помощью клавиш со стрелками. Закончив перемещение окна, нажмите клавишу Enter. Чтобы вернуть окно в первоначальное положение, нажмите клавишу Esc до того, как будет отпущена кнопка мыши или нажата клавиша Enter.
Размер (Size) — позволяет изменить размеры окна с помощью клавиш со стрелками. Закончив операцию, нажмите клавишу Enter.
Свернуть (Minimize) — сворачивает окно, при этом на панели задач остается кнопка окна.
Развернуть (Maximize) — увеличивает размеры окна так, чтобы оно заняло весь экран.
Закрыть (Close) — закрывает окно документа и завершает работу с приложением после закрытия всех окон документов.

Рисунок 2.4 Оконное меню

Оконное меню

Рисунок 2.4 Оконное меню

Особенности отображения команд меню на экране

Особенности отображения команд меню на экране

Работать можно только с теми командами меню, которые отображены яркими буквами. Элемент меню (menu item), не доступный в данный момент для пользователя, отображается блеклым цветом.

Открытие документа с помощью диалогового окна

Открытие документа с помощью диалогового окна

Чтобы открыть документ, выполните следующие действия:

В списке Папка (Look in) или на панели адресов в левой части окна выберите диск, папку или адрес в Интернете, где находится документ, который нужно открыть. Нажмите кнопку в правой части поля, чтобы открыть список. Документы, находящиеся в сети, можно открывать и без подключения к серверу, если в сети поддерживаются адреса UNC.

В списке папок последовательно открывайте папки двойным щелчком до тех пор, пока не будет открыта папка, содержащая искомый документ. Для перехода в папку более высокого уровня, нажмите клавишу Backspace. Введите в текстовое поле Имя файла (File name) имя открываемого файла.

Выберите формат открываемого документа в списке Тип файлов (Files of type). Для просмотра всех файлов текущей папки выберите Все файлы (Аll Files). Office позволяет открыть документ, созданный в другой программе, например, WordPerfect.

Если подвести указатель мыши к значку файла, то высветится подсказка, с краткими сведениями о файле: Тип (Туре), Размер (Size).
Для одновременного открытия нескольких файлов из списка в произвольном порядке щелкните имя какого-либо файла, затем нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните оставшиеся файлы. Для выбора файлов, стоящих подряд в списке, щелкните имя первого файла, удерживая клавишу Shift, щелкните имя последнего файла.

Открытие документа в сети с помощью адреса UNC

Открытие документа в сети с помощью адреса UNC

Для открытия документа в сети с помощью адреса UNC в поле Имя файла (Рисунок 2.15) введите сетевую часть адреса UNC и нажмите клавишу Enter. Например, введите \\Block1\Files, чтобы открыть документ, находящийся в папке Files на сервере Block1.

Открытие документа

Открытие документа

Microsoft Office позволяет открыть документ, хранящийся на жестком диске вашего компьютера, на сетевом диске или на веб-сайте. Файл, открывается в том приложении, в котором он создан. Например, если веб-страница создана в приложении FrontPage, то она откроется в этом приложении. Чтобы открыть ее в Word, щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Открыть в Microsoft Word (Open in Microsoft Word).
Документ можно открыть несколькими способами:
1. Открыть меню Файл (File) и щелкнуть мышью имя файла в списке в нижней части меню или ввести с клавиатуры номер, под которым файл расположен в списке. Список содержит названия последних файлов, открытых в этом приложении. Первым в списке стоит имя последнего закрытого файла. Количество файлов, перечисленных в меню, регулируется на вкладке Общие (General) в окне команды Параметры (Options) из меню Сервис (Tools) (Вкладка Общие приложения Word рассмотрена в главе 11, раздел "Общие параметры настройки").
2. Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File) и выбрать значок требуемого файла в диалоговом окне Открытие документа (Ореn). Диалоговое окно Открытие документа рассмотрено ниже.
3. Нажать кнопку Открыть

Отображение и настройка панелей инструментов

Отображение и настройка панелей инструментов

Отображать в окне приложения те панели инструментов, с которыми вы не будете работать, нецелесообразно, так как они уменьшают рабочую площадь окна.
Панель инструментов можно расположить в виде полосы ниже главного меню или вдоль края окна программы. Такая панель инструментов называется закрепленной. Например, на Рисунок 2.2 панели инструментов и главное меню помещено в середине окна. Панель инструментов, не привязанная к краю окна программы, называется перемещаемой. Ее форму можно менять, сдвигая одну из границ панели при нажатой кнопке мыши. Двойной щелчок строки заголовка перемещаемой панели инструментов размещает панель в виде строки в верхней части окна.
Для увеличения рабочего поля окна панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) можно расположить в одну строку. При этом сократится количество кнопок, отображаемых на этих панелях инструментов. Для выбора варианта расположения этих панелей инструментов нажмите крайне правую кнопку и выберите нужную команду: Отображать кнопки на двух строках (Show Buttons on Two Rows) или Отображать кнопки на одной стоке (Show Buttons on One Rows) (Рисунок 2.6).

Отправка отчета о сбое

Отправка отчета о сбое

При сбое в работе приложения на экране появляется диалоговое окно с сообщением, что обнаружена ошибка, и приложение будет закрыто. Пользователю предлагается передать Microsoft сообщение об ошибке. Если в момент сбоя компьютер соединен с Интернетом, нажмите кнопку Отправить отчет (Send Error Report). После нажатия кнопки Не отправлять (Don't Send) приложение будет закрыто. Сотрудники службы технической поддержки Microsoft анализируют присланные отчеты, в которых приводится описание ситуации, приведшей к сбою работы приложения, и регистрационный номер пользователя.

Содержание

Вперед

Панель адресов в диалоговом окне Открытие документа

Панель адресов в диалоговом окне Открытие документа

Ярлыки на панели адресов вдоль левой части диалогового окна Открытие документа (Open) обеспечивают быстрый доступ к часто используемым папкам:

Мои последние документы (My Recent Documents) — содержит ярлыки всех файлов, с которыми вы работали в последнее время, отсортированные по дате и времени.

Рабочий стол (Desktop) — содержит ярлыки объектов, которые видны на рабочем столе.

Мои документы (My Documents) — открывает папку Мои документы (My Documents). В нее рекомендуется помещать файлы и папки, с которыми часто работает пользователь.

Мой компьютер (My Computer) — открывает папку Мой компьютер. Обеспечивает быстрый доступ к папкам и файлам, хранящимся на жестких и гибком дисках, в папках Общие документы и документы пользователя.

Мое сетевое окружение (My Network Places) — позволяет открыть документ, хранящийся на сервере в сети или в Интернете, в том числе Мои веб-узлы сети MSN.

Панель инструментов в диалоговом окне Открытие документа

Панель инструментов в диалоговом окне Открытие документа

.
С помощью кнопок панели инструментов (Рисунок 2.13) в диалоговом окне Открытие документа (Open) можно перейти в папку, расположенную на один уровень выше, чем текущая, изменить отображение файлов и папок в окне, просмотреть содержимое файла, не открывая его и т.д.

Панели инструментов

Панели инструментов

Кнопки панелей инструментов позволяют быстрее выбрать команду, так как для их использования не надо открывать многоступенчатые меню. В окне приложения Office 2003 можно расположить различные панели инструментов: Стандартная (Standard), Форматирование (Formatting), Рисование (Drawing) и т.д.
Кнопки панели инструментов подобраны по определенной тематике, например, на панели инструментов Стандартная (Standard), часть кнопок дублирует команды из меню Файл (File) и Правка (Edit), на панели инструментов Форматирование — форматирование шрифтов, выравнивание текста и т.д. Чтобы увидеть название кнопки на панели инструментов, задержите указатель мыши на нужной кнопке, пока не отобразится ее название. Как добавить/удалить кнопку на панель инструментов, отобразить подсказку, показано ниже в этой главе.

Параметры отображения меню на экране

Параметры отображения меню на экране

Каждая новая версия Microsoft Office предоставляет пользователю дополнительные возможности и, как следствие, увеличивается, количество команд в меню.
Такое меню называют интеллектуальным. Чтобы увидеть полный список команд, щелкните по двойной стрелке в нижней части меню или подержите несколько секунд меню открытым. После выбора скрытой команды она в соответствии с правилами технологии IntelliSense® некоторое время будет отображаться в меню. Если этой командой в дальнейшем не пользоваться, то она вновь исчезнет.
При желании, вы можете отображать на экране все пункты меню. Для этого выберите команду Настройка (Customize) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Параметры (Options) и в разделе Настраиваемые меню и панели инструментов (Personalized Menus and Toolbars) и установите флажок Всегда показывать полные меню (Always show full menus) (Рисунок 2.9).

Появление нечитаемых символов

Появление нечитаемых символов

После копирования текста из документов, созданных в других приложениях (не Microsoft Office), вы в некоторых случаях можете увидеть в окне бессмысленный набор символов. Данная проблема может быть вызвана использованием неправильной кодовой страницы или шрифтов, не поддерживающих формат Unicode.
Приведем еще несколько причин появления нечитаемых символов:

при установке операционной системы были неверно выбраны языковые установки;

в систему была установлена программа, которая добавляет свои шрифты либо корректирует файл System.ini или соответствующие ему записи в реестре;

используется шрифт, не содержащий русской кодовой страницы.

Если при переносе фрагмента текста из одного документа в другой у вас появились нечитаемые символы, то в первую очередь попробуйте, чтобы при копировании фрагмента индикатор языка в обеих программах показывал "Русский (Russian)".

Полосы прокрутки

Полосы прокрутки

Полосы прокрутки располагаются у правой границы и внизу окна. На концах полос располагаются две кнопки (1) и (3), обеспечивающие перемещение содержимого окна и бегунка (2) (Рисунок 2.5).

Работа е несколькими открытыми документами

Работа е несколькими открытыми документами

Вы можете открыть одновременно нескольких документов. На панели задач появятся кнопки открытых документов. При этом в полноэкранном окне вы будете видеть только последний открытый документ.
Для переключения между окнами с клавиатуры нажмите сочетание клавиш Ctrl+F6. Одновременное отображение на экране нескольких документов облегчает копирование/перемещение информации из одного файла в другой с помощью мыши.

Работа с файлами/папками с помощью контекстного меню

Работа с меню

Расположение кнопок и бегунка на полосе прокрутки

Рисунок 2.5 Расположение кнопок и бегунка на полосе прокрутки

По положению и длине бегунка можно определить, какая часть содержимого окна видна на экране. Если на вертикальной полосе прокрутки он сдвинут на 1/3 вниз, значит 1/3 содержимого окна расположена выше его верхней границы. Щелчок полосы прокрутки смещает изображение на одно окно. Для прокрутки содержимого окна с клавиатуры используются клавиши управления курсором стрелка вверх, стрелка вправо, стрелка вниз, стрелка влево.
Для отображения полос прокрутки в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и откройте вкладку Вид (View) (см. главу 11, Рисунок 11.2). В группе Показывать (Show) установите флажки Горизонтальная полоса прокрутки (Horizontal scroll bar) и Вертикальная полоса прокрутки (Vertical scroll bar).

