Краткий обзор Microsoft Office 2003

Быстрый переход к ячейке по ее адресу или имени

Быстрый переход к ячейке по ее адресу или имени



Быстро перейти к ячейке по ее адресу или имени можно следующими способами:

Щелкнуть адрес текущей ячейки в поле Имя (Name) в строке формул (на Рисунок 13.1 в нем отображен адрес ячейки С5), ввести имя или адрес другой ячейки и нажать клавишу Enter. Этим способом удобно пользоваться для перехода к ячейке, которая не видна в окне в данный момент (Присвоение имени ячейке или диапазону рассмотрено в главе 14 в разделе "Имена ячеек, диапазонов, формул и констант").

Выбрать команду Перейти (Go To) в меню Правка (Edit) (сочетание клавиш Ctrl+G) или нажать клавишу F5. Откроется диалоговое окно Переход (Go To), показанное на Рисунок 13.2. Имя ячейки выбирают в поле Перейти к (Go To) или вводят в поле Ссылка (Reference) и нажимают кнопку ОК. Данная команда позволяет перейти к любой из четырех последних ячеек, к которым была применена команда Перейти (Go To). Эту команду можно использовать для перехода к именованному диапазону ячеек, т.е. диапазону ячеек, котoрый имеет имя. После выбора команды именованный диапазон выделяется (Задание диапазона ячеек рассмотрено в главе 14, в разделе "Выделение данных").

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 13.7 Диалоговое окно, используемое для вывода на экран скрытого окна книги




Рисунок 13.9 Диалоговое окно, используемое для устанoвки/удаления надстроек


В качестве примера приведем две программы надстроек:

Мастер подстановок (Lookup Wizard) — автоматизирует создание формулы для поиска данных в таблице по названию столбца и строки.

Пакет анализа данных (Analysis ToolPak-VBA) — дополняет Excel финансовыми, статистическими и инженерными функциями. Выбор конкретного метода анализа выполняется в диалоговом окне Анализ данных (Data Analysis), которое отображается после выбора команды Анализ данных (Data Analysis) в меню Сервис (Tools).

Диалоговое окно используемое при

Рисунок 13.4 Диалоговое окно, используемое при перемещении/копировании листов

Диалоговое окно позволяющее упорядочить

Рисунок 13.6 Диалоговое окно, позволяющее упорядочить расположение открытых окон Скрыть и показать окно

Изменение количества листов созданных по умолчанию в книге

Изменение количества листов, созданных по умолчанию, в книге


По умолчанию рабочая книга содержит три листа. Для изменения количества листов в новой книге выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Общие (General) и измените значение счетчика Листов в новой книге (Sheet in new workbook).

Изменение порядка следования листов

Изменение порядка следования листов


Для перемещения листа мышью укажите на ярлычок перемещаемого листа и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите ярлычок в новое положение. Во время перетаскивания указатель имеет форму стрелки с листом бумаги. Копирование листа выполняется так же, как и перемещение, при нажатой клавише Ctrl.
Для изменения порядка следования листов щелкните ярлычок листа правой кнопкой и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move or Copy).

В раскрывающемся списке Переместить выбранные листы в книгу (Move selected sheets To book) указывается имя книги. В списке отображаются имена только открытых книг.

В списке Перед листом (Before sheet) задается лист, перед которым следует вставить выделенные листы. После перемещения или копирования несмежные листы будут размещены рядом друг с другом.

Установка флажка Создавать копию (Create a copy) позволяет скопировать выделенные листы. В книге появится копия листов, которые будут иметь, например имена Лист2(2) (Sheet2(2)), Лист3(2) (Sheet3(2)).

Элементы окна Microsoft Excel

Элементы окна Microsoft Excel


После запуска программы открывается окно Microsoft Excel, в котором выводится название программы и открытого документа (по умолчанию Microsoft Excel — Книга! (Book!)} (Рисунок 13.1). Основным документом Excel является книга. Если создать новый документ, то Excel по умолчанию присвоит ему следующий номер книги: Книга2 (Book2), КнигаЗ (Book3) и т.д. Они могут быть записаны на диск в виде файлов в формате *.xls. Каждая книга будет представлена в своем окне и соответствующей ей кнопкой на панели задач.

Листы и книги

Листы и книги


В качестве первичного документа для хранения и обработки данных Microsoft Excel использует лист. Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Каждый лист имеет имя, которое приводится на кнопке ярлычка (6) листа внизу окна (Рисунок 13.1). Количество листов в рабочей книге задается пользователем.
Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или .копировать. Лист, в котором выполняется работа, называется текущим. Любой лист можно представить с собственным заголовком в отдельном окне.
Несколько листов объединяют в книгу, которая играет роль папки—скоросшивателя и представляет собой отдельный файл, используемый для обработки и хранения данных, например, Книга1.xls. При работе с несколькими книгами одновременно каждая книга открывается в новом окне.
Лист книги может содержать таблицу (поэтому Excel иногда называют "электронной таблицей"), диаграмму, макросы, внедренные и связанные объекты из других приложений, например, Word. Файл книги имеет расширение .xls (от англ. Sheet — лист), шаблона — .xlt (от template — шаблон), рабочей области — .xlw, макросов — .xla (от Add-in-Makros). Окно Excel может отображать несколько окон рабочих книг, с которыми можно одновременно работать.

Масштаб изображения рабочего листа

Масштаб изображения рабочего листа


Изменение масштаба позволяет увидеть увеличенное или уменьшенное изображение рабочего листа. Следует учитывать, что изменение масштаба документа на экране не меняет его вид при печати.
При желании вы можете установить любую величину масштаба изображения документа на экране в пределах от 10 до 400%. Для этого выделите текущий размер изображения в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) панели инструментов Стандартная, введите вместо него новое значение с клавиатуры и нажмите клавишу Enter. При масштабе 10% изображение документа на экране будет уменьшено в 10 раз, при масштабе 400% изображение будет увеличено в 4 раза. Изменение масштаба изображения не отражается на функции печати. Страницы распечатываются в натуральную величину.

Надстройка Excel

Надстройка Excel


В Excel предусмотрены надстройки, которые позволяют расширить возможности программы, дополнить ее новыми командами и функциями. Некоторые' надстройки могут использоваться только в Excel. Другие программы надстроек для Excel или Microsoft Office известны как надстройки модели компонентных объектов (СОМ-надстройки). Для установки программы надстройки и ее загрузки в Excel необходимо использовать команду Надстройки (Add-Ins) из меню Сервис (Tools) и в диалоговом окне команды установить флажки рядом с вновь устанавливаемыми компонентами (Рисунок 13.9).

Навигаций по листу с использованием мыши IntelliMouse

Навигаций по листу с использованием мыши IntelliMouse


Мышь IntelliMouse позволяет выполнять прокрутку листа и изменять масштаб, что особенно удобно при работе рабочими листами больших размеров.
Таблица 13.1. Быстрая навигация по листу с помощью мыши IntelliMouse

Выполняемое действие	Метод выполнения
Прокрутка листа в вертикальном направлении	Поворачивать колесо
Прокрутка листа в горизонтальном направлении	Нажать колесо и перемещать указатель в сторону края листа. Чем дальше перемещен указатель, тем быстрее прокручивается лист
Изменение масштаба листа	Поворачивайте колесо, удерживая клавишу Ctrl

Назначение приложения Microsoft Excel

Назначение приложения Microsoft Excel


Прямоугольные таблицы широко используются для упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой информации во многих отраслях нашей профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными. До появления компьютеров таблицы создавались на бумаге в виде разграфленных листов или картотеки.
Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку. Программы, используемые для этой цели, получили название табличных процессоров или электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная на бумаге, разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различного рода информация: тексты, числа, формулы и т.д.
В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обеспечивающих хранение и обработку табличных данных: Microsoft Excel, Lotus l-2-З, Quattro Pro и другие. Электронные таблицы различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Более 90% пользователей персональных компьютеров работают с Microsoft Excel.
Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.
Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Их можно использовать и в повседневной жизни для учета и анализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.
Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.
Возможность быстрого пересчета данных при поступлении новой информации, расчета нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбор оптимального варианта.
Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, входящих в пакет, позволяет повысить эффективность работы пользователя, создавать профессионально оформленные документы и использовать возможности локальной и глобальной информационной сети (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Область задач Создание книги

Рисунок 13.8 Область задач Создание книги


Документ можно создать следующими способами:

выбрать в меню Файл (File) команду Создать (New). В области задач Создание книги (New Workbook) щелкнуть мышью требуемую гиперссылку (Рисунок 13.8). Ссылки в области задач позволяют использовать для создания книги чистую книгу, шаблоны на вашем компьютере, шаблоны на веб-узлах. Если сохранить книгу как шаблон, то можно создать новую книгу с тем же форматированием и стилями, открыв данный шаблон. (Использование шаблона при создании документа рассмотрено в главе 9);

нажать кнопку Создать (New) панели инструментов Стандартная. Кнопка расположена на левом краю панели и позволяет создать новый документ, основанный на шаблоне Обычный. Кнопку дублируют клавиши Ctrl+т (Ctrl+N).

По умолчанию шаблон книги имеет название Book.xlt. (Назначение шаблона рассмотрено в главе 9, в разделе "Использование шаблона при создании документа".) Шаблоны можно создавать как для книг, так и для отдельных листов. Для листов по умолчанию используется шаблон Sheet.xlt. Чтобы изменить вид открываемой по умолчанию книги Excel, измените новую книгу и сохраните ее под именем Книга.хlt в каталоге Xlstart.

Окно MicrosoftExcel 2003 1 — строка

Рисунок 13.1 Окно Microsoft-Excel 2003: 1 — строка формул, 2 —заголовок столбца, 3 — рабочая область, 4 — активная ячейка, 5 — заголовок строки, 6 — вкладка листа, 7 — кнопки перехода на другой лист


Основные элементы окна приложения Microsoft Office рассмотрены в гла-ве-2, в разделе "Окно приложения Office 2003". Поэтому в настоящей главе мы рассмотрим только особенности окна Excel.
Главное меню содержит в основном те же пункты, что и другие приложения Office, например, по сравнению с меню Word, только пункт Таблица (Table) заменен на Данные (Data). Ниже панели инструментов расположены строка формул (1) и рабочая область электронной таблицы (3). Строка формул используется для ввода в ячейку данных и формул и их редактирования. Назначение отдельных элементов строки формул рассмотрено в главе 14, в разделе "Ввод данных в ячейку" и в главе 16 в разделе "Ввод формулы в ячейку". Отображение или скрытие панели формул и строки состояния рассмотрено в главе 19, в разделе "Настройка интерфейса Excel".
В нижней части окна отображены вкладки листов (6) и строка состояния, в которой отображаются сведения о выбранной команде или параметре. Расположенные в строке состояния индикаторы показывают, действуют ли режимы расширения, добавления и какие включены функциональные клавиши: Caps Lock, Scroll Lock, Num Lock.

Окно перехода к заданной ячейке

Рисунок 13.2 Окно перехода к заданной ячейке

Операции с листами

Операции с листами


Основные операции, выполняемые с рабочими листами, собраны в контекстном меню, которое открывается после щелчка правой кнопкой мыши вкладки листа. Оно содержит команды: Добавить (Insert), Удалить (Delete), Переименовать (Rename), Переместить/скопировать (Move or Copy), Выделить все листы (Select All Sheets) и т.д. Например, чтобы задать тип вставляемого листа: Лист (Worksheet), Диаграмма (Chart), Макрос (MS Excel 4.0 Macro) и т.д., выберите команду Добавить (Insert) в контекстном меню (Рисунок 13.3) и в диалоговом окне Вставка дважды щелкните значок соответствующего шаблона.

Переход между открытыми книгами

Переход между открытыми книгами

Если вы открыли несколько книг, то для перехода между ними вы можете использовать следующие способы:

нажать на панели задач кнопку нужной рабочей книги;

открыть меню Окно (Window) и выбрать имя рабочей книги, к которой вы хотите перейти;

нажать несколько раз сочетание клавиш Ctrl+F6 или Ctrl+Tab, пока не появится нужная рабочая книга;

нажать несколько раз сочетание клавиш Alt+Tab, пока не появится нужная рабочая книга.

Команда Сохранить рабочую область (Save Workspace) в меню Файл (File) позволяет сохранить список открытых книг, размер и расположение их окон так, чтобы при следующем открытии файла рабочая область окна программы имела тот же самый вид.

Переход на другой лист книги

Переход на другой лист книги


Имена листов отображаются полужирным шрифтом на вкладках в нижней части окна книги слева от горизонтальной полосы прокрутки. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку. Чтобы сделать лист активным щелкните вкладку мышью. Слева от вкладок расположены кнопки полосы прокрутки, имеющие следующее назначение:

Переименование листа

Переименование листа


По умолчанию все листы книги пронумерованы, начиная с единицы. Чтобы облегчить запоминание содержимого листа ему можно присвоить имя, например, Список автомобилей.
Переименовать лист можно следующими способами:

дважды щелкнуть ярлычок листа и ввести с клавиатуры новое имя;

выбрать в меню Формат (Format) команду Лист (Sheet), Переименовать (Rename);

щелкнуть ярлычок листа правой кнопкой, выбрать в контекстном меню команду Переименовать (Rename) и ввести имя.

Если ярлычок не виден в нижней части листа, то выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Вид (View) и установите флажок ярлычки листов (Sheet Tabs). В случае, если флажок установлен, то для отображения ярлычков сдвиньте вправо вешку разбивки ярлычков.

Просмотр и сохранение файлов других

Просмотр и сохранение файлов других программ в формате книг Microsoft Excel


Если данные, которые необходимо загрузить в Microsoft Excel, содержатся в текстовом файле с разделителями в виде символов табуляции, точек с запятой или других символов, можно просто открыть файл. Microsoft Excel интерпретирует текст в соответствии с указаниями пользователя и разделяет данные на столбцы и строки Листа. Предусмотрена возможность копирования разделенных текстовых данных из текстового или другого документа в книгу и их разбиение на столбцы.

Рабочая область электронной таблицы

Рабочая область электронной таблицы


Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Вдоль верхней границы таблицы видны заголовки столбцов (2), вдоль левой границы — заголовки строк (5). Каждый столбец обозначается одной или двумя буквами латинского алфавита, начиная с А, В, С и так до буквы Z, затем используются имена из двух букв АА, АВ, ...AZ, ВА, ВВ и т.д. до букв IV, каждая строка — числом — 1, 2, 3, 4 и т.д.
Отображенная на экране компьютера рабочая область является небольшой частью электронной таблицы. Таблица может содержать до 256 столбцов (28) и до 65536 строк (216). Информация, представленная в таблице, хранится в ячейках, которые образуются на пересечении строк и столбцов. Активная ячейка обведена рамкой (ячейка С5). Заголовки строки и столбца активной ячейки подсвечиваются.
После выделения ячейки ее адрес или имя отображается в поле имени, которое расположено у левого края строки формул. Чтобы переместиться к верхней части текущей области данных, дважды щелкните рамку выделенной ячейки с соответствующей стороны.

Разделение окна на несколько областей

Разделение окна на несколько областей


Excel позволяет одновременно отображать на экране две несмежные части одной книги. Во время работы с большими таблицами лист можно разделить на две или четыре области. Каждая область имеет свои линейки прокрутки. Это позволяет работать с несмежными областями листа, путем их перемещения независимо друг от друга в окне с помощью линеек прокрутки.

Разделение окна на области по

Рисунок 13.5 Разделение окна на области по горизонтали и вертикали 1,2 — вешки разбиения


Для разделения листа по вертикали — перетащите вешку 1. Чтобы разбить окно точно по границам строк и столбцов, перетащите вешку не по линиям прокрутки, а по листу. Чтобы удалить вешку, дважды щелкните ее.
Если использовать обе вешки, то можно видеть четыре различных фрагмента таблицы. Чтобы разделить окно на четыре части, можно выбрать команду Разделить (Split) в меню Окно (Window). Команда Новое в меню Окно (Window) позволяет отображать каждую часть в своем окне.
Команда Закрепить области (Freeze panes) в меню Окно (Window) позволяет зафиксировать положение определенной области таблицы относительно окна и избежать ее смещения. Эту команду удобно использовать при просмотре большой таблицы для постоянного отображения в верхней области просмотра заголовков столбцов, а в левой области — определенной информацию по каждой просматриваемой строке, например, название товара.

Упорядочение расположения открытых окон

В некоторых случаях удобно работать с несколькими одновременно открытыми книгами.
После выбора команды открывается диалоговое окно, позволяющее с помощью кнопок переключателя расположить окна рядом (Tiled), сверху вниз (Vertical), слева направо (Horizontal) или каскадом (Cascade) (Рисунок 13.6). Установка флажка Только окна текущей книги (Windows of active workbook) позволяет упорядочить окна только текущей книги, а не всех книг.

Сохранение новой настройки панелей инструментов

Сохранение новой настройки панелей инструментов


Использование панелей инструментов в окнах программ Office 2003 было рассмотрено в главе 2, в разделе "Панели инструментов". Отметим, что настроенные размеры нескольких панелей инструментов и их расположение на экране можно сохранить для последующей работы, что избавит вас от необходимости повторной настройки при последующих запусках Microsoft Excel. После настройки размеров панелей инструментов и их расположения на экране выйдите из Excel. Найдите файл Excel.xlb и измените его имя, оставив прежнее расширение .xlb. Для повторного использования сохраненных настроек откройте переименованный файл настроек панелей инструментов командой Открыть (Open) в меню Файл (File).

Создание документа Excel

Создание документа Excel


После запуска программы Excel открывается окно с пустой книгой. По умолчанию документу присваивается имя — Книга1 (Bookl). Новое имя задается пользователем.

Добавьте один или несколько листов

Упражнения

1. Выделите на листе ячейку и определите ее адрес.
2. Добавьте один или несколько листов в открытую книгу, выбрав команду Лист в меню Вставка (Insert). Напомним, чтобы добавить несколько листов, нажмите клавишу Shift и выделите столько ярлычков, сколько вы хотите добавить листов, затем выберите команду Лист (Worksheet) в меню Вставка (Insert).
3. Измените порядок следования листов в книге. Для выполнения упражнения щелкните ярлычок листа правой кнопкой и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move or Copy).
4. Разделите лист сначала на две (Рисунок 13.5), затем на четыре области. Чтобы разделить окно на четыре части выберите команду Разделить (Split) в меню Окно (Window).

Установка или удаление отдельных компонентов Microsoft Excel

Установка или удаление отдельных компонентов Microsoft Excel


Отдельные компоненты Excel делятся на три категории:

компоненты, которые устанавливаются по умолчанию;

компоненты, которые устанавливаются при первом использовании (по умолчанию);

компоненты, которые устанавливаются только при настраиваемой установке.

В большинстве случаев при первой попытке использования не установленного компонента Microsoft Excel автоматически устанавливает требуемый компонент.
Если требуемый компонент не устанавливается автоматически, то нажмите кнопку Пуск (Start) выберите команды Настройка (Settings), Панель управления (Control Panel), дважды щелкните в окне панели управления значок Установка/удаление программ (Add/Remove Programs) и откройте вкладку Установка/удаление программ (Install/Uninstall) (см. главу 1, раздел "Установка, активация, обновление и удаление .Office 2003").

Выбор типа вставляемого листа

Рисунок 13.3 Выбор типа вставляемого листа


Команда Удалить (Delete) контекстного меню позволяет убрать текущий лист. Чтобы удалить несколько листов, выделите их, удерживая клавишу Ctrl, а затем выберите указанную команду меню.

позволяющая выполнять вычисления, анализировать данные

Выводы

1. Excel 2003 — программа, позволяющая выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и на веб-страницах. Она используется для работы с электронными прямоугольными таблицами.
2. Одно из главных достоинств электронных таблиц — автоматический пересчет данных по ранее заданным формулам и обновление диаграмм при поступлении новой информации.
3. Каждая ячейка Excel имеет свой уникальный адрес, который определяется именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится.
4. Для разделения листа по горизонтали или по вертикали на две области перетащите вешку (маркер) разделения на место, по которому следует разделить окно.
5. Упорядочить расположение нескольких открытых окон позволяет команда Расположить (Arrange) в меню Окно (Window).
6. Для создания документа удобно использовать область задач Создание книги (New Workbook) (Рисунок 13.8), которая отображается после выбора команды Создать (New) в меню Файл (File). Ссылки в области задач позволяют использовать для создания книги чистую книгу, шаблоны, установленные на компьютере, шаблоны на веб-узлах.

Запуск Excel

Запуск Excel


Предусмотрено несколько вариантов запуска Excel, например, можно нажать кнопку Пуск (Start) и выбрать в открывшемся меню команды Все программы (All Programs), Microsoft Office и Microsoft Office Excel 2003. Другие варианты запуска Excel рассмотрены в главе 1, в разделе "Различные способы запуска приложений Microsoft Office".


Знакомимся с Excel 2003

В этой главе рассматриваются следующие темы:

назначение приложения Excel;

элементы окна Excel;

создание документа Excel.

Напомним, что общие положения по созданию, открытию и сохранению документа были рассмотрены в главе 2.

Краткий обзор Microsoft Office 2003

Автозамена

Автозамена


Для автоматизации ввода в ячейки повторяющихся фрагментов текста и рисунков, исправления ошибок при вводе символов можно использовать диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) , рассмотренное в главе 5 в разделе "Автозамена".

Назад

Содержание

Вперед

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце


Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения. При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпадет с существующей записью, включая символы верхнего .и нижнего регистра.
Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список (Рисунок 14/3), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка.

Диалоговое окно используемое для поиска информации

Рисунок 14.15 Диалоговое окно, используемое для поиска информации


Если диалоговым окном Найти и заменить (Find and Replace) будет закрыта нужная вам часть документа, то передвиньте диалоговое окно, удерживая нажатой кнопку мыши, после установки указателя на заголовке окна.
Диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) можно убрать с экрана, нажав клавишу Esc или клавиши Alt+F4.
Для поиска файлов и веб-страниц, расположенных на автономном компьютере, в локальной сети, на веб-сервере или на сервере Exchange 2000 можно использовать области задач Обычный поиск файлов (Basic search) (Рисунок 4.10) и Расширенный поиск файлов (Advanced Search) (Рисунок 4.11), которые рассмотрены в главе 4 в разделе "Поиск файлов".

Диалоговое окно используемое для присвоения имени ячейке

Рисунок 14.14 Диалоговое окно, используемое для присвоения имени ячейке

Выделим ячейку ВЗ.

Выберем команду Имя (Name), Присвоить (Define) в меню Вставка (Insert).

В диалоговом окне Присвоение имени (Define Name) в поле Имя (Names in workbook) введем Итого .

В поле Формула (Refers to) отображается ссылка на ячейку, имя, формулу или константу, соответствующую имени, выбранном в списке Имя (Name). Если имя в списке не выбрано или в книге не определено ни одно имя, отображается ссылка на активную ячейку.

Чтобы увидеть алфавитный список всех имен, используемых на активном рабочем листе и в рабочей книге, нажмите кнопку со стрелкой рядом с полем имени, которое расположено у левого края строки формул. Чтобы перейти к именованному объекту, выберите его имя из списка.

Диалоговое окно используемое для создания прогрессии

Рисунок 14.9 Диалоговое окно, используемое для создания прогрессии

выберем в меню Правка (Edit) команду Заполнить, Прогрессия;

установим в диалоговом окне переключатель в рамке Расположение (Series in) в позицию по столбцам (Columns) ;

зададим положительное или отрицательное число, используемое для вычисления следующего значения ряда по предыдущему (по умолчанию Шаг (Step value ) равен 1);

нажмем кнопку ОК. Выделенная область заполнится последовательностью чисел 1, 2, 3 и т.д.

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 14.13 Диалоговое окно, используемое для удаления ячеек, строки или столбца


При удалении строки находящиеся ниже ее строки перемещаются вверх, при удалении столбца все расположенные справа от него столбцы перемещаются левее. При удалении ячейки соседние ячейки перемещаются и заполняют освободившееся место. При очистке ячейки удаляется ее содержимое (формулы и данные), форматы (включая числовые, условные форматы и границы) и примечания, но пустые ячейки остаются на листе.

Диалоговое окно позволяющее провести

Рисунок 14.16 Диалоговое окно, позволяющее провести замену указанных символов


Поля Найти (Find what) , Просматривать (Search), флажки Учитывать.регистр (Match case) и Ячейка целиком (Find entirely cells only) , кнопки Формат (Format), Параметры (Options ) и Найти далее (Find Next) имеют то же назначение, что и на вкладке Найти, рассмотренной выше.

В поле Заменить на (Replace with) введите сочетание символов, которые заменят символы, указанные в поле Найти (Find what). Для удаления из документа символов, указанных в поле Найти, поле Заменить на оставьте незаполненным.

Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace) . После того как замена будет произведена, в окне Excel будет выделен следующий фрагмент.

Кнопку Заменить все (Replace All) используйте для автоматической замены всех вхождений искомых символов в документе, если нет необходимости подтверждать каждую замену щелчком кнопки Заменить. После выполнения операции появится окно с сообщением о количестве произведенных замен.

Диалоговое окно позволяющее вставить

Рисунок 14.10 Диалоговое окно, позволяющее вставить дополнительные ячейки, строку, столбец


С клавиатуры для вставки ячейки, строки или столбца, рядом с выделенными ячейками, нажмите на две клавиши Ctrl и знак "+". Появится диалоговое окно Добавление ячеек (Insert) . Переключатель установите в требуемое положение, используя клавиши управления курсором вверх или вниз. С помощью клавиши Tab укажите на кнопку ОК и нажмите клавишу Enter.

Диалоговое окно Специальная вставка

Рисунок 14.12 Диалоговое окно Специальная вставка


Рассмотрим назначение различных положений переключателя в рамке Вставить (Paste):

все (Аll) — в этом случае копируется все содержимое ячейки так же, как при использовании команды Вставка (Paste). Переключатель установлен в это положение по умолчанию;

формулы (Formulas) — в новое место вставляются только формулы в том виде, в котором они вводятся в строку формул;

значения (Values) — вставляются только результаты вычислений без формул, по которым выполнялись расчеты;

форматы (Formats) — переносятся форматы без содержания;

примечания (Comments) — копируются только комментарии.

Установка переключателя в рамке Операция (Operation) в положение сложить (Add), вычесть (Subtract), умножить (Multiply) или разделить (Divide) обеспечивает выполнение соответствующей математической операции, т.е. сложение, вычитание, умножение или деление данных. Например, с помощью специальной вставки можно уменьшить все значения диапазона на 20%. Для этого введите в ячейку число 0,8, скопируйте его в буфер обмена, выделите диапазон, выберите команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit) и в появившемся диалоговом окне в группе Операция установите переключатель в положение умножить (Multiply).

