Глава 8 Отчеты

Все компоненты системы 1С:Предприятие имеют единый механизм построения и работы с отчетами. Он подробно описан в книге «1С:Предприятие 7.7. Руководство пользователя». Система позволяет формировать практически любые отчеты. Их состав и назначение определяется в конфигурации. Стандартные бухгалтерские отчеты

В Комплексную конфигурацию включен набор стандартных бухгалтерских отчетов. Они предназначены для получения данных по бухгалтерским итогам и бухгалтерским проводкам в самых различных разрезах. Стандартные отчеты отличаются тем, что они рассчитаны на работу с любым планом счетов, вне зависимости от набора и свойств конкретных счетов (наличия субсчетов, настроек аналитического, количественного и валютного учета).

Стандартные отчеты могут применяться для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета. Они оперируют такими общими понятиями, как «Счет», «Субконто», «Валюта» и т. д.

В данном разделе описываются общие принципы работы со стандартными отчетами, их состав, назначение и способы использования.

Общие принципы Выбор разделителя учета

Комплексная конфигурация позволяет вести бухгалтерский учет от имени нескольких фирм (юридических лиц). Для хранения бухгалтерских итогов раздельно по фирмам в конфигурации используется механизм «разделения учета».

Внешне использование этого механизма выглядит следующим образом: каждая бухгалтерская проводка в системе «помечается» наименованием той фирмы, к которой она относятся. Наименование фирмы выбирается из справочника «Фирмы», который в этом случае называется разделителем учета.

Если проводки формируются документами, такая «пометка» выполняется автоматически (в форме каждого документа существует реквизит «Фирма», указывающий, к какой фирме этот документ относится). Когда бухгалтерские операции вводятся вручную, наименование фирмы необходимо выбрать в форме операции для этою в форме операции предусмотрен специальный реквизит.

Бухгалтерские итоги остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета автоматически группируются по каждой фирме и хранятся раздельно.

Стандартные отчеты могут быть построены по конкретной фирме или по всем фирмам сразу. Кроме этого, можно построить отчеты по так называемой «пустой» фирме когда конкретная фирма в проводке не указана. Для выбора разделителя учета в конфигурации существует специальная обработка «Выбор разделителя учета».

Открыть эту обработку можно, выбрав пункт «Обработки» из меню «Операции» главного меню программы. Кроме этого, для вызова обработки может быть предусмотрен специальный пункт меню или кнопка панели инструментов пользовательского интерфейса.

На экран будет выдан диалог для выбора разделителя учета.

Диалог содержит список существующих разделителей учета. Выделенная строка показывает разделитель учета, выбранный к текущему моменту. В этом диалоге можно:

указать конкретную фирму, для которой будут строиться отчеты;
выбрать строку Пустая фирма, чтобы построить отчеты по тем бухгалтерским итогам, для которых не указан разделитель учета;
выбрать строку По всем, чтобы формировать отчеты без разделения по фирмам (в понятие «по всем» входит и «пустая» фирма).

Для установки разделителя учета следует дважды щелкнуть мышью по выбранной строке или нажать кнопку «OK».

Разделитель учета будет выдаваться в заголовке каждого стандартного отчета.

Вызов отчета

Стандартные отчеты вызываются из меню «Отчеты» главного меню программы. Наиболее часто используемые отчеты могут также вызываться кнопками панелей инструментов.

При вызове отчета на экран выдается форма настройки параметров отчета. В ней нужно ввести значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет.

Для отчетов, параметры настройки которых играют вспомогательную роль (в данной конфигурации это отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка» и «Сводные проводки»), кнопки в панели инструментов позволяют сформировать отчет сразу, минуя форму настройки параметров отчета.

Формирование отчета

После указания необходимых параметров, для формирования отчета можно нажать кнопку «ОК» или кнопку «Сформировать». Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать. При использовании кнопки «ОК», после формирования окно формы настройки параметров отчета закрывается. При использовании кнопки «Сформировать» окно остается открытым, что позволяет изменить параметры отчета и сформировать другой отчет. Формирование отчета (аналогично кнопке «OK») можно также выполнить нажатием клавиши Ctrl+Enter. Окно настройки параметров отчета может быть закрыто нажатием кнопки «Закрыть» или стандартным способом закрытия окна.

Период формирования отчетов

Во всех отчетах указывается период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета. Период задается вводом начальной и конечной даты. Кроме того, наиболее часто используемые периоды (месяц, квартал, полугодие) могут задаваться в специальном диалоге, который вызывается нажатием кнопки рядом с выбранным периодом. При открытии формы параметров настройки отчета, период устанавливается в соответствии с периодом, заданным в закладке «Бухгалтерские итоги» параметров системы (режим «СервисПараметры»).

Настройка различных параметров

Для настройки параметров отчетов используются в основном такие типы значений как Счет, Вид субконто, Значение субконто, Валюта.

Значение типа «Счет» может вводиться непосредственным набором кода счета с клавиатуры или выбором из плана счетов.

Часто, при вводе одного параметра, автоматически заполняются значения других параметров. Заметим, что при вводе кода счета с клавиатуры автоматическое заполнение других параметров происходит после того, как пользователь переключится на другое поле диалога с помощью клавиш или мышью.

Для параметров, значения которых задаются только выбором из списка путем нажатия кнопки выбора, иногда возникает необходимость очистить значение параметра. Для этого в форме настройки параметров отчета может присутствовать кнопка «X» рядом с полем ввода значения. Кроме того, для очистки таких значений может применяться пункт меню «Действия Очистить значение».

Совокупность параметров для отчета заданного вида можно сохранить, нажав на кнопку «Сохранить настройку» в меню формы настройки параметров отчета. Впоследствии, если возникнет необходимость получения аналогичного отчета, можно не вводить параметры настройки по отдельности, а нажать на кнопку «Открыть настройку» и выбрать сохраненную ранее комбинацию параметров данного отчета. Этой возможность удобно пользоваться для получения наиболее часто используемых отчетов.

Расшифровки отчетов

Одной из наиболее мощных возможностей системы отчетов 1С:Предприятия является возможность детализации (расшифровки) отчетов. Детализация отчета вызывается при просмотре сформированного отчета двойным щелчком мыши на ячейке отчета, на которой курсор принимает форму вроде «+».

Стандартные отчеты в комплексной конфигурации представляют собой, фактически, целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя полученные данные. При вызове детализации наиболее детальных отчетов, выполняется переход к конкретной проводке операции.

Обновление отчетов

В верхней части окна сформированного отчета располагаются два поля: «Обновить» и «Настройка». Это специальные области отчета, расшифровка которых позволяет сформировать отчет заново в том же окне.

При вызове расшифровки в поле «Обновить» выполняется формирование отчета с теми же параметрами, с которыми он был построен первоначально. При вызове расшифровки в поле «Настройка» открывается диалог настройки параметров отчета, в котором можно изменить некоторые параметры и, нажав кнопку «OK», заново сформировать отчет.

Оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Этот отчет (в просторечии «оборотка») является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике.

Для вывода данной ведомости выберите пункт «Оборотно-сальдовая ведомость» меню «Отчеты» главного меню программы.

Замечание. Вы можете вывести автоматически обновляемый аналог оборотно-сальдовой ведомости по интересующим вас счетам, используя табло счетов (пункт «Табло счетов» меню «Сервис» главного меню программы).

Настройка параметров оборотно-сальдовой ведомости. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость» на экран будет выдан запрос для настройки параметров оборотно-сальдовой ведомости. В этом запросе надо указать:

за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
составлять ли ведомость в целом по счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят) и дополнительно показывать остатки и обороты на субсчетах (флажок «Данные по субсчетам» установлен);
показывать ли для счетов с признаком валютного учета остатки и обороты только в рублях (флажок «Данные по валютам» снят) или дополнительно по каждой валюте в отдельности (флажок «Данные по валютам» установлен). В первом случае в строках ведомости будет отражаться суммарный рублевый эквивалент валютных сумм, во втором дополнительно показываться данные в валюте.