Сохранение документа

Сохранение нового документа

Сохранение нового документа

Разработанный с использованием Office документ автоматически получает расширение, соответствующее данному приложению, например, Excel 2003 по умолчанию присваивает расширение .xls. Внешне диалоговое окно Сохранение документа (Save As) аналогично окну Открытие документа (Open), рассмотренному выше. Размеры окна можно менять с помощью мыши. Порядок сохранения документа:

Сохранение ранее сознанного документа

Сохранение ранее сознанного документа

При сохранении ранее созданного файла, в котором выполнены какие-либо изменения, можно использовать один из трех приведенных ниже вариантов:

выбрать команду Сохранить (Save) в меню Файл (File);

нажать кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Стандартная;

нажать клавиши Shift+F12.

При сохранении ранее созданного документа диалоговое окно не появляется. Сохранение файлов в формате htm, html и XML рассмотрено в главе 27 в разделе "Сохранение и использование файлов в формате html и xml".

Сообщение о восстановлении документов

Рисунок 2.19 Сообщение о восстановлении документов

Если приложение из пакета Microsoft Office работает плохо, то попробуйте восстановить его следующими способами:

вставьте в дисковод установочный диск с Office 2003 и запустите программу установки, дважды щелкнув значок файла Setup.exe. В диалоговом окне Установка Microsoft Office 2003 (Welcome to Microsoft Office 2003 Setup) установите переключатель в положение Переустановить или восстановить;

попробуйте восстановить его с помощью программы Восстановление приложений: нажмите кнопку Пуск (Start), выберите пункты Все программы (All Programs), Microsoft Office, Средства Microsoft Office (Microsoft Office Tools), Восстановление приложений Microsoft Office (Microsoft Office Application Recovery);

в окне приложения выберите команду Найти и восстановить (Detect and Repair) в меню Справка (Help) позволяет установкой флажков восстановить ярлыки приложения в меню Пуск (Start menu), отменить настройки пользователя и восстановить настройки, предусмотренные по умолчанию.

Создание документа

Создание документа

После запуска приложения документ Microsoft Office можно создать следующими способами:

в окне приложения щелкнуть кнопку Создать (New Blank Document) на панели инструментов Стандартная или нажать клавиши Ctrl+т (Ctrl+N). Будет создан новый документ, основанный на шаблоне Обычный (Nor-mal.dot). При создании документа все содержимое шаблона переносится в новый файл, а сам шаблон остается без изменений (использование шаблона при создании документа рассмотрено в главе 9);

выбрать команду Создать (New) в меню Файл (File) и использовать гиперссылки в области задач Создание документа (New Document), которые позволяют выбрать тип создаваемого документа: Новый документ (Blank document), XML документ (XML document), Веб-страница (Web page) и т.д. (Рисунок 2.11).

Сознание панели инструментов

Сознание панели инструментов

Если необходимая вам панель инструментов отсутствует в списке, отображаемом после выбора команды Панели инструментов (Toolbars) в меню Вид (View), то выберите в меню Сервис (Tools) команду Настройка (Customize), перейдите на вкладку Панели инструментов (Toolbars) и установите флажок для требуемой панели инструментов (Рисунок 2.8). Назначение кнопок в правой части диалогового окна:

Создать (New) — позволяет создать новую, незаполненную панель инструментов и поместить не нее кнопки.

Переименовать (Rename) — дает возможность дать новое имя панели инструментов, созданной пользователем.

Удалить (Delete) — удаляет панель инструментов, созданную пользователем.

Сброс (Reset) — отменяет все внесенные изменения и восстанавливает первоначальные параметры панели инструментов.

Список доступных панелей инструментов

Рисунок 2.8 Список доступных панелей инструментов

Строка меню

Строка меню

Строка меню (Menu Bar) — это специальная панель инструментов, расположенная по умолчанию в верхней части экрана. Так же, как и любую панель инструментов, его можно переместить, удерживая нажатой кнопку мыши (Рисунок 2.2). Единственное отличие: строку меню нельзя скрыть. Пункты меню можно перемещать мышью при нажатой клавише Alt.

Три варианта отображения на экране окна приложения

Три варианта отображения на экране окна приложения

Различают три варианта отображения окна приложения на экране:

Стандартный размер — окно занимает часть площади экрана. При желании можно переместить такое окно или его границу в другое место экрана.

Развернутое на весь экран — окно занимает весь экран.

Свернутое — окно изображается в виде кнопки на панели задач. Запущенное приложение продолжает выполняться в свернутом окне.

Для изменения варианта отображения окна можно использовать команды оконного меню или кнопки управления размерами окна в правой части строки заголовки:

Три варианта отображения на экране окна приложения

Кнопка Свернуть (Minimize) (9) — вдоль ее нижней границы прочерчена линия.

Кнопка Развернуть (Maximize) (10) — в окне стандартного размера на ней изображен квадрат. После щелчка мышью на этой кнопке окно раскрывается на весь экран. Чтобы восстановить прежние размеры и положение окна, дважды щелкните его заголовок.

Кнопка Восстановить обратно (Restore Down) позволяет восстановить предыдущие размеры окна. На ней изображены один за другим два квадрата. В развернутом на весь экран окне она занимает место кнопки Развернуть (10). Заметим, что восстановить или развернуть окно можно также двойным щелчком, мыши на строке заголовка.

Кнопка Закрыть (Close) (11) закрывает окно приложения и завершает его работу.

Запустите текстовый процессор Word. Для

Упражнения

Запустите текстовый процессор Word. Для этого нажмите кнопку Пуск, выберите в меню команды Все программы, Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003 и выполните следующие упражнения:

Закройте, а затем вновь отобразите в окне Microsoft Word панель инструментов Стандартная. Для этого выберите команды Панели инструментов, Стандартная в меню Вид.

Прочтите названия кнопок панели инструментов Стандартная, установив на каждой из них указатель мыши.

Просмотрите начало, середину и конец многостраничного документа, пользуясь вертикальной полосой прокрутки.

Запустите Word 2003. Введите текст

Упражнения

1. Запустите Word 2003. Введите текст этого упражнения. Выберите команду Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) или нажмите клавишу F12 и задайте необходимые параметры в диалоговом окне Сохранение документа (Save As).

В поле Папка (Look in) задайте, в какой папке будет храниться новый файл.

В поле Имя файла (File Name) задайте имя файла.

Решите, будете ли вы сохранять файл в формате .doc или в другом формате.

2. Изучите возможности кнопок панели инструментов окна Открытие документа. Упражнение выполните следующим образом:

Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов

Установка конвертеров форматов файлов

Вы можете просмотреть файлы только тех типов, конвертеры форматов которых установлены на вашем компьютере. Чтобы просмотреть их перечень, откройте список Тип файла (Files of Type) (Рисунок 2.12). Если нужного конвертера в этом списке нет, обратитесь к списку конвертеров, .поставляемых вместе с приложением Microsoft Office и установите его.

Установка по умолчанию рабочей

Установка по умолчанию рабочей папки аналоговых окон Открытие документа и Сохранение документа

При открытии диалогового окна Открытие документа (Open) или Сохранение документа (Save As), текущей по умолчанию является папка Мои документы (My Documents), расположенная в корневом каталоге. Ее можно быстро открыть, нажав одноименную кнопку на панели адресов в левой части окна. Чтобы изменить папку, открываемую по умолчанию, выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Расположение (File Locations) и выполните необходимые настройки (см. главу 11 раздел "Папка, открываемая по умолчанию после выбора команд Открыть или Сохранить").

Восстановление документа и приложения

Восстановление документа и приложения

В случае внезапного отключения питания или сбоя в работу приложения оно закрывается. При следующем запуске этого приложения в левой части экрана отображается панель Восстановление документов (Document Recovery) с названиями сохраненных после сбоя файлов (Рисунок 2.19). Если подвести указатель к значку файла и нажать кнопку, то отобразится меню содержащее команды: Открыть (Open), Сохранить как (Save as), Удалить (Delete), Показать восстановленные элементы (Show Repairs).

Восстановление текста поврежденного документа

Восстановление текста поврежденного документа

Если не удается просмотреть поврежденный файл, то после того как вы выделили его в диалоговом окне открытия документа нажмите стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите из списка Открыть и восстановить (Open and Repair).
Чтобы извлечь только текстовую часть документа в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и откройте вкладку Общие (General). Убедитесь, что флажок Подтверждать преобразование при открытии (Confirm conversion at Open) установлен, и нажмите кнопку ОК. Нажмите кнопку Открыть (Open), в списке Тип файла (Files of Type) выберите параметр Восстановление текста из любого файле (Recover Text from Any File). Если этот элемент списка отсутствует, то установите соответствующий конвертер файлов.

Возможные варианты открытия документа

Возможные варианты открытия документа

Нажав стрелку рядом с кнопкой Открыть (Open) в диалоговом окне Открытие документа (Open), вы увидите раскрывающийся список. Ниже приведено назначение некоторых элементов списка:

Открыть (Open) — открывает выделенный документ.

Открыть для чтения (Open Read Only) — открывает выделенный документ только для чтения, чтобы избежать его случайного изменения. Для сохранения изменений в документе, открытом только для чтения, выберите команду Сохранить как (Save As) и сохраните документ под другим именем.

Открыть как копию (Open as Copy) — открывает копию выделенного документа;, для предохранения файла от случайного изменения. Копия создается в папке, содержащей исходный документ.

Открыть в обозревателе (Open in Browser) — открывает файл в программе просмотра (обозревателе Internet Explorer). Команда доступна только после выделения документа в формате HTML.(веб-страницы).

Открыть и восстановить (Open and Repair) — позволяет восстановить поврежденный файл (см. ниже раздел "Восстановление документа и приложения").

Выбор команды меню с клавиатуры

Выбор команды меню с клавиатуры

С клавиатуры команду меню можно выбрать несколькими способами:
1. Нажать клавишу F10 для перехода на строку меню в активном окне. Для перемещения по меню нажмите клавишу управления курсором: стрелка-вправо, стрелка-влево. Чтобы открыть выделенное меню, нажмите клавишу стрелка вниз; чтобы выбрать команду — нажмите Enter.
2. Нажать клавишу Alt и клавишу, соответствующую подчеркнутому в названии меню символу. В большинстве случаев бывает подчеркнута первая буква. Например, для открытия меню Вид (View), нажмите Alt+в (Alt+V). Если вы случайно нажали клавишу Alt, то для возвращения к нормальному режиму работы нажмите ее повторно или клавишу Esc.
После открытия меню выбор команды производится несколькими способами: 1. Установкой курсора на команде с помощью клавиш со стрелками и нажатием клавиши Enter.
2. Нажатием клавиши, соответствующей подчеркнутой букве команды, например буквы Р для команды Рисунок. При выборе команд с клавиатуры последняя должна быть настроена на тот язык, на котором написана команда.
Чтобы закрыть падающее меню, щелкните мышью в любом месте экрана вне меню или нажмите клавишу Esc. При этом вы останетесь в строке меню и сможете продолжать с ним работу.