Форматы отображения чисел

Форматы отображения чисел


Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, например, количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15 значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень маленькие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е. в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине столбца может отобразиться как 3,4Е-10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени — 10, число 2,3х1013 может принять вид 2,ЗЕ+13 (см. ячейку А6).
Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако для правильного распознавания информации в ряде случаев необходимо задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) в списке Числовые форматы (Category) выбрать Даты (Date). Числовые форматы, используемые в Excel, и их описание даны ниже в таблице 14.1.
Таблица 14.1 . Числовые форматы, используемые в Excel

Числовой формат	Описание	Пример
Общий (General)	Используется по умолчанию. В большинстве случаев числовые данные отображаются в ячейке так, как они вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Форматирования не производится.	123
Числовой (Number)	Является наиболее общим способом представления чисел. В поле Число десятичных знаков (Decimal places) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells) введите число, показывающее количество цифр, отображаемых справа после запятой (Рисунок 14.2). Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел, в списке Отрицательные числа (Negative numbers) выделите необходимый вариант. Флажок Разделитель групп разрядов (Use 1000 Separator ()) позволяет отделять группы тысячных разрядов в числах.	123,45 1,234
Денежный (Currency) *	Используется для вывода денежных значений. Данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые три разряда отделяются друг от друга. Можно задать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. Отличительная особенность формата — возможность отображения отрицательных величин другим цветом и без знака минус.	1 234,00р.
Финансовый (Accounting) *	Используется для выравнивания денежных величин в таблице по разделителю целой и дробной части.	123р.
Процентный (Percentage)	Обеспечивает представление числа в сотых долях единицы в соответствии с установленным количеством десятичных знаков и со знаком % (процент). Числа большие 1 автоматически вводятся как проценты; а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, после ввода чисел 10 или 0,1 в ячейке отобразится 10%. В правом столбце этой таблицы показано, как отображается число 0,1234. Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде процентов, нажмите кнопку Процентный формат (Percent Style) на панели инструментов Форматирование. Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и на вкладке Правка (Edit) сбросьте флажок Автоматический ввод процентов (Enable automatic percent entry).	12,34%
Дробный (Fraction)	Отображает числа в виде обыкновенной дроби.	3/10
Экспоненциальный (Scientific)	Используется, как правило, для отображения очень больших или очень маленьких чисел.	2.3Е+07
Дата (Date)	Вводится в различных форматах. В качестве разделителя может использоваться дефис или точка, например, Фев.01 или 05.07.01. Excel хранит даты, использует систему отсчета дат, начиная с 1 января 1900 года. Определяется количество дней, прошедших с этого дня до указанной даты. Вычисление даты в числовом формате см. главу 16, раздел "Использование функций".	14.03.04
Время (Time)	Отображается в любом из часто встречаемых форматов. В России используется 24-часовая система. 12-часовая система содержит обозначения AM или РМ, где "AM" или "А" указывает на время суток от полуночи до полудня, а "РМ" или "Р" указывает на время суток от полудня до полуночи. Время Excel хранит в виде дроби, определяемую, как доля суток, отсчитываемую от 0 часов.	1:30 РМ
Текстовый (Text)	Отображает символы так, как они вводятся не зависимо от их содержания.
Дополнительный (Special)	Используется для отображения почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.	123456
Все форматы (Custom)	Формат определяется пользователем.

* Отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определяется настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.

Имена ячеек диапазонов формул и констант

Имена ячеек, диапазонов, формул и констант


В некоторых случаях при составлении формул, использовании некоторых команд удобнее указывать не координаты ячейки или диапазона ячеек, а вводить их имена. Применение имен уменьшает время на ввод сложных функций, облегчает работу с формулами. Использование имен диапазонов облегчает чтение формул. Имя диапазона легче запомнить, чем координаты. Например, если в выделенном диапазоне содержатся сведения о компьютерах, присвойте ему имя Computer. Это уменьшит вероятность, что во время работы вы укажите неверный диапазон. Если ячейке, в которой подсчитывается сумма, присвоить имя "Итого", то в формуле может участвовать не адрес этой ячейки, а ее имя, например, "=С4/Итого". Одному диапазону можно присвоить несколько имен.
Имя можно присвоить ячейке, диапазону ячеек, формуле и константе. Оно может состоять из произвольной последовательности, содержащей до 255 символов. Первый символ в имени должен быть буквой или символом подчеркивания. Остальные символы имени могут быть: буквами, числами, точками и символами подчеркивания.
Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает. Так, если создано имя "Товары", а затем в той же книге создано другое имя "ТОВАРЫ", то второе имя заменит первое. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы символы подчеркивания и точки, например, Отчет_за_месяц или Отчет.замесяц. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например А$23 или С1.

Использование контекстного меню

Использование контекстного меню для перемещения или копирования содержимого ячеек


Если при перемещении выделенной ячейки или диапазона с помощью мыши удерживать нажатой ее правую кнопку (при этом указатель будет иметь вид стрелки, направленной под углом вверх), то после перетаскивания на экране появится контекстное меню с набором команд, обеспечивающих перемещение или копирование ячеек: Переместить (Move Here), Копировать (Сору Неге), Копировать только значения (Сору Неге as Values Only), Копировать только форматы (Сору Неге as Formats Only), Сдвинуть вниз и скопировать (Shift Down and Copy) и т.п.
Команда Копировать только форматы (Copy Here as Formats Only) из контекстного меню, приведенного выше обеспечивает перенос только формата данных без копирования значений. Так, после копирования формата ячейки С5, содержащей число в финансовом формате, в ячейку Е8, данные, введенные в ячейку Е8, будут иметь тот же формат. Соответственно команда Копировать значения (Copy Here as Values Only) позволяет копировать только значения без копирования формата.
Если перетаскивать маркер заполнения, удерживая нажатой правую кнопку мыши, на экран будет выведено контекстное меню с параметрами заполнения. Для копирования или перемещения выделенного диапазона на другой лист книги с помощью мыши при нажатой правой кнопке необходимо удерживать клавишу Alt.

Использование маркера заполнения

Использование маркера заполнения


Перетащите маркер заполнения на соседние ячейки, в которые вы хотите кoпировать данные. Ячейки будут выделены цветом. Содержимое ячейки будет повторено во всех выделенных ячейках после того, как вы отпустите кнопку мыши.
Если данные могут быть продолжены в виде ряда, например, числа, даты или элементы пользовательского списка автозаполнения, то их копирование с помощью маркера заполнения приведет к приращению значений в пределах выделенного диапазона. В этом случае выделите начальное значение и перетащите маркер заполнения, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Перетаскивание маркера заполнения влево или вверх от выделения и остановка в пределах выделенного диапазона (до пересечения левой или верхней границы листа) приведет к стиранию выделенных данных, но сохранению формата.

Клавиши используемые для ввода и редактирования данных

Клавиши, используемые для ввода и редактирования данных


Клавиши, используемые для ввода и редактирования данных, приведены в таблице 14.2.
Таблица 14.2. Клавиши, используемые для ввода и редактирования данных

Чтобы	Нажмите клавиши
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной снизу, или завершить правку ячейки	Enter
Отменить набор новых данных	Esc
Повторить последнее действие	F4 или Ctrl+H
Начать новый абзац в текущей ячейке	Alt+Enter
Вставить в ячейку символ табуляции	Ctrl+Alt+Tab
Заполнить вниз	Ctrl+B
Заполнить вправо	Ctrl+K
Перейти в режим правки содержимого ячейки	F2
Вставить имя в формулу	F3
Присвоить имя	Ctrl+F3
Пересчитать все листы всех открытых книг	F9
Очистить строку формул после указания ячейки или удалить в строке формул символ слева от курсора	Backspace
Удалить выделенные символы или символ справа от курсора	Delete
Удалить символы справа от курсора до конца строки	Ctrl+Delete
Заполнить выделенные ячейки набранным значением	Ctrl+ Enter
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной сверху	Shift+ Enter
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной справа	Tab
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной слева	Shift+Tab
Создать имена по тексту ячеек	Ctrl+Shift+F3
Перейти к правке примечания ячейки	Shift+F2
Ввести текущую дату	Ctrl+; (точка с запятой)
Ввести текущее время	Ctrl+Shift+: (двоеточие)
Ввести гаперссылку	Ctri+Л (Ctrl+K)
Отобразить список автоввода	Alt+стрелка вниз

Контекстное меню маркера заполнения

Контекстное меню маркера заполнения


Для автоматизации ввода данных можно использовать команды контекстного меню, отображаемого после перетаскивания маркера заполнения правой кнопкой мыши. Для отображения команд контекстного меню выделите данные в ячейке или диапазоне ячеек и перетащите маркер заполнения, чтобы выделить диапазон, который надо заполнить, удерживая нажатой правую кнопку мыши. После того как вы отпустите кнопку мыши, появится контекстное меню. Приведем назначение некоторых команд:

Копировать ячейки (Copy Cells)	копирует выделенную ячейку (диапазон) в выделенные с помощью маркера заполнения ячейки
Заполнить (Fill Series)	заполняет последовательностью с автоматически выбранным шагом
Заполнить форматы (Fill Formats)	присваивает ячейкам, выделенным с помощью маркера заполнения, форматы исходной ячейки или диапазона. Значения ячеек не меняются
Заполнить значения (Fill Values)	присваивает ячейкам, выделенным с помощью маркера заполнения, значения исходной ячейки (диапазона). Форматы ячеек не меняются

Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа


Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options ) и откройте вкладу Проверка ошибок (Error Checking). Проверьте, что установлены флажки Включить фоновую проверку ошибок (Enable background error checking) и число сохранено как текст (Number stored as text) . Выберите ячейку с зеленым индикатором в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число (Convert to Number) (Рисунок 14.4)


Рисунок 14.4 Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа

Копирование данных внутри строки или столбца

Копирование данных внутри строки или столбца


Для копирование данных внутри строки или столбца выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать, и протащите маркер заполнения по заполняемым ячейкам. Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы, в заполняемых ячейках будут замещены.
Чтобы быстро заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше, нажмите клавиши Ctrl+D. Чтобы заполнить содержимым ячейки слева, нажмите клавиши Ctrl+R.

Копирование и перемещение ячеек с клавиатуры

Копирование и перемещение ячеек с клавиатуры


При копировании и перемещении ячеек с клавиатуры воспользуйтесь сочетанием клавиш, указанных рядом с командами меню или традиционно используемыми Windows-программами:

копировать — Ctrl+C или Ctrl+Insert;

вырезать — Ctrl+Ч (Ctrl+X) или Shift+Delete;

вставить — Ctrl+M (Ctrl+V) или Shift+Insert.

При перетаскивании, а также при выборе команд Вырезать (Cut) или Копировать (Сору) и Вставить (Paste), Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы. Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки.

Копирование и перемещение ячеек

Копирование и перемещение ячеек со сдвигом замещаемого диапазона


В связи с тем, что при копировании (вставке) диапазона все данные, содержащиеся в области вставки, будут замещены, в некоторых случаях появляется необходимость переместить содержимое ячеек из этой области. Excel позволяет произвести вставку ячейки или диапазона со сдвигом содержимого области вставки вниз или вправо.
Чтобы обеспечить сдвиг ячейки или диапазона, расположенных в области вставки, выделите ячейки и укажите на рамку выделенного блока так, чтобы указатель принял вид стрелки, направленной под углом вверх, нажмите кнопку мыши и клавиши Shift+Ctrl, а затем перетащите на требуемое место.
В момент перетаскивания вместе с указателем будет видна только нижняя или боковая граница исходного диапазона и адрес текущего расположения диапазона (ячейки). Обратите внимание, что после завершения операции сначала надо отпускать кнопку мыши, а потом клавиши Shift+Ctrl.

Копирование и перемещение содержимого ячеек

Копирование и перемещение содержимого ячеек


Выполнение операций копирования и перемещения в Excel имеет ряд специфических особенностей по сравнению с тем, как они выполняются в других приложениях Microsoft Office. Например, при копировании содержимого ячейки в другие приложения Microsoft Office, например Word из буфера обмена Microsoft Office вставляется значение, а не формула. В данном разделе рассмотрены операции копирования и перемещения содержимого ячеек, не содержащих формулы. Операции копирования и перемещения формул разобраны в главе 16.

Копирование или перемещения диапазонов

Копирование или перемещения диапазонов


Чтобы скопировать или переместить содержимое диапазона, выполните следующие действия:
1. Выделите копируемый диапазон.
2. Выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit) , чтобы скопировать содержимое диапазона, Если необходимо переместить данные, выберите в этом же меню команду Вырезать (Cut) . Вокруг диапазона появится бегущая рамка. Аналогичный результат будет получен, если после выделения данных нажать кнопку Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная (Standard).
3. Выделите такой же конфигурации диапазон на любом рабочем листе или выделите ячейку, которая будет размещаться в верхнем левом углу скопированного (перемещенного) диапазона.
4. Выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная.
Следует отметить, что если конфигурация диапазона, в который будет произведена вставка, не будет полностью соответствует исходному, то копирование не будет произведено. Появится сообщение: Данные не могут быть вставлены из-за несоответствия формы и размеров области вырезки и области вставки... (Do you want to replace the contents of the destination cells?)

Копирование или перемещения ячеек

Копирование или перемещения ячеек с помощью команд меню или кнопок панели инструментов Стандартная


Для копирования или перемещения содержимого ячейки или его части в другую ячейку выполните следующие действия:
1. Выделите копируемую ячейку.
2. Выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit) , если необходимо скопировать содержимое ячейки. Чтобы переместить данные, выберите в этом же меню команду Вырезать (Cut) . Вокруг ячейки появится бегущая рамка, показывающая, что ее содержимое помещено в буфер обмена. Аналогичный результат будет получен, если после выделения данных нажать кнопку Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная .
3. Щелкните ячейку, в которую нужно скопировать или переместить данные.
4. Выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная .
При копировании и перемещении данных можно пользоваться командами контекстного меню, которое появится после щелчка правой кнопкой мыши выделенной ячейки или диапазона ячеек.
Если перед тем, как вставить содержимое ячейки, выделить не одну ячейку, а диапазон, то содержимое ячейки будет скопировано во все ячейки диапазона. Помните, что при копировании или перемещении новые данные заменят хранившуюся в ячейках информацию.

Настройка параметров проверки данных

Рисунок 14.5 Настройка параметров проверки данных

Выберите тип данных в списке Тип данных (Allow) . Чтобы установить только числа, выберите Целое число (Whole Number) или Действительное (Decimal). Чтобы установить только дату или время, выберите Дата (Date) или Время (Time).

Выберите нужный критерий в списке Значение (Data) .

Для некоторых типов данных можно ввести верхнюю и нижнюю границы допустимого диапазона данных в поля Максимум (Maximum) и Минимум (Minimum) или только одну из них, в зависимости от требований. Границами могут служить числовые значения, ссылки на ячейки или формулы.

Установка флажка Игнорировать пустые ячейки (Ignore blank) позволяет оставить ячейку, на которую наложены ограничения, пустой, а также установить границы, содержащие ссылку на изначально пустую ячейку или использующие формулу, в которую входит такая ячейка. Снимите этот флажок, чтобы задействовать ограничения, которые были наложены на пустые ячейки так, как если бы эти ячейки содержали нули.

При вводе данных, значения которых находятся вне указанного диапазона, выводится сообщение об ошибке. Сообщение, которое отображается при вводе ошибочного значения, задается на вкладке Сообщение об ошибке.

Очистка ячейки

Очистка ячейки



Чтобы очистить ячейки, строки или столбцы, выделите их и нажмите клавишу Delete или в меню Правка (Edit) выберите команду Очистить (Clear) , а затем одну из команд: Все (All), Форматы (Formats), Содержимое (Contents Del ) или Примечания (Comments).
Если выделить заполненную ячейку и ввести в нее символы, то эти символы заменят данные, которые находились в ячейке раньше. Чтобы вносить изменения прямо в ячейке, а не использовать для внесения изменений строку формул, выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Правка (Edit) и установите флажок Правка прямо в ячейке (Edit directly in cell) .

Ограничение диапазона вводимых данных

Ограничение диапазона вводимых данных


Чтобы ввести ограничение диапазона вводимых данных, выполните следующие действия:

Выделите ячейки, на которые требуется наложить ограничения.

Выберите команду Проверка (Validation) в меню Данные (Data) , затем откройте вкладку Параметры (Settings) (Рисунок 14.5).

Отказ от операции и возврат отмененного действия

Отказ от операции и возврат отмененного действия


Так же, как при работе с другими программами Microsoft Office, если, при редактировании документа вы сделали ошибку и хотите ее исправить, выберите команду Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) или нажмите клавиши Ctrl+Z. Для отмены последних действий, выберите команду Вернуть (Redo) в меню Правка (Edit) . Более подробно этот вопрос рассмотрен в главе 4 в разделе "Исправление ошибок при вводе текста".

Отмена вводе

Отмена вводе


Для отмены ввода данных в ячейку нажмите клавишу Esc или кнопку

Отображение индикатора и текста комментария ячейки

Рисунок 14.17 Отображение индикатора и текста комментария ячейки


Примечания, сделанные разными пользователями для одной ячейки, будут выводиться в одном окне примечаний и помечаться именами соответствующих пользователей. Эта возможность может быть использована вместе с портфелем Windows. Пользователь может работать с копией общей книги, отсоединившись от локальной сети, затем поместить ее в портфель и объединить с другими копиями при восстановлении подключения к сети.

Перемещение и копирование содержимого ячеек с помощью мыши

Перемещение и копирование содержимого ячеек с помощью мыши


Для перемещения содержимого ячеек на новое место, выделите ячейки и укажите на рамку выделенного блока так, чтобы указатель принял вид стрелки, направленной под углом вверх. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите ячейку или блок ячеек к левой верхней ячейке области вставки. После перемещения ячеек на новое место все данные, содержащиеся в области вставки, будут замещены.
Если необходимо скопировать ячейки, то перед тем, как нажать левую кнопку мыши, нажмите клавишу Ctrl и не отпускайте ее до тех пор, пока не закончите перетаскивание. После нажатия клавиши Ctrl рядом с указателем появится знак "+". Чтобы переместить или скопировать ячейки в другую книгу или в отдаленное место, выделите ячейки и выберите команду Вырезать (Cut) для перемещения или команду Копировать (Сору) для копирования. Перейдите на другой лист книги, укажите левый верхний угол области вставки, а затем выберите команду Вставить (Paste).

Поиск данных

Поиск данных


Рассмотрим назначение элементов диалогового окна Найти и заменить.

В поле Найти (Find what) вводится символ, текст или сочетание символов, которые вы хотите найти.

Раскрывающийся список Просматривать (Search) позволяет задать направление поиска: по строкам (By Rows) (просматриваются по очереди все строки) или по столбцам (By Columns). Для изменения направления поиска нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, нажмите кнопку Найти далее (Find Next). В большинстве случаев поиск рекомендуется вести по столбцам.

Флажок Учитывать регистр (Match case) позволяет искать только те значения, в которых в поле и в ячейке совпадают строчные и прописные буквы.

Раскрывающийся список Область поиска (Look in) определяет область поиска: формулы (Formulas) — поиск выбранной информации в текстах формул, значения (Values) — поиск среди значений ячеек, примечания (Comments) — в текстах примечаний.

Установка флажка Ячейка целиком (Find entirely cells only) позволяет вести поиск ячеек, содержимое которых полностью совпадает со значением, приведенным в поле Найти. Если нет полного совпадения, то ячейка не будет указана.

Кнопка Формат (Format) позволяет искать элементы форматирования. Введите искомый текст, вставьте из буфера обмена или выберите из списка. Чтобы добавить к тексту форматирование, нажмите кнопку Формат. Неудачный поиск может быть обусловлен условиями поиска форматирования, сохранившимися после предыдущего поиска. Для удаления этих условий в раскрывающемся списке рядом с кнопкой Формат выберите Снять форматирование (Clear Find Format).

Нажмите кнопку Найти далее (Find Next), для проведения поиска вниз. Если при нажатии этой кнопки удерживать клавишу Shift, то поиск будет проводиться вверх по документу. Найденная группа символов будет выделена.

Поиск и замена данных

Поиск и замена данных


При работе с большими таблицами поиск интересующих вас данных без использования специальных средств может занять много времени. Средства поиска и замены в Excel позволяют найти, а если необходимо и заменить в таблицах интересующую вас информацию. Если в документе выделить фрагмент текста, то поиск и замена данных будет производиться только в этом фрагменте.

Предотвращение потери данных при

Предотвращение потери данных при копировании диапазона, содержащего пустые ячейки


Чтобы избежать потери данных при копировании диапазона, содержащего пустые ячейки, выделите ячейки, которые нужно скопировать и нажмите кнопку Копировать (Сору). Укажите левый верхний угол области вставки. В меню Правка (Edit) выберите команду Специальная вставка (Paste Special) и установите флажок пропускать пустые ячейки (Skip blanks).

Присвоение имени ячейке и диапазону

Присвоение имени ячейке и диапазону


Второй способ: выберите в меню Вставка (Insert) команды Имя (Name), Присвоить (Define) и введите имя ячейки в поле Имя (Name) (Рисунок 14.14).
Для просмотра имен, используемых в книге, можно использовать поле Имя строки формул или выбрать пустую ячейку и выбрать в меню Вставка (Insert) команду Имя (Name), Вставить (Paste) и нажать кнопку Все имена (Paste List). ,
Пример. Присвоим имя "Итого" ячейке ВЗ, в которую будет помещаться результат суммирования других ячеек. Для присвоения имени выполним следующие действия:

Проверка данных при вводе

Проверка данных при вводе


Чтобы уменьшить количество ошибок при вводе данных, можно задать ограничения на тип или значения данных, вводимых в ячейки, такие как ввод только текста, целых чисел, дат или ввод только чисел, меньших заданного, или только значений из заданного списка. Ниже, в качестве примера показано, как ввести ограничения на значения данных.

Редактирование данных

Редактирование данных


Редактировать содержимое ячейки можно несколькими способами:
1. выделить ячейку и редактировать ее в строке формул, переместив курсор на нужное место.
2. дважды щелкнуть ячейку мышью или выделить ячейку и нажать клавишу F2. В этом случае редактирование данных можно производить непосредственно в ячейке, или в строке формул.
Завершив редактирование ячейки, нажмите клавишу Enter или кнопку Ввод (Enter) в строке формул. Если вы ошиблись во время ввода данных в ячейку, то нажмите клавишу Backspace и удалите ненужные символы.

Режимы вставки и замены

Режимы вставки и замены


Excel позволяет редактировать ячейки листа в режиме вставки или замены, который рассмотрен в главе 4, в разделе "Исправление ошибок при вводе текста".

Создание прогрессии

Создание прогрессии


Для ввода в таблицу последовательности чисел, дат и времени с заданным шагом изменения можно использовать диалоговое окно Прогрессия (Series) . Для задания типа прогрессии, шага и начального значения выполните следующие действия:

Выделите первую ячейку, в которой будет располагаться последовательность, и введите начальное значение.

Выделите заполняемый диапазон ячеек.

Выберите меню Правка (Edit) команду Заполнить (Fill), Прогрессия (Series) .

Установите в диалоговом окне Прогрессия (Series) (Рисунок 14.9) переключатель в рамке Расположение (Series in) в позицию по столбцам (Columns) , чтобы создать прогрессию в столбцах таблицы, начиная от активной ячейки. Для создания прогрессии в строках таблицы выделите по строкам (Rows) .

В группе Тип (Туре) укажите тип прогрессии:

арифметическая (Linear) — каждый последующий член прогрессии увеличивается на величину шага, который вводится в поле Шаг (Step value) ;

геометрическая (Growth) значения последующих членов прогрессии определяются как произведение предыдущего члена прогрессии на величину, указанную в поле Шаг (Step value) ;

даты (Date) — прогрессия задается положением переключателя в рамке Единицы (Date unit): день (Day), рабочий день (Weekday), месяц (Month) или год (Year) ;

автозаполнение (AutoFill) — позволяет заполнить пустые выделенные ячейки . значениями соответствующего ряда, определяемого автоматически. Значения в поле Шаг (Step value) и параметры Единицы (Date unit) в этом случае не задаются;

в поле Шаг (Step value) задайте шаг профессии (для геометрической прогрессии введенное значение будет являться знаменателем прогрессии);

чтобы продлить прогрессию, установите флажок Автоматическое определение шага (Trend) ;

укажите максимальное значение создаваемого ряда в поле Предельное значение (Stop value) . Заполнение ячеек в выделенном диапазоне осуществляется либо до заполнения всего диапазона, либо до достижения элементом ряда предельного значения. В последнем случае несколько ячеек выделенного диапазона могут остаться пустыми. Указывать значение поля Предельное значение (Stop value) не обязательно;

Нажмите кнопку ОК .

Специальная вставка

Специальная вставка


Скопировав содержимое ячеек в буфер обмена, мы можем вставить его полностью или частично в другое место. Под специальной (выборочной) вставкой подразумевают вставку не всего содержимого ячейки, а только находящейся в ней формулы, значения, комментария и т.д.

Удаление ячеек строк и столбцов

Удаление ячеек, строк и столбцов


Появится диалоговое окно Удаление ячеек (Delete) , переключатель Удалить (Delete) которого позволяет задать направление сдвига прилегающей ячейки, строки и столбца для заполнения пространства, освободившегося после удаления ячеек (Рисунок 14.13):

ячейки со сдвигом влево (Shift cells left);

ячейки со сдвигом вверх (Shift cells up);

строку (Entire row);

столбец (Entire column).

С клавиатуры, чтобы удалить выделенные ячейки, нажмите на две клавиши Ctrl и знак "-". Появится диалоговое окно Удаление ячеек. Клавишами перемещения курсора вверх или вниз установите переключатель в требуемое положение. Нажав клавишу Tab, переместитесь на кнопку ОХ и нажмите клавишу Enter.

Обратите внимание, что после ввода

Упражнения

1. Введите в ячейку В5 дробь 2 3/4- Обратите внимание, что после ввода цифры 2 надо нажать клавишу пробел.
2. Введите в ячейку A3 сегодняшнее число и номер месяца. Не забудьте разделить число и месяц знаком дроби "/" или точкой. Обратите внимание, как будет записана дата в ячейке A3 и в строке формул.
3. Ведите в ячейку А5 текущее время, например, 15:03. Обратите внимание, как будет записано время в ячейке A3 и в строке формул.
4. Задайте для пустой ячейки финансовый формат. Введите в ячейку число, содержащее 5 цифр, например, 12345, посмотрите какой вид примет это число. Для выполнения упражнения выделите пустую ячейку. Выберите в меню Формат (Format) команду Ячейки (Cells) , откройте вкладку Число (Number) и задайте формат Финансовый (Accounting) . Записанное в ячейке число будет иметь вид 12 345,00р. После числа будет виден значок денежной единицы (р — для России).

Упражнения

1. Введите в ячейки С5:Е5 числа 5, 7, 9 и скопируйте их с помощью мыши в ячейки АЗ:СЗ. До начала перемещения диапазона указатель должен принять вид стрелки, направленной под углом вверх. При перемещении диапазона ячеек удерживайте нажатой клавише Ctrl.
2. Заполните по две ячейки на первом, втором и третьем листах рабочей книги. Используйте для перемещения между листами книги ярлычки.
3. Скопируйте фрагмент текста из текстового документа, и разместите его в ячейке электронной таблицы. Прочитайте текст.
4. В ячейку С5 введите слово Январь. Отобразите названия следующих месяцев в соседних ячейках. Перетащите маркер заполнения на соседние ячейки D5:K5. В ячейках отобразятся названия месяцев.

Вставка ячеек строк и столбцов

Вставка ячеек, строк и столбцов

Вставка ячеек

Вставка ячеек


Перед тем, как вставить одну ячейку/диапазон ячеек, выделите одну или несколько ячеек. Excel вставит столько же ячеек, сколько было выделено.
Выберите команду Ячейки (Cells) в меню Вставка (Insert) . Появится диалоговое окно Добавление ячеек (Insert) (Рисунок 14.10), позволяющее вставить дополнительные ячейки, строку, столбец. Имеющиеся в таблице ячейки будут сдвинуты вниз или вправо в зависимости от положения переключателя. Пользователю предлагается выбрать один из следующих вариантов вставки относительно выделенного блока:

ячейки со сдвигом вправо (Shift cells right);

ячейки со сдвигом вниз (Shift cells down);

строку (Entire row);

столбец (Entire column).