Просмотр оборотно-сальдовой ведомости. Ведомость приводится в виде списка, в котором для каждого счета и субсчета, имеющего ненулевое сальдо или обороты за данный период, приводятся код счета и субсчета, остаток на начало периода, обороты за период по дебету и по кредиту счета и остаток на конец периода.

Для счетов, по которым ведется валютный учет, в оборотно-сальдовой ведомости могут выводиться (если в настройке параметров отчета установлен флажок «Данные по валютам») отдельные строки по каждой валюте. В этих строках в графе «Счет», помимо наименования счета, указывается краткое наименование валюты, а суммы в них выражаются как в валюте, так и в рублевом эквиваленте.

В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам по всем счетам.

Замечание. Если в плане счетов для счета установлен признак «Забалансовый», то данные по этому счету и его субсчетам не будут учитываться при подсчете суммарных остатков и оборотов по всем счетам.

Сводные проводки

Список сводных проводок это отчет, содержащий обороты между счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период времени. Для вывода списка сводных проводок выберите пункт «Сводные проводки» меню «Отчеты» главного меню программы.

Настройка параметров отчета. При выборе пункта «Сводные проводки» на экран будет выведен запрос параметров вывода сводных проводок. В этом запросе надо указать:

за какой период необходимо сформировать отчет о сводных проводках ведомость (период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода);
будут ли сводные проводки выводиться без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам), или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);
будут ли сводные проводки выводиться в порядке счетов дебета проводки (опция «По кредиту» выключена) или в порядке счетов кредита проводки (опция «По кредиту» включена);
будут ли выводиться обороты по субсчетам (опция «Данные по субсчетам» включена) или только по основным счетам (опция «Данные по субсчетам» выключена).

Замечание. Данные по основным счетам аккумулируют данные по их субсчетам.

Установив нужные параметры вывода списка сводных проводок, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter или кнопку запроса «OK». Программа сформирует список сводных проводок и выведет его для просмотра.

Просмотр списка сводных проводок. Для каждой корреспонденции счетов, для которой в указанном периоде были выполнены какие-либо проводки, в списке сводных проводок выводятся номера и наименования счетов и итоговые суммы корреспонденции между ними. Если список сводных проводок приводится с учетом валют, то для валютных счетов указываются также и сведения по каждой валюте.

Шахматка

Шахматка это отчет, содержащий табличное представление оборотов между счетами за некоторый период времени. Шахматка часто используется бухгалтерами, так как она дает наглядное представление о движении средств и обязательств предприятия. Для вывода шахматки выберите пункт «Шахматка» меню «Отчеты» главного меню.

Настройка параметров шахматки. При выборе пункта «Шахматка» на экран будет выведен запрос параметров вывода шахматки. В этом запросе надо указать:

за какой период необходимо сформировать шахматку (период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода);
будет ли шахматка выводиться без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);
будут ли выводиться обороты по субсчетам (опция «Данные по субсчетам» включена) или только по основным счетам (опция «Данные по субсчетам» выключена).

Замечание. Данные по основным счетам аккумулируют данные по их субсчетам.

Установив нужные параметры настройки, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter или кнопку запроса «OK». Программа сформирует шахматку и выведет ее для просмотра.

Просмотр шахматки. Шахматка представляет собой таблицу, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, столбцы кредитуемым счетам, а в ячейках (клетках) содержатся суммы оборотов за выбранный период в дебет счета, указанного в левой части строки, с кредита счета, указанного в верхней части содержащего данную ячейку столбца. Слева и сверху в шахматке отображаются номера счетов дебета и кредита, а справа и снизу обороты по этим счетам.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Для счетов, по которым ведется аналитический учет, Вы можете получить разбиение оборотов и остатков по счету по конкретным объектам аналитического учета (субконто). Соответствующий отчет называется «Оборотно-сальдовая ведомостью по счету».

Для вывода данного отчета следует выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в меню «Отчеты» главного меню программы.

Настройка параметров отчета. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать:

за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость (период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода);
по какому счету формировать ведомость;

Замечание. По указанному счету или субсчету обязательно должен вестись аналитический учет.

виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;
значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
вариант использования субконто:

Разворачивать отчет в разрезе значений субконто данного вида;

Отбирать отчет по указанному значению субконто;

Не учитывать не разворачивать и не отбирать.

будут ли включены в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (опция «Группы» включена).

Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в параметрах окна настройки будет определять вложенность группировок отчета. Так, например, если по счету 10 ведется аналитический учет по материалам и по складам, то можно в первом виде субконто выбрать материалы, а во втором места хранения. В этом случае, в отчете итоги по каждому материалу будут развернуты по отдельным складам. Если, наоборот, в первом виде субконто выбрать склады, а во втором материалы, то в отчете итоги по складам будут развернуты по отдельным материалам.

Обороты счета (Главная книга)

Отчет «Обороты счета» используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Он может быть очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

Для получения оборотов счета надо выбрать пункт «Обороты счета (Главная книга)» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета.

Настройка вывода оборотов счета. В запросе настройки оборотов счета надо указать:

за какой период необходимо сформировать отчет (период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода);
по какому счету формировать отчет (если счет не указан, отчет формируется по всем основным счетам);
будет ли обороты по счету выводиться без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);
будут ли выводиться обороты по субсчетам (опция «Данные по субсчетам» включена) или только по основным счетам (опция «Данные по субсчетам» выключена).

Кроме того, в этом запросе вы можете установить, должны ли выводиться остатки на начало и конец периода, суммарные обороты за период и обороты с другими счетами по дебету и кредиту данного счета.

Сводные проводки

за какой период необходимо сформировать отчет о сводных проводках. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
выводить ли сводные проводки без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);
сортировать ли сводные проводки в порядке счетов дебета проводки (флажок «По кредиту» снят) или в порядке счетов кредита проводки (флажок «По кредиту» установлен);
Выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по основным счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят).

Журнал-ордер и ведомость по счету

Отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Для получения данного отчета надо выбрать пункт «Журнал-ордер и ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров отчета.

Настройка параметров отчета. В запросе настройки отчета надо указать:

за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
по какому счету формировать отчет;
выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);
выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);
выводить ли остатки на начало и конец периода, суммарные обороты за период и обороты с другими счетами по дебету и кредиту данного счета;
вариант детализации отчета:

Проводка каждая строка отчета соответствует проводке;

Операция каждая строка отчета соответствует операции;

Дата каждая строка отчета соответствует дате;

Неделя каждая строка отчета соответствует неделе;

Декада каждая строка отчета соответствует декаде, Месяц каждая строка отчета соответствует месяцу;

Квартал каждая строка отчета соответствует кварталу.

Анализ счета

Отчет «Анализ счета» содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

Для получения данного отчета надо выбрать пункт «Анализ счета» меню «Отчеты» главного меню. На экран выдается запрос параметров анализа счета.

Настройка параметров отчета. В запросе настройки отчета надо указать:

за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
по какому счету формировать отчет;
выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);
выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по каждой валюте).

Карточка счета

В отчет «Карточка счета» включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.

Для вывода карточки счета следует выбрать пункт «Карточка счета» меню «Отчеты» главного меню программы. На экран будет выведен запрос параметров формирования карточки счета.

Настройка вывода карточки счета. В запросе настройки отчета надо указать:

за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
по какому счету формировать отчет;

Замечание. При выборе счета, имеющего субсчета, в карточке будут приведены проводки по всем субсчетам этого счета.

выводить ли проводки по счету по одной конкретной валюте или по всем валютам.

Если для указанного счета ведется аналитический учет, вы можете вывести карточку, отражающую проводки по данному счету только с конкретными объектами аналитического учета (субконто). Для отбора проводок в карточке по конкретным объектам аналитического Учета следует выбрать значение субконто того вида, по которому йужно получить отбор, и установить флажок «Отбирать» напротив того вида субконто, по значению которого будут отбираться проводки. Если флажок «Отбирать» для нескольких видов субконто, карточка будет содержать только проводки, отвечающие всем условиям отбора по субконто.