Выбор команды в строке меню

Выбор команды в строке меню

Как правило, в строке меню (Menu Bar) окна приложения Office представлены такие пункты, как Файл (File), Правка (Edit), Вид (View), Сервис (Tools), Справка (Help) (Рисунок 2.3). Щелкните мышью любой пункт меню, и откроется меню более низкого уровня (подменю). Такое многоуровневое меню называют раскрывающимся (Pull-Down) (ниспадающим, каскадным или падающим).
Команда, на которой остановился указатель, выделяется цветом. Чтобы ее выбрать, нажмите кнопку мыши. Слева от команд меню расположена полоса, на которой видны значки, дублирующие на панелях инструментов команду, рядом с которой они расположены.
В большинстве случаев пункты меню являются командами. Однако они могут быть именами файлов или открытых окон. Команды меню приложений Office позволяют работать с объектами не только на автономном компьютере, но и в локальной сети или в Интернете.

Выбор режима отображения содержимого

Выбор режима отображения содержимого аналогового окна Открытие документа

Нажав несколько раз кнопку Представления (Views) в окне Открытие документа (Open), вы последовательно активизируете команды, представленные в списке, который открывается после щелчка стрелки с правой стороны от кнопки. Ниже рассмотрены некоторые команды, позволяющие следующим образом представить сведения о папках и файлах в окне Открытие документа:

Эскизы (Thumbnails) — отображает миниатюрные отображения содержимого графических файлов и веб-страниц (Рисунок 2.14).

В окнах различных приложений Office

Выводы

1. В окнах различных приложений Office 2003 используются одни и те же элементы интерфейса, что облегчает работу с ними пользователя (Рисунок 2.1).
2. Чтобы упростить доступ к часто используемым командам, в окнах Office 2003 меню автоматически адаптируются к стилю работы конкретного пользователя, и при их раскрытии отображаются только команды, с которыми работал пользователь в последнее время.
3. Чтобы отобразить или скрыть какую-либо панель инструментов, щелкните правой кнопкой мыши любое место панели инструментов и выберите в контекстном меню имя нужной панели или выберите соответствующее имя в меню команд Вид (View), Панели инструментов (Toolbars).
4. Область задач Создание документа (New Document) позволяет выбрать тип создаваемого документа: Новый документ (Blank document), XML документ (XML document), Веб-страница (Web page) и т.д. (Рисунок 2.11).
5. Чтобы открыть файл, дважды щелкните его значок в диалоговом окне Открытие документа или введите в текстовое поле Имя файла (File name) имя открываемого документа и нажмите кнопку Открыть (Open) или клавишу Enter (Рисунок 2.15).
6. Чтобы сохранить файл, ему необходимо дать имя и указать папку, где он будет храниться. Для этого выберите команду Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) или нажмите клавишу F12 и задайте необходимые параметры в диалоговом окне Сохранение документа (Save As) (Рисунок 2.16).
7. Информация, используемая для описания документа, хранится на вкладках диалогового окна Свойства (Properties).
8. Команда Найти и восстановить (Detect and Repair) в меню Справка (Help) позволяет установкой флажков восстановить ярлыки приложений в меню Пуск (Start menu), отменить настройки пользователя и восстановить настройки, предусмотренные по умолчанию.

Продукты входящие в Office System

Диалоговое окно для составления пользовательской подсказки

Рисунок 27.2 Диалоговое окно для составления пользовательской подсказки

Диалоговое окно Горизонтальная линия

Рисунок 27.8 Диалоговое окно Горизонтальная линия

Диалоговое окно используемое для создания бегущей строки

Рисунок 27.14 Диалоговое окно, используемое для создания бегущей строки

GIF (Graphics Interchange Format — Формат для обмена графической информацией) — поддерживается почти всеми обозревателями (браузерами). Он использует до 256 цветов, применяется для создания рисунков, значков, логотипов и простых мультипликаций (анимированные GIF создают видимость движения).

JPEG (Joint Photographic Experts Group — создан Объединенной группой экспертов фотографии) — поддерживает 24-разрядный цвет (более миллиона цветов). Этот формат обычно применяется для отображения фотографий.

PNG (Portable Network Graphics — переносимая сетевая графика) — поддерживает до 256 цветов, пересылается по сети быстрее, чем GIF файлы, но поддерживается не всеми обозревателями (браузерами).

По умолчанию Microsoft Office сохраняет копии всех графических файлов в папке вспомогательных файлов HTML документа.

Диалоговое окно используемое для вставки гиперссылки

Рисунок 27.1 Диалоговое окно, используемое для вставки гиперссылки

Назначение других кнопок:

текущая папка (Current Folder) — позволяет выбрать файл в текущей папке;

просмотренные страницы (Browsed Pages) — отображает список последних просмотренных веб-страниц;

последние файлы (Recent Files) — позволяет выбрать файл из списка последних просмотренных файлов;

в поле Адрес (Address) введите полный путь к файлу или URL. Если вы его не помните, то нажмите кнопку Интернет (Browse

Диалоговое окно позволяющее задать

Рисунок 27.17 Диалоговое окно, позволяющее задать новый заголовок сохраняемой веб-страницы

Диалоговое окно сохранения документа в виде вебстраницы

Рисунок 27.16 Диалоговое окно сохранения документа в виде веб-страницы

Добавление бегущей строки на вебстраницу

Добавление бегущей строки на веб-страницу

Бегущая строка — это текст, который перемещается по странице. Добавление бегущей строки позволяет привлечь к веб-странице внимание пользователя. Чтобы добавить бегущую строку на веб-страницу, выполните следующие действия:

отобразите в окне приложения панель инструментов Веб-компоненты, выбрав в меню Вид (View) команду Панели инструментов (Toolbars), Веб-компоненты (Web Tools) (Рисунок 27.14);

установите курсор на месте вставки на новой строке веб-страницы;

на панели инструментов Веб-компоненты нажмите кнопку Бегущая строка (Scrolling Text);

Добавление узла FTP в список узлов Интернета

Добавление узла FTP в список узлов Интернета

Чтобы облегчить доступ к документу на узле FTP, включите этот узел в список доступных узлов Интернета. После добавления узла Office сохранит адрес и имя входа в систему. Гиперссылка на узел будет появляться в диалоговых окнах Открытие документа (Open) и Сохранение документа (Save) в нижней части списка Папка (Look in) под элементом Адреса FTP (FTP Addresses).
Для добавления узла FTP выполните следующие действия:

нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов Стандартная (Standard) или выберите одноименную команду в меню Файл (File);

в диалоговом окне Открытие документа (Open) в списке Папка (Look in) выберите Добавить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations) (см. Рисунок 2.13). На экране отобразится диалоговое окно Добавить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Location) (Рисунок 27.18);

в поле Имя узла FTP (Name of FTP Site) введите имя узла FTP, например: ftp.samples.microsoft.com;

если узел FTP допускает вход произвольных пользователей, то выберите параметр в режиме anonymous (Anonymous). Если узел, пользователем которого вы являетесь, требует пароль, то выберите параметр под именем ( User) и введите пароль;

нажмите кнопку Добавить (Add).

Включение узла FTP в список узлов Интернета упрощает процесс открытия и сохранения документа на этом узле.

Рисунок 27.18 Добавление узла FTP в список узлов Интернета

Добавление узла FTP в список узлов Интернета

Форма используемая для изучения мнения читателей о статье

Рисунок 27.15 Форма, используемая для изучения мнения читателей о статье

При вводе элемента формы над ним устанавливается граница начала формы, а под ним — граница окончания формы. Другие элементы вводятся в данную форму между этими границами. На одной веб-странице можно разместить несколько форм, каждая из которых будет размещаться между границами, определенными для данной формы. Поскольку для форм необходимы дополнительные файлы поддержки и поддержка сервера, то при планировании формы рекомендуется проконсультироваться с администратором сети или веб-мастером.
Чтобы добавить элемент управления на веб-страницу, выполните следующие действия:

отобразите в окне приложения панель инструментов Веб-компоненты, выбрав в меню Вид (View) команду Панели инструментов (Toolbars), Веб-компоненты (Web Tools);

установите курсор на веб-странице на месте вставки элемента управления;

на панели инструментов Веб-компоненты (Рисунок 27.12) нажмите кнопку вставляемого элемента управления.

Использование ценных в формате XML

Использование ценных в формате XML

Office 2003 поддерживает язык XML (extensible Markup Language — расширяемый язык разметки). Этот язык обеспечивает интуитивно понятные мощные средства коллективной работы и широко используется при обмене информацией в Интернете независимо от применяемой платформы, формата данных. Формат XML разработан на базе HTML как формат универсального представления данных в корпоративных сетях и в Интернете. Он обладает более широкими возможностями, чем HTML. В этом формате можно представить любой документ Office.
XML упрощает выборку данных из документов Office 2003 в другие XML-приложения. Можно разделить содержимое документа и границы его двоичного формата. Содержимое становится доступным для процессов автоматического сбора и анализа данных с последующей корректировкой. Документ XML может состоять из нескольких файлов разных типов, например, файла XML, содержащего данные; файла ASP, содержащего веб-страницу для просмотра документа; файла xsd, содержащего описание структуры данных и т.д. Единый документ можно просмотреть в Internet Explorer версии 5 и выше. Файл, в формате HTML содержит сценарий, который загружает данные из источника в формате XML.
В отличие от универсальных тегов HTML, теги XML могут видоизменяться разработчиками и поэтому должны передаваться тому ПО, которое их использует. Microsoft предполагает использовать XML-формы исключительно на корпоративном рынке. В связи с тем, что некоторые обозреватели не работают с XML, в Word предусмотрена возможность сохранения документа в виде фильтрованной веб-страницы без использования дескрипторов XML. Для использования этой возможности в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options), а затем откройте вкладку Общие (General), нажмите кнопку Параметры веб-документа (Web Options) и перейдите на вкладку Обозреватели (Browsers), установите или снимите флажок Отключение компонентов, не поддерживаемых этим обозревателем. Совокупность XML-тегов, определяющих элементы документа, называется схемой (schema).
Сохранение и открытие файлов XML в Word 2003 может использоваться для интеграции с основными бизнес-данными предприятия. Инструмент графического связывания в Excel обеспечивает связывание заданной пользователем схемы XML с ячейками электронной таблицы Excel.