Вставка скопированных ячеек

Вставка скопированных ячеек


Если вы хотите вставить скопированные ячейки, обеспечив сдвиг имеющихся в таблице ячеек вправо или вниз, то выберите команду Скопированные ячейки (Copied Cells) в меню Вставка (Insert) . Эта команда появляется в меню после выделения данных и выбора команды Копировать (Сору) в меню Правка (Edit). Положением переключателя выберите направление: вправо или вниз, в котором следует сдвинуть соседние ячейки, строки или столбцы при вставке диапазона (Рисунок 14.11).


Рисунок 14.11 Вставка скопированных ячеек

Вставка строк и столбцов

Вставка строк и столбцов


В ряде случаев для ввода новых данных нам необходимо вставить дополнительные строки или столбцы. Для выполнения этой операции на месте вставки выделите ячейку или диапазон ячеек. Затем выберите команду Строки (Rows) или Столбцы (Columns ) в меню Вставка (Insert) или выбрать требуемую команду в контекстном меню после щелчка правой кнопки мыши заголовка строки или столбца. Будет вставлено столько столбцов/строк, сколько было выделено ячеек. Строки вставляются над выделенной ячейкой, столбцы — слева от выделенной ячейки.

Ввод чисел

Ввод чисел


По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки, однако при форматировании число можно выровнить по левому краю или по центру (см. главу 15; раздел "Форматирование ячеек"). Вводимые в таблицу числа могут включать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы: '$,%,+,-,/, Е, е.
При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если конец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца. Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца (см. дальше в этой главе раздел "Изменение высоты строк и ширины столбцов").
При ширине ячейки, недостаточной для показа всех цифр, число может отображаться в экспоненциальной форме или символами ###### (решетка), свидетельствующими о том, что для отображения данных надо увеличить ширину ячейки.
Если в ячейке установлен числовой формат не Общий (General), то Excel относит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен числовой формат Дробный (Fraction), то можно не вводить 0 перед простой дробью. Значение будет распознано правильно.

Ввод данных в ячейку

Ввод данных в ячейку


Для ввода данных в ячейку выделите ее щелчком мыши. Адрес текущей ячейки указывается в поле Имя (Name) (на Рисунок 14.1 в нем отображен адрес ячейки D7). Символы можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите кнопку


Рисунок 14.1 Ввод данных в ячейку


В ячейки Excel можно поместить текст, числа, даты, время, и формулы. Их ввод в ячейку и отображение в таблице рассмотрены ниже. Ввод формулы в ячейку рассмотрен в главе 16.

Ввод даты и времени

Ввод даты и времени


Даты и время могут быть представлены в различных форматах. Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквы AM или РМ. В случае отсутствия указаний на 12-часовой формат время воспринимается в 24 часовом формате. Поэтому 7:55 воспринимается как 7 часов 55 минут утра (AM). Для 7:55 вечера надо после цифр указать РМ или ввести 19:55. Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел. С данными типа дата и время можно выполнять различные арифметические и логические операции.
Формат для текущей даты и времени и символы, использующиеся в качестве разделителей, например, двоеточие ":" или точка "." в стандарте России устанавливаются с помощью значка Язык и стандарты (Regional settings) панели управления. Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel все даты сохраняются как последовательные числа, время сохраняется в виде десятичной дроби.
По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Ввод и редактирование данных Excel

Ввод и редактирование данных Excel


В этой главе вы познакомитесь со следующими темами:

различные способы ввода данных в ячейку и их редактирование;

выполнение различных операций с ячейками: копирование, перемещение, вставка, удаление, вставка примечаний, защита;

поиск и замена данных;

вставка примечания, содержащего дополнительную информацию.

Ввод одного и того же значения

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно


Для ввода одного и того же значения в несколько ячеек одновременно выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные, удерживая нажатой клавишу Ctrl для выделения несмежных ячеек. (Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными.) Введите данные и нажмите одновременно клавиши Ctrl+Enter.

Ввод последовательности чисел пат и времени

Ввод последовательности чисел, пат и времени


Для ввода последовательности чисел, дат и времени можно использовать прогрессии. Например, для получения числовой последовательности в ячейках ВЗ:В9, показанной на Рисунок 14.9 выполним следующие действия:

введем число 1 в ячейку ВЗ;

выделим последующие ячейки столбца (В4:В7);

Ввод символов денежных единиц разных стран

Ввод символов денежных единиц разных стран


Чтобы автоматизировать ввод символов денежных единиц какой-либо страны, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Число (Number) . В списке Числовые форматы (Category) выберите формат отображения числовых данных: Денежный (Currency) (Рисунок 14.2). В раскрывающемся списке Обозначение (Symbol) выберите нужную страну. Для использования выбранного символа в таблице Excel выделите числовые данные и нажмите кнопку Денежный формат (Currency) на панели инструментов Форматирование.
Для ввода символа евро можно использовать следующие клавиши:

Alt+0136 — при настройке на символы кириллицы;

Alt+0128 — при настройке на английский язык.

Число можно ввести с цифровой клавиатуры, если включен индикатор Num Lock.

Ввод текста

Ввод текста


Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому, краю ячейки (буква "А" в ячейке В2 на Рисунок 14.1), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить расположение текста в ячейке путем ее форматирования. Горизонтальное и вертикальное выравнивание текста и чисел в ячейках рассмотрено в главе 15,в разделе "Форматирование ячеек".
Если введенный в ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отображается в соседних справа пустых ячейках (см. "Стоимость продажи" в ячейке В4). Если расположенная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размещена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.
При вводе числа, которое должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде '4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отображается зеленый индикатор. С апострофа надо начинать вводить текст, перед которым стоит знак "=". Конвертирование числовых данных хранящихся как текст в числа рассмотрено в конце этого раздела.

Ввод в ячейку ранее использованных

Рисунок 14.3 Ввод в ячейку ранее использованных слов с помощью контекстного меню


В Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

Выделение данных

Выделение данных


Выделение в Excel используется перед выполнением таких операций, как копирование, перемещение, удаление, форматирование. Можно выделить одну или несколько ячеек, строк, столбцов, листов или книг. Для выделения можно использовать мышь, команды меню или клавиатуру.
Выделенная ячейка является активной. В нее производят ввод данных. Вокруг выделенной ячейки, группы ячеек или диапазона видна черная рамка. Выделение отменяется при последующем щелчке мыши вне места выделения или при нажатии на клавишу управления курсором.

Выделение диапазона ячеек

Выделение диапазона ячеек


Диапазон образуется двумя или более ячейками листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными. Соответственно совокупность двух или более выделенных ячеек или диапазонов, которые не граничат друг с другом, называют несмежным диапазоном. Обычно в качестве диапазона рассматривается прямоугольная область, содержащая ячейки нескольких столбцов и строк. Активная ячейка выделенного диапазона имеет белый фон, остальные отличаются цветом.
Диапазон ячеек можно выделить следующими способами:

ввести в поле Имя (Name) адрес левой верхней ячейки (ее называют ячейкой привязки) и через двоеточие адрес правой нижней ячейки, затем нажать клавишу Enter;

мышью с нажатой кнопкой, перемещая ее, например, от левой верхней ячейки к правой нижней. В процессе выделения в поле Имя (Name) будет отображаться количество выделяемых строк (R) и столбцов (С), например, 2Rx3C (Рисунок 14.6). После того как вы отпустите кнопку мыши, в поле Имя (Name) отобразится адрес ячейки привязки;

Рисунок 14.6 Выделение диапазона ячеек

мышью, указав на первую выделяемую ячейку и, после нажатия клавиши Shift, на последнюю. Для перемещения к последней ячейке при выделении большого диапазона можно использовать полосы прокрутки;

с клавиатуры, удерживая нажатой клавишу Shift и расширяя клавишами управления курсором зону выделения, например, от левой верхней ячейки к правой нижней.

Диапазон ячеек непрямоугольного вида определяется как последовательность адресов, составляющих его прямоугольных поддиапазонов, отделенных друг от друга точкой с.запятой, например С6: Е8; С9; С10:Е12; С13. Чтобы добавить новый диапазон ячеек к ранее выделенному, нажмите клавишу Shift, а затем укажите на последнюю ячейку, которую следует включить в дополнительно выделяемый диапазон.

Выделение листа 1 — заголовок

Рисунок 14.7 Выделение листа: 1 — заголовок столбца, 2 — кнопка выделения листа, 3 — заголовок строки

Выделение листа

Выделение листа


Для выделения листа целиком нажмите кнопку (п. 2 на Рисунок 14.7), расположенную в левом верхнем углу листа на пересечении заголовков строк и столбцов (Рисунок 14.7). С клавиатуры лист можно выделить, нажав на клавиши Shift+ Ctrl+Space или Ctrl+Ф (Ctrl+A).

Выделение строк или столбцов

Выделение строк или столбцов


Для выделения всей строки щелкните ее заголовок у левой границы окна (п. 3 на Рисунок 14.7) или установите в ней курсор и нажмите клавиши Shift+Пробел, аналогично для выделения столбца щелкните его заголовок в верхней части таблицы (п. 1 на Рисунок 14.7) или установите в нем курсор и нажмите клавиши Ctrl+Пробел. Для выделения группы строк или столбцов переместитесь по их заголовкам, удерживая нажатой кнопку мыши.

Выявление ояновременно нескольких листов книги

Выявление ояновременно нескольких листов книги


Для выполнения некоторых операций одновременно с несколькими листами, например, для вставки или удаления листов, выделите их. Выделение расположенных подряд листов выполните следующим образом:

щелкните мышью по ярлычку первого листа;

нажмите клавишу Shift и, не Отпуская ее, щелкните по ярлычку последнего выделяемого листа.

Для выделения нескольких листов, расположенных не подряд, после выделения первого листа нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть ярлычок следующих выделяемых листов. Чтобы отменить выделение ячеек, достаточно щелкнуть любую ячейку.
Диапазон, выделенный на нескольких листах, называется трехмерным. Трехмерные ссылки используют, например, при работе со статистическими функциями.

в ячейку числовых данных, выберите

Выводы

1. Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Число (Number).
2. Прямоугольный диапазон смежных ячеек определяется адресами левой верхней и правой нижней ячеек, между которыми в качестве разделителя ставят двоеточие (АЗ:С4). Адреса ячеек можно набирать как в верхнем, так и в нижнем регистре.
3. Чтобы сделать копии данных для повторения их в других местах, выделите данные и выберите в меню Правка (Edit) команду Копировать (Сору). Если данные следует переместить, то в меню Правка (Edit) выберите команду Вырезать (Cut).
4. Для копирования содержимого ячеек в смежные ячейки удобно использовать маркер заполнения — небольшой черный квадрат в углу активной ячейки или выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.
5. Средства Автозаполнения позволяют автоматически продолжить ряд ячеек, значения которого изменяются по определенному закону, например, список названий месяцев, дней недели, и т.п. в рядом расположенных ячейках.
6. Под специальной (выборочной) вставкой подразумевают вставку не всего содержимого ячейки, а только формулы, значения, комментарии и т.д. В этом случае для вставки содержимого ячеек из буфера обмена выберите команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit) и в появившемся диалоговом окне в группе- Операция (Operation) установите переключатель в требуемое положение (Рисунок 14.12).
7. Чтобы вставить примечание, содержащее дополнительную информацию, в любую ячейку рабочей книги, выделите ячейку и выберите команду Примечание (Comment) в меню Вставка (Insert).

Задание числового формата

Рисунок 14.2 Задание числового формата

Замена символов

Замена символов


Для автоматизации замены одного или нескольких символов, слова или фрагмента текста установите указатель на то место, откуда начнете замену, выберите в меню Правка (Edit) команду Заменить (Replace) . Для отображения на экране диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace) с открытой вкладкой Заменить (Replace) с клавиатуры (Рисунок 14.16) нажмите сочетание клавиш Ctrl+p (Ctrl+H).

Заполнение ячеек определенной последовательностью данных

Заполнение ячеек определенной последовательностью данных


Введите в ячейку название месяца или дня недели. Затем подведите указатель к маркеру заполнения (небольшой черный квадрат в правом нижнем углу ячейки) и, когда указатель принимает вид черного креста, нажмите левую кнопку мыши и переместите мышь в нужном направлении до последней ячейки, в которой должна содержаться вводимая последовательность. Чтобы вывести на экран контекстное меню с параметрами заполнения, перетащите маркер заполнения, удерживая нажатой правую кнопку мыши.
В качестве примера в первую ячейку последовательности С2 ведем "январь" и перетащим маркер заполнения до ячейки G2 (Рисунок 14.8). Выделенная область заполнится названиями месяцев. Аналогично, введем цифры 1 и 2 в ячейки ВЗ, В4, выделим диапазон (ВЗ:В4) и перетащим маркер заполнения до В7. Выделенная область заполнится цифрами 1, 2, 3 .. 7.

Заполнение ячеек подобными данными

Рисунок 14.8 Заполнение ячеек подобными данными


Кнопка действий смарт-тегов предложит вам на выбор несколько вариантов действий: Копировать ячейки (Copy Cells), Заполнить (Fill Without Formatting), Заполнить только форматы (Fill Formatting Only ) и т.д.
Автозаполнение можно выполнить с помощью команды Заполнить (Fill ) меню Правка (Edit) или контекстного меню, которое появляется при перемещении маркера заполнения правой кнопкой мыши. Например, для заполнения прямоугольного диапазона СЗ:С10 числом 124, хранящимся в ячейке С2, выделите диапазон С2:С10 так, чтобы ячейка С2 оставалась активной, и выберите1 в меню Правка (Edit) команду Заполнить (Fill), Вниз (Down) . Все ячейки диапазона С2:С10 заполнятся числом 124. Если переместить маркер заполнения ячейки С2 правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Заполнить (Fill Series), то ячейки С3 — С10 заполнятся числами 125, 126, 127 и т.д.

Краткий обзор Microsoft Office 2003

Автоформат

Автоформат


Excel позволяет профессионально оформить таблицу по выбранному образцу из набора различных форматов. Для быстрого оформления таблицы выделите прямоугольный диапазон с данными и выберите в меню Формат (Format) команду Автоформат (AutoFormat). Диалоговое окно команды (Рисунок 15.12) содержит список форматов, отличающихся обрамлением и заливкой ячеек, параметрами шрифта и цветовым оформлением. Автоформат располагает заголовки строк и столбцов соответственно в левом столбце и верхних строках. Выделите понравившийся вам образец автоформата в диалоговом окне.
Если нажать кнопку Параметры (Options), то внизу окна отобразятся дополнительные параметры применения автоформата, объединенные в группу Изменить (Formats to apply). Они позволяют изменить формат чисел (Number), шрифт (Font), выравнивание (Alignment), рамки (Border), узоры (Patterns), ширину и высоту (Width/Height). Снимите флажки с атрибутов, которые не нужно применять к элементам таблицы и нажмите кнопку ОК. Выбранный формат будет автоматически применен к таблице.

Диалоговое окно Автоформат после нажатия кнопки Параметры

Рисунок 15.12 Диалоговое окно Автоформат после нажатия кнопки Параметры


Для удаления форматирования, выполненного с помощью команды Автоформат (AutoFormat) выделите диапазон ячеек и выберите в меню Формат (Format) эту команду. В диалоговом окне Автоформат (AutoFormat) выберите вариант Нет (None) и нажмите кнопку ОК.

Диалоговое окно Формат ячеек Открытая

Рисунок 15.1 Диалоговое окно Формат ячеек. Открытая вкладка Выравнивание позволяет задать выравнивание символов и поворот текста в ячейке

по левому краю (отступ) (Left (Indent)) — содержимое ячейки выравнивается по левому краю (ячейка С1);

по центру (Center) — содержимое ячейки выравнивается по центру (ячейка D1);

по правому краю (Right) — содержимое ячейки выравнивается по правому краю (ячейка А2);

с заполнением (Fill) позволяет заполнить ячейку повторяющимися символами, которые находились в ячейке на момент выбора. Например, если в ячейку будет введен символ "&123" после выбора этого параметра, то ячейка заполнится символами "&123&123" (ячейка В2);

по ширине (Justify) — содержимое ячейки выравнивается по левому и правому краю. В случае, если текст не помещается по ширине в одной строке, то он разбивается на несколько строк (ячейка СЗ);

по центру выделения (Center across selection) — содержимое ячейки центрируется не только по центру самой ячейки, но и по центру выделенного диапазона, что позволяет выровнять заголовки. Необходимый диапазон должен быть выделен до выбора команды и выбора элемента списка (диапазон А5:С7).

Диалоговое окно Формат ячеек с

Рисунок 15.9 Диалоговое окно Формат ячеек с открытой вкладкой Вид, позволяющей задать узор и цвет заливки ячеек

В раскрывающемся списке Узор (Pattern) можно выбрать шаблон узора ячеек.

В рамке Образец (Sample) демонстрируется внешний вид ячейки после выбора всех параметров.

Закрасить фон выделенных ячеек в понравившийся вам цвет можно также с помощью кнопки Цвет заливки (Fill Color) панели инструментов Форматирование. Цвет выбирается после нажатия кнопки со стрелкой, направленной вниз, из палитры цветов щелчком мыши поля соответствующей окраски.

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 15.10 Диалоговое окно, используемое для задания высоты строки в пунктах

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 15.11 Диалоговое окно, используемое для задания ширины столбца в пунктах


Команда Столбец (Column), Скрыть (Hide) в меню Формат (Format) позволяет не показывать выделенные столбцы, чтобы скрыть данные на экране и при печати или освободить место на экране для отображения соседних частей таблицы. (Аналогичная команда применяется для строк.)
Для отображения скрытых строк или столбцов на экране выделите столбцы или строки, между которыми должна появиться спрятанная часть таблицы, и воспользуйтесь в меню Формат (Format) командой Отобразить (Unhide). Для отображения всех скрытых строк листа выделите лист и выберите команды Строка (Row), Отобразить (Unhide) в меню Формат (Format). Для отображения всех скрытых столбцов листа выделите лист и выберите команды Столбец (Column), Отобразить (Unhide) в меню Формат (Format). (Лист можно выделить нажатием кнопки, которая находится на пересечении заголовков строк и столбцов.)
Чтобы вернуться к стандартной ширине столбца, выберите команды Столбец (Column), Стандартная ширина (Standard Width) в меню Формат (Format). Для установки высоты строки, соответствующей максимальному размеру шрифта, введенного в ячейки, выберите в меню Формат (Format) команды Строка (Row), Автоподбор высоты (AutoFit). Команду можно выбрать до ввода данных в ячейки строки.
Для задания ширины .столбца по самой заполненной в ширину ячейке выделите ее и выберите в меню Формат (Format) команды Столбец (Column), Автоподбор ширины (AutoFit) или выделите столбец и дважды щелкните его правую границу в области заголовка.

Диалоговое окно позволяющее снять защиту книги

Рисунок 15.17 Диалоговое окно, позволяющее снять защиту книги

Диалоговое окно позволяющее установить защиту листа

Рисунок 15.15 Диалоговое окно, позволяющее установить защиту листа




Рисунок 15.16 Диалоговое окно, позволяющее установить защиту книги


При необходимости введите пароль в поле Пароль (Password).

Диалоговое окно позволяющее установить

Рисунок 15.14 Диалоговое окно, позволяющее установить защиту ячейки или скрыть формулу

Диалоговое окно Стиль

Рисунок 15.13 Диалоговое окно Стиль


Для быстрого применения стандартных стилей к числам в выделенных ячейках нажмите кнопку Формат с разделителями (Comma Style), Денежный формат (Currency) или Процентный формат (Percent Style) на панели инструментов Форматирование. Если для оформления рабочего листа используется несколько форматов, то им можно присвоить имя стиля.

и защита листа Excel 2003

Форматирование и защита листа Excel 2003

Форматирование позволяет более наглядно отобразить числовые или текстовые данные, хранящиеся в электронной таблице. В этой главе вы познакомитесь со следующими вопросами:

форматирование ячеек, строк и столбцов;

копирование форматов;

защита ячеек, листов и книг и их удаление.

Напомним, что форматы чисел, выравнивание текста и чисел в таблице рассмотрено в главе 14, в разделе "Ввод данных в таблицу".

Форматирование ячеек

Форматирование ячеек


Команда Формат ячеек (Format Cells) есть в контекстном меню, которое отображается после щелчка правой кнопкой мыши выделенной ячейки.

Форматирование строк и столбцов

Форматирование строк и столбцов


Форматирование строки позволяет изменить ее высоту или скрыть, форматирование столбца — изменить его ширину или скрыть. Форматирование строки и столбца производят для более наглядного представления таблицы, ее заголовков, для выделения итоговых результатов.

Форматирования символов

Форматирования символов


Перечень всех установленных на компьютере шрифтов приводится в списке Шрифт (Font). По умолчанию в этом поле установлен шрифт Anal. Выбрав шрифт, нажмите кнопку мыши. Назначение отдельных элементов вкладки Шрифт рассмотрено в главе 6, в разделе "Использование различных шрифтов для оформления документа".

Горизонтальное и вертикальное

Горизонтальное и вертикальное выравнивание текста и чисел в ячейках


Используя вкладку Выравнивание (Alignment) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells), можно выполнить горизонтальное и вертикальное выравнивание текста и чисел в ячейках (Рисунок 15.1). Возможность расположить содержимое ячеек не только горизонтально, но под заданным углом позволяет освободить больше места для просмотра данных. При изменении выравнивания тип данных остается прежним.
В поле с раскрывающимся списком по горизонтали (Horizontal) можно выбрать один из следующих элементов:

по значению (General) — параметр выравнивания содержимого ячейки, используемый по умолчанию. Когда установлен этот параметр Excel выравнивает текст по левому краю, числа — по правому, а логические значения или сообщения об ошибках выравниваются по центру (ячейки А1 и В1 на Рисунок 15.2);

Использование команд меню для

Использование команд меню для форматирования строк и столбцов


В диалоговом окне Высота строки (Row Height) (Рисунок 15.10) задайте размер выделенных строк в пунктах от 0 до 409,5 (пункт обозначается буквами pt, 1 pt = 0,352мм = 1/72 дюйма). При нулевом значении высоты строка становится скрытой. Стандартная высота строки составляет 1,275 высоты шрифта.
Чтобы изменить ширину одного или нескольких столбцов, выделите их заголовки, выберите в меню Формат (Format) команды Столбец, Ширина (Column, Width), и в диалоговом, окне Ширина столбца (Column Width) введите нужную величину в пунктах (Рисунок 15.11). Если задать 0, то столбец становится скрытым. С этой же целью можно выделить одну или несколько строк (группу ячеек) и выбрать в меню Формат (Format) команду Строка (Row), Скрыть (Hide).

Использование рамок и обрамляющих линий в ячейках

Использование рамок и обрамляющих линий в ячейках


Рамки и обрамляющие линии помогают более наглядно оформить создаваемый документ.
В группе Линия (Line) выберите, какой вариант линии вы хотите использовать.

В группе Все (Presets) можно отказаться от проведения границы, выбрав нет (None), или провести линии: внешние (Outline), внутренние (Inside).

В группе Отдельные (Border) щелчком мыши нажмите кнопки линий, которые вы хотите провести или снять. Например, чтобы провести левую границу, очерчивающую блок, нажмите кнопку с изображением этой линии

Изменение ширины столбца с помощью мыши

Изменение ширины столбца с помощью мыши


Для изменения ширины столбца с помощью мыши установите курсор на правой границе столбца и перемещайте ее до тех пор, пока ширина столбца не достигнет необходимого размера.. Для изменения ширины нескольких столбцов выделите их и переместите в строке заголовков столбцов правую границу. Чтобы изменить ширину всех столбцов на листе, нажмите кнопку Выделить все, а затем переместите границу заголовка любого столбца. Для подгонки ширины столбца в соответствии с содержимым его ячеек, установите указатель на правую границу заголовка, и дважды нажмите кнопку мыши.

Изменение высоты строки с помощью мыши

Изменение высоты строки с помощью мыши


Для изменения высоты строки с помощью мыши установите курсор на нижнюю линию сетки в поле заголовков строк. Курсор примет вид перекрестия со стрелками, направленными в противоположные стороны. Удерживая нажатой кнопку мыши, переместите нижнюю границу заголовка строки до тех пор, пока высота строки не достигнет необходимого размера. Для изменения высоты нескольких строк выделите эти строки, а затем переместите нижнюю границу загголовка строки. Чтобы изменить высоту всех строк на листе, нажмите кнопку Выделить все, а затем переместите нижнюю границу заголовка любой строки. Для подгонки высоты строки с содержимым ее ячеек установите указатель на нижнюю границу заголовка, и дважды нажмите кнопку мыши.

Копирование форматов прямоугольного

Копирование форматов прямоугольного диапазона в один или несколько диапазонов


Для копирования форматов прямоугольного диапазона в один или несколько диапазонов выделите диапазон или левую верхнюю ячейку диапазона, формат которого будет копироваться, и выполните те же действия, что при копировании формата одной ячейки.

Копирование форматов

Копирование форматов


Excel позволяет копировать не только содержимое ячейки или диапазона, но и их формат.
Копирование формата ячейки или диапазона диапазон
Чтобы скопировать формат одной ячейки в диапазон, выделите эту ячейку и выполните следующие действия:

выберите в меню Правка (Edit) команду Копировать (Сору);

выделите диапазон, в который будет скопирован формат;

выберите команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit);

в диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special) в группе Вставить (Paste) поставьте переключатель в положение Форматы (Formats) и нажмите кнопку ОК.

Формат выделенной ячейки можно скопировать с помощью кнопки Формат по образцу (Format Painter) панели инструментов Стандартная. Для выполнения копирования выполните следующие действия:

выделите ячейку, формат которой копируется;

нажмите кнопку Формат по образцу (Format Painter). Указатель принимает вид знака плюс, рядом с которым расположена кисть;

выделите ячейки, в которые копируется формат.

Панель инструментов Граница Инструменты

Рисунок 15.8 Панель инструментов Граница. Инструменты: 1 — Нарисовать границу/Сетка по границе рисунка, 2 — Стереть границу, 3 — Вид линии, 4 — Цвет линии

Применение стилей

Применение стилей


При оформлении книги Excel можно использовать различные форматы. Набор форматов, например размер шрифта, узоры и выравнивание, которые можно создавать и сохранять как единое целое называется стилем. По умолчанию для всех ячеек рабочего листа используется стиль Обычный. Для применения другoго стиля выделите ячейки, формат которых необходимо изменить, и в меню Формат (Format) выберите команду Стиль (Style). В поле Имя стиля (Style Name) выберите нужный стиль (Рисунок 15.13). Снимите флажки тех форматов, которые не будут применяться.

Пример форматирования таблицы

Рисунок 15.18 Пример форматирования таблицы


Для столбца В ввели Модель, для остальных — Январь, Февраль, Март, Апрель Май.
Для создания линий границ таблиц, выбрали команду Ячейки в меню Формат, открыли вкладку Граница, задали Тип линии для внешних и внутренних границ.
2. В таблице, приведенной в п.1 выполните форматирование заголовков. Выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format), откройте вкладку Выравнивание (Alignment) окна Формат ячеек (Format Cells) (Рисунок 15.1) и проведите горизонтальное и вертикальное выравнивание заголовков. Расположите надписи горизонтально, вертикально и под углом 30 градусов.
3. Выберите команду Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format) для форматирования таблицы, созданной согласно упражнению 1. Посмотрите, как изменится вид таблицы после выбора одного из форматов.

