Глава 2. Ввод информации о собственной компании
В какие справочники надо ввести информацию о собственной компании?
Конфигурация позволяет вести учет на множестве складов от имени нескольких организаций (собственных юридических лиц). Совокупность организаций (нескольких юридических лиц) в дальнейшем будем называть компанией. Компания может иметь несколько касс, в которой хранятся наличные средства в различной валюте. Компания может иметь несколько расчетных счетов в различных банках.Информация об организациях, входящих в состав компании" вводится в справочник "Организации".
Сведения о компании, кроме информации в справочнике "Организации", вводится в справочники: "Юридические лица", "Склады (места хранения) компании", "Кассы компании".
Сколько организаций необходимо ввести в справочник, если компания состоит из двух юридических лиц?
Количество организаций, которые необходимо ввести в справочник точно соответствует количеству юридических лиц.То есть, если компания состоит из двух юридических лиц, то в справочник "Организации" необходимо ввести две записи - о двух юридических лицах.
Учет в программе ведется по компании в целом. Однако документы в программе можно оформлять и печатать от имени различных организаций (собственных юридических лиц).
Можно также контролировать остатки товаров в разрезе различных организаций.
Выгрузка документов в программу "1С:Бухгалтерия 7.7" также осуществляется в разрезе собственных юридических лиц.
В какие справочники необходимо ввести информацию об юридических лицах организаций, входящих в состав компании?
Информация об юридических лицах организаций, входящих в состав компании заносится в справочник "Юридические лица". Кроме того, в справочник "Организации" вводится дополнительная информация об организации.При этом в программе предусмотрено два способа заполнения информации об организации.
Способ 1. Внести информацию о реквизитах собственного юридического лица в справочник "Юридические лица". В справочнике "Юридические лица" хранится информация не только о собственных юридических лицах, но и о юридических лицах контрагентов компании (поставщиков и покупателей). Поэтому для удобства работы в справочнике "Юридические лица" желательно создать две группы "Собственные юридические лица" и "Контрагенты". Например, так, как это сделано в демонстрационной базе конфигурации. Затем необходимо открыть справочник "Организации" и заполнить в этом справочнике информацию, путем выбора из справочника "Юридические лица".
Для этого надо нажать в карточке организации на стрелку рядом с надписью "Юридическое лицо" и выбрать пункт меню "Выбрать существующее юридическое лицо".
Откроется справочник "Юридические лица", из которого надо выбрать элемент, соответствующий собственному юридическому лицу.
телефон, электронный адрес организации, произвольная информация. Более подробно о принципах заполнения контактной информации будет рассказано в главе "Управление взаимоотношениями с клиентами".
Префикс номеров документов задается для организации. Так как организация может иметь одно юридическое лицо, то фактически префикс документов задается для юридического лица. Задание префикса необходимо для того, чтобы по каждому юридическому лицу компании можно было вести отдельную сквозную нумерацию документов. Префикс документов, а соответственно и отдельная нумерация используется только для тех документов, в которых установлен признак регламентированного учета ("Регл.учет"). В дальнейшем именно эти документы будут выгружаться в программу "1С:Бухгалтерия 7.7" для составления бухгалтерской отчетности.
В том случае, если в документах установлен только флаг ведения управленческого учета ("Упр.учет") то для них будет вестись сквозная нумерация по компании в целом.
Информация об ответственных лицах каждой организации (руководителе и главном бухгалтере) заполняется на закладке "Ответственные лица". Информация заполняется из справочника "Физические лица".
Поскольку в этом справочнике хранится информация не только о собственных сотрудниках компании, но и о сотрудниках, работающих в сторонних организациях, например в компаниях контрагентов, то информацию о собственных сотрудниках лучше занести в отдельную группу, например, назвав ее "Сотрудники компании".
Информацию о сотрудниках (в частности о руководителе, главном бухгалтере) можно внести в этот справочник заранее, а можно дополнить этот справочник в процессе ввода информации об организации. Следует обратить внимание на тот факт, что информация об ответственных лицах организации хранится в регистре сведений и является периодической.
То есть в конфигурации сохраняется история введенных значений. При вводе информации об ответственных лицах, информация записывается на текущую дату, установленную на компьютере пользователя.
Нажав кнопку "История" можно посмотреть информацию об истории изменения, в частности, когда в организации сменился руководитель или главный бухгалтер.
"Юридические лица".
Можно ли информацию о банках заполнить автоматически, используя классификатор банков РФ?
Да можно. Информацию о банках можно загрузить с диска информационнотехнологического сопровождения (ИТС) или с сайта Росбизнесконсалтинг.Для выполнения этой операции откройте справочник "Банки" ("Справочники" -"Юридические и физические лица" - "Банки").
Нажмите на кнопку "Добавить из классификатора банков РФ".
В появившемся диалоговом окне отметьте источник, откуда будет загружаться информация и нажмите кнопку "Загрузить классификатор".
Спустя некоторое время загрузится классификатор банков и Вы получите картинку, представленную на рисунке.
"Юридические и физические лица" - "Физические лица"). Затем в справочнике "Организации" выбрать информацию о существующем физическом лице. Для этого надо в новой форме нажать на стрелку, рядом с надписью "Юридическое лицо" и выбрать пункт - "Ввести существующее физическое лицо". Из появившегося списка выбрать нужное физическое лицо, предварительно занесенное в справочник. При этом изменится состав реквизитов, отображаемых в форме, и информация заполнится теми данными, которые были введены для физического лица.