Использование гиперссылок для навигации по документам

Использование гиперссылок для навигации по документам

В связи с постоянным увеличением объема материалов, помещаемых в Интернете, ростом количества пользователей всемирной сети в Office 2003 предусмотрена возможность создания и просмотра веб-страниц, использования языков HTML и XML.
Адрес информации в сети или в Интернете указывается с помощью унифицированного указателя ресурсов (URL — Uniform Resource Locator). URL состоит из двух частей. В первой части указывается протокол для доступа к ресурсу, во второй — его расположение в сети. Например, адрес файла на веб сервере в Интернет имеет вид http://www.ido.ru/base.html, адрес файла на FTP сервере: ftp://megas.ru/sale.htm.
Цветной подчеркнутый текст или рисунок, который используется для перехода к веб-странице в интрасети или в Интернете называется гиперссылкой. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP, на определенное место документа, на другой файл или фрагмент файла. Чтобы узнать, куда указывает гиперссылка, подведите к ней указатель мыши, и через несколько секунд высветится адрес объекта. Для перехода нажмите клавишу Ctrl и щелкните гиперссылку. После просмотра объекта гиперссылка меняет цвет, например с синего на красный.
Чтобы вставить гиперссылку в документ Microsoft Office, выполните следующие действия:

откройте файл, в который вставляется гиперссылка, и выделите текст или графический объект, который будет использоваться как гиперссылка;

нажмите кнопку Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели А инструментов Стандартная (Standard) или выберите команду Гиперссылка (Hyperlink)

Использование гиперссылок в таблицах Access

Использование гиперссылок в таблицах Access

Гиперссылку, обеспечивающую открытие в определенном месте документа, созданного в другой программе Microsoft Office можно создать в таблице Access. Для этого таблица должна иметь поле с текстовым форматом, в котором будет определяться документ, и поле с типом данных Гиперссылка (Hyperlink) для размещения ссылок на закладки.
Щелкните правой кнопкой пустую ячейку с типом данных Гипересылка и выберите в контекстном меню команду Гиперссылка (Hyperlink), Изменить Гиперссылку (Edit Hyperlink). В диалоговом окне Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink) нажмите кнопку файлом, веб-страницей (Existing File or Web Page) и выберите требуемый файл. В поле Текст (Text to Display) введите, который будет отображаться в ячейке с типом данных Гиперссылка (Hyperlink). В результате после щелчка гиперссылки будет запускаться программа Microsoft Office, откроется указанный файл и выделена закладка, приведенная в гиперссылке.

Использование области задач Создание документа

Использование области задач Создание документа

Для создания новой веб-страницы, XML документа, электронного сообщения, для доступа к шаблонам, которые хранятся на ваших веб-узлах, для перевода документов через веб вы можете использовать ссылки, представленные в Области задач Создание документа (New Document) (см. Рисунок 2.11).

Компьютерные вирусы и Microsoft Office

Компьютерные вирусы и Microsoft Office

Компьютерные вирусы не передаются через текстовые сообщения, передаваемые по локальной сети и Интернет. Однако они могут находиться в передаваемых по сети упакованных и архивных файлах, в файлах, присоединенных к письмам.
При открытии такого документа вирусы активизируются, переносятся на компьютер и внедряются в шаблоне Normal.dat. После этого каждый сохраняемый документ заражается вирусом, а когда другие пользователи открывают зараженный документ, вирус переносится на их компьютеры.
Приложения Microsoft Office не выполняют проверку гибкого, жесткого или сетевого диска на предмет поиска и уничтожения вирусов в макросах. Чтобы обеспечить безопасность и сохранность данных, необходимо использовать современные антивирусные программы, позволяющие не только обнаружить, но и лечить вирус.

Контекстное меню команды Гиперссылка

Контекстное меню команды Гиперссылка

Для преобразования гиперссылки в обычный текст щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить гиперссылку (Remove Hyperlink). Приведем назначение некоторых других команд контекстного меню при работе с гиперссылкой в Access (Рисунок 27.3):

Изменить гиперссылку (Edit Hyperlink) — открывает диалоговое окно, в котором можно отредактировать гиперссылку.

Открыть гиперссылку (Open Hyperlink) — открывает документ, на который указывает гиперссылка.

Открыть в новом окне — открывает документ, на который указывает гиперссылка в новом окне.

Рисунок 27.3 Контекстное меню команды Гиперссылка

Копировать гиперссылку (Copy Hyperlink) — копирует гиперссылку в буфер обмена.

Поместить в папку "Избранное" — помещает гиперссылку в папку "Избранное".

Удалить пшерссылку( Select Hyperlink) — выделяет гиперссылку. После выделения гиперссылку можно отформатировать.

В гиперссылку можно преобразовать автофигуру. Для этого выделите авто-фигуру и выберите в меню Вставка (Insert) команду Гиперссылка (Hyperlink) или щелкните автофигуру правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Гиперссылка.

Оформление вебстраниц

Оформление веб-страниц

Изображения, фоновые звуки и видеозаписи улучшают оформление веб-страниц, но их нельзя внедрить на веб-страницу как в документ Microsoft Office 2003. Эти элементы хранятся в отдельных файлах. Диаграммы и рисунки можно послать в World Wide Web после конвертирования в формат Graphics Interchange Format, JPEG и WMF. Рисунки можно конвертировать из одного формата в другой. Для редактирования сканированных изображений рекомендуется использовать Microsoft Photo Editor.
Цвет текста можно задать в окне команды Шрифт (Font) из меню Формат (Format), открыв вкладку Шрифт (Font). На веб-страницах таблицы по умолчанию не имеют границы.
Помещаемые на страницу графические маркеры сохраняются как отдельные файлы там же, где и веб-страница. Эти файлы следует перемещать вместе с веб-страницами, чтобы гиперссылки работали правильно, и изображения появлялись на страницах. Например, маркеры списка сохраняются как Bullet.gif, Bulletl^if, Bullet2.gif, и т.п.
Добавление разделителя в виде горизонтальной линии на веб-странице
Для разделения веб-страницы на несколько частей часто используют горизонтальную линию (Рисунок 27.7). Чтобы вставить разделитель в виде горизонтальной линии, выполните следующие действия:

расположите курсор на месте вставки линии;

в меню Формат (Format) выберите команду Границы и заливка (Borders and shading);

нажмите кнопку Горизонтальная линия (Horizontal Line);

выберите линию, которую нужно вставить. Другой способ вставки горизонтальной линии:

расположите курсор на месте вставки линии;

откройте область задач Вставка картинки (Insert Clip Art);

введите веб-разделитель (web dividers) в поле Искать текст (Search For) и нажмите клавишу Enter.

Особенности сохранения файлов в формате HTML

Особенности сохранения файлов в формате HTML

Различают статический и динамический форматы HTML. Статический формат используется в тех случаях, когда данные изменяются редко, динамический — когда необходимо отобразить последние на момент публикации данные. Отметим, что уже Access 2002 поддерживал преобразование объектов в два динамических формата HTML: ASP (Active Server Pages) и IDC/HTX. Файл с расширением asp используется для динамических веб-страниц, с расширением idc содержит запрос в форме инструкции SQL, с расширением htx содержит команды и инструкции по форматированию. Вместо данных в файлы с расширением htx. включены шаблоны, указывающие место вставки данных из запроса в файле с расширением idc.
При сохранении документа в формате HTML Office 2003 создает в заданном каталоге один HTML-файл (например, otchet.htm) и папку с тем же именем, включающую все вспомогательные файлы документа и управляющий основной файл. В отдельный файл помещаются каждый рисунок, Электронная таблица, слайд презентации, набор вспомогательных данных. Все графические изображения в зависимости от содержания автоматически преобразуются в формат .GIF, JPG, JPEG или .PNG. Например, штриховые рисунки сохраняются в формате GIF, а фотографии — в JPEG. При перемещении таких документов необходимо копировать как основной HTML-файл, так и папку со вспомогательными файлами. (Подробнее см. ниже раздел "Типы файлов, используемые для отображения рисунков и графики на веб-странице")
Для облегчения редактирования нерастровой графики с помощью соответствующих программ при преобразовании документа Office 2003 в формат HTML графические изображения сохраняются как во внутреннем формате, так и в формате обозревателя.
В качестве примера приведем порядок преобразования объекта базы данных Access в динамический формат HTML:
1. В окне База данных (Database) выделите щелчком мыши требуемый объект и выберите в меню Файл (File) команду Экспорт (Export To).
2. В диалоговом окне Экспорт объекта (Export To) в поле Тип файла (Save as type) выделите строку Microsoft IIS 1-2 или Страницы Microsoft ASP (Microsoft Active Server Pages).
3. Выберите папку, в которой будет сохранен экспортируемый файл и введите имя файла латинскими буквами в поле Имя файла (File name).
4. Нажмите кнопку Экспорт (Export).
5. При использовании формата Active Server Pages появится диалоговое окно Настройка вывода файла ASP (Microsoft Active Server Pages Output Options), в котором укажите назовите источник данных ODBC. Он будет использован на веб-сервере для доступа к данным. Введите адрес сервера, на котором будет размещен файл ASP.

Отправка документа по маршруту

Отправка документа по маршруту

Для просмотра, правки, внесения комментарий в документ его можно по очереди пересылать,от одного адресата к другому, чтобы каждый из них мог ознакомиться с примечаниями всех предыдущих рецензентов. Другой способ предусматривает одновременную отправку отдельной копии документа каждому адресату. После создания маршрута его следует сохранить в самом документе или сразу отправить документ по маршруту. Автор документа может согласиться со сделанными замечаниями или отказаться от них.
Чтобы создать маршрут пересылки документа, выберите в меню Файл команду Отправить (Routing), По маршруту (Recipient). В диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) нажмите кнопку Адрес (Address) и выберите получателей документа. Кнопки со стрелкой вверх или вниз позволяют изменить порядок рассылки. Для возвращения документа отправителю после рецензирования установите флажок Вернуть по окончанию (Return when done). Нажмите кнопку Разослать (Route), чтобы разослать документ получателям.

Отправка документов по электронной почте

Отправка документов по электронной почте

Office позволяет (отправлять документы .по электронной почте. В качестве программы электронной почты может использоваться Microsoft Outlook, Outlook Express, Microsoft Exchange Client или любая другая 32-разрядная программа электронной почты, совместимая с интерфейсом MAPI (Messaging Application Programming Interface).
Откройте документ и выберите в меню Файл (File) команды Отправить (Send To), Сообщение (Mail Recipient) или По маршруту (Routing Recipient).
Команда Сообщение предусматривает посылку одновременно каждому пользователю отдельной копии документа. Команда По маршруту позволяет отправить поочередно одну и ту же копию документа нескольким пользователям с тем, чтобы каждый пользователь видел комментарии, сделанные предыдущим получателем документа. Однако в этом случае один из получателей может задержать документ по уважительным или другим причинам. После выбора команды на экране отображается диалоговое окно Маршрут (Routing Slip), в котором указываются адреса получателей документа.
Команда Отправить (Send To) в меню Файл (File) позволяет выбрать .один из трех вариантов посылки документа по электронной почте без маршрутизации:

Сообщение ( Mail Recipient) — отправляет документ по электронной почте;

Сообщение (для ознакомления) — посылает документ в качестве вложения;

Сообщение (как вложение) (Mail Recipient (As Attachment)) — присоединяет документ к пустому сообщению. Адрес получателя и тема указываются в открывшемся окне.

Введите имена адресатов и нажмите кнопку Отправить копию (Send copy) или аналогичную, например, Отправить этот отчет сводной таблицы (Send this Sheet), в зависимости от используемого приложения (Рисунок 27.19). В связи с тем, что документы Microsoft Office посылаются в формате HTML, то на компьютере получателя может быть не установлено приложение, в котором создавался документ. Требуется только программа электронной почты, поддерживающая формат HTML.