Фактически, при использовании карточки счета с отбором по конкретным объектам аналитического учета отчет позволяет получать карточки складского учета, карточки взаиморасчетов с контрагентами и т. д.

Анализ счета по субконто

Отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденции данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета. Этот отчет может быть сформирован только для счетов, по которым ведется аналитический учет.

Для получения данного отчета выберите пункт «Анализ счета по субконто» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров вывода данного отчета.

Настройка вывода анализа счета по субконто. В этом запросе надо указать:

за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
по какому счету формировать отчет;

Замечание. По указанному счету или субсчету обязательно должен вестись аналитический учет.

выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);
выводить ли сводные проводки учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам), или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);
виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;
значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
вариант использования субконто:

Разворачивать отчет в разрезе значений субконто данного вида;

Отбирать отчет по одному значению субконто данного вида;

Не учитывать не разворачивать и не отбирать;

включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен).

Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в параметрах окна настройки будет определять вложенность группировок отчета. Так, например, если по счету 10 «Материалы» ведется аналитический учет по видам материалов и местам хранения, то можно в первом виде субконто (Вид субконто!) выбрать материалы, а во втором (Вид субконто2) места хранения. В этом случае в отчете обороты и остатки по каждому материалу будут развернуты по отдельным складам. Если, наоборот, в первом виде субконто выбрать вид субконто «Места хранения», а во втором вид субконто «Материалы», то в отчете остатки и обороты по складам будут развернуты по отдельным материалам.

Анализ счета по датам

Часто необходимо получить обороты и остатки по счету на каждую дату определенного периода. Это может потребоваться, например, для анализа изменения во времени средств или обязательств организации, для проверки соответствия введенных в информационную базу данных данным, указанным в банковских выписках, и т.д. Нужную информацию можно получить из отчета «Анализ счета по датам».

Для получения этого отчета выберите пункт «Анализ счета по датам» меню «Отчеты» главного меню. На экран выдается запрос параметров вывода анализа счета по датам.

Настройка вывода анализа счета по датам. В запросе настройки отчета надо указать:

за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
по какому счету формировать отчет;
выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);
выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т. е. с указанием данных по конкретной валюте).

Анализ субконто

В отчете «Анализ субконто» для каждого субконто (объекта аналитического учета) выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в которых используется это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо.

Для получения данного отчета выберите пункт «Анализ субконто» меню «Отчеты» главного меню. На экран выдается запрос параметров вывода анализа субконто.

Настройка параметров анализа субконто. В этом запросе надо указать:

за какой период необходимо сформировать анализ счета но субконто. Период задается выбором даты начала периода к латы окончания периода;
значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
вариант использования субконто:

Разворачивать отчет в разрезе значений субконто;

Отбирать отчет по одному значению;

Не учитывать не разворачивать и не отбирать;

включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен);
выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят).

Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет. При этом порядок указания видов субконто в параметрах окна настройки будет определять вложенность группировок отчета.

Карточка субконто

Если необходимо получить максимально полную картину операций по объекту аналитического учета (субконто) или группе субконто, можно вывести «Карточку субконто». Этот отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода.

Обороты и остатки выводятся в денежном выражении, а при ведении количественного учета также и в натуральном выражении. При ведении валютного учета по тем счетам, для которых выбран данный вид субконто, в отчет включается информация и о валюте.

Для получения карточки субконто выберите пункт «Карточка субконто» меню «Отчеты» главного меню. На экран выдается запрос параметров вывода данного отчета.

Настройка вывода карточки субконто. В запросе настройки отчета надо указать:

за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
вид субконто;
значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
производить ли отбор субконто. Если этот флажок установлен, то проводки, включаемые в карточку, будут отбираться по указанному значению субконто;
выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте).

Вы можете вывести карточку, отражающую проводки по конкретному объекту аналитического учета (субконто). Для этого следует выбрать в списке нужный вид субконто и значение субконто этого вида, установить флажок «Отбирать».

Если флажок «Отбирать» установлен по нескольким видам субконто, карточка будет содержать только проводки, отвечающие всем условиям отбора по субконто.

Обороты между субконто

Чтобы проанализировать обороты между одним или всеми субконто одного вида, и одним или всеми субконто другого вида, можно воспользоваться отчетом «Обороты между субконто». Этот отчет позволяет узнать, например, сколько товаров разного вида купил каждый покупатель, или, наоборот, для каждого товара узнать суммарные объемы его закупок каждым покупателем.

Для получения данного отчета выберите пункт «Обороты между субконто» меню «Отчеты» главного меню. На экран выдается запрос параметров вывода данного отчета.

Настройка вывода оборотов между субконто. В этом запросе надо указать:

за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
виды основных и корреспондирующих субконто;
значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
вариант использования субконто:

Разворачивать отчет в разрезе значений субконто;

Отбирать отчет по одному значению;

Не учитывать не разворачивать и не отбирать;

включать ли в отчет суммарные обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен);
выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по основным счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят);
выводить ли отчет без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте).

Для получения отчета нужно указать хотя бы один вид основного субконто и хотя бы один вид корреспондирующего субконто. Отчет будет анализировать проводки, в которых корреспондируют значения указанных видов субконто. По каждой паре значений субконто будут анализироваться все встретившиеся корреспонденции счетов.

Отчет по проводкам

Отчет по проводкам представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям.

Настройка вывода отчета по проводкам. В запросе настройки отчета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Включение проводок в отчет может быть ограничено фильтром. Фильтр задается в виде строки. В общем случае фильтр может содержать одну или несколько корреспонденции счетов и (или) символьных строк, разделяемых точкой с запятой «;».

Корреспонденции имеют вид:

n проводки со счетом n;

n, m проводки в дебет счета n с кредита счета m.

Здесь в качестве n и m может указываться звездочка («*»), она обозначает любой счет. Например, фильтр «*,51» означает, что в отчет будут включены все проводки с кредита счета 51 «Расчетный счет».

В отчет включаются все записи из журнала операций, удовлетворяющие следующим условиям:

если в фильтре указаны корреспонденции счетов, то проводка должна соответствовать одной из этих корреспонденции;
если в фильтре указаны строки символов, то в проводке должна содержаться хотя бы одна из этих строк либо в графе «Содержание», либо в наименовании субконто дебета проводки, либо в наименовании субконто кредита проводки.

Примеры:

50	все проводки по счету 50;
50,*	все проводки в дебет 50 счета;
*,51	все проводки с кредита 51 счета;
50,51	все проводки в дебет 50 счета с кредита 51;
51;52	все проводки со счетом 51 или счетом 52;
46,68.2	все проводки в дебет 46 счета с кредита 68.2;
"бумага"	все проводки, содержащие в описании или в наименовании субконто слово «бумага»;
"бумага";"картон"	все проводки, содержащие в описании или в наименовании субконто слово «бумага» или слово «картон»;
*,46;"бумага"	все проводки по кредиту 46 счета, (или?) содержащие в описании или в наименовании субконто слово «бумага».

В форме настройки параметров отчета предусмотрена возможность сохранения часто используемых фильтров и их последующего использования.

Для сохранения фильтра в списке следует нажать на кнопку «Запомнить».

Для использования ранее сохраненного фильтра его нужно выбрать в списке фильтров и нажать кнопку «Выбрать». При этом фильтр из списка копируется в поле «Фильтр».

Для удаления фильтра из списка следует его выделить и нажать на кнопку «Удалить».

Проводки в отчет могут быть отобраны по одной конкретной валюте. Для этого следует установить флажок «По валюте» и выбрать нужную валюту.

Проводки могут быть отобраны по конкретному номеру журнала, проставленного в проводках. Для этого следует ввести или выбрать номер журнала.