Различные способы ориентации содержимого ячейки

Рисунок 15.5 Различные способы ориентации содержимого ячейки

Различные способы отображения содержимого ячейки

Различные способы отображения содержимого ячейки


В рамке Отображение (Text control) на вкладке Выравнивание (Alignment) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells) (см. Рисунок 15.1) можно установить следующие флажки:

переносить по словам (Wrap text) — позволяет отображать данные в ячейке в нескольких строк, если в ячейке видны не все данные. Это дает возможность не менять ширину столбца или размер шрифта (ячейка А2 на Рисунок 15.4). Отметим, что можно не устанавливать флажок, а для разделения текста на отдельные строки в месте расположения курсора, нажать клавиши Alt+Enter;

объединение ячеек (Merge cells) — позволяет объединить две или более ячейки выделенного диапазона в одну. Во вновь образованной ячейке можно задать другой формат. Для ссылки на объединенные ячейки используется верхняя левая ячейка исходного диапазона (диапазон А4:В5);

Рисунок 15.4 Различные способы отображения содержимого ячейки

автоподбор ширины (Shrink to fit) — обеспечивает уменьшение размеров символов шрифта так, чтобы содержимое ячейки умещалось в столбце (ячейка СЗ);. При изменении ширины столбца размер символов изменяется автоматически.

Различные варианты проведения границы ячеек

Рисунок 15.7 Различные варианты проведения границы ячеек


Для изменения типа линии уже существующей рамки выделите ячейки, на которых рамка отображена. На вкладке Граница (Border) в поле Тип линии (Line) выберите необходимый тип, а затем в диаграмме, расположенной ниже поля Отдельные (Border), укажите границу, которую необходимо изменить.

Различные варианты выравнивания

Рисунок 15.2 Различные варианты выравнивания содержимого ячейки по горизонтали


В раскрывающемся списке по вертикали (Vertical) (см. Рисунок 15.1) можно выбрать следующие элементы:

по верхнему краю (Тор) — содержимое ячейки выравнивается по верхнему краю ячейки (ячейка A3 на Рисунок 15.3);

по центру (Center) —содержимое ячейки выравнивается по центру ячейки (ячейка А4);

по нижнему краю (Bottom) — содержимое ячейки выравнивается по нижнему краю ячейки (ячейка А5);

по высоте (Justify) — содержимое ячейки выравнивается по верхнему и нижнему краям ячейки. Если текст не помещается в ячейку ее высота автоматически увеличивается для его размещения (ячейка А7).

Выбрав элемент списка нажмите кнопку ОК.


Рисунок 15.3 Различные варианты выравнивания содержимого ячейки по вертикали

Рисование границ с помощью панели инструментов Граница

Рисование границ с помощью панели инструментов Граница


На панели инструментов Форматирование нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы (Borders) и выберите в раскрывающемся списке элемент Нарисовать границы (Draw Borders) (Рисунок 15.7). На экране отобразится панель инструментов Граница (Рисунок 15.8). Для рисования линий по границам ячейки или выделенного диапазона ячеек выберите инструмент Граница рисунка (Draw Border). Инструмент Сетка по границе рисунка (Draw Border Grid) позволяет быстро провести границы ячеек выделенного диапазона. Другие кнопки панели инструментов Граница позволяют выбрать вид и цвет линии. Отметим, что меню кнопки Нарисовать границы можно переместить мышью в удобное для пользователя место.

Рисование границ с помощью панели

Рисование границ с помощью панели инструментов Форматирование


Чтобы использовать ранее выбранный тип рамки для рисования границ ячеек, нажмите кнопку Границы (Borders) на панели инструментов Форматирование. Для использования другого типа рамки нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы (Borders) и выберите требуемый тип рамки из списка (Рисунок 15.7).

Рисование границы ячеек

Рисование границы ячеек


Для создания границы ячеек можно использовать карандаш. На панели инструментов Форматирование в раскрывающемся списке Границы выберите пункт Нарисовать границы. Используйте карандаш для создания необходимой границы. Имеется возможность изменения цвета, толщины и стиля линии а также отображения сетки по границам ячеек.

Удаление защиты листа или книги

Удаление защиты листа или книги


Для удаления защиты листа выберите в меню Сервис (Tools) команду Защита (Protection), Снять защиту листа. Если для защиты листа был установлен пароль, то необходимо ввести этот пароль в диалоговое окно Снять защиту листа (Unprotect Sheet). Аналогичным образом можно снять защиту книгу, выбрав в меню Сервис (Tools) команду Защита (Protection), Снять защиту книги (Unprotect Workbook) (Рисунок 15.17). Если для защиты книги был установлен пароль, то следует ввести этот пароль и нажать кнопку ОК.

в ней несколько наименований товаров

Упражнения

1. Создайте таблицу Excel, укажите в ней несколько наименований товаров и приведите их продажу за несколько месяцев. Выполните заголовок таблицы шрифтом Times New Roman, полужирный размер 20 и расположите erg в ячейке В15. Используйте средства Автозаполнения при вводе названий месяцев. Измените в таблице высоту строк. Для уменьшения ширины столбцов расположите их заголовки вертикально. Очертите границы таблицы жирной линией.
В качестве примера на Рисунок 15.18 показана таблица Продажа автомобилей. Заголовок таблицы написан полужирным шрифтом Times New Roman. Размер шрифта 26. Высота строки увеличена до 30. Для заголовков столбцов выделили диапазон B4:G4 и, выбрав команду Ячейки в меню Формат, открыли вкладку Шрифт и задали Anal, полужирный, размер 12. Для вертикального расположения заголовков столбцов использовали вкладку Выравнивание (Alignment). Ее открыли после выделения диапазона ячеек B4:G4, выбрав команду Ячейки в меню Формат. Для этого диапазона в меню Формат выбрали команду Строка, Автоподбор высоты.

Вращение границ

Вращение границ


Для применения рамок к выделенным ячейкам, содержащим повернутый текст, используйте кнопки Внешние (Outline) и Внутренние (Inside) на вкладке Граница (Border). Рамка будет проведена на границах ячеек, повернутых на тот же угол, что и текст.

Вращение текста

Вращение текста


Данные в столбце часто занимают гораздо меньше места, чем заголовок столбца. Чтобы не создавать неоправданно широкие столбцы и не использовать сокращения в заголовках столбцов, можно повернуть текст, задав в группе Ориентация (Orientation) расположение текста в ячейках под углом к горизонтали (см. Рисунок 15.1). Угол поворота задается в поле градусов (Degrees) или перемещением до требуемого значения стрелки после слова Надпись (Text). Текст в ячейке можно расположить вертикально (в виде столбика) (ячейка Е1 на Рисунок 15.5).

Выбор границы для ячейки или блока ячеек

Рисунок 15.6 Выбор границы для ячейки или блока ячеек

Выбор узора и цвета фона ячеек

Выбор узора и цвета фона ячеек


Для более наглядного оформления данных можно для ячеек использовать различные цвета фона и узоры.

Для форматирования ячеек выделите их,

Выводы

1. Для форматирования ячеек выделите их, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и используйте соответствующую вкладку.
2. Чтобы изменить высоту строк, выделите заголовки строк, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Высота строки или в меню Формат (Format) выберите команды Строка (Row), Высота (Height).
3. Чтобы изменить ширину одного или нескольких столбцов, выделите их заголовки, выберите в меню Формат (Format) команды Столбец (Column), Ширина (Width) и в диалоговом окне Ширина столбца (Column Width) задайте ширину столбца в пунктах.
4. Команда Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format) позволяет профессионально оформить таблицу за счет использования стилей оформления таблицы.
5. Если скопировать формат Общий (General) в ячейку с датой, то дата будет отображена в виде числа, показывающего столько дней прошло с 1 января 1900 года, например, вместо 5 апреля 2001 года мы увидим число 36986.
6. Для защиты листа или рабочей книги от исправлений выберите в меню Сервис (Tools) команды Зашита (Protection), Защитить лист (Protect Sheet) или Защита (Protection), Защитить книгу (Protect Workbook).

Защита ячеек листов и книг

Защита ячеек, листов и книг


Excel позволяет избежать несанкционированного изменения данных, а также скрыть часть информации установкой защиты ячеек, листов и рабочих книг. Например, можно скрыть формулы, чтобы они не появлялись в строке формул, если вы не хотите показывать их посторонним.

Защита ячеек

Защита ячеек


Защита ячеек не действует, если не включена защита листа.

Защита книги

Защита книги


Защита книги, как правило, производится в тех случаях, когда информация, подлежащая защите, находится на нескольких листах. Защита паролем книги позволяет сохранить ее структуру и избежать вставки, перемещения или удаления листов.
В диалоговом окне Защита книги (Protect Workbook) (Рисунок 15.16) установите флажки:

структуру (Structure) — обеспечивает защиту структуры книги, что предотвращает удаление, перенос, скрытие, открытие, переименование и вставку новых листов;

окна (Windows) — предотвращает перемещение, изменение размеров, скрытие, показ и закрытие окон.

Защита листов

Защита листов


Если необходимо защитить лист от несанкционированного внесения в него изменений, можно присвоить документу пароль, предотвращающий открытие файла пользователями, которые не имеют права доступа к документу.
Откроется диалоговое окно, показанное на Рисунок 15.15. В поле Пароль для отключения защиты листа (Password to unprotect sheet) введите пароль, который может содержать до 255 символов. При вводе пароля различаются строчные и прописные символы. В рамке Разрешить всем пользователям этого листа (Allow all users of this worksheet to) -можно установить флажки, разрешающие пользователям форматирование ячеек, столбцов, строк, вставку столбцов, строк, удаление столбцов, строк и т.д.

Краткий обзор Microsoft Office 2003

Абсолютная и относительная ссылка

Абсолютная и относительная ссылка


Ссылка — это указание адреса ячейки. Различают относительные или абсолютные ссылки.
Например, нам надо подсчитать сумму чисел, хранящихся в ячейках Al, A2, A3. Щелкнем дважды ячейку А5, и поместим в нее формулу=А1+А2+АЗ. Чтобы вычислить сумму чисел, хранящихся в ячейках Cl, C2, СЗ, можно не писать заново формулу, а скопировать ее из ячейки А5 в G5 (см. главу 14, раздел "Копирование и перемещение содержимого ячеек"). Excel автоматически изменит относительные ссылки и формула примет вид =С1+С2+СЗ. Измененную формулу можно увидеть, щелкнув ячейку С5. (Для отображения формул в окне приложения установите флажок формулы на вкладке Вид диалогового окна Параметры (Рисунок 19.8).)
Например, если скопировать формулу из ячейки А7 с абсолютными ссылками в ячейку С7, то формула не изменится. Для указания абсолютной ссылки используется знак доллара $. $А$7, $С$7 (Рисунок 16.3). Адреса ячеек, использованные в формуле, и границы этих ячеек будут закрашены в одинаковые цвета.

Арифметические операторы

Арифметические операторы


Арифметическими операторы получили наиболее широкое распространение. Они обеспечивают сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, нахождение процента по данным, приведенным в ячейках электронной таблицы. Примеры использования арифметических операторов приведены в таблице 16.2. Предполагается, что в ячейках Al, A2 и A3 содержатся числа 4, 5 и 10 соответственно.
Таблица 16.2. Примеры использования арифметических операторов

Оператор	Пример формулы	Результат
+	А1+А2	9
-	А2-А1	1
*	А1*А2	20
/	АЗ/А2	2
л	АГ2	16
%	2Л3	8

Excel выполняет вычисления в формулах слева направо и соблюдает принятый в математике приоритет выполнения арифметических операций. Первыми выполняются операции возведения в степень, затем умножение и деление, в последнюю очередь сложение и вычитание, для изменения порядка выполнения операций используются скобки.
Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются, например:
=(АЗ+15)/В4,
где A3, В4 — ссылки на ячейки, 15 — числовая константа, "+" и "/" — операторы сложения и деления.
Операции в скобках выполняются первыми. Например, в формуле =(А1+А2+АЗ)/3 сначала вычисляется сумма чисел, содержащихся в ячейках Al, A2 и A3, потом найденная сумма делится на 3, в то время как в формуле =А1+А2+АЗ/3 на 3 делится только последнее слагаемое, а не вся сумма. Внутри скобок можно помещать другие скобки, что называется вложением скобок.

Автокоррекция при вводе формул

Автокоррекция при вводе формул


Excel 2003 может распознать наиболее распространенные ошибки, допускаемые пользователями при вводе формул в ячейку. Например, автоматически исправляются ошибки, связанные с неправильными ссылками, полученными в результате перемещения ячеек. Введенный по ошибке символ "х" автоматически преобразовывается в знак умножения и т.д. При этом на экране появляется запрос о необходимости произвести исправление.
Использование поля Введите вопрос пая решения вопросов, связанных с использованием функции
Для решения вопросов, связанных с использованием функции, ее синтаксисом, определением к какой категории она относится, можно ввести название функции в поле Введите вопрос (Type a question for help) и нажать клавишу Enter. Так, если у вас возникли вопросы по использованию корреляционной функции, введите в поле: корреляция (correlation). Будут предложены возможные варианты использования функции (Рисунок 16.7).

Диалоговое окно мастера функций

Рисунок 16. 5 Диалоговое окно мастера функций — шаг 1 из 2


момент элементы списка. В нижней части окна дается определение выделенной функции и ее аргументов. Чтобы получить описание функции, выберите функцию в списке и щелкните ссылку Справка по этой функции (Help on this function). Выделите нужную строку в списке Выберите функцию (Select a function) и нажмите кнопку (Жили клавишу Enter. 3. На экране отобразится диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments) (Рисунок 16.6). В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов, в нижней части — справочная информация: имя выбранной функции, все ее аргументы, назначение функции и каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы. В тех случаях, когда аргумент приведен полужирным шрифтом, он является обязательным, если обычным шрифтом, то его можно пропустить. Чтобы панель формул не закрывала диапазон ячеек с данными, ее можно переместить, удерживая нажатой кнопку мыши. Чтобы ввести в качестве аргумента ссылку на ячейку, щелкните значок

Диалоговое окно Выделение группы ячеек

Рисунок 16.13 Диалоговое окно Выделение группы ячеек

Формула массива

Формула массива


Если формула массива возвращает одно значение, укажите ячейку, в которую необходимо ввести формулу. Если формула массива возвращает несколько значений, то выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести формулу. Наберите формулу и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. При вводе формулы массива Excel автоматически заключает ее в фигурные скобки {} после нажатия указанных клавиш.
Использование массива позволяет ввести формулу один раз и не повторять ее для всех ячеек диапазона. В связи с тем, что массив обрабатывается как единый модуль, то нельзя перемещать или удалять часть массива.

Информация предоставляемая помощником о функции

Рисунок 16.7 Информация, предоставляемая помощником о функции


Нажмите кнопку интересующего вас варианта ответа. В приведенной справке будет указано назначение функции, ее синтаксис и даны примеры.

Использование формул в Excel

Использование формул в Excel


Excel содержит мощные средства вычислений по формулам. Формула позволяет определить значения в заданной ячейке листа.
В качестве операндов могут использоваться постоянные значения (числовые или текстовые константы), ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, заголовки, имена, функции, логические величины (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ) и массивы. Константой считается число или текст, которые непосредственно вводятся в ячейку, например, текст "Московские известия".
Формула также может включать встроенные функции, которые обеспечивают выполнение стандартных вычислительных операций. В Excel используется более 200 встроенных функций.
Для обращения к ячейке введите ее адрес в формуле. Например, если ввести в ячейкуА2 формулу =СЗ, то после пересчета текущего листа Excel в ячейке А2 покажет текущее значение СЗ.

Использование функций

Использование функций


Excel содержит обширный список стандартных функций, призванных облегчить выполнение простых и сложных вычислений.
Например, функция ДОХОД используется для вычисления дохода по облигациям, который составляет периодические процентные выплаты. Все функции имеют одинаковый формат записи, который включает имя функции и перечень аргументов. Аргументы располагаются в последовательности, определяемой синтаксисом функции, и разделяются запятой.
Запись функции начинается с указания ее имени, затем следует открывающаяся скобка, аргументы и закрывающая скобка. Функция может не иметь аргументов. Она может вводиться в ячейку листа как часть формулы. Функция позволяет выполнить вычисления на листах книги и на листах макросов.
Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложения функций. При неправильной записи формулы на экране может появиться сообщение о циклической ссылке. Имена функций можно набирать строчными буквами. Они будут преобразованы в прописные после нажатия клавиши Enter.
Для вставки функции нажмите кнопку Вставка функции (Insert Function), На экране отобразится панель формул (Formula Toolbar)

Использование панели формул для оценки дисперсии по выборке

Рисунок 16.6 Использование панели формул для оценки дисперсии по выборке

Использование ссыпок в формуле

Использование ссыпок в формуле


Формула может содержать ссылку на ячейку (ее адрес) или на диапазон ячеек, а также на имена, представляющие ячейки или диапазоны ячеек. Для описания ссылок на диапазоны ячеек используются операторы, приведенные в таблице 16.3.
Таблица 16.3. Операторы ссылки

Операторы ссылки	Значение (пример)
: (двоеточие)	Ставится между ссылками на первую и последнюю ячейки диапазона. Такое сочетание является ссыпкой на диапазон (В5:В15).
; (точка с запятой)	Оператор объединения. Объединяет несколько ссылок в одну ссылку (СУММ(В5:В15;О5:В15)).
(пробел)	Оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов (B7:D7 С6:С8).

Чтобы сослаться на диапазон ячеек, введите ссылку на верхнюю левую ячейку диапазона, поставьте двоеточие (:), а затем — ссылку на правый нижний угол диапазона. Например, А2:С5. Ссылка на все ячейки между 6-й и 15-й строками включительно имеет вид 6:15, на все ячейки в столбце С — С:С.
Для задания обращения ко всем ячейкам, находящимся в нескольких диапазонах одновременно используется пересечение. Для задания пересечения диапазонов используется пробел. Например, формула =СУММ(А2:ВЗ В2:СЗ) вычисляет сумму чисел в пересекающихся диапазонах А2:ВЗ и В2:СЗ. Для обращения ко всем ячейкам, включенным в два диапазона, используется объединение. Если в ячейке ВЗ записано Петров, а ячейке A3 — Владимир, то формула АЗ=ВЗ&", "&АЗ будет означать объединение указанных выше имен, разделенных запятой (Петров, Владимир). При использовании операторов объединения и пересечения удобно пользоваться именованными диапазонами.
В формулу можно вводить ссылки на ячейки различных рабочих листов и книг. Ссылки, распространяющиеся на несколько рабочих листов, называются трехмерными. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой. Ее значение зависит от значений ячеек, на которые имеются ссылки в формуле.
Примеры записей диапазонов ячеек в функции:

=СУММ(Е:Е) — определяется сумма числовых значений, содержащихся в столбце Е;

=СУММ(Е2:С5) — подсчитывается сумма числовых значений, расположенных в диапазоне от Е2 до G5;

=СУММ(5:5) — суммируются данные всех ячеек пятой строки;

=СУММ(2;4) — подсчитывается сумма 2+4.

Допускается смешанная запись адресов ячеек и блоков ячеек. В этом случае формула может выглядеть следующим образом:
=СУММ(С8;О4;Е2:Е5;Р5)

Копирование формул с помощью команды Заполнить в меню Правка

Копирование формул с помощью команды Заполнить в меню Правка


При повторных вычислениях по одним и тем же формулам можно воспользоваться еще одним способом копирования формул — командой Заполнить (Fill) в меню Правка (Edit). В качестве примера используем эту команду для нахождение среднего арифметического значения данных по столбцам в ячейках В10 и В11, С10 и С11, D10 и D11 (Рисунок 16.10).

Введем в ячейки исходные данные.

Поставим курсор в ячейку В12 и выберем команду Функция (Function) в меню Вставка (Insert).

В диалоговом окне Мастер функций — шаг 1 из 2 (Insert Function) (Рисунок 16.6) в списке Категория (Function category) в раскрывающемся списке Категория выберем строку Статистические (Statistical), в списке Выберите функцию (Select a function) элемент СРЗНАЧ (AVERAGE) и нажмем кнопку ОК. В диалоговом окне Аргументы функции (Function Arguments) (Рисунок 16.6). Мастер функции предложит найти среднее арифметическое значения в ячейках В10:В11. После нажатия кнопки ОК в ячейке В12 появится результат.

Рисунок 16.10 Копирование формул с помощью команды Заполнить в меню Правка

Выделим ячейки В12, С12 и D12.

Выберем в меню Правка (Edit) команду Заполнить (Fill), Вправо (Right).

Формула из ячейки В12 скопируется в ячейки С12 и D12 и мы увидим результаты вычислений. Если в ячейке В12 находилась формула =СРЗНАЧ(В10:В11) (AVERAGE)(B10:B11), то в ячейках'С12 и D12, она примет соответственно вид =СРЗНАЧ(С10:С11) и =CP3HA4(D10:D11).

Копирование формул

Копирование формул


Копирование формул производят по тем же правилам, что и копирование данных листа. Ниже рассмотрены различные методы копирования формул.

Копирования формулы методом перетаскивания

Копирования формулы методом перетаскивания


Приведем пример копирования формулы методом перетаскивания. Предположим надо возвести в третью степень числа 5, 7 и 10, которые находятся в ячейках A3, А4 и А5. Результаты вычислений запишем соответственно в ячейки ВЗ, В4 и В5. Выделим ячейку ВЗ и введем в нее формулу =АЗА3 (символ "Л" используется как оператор возведения в степень). Нажмем клавишу Enter. В ячейке появится результат 125. Выделим еще раз ячейку ВЗ. Установим указатель мыши на маленький черный квадратик — маркер заполнения. Нажмем кнопку мыши и растянем рамку еще на две ячейки вниз. В выделенных ячейках отобразятся результаты вычислений: 343 и 1000. Щелкнем ячейку В4 — в строке формул увидим =А4Л3, т.е. относительный адрес ячейки изменился.
Если при копировании формулы необходимо оставить ее адрес неизменным, то используется абсолютная ссылка. Напишем формулу в виде =$А$3^3.
При копировании этой формулы в любое место таблицы всегда будут возведены в третью степень данные, находящиеся в ячейке A3.
Копирование формул с помощью команды Копировать в меню Правка
Чтобы скопировать формулу, выделите ячейку с формулой и выберите в меню Правка (Edit) команду Копировать (Сору). Затем выделите ячейку или диапазон ячеек, куда будет вставлена формула, и выберите команду Вставить (Insert) в меню Правка (Edit). Ячейки, в которые копируется формула, могут находиться на другом листе или в другой книге.

Нахождение ячеек влияющих на заданную ячейку

Нахождение ячеек, влияющих на заданную ячейку



Excel позволяет найти ячейки, влияющие на интересующую нас ячейку. Для определения этих ячеек выполните следующие действия:

выделите заданную ячейку;

выберите команду Перейти (Go To) в меню Правка (Edit) и нажмите кнопку Выделить (Special) в диалоговом окне Переход (Go To) (см. главу 13, Рисунок 13.2);

на экране отобразится диалоговое окно Выделение группы ячеек (Go To Special) (Рисунок 16.13). Чтобы найти ячейки, влияющие на заданную ячейку, установите переключатель влияющие ячейки (Precedents) и один из связанных с ним переключателей на всех уровнях (All levels) или только непосредственно (Direct only);

после того, как вы нажмете кнопку ОК, на листе будут отмечены все влияющие ячейки.

Настройка Excel на выполнение вычислений

Настройка Excel на выполнение вычислений


Внесение новых данных в ячейки приводит к автоматическому пересчету всех формул. Если открытые листы содержат большое количество формул, которые требуют много времени на автоматический пересчет, то можно сократить временные затраты. Чтобы отменить автоматический пересчет после каждого внесения изменений в таблицу, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), а затем откройте вкладку Вычисления (Calculation) (Рисунок 16.14).
В группе Вычисления (Calculation) можно установить переключатель в одно из положений:

автоматически (Automatic) — обеспечивает вычисление значений формул при каждом внесении изменений в данные, формулу или название. Эта установка используется по умолчанию;

автоматически кроме таблиц (Automatic except tables) — обеспечивает вычисление всех зависящих формул, за исключением таблиц данных. Пересчет таблиц данных будет производиться только при нажатии кнопки Вычислить (Calc Now), отображенной на вкладке, или клавиши F9;

вручную (Manual) —- выполнение вычислений на всех открытых листах будет производиться после нажатия кнопки Вычислить (Calc Now), отображенной на вкладке Вычисления или клавиши F9. Для выполнения расчетов только на активном листе нажмите клавиши Shift+F9. После установки переключателя в это положение Excel автоматически устанавливает флажок пересчет перед сохранением (Recalculate before save) с тем, чтобы обеспечить сохранение и учет всех введенных данных.

Установив флажок итерации (Iterations), в поля Предельное число итераций (Maximum iterations) и Относительная погрешность (Maximum change) можно ввести числовые значения.
Назначение некоторых флажков в разделе Параметры книги (Workbook options):

обновлять удаленные ссылки (Update remote references) — обеспечивает вычисление и обновление формул, содержащих ссылки на другие приложения;

точность как на экране (Precision as displayed) — понижает точность вычислений с внутреннего представления чисел (15 знаков после запятой) до точности, используемой при отображении ячеек на экране. Эта операция приводит к потере значащих разрядов, и отменить ее невозможно;

сохранять значения внешних связей (Save external link values) — сохраняет копии значений, содержащихся во внешнем документе, соединенном с листом Microsoft Excel. Если лист, связанный с большим диапазоном ячеек во внешних документах, требует большого количества дисковой памяти или открывается очень долго, снимите флажок, чтобы улучшить эти показатели.

Обнаружение и исправление ошибок в выполненных расчетах

Обнаружение и исправление ошибок в выполненных расчетах


Кнопка Проверка наличия ошибок (Error Checking tool) позволяет найти на рабочем листе неверные, с точки зрения Excel формулы. После нахождения ошибки отображается диалоговое окно с возможными вариантами исправлений. Если по вашему мнению ошибки нет, то нажмите кнопку Пропустить ошибку (Ignore).
Excel 2003 следит за тем, не имеет ли какая-либо ячейка, содержащая число, текстовый формат; контролирует, не берет ли какая-нибудь формула данные из пустой ячейки (вследствие неправильного указания ее параметров). Параметры отслеживания ошибок можно задать после выбора команды Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) на вкладке Проверка ошибок (Error Checking). Если в ячейке обнаружена ошибка, эта ячейка помечается зеленым треугольником в левом верхнем углу.

Окно Excel в режиме ввода формул

Рисунок 16.1 Окно Excel в режиме ввода формул


В качестве примера введем формулу в ячейку D4. Закончив ввод формулы, нажмем клавишу Enter или щелкнем в строке формул по кнопке Ввод (Enter). В ячейке, содержащей формулу, отобразится результат вычисления, сама формула будет видна в строке формул (Рисунок 16.2).

Окно контрольного значения

Окно контрольного значения


Окно контрольного значения позволяет следить за тем, как меняются после ввода в таблицу новых исходных данных значения в ячейках связанных между собою формулами. Новые значения могут вводиться, например, для получения требуемого результата.
Для наблюдения за формулами и их результатами выполните следующие действия:

До отображения окна выделите ячейки для просмотра. Чтобы выделить на листе все ячейки, содержащие формулы, в меню Правка (Edit) выберите команду Перейти (Go To), нажмите кнопку Выделить (Special), а затем установите кнопку переключателя в положение формулы (formulas).

Операторы используемые в Microsoft Excel

Операторы, используемые в Microsoft Excel


В Excel используют следующие операторы:

Арифметические операторы — применяются при работе с числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число.