Панель инструментов Рамки 1 —

Рисунок 27.10 Панель инструментов Рамки: 1 — Оглавление набора рамок, 2 — Новая рамка слева, 3 — Новая рамка справа, 4 — Новая рамка сверху, 6 — Удалить рамку, 7 — Свойства рамки

Отображаемая на экране веб-страница может выглядеть как одна веб-страница, в то время как на самом деле она представляет собой страницу рамок со скрытыми границами. Если при сохранении созданной страницы рамок выбрать команду Сохранить (Save) в меню Файл (File), то новая страница рамок сохраняется целиком. Чтобы открыть страницу рамок, выберите в меню Файл (File) команду Открыть (Open), а затем выберите то имя файла, которые было . введено в поле Сохранить как (Save as) при сохранении этой страницы рамок.
В диалоговом окне Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) можно выбрать рамку, в которой будет отображаться веб-страница. Если щелкнуть гиперссылку, в указанной рамке откроется соответствующая веб-страница. Веб-обозреватель не обновляет содержимое других рамок. Если горизонтальные полосы прокрутки не отображаются на странице рамок Wore, то выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и на вкладке Вид (View) установите флажок Горизонтальную полосу прокрутки (Horizontal Scroll Bar).

Панель инструментов Вебкомпоненты

Панель инструментов Веб-компоненты

На панели инструментов Веб-компоненты (Web Tools) размещены элементы форм, основанные на стандартных элементах форм HTML для веб. Их назначение приведено в таблице.
Таблица 27.1. Назначение кнопок панели инструментов Веб-компоненты

№ квопки	Кнопка	Назначение
1	Режим конструктора (Design Mode)/ Выход из режима конструктора (Exit Design Mode)	Переход в режим конструктора и возвращение из него
2	Свойства (Properties)	Отображает окно свойств
3	Редактор сценариев (Microsoft Script Editor)	Запускает редактор сценариев (Microsoft Script Editor) .
4	Флажок (Checkbox)	Устанавливается рядом с независимым параметром или группой параметров, которые не являются взаимоисключающими (то есть можно выбрать более одного параметра). Флажок можно установить или сбросить
5	Переключатель (Option Button)	Вставляется рядом с каждой позицией в группе нескольких взаимоисключающих вариантов, т.е. в случае, когда можно выбрать только один
6	Раскрывающийся список (Drop Down Box)	Вставляет поле со списком возможных вариантов
7	Список (List Box)	Вставляет элемент управления, содержащий перечень возможных вариантов. Если список превышает размеры окна, его можно прокрутить
8	Поле (Textbox)	Вставляет элемент управления, содержащий одну строку текста
9	Текстовая область (Text Area)	Вставляет элемент управления, содержащий несколько строк текста
ю	Отправить (Submit)	Вставляет кнопку для отправки данных, введенных пользователем в других элементах управления*
11	Отправить с изображением (Submit with Image)	Вставляет кнопку с рисунком, позволяющую отправить данные. При вводе этого элемента управления открывается диалоговое окно Рисунок; в котором выбирается нужное изображение*
12	Сброс (Reset)	Вставляет кнопку, возвращающую элементам управления формы значения, используемые по умолчанию, и удаляющую данные, введенных в форму пользователем
13	Скрыть (Hidden)	Вставляет скрытый элемент управления, передающий информацию на сервер, например, сведений о применяемой пользователем среде, при подтверждении формы пользователем
14	Пароль (Password)	Вставляет поле, в котором вместо вводимого пользователем текста отображаются звездочки (***)
15	Фильм (Movie)	Открывает диалоговое окно, позволяющее вставить фильм и задать параметры его воспроизведения
16	Звук (Sound)	Открывает диалоговое окно, позволяющее вставить фоновый звук
17	Бегущая строка (Scrolling Text)	Открывает диалоговое окно, позволяющее задать параметры бегущей строки

* В каждой форме должна находиться кнопка отправки или отправки с рисунком.

Рисунок 27.12 Панель инструментов Веб-компоненты

После двойного щелчка элемента управления в окне документа на экране отображается окно свойств, в котором можно задать имя элемента, значения элемента управления, используемые по умолчанию (Рисунок 27.13).

Панель инструментов Вебузел

Панель инструментов Веб-узел

Панель инструментов Веб-узел позволяет перемещаться по веб-страницам и веб-узлам в процессе работы с Office (Рисунок 27.6). Для ее отображения на экране выберите в меню Вид (View) команду Панели инструментов (Toolbars), Веб-узел (Web).

Рисунок 27.6 Панель инструментов Веб-узел

Кнопки панели инструментов Веб-узел имеют следующее назначение:

Кнопка	Название	Назначение
1	Назад (Back)	Переход на предыдущую веб-страницу или документ из просмотренных в текущем сеансе
2	Далее (Forward)	Переход на следующую веб-страницу или документ из просмотренных ранее в текущем сеансе
3	Остановить (Stop)	Останавливает загрузку веб-страницы. Эту кнопку обычно используют, когда выбранная веб-страница открывается слишком долго
4	Обновить (Refresh)	Повторная загрузка текущей веб-страницы или документа, чтобы просмотреть их последнюю версию
5	Начальная страница (Start Page)	Переход к начальной странице. Она устанавливается пользователем в настройках окна обозревателя по умолчанию. В качестве начальной страницы могут использоваться не только веб-страница, но и файл на компьютере пользователя или в локальной сети
6	Найти в Интернете (Search the Web)	Открывает окно обозревателя и отображает страницу поиска, адрес которой задается в настройках по умолчанию
7	Избранное (Favorites)	Открывает меню Избранное
8	Адрес (Address)	Строка для ввода URL адреса страницы в Интернете или локального файла. Стрелка вниз рядом с этим полем позволяет отобразить список последних просмотренных страниц
9	Переход (Go)	Открывает меню Переход, пункты которого позволяют открыть гиперссылку, перейти к начальной странице или странице поиска
10	Отображать только веб-панель (Show Only Web Toolbar)	Скрывает все панели инструментов, кроме веб-панели, увеличивая рабочее пространство. Повторное нажатие кнопки отображает скрытые перед этим панели инструментов

Эту панель инструментов можно использовать для открытия любого документа Office, расположенного на вашем или другом компьютере в сети. Для этого в поле Адрес следует ввести адрес этого документа, например E:\Auto\car.doc.

Получение данных с вебстраниц

Получение данных с веб-страниц

Тесная интеграция с Интернетом позволяет получать данные с веб-страниц с помощью различных приложений, например, Excel. С файлами Excel может работать обозреватель Internet Explorer 5. Для получения данных с веб-страницы в окне Excel выберите в меню Данные (Data) команду Импорт внешних данных (Import External Data), Создать веб-запрос (New Web Query).

Присвоение имени рамке и выбор пля нее начальной вебстраницы

Присвоение имени рамке и выбор пля нее начальной веб-страницы

Если документ содержит несколько рамок, то в каждой из них отображаются различные файлы. Можно задать документы, связанные с каждой рамкой. Чтобы задать страницу, которая будет демонстрироваться в данной рамке, выполните следующие действия:

установите курсор внутри рамки;

в меню Формат (Format) выберите команду Рамки (Frames), Свойства рамки (Frame Properties) и перейдите на вкладку Рамка (Frame) (Рисунок 27.11);

в поле Имя (Name) введите имя рамки. Оно может включать буквы и цифры, причем учитывается регистр букв. Если имя рамки не задано, Word присваивает рамке имя по умолчанию: Рамка1 (Frame1), Рамка2 (Frame2) и т.д.;

в поле Начальная страница (Initial page) введите путь к веб-документу, веб-узлу или другому документу, который должен отображаться в данной рамке при ее открытии, либо нажмите кнопку Обзор;

после установки флажка Связать с файлом (Link To File) документ, используемый в странице с рамками, будет обновляться после изменения файла, указанного в поле Начальная страница.

Повторите указанные действия для каждой рамки на странице рамок.

Присвоение рамке уникального имени

Рисунок 27.11 Присвоение рамке уникального имени и выбор для нее начальной веб-страницы

Диалоговое окно Свойства рамки (Frame Properties) можно использовать для изменения параметров рамки или страницы рамок.

Просмотр вебстраницы в Microsoft Script Editor

Рисунок 27.5 Просмотр веб-страницы в Microsoft Script Editor

При публикации веб-страницы в Интернете в поле Имя файла необходимо использовать латинские буквы, так как протокол http поддерживает имена файлов с латинскими буквами.
На удобство работы с веб-страницей влияет число переходов (щелчков мышью), которые необходимо выполнить, чтобы просмотреть нужную информацию. При выборе размера веб-страницы следует учитывать площадь экрана, возможное разрешение. Отметим, что часть экрана занята панелями инструментов, полосой прокрутки. Рекомендуется применять шрифты крупной гарнитуры и строки длиной не более 52 символов.

Работа с документами на FТРузлах и в Интернете

Работа с документами на FТР-узлах и в Интернете

Если в вашей организации есть сеть интранет (сеть, использующая Интернет технологии, HTTP и РТР протоколы), то вы можете сохранять документы Office в виде веб-страницы в интрасети. FTP — это протокол передачи файлов, позволяющий перемещать файлы с одного узла Интернета или интранета на другой. URL-адреса файлов на FTP-серверах начинаются с ftp://.
Если используемый веб-сервер поддерживает папки веб (это можно узнать у системного администратора), то копии веб-страниц можно сохранять на веб-сервере. Как получить доступ к веб-серверу и его URL адрес, вам объяснит системный администратор. Сделать веб-страницы доступными через Интернет позволяет поставщик услуг Интернета. Он выделяет место для хранения веб-страниц.
На экране отобразится стандартное диалоговое окно Сохранение документа (Save As), в котором будет добавлена кнопка Изменить (Save Title), а для некоторых программ, например PowerPoint, и кнопка Опубликовать (Publish) (Рисунок 27.16):

введите имя документа в поле Имя файла (File Name);

в раскрывающемся списке Папка (Look In) задайте папку, в которой должен быть сохранен документ. Папка может располагаться на диске автономного компьютера, в локальной сети, на веб- или FТР-сервере;

в раскрывающемся списке Тип файла (File type) выберите веб-страница (Web-page);

Кнопка Изменить (Save Title) открывает окно, позволяющее дать другой заголовок веб-странице;

Кнопка Опубликовать (Publish) открывает диалоговое окно, позволяющее задать дополнительные настройки: будет опубликована вся презентации или только определенные слайды и т.п.

Текст заголовка документа отображается слева от кнопки Изменить (Change Title). Нажмите эту кнопку, если вы хотите ввести другой текст для отображения в заголовке программы просмотра при открытии документа. На экране появится диалоговое окно Задать заголовка страницы (Set Page Title) (Рисунок 27.17). Введите новый заголовок и нажмите кнопку ОК.