Расширенный анализ субконто

Данный вид отчета применяется только для счетов, на которых ведется аналитический учет по субконто. В нем для каждого вида субконто, по которому ведется аналитический учет на счете, приводятся дебетовые и кредитовые обороты по субконто, а также развернутое и свернутое сальдо на начало и конец выбранного периода. При этом в форме настройки параметров отчета можно установить различные режимы отбора и сортировки субконто.

Настройка параметров анализа субконто. В этом запросе надо указать:

за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
по какому счету формировать анализ субконто;
значение субконто (или группа субконто) указанного вида. Отчет можно сформировать по всем субконто данного вида или только по отдельным субконто или группам субконто. Для выбора следует в окно ввода с помощью кнопок «...» и «.....» ввести интересующие объекты;

вариант использования субконто:

Разворачивать отчет в разрезе значений субконто;

Разворачивать по группам отчет в разрезе групп субконто;

Отбирать отчет по одному значению;

Не учитывать не разворачивать и не отбирать;

режим сортировки данных при выводе в отчет. Записи в отчете можно сортировать стандартным способом (режим «Стандартная») или по значению любого реквизита субконто (код, наименование и т.д.), в порядке возрастания или убывания значений исходя из типа реквизита. Например, для кода записи сортируются в порядке возрастания номеров и наоборот, для реквизитов типа «строка» записи сортируются в алфавитном порядке от «А» до «Я» и наоборот и т.д.

Диаграмма

Отчет «Диаграмма» представляет собой мощное средство визуального анализа счетов в форме различного вида диаграмм.

Для получения данного отчета выберите подпункт «Диаграмма» пункта «Дополнительные» меню «Отчеты» главного меню. На экран выдается запрос параметров отчета. Форма запроса заполняется на двух закладках.

На закладке «Данные» следует указать:

за какой период необходимо построить диаграмму. Период задается выбором даты начала периодами даты окончания периода;
по какому счету построить диаграмму;
по какой валюте формировать диаграмму;
вид итогов, используемых при построении диаграммы. Диаграмму можно построить по остаткам на начало выбранного периода, оборотам за период и остаткам за конец периода. Дополнительно можно указать, какие остатки и обороты использовать: по дебету счета, по кредиту счета или и по дебету, и по кредиту. Для счетов с признаком валютного учета можно построить диаграмму по валютной сумме, для счетов с признаком количественного учета в количественном измерителе, для остальных счетов в диаграмме используются суммовые итоги в рублях.

На закладке «Диаграмма» следует указать:

вид диаграммы из предложенного перечня:
гистограмма;
многоярусная;
круговая;
график;
областями.
какие серии диаграмм выводить. Можно составлять серии:
по субсчетам;

Режим используется, если на закладке «Данные» выбран счет, на котором учет ведется в разрезе субсчетов, например 68 «Расчеты с бюджетом»;

по валютам;

Режим используется, если на закладке «Данные» выбран счет с признаком валютного учета и за указанный период имелись остатки или обороты в нескольких валютах;

по периодам;

При выборе данного вида серии можно в пределах указанного на закладке «Данные» периода задать степень детализации построения диаграммы: день, неделя, декада, месяц, квартал, год;

по субконто;

Режим используется, если на закладке «Данные» выбран счет, на котором ведется аналитический учет. Если аналитический учет на счете ведется по нескольким видам субконто, то следует указать вид субконто, по которому формируется серия. Если необходимо вывести серию по конкретному субконто или нескольким субконто, то в поле ввода с помощью кнопок «...» и «.....» следует внести интересующие объекты.

по каким точкам выводить данные по горизонтали. В зависимости от вида диаграммы и исходных данных в отчете предусмотрены различные варианты масштабирования горизонтальной шкалы. Например, если выбран вид диаграммы «график», по точки можно вывести по периодам с детализацией: день, неделя, декада и т.д.;
количество серий. Если в диаграмме выводятся итоги по нескольким десяткам или сотням объектов, то диаграмму целесообразно разбивать на части. Оптимальным является количество серий, равное 8.

Специализированные отчеты

К специализированным отчетам в конфигурации относятся отчеты, ориентированные на конкретный раздел бухгалтерского учета или формирующие служебную информацию по различным данным конфигурации. Общие принципы работы со специализированными отчетами ничем не отличаются от работы с любыми другими отчетами.

Кассовая книга

Отчет «Кассовая книга» предназначен для формирования отчета по кассовым операциям. Он формируется на основании проводок по счету 50 «Касса».

Для формирования отчета выберите пункт «Кассовая книга» меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выдается запрос периода, за который необходимо сформировать отчет.

Просмотр отчета. Сформированный отчет будет содержать остатки на начало даты по 50 счету, все проводки по 50 счету за эту дату, а также итоговые обороты и остаток на конец дня.

Для каждой включенной в отчет проводки приводятся дата, описание проводки, корреспондирующий счет, сумма проводки и наименования субконто проводки, если по счетам дебета или кредита проводки ведется аналитический учет. Порядок записей в отчете соответствует хронологическому порядку проводок в журнале проводок.

История курсов валют

Отчет «История курсов валют» предназначен для вывода значений курсов валют за указанный период. Он формируется на основании реквизита «Курс» справочника «Валюты».

Для формирования отчета выберите пункт «История курсов валют» меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выдается запрос параметров вывода данного отчета:

за какой период необходимо сформировать отчет (период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода);
валюта, для которой необходимо вывести историю курса.

После указания необходимых параметров, для формирования отчета можно нажать кнопку «ОК» или кнопку «Сформировать». Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать. При использовании кнопки «ОК» после формирования окно формы настройки параметров отчета закрывается. При использовании кнопки «Сформировать» окно остается открытым, что позволяет изменить параметры отчета и сформировать другой отчет. Формирование отчета (аналогично кнопке «OK») можно также выполнить нажатием клавиши Ctrl+Enter. Окно настройки параметров отчета может быть закрыто нажатием кнопки «Закрыть» или стандартным способом закрытия окна.

Просмотр отчета. Сформированный отчет будет содержать значения курса выбранной валюты на начало и на конец выбранного периода, а также значения курсов на все даты, в которые происходило изменение курса.

Порядок записей в отчете соответствует хронологическому порядку изменений курса.

Книга продаж и книга покупок

Описание построения книги продаж и книги покупок приведено в главе «Документы», см п. «Счета-фактуры, книги продаж и покупок», стр. 75.

Отчеты по торговой деятельности

Структура реализованных в конфигурации отчетов по торговой деятельности отражает наличие управленческого и финансового учета. В большинстве случаев отчеты имеют аналоги по управленческому и финансовому учету. Например, управленческие отчеты «Взаиморасчеты» и «Партии товаров» имеют одноименные финансовые аналоги.

В следующих разделах «Управленческий учет» и «Финансовый учет» представлены отчеты по управленческому и финансовому учету торговой деятельности.

Отчеты «Упр. остатки товаров», «Фин. остатки товаров»

Данные отчеты предназначены для отображения информации о количественных остатках товаров на складах. Диалоги отчетов содержат два раздела: остатки товаров и движения товаров.

Раздел «Остатки товаров» выводит полный или частичный (если в диалоге выбран товар или группа товаров) список товаров и их остатки на всех или только на выбранном складе.

Раздел «Движения товаров» имеет два режима: «Кратко» и «Подробно». Режим «Кратко» формирует отчет, куда включены только результаты движения товаров.

Режим «Подробно» формирует отчет, куда включены результаты движения товаров и соответствующие документы. В сформированном отчете есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка. Для этого поместите указатель мыши на нужный документ и дважды щелкните левой кнопкой мыши. Выбранный документ при этом откроется. При установке «Одновременно по всем складам» отчет формируется по всей торговой компании в целом, без учета внутренних перемещений между складами.

Отчет «Резервы товаров»

Данный отчет предназначен для отображения информации управленческого учета. Отчет выводит полный или частичный (если в диалоге выбран товар или группа товаров) список зарезервированных товаров.