Операторы сравнения — используются для сравнения двух чисел. В результате выполнения операции сравнения получается логическое значение: истина или ложь.

Текстовый оператор — применяется для обозначения операции объединения нескольких последовательностей символов в одну последовательность символов.

Адресные операторы — используются при ссылках на ячейки. Назначение операторов приведено в таблице 16.1.

Таблица 16.1. Назначение используемых в Excel операторов

Арифметические операторы	Назначение операторов
+ (знак плюс)	Сложение
- (знак минус)	Вычитание (или унарный минус, например, —1)
/ (косая черта)	Деление
* (звездочка)	Умножение
% (знак процента)	Процент
А (крышка)	Возведение в степень
Операторы сравнения
= (знак равенства)	Равно
> (знак больше)	Больше
< (знак меньше)	Меньше
>= (знак больше и знак равенства)	Больше или равно
<= (знак меньше и знак равенства)	Меньше или равно
<> (знак меньше и знак больше)	Не равно
Текстовый оператор
& (амперсанд)	Объединение двух текстовых строк в одну
Адресные операторы
: (двоеточие)	Ссылка на все ячейки между границами диапазона включительно.
, (запятая)	Ссылка на объединение ячеек диапазонов.
(пробел)	Ссылка на общие ячейки диапазонов.

Отображение формул с абсолютными

Рисунок 16.3 Отображение формул с абсолютными, и относительными ссылками в окне Excel


В тех случаях, когда при копировании или перемещении формулы необходимо сохранить неизменным только номер строки или только наименование столбца, применяют смешанную ссылку, например $D7 или F$5. Более подробно использование абсолютной ссылки в формуле рассмотрено ниже в разделе "Копирование формулы".

Отображение формулы в ячейке

Отображение формулы в ячейке


При стандартной настройке в ячейке с формулой отображается результат вычислений, а не сама формула. В некоторых случаях, например, при составлении и проверки сложных расчетов в ячейке удобнее отображать не числовое значение, а саму формулу.
Для возврата к принятому режиму отображения формул снимите флажок. . Чтобы перейти в режим отображения формул или вернуться в обычный режим нажмите клавиши Ctrl+' (клавиша обратного апострофа находится на той же клавише, что и тильда "~" — ниже клавиши Esc).

Отображение расчетной формулы в строке формул

Рисунок 16.2 Отображение расчетной формулы в строке формул

Отображение стрелок показывающих

Рисунок 16.12 Отображение стрелок, показывающих, какие ячейки участвуют в получении результата


После выделения ячейки, содержащей ошибку, можно нажать кнопку

Отслеживание ячеек участвующих в вычислениях

Отслеживание ячеек, участвующих в вычислениях


Ячейки, из которых берутся значения для формулы в активной ячейке, называются влияющими. Ячейки, содержащие результат вычислений или формулы, полученные с использованием текущей в данной момент ячейки, называются зависимыми.
Проследить путь от исходных данных к результатам позволяют команды Зависимости формул (Formula Auditing), Влияющие ячейки (Trace Precedents) и Зависимые ячейки (Trace dependents) в меню Сервис (Tools) или одноименные кнопки на панели инструментов Зависимости (Formula Auditing).
В качестве примера проследим, какие ячейки влияют на результат вычислений по формуле, приведенной в ячейке F5 (Рисунок 16.12). Выделим ячейку F5 и нажмем кнопку Влияющие ячейки панели инструментов Зависимости. В таблице появятся стрелки, показывающие ячейки, участвующие в формуле, Чтобы убрать стрелки, нажмите кнопку

Панель аудита формул

Панель аудита формул


Панель аудита формул предлагает ряд элементов управления для доступа к функциям аудита, таким как средство проверки формул и окно контрольного значения. Данная функция позволяет выполнить вычисление по шагам и понять, каким образом получается итоговый результат. Она также предоставляет некоторые дополнительные возможности, например переключение в режим отображения всех формул на листе.
Для проверки вычислений в формулах выделите ячейку, которую необходимо проверить. Откройте панель аудита формул и нажмите кнопку Вычислить формулу ().

Подсказки аргументов функций

Подсказки аргументов функций


При создании новой формулы в Excel отображается информация об аргументах функции. Кроме того, всплывающие подсказки обеспечивают быстрый доступ к нужным разделам справки. Пользователю достаточно щелкнуть мышью имя любой функции или аргумента, отображаемых во всплывающей подсказке.

Пример таблицы исходные данные

Рисунок 16.4 Пример таблицы, исходные данные которой используются для вычислений по определенным формулам

в ячейку А7 введите Итого;

выделите ячейку D7, нажмите кнопку Автосумма (AutoSum) на панели Стандартная. В ячейке появится запись = CУMM(D3:D6). Нажмите клавишу Enter;

выделите все ячейки таблицы, и на панели форматирования в раскрывающемся списке границы нажмите кнопку Все границы, обеспечивающую проведение линий наружных границ таблицы и границ между ячейками.

Работа с формулами с клавиатуры

Работа с формулами с клавиатуры


При работе с формулами с клавиатуры используют клавиши, приведенные в таблице 16.3.
Таблица 16.4 Клавиши, используемые при работе с формулами с клавиатуры

Выполняемая операция	Клавши
Начать формулу	Знак равенства
Скопировать формулу (значение) верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул	Ctrl+' (апостроф)
Выполнить автосуммирование	Alt+= (знак равенства)
Пересчитать текущий лист	Shift+F9
Скопировать содержимое верхней ячейки в текущую ячейку или з строку формул	Ctrl+Shift+" (двойная кавычка)
Переключить режимы отображения значения ячейки и формулы ячейки	Ctrl+' (знак левой кавычки)
Ввести набранную формулу в качестве ,формулы массива	Ctrl+Shift+Enter
После ввода имени функции в формулу отобразить панель формул	Ctrl+Ф
Вставить в круглых скобках список аргументов, после набора в формуле имени функции	Ctrl-fShift+Ф

Различные способы суммирования данных

Различные способы суммирования данных


В большинстве случаев Excel предусматривает несколько вариантов выполнения расчетов. Покажем это на примере суммирования данных. Для сложения чисел в диапазоне ячеек используется функция СУММ, которая является самой часто используемой функцией.
Введем слагаемые в ячейки D3, D4, D5. Суммирование можно выполнить следующими способами:
1 способ.

Выделим ячейку D6 и введем в нее формулу для расчета, сделав ссылку на ячейки, содержащие исходные данные: -D3+D4+D5.

Нажмем клавишу Enter, и в ячейке D6 появится результат.

2 способ.

Введем знак "=" в ячейку D6, щелкнем ячейку D3 — после знака равенства в ячейке D6 отобразится адрес ячейки D3.

Поставим знак "+" и щелкнем ячейку D4. В ячейке D6 появится запись "=D3+D4". Введем знак "+", щелкнем ячейку D5 и нажмем клавишу Enter. В ячейке D6 появится результат.

3 способ.

Щелкнем ячейку D6 и нажмем кнопку Автосумма (AutoSum) на панели инструментов Стандартная. В ячейке появится запись =СУММ(ВЗ:О5), т.е. предлагается провести суммирование данных, записанных в ячейках от D3 до D5, расположенных в одном столбце с D6.

Нажмем клавишу Enter и мы увидим результат суммирования.

При выделении диапазона ячеек и нажатии кнопки Автосумма (AutoSum) в пустую ячейку, следующую за диапазоном, будет вставлена формула подсчета суммы этих ячеек. Эта возможность также может быть использована для подсчета общей суммы по столбцу, содержащему частичные суммы данного столбца.

Окно используемое

Рисунок 16.9 Окно, используемое для вычислений функции времени


4. Найдите значение времени в виде десятинной дроби для 8 часов 53 минут 14 секунд. Выполните упражнение следующим образом: Нажмите клавиши Shift+F3. В диалоговом окне Мастер функций — шаг 1 из 2 (Insert Function) в раскрывающемся списке Категорию выделите строку Дата и время (Date& Time), а в нижнем списке Выберите функцию (Select a function) — ВРЕМЯ (Time) (Рисунок 16.5) и нажмите кнопку ОК. На экране отобразится диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments) (Рисунок 16.9). В поле Час (Hour) введите 8, в поле Минута (Minute) — 53, в поле Секунда (Second) — 14 и нажмите кнопку ОК. В ячейке получим значение 0,370301.

Смарттег проверки ошибок

Смарт-тег проверки ошибок


0 возможной ошибке в ячейке пользователя оповещает смарт-тег проверки ошибок. Пользователю предлагается исправить ошибку, пропустить ее или получить доступ к дополнительным параметрам средства проверки ошибок. Попробуйте вычислить сумму по столбцу, пропустив последнюю ячейку группы. Наведите указатель на ячейку, содержащую сумму, чтобы отобразились варианты, предлагаемые функцией проверки ошибок.

Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке


Сообщение об ошибке начинается со знака #, например, если при выполнении расчетов в ячейке появится #ЗНАЧ!, то это означает, что программа не может найти исходные данные. В зависимости от причины возникновения ошибки меняется вид сообщения. Так сообщение #ДЕЛ/0! (#DIV/0!) появляется, когда в формуле предлагается провести деление на ноль (Рисунок 16.11). При подводе указателя мыши к значку смарт-тега рядом с ними отображается, кнопка. Щелкните значок, чтобы открыть меню, из которого вы узнаете, какого типа ошибка обнаружена, сможете просмотреть этапы вычислений, провести изменения в строке формул и т.д.


Рисунок 16.11 Сообщение об ошибке


Если Excel считает, что ошибку во введенном выражении можно исправить, то появится окно с предложением, как отредактировать формулу.

Средства статистического анализа данных

Средства статистического анализа данных



В состав Microsoft Excel входит пакет анализа, предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Средства, которые включены в пакет анализа данных, доступны через команду Анализ данных в меню Сервис. Если этой команды нет в меню, необходимо загрузить надстройку Пакет анализа.
Средства анализа данных позволяют выполнять несколько видов дисперсионного анализа, корреляционный и ковариационный анализ, создавать одномерный статистический отчет, содержащего информацию о центральной тенденции и изменчивости входных данных, производить выборку из генеральной совокупности и т.д.

и 44, используя метод копирования

Упражнение

Найдите значения 24, З4 и 44, используя метод копирования формулы перетаскиванием.

Используйте ячейку A3 для расчета

Упражнения

1. Используйте ячейку A3 для расчета выражения 5+(2*3-1)/5. Обратите внимание, что в ячейке отобразится результат, а в строке формул — расчетная формула. Не забудьте поставить знак равенства перед тем, как начать вводить формулу.
2. Для проверки, как работает формат времени, решите простейшую задачу: поезд отправляется в 22 часа и. через 4 часа прибывает на станцию назначения. Определить время прибытия поезда на станцию назначения. Решение: запишите в ячейке С2 время 22:00 и в ячейку СЗ — время 4:00. Выделите ячейку С4. и нажмите кнопку Автосумма (AutoSum)

Упражнения

1. Excel помогает вам найти вычислить различные справочные данные, не пользуясь справочниками. Найдите десятичный логарифм числа 250. Выполните упражнение следующим образом:
Выделите ячейку, в которую надо вставить функцию, и нажмите кнопку Вставка функции (Insert Function)

Вкладка Вычисления диалогового

Рисунок 16.14 Вкладка Вычисления диалогового окна Параметры, позволяющая ограничить время, затрачиваемое на вычисления

В меню Сервис (Tool) укажите на пункт Зависимости формул (Formula Auditing), а затем выберите команду Показать окно контрольного значения (Show Watch Window).

Нажмите кнопку Добавить контрольное значение. (Add Watch).

Нажмите кнопку Добавить (Add).

Переместите панель инструментов Окно контрольного значения в верхнюю, нижнюю, левую или правую часть окна.

Чтобы изменить ширину столбца, перетащите правую границу заголовка столбца.

Чтобы отобразить ячейку, на которую ссылается ячейка на панели инструментов Окно контрольного значения, дважды щелкните ячейку.

Отметим, что ячейки, которые имеют связи с другими книгами, отображаются на панели инструментов Окно контрольного значения, только если те книги открыты.
Указать ячейку, текущее значение которой будут отображаться в окне после вычисления по формуле, позволяет кнопка Показать окно контрольного значения (Add watch) панели инструментов Зависимости.

Внешние и умаленные ссылки

Внешние и умаленные ссылки


Можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками.

Ввод формулы в ячейку

Ввод формулы в ячейку


Для ввода формулы в ячейку выделите ее и введите в строку формул или в ячейку знак "=".
При переходе в режим ввода формул поле Имя (Name), расположенное в левой части строки формул, заменяется кнопкой, на которой отображена последняя использовавшаяся функция. Расположенная справа от нее кнопка со стрелкой открывает список, который содержит 10 последних использовавшихся функций и пункт Другие функции (More/unctions) (Рисунок 16.1).

Ввод в формулу ссылок на ячейки с помощью мыши

Ввод в формулу ссылок на ячейки с помощью мыши


Так, если вам необходимо после знака = в формуле дать ссылку на ячейку А4, щелкните на этой ячейке мышью, вокруг ячейки появится бегущая рамка, а в формуле отобразится ссылка на эту ячейку. Для ввода ссылки на диапазон ячеек щелкните по угловой ячейке диапазона и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель в противоположный угол для выделения всего диапазона.

Вычисление десятичного логарифма

Рисунок 16.8 Вычисление десятичного логарифма.


Выделите ячейку, в которую надо вставить функцию, и нажмите кнопку Вставка функции (Insert Function)

Выполнение расчета с использованием стандартной функции

Выполнение расчета с использованием стандартной функции


С Excel 2003 поставляются следующие стандартные функции:

Финансовые.

Дата и времени.

Математические.

Статистические.

Ссылки и массивы.

Работа с базой данных.

Текстовые.

Логические.

Проверка свойств и значений.

Рассмотрим несколько наиболее широко распространенных функций.
Математические функции
Математические функции используются в научных и инженерных расчетах для выполнения различных математических операций: вычисления логарифмов, тригонометрических функций и т.д. Пример использования математической функции рассмотрен ниже в упражнениях 1 и 2.
Статистические функции
Статистические функции используются для анализа диапазонов данных, вычисления параметров, характеризующих случайные величины, представленных множеством чисел, или их распределений, например, стандартного отклонения, среднего значения, и т.п. В частности, мы можем найти уравнение прямой или экспоненциальной кривой, оптимально согласующейся с опытными данными. Пример использования статистической функции рассмотрен ниже в упражнении 3.
Функции для работы с датами и временем
Для работы с датами и временем используется более десятка функций. Выберите команду Функция (Function) в меню Вставка (Insert). В диалоговом окне Мастер функций — шаг 1 из 2 (Insert Function) (Рисунок 16.6) в списке или категорию (Function category) выделите Дата и время (Date&Time).
Пример использования функции Дата и время (Date&Time) рассмотрен ниже (см. Упражнения).
Текстовые
Функция Текстовые (Text) преобразует числовое значение в форматированный текст, и результат больше не участвует в вычислениях как число. Амперсанд (&) используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку.
Например, в ячейке ВЗ вы можете записать фамилию продавца (Петров), в ячейке СЗ — объем его продаж (5000). После записи в какой-нибудь ячейке ВЗ& "продал"&ТЕКСТ(СЗ; "0,00 руб.")&" единиц товара" при проведении вычислений произойдет объединение содержимого ячеек в одну фразу: Петров продал на 5000,00 руб. единиц товара.

Выполнение расчета с использованием стандартных функций

Выполнение расчета с использованием стандартных функций


Чтобы выполнить расчет, используя стандартную функцию, выполните следующие действия:
1. Выделите ячейку, в которую надо вставить функцию, введите "=", а затем в раскрывающемся списке Функции в строке формул выберите нужную из списка (см. Рисунок 16.1). На экране отобразится диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments) (Рисунок 16.6). Если в раскрывающемся списке выбрать Другие функции (More functions) то откроется диалоговое окно Мастер функций — шаг 1 из 2 (Insert Function) (Рисунок 16.5).
Другие способы отображения диалогового окна Мастер функций — шаг 1 из 2 (Insert Function):

нажмите кнопку Вставка функции (Insert Function) в строке формул;

выберите команду Функция (Function) в меню Вставка (Insert);

В этой главе вы познакомитесь

Выполнение расчетов по формулам в Excel 2003

В этой главе вы познакомитесь со следующими вопросами, связанными с выполнением расчетов по формулам:

ввод формулы в ячейку;

использование в формуле ссылок и функций;

копирование формул;

настройка Excel на выполнение вычислений.

в Excel начинается со знака

Выводы

1. Формула в Excel начинается со знака равенства "=", за которым следуют вычисляемые элементы (операнды), разделенные операторами. При изменении хотя бы одного значения в ячейках, участвующих в формуле, автоматически происходит перерасчет результата по новым данным. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула.
2. Относительные ссылки автоматически изменяются при копировании формул в другие строки и столбцы. Абсолютная ссылка сохраняет адрес определенной ячейки независимо местоположения ячейки с формулой формулы.
3. Копирование упрощает ввод в таблицу однотипных формул. При копировании формулы автоматически изменяются относительные ссылки ячеек, входящие в формулу, в соответствии с ее новым положением на листе книги.
4.При проверке выполненных расчетов можно проследить путь от исходных данных к результатам с помощью команды Зависимости формул (Formula Auditing), Влияющие ячейки (Trace Precedents) в меню Сервис (Tools) или панели инструментов Зависимости (Formula Auditing).
5. Чтобы отменить автоматический пересчет после каждого внесения изменений в таблиду, содержащую большое количество формул, которые трeбуют много времени на автоматический пересчет, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), а затем откройте вкладку Вычисления (Calculation) (Рисунок 16.14). Чтобы изменить предельное число итераций и относительную погрешность, ограничивающие итерации, установите флажок итерации (Iterations), введите значения в поля Предельное число итераций (Maximum iterations) и Относительная погрешность (Maximum change).

Краткий обзор Microsoft Office 2003

Автоматическое построение диаграммы

Автоматическое построение диаграммы


По умолчанию Excel создает на отдельном листе плоскую гистограмму. Ее можно отформатировать и изменить. Например, если вы хотите по-другому расположить ряды, то выделите лист диаграммы и выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Исходные данные (Source Data) , а затем измените положение переключателя в разделе Ряды в (Series in) (Рисунок 17.10).

Диалоговое окно Формат трехмерной проекции

Рисунок 17.16 Диалоговое окно Формат трехмерной проекции


Настройку точки обзора и поворот объемной диаграммы можно производить мышью или с клавиатуры.

Диалоговое окно Форматирование

Рисунок 17.19 Диалоговое окно Форматирование объекта с открытой вкладкой Свойства


Если сбросить флажок Выводить объект на печать (Print object) , то выделенный графический элемент не будет напечатан при выводе листа на принтер.

Диалоговое окно используемое для задания источника данных

Рисунок 17.4 Диалоговое окно, используемое для задания источника данных


На вкладке демонстрируется вид диаграммы с учетом заданных параметров, Положением переключателя: Ряды в строках (Rows) или в столбцах (Columns) можно изменить расположение данных на листе.
На вкладке Ряд (Series) в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы (Chart Wizard — Step 2 of 4 — Chart Source Data) отображен список названий существующих рядов данных. Ряды данных можно добавить в диаграмму или удалить из нее без изменения данных на листе. Большинство типов диаграмм может быть представлено несколькими рядами данных. Исключение составляет круговая диаграмма, отображающая только один ряд данных. Для точечной и пузырьковой диаграмм изменить можно только тип всей диаграммы.
Во многих объемных диаграммах изменение типа влияет на всю диаграмму. Для объемных диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовать отдельные ряды данных в конусную, цилиндрическую или пирамидальную диаграмму:
Названия рядов можно изменить на вкладке (Series ) в поле Имя (Name) , не изменяя при этом текст на листе. Введенное название будет отображено в легенде для выбранного ряда. Это название не связано с ячейкой листа. Чтобы добавить значения нового ряда, выберите или введите новый диапазон в поле Значения (Values) . При вводе данных в это поле на лист они не добавляются.

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 17.14 Диалоговое окно, используемое для форматирования области построения

Диалоговое окно Мастера диаграмм

Рисунок 17.3 Диалоговое окно Мастера диаграмм с открытой вкладкой Нестандартные


Excel предлагает 14 типов диаграмм, каждый из которых рекомендуется для эффективного представления данных определенного класса. Их область применения приведена в таблице 17.1.
Таблица 17.1. Область применения диаграмм различных типов

Тип диаграммы	Область применения
Гистограмма (Column charts)	Показывает изменение данных на протяжении отрезка времени. Для наглядного сравнения различных величин используются вертикальные столбцы, которые могут быть объемными и плоскими. Высота столбца пропорциональна значению, представленному в таблице. Трехмерная гистограмма показывает раскладку значений по категориям и рядам данных. Ось категорий в гистограмме располагается по горизонтали, ось , значений — по вертикали. Такое расположение осей подчеркивает характер изменения значений во времени. На объемной гистограмме . с перспективой сравниваемые значения располагаются в плоскости (вдоль двух осей). Гистограмма с накоплением позволяет представить отношение отдельных составляющих к их совокупному значению. Гистограмма может быть нормированной на 100%*.
Линейчатая (Bar chart)	Дает возможность сравнивать значения различных показателей. Внешне напоминают повернутые на 90 градусов гистограммы. Ось категорий расположена по вертикали, ось значений — по горизонтали. Это позволяет обратить большее внимание на сравниваемые значения, чем на время. Может быть построена с накоплением, чтобы показать вклад отдельных элементов в общую сумму, и нормированной на 100%**.
График (Line chart)	Показывает, как меняется один из показателей (Y) при изменении другого показателя (X) с заданным шагом. Excel позволяет построить объемные графики и ленточные диаграммы. График с накоплением отображает изменение общей суммы по времени или по категории.
Круговая диаграмма (Pie chart)	Показывает соотношения между различными 'Частями одного ряда данных, составляющего в сумме 100%. Обычно используется в докладах и презентациях, когда необходимо выделить главный элемент и для отображения вклада в процентах каждого источника. Для облегчения отображения маленьких секторов в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем показать на отдельной диаграмме рядом с основной.
Точечная диаграмма (Scatter chart)	Показывает изменение численных значений нескольких рядов данных (ось Y) через неравные промежутки (ось X), или отображает две группы чисел как один ряд координат х и у. Располагая данные, поместите значения х в один столбец или одну строку, а соответствующие значения у в соседние строки или столбцы. Обычно используется для научных данных.
Диаграмма с областями (Area chart)	Показывает изменения, происходящие с течением времени. Отличается от графиков тем, что позволяет показать изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда.
Кольцевая диаграмма (Doughnut chart)	Позволяет показать отношение частей к целому. Может включать несколько рядов данных. Каждое кольцо кольцевой диаграмме соответствует одному .ряду данных.
Лепестковая диаграмма (Radar chart)	Вводит для каждой категории собственные оси координат, расходящиеся лучами из начала координат. Линии соединяют значения, относящиеся к одному ряду. Позволяет сравнивать совокупные значения нескольких рядов данных. Например, при сопоставлении количества витаминов в разных соках образец, охватывающий наибольшую площадь, содержит максимальное количество витаминов.
Поверхность (3-D surface chart)	Используется для поиска наилучшего сочетания в двух наборах данных. Отображает натянутую на точки поверхность, зависящую от двух переменных. Как на топографической карте, области, относящиеся к одному диапазону значений, выделяются одинаковым цветом или узором. Диаграмму можно поворачивать и оценивать с разных точек зрения.
Пузырьковая диаграмма (Bubble chart)	Отображает на плоскости наборы из трех значений. Является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных показывает значение третьей переменной. Значения, которые откладываются по оси X, должны располагаться в одной строке или в одном столбце. Соответствующие значения оси Y и значения, которые определяют размеры маркеров данных, располагаются в соседних строках или столбцах.
Биржевая диаграмма (Stock chart)	Обычно применяется для демонстрации цен на акции. Диаграмму можно использовать для демонстрации научных данных, например для отображения изменений температуры. Биржевая диаграмма, которая измеряет объемы, имеет две оси значений: одну для столбцов, которые измеряют объем, и другую — для цен на акции. Для построения биржевых диаграмм необходимо расположить данные в правильном порядке.
Цилиндрическая (Cylinder), коническая (Cone) и пирамидальная (Pyramid) диаграммы	Имеют вид гистограммы со столбцами цилиндрической, конической и пирамидальной формы. Позволяют существенно улучшить внешний вид и наглядность объемной диаграммы.

* Диаграмма с накоплением отображает вклад каждой категории в общую сумму.
** Диаграмма, нормированная на 100%, отражает долю каждой категории в общей сумме.
Мастер диаграмм позволяет построить диаграмму за один, два, три или четыре шага. Чтобы перейти к очередному этапу построения, нажмите кнопку Далее (Next). Если вы хотите ограничиться одним шагом, то нажмите кнопку Готово (Finish).
Корректирование размеров источника данных диаграммы
На втором шаге построения диаграммы Мастер диаграмм позволяет откорректировать размеры выделенного диапазона с данными. На вкладке Диапазон данных (Data Range) кнопка свертывания диалогового окна справа от поля Диапазон (Data range) позволяет временно свернуть окно и выбрать мышью новый диапазон ячеек (Рисунок 17.4). На листе с данными вокруг выделенного диапазона ячеек будет видна бегущая рамка. Закончив выделение диапазона, нажмите эту кнопку снова для восстановления диалогового окна.


Рисунок 17.5 Диалоговое окно Мастера диаграмм, с открытой вкладкой Заголовки


Ось, как правило, отображается на линейчатых диаграммах. Она имеет шкалу для значений. Если данные на листе отформатированы как даты, то автоматически используется ось масштабирования по времени. Размер шрифта надписей автоматически меняется при изменении размера диаграммы.


Рисунок 17.6 Диалоговое окно Мастера диаграмм, с открытой вкладкой Линии сетки


Если в дальнейшем вы захотите убрать линии сетки с диаграммы, выберите команду Параметры диаграммы (Chart Options) в меню Диаграмма (Chart), откройте вкладку Линии сетки (Gridlines) и снимите флажок, обеспечивающий отображение линий сетки.


Рисунок 17.7 Диалоговое окно Мастера диаграмм, позволяющее задать расположение легенды


В зависимости от положения переключателя легенда будет находиться внизу (Bottom ), в правом верхнем углу (Comer ), вверху (Тор ), справа (Right ), слева (Left ). Программа автоматически предлагает в качестве легенды выделенный крайний левый ряд.

Диалоговое окно Подбор параметра

Рисунок 17.17 Диалоговое окно Подбор параметра


Чтобы найти значение ячейки путем изменения значения только одной другой ячейки, щелкните ячейку, значение которой нужно изменить. Ссылка на эту ячейку отобразится в поле Изменяя значение ячейки (By Changing Cell) . При . этом в поле Установить в ячейке (Set cell) отображается ссылка на ячейку, содержащую формулу, а в поле Значение (То value) — требуемая величина. При подборе можно изменять только одну ячейку. Фактически Excel выполняет операции аналогичные тем, какие производятся после выбора команды Поиск решения (Solver) в меню Сервис (Tools) .