Работа с документами в сети и на вебсервере

Работа с документами в сети и на веб-сервере

В приложениях Word, Excel PowerPoint предусмотрена возможность обсуждения документов, помещенных на веб-сервер. На сервере должно быть установлено серверное расширение Office Server Extensions, позволяющего получать уведомления по электронной почти при обсуждении и внесении в документ изменений. Сохраните документ на веб-сервере, выбрав в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save As). На панели адресов в левой части диалогового окна нажмите кнопку Мое сетевое окружение (Web Folders). На экране отобразится список компьютеров в сети и их папок. Выберите нужную папку.
Чтобы начать обсуждение выберите в меню Сервис (Tools) команду Совместная работа (Online Collaboration), Веб-обсуждения (Web Discussion). На экране отобразится панель инструментов Веб-обсуждения (Web Discussion). Выберите команду Обсуждения (Discussion), Параметры обсуждений (Options). Введите имя сервера, используемого для обсуждений. Кнопки панели инструментов Веб-обсуждения (Web Discussion) позволяют создать сообщение, редактировать сообщения других участников дискуссии и отвечать им.
Внесенные различными пользователями изменения закрашиваются разными цветами, и при задержке указателя мыши на правке во всплывающем окне будут выведены сведения о времени внесения изменения, типе изменения и авторе. Можно последовательно переходить от одного выделенного изменения к другому и подтверждать или отклонять эти изменения.
Вы можете создать запрос к данным, хранящимся на веб-сервере. После создания постоянной гиперссылки на веб-страницу данные будут обновляться автоматически.

Рамки

Рамки

Рамки позволяют разделить веб-страницу на несколько областей, в каждой из которых отображается отдельная веб-страница. Рамки используются для облегчения доступа к информации, ее структурирования и облегчения навигации

странице вы можете поместить эмблему

Рисунок 27.4 Шаблоны для создания веб-страниц в Word 2003

Введите текст и поместите картинку. На веб- странице вы можете поместить эмблему вашей фирмы и информацию общего характера. При создании веб-страницы, содержащей аудио и видеофайлы, следует учитывать, что время загрузки страницы зависит от ее размеров. После открытия документа в формате HTML на панели инструментов Стандартная появляется кнопка Новая веб-страница

Сохранение и использование файлов в формате HTML и XML

Сохранение и использование файлов в формате HTML и XML

Если вы работаете на локальном компьютере, то документ, созданный в Microsoft Office, по умолчанию сохраняете в двоичном формате, имеющем расширение .doc, .xls, .ppt и т.п., в зависимости от приложения, в котором он создавался. Документ Word можно сохранить в формате HTML (Hypertext Markup Language) и XML (extensible Markup Language — расширяемый язык разметки) и опубликовать в корпоративной сети или в Интернете, выбрав в меню Файл (File) команду Сохранить как Веб-страницу (Save As Web-Page). Поле Тип файла (Save as type) диалогового окна команды сохранить файл в таких форматах как: Веб-страница (Web Page), Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered) и Веб-архив (Web Archive). Формат Веб-страница (Web Page) сохраняет все возможности редактирования документа в формате HTML. Формат Веб-страница с фильтром (Web Page, Filtered) удаляет часть HTML кода и уменьшает размер файла. Формат Веб-архив (Single file Web Page) позволяет переслать содержимое (текст и графику) в одном файле *.mht, *.mhtml.
При использовании любого из вышеназванных форматов в каждом документе сохраняются все параметры форматирования. Пользователи корпоративной сети или в Интернете, на компьютерах которых не установлен Microsoft Office, могут просматривать файлы, сохраненные в форматах HTML или XML, в обозревателе или в других программах просмотра Интернета.
Office обеспечивает высокую точность воспроизведения в окне обозревателя отформатированного документа, который выглядит точно так же, как в окне приложения. Сохраняются параметры диаграмм и рисунков, например, цвета и характеристики линий. Начинающий пользователь, не умеющий программировать, может создать в Office 2003 веб-страницу и опубликовать ее на веб-сервере без потери качества и функциональных возможностей документа. Автоматическое определение кодировки HTML и XML позволяет увидеть правильные символы в любой языковой среде.

Создание гиперссыпки в документе Microsoft Word

Создание гиперссыпки в документе Microsoft Word

Чтобы быстро создать гиперссылку, поместите текст или другую информацию в буфер обмена и перейдите в документ, куда вставляется гиперссылка. Выберите в меню Правка (Edit) команду Вставить как гиперссылку (Hyperlink). Для создания гиперссылок нельзя перетаскивать графические объекты, например, автофигуры.
Другой способ создания гиперссылки предусматривает перетаскивание выделенного текста или рисунка из документа Microsoft Word или слайда Microsoft PowerPoint. Можно перетащить выделенный диапазон ячеек из Microsoft Excel, выделенный объект базы данных Microsoft Access или веб-адрес.
Чтобы произвести перетаскивание из одного файла в другой, отобразите их на экране. Если перетаскивается между двумя файлами Microsoft Word текст, то откройте оба файла и выберите команду Упорядочить все (Arrange All) в меню Окно (Window). Если текст перетаскивается между двумя программами, уменьшите размер окон приложений, чтобы видеть оба окна. В конечном документе или листе выделите текст, рисунок или другой элемент, на который будет указывать гиперссылка. Нажав правую кнопку мыши, перетащите выделенный элемент в исходный документ. Выберите команду Создать гиперссылку (Create Hyperlink Here).

Создание интерактивной формы на вебстранице

Создание интерактивной формы на веб-странице

Интерактивные формы используются на веб-страницах для сбора динамических данных. Например, некоторые журналы помещают в конце статьи форму для изучения мнения читателей об опубликованном материале (Рисунок 27.15).

Создание вебстраницы

Создание веб-страницы

Чтобы обеспечить совместимость публикации в Интернете не только с обозревателем Internet Explorer, но и с другими программами просмотра, предусмотрена возможность настройки параметров создаваемых веб-документов.

Свойства элемента управления Раскрывающийся список

Рисунок 27.13 Свойства элемента управления Раскрывающийся список

Для создания более мощных форм можно использовать элементы форм на панели инструментов Элементы управления на веб-страницах. Это объекты ActiveX, для использования которых необходимо знать язык программирования Visual Basic для приложений, чтобы иметь возможность настраивать работу объектов. Примеры использования кнопок элементов управления приведены ниже.

Улучшение возможностей групповой работы пользователей

Улучшение возможностей групповой работы пользователей

Microsoft тратит много усилий по развитию стратегии Microsoft.Net, цель которой — предоставить большие возможности по работе в Интернете тем, кто использует выпускаемые компанией продукты. Расширены возможности программных решений на платформе Office для организаций, включены средства групповой разработки документа и поддержка цифровых подписей. Пользователи могут добавлять и редактировать содержимое документов, размещать календари и задания на общей веб-странице. Доступ к документам Office, которые хранятся на Exchange Server 2000, обеспечивают команды Создать-(New), Открыть (Open) и Сохранить (Save) в меню Файл (File).
На сервере локальной сети или веб-узле в Интернете можно создать "рабочее пространство" группы пользователей, которое будет использоваться как "виртуальный офис" или среда для совместной работы над документом (приложение Team Workplace). Средства Outlook.позволяют отсылать нескольким получателям документы, присоединенные к электронным сообщениям. Смарт-теги (Smart Tags) позволяют обновить данные из Интернета, например, введенную в Excel, информацию об акциях. Если вы вводите название какой-либо компании, то смарт-теги предложат ссылку на информацию об этой фирме.
Разработка на VBA, передающая в Microsoft Access курсы валют, полученные из Интернета получила призовое место на конкурсе Microsoft Office Extensions.

в него гиперссылку. Выполните упражнение

Упражнения

1. Откройте документ и вставьте в него гиперссылку. Выполните упражнение следующим образом:

нажмите кнопку Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов Стандартная или выберите команду Гиперссылка (Hyperlink)

Вебстраница с горизонтальной линией

Рисунок 27.7 Веб-страница с горизонтальной линией

Чтобы вставить горизонтальную линию, которую вы использовали в последний раз, можно нажать кнопку Горизонтальная линия (Horizontal Line) на панели инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders). Если на панели инструментов в раскрывающемся списке выбран другой элемент, то нажмите кнопку рядом со списком и выберите Горизонтальная линия в раскрывающемся списке

Вебстраница с рамками

Рисунок 27.9 Веб-страница с рамками

по документам на веб-сервере. Рамки позволяют создавать заголовки на веб-странице, не открывая веб-страницу, отображаемую, как заголовок, каждый раз при изменении страниц. Рамки используются для создания оглавления, которое остается на экране при переходе к другим страницам веб-узла. В одной области можно отобразить в виде ссылок оглавление документа, в другой — его содержание (Рисунок 27.9). Перетаскивание одной стороны рамки с помощью мыши изменяет размер области.
Для формирования рамок и управления ими используется панель инструментов Рамки (Frames) (Рисунок 27.10). С ее помощью можно добавить рамку в документ, используя кнопки Новая рамка слева (New Frame Left), Новая рамка справа (New Frame Right), Новая рамка сверху (New Frame Above) и т.д. После вставки рамки, ее размер можно изменить путем перетаскивания границы мышью. На странице рамок можно размещать любое число рамок.

Вид документа подготавливаемого

Рисунок 27.19 Вид документа, подготавливаемого к отправке по электронной почте для ознакомления

и выделите текст или графический

Выводы

1. Чтобы вставить гиперссылку в документ .Microsoft Office, откройте файл, в который вставляется гиперссылка, и выделите текст или графический объект, который будет использоваться как гиперссылка и нажмите кнопку Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов Стандартная или выберите команду Гиперссылка (Hyperlink) в меню Вставка (Insert).
2. Для сохранения копии файла как веб-страницы в и последующей публикации ее в Интернете, откройте документ, выберите в меню Файл (File) команду Сохранить как веб-страницу (Save as Web-page) и заполните необходимые поля диалогового окна.
3. Сохранение и открытие файлов XML в Office 2003 может использоваться для интеграции с основными бизнес-данными предприятия.
4. Чтобы иметь возможность открывать и сохранять документы на серверах FTP, нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов Стандартная, в диалоговом окне Открытие документа (Open) в списке Папка (Look in) выберите Добавить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations) и в поле Имя узла FTP (Name of FTP Site) введите имя узла FTP (см. Рисунок 27.18).
5. Чтобы отправить документ по электронной почте, откройте документ, который следует отправить. Если документ не содержит маршрут, то нажмите кнопку Сообщение (E-mail) на панели инструментов Стандартная (Standard) или выберите в меню Файл ( File) команду Отправить (Send То), Сообщение (Message).
6. Компьютерные вирусы не передаются через текстовые сообщения, передаваемые по локальной сети и Интернет. Однако они могут находиться в передаваемых по сети упакованных и архивных файлах, в файлах, присоединенных к письмам.

Содержание

Продукты входящие в Office System

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 28.1 Диалоговое окно, используемое для связывания или внедрения объекта

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 26.7 Диалоговое окно, используемое для связывания и внедрения объекта

Для проверки, что данные связаны, внесите изменения в таблицу Excel и посмотрите, как они изменятся в документе Word.
Можно скопировать данные из одного окна приложения Microsoft Office в другое путем перетаскивания.