Отчет «Резервы товаров» имеет два режима: «Кратко» и «Подробно». Режим «Кратко» формирует отчет, куда включены только результаты резервирования товаров. Режим «Подробно» формирует отчет, куда включены результаты резервирования товаров и соответствующие документы.

В сформированном отчете есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка. Для этого подведите указатель на нужный документ и сделайте двойной клик правой кнопкой мыши. Выбранный документ при этом откроется.

Отчеты «Упр. учет партий товаров», «Фин. учет партий товаров»

Данные отчеты предназначены для отображения информации партионного учета.

В диалоге отчета можно установить даты периода отчета (с...по...), указать валюту отчета (для управленческого учета), а также можно выбрать группу или конкретный товар и выбрать группу или конкретного контрагента. Кроме того, можно выбрать, какие партии товаров следует выводить в отчет: партии купленных товаров, принятых на реализацию, отданных на реализацию или все. Для финансового учета обязательно следует установить в параметрах отчета Фирму.

Отчет имеет три режима: «Краткий», «Развернутый» и «Подробный». Режим «Краткий» формирует отчет, в который включены только общие итоги партионного учета товара. Режим «Развернутый» формирует отчет, в который, кроме общих итогов партионного учета товара, включена информация о документах, образующих партии товара. Режим «Подробный» формирует отчет, в который, кроме всего прочего, включены все документы, проводившиеся по партиям.

Кроме начальных, конечных остатков, прихода, расхода, отчет формирует по каждой партии товара данные по обороту и вычисляет profit в абсолютном и процентном выражении.

В сформированном отчете есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка. Для этого поместите указатель мыши на нужный документ и дважды щелкните левой кнопкой мыши. Выбранный документ при этом откроется.

Отчеты «Упр. взаиморасчеты с клиентами», «Фин. взаиморасчеты с клиентами»

Данные отчеты предназначены для отображения информации по взаиморасчетам с контрагентами.

Диалог отчета содержит три раздела: по покупателям, по поставщикам, общие взаиморасчеты.

Раздел «по покупателям» имеет три режима: «Краткий», «Развернутый», «Подробный». Режим «Краткий» формирует отчет, в который включены только результаты взаиморасчетов с покупателями. Режим «Развернутый», кроме того, включает информацию о кредитных документах. Режим «Подробный», кроме того, включает всю подробную информацию по взаиморасчетам с покупателями с точностью до первичных документов.

Раздел «по поставщикам» работает аналогично разделу «по покупателям», но формирует отчет по взаиморасчетам с поставщиками.

Раздел «общие взаиморасчеты» формирует отчет общих взаиморасчетов с контрагентами (одновременно как покупателя и поставщика). Раздел имеет два режима: «Кратко» и «Подробно». Режим «Кратко» формирует отчет, куда включены только результаты взаиморасчетов с контрагентами. Режим «Подробно» формирует отчет в который включены результаты взаиморасчетов с контрагентами и соответствующие документы.

При включении режима «Строить диаграмму» в отчете дополнительно формируется диаграмма.

Отчет «Карточка клиента»

Данный отчет выводит полный список документов, которые влияли на регистры «ВзаиморасчетыПокупателей» и «ВзаиморасчетыПоставщиков» по выбранному контрагенту, суммы задолженности, а также приход и расход задолженности в разрезе документов.

Перед формированием данного отчета следует в диалоговом окне выбрать контрагента и интервал времени, за который требуется получить карточку.

Отчеты «Упр. учет реализации», «Фин. учет реализации»

Данные отчеты предназначены для отображения информации учета товаров на реализации.

Данный отчет выводит полный или частичный список клиентов (если в диалоге выбран контрагент по реализации), с которыми заключены договора о работе по реализации товаров, их конечные остатки задолженности по реализации, а также приход и расход задолженности в разрезе документов.

Отчет имеет три режима: «Краткий», «Развернутый» и «Подробный». Режим «Краткий» формирует отчет, куда включены только результаты взаиморасчетов с контрагентами. Режим «Развернутый» формирует отчет, куда, кроме взаиморасчетов с контрагентами, включены товары на реализации. Режим «Подробный» формирует отчет, куда, кроме взаиморасчетов с контрагентами и товаров на реализации, включены документы относящиеся к реализации.

Отчеты «Упр. продажи товаров», «Фин. продажи товаров»

Данные отчеты предназначены для отображения информации о продажах товаров.

В диалоге отчета можно установить 16 параметров отчета: даты периода отчета (с...по...), валюту отчета (фирму для Фин. отчета), можно выбрать группу или конкретный товар, выбрать группу или конкретного контрагента, поставщика, поставку. Кроме того, можно установить произвольный порядок группировки отчета, например, товар-поставщик-поставка-покупатель или поставщик-товар-покупатель. Можно указать, какие группировки включать или не включать при формировании отчета. Можно задать фильтр на вид продаж: «Оптом», «В розницу», «по всем». Можно задать фильтр по принадлежности товара: «Собственный», «Комиссионный», «по всем». Можно задать фильтр по складу, с которого произведена продажа. Можно, отметив опцию «С документами», задать подробный режим формирования, при этом отчет включает информацию по продажам с точностью до первичных документов.

Отчет «Упр. отчет по кассе»

Данный отчет предназначен для отображения информации управленческого учета наличных денег.

Отчет выводит остатки наличности по всем или только по выбранной валюте. Краткая форма отчета выводит только остатки валюты в кассах. Подробная форма отчета выводит, кроме того, суммы прихода и расхода наличной валюты в кассах с привязкой к документам, по которым проводились данные суммы.

В сформированном отчете есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка. Для этого поместите указатель мыши на нужный документ и с дважды щелкните левой кнопкой мыши. Выбранный документ при этом откроется.

Отчет «Движения документа»

Обработка представляет информацию о движениях документа по всем регистрам конфигурации в виде стандартного отчета системы 1С:Предприятие. Вызов данной обработки осуществляется практически из всех форм журналов и документов по кнопке «Движ».

Отчет «Структура подчиненности документа»

Отчет представляет в виде дерева информацию о структуре подчиненности документа. Вызов отчета осуществляется практически из всех форм журналов по кнопке «Подч». Из данного отчета можно открыть любой документ, отметив его курсором, и нажав клавишу Enter или двойным кликом мыши.

Товарный отчет

В конфигурации реализован «Товарный отчет», но он формируется только в разрезе фирмы целиком, без разделения по складам, т. к. в данной конфигурации ведется партионный учет без разделения стоимости по местам хранения, а значит документы «Перемещения» со склада на склад не изменяют учета товаров по партиям и соответственно не имеют стоимостного выражения перемещаемого товара.

Номер Товарного отчета ведется при помощи специальной Константы (см. Константа «Номер товарного отчета»).

Сопроводительный реестр

В «Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», утвержденном письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 в разделе 2.2.16. сказано: «При учете товаров по покупным ценам, при ведении сортового, партионного учета товаров рекомендуется вместо товарного отчета составлять сопроводительные реестры (код по ОКУД 0903014). В реестре необходимо указать только наименования приходных и расходных документов, их число (отдельно по каждой строке) и номера. Реестры составляются в двух экземплярах, первый вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.»

В конфигурации реализован «Сопроводительный реестр».

Номер Сопроводительного реестра ведется при помощи специальной Константы (см. Константа «Номер сопроводительного реестра»).

Внешние формы

В комплект Комплексной конфигурации входит набор внешних форм. Это печатные формы бланков документов, реализованные в виде внешних отчетов, предназначенных для предприятий, использующих в своей деятельности ККМ (в скобках приведены имена файлов внешних отчетов):

Книга кассира-операциониста (BookOper.mxl);
Книга регистрации показаний счетчиков ККМ (BookKKM.mxl);
Препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (MoneyBag.mxl);
Показатели счетчиков ККМ и сведения о выручке предприятия (Moneylnf.mxl);
Акт по неиспользованным кассовым чекам (ActNoUse.mxl);
Акт о переводе показаний счетчиков ККМ на нули (ActToZer.mxl);
Акт о снятии показаний счетчиков при сдаче ККМ в ремонт (ActToSrv.mxl);

Пользователь может обращаться к внешним формам с помощью стандартных средств работы с внешними отчетами, но в конфигурации предусмотрен специальный механизм, облегчающий работу с этими отчетами.