Диалоговое окно позволяющее выбрать тип диаграммы

Рисунок 17.1 Диалоговое окно, позволяющее выбрать тип диаграммы


Каждый тип диаграммы имеет несколько разновидностей. Например, стандартная гистограмма представлена в 7 вариантах, линейчатая диаграмма — в 6 вариантах (Рисунок 17.2). Можно оставить тип и вид, выделенный по умолчанию.
Чтобы увидеть, как ваши данные будут выглядеть при выборе различных типов диаграмм, нажмите и не отпускайте кнопку Просмотр результата (Press and hold to View Sample). Поле Вид (Chart sub-type) будет заменено полем Образец (Sample) , в котором будет отображена диаграмма. Кнопка в левом нижнем углу диалогового окна позволяет запустить помощника, вывести на экран советы и справки, помогающие при создании диаграммы.

Диалоговое окно позволяющее вывести

Рисунок 17.15 Диалоговое окно, позволяющее вывести на диаграмме метки и ключи

Диалоговое окно позволяющее задать расположение диаграммы

Рисунок 17.8 Диалоговое окно, позволяющее задать расположение диаграммы


Лист книги, содержащий только диаграмму, называется листом диаграммы. С ним можно работать отдельно от данных, например, для подготовки слайдов. Листы с диаграммами именуются как Диаграмма1(Chart1), Диаграмма2 (Chart2), Диаграмма^ (Chart3). Чтобы создать лист диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (Chart Wizard ) установите переключатель в положение отдельном. Лист диаграмм вставляется слева от листа данных. Диаграмму на имеющемся листе (встроенную) можно создавать только на основе смежного диапазона данных. В книгу можно вставить листы диаграмм и модули для создания и хранения макросов. Кнопка Готово (Finish) позволяет закончить построение диаграммы.

Форматирование элементов диаграммы

Форматирование элементов диаграммы


Если лист диаграммы активен, то в него можно добавлять данные и форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него объектов. При перемещении указателя мыши по диаграмме отображаются всплывающие подсказки, с названием элемента диаграммы. Чтобы выбрать элемент диаграммы с помощью клавиатуры, используйте клавиши со стрелками.
Ряды данных, подписи значений и легенды можно изменять поэлементно. Например, чтобы выбрать отдельный маркер данных в ряде данных, выберите нужный ряд данных и укажите маркер данных. Каждый из элементов диаграммы можно форматировать отдельно. Имя элемента диаграммы выводится в подсказке в случае, если установлен флажок Показывать имена (Show names) на вкладке Диаграмма (Chart) диалогового окна Параметры (Options) (см. главу 19, Рисунок 19.10).
Чтобы перейти в режим форматирования какого-либо элемента: координатной оси, названия диаграммы, отдельных рядов данных, щелкните его. Вокруг выделенного элемента появится штриховая рамка (Рисунок 17.11). Имя графического объекта отобразится в поле Имя (Name) строки формул. Выделенный элемент можно переместить, удерживая нажатой кнопку мыши.

Форматирование легены

Форматирование легены


Легенду можно изменить, внося исправления в ее текст.
Появится окно Форматирование легенды (Format Legend), имеющее три вкладки Вид (Patterns) , Шрифт (Font) и Размещение (Placement) . Первые две вкладки аналогичны тем, какие имеет окно Форматирование области диаграммы. Используя вкладку Вид, можно задать цвет и рамку легенды, узор на ее поверхности, на вкладке Шрифт так же, как и на других вкладках с таким именем, — параметры шрифта легенды. Вкладка Размещение позволяет задать расположение легенды на диаграмме: внизу, вверху, справа и т.п. Если вы хотите удалить легенду, выделите ее на диаграмме и нажмите клавишу Delete .

Форматирование нарисованного объекта

Форматирование нарисованного объекта


Диалоговое окно форматирования нарисованного объекта вызывается двойным щелчком этого объекта. Так же как и для других программ, вкладки окна позволяют задать тип и толщину линий, цвет и прозрачность заливки. Отличительной особенностью диалогового окна форматирования графического объекта в Excel является наличие вкладок Защита (Protection), Свойства (Properties), Веб (Web) .
Защита объекта работает только в том случае, если защищен лист (см. главу 15, раздел "Защита ячеек, листов и книг").
На вкладке Свойства (Properties) (Рисунок 17.19) переключатель в рамке Привязка объекта к фону (Object Positioning) может занимать одно из следующих положений:

перемещать и изменять размеры вместе с ячейками (Move and size with cells) — обеспечивает перемещение и изменение размеров выделенного объекта вместе с находящимися под ним ячейками;

перемещать, но не изменять размеры (Move but don't size with cells ) — обеспечивает только перемещение вместе с ячейками с сохранением исходных размеров объекта;

не перемещать и не изменять размеры (Don't move or size with cells) — сохраняет положение объекта на листе и его размеры.

Форматирование области диаграммы

Форматирование области диаграммы


Чтобы изменить размер и цвет области диаграммы или формат шрифтов, щелкните диаграмму. Посередине и углам рамки вокруг области диаграммы появятся черные квадратики. Перемещая мышью квадратики, можно менять размер области редактирования.
На экране появится диалоговое окно Формат области построения (Рисунок 17.14). Для отображения на экране этого диалогового окна можно щелкнуть правой кнопкой пустую область диаграммы, и выбрать в контекстном меню команду Формат области построения или дважды щелкнуть пустую область диаграммы. На вкладке Вид (Patterns) можно задать тип линии рамки, ее цвет и толщину, указать цвет заливки и выбрать в раскрывающемся списке узор. Вывод на экран выбранных цветов и узоров осуществляется в поле Образец (Sample).

Форматирование оси

Форматирование оси


Чтобы отформатировать координатную ось, выделите ее (на концах оси появятся квадратики) и выберите в меню Формат (Format) команду Выделенная ось (Selected Axis) или дважды щелкните ось и откройте вкладку Вид (Patterns) (Рисунок 17.12).
В группе Ось (Axis) положение переключателя задает, какая будет отображена ось: обычная (Automatic), невидимая (None), другая (Custom) . В группах Основные (Major tick mark type ) и Промежуточные (Minor tick mark type) положение переключателя определяет, как будут расположены основные и промежуточные деления: нет (None), внутрь (Inside) , наружу (Outside), пересекают ось (Cross) . На вкладке Шкала (Scale) задаются максимальные и минимальные значения, отображаемые на осях, цена промежуточных делений (Рисунок 17.13). Установкой флажков можно получить логарифмическую шкалу, обратный порядок значений.

Использование диаграмм для анализа данных

Использование диаграмм для анализа данных


Диаграммы можно использовать не только для визуализации данные, но и для их анализа. При подборе оптимальных значений параметров можно найти исходное значение, которое, будучи использовано в формуле, приведет к нужному результату.
Чтобы изменить значения, полученные из формул ячеек листа, в плоских гистограммах, линейчатых, круговых и кольцевых диаграммах, графиках, точечных и пузырьковых диаграммах, перетащите маркер данных в диаграмме. Для этого выделите щелчком мыши ряд данных, значения которого следует изменить. Затем еще раз щелкните мышью, не меняя положение указателя. Для линейчатых диаграмм и гистограмм перетащите с помощью мыши верхний центральный маркер выделения'. Для круговых и кольцевых диаграмм перетащите с помощью мыши наибольший маркер выделения на внешней границе маркера данных. При этом автоматически будут изменены исходные данные в таблице. Если значение маркера данных получено из формулы, появится диалоговое окно Подбор параметра (Goal Seek) (Рисунок 17.17).

Изменение типа диаграммы

Изменение типа диаграммы


Для изменения типа диаграммы выделите ее. В меню Диаграмма (Chart) выберите пункт Тип диаграммы (Chart Type). На вкладке Стандартные (Standard Types) или Нестандартные (Custom Types) выберите необходимый тип.

Легенда

Легенда


Легендой называется прямоугольник на диаграмме, содержащий условные обозначения и названия рядов данных или категорий. Условное обозначение состоит из знака и цвета, назначенных ряду данных или категорий.

Лист книги с данными и диаграммой

Рисунок 17.9 Лист книги с данными и диаграммой


Чтобы переименовать лист, дважды щелкните его ярлычок мышью. Внедренная диаграмма может быть открыта в отдельном окне. Для этого необходимо щелкнуть диаграмму, а затем вызвать команду Окно диаграммы (Chart Window) в меню Вид (View).

Общие сведения о построении диаграмм

Общие сведения о построении диаграмм


Диаграммы и графики позволяют наглядно представить изменение числовых данных. Они становятся неизменными помощниками деловых людей. С их помощью можно проследить динамику изменения курса акций, скорость застройки новых районов города и т.д. Excel позволяет построить диаграмму в виде гистограммы, столбиков, пирамид, конусов, цилиндров и т.д. Можно построить круговую, точечную, кольцевую, пузырьковую, лепестковую или поверхностную диаграмму. К ней можно добавить пояснительный текст, заголовки и т.д.
С помощью сводной диаграммы можно в удобной графической форме отобразить результаты, представленные в сводной таблице. Построение, форматирование и редактирование диаграмм в Excel можно выполнить с помощью мастера или автоматически.

Оформление диаграммы

Оформление диаграммы


На третьем шаге построения диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4) параметры диаграммы (Chart Wizard — Step 3 of 4 — Chart Options ) пользователю предлагается заполнить поля шести вкладок, определяющих оформление диаграммы. Например, открыв вкладку Заголовки (Titles) ( Рисунок 17.5), можно ввести в соответствующие поля Название диаграммы (Chart Title), надписи по осям координат: Ось X(категорий) (Category (X) axis) и Ось Y (значений) (Value (Z) axis) . Введенный текст отображается в обрамлении маркеров. Маркеры позволяют перетащить текст в другое место диаграммы. Для замены текста на диаграмме выделите его и введите новый.

Особенности автоматически сознанных в Excel диаграмм

Особенности автоматически сознанных в Excel диаграмм


При автоматическом построении графиков Excel располагает горизонтальную ось категорий X вдоль длинной стороны выделенного диапазона ячеек. При выделении квадратного диапазона названия категорий располагаются в верхней строке диапазона. Названия вдоль короткой стороны выделенного диапазона используются как метки легенды для каждого ряда данных. Если в ячейках, которые используются как названия категорий, хранятся числа, то категории нумеруются, а диаграмма строится без меток на оси категорий X. Если числа хранятся в ячейках, используемых для названия рядов, то каждому ряду данных присваивается имя Ряд1, Ряд2 и т.д.

Особенности создания рисунка в электронной таблице

Особенности создания рисунка в электронной таблице


Например, если на панели инструментов Рисование (Drawing) нажать кнопку Автофигуры (AutoShapes) и в строке Основные фигуры (Basic Shapes) выбрать цилиндр, а затем, удерживая клавишу Alt , создать рисунок, то контуры построенного цилиндра будут совпадать с границами ячеек (Рисунок 17.18).

Отображение линий сетки на анаграмме

Отображение линий сетки на анаграмме


Линии сетки располагаются на диаграмме параллельно осям. Чтобы показать на диаграмме линии сетки, откройте вкладку Линии сетки (Gridlines) (Рисунок 17.6). В зависимости от установленных флажков на экране вдоль каждой оси могут быть отображены:

основные линии (Major gridlines);

промежуточные линии (Minor gridlines).

Промежуточные линии расположены чаще основных линий. Следует учитывать, что слишком большое количество линий сетки затрудняет восприятие диаграммы.

Подписи данных

Подписи данных


В рамке Включить в подписи (Label Contains) установка флажка значения (Value) обеспечит отображение значений (меток) каждой точки данных выбранного ряда. Установка флажка Ключ легенды (Legend key) позволяет отобразить рядом с метками формат и цвет ключа.

Построение анаграмм создание рисунка на листе Excel

Построение анаграмм, создание рисунка на листе Excel


В этой главе рассмотрены следующие вопросы, связанные с использованием диаграмм и других графических объектов в Excel:

построение диаграммы по данным, приведенным в таблице, ее форматирование и использование для анализа данных;

особенности создания рисунка на листе Excel.

Построение диаграммы с помощью мастера

Построение диаграммы с помощью мастера


Построение диаграммы облегчает Мастер диаграмм. Он разбивает процесс создания диаграммы на несколько шагов.
Для отображения диалогового окна Мастер диаграмм (Chart Wizard) можно воспользоваться контекстным меню, щелкнув правой кнопкой мыши ярлычок рабочего листа и выбрав в меню команду Добавит" (Insert). Появится диалоговое окно Вставка (Insert) , в котором на вкладке Общие (General) выделите значок Диаграмма (Chart) и нажмите кнопку ОК .
Чтобы отобразить на диаграмме названия столбцов и строк, включите их в выделенный диапазон ячеек. Для выделения нескольких несмежных диапазонов удерживайте клавишу Ctrl.

Построение графиков отображающих связь между X и У

Построение графиков, отображающих связь между X и У


Если взять таблицу, состоящую из двух столбцов, в которых представлены значения двух взаимосвязанных переменных, например, X и У, то, как правило Excel предлагает построить две кривые: одну для X, другую — для У. Чтобы построить кривую, отображающую связь между X и У выполните следующие действия:

выделите столбец, в котором представлены значения переменной У;

нажмите кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard) на панели инструментов Стандартная (Standard) или выберите команду Диаграмма (Chart) в меню Вставка (Insert);

в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (Chart Wizard — Step 1 of 4 — Chart Type) откройте вкладку Нестандартные (Custom Types) (Рисунок 17.4), выберите Тип: Гладкие графики и нажмите кнопку Далее (Next) ;

На втором шаге построения диаграммы откройте вкладку Ряд (Series) , установите курсор в поле Подписи по оси X, нажмите кнопка свертывания диалогового окна справа от этого поля и выделите значения, которые будут отложены по оси абсцисс. На листе с данными вокруг выделенного диапазона ячеек будет видна бегущая рамка. Закончив выделение диапазона, нажмите эту кнопку снова для восстановления диалогового окна. Остальные шаги построения диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм уже были нами рассмотрены выше в этом разделе.

Редактирование диаграммы

Редактирование диаграммы


Если выделить диаграмму, то ее можно перемещать, добавлять в нее данные, можно выделять, форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него элементов. Для создания эффекта стен и пола для объемных диаграмм, а также для полос и столбцов можно использовать эффект заливки текстурой или изображением.

Рисование цилиндра контуры которого

Рисунок 17.18 Рисование цилиндра, контуры которого привязаны в границы ячейки


Аналогично при нажатии клавиши Alt и кнопки Прямоугольник или Эллипс линии нарисованного прямоугольника совпадут с границами ячеек, а эллипс будет привязан к границам одной или нескольких ячеек.

Шесть вариантов линейчатой диаграммы

Рисунок 17.2 Шесть вариантов линейчатой диаграммы


Вторая вкладка Нестандартные (Custom Types) предоставляет дополнительные возможности по выбору типа диаграммы (Рисунок 17.3). Для многократного использования нестандартного типа диаграммы установите переключатель в группе Ввести (Select form) в положение дополнительные (User-defined).

Создание и форматирование рисунка на листе

Создание и форматирование рисунка на листе


Вставка и форматирование рисунка в Excel, вставка клипов из коллекции выполняется также как и в Word (см. главу 8, раздел "Вставка рисунка"). Ниже рассмотрены особенности работы с графическими объектами в Excel.

Постройте объемную круговую диаграмму по

Упражнения

1. Постройте объемную круговую диаграмму по данным таблицы 17.2. Добавьте названия и легенду. Отформатируйте диаграмму: подберите шрифт, размещение, цвет секторов и т.п.
Таблица 17.2. Структура населения города N

Категория населения	Процент занятых
Работники промышленности	40
Работники транспорта	7
Торговые работники	20
Пенсионеры	14
Нигде не работающие	19

2. Постройте графики функций у=2х3+3, у=1пх, где х изменяет значения от 1 до 3. Шаг изменения значения х=0,217. Отформатируйте диаграмму: подберите шрифт, размещение, цвет секторов и т.п.

Вкладка используемая для оформления вида оси

Рисунок 17.12 Вкладка, используемая для оформления вида оси

Вращение объемных диаграмм

Вращение объемных диаграмм


Объемную диаграмму можно повернуть с помощью мыши, путем перетаскивания одного из концов осей. Выделите диаграмму щелчком мыши и перетащите черный маркер одной из ее восьми вершин в том направлении, в котором вы хотите повернуть диаграмму.
Для поворота объемной диаграммы можно выбрать команду Объемный вид (3-D View) в меню Диаграмма (Chart) . Назначение полей диалогового окна Формат трехмерной проекции (3-D View) позволяющего изменять угол зрения и перспективу изображения объемной диаграммы (Рисунок 17.16):

Возвышение (Elevation) — в это поле вводится число, определяющее угол возвышения, из которого видна диаграмма. Для большинства диаграмм угол изменяется в диапазоне от —90 градусов (вид снизу) до 90 градусов (вид сверху).

Поворот (Rotation) — в это поле вводится значение угла поворота диаграммы вокруг оси Z (вертикальной). Угол поворота изменяется в диапазоне от О до 360 градусов. Для линейчатых диаграмм угол поворота можно задать в пределах от 0 до 44 градусов.

Высота (Height) — в этом поле задается значение высоты оси Z и стен диаграммы, длина которых определяется в процентах от оси X или ширины основания диаграммы. Например, после задания значения 300 процентов, высота становится в три раза больше длины оси X.

Вставка рядов или элементов во внедренную диаграмму

Вставка рядов или элементов во внедренную диаграмму


Чтобы вставить ряды или элементы данных во внедренную диаграмму необходимо:

Выделить на листе добавляемые данные, включая названия рядов и категорий.

Установить указатель на рамку выделенного диапазона. Указатель будет отображаться в виде стрелки.

Перетащить выделенный диапазон в изменяемую внедренную диаграмму. Если выделенный диапазон переместить не удается, то в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) , затем откройте вкладку Правка (Edit) . Чтобы можно было перемещать и копировать данные методом перетаскивания, установите флажок Перетаскивание ячеек (Allow cell drag and drop) (см. главу 19, Рисунок 19.9).

Выбор места расположения диаграммы

Выбор места расположения диаграммы


На последнем шаге Мастер диаграмм предлагает положением переключателя задать место размещения диаграммы: на отдельном листе (As new sheet ) или на имеющемся (As object in ) (Рисунок 17.8). По умолчанию Excel помещает диаграмму на лист с данными (Рисунок 17.9). Она сохраняется вместе с данными и печатается вместе с этим листом. Ею удобно пользоваться в отчетах и презентациях, так как диаграмма располагается рядом с данными, на основании которых она построена.

Выбор ориентации диаграммы относительно осей координат

Рисунок 17.10 Выбор ориентации диаграммы относительно осей координат

Выбор типа и вица диаграммы

Выбор типа и вица диаграммы


Диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (Chart Wizard — Step 1 of 4 — Chart Type) имеет две вкладки (Рисунок 17.1), на одной из которых вы должны выбрать сначала тип диаграммы в списке 7мл (Chart type), а затем разновидность в окне Вид (Chart sub-type).

Выделение элемента диаграммы для последующего форматирования

Рисунок 17.11 Выделение элемента диаграммы для последующего форматирования


Для форматирования объектов диаграммы используется диалоговое окно команды, выбранной в меню Формат (Format). Название команды меняется в зависимости от объекта, выбранного для форматирования.

Выравнивание текста на диаграмме

Выравнивание текста на диаграмме


Названия элементов диаграммы и другой текст автоматически выравниваются по оси или располагаются по центру в верхней части диаграммы. Для выравнивания названия диаграммы, названия оси или текста выберите в меню Формат (Format) соответствующую команду Название диаграммы (Selected Chart Title), Название оси (Selected Axis Title) или Выделенный объект (Selected object). Откройте вкладку Выравнивание (Placement) и задайте необходимые параметры. Чтобы быстро изменить выравнивание выделенного текста по горизонтали, нажмите на панели инструментов Форматирование одну из кнопок По левому краю (Align Left), По центру (Center) или По правому краю (Align Right) .

Чтобы построить диаграмму для выделенного

Выводы

1. Чтобы построить диаграмму для выделенного диапазона ячеек, нажмите кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard) на панели инструментов Стандартная (Standard) или выберите команду Диаграмма (Chart) в меню Вставка (Insert).
2. Для автоматического построения диаграммы выделите ячейки, содержащие данные и подписи к ним, которые вы хотите показать, а затем нажмите клавишу F11.
3. Для форматирования объектов диаграммы используется диалоговое окно команды, выбранной в меню Формат (Format) . Название команды меняется в зависимости от объекта, выбранного для форматирования.
4. Двойной щелчок элемента диаграммы отображает диалоговое окно, позволяющее отформатировать этот элемент.
5. Для выбора параметров форматирования области диаграммы в меню Формат (Format) выберите команду Выделенная область диаграммы (Selected Chart Area).
6. При подборе оптимальных значений параметров вы можете изменять значения, отображаемые на диаграмме, путем перетаскивания маркеров данных и с помощью подбора параметров формул ячеек. Когда при перетаскивании маркера данных его значение изменяется, автоматически изменяется и исходное значение на листе.

Задание параметров шкалы при форматировании оси диаграммы

Рисунок 17.13 Задание параметров шкалы при форматировании оси диаграммы

Краткий обзор Microsoft Office 2003

Анализ данных в Excel 2003

В этой главе вы познакомитесь cq следующими вопросами, связанными с анализом данных:

сортировка данных;

использование списков в качестве баз данных;

анализ и аппроксимация данных;

сводные таблицы и консолидация данных.

Аппроксимация данных

Аппроксимация данных


Напомним, что регрессионный анализ это вид статистического анализа, используемый для прогнозирования. Регрессионный анализ позволяет оценить степень связи между переменными, предлагая механизм вычисления предполагаемого значения переменной из нескольких уже известных значений.
Линиями тренда можно дополнить ряды данных, представленные на ненормированных плоских диаграммах с областями, линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках, биржевых, точечных и пузырьковых диаграммах. Использование линии тренда того или иного вида определяется типом данных. Нельзя дополнить линиями тренда ряды данных на объемных диаграммах, нормированных диаграммах, лепестковых диаграммах, круговых и кольцевых диаграммах.
Более ясно закономерность в развитии данных показывает сглаженная кривая. Она строится по точкам скользящего среднего, где под скользящим средним подразумевается последовательность средних чисел, каждое из которых вычислено по некоторому подмножеству ряда данных.

Автофильтр

Автофильтр


В ряде случаев нам необходимо найти только те строки списка, которые отвечают заданному условию, например, в списке цен на продукты выбрать только строки, касающиеся шоколада, или в списке студентов, выбрать тех, кто родился после определенной даты. Скрыть строки, не отвечающие заданному условию, позволяет функция Автофильтр.
В верхней строке выделенного диапазона в каждом столбце появится раскрывающийся список (Рисунок 18.5), содержащий перечень возможных вариантов фильтрации (таблица 18.1). Для отмены использования автофильтра повторив выберите в меню Данные (Data) команды Фильтр (Filter), Автофильтр (AutoFUter).

Автофильтрация "Первые 10"

Автофильтрация "Первые 10"


После выбора элемента Первые 10 (Тор 10) в раскрывающемся списке, созданном командой Автофильтр, отображается диалоговое окно Наложение условия по списку (Тор 10). Поле счетчика у левой границы диалогового окна позволяет указать в столбце с числовыми данными количество искомых записей: от 0 до 500 наибольших (Тор) или наименьших (Bottom) элементов списка.

Bспользование uистограммы для

Рисунок 18.10 Bспользование uистограммы для dыбора заданного значения параметра

Диаграмма с нанесенной линией тренда

Рисунок 18.12 Диаграмма с нанесенной линией тренда

при выборе типа Полиномиальная (Polynomial) введите в поле Степень (Order) наибольшую степень для независимой переменной;

при выборе типа Скользящее среднее (Moving Average) введите в поле Точки (Period) число точек, используемых для расчета скользящего среднего.

Все ряды данных диаграммы, поддерживающей линии тренда перечислены в поле Построен на ряде (Based On Series) . Для добавления линии тренда к другим рядам выберите нужное имя в поле, а затем выберите нужные параметры. Если вариант Скользящее среднее (Moving Average) выбран для точечной диаграммы, результат будет зависеть от порядка расположения значений X во входном диапазоне. Чтобы получить правильный результат, необходимо отсортировать значения X перед построением линии скользящего среднего.

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 18.21 Диалоговое окно, используемое для автоматического вычисления полей сводной таблицы


Таблицы с данными магазинов будут иметь вид:
Таблица №1 город Тула

	Январь	Февраль	Март	Апрель
Овощи	20	30	14	23
Фрукты	30	48	15	24
Ягоды	25	24	16	25

Таблица №2 город Орел

	Январь	Февраль	Март	Апрель
	31	21	31	25
Д)п\лкты	32	22	32	23
Ягоды	33	23	33	24

Таблица №3 город Пенза

	Январь	Февраль	Март	Апрель
Овощи	12	24	24	23
Фрукты	14	21	45	33
Ягоды	17	26	44	32

Работу выполните в следующем порядке:

Щелкните мышью в ячейке А2. Введите текст Овощи. Аналогично в ячейки A3 и А4 введите соответственно Фрукты и Ягоды.

Выделите ячейки с А1 по Е4 и выберите команду Автоформат (AutoFonnat) в меню Формат (Format).

В списке форматов выберите Классический! (Classicl) и нажмите кнопку ОК.

Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку первого листа и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move or Copy) . и установите в появившемся диалоговом окне флажок Создать копию (Create a copy) .

Аналогичным образом создайте третью копию листа.

Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку Лист 1(3) (Sheet 1(3)). Выберите команду Переименовать (Rename). В поле с именем листа введите Тула. Аналогичным образом двум другим листам с таблицей присвойте названия городов Орел, Пенза.

Заполните данные по реализации продукции по каждому из трех городов, как показано в таблицах 1, 2 и 3 ниже.

Для построения сводной таблицы выберите в меню Данные (Data) команду Сводная таблица (Pivot Table and PivotChart Report). Установите переключатель в положение В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges), так как данные расположены на нескольких листах книги и нажмите кнопку Далее.

В следующем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2а из 3 (PivotTable and PivotChart Wizard — Step 2a of3) поставьте переключатель в положение Создать одно поле страницы (Create a single page field for me), так как все листы аналогичны и отличаются только городом, в котором реализовывалась продукция. Щелкните мышью в поле Диапазон (Range). Выделите поочередно на всех листах ячейки с Al no E4, и нажмите кнопку Добавить (Add) после каждого выделения. Кнопка свертывания окна справа от поля позволяет свертывать диалоговое окно для выделения каждого диапазона. Повторное нажатие на эту кнопку восстанавливает окно. Затем нажмите кнопку Далее (Next).

Поставьте переключатель в положение Поместить таблицу на новый лист (New worksheet) и нажмите кнопку Готово (Finish ).

В появившейся сводной таблице дважды щелкните по полю со словом Строка (Row) . Откроется диалоговое окно Вычисления сводной таблицы PivotTable Field) (Рисунок 18.21). Введите слово Товар вместо Строка и нажмите ОК. Аналогично Столбец поменяйте на Месяц, а страница на Город. После создания сводной таблицы значения доходов просуммированы по месяцам и названиям товаров. Для анализа доходов по различным городам откройте раскрывающийся список городов в ячейке В1, выделите тот город который вас интересует и нажмите кнопку ОК. Вы получите просуммированные данные по данному городу.

Щелкните по раскрывающемуся списку Товары и снимите галочки рядом с теми товарами, которые вас не интересует. В таблице отобразятся сводные данные без этого продукта.