Диалоговое окно содержащее сведения о связанных объектах

Рисунок 28.6 Диалоговое окно, содержащее сведения о связанных объектах

Этот параметр недоступен, если установлен флажок Не обновлять связь (locked).
После редактирования исходного файла выберите команду Выход (Exit) в меню Файл (File).
Обмен ценными между таблицей Excel и текстовым документом, созданный в приложении Microsoft Word
В качестве примера использования связанных данных рассмотрим обмен информацией между таблицей Excel и текстовым документом, созданный в приложении Word. Чтобы связать таблицу, диаграмму или другой фрагмент документа Excel с документом Word, выполните следующие действия:

выделите таблицу в Excel;

выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная. С клавиатуры команду можно выбрать, нажав клавиши Ctrl+C или Ctrl+Insert;

откройте документ Word, установите курсор на месте вставки и выберите в меню Правка (Edit) команду Специальная вставка (Paste Special);

в диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special) поставьте переключатель в положение Связать (Paste Link) (Рисунок 28.7);

в списке Как (As) выберите формат данных, в данном случае Формат HTML. Число форматов данных, отображаемых в списке, их типы зависят от приложения источника. В рамке Результат приводится описание результатов вставки;

после установки флажка В виде значка (Display as Icon) содержимое буфера обмена будет отображаться в виде значка. Флажок целесообразно использовать в том случае, если не требуется, чтобы в файле отображались сами данные;

нажмите кнопку ОК.

Диалоговое окно Связи

Рисунок 28.10 Диалоговое окно Связи

Диалоговое окно Вставить файл

Рисунок 28.6 Диалоговое окно Вставить файл

Добавление элементов ActiveX в

Добавление элементов ActiveX в документ Word, лист Excel или слайд PowerPoint

Для добавления элементов ActiveX в документ Word лист Excel или слайд PowerPoint выберите в меню Вид (View) команду Панели инструментов (Toolbars), Элементы управления (Control Toolbox). В Word поместите точку вставки в основной части документа, где будет находиться элемент управления. Нельзя располагать элемент управления внутри таблицы или текстового окна. Затем на панели инструментов Элементы управления (Control Toolbox) нажмите кнопку нужного элемента управления. Word поместит элемент ActiveX на место вставки. В PowerPoint или Excel сначала выберите элемент ActiveX, затем щелкните то место документа, где будет помещен элемент ActiveX.
После добавления элемента ActiveX документ переключится в режим разработки (кнопка Режим конструктора (Design Mode) будет нажата). В этом режиме можно изменить размеры элемента, перетащить его на новое место и воспользоваться командами контекстного меню, чтобы скопировать, вырезать элемент, добавить гипересылку. Включить или выключить режим конструктбра нажмите кнопку Выход из режима конструктора. Поведение элемента управления задается с помощью процедуры, написанной на языке VBA.

Изменение типа объекта

Изменение типа объекта

Команды Объект (Object), Преобразовать (Convert) в меню Правка (Edit) позволяет изменить тип объекта, например, можно внедренный объект преобразовать в связанный в том случае, когда исходное приложение работает независимо. (Это невозможно сделать для рисунка, диаграммы, организационной диаграммы, уравнения). Для выполнения этой операции выполните следующие действия:

откройте объект в его исходном приложении;

выберите в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save As);

сохраните объект в отдельном файле;

вернитесь из исходного приложения в основной документ и удалите внедренную версию объекта;

выберите в меню Вставка (Insert) команду Объект (Object);

на вкладке Создание из файла (Create from File) (см. Рисунок 28.1) введите имя файла, который следует вставить как связанный объект (можно найти нужный файл, нажав кнопку Обзор (Browse)), установите флажок Связь

с файлом (Link to File) и нажмите кнопку ОК.

Обмен данными между документом Word и таблицей Excel

Обмен данными между документом Word и таблицей Excel

В качестве примера использования связанных данных рассмотрим обмен информацией между таблицей Excel и текстовым документом, созданный в приложении Word. Чтобы связать таблицу, диаграмму или другой фрагмент документа Excel с документом Word, выполните следующие действия:

выделите таблицу в Excel;

в диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special) поставьте переключатель в положение Связать (Paste Link) (Рисунок 28.1);

нажмите кнопку ОК.

Для проверки, что данные связаны, внесите изменения в таблицу Excel и посмотрите, как они изменятся в документе Word.

Окно используемое для вставки

Рисунок 28.11 Окно, используемое для вставки листа Excel в базу данных Access

В большинстве случаев свободный объект редактируется в режиме конструктора формы или отчета. Если нужно иметь возможность редактирования данных на листе и в режиме формы, то выберите после щелчка правой кнопкой мыши в контекстном меню команду Свойства (Properties) и установите свойство Доступ (Enabled) свободной рамки объекта Да (Yes), а свойство Блокировка (Locked) — Нет (No). После вставки объекта можно изменять его размеры и пропорции. Если потребуется отредактировать лист, то дважды щелкните его.
Связь, установленная с объектом, по умолчанию обновляется автоматически. Это означает, что изменения объекта, выполненные вне Microsoft Access, автоматически отображаются при следующем открытии формы или отчета. Если нужно выполнять обновление связи вручную, измените режим обновления связи на ручной.

Окно приложения Word после вставки листа Excel

Рисунок 28.5 Окно приложения Word после вставки листа Excel

Закончив редактирование объекта, вернитесь в окно исходного документа. В тех случаях, когда, редактируемый объект отображается в окне приложения, в котором создается документ, для возвращения в окно исходного документа щелкните мышью вне объекта. Если редактируемый объект отображался в отдельном окне, то выберите в меню Файл (File) команду Выход (Exit).
При копировании данных в качестве внедренного объекта конечный файл занимает больше дискового пространства, чем при связывании данных.

Отображение кодов полей вставленного файла

Рисунок 28.9 Отображение кодов полей вставленного файла

Перевод текста на другие языки

Перевод текста на другие языки

Область задач Перевод (Translate) обеспечивает доступ к включенным в состав Office 2003 словарям, например, англо-французским или англо-испанским. Предусмотрена возможность просмотра перевода слов, фраз в словаре и непосредственно перевода текста с использованием области задач или служб перевода в Интернете. Перевод с использованием русского языка не предусмотрен.

Поддержка распознавания речи и голосовое управление

Поддержка распознавания речи и голосовое управление

Во всех приложениях пакета Office 2003 реализована давняя мечта всех пользователей: поддержка распознавания речи, позволяющая диктовать текст, используя микрофон. Голосовое управление позволяет открывать и закрывать меню, выбирать команды, не пользуясь клавиатурой или мышью.
Последние два языка включены в силу того, что большое число применяемых в них иероглифов не позволяет пользователям этих стран эффективно использовать клавиатуру.
Возможность преобразования текста в речь можно использоваться для прослушивания текста документа, при проверке содержимого электронных таблиц. Для ее реализации убедитесь, что на компьютере установлены средства распознавания речи, и выполните настройку обработчика речи. В списке Устанавливаемые компоненты (Features To Install) в разделе Общие средства Office (Office Shared Features) в пункте Альтернативный ввод данных (Alternative User Input) выбрано Запускать с моего компьютера (Run All From My Computer). После установки хотя одного из средств распознавания на экране будет видна Языковая панель (Language Bar). Нажав нужную кнопку на языковой панели, можно задать параметры и режим работы средства распознавания.
В меню Сервис (Tools) выберите последовательно команды Речь (Speech) и Распознавание речи. На панели Речь выберите необходимый режим и начинайте диктовать.
При первом запуске поддержки речевого ввода мастер тренировки предлагает ознакомиться с основными возможностями технологии распознавания речи. По ходу работы на панели языка выводятся справочные сообщения или советы. В режиме подачи команд голосом отображается название последней распознанной команды.
Кнопка Диктовка (Dictation) позволяет использовать распознавание речи для надиктовывания текста. Во время диктанта указываются знаки препинания, например, кавычки (quote) или знак вопроса (question mark).
В режиме диктовки могут выводиться сообщения по повышению точности распознавания речи. Например, сообщение "Too soft" означает, что пользователь говорит слишком тихо для точного распознавания произносимых слов компьютером.
Голосовое управление компьютером и возможности диктовать текст не предусмотрена в русской версии Office 2003.
Чтобы произвести настройки в диалоговом окне Свойства речи (Speech Properties) выберите команды Программы (Tools), Параметры (Options) в языковой панели. Компьютеризованный голос может читать текст. Предусмотрена возможность выбора мужского или женского голоса.
Голосовое управление компьютером и возможности диктовать текст предъявляют более жесткие требования к компьютеру (см. в этой главе раздел "Требования к аппаратному обеспечению для установки Office 2003").

Редактирование связанного объекта

Редактирование связанного объекта

Кнопка Обновить (Update Now) обновляет выделенную связь. Выделите строку с названием связанного объекта, а затем нажмите кнопку Открыть источник (Open Source). Установка переключателя в положение Автоматически обеспечивает соответствие данных в документе исходному файлу.

Редактирование связей

Редактирование связей

Если вы создали связь между файлами (напомним, что для этого можно выбрать в меню Правка (Edit) команду Специальная вставка (Paste Special)) и хотите ее изменить, то выполните следующие действия:

выберите команду Связи (Links) в меню Правка (Edit);

в диалоговом окне Связи (Links) выделите один или несколько файлов (Рисунок 28.10);

если вы хотите, чтобы выделенная связь автоматически обновлялась при открытии файла-контейнера, поставьте переключатель в разделе Способ обновления связь (Update method for selected link) в положение автоматически (Automatic update) (этот параметр недоступен, если обновление связи запрещено);

установка флажка Не обновлять связь (Locked) запрещает обновление выделенной связи. Если этот флажок установлен, то кнопка Обновить (Update Now) недоступна;

после нажатия кнопки Разорвать связь (Break Link) происходит разрыв связи между исходным файлом и текущим документом. После этого прекращается обновление данных при изменении исходного файла, и связь исчезает из списка связей.

Редактирование внепренного объекта

Редактирование внепренного объекта

Независимо от того, в какое приложение вставлен объект, его можно редактировать с помощью меню и панелей инструментов приложения, в котором он создан. Для редактирования объекта, соответствующая исходная программа должна быть установлена на компьютере. После щелчка по внедренному объекту вокруг него появятся маркеры выделения, а в строке состояния отобразится подсказка, что для изменения объекта следует его дважды щелкнуть. При редактировании внедренного объекта на экране отображаются строка меню и панели инструментов приложения, в котором был создан объект, строка заголовка исходного приложения не меняется.
В качестве примера на Рисунок 28.5 показано окно приложения Word после двойного щелчка внедренного в документ листа Microsoft Excel. В окне Microsoft Word видны панели инструментов Excel и строка формул. Для редактирования объекта в окне исходнбго приложения выберите в меню Правка (Edit) команду Объект (Object), Открыть (Open).

Рукописный ввод и его исправление

Рукописный ввод и его исправление

В последние годы все шире используются специальные устройства: карманные компьютеры, электронные блокноты, графические планшеты, обеспечивающие ввод рукописного текста с помощью специальных устройств: манипуляторов с ручным пером: или с помощью мыши.
Используя средство рукописного ввода, можно добавить в документ личную подпись, обводить и выделять важную информацию, писать от руки замечания.