Комплексная конфигурация содержит режим просмотра списка внешних форм и обращения к ним. Для вызова режима работы с внешними формами выберите пункт «Внешние формы» меню «Отчеты» главного меню программы. На экране появится окно «Внешние формы».

В верхней части окна располагается поле для выбора группы отчетов. В поставочном комплекте конфигурации включена только одна группа внешних форм. Ниже располагается список отчетов. Для обращения к конкретному отчету следует установить курсор в списке на нужный отчет. После этого следует нажать кнопку «Открыть» или дважды щелкнуть мышью в списке отчетов в нужной строке. При этом открывается выбранная форма.

Отчет «Бух. обороты по взаиморасчетам»

Данный отчет позволяет получить обороты в разрезе покупателей по счетам 62 или 64 или в разрезе поставщиков по счетам 60, 61, 76.1.

Отчет формируется по выбранной фирме. При этом можно указать конкретного контрагента, а если он не задан, отчет формируется по всем контрагентам.

Флажки «По контрагенту» и «По документу» устанавливают различную степень детализации отчета.

Отчет формируется после нажатия на кнопку с номером интересующего вас счета

Отчет «Бух. обороты по товарам»

Данный отчет позволяет получить обороты в разрезе товаров по счетам 41.1, 45 и 004.

Отчет формируется по выбранной фирме.

Если товар не выбран, то отчет формируется по всем товарам. Дополнительно можно получить этот отчет в разрезе контрагентов (если же контрагент не выбран, то отчет формируется по всем контрагентам).

Отчет можно получить с разной степенью детализации: по товару, по документу и по контрагенту.

Отчет формируется после нажатия на кнопку с названием соответствующего счета.

Отчеты по результатам расчета заработной платы

При работе с конфигурацией возможно получение различных отчетных форм, которые могут потребоваться в процессе расчета зарплаты. Это такие отчеты, как расчетные листки, различные своды, расчетные ведомости, а также отчеты в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд. Отчеты по результатам расчета заработной платы собраны в меню «Отчеты», кадровые отчеты находятся в меню «Кадры».

Расчетные листки

В данном отчете формируются расчетные листки на каждого сотрудника. При этом возможно получение листков по всему предприятию в целом, по одному подразделению, для группы или же только одного сотрудника за любой расчетный период. Расчетные листки можно выводить или в алфавитном порядке, или по табельным номерам (опция «Упорядочить по фамилиям»).

Для вывода расчетных листков сразу по всему предприятию не надо заполнять реквизиты диалога. Достаточно только установить, если нужно, опцию «Упорядочить по фамилиям». Если требуется выбрать группу сотрудников или же одного сотрудника, то заполните соответствующий реквизит: «Подразделение», «Группа сотрудников» или «Сотрудник».

Расчетные ведомости

В этой группе отчетов представлена полная информация о результатах расчетов за любой расчетный период.

Расчетная ведомость (кнопка «Расчетная ведомость») представляет собой список сотрудников с начисленными и удержанными суммами для каждого сотрудника. Список сотрудников можно получить, упорядоченный по алфавиту (включена опция «Упорядочить по фамилиям») или же по табельным номерам (опция выключена).

Ведомость можно получить по одному подразделению. Кроме того, расчетчик может получить только свою ведомость, выбрав свою группу сотрудников в реквизите «Группа сотрудников».

При выводе на печать ведомости по всему предприятию для каждого подразделения можно получить свою расчетную ведомость (включена опция «Упорядочить по подразделениям»), при этом нумерацию в каждой ведомости можно начать с единицы (включена опция «Нумеровать подразделения раздельно»).

Расчетная ведомость по форме Т-51 (кнопка «Форма Т-51») представляет собой список сотрудников с начисленными и удержанными суммами для каждого сотрудника по форме Т-51. В остальном порядок работы с этим отчетом аналогичен отчету «Расчетная ведомость».

Свод начислений и удержаний (кнопка «Свод»). Данный отчет позволяет получить сводные данные по начислениям и удержаниям за любой расчетный период. Свод можно получить по всему предприятию, по отдельному подразделению или для группы сотрудников.

Налоговая ведомость (кнопка «Налоговая ведомость»). В данном отчете формируются суммы, отчисляемые в различные внебюджетные фонды с фонда заработной платы предприятия.

Ведомости по больничным листам

Данная группа отчетов собирает данные об оплаченных листках нетрудоспособности.

Список сотрудников можно получить, упорядоченный по алфавиту, если включить опцию «фамилиям», или же по подразделениям, если включить опцию «подразделениям» из группы «Упорядочить по».

При нажатии на кнопку «Ведомость» формируется итоговая опись листков нетрудоспособности, оплаченных за выбранный расчетный период.

Кнопка «Протокол комиссии соцстраха» формирует соответствующий протокол.

Чтобы избежать необходимости заполнять вручную результатами расчетов оборотную сторону больничного листка, можно воспользоваться отчетом, формируемым кнопкой «Расчет б/л».

Состояние опции «Считать стаж?» определяет, будет (если она включена) или нет выводиться раздел оборотной стороны больничного листка «Заполняется отделом кадров».

Алименты

В отчете «Алименты» возможно получение трех различных отчетных форм:

Алименты, перечисляемые почтой кнопка «Почтой»;
Алименты, выдаваемые в кассе предприятия, кнопка «В кассу»;
Свод удержанных алиментов кнопка «Свод».

Все три формы отчета об алиментах можно получить за любой расчетный период, по всему предприятию или же отдельно по одному подразделению или группе сотрудников.

Список сотрудников

В данном отчете формируется список сотрудников с назначенными окладами или тарифами на определенную дату. Данный отчет можно получить с разбивкой по подразделениям, а также и по категориям. По желанию можно включить в этот список и внутренних совместителей.

Ниже перечислены опции и реквизиты диалога и их назначение.

Дата актуальности справочника дата получения отчета. По умолчанию равна рабочей дате (см. закладку «Общие» в пункте «Параметры» меню «Сервис»).
Группа «Упорядочивать»: по категориям задает формирование списка по категориям; по подразделениям задает формирование списка по подразделениям. Если указана сортировка списка сотрудников и по подразделениям, и по категориям, то полученный отчет сначала будет упорядочен по подразделениям, а внутри каждого подразделения по категориям.
Группа «Сброс нумерации» нумерация отдельно внутри каждого подразделения или же категории.

Отчетность в ГНИ и ПФР О доходах сотрудника

Отчет о доходах сотрудника предоставляет возможность получить два стандартных отчета для налоговой инспекции о доходах и исчисленном и удержанном подоходном налоге, а также файл для передачи этих данных в ГНИ.

Отчеты можно получить за любой расчетный год на одного сотрудника, выбрав какое-либо значение реквизита «Сотрудник», на сотрудников какого-либо подразделения, выбрав соответствующее значение реквизита «Подразделение», или на всех сотрудников предприятия, если оба реквизита оставить незаполненными.

Налоговая карточка представляет собой отчет на каждого сотрудника по форме Приложения №7 к Инструкции ГНС №35 (кнопка «Налоговая карточка»). Справка о доходах (кнопка «Справка в ГНИ») это отчет о доходах сотрудника за год по форме Приложения №3 к Инструкции ГНС №35. Оба отчета выдаются за 1997 год - в форме, утвержденной на 1997 год, а за 1998 год в форме, утвержденной на 1998 год.

Для печати налоговой карточки с заполненным пунктом «Ответственный за ведение карточки» выберите этого сотрудника в реквизите «Ответственный».