Диалоговое окно Консолидация можно

Рисунок 18.15 Диалоговое окно Консолидация можно задать либо трехмерными формулами, либо в поле Ссылка (Reference) (Рисунок 18.15).-


В диалоговом окне Консолидация в раскрывающемся списке Функция (Function) выберите итоговую функцию, которую следует использовать для обработки данных, например, Сумма (Sum) , если будут суммироваться значения. Описание функций, приведенных в списке, дано в таблице 18.3.
Таблица 18.3. Итоговые функции, используемые при построении сводных таблиц и сводных диаграмм

Операция	Назначение
Сумма (Sum)	Вычисление суммы чисел, хранящихся в исходных ячейках. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по числовым полям
Количество (Count)	Количество записей или строк данных. Эта операция используется по умолчанию для подведения итогов по нечисловым полям
Среднее (Average)	Вычисление среднего числа по данным, хранящимся в исходных ячейках
Максимум (Мах)	Определение максимального числа по данным, хранящимся в исходных ячейках
Минимум (Min)	Определение минимального числа по данным, хранящимся вч исходных ячейках
Произведение (Product)	Вычисление произведение чисел, хранящихся в исходных ячейках
Количество чисел (Count Nums)	Количество записей или строк, содержащих числа
Смещенное отклонение (StdDev)	Смещенная оценка стандартного отклонения генеральной совокупности по выборке данных
Несмещенное отклонение (StdDevp)	Вычисление стандартного отклонения генеральной совокупности по выборке данных, хранящихся в исходных ячейках
Смещенная дисперсия (Var)	Смещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных
Несмещенная дисперсия (Varp)	Несмещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных

После установки курсора в поле Ссылка (Reference) введите ссылку на первый диапазон данных, который консолидируется в указанный конечный диапазон. Ссылку введите вручную или, если лист, содержащий новую исходную область, является текущим, выделите на нем исходную область. Если исходные области и область назначения находятся на разных листах, используйте имя листа и имя или ссылку на диапазон. Чтобы убрать диалоговое окно Консолидация (Consolidate) на время выбора исходной области, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно (Collapse dialog) в правой части поля. Повторное нажатие на эту кнопку восстанавливает окно.
Если исходные данные находятся в другой книге, которая в данный момент закрыта, нажмите кнопку Обзор (Browse) и выберите книгу. Путь к выбранной ссылке отобразится в поле Ссылка (Reference). Затем добавьте ссылку.
Нажмите кнопку Дoбaвumъ(Add ). Введенная ссылка отобразится в окне Список диапазонов (All references). Повторите эту операцию для всех консолидируемых исходных областей.
Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными (Create links to source data). Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.
При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, скопируйте или введите их вручную. .

Диалоговое окно Наложение условия по списку

Рисунок 18.6 Диалоговое окно Наложение условия по списку


В правом раскрывающемся списке можно выбрать параметр; элементов списка, который служит для отображения определенного числа строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце. Параметр % от количества элементов позволяет вывести указанный процент строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце.

Диалоговое окно Подбор параметра

Рисунок 18.8 Диалоговое окно Подбор параметра

В поле Значение (То value) введите искомое число дохода 90000.

В поле Изменение значения параметра (By changing cell) укажите ссылку на 'ячейку, содержащую Параметр, значение которого требуется подобрать для получения требуемого результата, в данном примере меняется тираж книги, величина которого задается в ячейке В1. На эту ячейку прямо или косвенно должна ссылаться формула, содержащаяся в ячейке, адрес которой указан в поле Установить в ячейке (Set cell).

Диалоговое окно Результат подбора параметра

Рисунок 18.9 Диалоговое окно Результат подбора параметра

Нажмите кнопку ОК . Откроется диалоговое окно Результат подбора параметра (Goal Seek Status) (Рисунок 18.9). Если подбор параметра требует много времени, то кнопка Пауза (Pause) в этом окне позволяет выполнить пошаговый процесс поиска. Кнопка Продолжить (Continue) позволяет возобновить автоматизированный подбор.

Добавление линии тренда или скользящего

Добавление линии тренда или скользящего среднего к рядам данных


В Excel используются шесть различных видов линий тренда (аппроксимация и сглаживание), которые могут быть добавлены в диаграмму (Рисунок 18.11): 1) Линейная аппроксимация (Linear) — это прямая линия, наилучшим образом описывающая набор данных. Уравнение прямой у=ах+Ь, где а — тангенс угла наклона, b — точка пересечения прямой с осью у. Линейная аппроксимация применяется для переменных, которые увеличиваются или убывают с постоянной скоростью.
2) Логарифмическая аппроксимация (Logarithmic) хорошо описывает положительные, так и отрицательные величины, которые вначале быстро растут или убывают, а затем постепенно стабилизируется. Логарифмическая аппроксимация использует уравнение у=с* lnx+Ь, где с и b константы, In — натуральный логарифм.
3) Полиномиальная аппроксимация (Polynomial) используется для описания величин, попеременно возрастающих и убывающих. Ее целесообразно применять для анализа большого набора данных нестабильной величины. Степень полинома определяется количеством экстремумов (максимумов и минимумов) кривой. Полином второй степени может описать только один максимум или минимум. Полином третьей степени имеет один или два экстремума. Полином четвертой степени может иметь не более трех экстремумов. Полиномиальная аппроксимация описывается уравнением y=a+ciXi+C2X2++Cigx18, где a, Cj—Cjg — константы. Требуемая степень полинома задается в поле Степень (Рисунок ). Максимальная величина степени — 18.
4) Степенная аппроксимация (Power) дает хорошие результаты, если зависимость, которая содержится в данных, характеризуется постоянной скоростью роста. Примером такой зависимости может служить график ускорения автомобиля. Если в данных имеются нулевые или отрицательные значения, использование степенного приближения невозможно. Степенная аппроксимация описывается уравнением у=а * хn, где а и n — константы.
5) Экспоненциальную аппроксимацию (Exponential) следует использовать в том случае, если скорость изменения данных непрерывно возрастает. Однако для данных, которые содержат нулевые или отрицательные значения, этот вид приближения неприменим. Экспоненциальная аппроксимация описывается уравнением у= а • ebx, где а и b — константы.
6) Линейная фильтрация (Moving average) позволяет сгладить колебания данных и таким образом более наглядно показать характер зависимости. Такая линия тренда строится по определенному числу точек (она задается параметром Тонки (Period). Элементы данных усредняются, и полученный результат используется в качестве среднего значения для приближения. Так, если параметр Тонки равен 2, первая точка сглаживающей кривой определяется как среднее значение первых двух элементов данных, вторая точка — как среднее следующих двух элементов и так далее. Для расчета скользящего среднего используется уравнение у= (Aj+Aj_i++Aj_n+i)/n.

Добавление линии тренда к рядам данных

Добавление линии тренда к рядам данных


Для добавления линии тренда к рядам данных выполните следующие действия:

выделите ряд данных, к которому нужно добавить линию тренда или скользящее среднее;

выберите команду Добавить линию тренда (Add Trendline ) в меню Диаграмма (Chart). На вкладке Тип (Туре) выберите нужный тип регрессионной линии тренда или линии скользящего среднего (Рисунок 18.11);

Форма для ввода и редактирования новых записей

Рисунок 18.3 Форма для ввода и редактирования новых записей


Над кнопками выводится номер текущей записи и количество записей в списке. После достижения конца списка номер записи появляется сообщение Новая запись. Для перемещения между записями списка используйте полосу прокрутки.
Отметим, что использование списка в качестве базы данных имеет ограниченную область применения — в основном как инструмент для анализа хранящейся информации, так как Excel позволяет разместить на листе таблицу с ограниченным количеством строк и столбцов. В Access проще структурировать данные.
При создании нескольких списков их рекомендуется размещать на разных листах или отделять друг от друга пустыми строками и столбцами. При таком размещении облегчается выделение списка: достаточно выделить одну из его ячеек и нажать клавиши Ctrl+Shift+*.

Исходный список для составления сводной таблицы

Рисунок 18.16 Исходный список для составления сводной таблицы


Создание сводной таблицы желательно начать с выделения ячейки внутри используемого списка (это позволяет автоматически выделить диапазон, содержащий исходные данные).
Положением переключателя в группе Создать таблицу на основе данных, находящихся: (Create Pivot table from data in:) установите переключатель в положение: в нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) , так как источники данных для создания сводной таблицы, расположены на разных листе Excel.
Назначение других положений переключателя:

в списке или базе данных Microsoft Office Excel (Microsoft Office Excel list or Database ) — позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным строк или столбцов с подписями, расположенных на одном листе Excel;

во внешнем источнике данных (External data source) — позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным внешнего файла или базы данных, например, Microsoft Access, SQL Server, Paradox;.

в нескольких диапазонах консолидации — позволяет создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы по данным строк или столбцов с подписями, расположенных в нескольких диапазонах консолидации;

в другой сводной таблице или сводной диаграмме (Another PivotTable report or Pivot Chart report) — используется для создания отчета сводной таблицы или сводной диаграммы по данным другого отчета сводной таблицы в активной книге.

Использование списков в качестве баз данных

Использование списков в качестве баз данных


Набор строк таблицы, содержащий связанные данные, образует список. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Можно выбрать диапазон ячеек и определить его в качестве списка.
Списки на листе Excel позволяют группировать данные и выполнять различные действия над связанными данными. Управление данными в нем и их анализ производится независимо от данных за пределами списка. К каждому
столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные. В список можно добавить строку итогов. Щелкнув ячейку в строке итогов, можно выбрать из раскрывающегося списка нужную обобщенную функцию. Путем перемещения метки изменения размера, находящейся в правом нижнем углу рамки списка, можно изменить размер списка. В качестве примера, составим список студентов группы. В ячейку А1 введем Список студентов, в А2 — № п/п, В2 — Фамилия, С2 — Имя, D2 — Год рождения и заполним первую строку списка, не указывая № п/п, например, Андреев Петр 1978 (Рисунок 18.2).

Консолидация данных по категориям

Консолидация данных по категориям


Выберите из раскрывающегося списка Функция (Function) функцию, которую следует использовать для обработки данных (Рисунок 18.15). Используемые итоговые функции приведены в таблице 18.3. Введите исходную область консолидируемых данных в поле Ссылка (Reference) . Убедитесь, что исходная область имеет заголовок.
Нажмите кнопку Добавить (Add) для добавления диапазона к списку исходных диапазонов консолидации. Повторите эту операцию для всех консолидируемых исходных областей. В наборе флажков Использовать в качестве имен (Use labels in) установите флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.
Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными (Create links to source data). Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.

Консолидация данных по расположению

Консолидация данных по расположению


Диапазоны, данные которых консолидируются и помещаются в указанный конечный диапазон, называются исходными областями. Исходные области могут располагаться на любом листе или книге, на других открытых листах или книгах, а также на листах Lotus 1-2-3.
Если во всех ведомостях количество упаковок Рыбные продукты приводится в ячейке F3, то при консолидации в итоговой ведомости будут обобщены значения, хранящиеся в этой ячейке во всех ведомостях. Области консолидации

Консолидация данных

Консолидация данных


Консолидация данных состоит в создании итоговой таблицы, позволяющей обобщить однородные данные. Например, можно произвести суммирование данных по товарам одних и тех же наименований, хранящихся на разных складах (Рисунок 18.14). При консолидации значения, приведенные в итоговой таблице, могут рассчитываться на основе исходных данных с использованием различных функций Excel.
Исходные данные (области) могут располагаться на одном или разных листах, в других открытых книгах. При консолидации можно создать связи, обеспечивающие автоматическое обновление данных в итоговой таблице (области назначения) при изменении данных в исходных областях.
Консолидацию данных можно произвести по расположению ячеек, содержащих исходные данные, по категориям, с помощью трехмерных ссылок, сводной таблицы и т.д; При этом во всех исходных диапазонах данные должны быть расположены в одинаковом порядке. Так, если мы рассматриваем количество товаров одного наименования на разных складах, то во всех отчетах, представленных разными складами, строки и столбцы таблиц отчетов должны быть расположены в одинаковом порядке.

Надежность линии тренда

Надежность линии тренда


Оценка надежности линии тренда к фактическим данным выполняется по показателю определенности или величине R в квадрате. R может изменяться от 0 до 1. Чем больше величина этого показателя, тем достовернее линия тренда. Значение R2 автоматически рассчитывается Excel при подборе линии тренда к данным. Это значение можно отобразить на диаграмме.
Для вывода значения R-квадрат для линии тренда щелкните эту линию, и выберите команду Выделенная линия тренда (Selected Trendline) в меню Формат (Format) . На вкладке Параметры (Options) установите флажок поместить на диаграмму величину достоверности аппроксимации (R*2) (Display R-squared value on chart) (Рисунок 18.13). Отметим, что для скользящего среднего значение R-квадрат не может быть отображено.

Окно мастера сводных таблиц

Рисунок 18.17 Окно мастера сводных таблиц


В разделе Вид создаваемого отчета (What kind of report do you want to create?) поставьте переключатель в положение сводная таблица (PivotTable) для создания только сводной таблицы и нажмите кнопку Далее (Next).
Если исходные данные расположены на нескольких листах, то в следующем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2а из 3 (PivotTable and Pivot Chart Wizard — Step 2a of3) поставьте переключатель в положение Создать одно поле страницы (Create a single page field for те) , так как все листы аналогичны и отличаются только городом, в котором реализовывалась продукция. Нажмите кнопку Далее (Next) .
На экране отобразится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 26 из 3 (PivotTable and PivotChart Wizard — Step 2b of 3) . Щелкните мышью в поле Диапазон (Range) (Рисунок 18.18). Выделите поочередно на всех листах ячейки с А1 по Е4, и нажмите кнопку Добавить (Add) после каждого выделения для добавления диапазона к списку исходных диапазонов. Ссылка на исходную область будет добавлена в список Все ссылки (All references). Кнопка свертывания окна справа от поля позволяет свертывать диалоговое окно для выделения каждого диапазона. Повторное нажатие на эту кнопку восстанавливает окно.
Можно сдвинуть диалоговое окно, чтобы был виден один из углов выделяемого диапазона. Пока идет выделение диапазона диалоговое окно автоматически свертывается.

Подбор параметра обеспечивающего

Подбор параметра, обеспечивающего получение требуемого результата


Ниже даны примеры использования команды для определения значения одного из параметров, влияющих на конечный результат.
Определение значения параметра для получения задаваемой величины конечного результата
Найдем, насколько надо увеличить тираж книги для получения задаваемой величины дохода. Исходные данные затрат на выпуск тиража 3000 книг и формулы, использованные для расчета некоторых параметров, приведены в таблице 18.2.
Таблица 18.2. Исходные данные по затратам на выпуск 3000 книг

Параметр	Значение	Ячейка	Расчетная формула
Тираж	3000	В1
Затраты на печатание книг	3180000	В2	В1* ВЗ
Затраты на печатание одной книги	120	ВЗ
Затраты на зарплату	70000	В4
Накладные расходы	48000	В5
Затраты на аренду	20000	В18
Общие затраты	498000	В7	В2+ В4+ В5+ В 18
Себестоимость одной книги	11818	В8	В7/В1
Доход	10000	В9	(В10- В8)* В1
Оптовая цена книги	190	В10

Предположим мы хотим получить прибыль не 72 тысячи, a 90 тысяч рублей и нам необходимо рассчитать насколько для этого надо увеличить тираж. Для решения поставленной задачи выполните следующие действия:

Выделите ячейку В9 с рассчитываемым параметром Доход (Рисунок 18.7).

Выберете в меню Сервис (Tools) команду Подбор параметра (Goal Seek).

Поиск ценных по заданным условиям

Поиск ценных по заданным условиям


С помощью формы можно производить поиск данных, приведенных в списке, по определенному критерию. Чтобы провести такой поиск, нажмите кнопку Критерии (Criteria) (Рисунок 18.4). В качестве условия могут выступать как последовательность символов, например, конкретная фамилия, так и выражение. Введем в поле Год рождения ">1978" и после нажатия кнопки Далее (Find Next) или Назад (Find Prev) мы увидим записи, удовлетворяющие заданному критерию.

Пользовательский автофильтр

Пользовательский автофильтр


Пользовательский автофильтр позволяет использовать операторы сравнения при фильтрации данных выбранного столбца. После выбора элемента Условие (Custom) в раскрывающемся списке, созданном командой Автофильтр (AutoFilter), отображается диалоговое окно Пользовательский автофильтр (Custom AutoFilter).
В группе параметров раскрывающегося списка слева выберите операцию фильтрации, а затем в поле справа введите значение с листа, с которым будет производиться сравнение. Для включения другого набора условий фильтрации выберите нужное положение переключателя И (And), Или (Or) и задайте соответствующие условия в расположенных ниже полях.
Например, вы можете выбрать из списка элемент начинается с (begins with) и указать букву К. В результате будут выбраны только те фамилии, которые начинаются с этой буквы.

Пострoение базы данных в Excel

Рисунок 18.2 Пострoение базы данных в Excel


Ha экране отобразится диалоговое окно с именем листа, на котором расположен список (Рисунок 18.3). Назначение кнопок в этом окне:

Дoбaвumь(New) — позволяет создать новую запись. После нажатия клавиши Enter запись будет добавлена в конец списка. Поля формы очистятся и в них можно будет ввести новую запись.

Удалить (Delete) — удаляет текущую запись из списка.

Вернуть (Restore) — отменяет все изменения, внесенные в текущую запись. Нажатие этой кнопки не восстанавливает удаленную запись.

Далее (Find Next), Назад (Find Prev) — позволяет перейти к следующей или к предыдущей записи списка.

Критерии (Criteria) — позволяет производить поиск записей, основанных на заданном условии поиска (поиск данных по заданным условиям рассмотрен ниже).

Закрыть (Close) — добавляет запись и закрывает диалоговое окно.

Пример таблицы исходных данных для консолидации

Рисунок 18.14 Пример таблицы исходных данных для консолидации

Прогнозирование линейной или экспоненциальной зависимости

Прогнозирование линейной или экспоненциальной зависимости


Excel позволяет находить экстраполирующие значения для выделенного диапазона ячеек с использованием линейной или экспоненциальной функции. В случае линейной аппроксимации подбираются значения арифметической прогрессии с шагом наиболее близким к значениям, хранящимся в выделенных ячейках. Экспоненциальное приближение подбирает значения геометрической прогрессии, имеющей наиболее близкий шаг к значениям, хранящимся в выделенных ячейках.
Для прогнозирования зависимости выполните следующие действия:

выделите диапазон ячеек, содержащий исходные значения;

выберите в меню Правка (Edit) команду Заполнить (Fill), Прогрессия (Series);

в диалоговом окне Прогрессия (Series) установите флажок Автоматическое определение шага (Trend ) (см. Рисунок 14.9);

положением переключателя Расположение укажите, заполняется ли ряд строк или столбцов. Содержимое первой ячейки или ячеек этой строки или столбца будет использовано как начальное значение ряда;

положением переключателя Тип (Туре) выберите, какую прогрессию вы хотите использовать при аппроксимации.

Шаг прогрессии определяется автоматически, на основе анализа выделенных значений. При этом исходные значения ячеек заменяются значениями ряда.

Решение уравнений

Решение уравнений


Для решения задач с несколькими неизвестными и набором ограничений следует использовать надстройку Поиск решения (Solver) .
В качестве примера решим уравнение
2х3-4х2+3х=27
Для решения уравнения выполните следующие действия:

Запишите в ячейку А1 число 0, а уравнение в ячейку В1: =2*АГЗ-4*А1 Л2+3*А1-27+А1.

Выберите команду Подбор параметра (Goal Seek) в меню Сервис (Tools) в меню Сервис .

В поле Установить в ячейке (Set cell) введите В1, в поле Значение (То value) — 1, в поле Изменяя значение параметра (By changing cell) дайте ссылку на ячейку А1.

Нажмите кнопку ОК . Откроется диалоговое окно Результат подбора параметра (Goal Seek Status) .

Нажмите кнопку ОК . В ячейке А1 будет приведено значение 2,939, т.е. х=3.

Если уравнение имеет несколько корней, то измените число 0, выбранное в качестве начального приближения, например, на 0,5 или 2.

Сортировка данных

Сортировка данных


Excel позволяет упорядочить данные, приведенные в таблице, в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию или убывания значений. В зависимости от выполняемой работы требуется сортировка различных данных. Например, при работе со списком товаров желательно отсортировать их по названиям, при выборе товаров в определенном ценовом диапазоне — в порядке возрастания или убывания их цены. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. При сортировке алфавитно-цифрового текста Excel сравнивает значения посимвольно слева направо. Например, если ячейка содержит текст " И100", Excel поместит ее после ячейки, содержащей запись "И1", и перед ячейкой, содержащей запись " ИИ".
Текст, в котором есть числа, сортируется в следующем порядке: 0123456789 (пробел) !"#$%&()*,./:;?@[\]^_'{|}~ + < = >А ВСDЕFGНIJKLMNОРQRSTUVWXYАБВГДЕЕЖЗИЙКЛ МНОПРСТУФХЦ Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я. Пустые значения всегда ставятся в конец вне зависимости от направления сортировки.
Для сортировки строк по возрастанию данных в одном столбце укажите ячейку в сортируемом списке и нажмите кнопку По возрастанию. По умолчанию в таблице элементы в выделенном поле сортируются по алфавиту в возрастающем порядке (от А до Я). Числа сортируются от меньшего к большему. Если объект находится внутри одной строки или столбца, то вместе с данными Excel 2003 сортирует и объекты.

Сортировка денных по нескольким полям

Сортировка денных по нескольким полям


Стандартные средства Excel позволяют одновременно сортировать записи по трем полям.
Если сортируемый список окружен со всех сторон пустыми ячейками, то достаточно установить курсор в одну из ячеек. Последовательность сортировки полей выбирается в диалоговом окне Сортировка диапазона в раскрывающихся списках Сортировать по (Sort by), Затем по (Then by), В последнюю очередь, по (Then by) (Рисунок 18.1). Расположенные рядом с каждым списком переключатели по возрастанию (Ascending) , пo убыванию (Descending) позволяют задать направление сортировки.
Переключатель Идентифицировать поля по (My list has) можно установить в следующие положения:

подписям (No header row) — исключает первую строку с названиями столбцов из сортировки и позволяет работать с полями по их названиям;

обозначениям столбцов листа (Header row) — если в сортируемом диапазоне первая .строка не содержит названий столбцов.

Создание сводной таблицы

Создание сводной таблицы


В качестве примера рассмотрим создание сводной таблицы, позволяющей на основе таблиц с исходными данными выполнить анализ продажи определенных товаров в различных городах России. В книге, приведенной на Рисунок 18.16, показана продажа нескольких моделей автомобилей: Волга, Жигули, Ока в разных городах России: в Москве, Саратове и Туле. Каждый город показан на отдельном листе. Предполагается, что сводные таблицы составляются по четырем месяцам: январь, февраль, март и апрель. Таблицы отформатированы с использованием команды Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format) . Выбран образец с подписью Простой (Simple) .

Сводные таблицы

Сводные таблицы


Сводная таблица призвана помочь пользователю в интерактивном режиме упорядочить и обобщить большое количество данных, приведенных в списках, таблицах и в базах данных. Просмотр больших таблиц требует значительных затрат времени. Сводные таблицы планируются так, чтобы наглядно отобразить интересующую пользователя информацию. На их основе можно создать диаграмму, которая будет отображать все произошедшие изменения.
Если обычные таблицы могут быть только двумерными, то сводные таблицы многомерны, что позволяет избежать дублирования данных. Создавая сводную таблицу, пользователь указывает, какие Поля и какие элементы должны быть представлены в ней. Например, если у вас есть списки товаров, которые продаются в различных магазинах, то названия товаров будут образовывать поля, а их конкретное количество в каждом магазине — элементы. Данные по магазинам, которые расположены в разных городах, можно расположить на отдельных листах. Сводная таблица поможет вам проанализировать суммарную продажу конкретных товаров по неделям, месяцам, кварталам, избавит от необходимости просматривать все имеющиеся списки. В сводную таблицу можно включать промежуточные и итоговые суммы, расчетные поля.
Новые данные вносятся в исходные таблицы, а сводные таблицы предназначены только для чтения. После создания отчета сводной таблицы ее структуру можно изменить, перетаскивая поля и элементы с помощью мыши. Сводная таблица позволяет обобщить и проанализировать данные, которые находятся во внешних источниках данных, созданных без использования Excel. Для более наглядного отображения данных, содержащихся в сводной таблице, можно на их основе создать диаграмму. При создании сводной таблицы можно использовать базу данных, например, таблицу, созданную в Access.

Составьте список заказов книг для

Упражнения

1. Составьте список заказов книг для поставки в разные библиотеки нескольких городов. Проанализируйте суммарные заказы на конкретные книги по городам.
2. Составьте список работников вашей фирмы с основными анкетными данными, используя форму (Рисунок 18.4). Выполните поиск данных и их сортировку по заданным критериям.
3. Создайте сводную таблицу по продаже товаров трех наименований за четыре месяца: январь, февраль, март и апрель для трех городов: Тула, Орел и Пенза. Отформатируйте таблицу с помощью команды Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format). Переименуйте ярлычки листов по названиям городов. Посчитайте выручку (в тысячах рублей) по месяцам и товарам в разных городах и общую выручку.

Визуальный подбор параметра с помощью диаграммы

Визуальный подбор параметра с помощью диаграммы


Аргумент, обеспечивающий необходимое значение параметра, можно найти с помощью гистограммы, линейчатой диаграммы, графика. На Рисунок 18.10 показана гистограмма затрат на тираж. Для визуального подбора параметра, установите указатель мыши ниже верхнего края столбца тиража, и выполните два одиночных щелчка мышью. Перетащите верхний средний квадратик в требуемое положение: 90000. После того как вы отпустите кнопку мыши, на экране отобразится диалоговое окно Подбор параметра с заполненными полями Установить в ячейке (Set cell) и Значение (То value) . Введите ссылку на ячейку В1 в поле Изменяя значение параметра (By changing cell). Нажмите кнопку ОК . Откроется диалоговое окно Результат подбора параметра (Goal Seek Status) , рассмотренное выше.

Выбор линии тренда

Рисунок 18.11 Выбор линии тренда

Выбор места расположения сводной таблицы

Рисунок 18.19 Выбор места расположения сводной таблицы

планируется создать несколько полей данных и нужно указать порядок их отображения.

Сводную таблицу (Рисунок 18,20) можно создать путем перетаскивания заголовков полей в требуемую зону листа. Для некоторых внешних источников данных, особенно для больших баз данных, .это может оказаться более удобным по сравнению с настройкой макета непосредственно на листе. Так, если отчет создается на основе данных куба (с помощью мастера создания куба в Microsoft Query), настройка макета в диалоговом окне может значительно сократить время, которое требуется для извлечения данных. Здесь же можно выбрать параметры для создания полей страниц, чтобы данные элементов извлекались по отдельности. Параметры полей страниц доступны только в том случае, если источником данных отчета не является куб.