Сохранение форматирования информации

Сохранение форматирования информации, передаваемой через буфер обмена между документами, созданными в разных приложениях

При использовании команды Вставить информация из таблицы Excel или базы данных Access копируется в виде таблицы. Смарт-тег Параметры вставки позволяет сохранить исходное форматирование, стиль таблицы назначения или вставить только текст.
Форматирование текста сохраняется при его вставке в документ Word через буфер обмена из Excel, PowerPoint и Outlook. Форматирование не сохраняется при вставке текста из Word в Access, так как вставляемый текст преобразуется в шрифт заданный по умолчанию.

Создание книги Excel с использованием

Рисунок 28.12 Создание книги Excel с использованием таблицы базы данных Access

Сознание книги Excel из таблицы базы данных Access

Сознание книги Excel из таблицы базы данных Access

Чтобы создать книгу Excel из таблицы базы данных Access (Рисунок 28.12), выполните следующие действия:

откройте таблицу базы данных, которую вы хотите сохранить в виде книги, и выберите в меню Сервис (Tools) команды Связи с Office (Office Links), Анализ в Microsoft Office Excel (Analyze It with Office Excel). Информация из таблицы будет перенесена в лист;

в приложении Excel выберите в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save As) и в раскрывающемся списке Тип файла (Save As Type) диалогового окна Сохранение документа (Save As) выберите Книга Microsoft Excel. При желании в поле Папка (Save in) измените папку, в которой будет храниться файл и имя файла в поле Имя файла (File name);

нажмите кнопку Сохранить (Save) и закройте Microsoft Access.

Связывание и внедрение объекта

Связывание и внедрение объекта

В последние годы все большее распространение получают документы, содержащие объекты, созданные в различных программах: текст, рисунки, звуковые комментарии, музыкальные и видеофрагменты. Для совместногр использования данных, созданных в различных приложениях и поэтому имеющих различный формат, в Microsoft Office используется технология связывания и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE). OLE 2.0 является частью моделей COM (Common Object Model — единая объектная модель) и DCOM (Distributed COM). Последняя позволяет программам, распределенным по различным узлам сети, обмениваться данными на основе OLE. Эта модель основана на механизме удаленного вызова процедур (Remote Procedure Call).
По терминологии OLE объектом может считаться весь документ, отдельный его фрагмент или символ. Связанным объект называется объект (данные), созданный в одном файле и вставленный в другой файл с поддержкой связи между файлами. Файл, в котором находится исходный объект, и приложение, в котором он создан, являются соответственно файлом - источником (исходным файлом) и приложением-источником. Файл, содержащий вставленный объект, называется составным документом (конечным файлом). В составном документе хранится информация о программе, в которой был создан объект. Чтобы не нарушить связь документ-источник нельзя перемещать, удалять или изменять имя файла.
Внедренные объекты используются в случае, если обновление скопированных данных при изменении их в исходном файле не требуется. Внедренный объект становится частью файла. Информация о том, откуда были взяты данные, не сохранится, связь между документами установлена не будет. Размер документа при этом увеличится. Подобные документы можно переносить на другие компьютеры, не заботясь о файлах, из которых были взяты данные. Использование связанных объектов позволяет обновлять данные в конечном файле при их изменении в исходном файле.
При обновлении данных в конечном файле данные в исходном файле не изменяются. Изменение данных в связанном файле после их изменения в источнике происходит в результате динамического обмена данными (DDE, dynamic data exchange).
При установлении связи между объектами данные физически продолжают находиться в программе, где они создавались (в документе-сервере). Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.
Связь, обеспечивающая обновление информации в документе-клиенте, называется односторонней (one-way link). Один и тот же объект может быть источником для нескольких документов. Изменения, внесенные в объект, будут автоматически переноситься во все Связанные с ним документы.
Если объект в документе-клиенте связан с промежуточным документом, в котором данные объекта обрабатываются, то имеет место двусторонняя связь (two-way link). Например, мы можем работать с объектом (текстом, который содержит числовые данные), используя одну программу, и связать его с промежуточным документом — другой программой, обеспечивающей построение графиков по этим данным. Построенные графики методом связывания могут быть представлены в исходном документе-клиенте. Изменения в числовых данных приведут к изменению графиков в том же документе. Недостаток операции связывания проявляется при переносе файла документа-клиента на другой компьютер: нарушается его связь с документами-серверами.

в документ Word. Обеспечьте отображение

Упражнения

1. Вставьте диаграмму Excel в документ Word. Обеспечьте отображение в документе Word изменений данных в диаграмме. Упражнение можно выполнить следующим образом:

выделите диаграмму в Excel;

выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit);

в диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special) поставьте переключатель в положение Связать (Paste Link) (Рисунок 28.3);

в списке Как (As) выберите Диаграмма Microsoft Excel (Microsoft Excel Chart Object) и нажмите кнопку OK;

измените данные на диаграмме и посмотрите, как это отобразится в окне документа Word.

Вставка файла в документ

Вставка файла в документ

Если вы хотите вставить файл целиком, то после установки курсора на месте вставки выберите в меню Вставка (Insert) команду Файл (File).
В диалоговом окне Вставка файла (Insert File) нажмите кнопку со стрелкой справа от кнопки Вставить (Insert) и выберите в раскрывающемся списке Вставить как ссылку (Insert as Link) (Рисунок 28.8). Вставленный объект можно отобразить как файл целиком или только коды полей (Рисунок 28.9). Вставленный файл будет выделена серым фоном. Для переключения используются клавиши Alt+F9.
В окнах программ Word, Excel, PowerPoint команда Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit) позволяет содержимое буфера обмена вставить или внедрить в позицию курсора в формате, выбранном в списке Как (As). В этом случае содержимое буфера обмена вставляется или внедряется, однако связь с ним не устанавливается.

Вставка файла

Вставка файла

Вставка объекта в меньшей степени увеличивает размер документа, чем внедрение, так как не используются связи. Для вставки в документ файла в окнах программ Word, Excel, PowerPoint установите курсор на месте вставки, выберите команду Объект (Object) из меню Вставка (Insert) и откройте вкладку Создание из файла (Create from File) (Рисунок 28.4):

В поле Имя файла (File Name) укажите имя вставляемого файла.

Кнопка Обзор (Browse) позволяет найти нужную папку "и указать требуемый файл.

В связи с тем, что впоследствии файл, содержащий вставляемый объект, может быть перемещен в другой каталог, его могут переименовать или изменять, то предусмотрена возможность установки флажка Связь с файлом (Link to file), обеспечивающим постоянную связь между вставляемым объектом и создаваемым документом. После установки флажка все изменения в файле будут отражаться в документе.

Нажмите кнопку ОК.

Вставка листа Excel в базу данных Access

Вставка листа Excel в базу данных Access

Лист Excel можно вставить в форму или отчет Microsoft Access или связать его с ними. В последнем случае последние изменения, сделанные в листе Excel, будут отображены в форме или отчете при их открытии. Связывание позволяет не увеличивать размер файла базы данных, что особенно удобно при работе с большими книгами. Для связывания существующего листа Excel и формы или отчета Access выполните следующие действия:

откройте в базе данных форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета;

нажмите кнопку Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) на панели элементов (панель элементов содержит инструменты, с помощью которых в режиме конструктора создаются элементы управления в форме, отчете или на странице доступа к данным). Для того чтобы вывести или скрыть панель элементов, выберите команду Панель элементов (Toolbox) в меню Вид (View);

выделите в форме или отчете место для вставляемого листа;

на экране отобразится диалоговое окно, показанное на Рисунок 28.11. Поставьте переключатель в положение Создать новый (Create New), а затем в списке Тип объекта (Object Type) выберите Лист Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet). Установите флажок В виде значка (Display as Icon), если нужно выводить объект в виде значка. Представление объекта в виде значка удобно, когда объект содержит дополнительные сведения, которые не должны выводиться на экран (Рисунок 28.11); кроме того, это значительно экономит место на диске;

нажмите кнопку ОК.

Вставка объекта

Вставка объекта

В документ Word или Excel можно вставить объект из другого приложения и редактировать этот объект, пользуясь возможностями приложения, в котором он создан. Для этого откройте документ и выберите одну из следующих команд:

в меню Вставка (Insert) команду Рисунок (Picture), а затем одну из команд: Картинки (Clip Art), Из файла (From File) и т.д.;

в меню Вставка (Insert) команду Объект (Object);

в меню Правка (Edit) команду Специальная вставка (Paste Special);

специальные команды, предусмотренные только в данном приложении, например, если вы хотите переслать слайд из приложения PowerPoint в документ Word выберите в меню Файл (File) команду Отправить в (Send To), Microsoft Word (Microsoft Word).

Разницу между копированием данных и вставкой их в качестве объекта поясним на следующем примере. Вы можете скопировать диапазон ячеек Excel в буфер обмена и вставить их в документе Word. Если выбрать команду Вставить (Insert) из меню Правка (Edit), то данные ячеек будут представлены в таблице Word. При использовании команды Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit) и выбора в списке Рабочий лист Excel (Microsoft Excel Worksheet Object) скопированная информация будет отображена как связанный объект и сохранит связь с исходным приложением. При изменении данных в книге они будут изменены в документе Word.

Вставка объекта

Для вставки в документ нового объекта откройте документ, выберите команду Объект (Object) в меню Вставка (Insert), и в диалоговом окне Вставка объекта (Insert Object) откройте вкладку Создание (Create New) (Рисунок 28.2).

Вставка объекта

Вставка объекта

Для вставки в документ нового объекта откройте документ, выберите команду Объект (Object) в меню Вставка (Insert), и в диалоговом окне Вставка объекта (Insert Object) откройте вкладку Создание (Create New) (Рисунок 28.2).

Вставка в документ файла

Рисунок 28.4 Вставка в документ файла

Выбор типа вставляемого объекта

Рисунок 28.2 Выбор типа вставляемого объекта

Выделите в списке Тип объекта (Object Type) нужный элемент, например, Лист Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet). Установка флажка В виде значка (Display as Icon) позволяет не показывать содержание вставленного объекта, а отобразить его в виде значка (Рисунок 28.3). Вставка объекта в меньшей степени увеличивает размер документа, чем внедрение, так как не используются связи.

в документ файла из другого

Выводы

1. Для вставки в документ файла из другого приложения в окнах программ Word, Excel, PowerPoint установите курсор на месте вставки, выберите команду Объект (Object) из меню Вставка (Insert) и откройте вкладку Создание из файла (Create from File) (см. Рисунок 28.4).
2. В окнах программ Word, Excel, PowerPoint команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit) обычно используют, чтобы связать с файлом часть документа. Если необходимо связать файл целиком, то лучше после установки курсора на месте вставки выбрать в меню Вставка (Insert) команду Файл (File).
3. Если в диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special) установить переключатель в положение Вставить (Paste), то связь не создается (см. Рисунок 28.7). Вставленные в документ данные, созданные в другом приложении, будут внедрены.
4. В Office 2003 можно выбрать команду, произнеся ее название на английском, японском или упрощенном китайском языке.
5. Средства распознавания рукописного ввода позволяют, используя специальное устройство, преобразовать рукописный текст в печатный и передать его в активное приложение.

Значок и имя вставленного объекта

Рисунок 28.3 Значок и имя вставленного объекта

Труд: Организация - Управление - Персонал