При формировании файла с данными для ГНИ этот файл можно поместить сразу на дискетку (установите флажок «На дискету» и выберите нужный дисковод) либо оставить на жестком диске компьютера (установите флажок «В каталог» и выберите каталог, куда будет записан файл).

В соответствии с рекомендациями ГНИ файл с данными следует передавать в архивированном виде. По умолчанию в качестве архиватора используется программа ARJ. Чтобы описываемая конфигурация смогла найти архиватор ARJ, эта программа должна находиться в пути доступа операционной системы, т. е. путь к ней должен быть указан в операторе PATH в системном файле AUTOEXEC.BAT.

Внимание! Архиватор ARJ является самостоятельной программой и в комплект поставки системы «1С:Предприятие» не входит.

Если же Вы предполагаете использовать другой архиватор (не ARJ), тогда в константе «Архиватор» следует установить значение «Нет» и в константе «Команда запуска» записать начало командной строки вызова архиватора, состоящее из пути к программе, имени программы-архиватора и параметров командной строки, приводящих к архивированию файлов. Например, для архиватора PKZIP, находящегося в каталоге C:\TOOLS, следует записать следующую строку: «C:\TOOLS\PKZIP -a».

По умолчанию флажок «Архивировать выходные данные» установлен. Выдавать данные в не архивированном виде допускается, если у Вас архиватора нет совсем, либо данные, обработанные Вашим архиватором, не принимаются ГНИ, тогда флажок «Архивировать выходные данные» следует сбросить.

Чтобы начать процесс вывода, нажмите кнопку «Сформировать».

Замечание. При формировании данных с использованием архиваторов может случиться так, что после вызова программы-архиватора и завершения ее работы DOS-окно осталось открытым, т.е. окно осталось на экране, и в заголовке окна появилась надпись «Сеанс завершен» (Finished). Чтобы впоследствии DOS-окно закрывалось по окончании работы архиватора, следует проделать следующее:

щелкнуть мышью в левый верхний угол DOS-окна;
в появившемся меню выбрать строку «Свойства» (Properties);
в окне «Свойства» на закладке «Программа» (Program) установить флажок «Закрывать окно по завершении сеанса работы» (Close on exit);
нажать кнопку «OK» в окне «Свойства» и закрыть DOS-окно.

Об итоговых суммах

Отчет «Об итоговых суммах» это свод по всему предприятию за определенный период по форме Приложения №8 к Инструкции ГНС №35, предназначенный для налоговой инспекции.

Для получения отчета следует выбрать период: 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев или год. Затем следует установить год, за который необходимо получить отчет. Отчет выдается за 1997 год - в форме, утвержденной на 1997 год, а за 1998 год - в форме, утвержденной на 1998 год.

Отчеты для Пенсионного фонда

В Пенсионный Фонд предназначены к передаче анкета и индивидуальные сведения застрахованного лица. Информация о застрахованных лицах группируется в пачки по 200 штук. Каждая пачка имеет свой номер и предназначена для записи в файл.

Файлы с данными могут быть переписаны сразу на дискетку или могут быть сохранены на жестком диске в зависимости от состояния флажков «На дискету»/«В каталог». Имя файла формируется из регистрационного номера предприятия в ПФР и номера пачки, поэтому важно установить номер первой пачки.

Тип передаваемой в Пенсионный фонд информации определяется в реквизите «Документ».

Если в справочнике «Кадровые Данные» и «Сотрудники» нет необходимых данных, то при формировании отчетов в окне будут выведены соответствующие сообщения.

Для индивидуальных сведений о заработке сотрудников отчетным периодом может быть любое полугодие (первое или второе) и полный год.

Отчеты по ОС и НМА Ведомость амортизации

Ведомость начисления амортизации представляет собой сведения о начислении амортизации за указанный расчетный период. В отчете показывается балансовая стоимость и износ на начало и на конец расчетного периода просмотра, амортизация за текущий расчетный период, единая норма амортизации основного средства и пробег автотранспорта, если есть сведения об этом.

Список можно сформировать по выбранному материально-ответственному лицу, по выбранному подразделению, по выбранному назначению или с разбивкой по назначению, по счетам затрат и по подразделениям, для одной фирмы, а также по всем фирмам.

Журнал амортизации №13

В отчете «Журнал амортизации №13» формируются сводные данные по расчету амортизации за месячный период с разбивкой по группам основных средств (нематериальных активов) по горизонтали и с упорядочиванием по счетам затрат по вертикали.

Данный отчет можно получить за выбранный период по всем фирмам или для выбранной фирмы.

Отчет по группам ОС

В отчете по группам основных средств можно сформировать отчет с вариантами формирования: по периоду или по документу. В зависимости от выбора варианта формирования становятся доступными реквизиты «За период» или «Документ».

Установите значение реквизита «Группа ОС».

Отчет по группам ОС позволяет получить следующие сведения об ОС, принадлежащим выбранной фирме (или всем фирмам компании) в разрезе групп ОС за выбранный период:

балансовая стоимость на начало периода;
начисленный износ на начало периода;
остаточная стоимость на начало периода;
изменение балансовой стоимости за период;
изменение начисленного износа за период;
балансовая стоимость на конец периода;
начисленный износ на конец периода;
остаточная стоимость на конец периода.

Отчет по группам НМА

В отчете по группам НМА можно сформировать отчет с вариантами формирования: по периоду или по документу. В зависимости от выбора варианта формирования становятся доступными реквизиты «За период» или «Документ».

Установите значение реквизита «Группа НМА.

Отчет по группам НМА позволяет получить следующие сведения о НМА, принадлежащим выбранной фирме (или всем фирмам компании) в разрезе групп НМА за выбранный период:

балансовая стоимость на начало периода;
начисленный износ на начало периода;
остаточная стоимость на начало периода;
изменение балансовой стоимости за период;
изменение начисленного износа за период;
балансовая стоимость на конец периода;
начисленный износ на конец периода;
остаточная стоимость на конец периода.

Инвентаризационная опись ОС (НМА)

В отчете «Инвентаризационная опись ОС (НМА)» формируется инвентарный список основных средств (нематериальных активов) на дату окончания периода инвентаризации. Отчет соответствует форме № инв-1, приложение №6 к методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Можно заполнять фактическое наличие об ОС или НМА , равное бухгалтерскому учету при установке соответствующего флага. Для вывода на каждой последующей странице шапки и возможности полноты заполнения на странице списка необходимо устанавливать реквизит «Количество на странице».

Список можно сформировать по выбранному материально-ответственному лицу, по выбранному подразделению или можно получить с разбивкой по материально-ответственным лицам, по подразделениям, а также по группам основных средств и нематериальных активов. При заполнении в форме реквизитов «Председатель комиссии», «Член комиссии I», «Член комиссии 2», «Член комиссии З» в отчете напечатаются необходимые на них данные.

Инвентаризационная опись драгметаллов в ОС

В отчете «Инвентаризационная опись драгметаллов в ОС» формируется список основных средств на дату окончания периода инвентаризации, которые содержат драгоценные металлы по данным бухгалтерского учета. Отчет «Инвентаризационная опись драгметаллов в ОС» соответствует форме № ИНВ-8а для основных средств, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 №88, которая действует с 1999 года при проведении инвентаризации.

В отчете формируются необходимые сведения об ОС: инвентарный номер, заводской, паспорт, год выпуска, а так же о массе конкретного драгоценного металла, содержащегося в ОС по данным бухгалтерского учета. Можно выбрать установление или отмену заполнения сведений о массе драгоценных металлов в ОС по результатам работы комиссии, равное бухгалтерскому учету при установке или снятии флага «Заполнять результаты комиссии». Для вывода на каждой последующей странице шапки и возможности полноты заполнения на странице списка необходимо устанавливать реквизит «Количество на странице».

