Глава 1 Как работает программа
Основные неприятности у большинства начинающих возникают от незнания логики функционирования программного продукта. Даже бывалые бухгалтеры с опытом работы в "1С:Предприятие" зачастую интуитивно или рефлекторно ведут торговый учет без осмысления логики работы в целом.
В данной главе мы настроим нашу базу данных на свое предприятие, зададим удобный режим работы, закажем данные автопилота, рассмотрим все компоненты программы и логику их создания и взаимосвязей.
Объекты складского и торгового учета
Каждый первичный документ означает движение денег по конкретным объектам учета. Любой объект, даже самый абстрактный, имеет набор свойств. Другое дело, в какой предметной области вы его описываете. Торговый учет интересуют учетная цена, отпускная и закупочная цена, артикул, штрих-код, свойства товаров для отбора и т. д. Свойства объектов учета задаются в справочниках. Без задания этих свойств мы не сможем создать торговых операций. Поэтому начнем мы наполнять базу данных именно с этого.
После запуска программы в верхней части экрана появится ее главное меню. Выберем меню Справочники и увидим перечень всех справочников, которые описывают объекты нашего учета (рис. 1.1).
Вопроса об особенностях заполнения справочников мы еще коснемся вразд. "Справочники"главы 2. А пока рассмотрим общую схему функционирования программы.
Операции с объектами
зачастую вызывает недоумение и приводит к повторному вводу одного и того же документа.
С Предупреждение }
При выборе ввода документа из меню Документы всегда предлагается для заполнения новый пустой бланк документа, а не только что введенный.
Эту ошибку совершают практически все начинающие. После ввода документа, желая полюбоваться на введенный документ, снова вызывают этот же документ и видят пустой бланк. Увидеть сформированные документы вы сможете только в соответствующем журнале (рис. 1.3). Мало того, в журнале вы можете продолжить цепочку операций с объектом на основании уже введенного. Подробно к этим возможностям мы вернемся в главе 6.
ППЗЕЗ
?2* 1C Предприятие -Торгов л я+Склад, редакция 3.0
Рис. 1.3. Журналы
Документы формируют регистры автоматически, если, конечно, оператор подтвердит необходимость формирования регистров. Не формируют регистров только те документы, которые зависят от внешних воздействий. Например, счет может быть и не будет использован покупателем по назначению, или платежное поручение не пройдет по банку по причине ошибки заполнения и т. п. Кроме первичных документов, существуют так называемые регламентные документы, которые формируются раз в месяц, а именно: закрытие месяца, закрытие периода. В разд. "Регламентные документы" главы 5 мы подробно рассмотрим смысл и назначение этих документов.
Анализ деятельности
Для торгового учета одной из самых важных составляющих является отчетность. Хороший подбор отчетных документов и анализ на его основе деятельности предприятия во многом определяют стратегию торговой политики, что в конечном счете и приводит к успеху.
В предложенном списке отчетов (рис. 1.4) присутствуют специфические нормативные отчеты, которые требуются в аудиторских проверках и налоговых инспекциях. Это "Книга покупок", "Книга продаж" и "Кассовая книга" и т. п. (рис. 1.5). Названные отчеты подытоживают первичные документы и являются показателем корректности ведения торгового учета. В аудиторских нормативных документах существует стандарт, согласно которому данные отчеты, сформированные электронным способом, являются рабочими документами для аудита. Особенности формирования этих и других отчетов мы рассмотрим в главе 7. Сформировать необходимый отчет вы можете в меню Отчеты (см. рис. 1.4).
Общая схема работы программы
В бухгалтерии ведется учет по счетам, которые заданы в общепринятом плане счетов. На каждом счете накапливаются суммовые значения дебета и кредита, на основании которых сводится баланс, подсчитывается прибыль или убыток. Естественно предположить, что подобная система существует и для ведения учета торговых и складских операций. Подобно счетам в плане счетов в программе ведутся так называемые регистры. По большому счету, в торговле осуществляются учет денег и взаиморасчеты с клиентами, а на складе — учет товаров. В регистрах накапливаются движения товаров по складам и денег по клиентам. Регистров в торговом учете, конечно, меньше, чем в бухгалтерском учете, но достаточно, чтобы охватить все торговые операции.
В программе ведутся следующие регистры:
? остатки товаров;
О взаиморасчеты поставщиков;
П взаиморасчеты покупателей;
О касса;
П реализация;
П партии товаров;
П резервы товаров;
П ожидаемые товары;
П НДС приобретенных товаров;
О гтд.
Движение количества и сумм в регистрах задается первичными документами. Ввод и редактирование справочников и документов осуществляет пользователь.
Г^іг Предприятие I о|>ім*ті*І.*яш |м*длміма Ч О
И -і * citai
Рис. 1.4. Меню Отчеты
Ко: оо а-ос
Рис. 1.5. Внешние формы
| ||||||||||
| Переоценка |
| |||||||||||||||||||||
| Рис. 1.6. Укрупненная схема движения документов |
Из схемы видно, что информация блока "Справочники, константы" используется практически всеми блоками, следовательно, начинать работу с программой надо именно с заполнения справочников и задания констант. Справедливости ради следует заметить, что фирма 1C позаботилась о создании тренировочной базы данных для начинающих пользователей. В списке информационных баз есть информационная база с припиской "(демо)", в ней справочники заполнены примерами, чтобы пользователь мог сориентироваться не только по названию справочника, но и по введенным данным. Конечно, не стоит вводить весь объем информации в тренировочную базу, но некоторые вопросы желательно проверить на тренировочной базе.
Описание работы программы мы рассмотрим на примере предприятия под условным названием "Мини-торговля", которое будет торговать продуктовыми товарами. Пример максимально упрощенный, но все функциональные возможности программы будут проиллюстрированы.