Выбор условия фильтрации с помощью функции Автофильтр

Рисунок 18.5 Выбор условия фильтрации с помощью функции Автофильтр


Таблица 18.1. Назначение различных элементов раскрывающегося списка, созданного командами Фильтр (Filter), Автофильтр (AutoFilter) в меню Данные (Data)

Элемент раскрывающегося списка, созданного командой Автофильтр	Назначение элемента раскрывающегося списка Автофильтра
Сортировка по возрастанию	Сортирует список по возрастанию (с первых букв алфавита)
Сортировка по убыванию	Сортирует список по убыванию (с последних букв алфавита)
Все (All)	Отключает фильтрацию, отображает все поля
Первые 10 (Тор 10)	Отображает диалоговое окно, позволяющее выбрать заданное количество наибольших или наименьших значений в столбце с числовыми данными (см. ниже раздел "Автофильтрация "Первые 10"")
Условие (Custom)	Отображает диалоговое окно, позволяющее задать условия отбора "см. ниже раздел "Пользовательский автофильтр""

Выделение диапазонов таблиц подлежащих консолидации

Рисунок 18.18 Выделение диапазонов таблиц, подлежащих консолидации


Если исходная таблица находится в другой книге, к ней можно перейти с помощью кнопки Обзор (Browse) . Закончив выбор данных для отчета сводной таблицы, нажмите кнопку Далее (Next).
На последнем шаге мастера сводных таблиц и диаграмм вам предложат положением переключателя задать место, где следует поместить сводную таблицу (Рисунок 18.19):

новый лист (New worksheet) — отчет сводной таблицы будет размещен на новом листе той же книги;

существующий лист (Existing worksheet) — отчет сводной таблицы будет размещен на том же листе, где находится исходная таблица. Кнопка свертывания диалогового окна справа от поля ввода временно убирает диалоговое окно с экрана, что позволяет указать диапазон ячеек, где будет расположена сводная таблица, путем выделения ячеек на листе. После этого можно нажать эту кнопку еще раз для восстановления диалогового окна.

Кнопку Готово (Finish) целесообразно нажать прежде, чем кнопку Макет (Layout) в следующих случаях:

используются внешние данные с низкой скоростью загрузки и обновления;

планируется создание поля страницы и требуется задать параметр запроса для каждого элемента по отдельности;

Вывод значения Rквадрат для линии тренда

Рисунок 18.13 вывод значения R-квадрат для линии тренда

Чтобы упорядочить данные по нескольким

Выводы

1. Чтобы упорядочить данные по нескольким полям, выделите диапазон ячеек, который необходимо отсортировать, и выберите команду Сортировка (Sort) в меню Данные (Data).
2. Чтобы упростить ввод и редактирование данных при составлении списков в Excel, установите курсор в одной из ячеек списка и выберите в меню Данные (Data) команду Форма (Form).
3. Для прогнозирования зависимости выделите диапазон ячеек, содержащий исходные значения, и используйте диалоговое окно, отображаемое после выбора в меню Правка (Edit) команды Заполнить (Fill), Прогрессия (Series) .
4. Найти аргумент, обеспечивающий задаваемый результат, позволяет команда Подбор параметра (Goal Seek ) в меню Сервис (Tools). Решение находится путем последовательных итераций.
5. Чтобы обобщить однородные данные, расположенные в нескольких областях таблицы или на разных листах, в одной таблице, укажите верхнюю левую ячейку конечной области, где должны быть помещены консолидированные данные, и выберите команду Консолидация (Consolidate) в меню Данные (Data) .
6. Чтобы создать сводную таблицу, выберите команду Сводная таблица (Pivot Table and PivotChart Report) в меню Данные (Data) . Мастер сводных таблиц облегчает обработку больших массивов данных и получение итоговых результатов в удобном виде.

Задание критерия поиска

Рисунок 18.4 Задание критерия поиска

Задание места расположения полей сводной таблицы

Рисунок 18.20 Задание места расположения полей сводной таблицы

Задание условий сортировки

Рисунок 18.1 Задание условий сортировки


Для проведения сортировки в особом порядке, например по месяцам: январь, февраль, март и т.п., нажмите кнопку Параметры. При необходимости можно установить флажок, позволяющий принять во внимание регистр букв. Можно также выбрать направление упорядочения: сверху вниз или слева направо.
При необходимости сортировки по четырем и более полям следует выполнить несколько последовательных сортировок. Чтобы не терять результаты предшествующей сортировки, необходимо вначале выполнить сортировку по последним трем ключам, а затем по самому первому.

Затраты на печатание тиража книг

Рисунок 18.7 Затраты на печатание тиража книг

На экране отобразится диалоговое окно Подбор параметра (Рисунок 18.8). -В поле Установить в ячейки (Set cell) будет видна ссылка на ячейку В9, содержащую формулу, для которой следует подобрать параметр. (Она была выделена до выбора команды.) Кнопка свертывания диалогового окна, расположенная справа от поля, позволяет временно убрать диалоговое окно с экрана, чтобы было удобнее выделить диапазон на листе. Выделив диапазон, следует снова нажать кнопку для вывода на экран диалогового окна.

Краткий обзор Microsoft Office 2003

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 19.7 Диалоговое окно, используемое для установления параметров печати


Кроме того, предусмотрена возможность масштабирования рабочего листа с тем, чтобы он при печати уместился на заданном количестве страниц. Несмежные выделенные диапазоны будут напечатаны на разных страницах.
Кнопка Просмотр (Preview) позволяет увидеть, как будет выглядеть документ после печати. После того как вы нажмете кнопку ОК, в строке состояния окна документа отобразится значок принтера и количество подготовленных для печати страниц. После завершения печати документа значок исчезает .

Диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Лист

Рисунок 19.4 Диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Лист

Диалоговое окно Параметры страницы

Рисунок 19.2 Диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Поля данных на странице при распечатке относительно верхнего и нижнего поля, между левым и правым полем.





Рисунок 19.3 Диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Колонтитулы


Для верхнего или нижнего колонтитула предусмотрены поля размером 2 сантиметра. Расстояние от нижнего или верхнего края листа до колонтитула 1,3 сантиметра. В Excel встроено несколько шаблонов колонтитулов, которые приведены в списках Верхний колонтитул (Header) и Нижний колонтитул (Footer). Если вам не нравятся предлагаемые шаблоны, то для создания нового колонтитула нажмите кнопку Создать верхний колонтитул (Custom Header) или Создать нижний колонтитул (Custom Footer).
В качестве примера откроем диалоговое окно Верхний колонтитул. Оно позволяет форматировать шрифт в колонтитуле. С помощью кнопок, обеспечивающих ввод кода, можно вставить номер страницы и общее число страниц печатаемого документа, текущее время и дату, имя файла активной книги и название текущего листа. Чтобы при выводе листа на печать верхний или нижний колонтитул размещался в намеченной части листа, следует ввести нужный текст в одно из полей, определяющих его выравнивание: Слева (Left section), В центре (Center section), Справа (Right section).

Диалоговое окно предварительного

Рисунок 19.6 Диалоговое окно предварительного просмотра документа перед печатью

Страница (Setup) — служит для настройки параметров распечатываемых страниц. Нажмите кнопку, и на экране отобразится диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), рассмотренное в предыдущем разделе.

Поля (Margins) — позволяет отобразить или скрыть маркеры настройки полей страницы, полей верхнего и нижнего колонтитулов и ширины столбцов, увидеть размеры полей. Маркеры можно переместить, установив на них указатель и нажав при перемещении кнопку мыши.

Разметка страниц (Page Break Preview) — служит для переключения в режим просмотра разрывов страниц. Аналогичная команда есть в меню Вид (View). В этом режиме выполняется настройка разрывов страниц активного листа Excel с помощью команд Разрыв страницы (Page Break) или Убрать разрыв страницы (Remove Page Break) в меню Вставка (Insert).

Закрыть (Close) — закрывает окно предварительного просмотра и на экране отображается текущий лист.

Справка (Help) — открывает окно справочной системы, на котором отображен раздел предварительного просмотра документа.

Настройка Excel на импорт документов из других программ

Рисунок 19.11 Настройка Excel на импорт документов из других программ


Напомним, что вкладка Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры (Options) рассмотрена в главе 16 (см. Рисунок 16.14).

Настройка Excel отображения окна

Настройка Excel отображения окна


В группе Отображать (Show) можно установить флажки, которые обеспечивают вывод на экран в верхней части листа строки формул и в нижней части окна программы строки состояния. Флажок окна на панели задач (Windows in Taskbar) позволяет отображать на панели задач Windows значки открытых книг и окон Microsoft Excel. Снимите этот флажок, если хотите, чтобы на панели задач присутствовал только один значок приложения Excel.
В группе Объекты (Objects) положением переключателя можно управлять отображением диаграмм, графических элементов, созданных с помощью панели инструментов Рисование (Drawing), картинок библиотеки клипов. Переключатель можно установить в одно из следующих положений:

отображать (Show all) — позволяет отобразить кнопки, надписи и другие графические объекты;

только очертания (Show placeholders) — позволяет отображать только контуры выбранных рисунков и диаграмм, что значительно увеличивает скорость прокрутки листа на экране. Установка флажка не сказывается на выводе кнопок, надписей и других графических объектов;

не отображать (Hide all) — позволяет не показывать на экране и при печати графические объекты и элементы, кнопки, надписи и рисунки.

В рамке Параметры окна (Window Options) можно установить следующие флажки, которые относятся к текущему рабочему листу, листу диаграммы или рабочей книге:

авторазбиение на страницы (Page Break) — включает отображение на экране автоматически установленных приложением Excel разделителей страниц в виде пунктирных линий;

формулы (Formulas) — обеспечивает вывод на экран в ячейках вместо значений формул их самих;

сетка (Gridlines) — включает отображение разделительных линий, отделяющих одну ячейку от другой;

заголовки строк и столбцов (Row & columns headers) — включает отображение номеров строк в левой части листа и букв столбцов — в его верхней части;

символы структуры (Outline symbols) — показывает на экране символы структуры. Excel не выводит на экран символы структуры, если на листе не содержится ранее созданной структуры;

нулевые значения (Zero values) — показывает 0 (нуль) в ячейках, содержащих нулевые значения. Если флажок не установлен, то ячейки отображаются, как пустые, что позволяет избежать появления нулей во всех ячейках, где должны проводиться вычисления, но не указаны данные;

горизонтальная полоса прокрутки (Horizontal scroll bar) — включает отображение горизонтальной полосы прокрутки в нижней части листа;

вертикальная полоса прокрутки (Verticalscroll bar) — включает отображение вертикальной полосы прокрутки в правой части листа;

ярлычки листов (Sheet tabs) — показывает ярлычки листов для переключения между ними. Ярлычки появляются в нижней части окна листа.

Настройка интерфейса Excel

Настройка интерфейса Excel


Excel, как и другие приложения Microsoft Office, позволяет пользователю настраивать интерфейс в соответствии с его вкусами и решаемыми задачами. Вы можете изменить вид окна на экране: отобразить или скрыть строку состояния и строку формул, заголовки строк и столбцов, полосы прокрутки и сетку.

Настройка параметров отображения диаграммы

Настройка параметров отображения диаграммы


На вкладке Диаграмма (Chart) можно задать одно из следующих положений переключателя Для пустых ячеек (Plot empty cells as):

точки не отображаются (Not plotted (leave gaps)) — линия на диаграмме будет иметь разрывы в точках, соответствующих пустым ячейкам;

подразумеваются нулевые значения (zero) — пустые ячейки будут отображаться в виде нулевых значений;

значения интерполируются (interpolated) — отображает пустые ячейки листа, как результат интерполяции, и соединяет разрывы линиями.

Назначение флажков на вкладке Диаграмма (Chart):

Отображать только видимые ячейки (Plot visible cells only) — обеспечивает автоматическое обновление диаграммы, с тем, чтобы в ней были представлены только данные видимых ячеек листа. Снимите этот флажок, если на диаграмме должны отображаться также данные невидимых ячеек.

Рисунок 19.10 Настройка параметров отображения диаграммы

Масштабировать диаграмму по размеру окна (Chart sizes with windows frame) — обеспечивает изменение масштаба диаграммы так, чтобы она заполняла окно. Чтобы изменять размеры диаграммы независимо от размеров окна, снимите этот флажок. Используется только для листов диаграмм.

Назначение флажков в группе Всплывающие .подсказки отображают (Chart tips):

названия (Show names) — обеспечивает отображение названия элемента диаграммы при установке на него указателя;

значения (Show values) — приводит к отображению значения маркера данных при установке на него указателя.

Настройка Excel пля работы с импортированными документами
В поле Клавиша перехода в меню Microsoft Excel или к справке (Microsoft Excel menu or Help key) можно назначить клавишу для перехода в меню Microsoft Excel или вызова справки, оставив предлагаемый вариант для привыкших к Lotus 1-2-3, или введя свой. Переключатель устанавливается в положение меню Microsoft Excel (Microsoft Excel menus), чтобы переходить в строку меню при нажатии клавиши, указанной в поле Клавиша перехода в меню Microsoft Excel (Microsoft Excel menu or Help key). Чтобы использовать альтернативный набор клавиш для навигации по листу, для ввода формул, установите флажок Клавиши перемещения, использовавшиеся в Lotus 1-2-3 (Transition navigation keys).
В группе Параметры листа (Sheet Options) установка флажка Преобразование формул в формат Excel при вводе (Transition formula evaluation) обеспечивает преобразование формул, имеющих синтаксис Lotus 1-2-3 версии 2.2, в синтаксис Microsoft Excel и замену стандартных имен Lotus 1-2-3 на эквивалентные имена Microsoft Excel.

Настройка параметров печати диаграммы

Рисунок 19.5 Настройка параметров печати диаграммы

Настройка параметров правки

Настройка параметров правки


Назначение флажков в рамке Параметры (Settings):

Правка прямо в ячейке (Edit directly in cell) — позволяет вносить изменения прямо в ячейке, дважды щелкнув на ней левой клавишей мыши, а не использовать для внесения изменений строку формул.

Перетаскивание ячеек (Allow cell drag and drop) — дает возможность перемещать и копировать данные, перетаскивая их. Это позволяет перетаскивать маркер заполнения для копирования данных и заполнять смежные ячейки рядами дат.

Расширять форматы и формулы в списках (Extend list formats and formulas) — предусматривает автоматическое использование для добавляемых в конец списка ячеек того же форматирования, что и в остальной части списка. Также копируются повторяющиеся во всех строках формулы. Для расширения форматов и формул в списках по меньшей мере три из последних пяти строк должны содержать одинаковые формулы и иметь одинаковое форматирование.

Автоматический ввод процентов (Enable automatic percent entry) — обеспечивает умножение на 100 всех чисел, содержащихся в ячейках с процентным форматом и меньших 1. Если этот флажок не установлен, на 100 будет умножаться каждое число, вводимое в ячейку с процентным форматом, даже если оно больше или равно 1.

Предупреждать перед перезаписью ячеек (Alert before overwriting cells) — обеспечивает вывод предупреждения перед перезаписью ячеек.

Переход к другой ячейке после ввода (Move Selection after Enter), в направлении (Direction) — после нажатия клавиши Enter активной становится ячейка, смежная с текущей. В поле со счетчиком в направлении задайте направление перехода.

Фиксированный десятичный формат при вводе, десятичных разрядов (Fixed decimals) — позволяет ввести в поле со счетчиком количество десятичных знаков после запятой при вводе на листе числовых констант. После задания положительного числа, запятая передвигается влево, а после задания отрицательного числа, запятая передвигается вправо. Если значение в поле со счетчиком десятичных разрядов осталось пустым или содержит нулевое значение, то десятичную запятую необходимо установить вручную. Можно обойти влияние этого параметра, введя десятичную запятую при вводе числа.

Перемещать объекты вместе с ячейками (Cut, copy, and sort objects with cells) — сохраняет связи графических объектов, кнопок, надписей и рисунков с ячейками листа во время вырезания, копирования, фильтрации и упорядочения

Рисунок 19.9 Настройка параметров правки

Запрашивать об обновлении автоматических связей (Ask to update automatic links) — выводит запрос на обновление связанных элементов.

Плавная вставка и удаление ячеек (Provide feedback with Animation) — отображает плавные движения и изменения листа при вставке или удалении ячеек, строк или столбцов. Анимация может замедлить работу на некоторых системах.

Автозавершенив значений ячеек (Enable AutoComplete for cell values) — обеспечивает автоматическое заполнение ячеек при вводе в столбце данных.

Если первые введенные символы соответствуют существующим записям, Microsoft Excel заполняет оставшийся текст.

Настройка печати отдельных параметров листа

Настройка печати отдельных параметров листа


В группе Печать (Print) установка флажка сетка (Gridlines) позволяет выводить на печать сетку, которую мы видим на экране.

Флажок черно-белая (Black and white) целесообразно использовать для печати на черно-белых принтерах.

Установка флажка черновая (Draft quality) сокращает время печати. Если установлен этот флажок, то печать сетки ячеек и большей части графики подавляется.

Переключатель Последовательность вывода страниц (Page order) позволяет установить порядок вывода на печать данных, не помещающихся на одной странице — вниз, затем вправо или наоборот, вправо, затем вниз. Схематично порядок печати отображается на рисунке рядом с переключателем.

Лист электронной таблицы Excel может не помещаться на одной странице бумаги. Excel автоматически делит лист на несколько областей, которые выводятся последовательно при печати. Линии, вдоль которых выполняется разделение листа, обозначаются пунктиром. Установка кнопки переключателя в разделе Последовательность вывода страницы (Page Order) в положение вниз, затем направо (Down, then over) позволяют печатать сначала первый столбец клеток, затем второй и т.д. Чтобы печатать сначала все горизонтальные части слева направо, а затем нижние, установите кнопку переключателя в положение вправо, затем вниз (Over, then down).
Если на листе нарисована диаграмма, то последняя вкладка изменяется (Рисунок 19.5). На вкладке Диаграмма (Chart) в группе Размер диаграммы при выводе на печать (Printed chart size) положением переключателя задается увеличение размеров диаграммы относительно размеров страницы.

Настройка печати

Настройка печати


Для настройки параметров печати выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File). На экране отобразится диалоговое окно, показанное на Рисунок 19.7. В рамке Принтер (Printer): раскрывающийся список Имя (Name), кнопка Свойства (Properties) и флажок Печать в файл (Print to file), в группе Копии (Copies): поле Число копий (Number of copies) флажок Разобрать по копиям (Collate) имеют то же назначение, что и в диалоговом окне Печать программы Word (см. главу 12 в разделе "Печать документа").
Отличительная особенность диалогового окна для печати электронных таблиц от других окон печати Microsoft Office состоит в возможности установить переключатель в группе Вывести на печать (Print-what) в положение, позволяющее напечатать выделенный диапазон (Selection), выделенные листы (Active sheet(s)) или всю книгу (Entire workbook). Печать каждого выделенного диапазона производится на отдельном листе. По умолчанию кнопка переключателя находится в положении выделенные листы (Active sheet(s)), которое предусматривает печать выделенных листов книги.

Настройки печати верхнего и нижнего колонтитула

Настройки печати верхнего и нижнего колонтитула


Настройки печати верхнего и нижнего колонтитула выполняется на вкладке Колонтитулы (Header/Footer) (Рисунок 19.3). Напомним, что колонтитулы позволяют дать на каждом листе номер и название главы, фамилии авторов и т.д. По умолчанию Excel не печатает колонтитулы. Однако их можно вывести на лист.

Окно Параметры с открытой вкладкой Вид

Рисунок 19.8 Окно Параметры с открытой вкладкой Вид

Окно Параметры страницы с открытой вкладкой Страница

Рисунок 19.1 Окно Параметры страницы с открытой вкладкой Страница


На вкладке Поля (Margins) в поля верхнее (Тор), нижнее (Bottom), левое (Left) и правое (Right) введите величину отступов от края бумаги: (Рисунок 19.2). На этой же вкладке задайте расстояния от края бумаги до верхнего и нижнего колонтитулов. Нажав кнопку Просмотр (Print Preview), вы можете проверить результаты.
В группе Центрировать на странице (Center on page) установка флажков горизонтально (Horizontally), вертикально (Vertically) обеспечивает центрирование

Печать документа иг настройка Excel 200З

Печать документа иг настройка Excel 200З


В этой главе вы познакомитесь со следующими темами:

подготовка книги Excel к печати;

просмотр листа перед печатью;

печать документа;

настройка интерфейса Excel.

Печать документа

Печать документа


Качество печати документа зависит от большого количества факторов: модели принтера, его разрешающей способности, возможности цветной печати и т.д.

Печать одинаковых строк или столбцов на каждой странице

Печать одинаковых строк или столбцов на каждой странице


В некоторых случаях при печати больших таблиц и длинных списков желательно повторение на каждой напечатанной странице заголовков столбцов или строк. В этом случае можно задать необходимые параметры в разделе Печатать на каждой странице (Print titles). Для использования в качестве заголовка строки, установите курсор в поле сквозные строки (Rows to repeat at top), сверните диалоговое окно кнопкой в правой части поля и выделите диапазон на листе. Закончив выделение диапазона, нажмите еще раз эту кнопку, для восстановления диалогового окна. Аналогично, чтобы использовать столбец в качестве заголовка, установите курсор в поле сквозные столбцы (Columns to repeat at left), сверните диалоговое окно кнопкой в правой части поля и выделите диапазон на листе. Закончив выделение диапазона, нажмите еще раз эту кнопку, для восстановления диалогового окна.

Предварительный просмотр листа перед печатью

Предварительный просмотр листа перед печатью

Предварительный просмотр

Предварительный просмотр


Внешний вид страниц в окне предварительного просмотра зависит от доступных шрифтов, разрешения принтера, количества доступных цветов. Если лист Excel содержит встроенную диаграмму, в окне предварительного просмотра отображается как лист Excel, так и диаграмма. Перемещение и изменение размеров диаграммы возможно в обычном режиме или в режиме разметки страницы. Если перед нажатием кнопки Предварительный просмотр (Print Preview) была выделена диаграмма, Excel отобразит только ее. Назначение кнопок на панели инструментов (Рисунок 19.6): Далее (Next), Назад (Previous) — позволяет просматривать последующую и предыдущую страницы документа.

Масштаб (Zoom) позволяет увидеть увеличенное изображение той части листа, где находился указатель мыши. Повторное нажатие на кнопку возвращает в режим отображения полной страницы. При увеличении масштаба размер печатной страницы не изменяется.

Печать (Print) — открывает диалоговое окно, которое позволяет задать установки параметров печати и выполнить печать выделенного листа или всего документа. Окно Печать (Print) рассмотрено в следующем разделе.

Разметка страницы

Разметка страницы


Увидеть, как разместится область печати на странице, позволяет команда Разметка страниц (Page Break Preview) в меню Вид (View). После выбора команды область печати на листе будет выделена пунктирными линиями. На экране отобразится сообщение: Для изменения границ страницы достаточно перетащить их с помощью мыши (You can adjust where the page breaks are by clicking and dragging them with your mouse). Перемещение мышью толстых синих линий, показывающих границы страницы, — один из самых простых способов задания области печати. Для более полных настроек используется диалоговое окно Предварительный просмотр (Print Preview).
Для управления печатью отдельных объектов рабочего листа: рисунков, кнопок, текстовых полей и объектов OLE используется диалоговое окно Формат объекта (Format Object).

Установите флажки, обеспечивающие отображение строки

Упражнения

1. Установите флажки, обеспечивающие отображение строки формул и строки состояния в окне Microsoft Excel. Для выполнения упражнения выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Вид (View) и в разделе Отображать (Show) установите флажки, обеспечивающие вывод на экран в верхней части окна программы строки формул (Formula bar) и в нижней части листа строки состояния (Status bar).
2. Обеспечьте изменение масштаба диаграммы так, чтобы она заполняла окно. Чтобы выполнить упражнение, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Диаграмма (Chart) (Рисунок 19.10). Установите флажок Масштабировать диаграмму по размеру окна (Chart sizes with windows frame).

Выбор диапазона выводимых на печать ячеек

Выбор диапазона выводимых на печать ячеек


На рабочем листе Excel могут располагаться таблицы, рисунки, диаграмму. Можно распечатать лист не полностью, а только определенную область. Откройте вкладку Лист (Sheet) и задайте диапазон выводимых на печать ячеек в поле Выводить на печать диапазон (Print Area) (Рисунок 19.4). Кнопка в правой части поля позволяет свернуть диалоговое окно и выделить диапазон на листе. Закончив выделение диапазона, нажмите еще раз эту кнопку, для восстановления диалогового окна. Координаты выделенных ячеек будут отображены в поле
Выводить на печать диапазон (Print Area). Область печати будет выделена пунктиром.
Можно ввести координаты верхнего левого и правого нижнего углов области печати, разделив их двоеточием, например, ВЗ:С5, или задать несмежные диапазоны, удерживая клавишу Ctrl, например, В2:С4, D3:F19. Несмежные диапазоны будут напечатаны на отдельных страницах.
При необходимости многократной печати определенного диапазона выделите его и выберите в меню Файл (File) команду Область печати (Print Area), Задать. Для удаления области печати из настроек выберите в меню Файл (File) команду Область печати (Print Area), Убрать (Clear Print Area). Если не указывать диапазон выводимых на печать ячеек, то лист или рабочая книга будут распечатаны согласно установкам, сделанным на вкладке Страница (Page).

Чтобы задать параметры страницы: размеры

Выводы

1. Чтобы задать параметры страницы: размеры листа, на котором будет выполняться печать, ориентацию листа, отображаемого на экране, относительно длинной стороны листа, размеры полей, колонтитулы и т.д. выберите команду Параметры страницы (Page Setup) в меню Файл (File).
2. Команда Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File) или кнопка Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная позволяют увидеть, как будут выглядеть страницы документа после печати.
3. Чтобы задать установки для печати документа в диалоговом окне Печать (Рисунок 19.7), выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File).
4. Для настройки отображения окна Excel выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Вид (View) (Рисунок 19.8).
5. Для настройки параметров правки выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Правка (Рисунок 19.9).
6. Для настройки параметров отображения диаграммы выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Диаграмма (Chart) (Рисунок 19.10).
7. Для настройки Microsoft Excel на работу с импортированными документами выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Переход (Transition) (Рисунок 19.11).

Задание параметров страницы

Задание параметров страницы


Перед тем, как напечатать лист, вы должны задать параметры печатаемой страницы: размеры листа, на котором будет выполняться печать, ориентацию листа, отображаемого на экране, относительно длинной стороны листа, размеры полей, колонтитулы и т.д.
На экране появится диалоговое окно, которое имеет четыре вкладки и позволяет напечатать всю книгу или отдельный лист.
Вкладка Страница (Page) позволяет задать следующие параметры (Рисунок 19.1):

В рамке Ориентация (Orientation) можно установить переключатель в положение — книжная (Portrait), что обеспечит расположение листа вдоль длинной стороны бумаги. При ориентации альбомная (Landscape) печать листа выполняется вдоль короткой стороны бумаги.

В группе Масштаб (Scaling) после установки переключателя в положение установить ... % от натуральной величины (Adjust to % normal size) задается коэффициент изменения размеров в процентах от натуральной величины листа или выделенной области. При установке переключателя в положение разместить не более чем на ... стр. в ширину и ... стр. в высоту (Fit to ... page (s) wide by ... tall) указывается, на скольких страницах в ширину и в высоту разместится лист книги или выделенная область при печати. Первое положение переключателя обеспечивает пропорциональное изменение печатаемых размеров, второе — позволяет разместить область печати на требуемом количестве страниц.

В поле Размер бумаги (Paper size) задается формат листа, на котором будет печататься таблица. По умолчанию устанавливается формат А4 210x297 мм.

В поле Качество печати (Print quality) устанавливается разрешение, определяемое количеством точек на дюйм (dpi), которое будет отображено на печатной странице. Чем большее значение имеет разрешение, тем выше качество печати, но тем больше времени потребуется на печать документа.

В поле Номер первой страницы (Firstpage number) можно ввести номер первой страницы. Если выбрать элемент Авто (Auto) то номер первой страницы будет 1.



    Труд: Организация - Управление - Персонал

• Организация труда
  
• Word
  
• Office
  
• Офисный софт
  
• FreeHand
  
  
• Управления персоналом
  
• Движение персонала
  
• Коллективное управление
  
• Службы управления персоналом
  
• Методы управления персоналом
  
  
• Организация управления персоналом
  
• Управление персоналом в России