Сличительная ведомость ОС (НМА)

В отчете «Сличительная ведомость ОС (НМА)» формируется инвентарный список основных средств (нематериальных активов) на дату окончания периода инвентаризации. Отчет «Сличительная ведомость» соответствует форме № ИНВ-18 для основных средств и нематериальных активов, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 №88, которая действует с 1999 года при проведении инвентаризации.

Список можно сформировать по выбранному материально-ответственному лицу, по выбранному подразделению или можно получить с разбивкой по материально-ответственным лицам, по подразделениям, а также по группам основных средств и нематериальных активов. Для вывода на каждой последующей странице шапки и возможности полноты заполнения на странице списка необходимо устанавливать реквизит «Количество на странице».

Использование ОС (НМА)

Отчет «Использование ОС (НМА)» формирует список основных средств или нематериальных активов на дату актуальности, основных средств можно получить список по выбранному значению реквизита «Использование». Этот реквизит имеет следующие значения: в эксплуатации, в резерве, в аренде, на консервации, в ремонте, сданное в монтаж, на реконструкции.

В отчете формируются необходимые сведения о каждом ОС (НМА): инвентарный номер, балансовая стоимость, износ, остаточная стоимость.

Данный отчет можно получить по выбранному материально-ответственному лицу, по выбранному подразделению, по выбранному назначению или с разбивкой по материально-ответственным лицам, по подразделениям, а также по группам основных средств и нематериальных активов. Список в отчете можно получить по всем фирмам или по выбранной в форме диалога.

Инвентарный список ОС (НМА)

В отчете «Инвентарный список ОС (НМА)» формируется инвентарный список основных средств (нематериальных активов) на указанную дату актуальности.

Список можно сформировать по выбранному материально-ответственному лицу, по выбранному подразделению, по выбранному назначению или можно получить с разбивкой по назначению, по подразделениям, а также по группам основных средств и нематериальных активов. Отчет соответствует форме №ОС-9, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.12.89 г. №241.

Ведомость по переоценке ОС (НМА)

В отчете «Ведомость по переоценке ОС (НМА)» формируется список всех основных средств (нематериальных активов) после проведенной переоценки. В отчете отображается балансовая стоимость и износ до переоценки и после проведенной переоценки.

Данный отчет можно получить за выбранный период, по всем фирмам или для выбранной фирмы с разбивкой по месторасположению, назначению и упорядочиванием по материально-ответственным лицам. Также список можно сформировать по выбранному материально-ответственному лицу, по выбранному подразделению или по выбранному назначению.

Сводная ведомость по переоценке ОС (НМА)

Данный отчет позволяет получить сводные данные по переоценке за любой расчетный период основных средств, нематериальных активов по группам и по счетам затрат. Для этого существуют в форме диалога соответственно две кнопки «По группам» и «По счетам затрат».

Свод можно получить по всем фирмам, для одной фирмы без упорядочивания по подразделениям, а также с разбивкой по подразделениям.

Список основных средств (НМА)

В данном отчете формируется основных средств (нематериальных активов), введенных в эксплуатацию, на дату актуальности. Отчет можно получить по всем фирмам или для одной конкретной. Данный отчет можно получить с разбивкой по материально-ответственным лицам, по подразделениям, а также по группам основных средств и нематериальных активов.

Для создания списка основных средств с разбивкой по МОЛу, по подразделениям и классификационным группам необходимо установить флаг в соответствующие реквизиты диалога выходного отчета. Список можно сформировать по выбранному материально-ответственному лицу, по выбранному подразделению или по выбранному назначению.

Список комплектов ОС

В отчете «Список комплектов» формируется список комплектов основных средств, учет которых ведется на предприятии. В отчете формируется по каждому комплекту состав основных средств с данными по стоимости. Балансовая стоимость, износ и остаточная стоимость по каждому основному средству выводится на дату актуальности.

Данный отчет можно получить по всем фирмам или по выбранной фирме.

Инвентаризационная опись материально-товарных запасов

Для получения инвентаризационной описи материально товарных запасов необходимо указать вид ТМЦ, то есть счет или субсчет, предназначенный для учета данного вида ТМЦ:

10 (Материалы);
12.1 (МБП в запасе);
12.2 (МБП в эксплуатации);
40 (Готовая продукция);
41 (Товары).

Если выбраны «Материалы» или «Готовая продукция», необходимо также указать склад, а если «МБП в эксплуатации» указать подразделение.

Опись формируется для указанной фирмы ил по всем фирмам (то есть по компании в целом). Печатная форма описи соответствует документу «Форма № инв-3».

Регламентированные отчеты

В комплект данной конфигурации входит набор регламентированных отчетов. Это, прежде всего, налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления налоговым органам, а также отчеты, предназначенные для предоставления в различные фонды.

Данный набор регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой «1С» и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы. Для получения обновленных отчетов вы можете обратиться к дилеру, у которого вы приобрели программу, или в фирму «1С».

Организация работы с регламентированными отчетами

Работа с регламентированными отчетами в Комплексной конфигурации организована следующим образом.

Так как регламентированные отчеты ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они не входят в саму конфигурацию, а поставляются в виде отдельных файлов внешних отчетов (имеющих расширение ERT). Эти файлы располагаются в каталоге ExtForms, подчиненном каталогу информационной базы. Все внешние отчеты сгруппированы в каталоги, имена которых определяются периодом отчетности, для которого они разработаны. Например, каталог Rp99ql.grp будет содержать регламентированные отчеты за первый квартал 1999 года. Кроме того, в каталоге, содержащем группу отчетов, располагается текстовый файл RpList.txt, содержащий перечень отчетов данной группы и соответствующие им имена файлов.

Пользователь может обращаться к регламентированным отчетам с помощью стандартных средств работы с внешними отчетами, но в конфигурации предусмотрен специальный механизм, облегчающий работу с регламентированными отчетами, который описывается ниже.

Использование регламентированных отчетов

Комплексная конфигурация содержит режим просмотра списка регламентированных отчетов и обращения к ним.

Для вызова режима работы с регламентированными отчетами выберите пункт «Регламентированные отчеты» меню «Отчеты» главного меню программы. На экран выдается окно формы режима «Регламентированные отчеты».

В верхней части окна располагается поле для выбора группы отчетов. В поставочном комплекте конфигурации включена только одна группа регламентированных отчетов, то есть отчеты за один период. После получения и загрузки новых форм отчетности за следующие кварталы в этом списке будут появляться новые группы.

Ниже располагается список отчетов. Для обращения к конкретному отчету следует выбрать нужную группу и установить курсор в списке на нужный отчет. После этого следует нажать кнопку «Открыть» или дважды щелкнуть мышью в списке отчетов в нужной строке. При этом открывается форма регламентированного отчета.

Работа с регламентированным отчетом практически ничем не отличается от работы с любым другим отчетом. Состав параметров настройки конкретных регламентированных отчетов зависит от их назначения и принципов работы.

Так как регламентированные отчеты ежеквартально изменяются, в этом руководстве не приводится описание работы с конкретными отчетами. В каждой группе регламентированных отчетов поставляется инструкция, содержащая описание состава отчетов, их использования и условий применения. Доступ к этой инструкции выполняется также из списка отчетов.

Загрузка новых форм регламентированных отчетов

Режим регламентированных отчетов данной конфигурации содержит механизм загрузки новых отчетов, который используется при получении новых форм отчетности.

Новые формы отчетности поставляются в виде файла саморазворачивающегося архива, содержащего группу регламентированных отчетов, разработанных для конкретного периода. Имя файла определяется периодом отчетности, для которого поставляется данная группа отчетов. Например, файл Rp99ql.exe будет содержать группу отчетов за первый квартал 1999 года.

Для вызова механизма загрузки следует нажать кнопку «Загрузить». При этом открывается диалог для выбора файла-архива. В этом диалоге следует выбрать нужный файл.

После этого выполняется загрузка новых форм отчетности из файла-архива. Если отчеты за этот период еще не загружались, то создается новая группа. Если отчеты за этот период уже загружались, то программа предлагает переписать в эту же группу или создать новую группу.