Способ 2. В новой форме организации нажать на кнопку рядом с реквизитом "Юридическое лицо" и выбрать пункт "Ввести новое физическое лицо". В форме организации изменится состав заполняемых реквизитов. Их надо заполнить реквизитами физического лица. После записи информации об организации, информация о новом физическом лице занесется в справочник "Физические лица".
Внимание. В качестве названия организации ИЧП (ПБОЮЛ) при оформлении документов используется информация, введенная в графы "Фамилия, имя, отчество" физического лица. Если официальное название организации не совпадает с этими реквизитами, то необходимо ввести название организации в первую графу, а остальные графы можно не заполнять.
Например, если официальное название организации ПБОЮЛ "Смирнова", то эта информация вводится в графу "Фамилия, имя отчество", как это показано на рисунке.
Для юридического лица "Торговый дом Комплексный" введено два расчетных счета -рублевый и валютный счет. Рублевый счет находится в банке "АВТОБАНК", а валютный в банке АКБ "МЕЖДУНАРОДНЫЙ ТОРГПРОМБАНК". Для физического лица назначен рублевый счет в банке "АВТОБАНК".
На скольких складах могут храниться товары?
Количество складов, на которых хранятся товары в компании, не ограничено. Информация о складах компании заносится в справочник "Склады (места хранения) компании", который вызывается из пункта меню "Справочники" - "Структура компании" - "Склады (места хранения)".В этот справочник необходимо внести информацию о тех складах компании, на которых в компании хранятся товарно-материальные ценности. Товары хранятся на общих складах компании без разделения товаров по конкретным организациям.
В конфигурации предусмотрено ведение учета на складах двух видов розничном и оптовом.
Для чего в программе введено разделение складов на оптовые и розничные?
В программе различаются методы продажи товара с розничного и оптового склада.При работе с розничного склада контролируются розничные цены, то есть продажа с розничного склада может осуществляться только по фиксированным ценам, которые назначаются в момент поступления товаров на розничный склад. В то же время при продаже с розничного склада могут быть назначены фиксированные скидки. Продажа оптом с розничного склада не ведется.
С оптового склада осуществляется продажа, как в розницу, так и оптом. Продажа в розницу с оптового склада ведется по произвольным ценам.
Вид склада определяется в его форме путем установки соответствующего флага -"Розничный склад".
"Настройка параметров учета") на закладке "Учет" необходимо установить флаг "Контролировать" в разделе "Контролировать остатки по организациям".
по складам или по компании в целом. Выбор метода учета производится в форме настроек параметров учета на закладке "Учет".
ответственного лица (кладовщика) определенного сотрудника и при таком способе ведения учета мы сможем получить информацию о той сумме, за которую несет материальную ответственность каждый кладовщик.
2 вариант. В компании ведется партионный учет по компании в целом. Тогда можно посмотреть только общую себестоимость товара в компании, без разделения по складам. Общая себестоимость товара в компании будет равна 1000+1500 =2500 рублей.
В какой момент рассчитывается себестоимость при поступлении и отгрузке товаров?
При поступлении товаров себестоимость рассчитывается в момент проведения документа, с помощью которого оформляется поступление товаров. Проведение любого"Настройка параметров учета").
"Регламентные" - "Восстановление последовательности партионного учета"). Регламентная обработка может быть проведена в любой момент времени.
Важно. В том случае, если в программе учитываются дополнительные расходы, влияющие на себестоимость товаров, то учет этих дополнительных расходов в себестоимости товаров произойдет только после проведения регламентной обработки "Восстановление последовательности партионного учета". Поэтому если в себестоимости товаров должны учитываться дополнительные расходы, то проведение этой регламентной обработки необходимо даже в том случае, если установлен режим списания "при проведении первичных документов".
Алгоритм расчета себестоимости зависит от установленной стратегии списания партий по датам - ФИФО или ЛИФО.
Кроме того, расчет себестоимости зависит от того, установлен или нет флаг ведения партионного учета в разрезе складов. Если флаг установлен, то себестоимость будет рассчитываться отдельно по каждому складу, если нет, то себестоимость будет рассчитываться общая для всех складов компании.
Поясним алгоритм расчета себестоимости на примере. Будем считать, что в компании партионный учет не ведется в разрезе складов, а ведется - по компании в целом. Для простоты рассмотрения будем считать, что товар купленный. Учет комиссионного товара рассмотрим позже в главе "Комиссионная торговля".
Пример. 12 апреля компания купила у поставщика "Электротовары" 10 штук товара "Мотоблок" по цене 100 долларов. 13 апреля компания купила у поставщика "Кактус" 15 штук товара "Мотоблок" по цене 80 долларов. 14 апреля покупателю "Алхимов" было продано 20 штук товара "Мотоблок".
Способ списания ФИФО. При алгоритме ФИФО сначала списывается ранее поступивший товар. Поэтому при отгрузке 20 штук товара будет списано 10 штук товара по цене 100 долларов и 10 штук по цене 80 долларов. Общая сумма списанной себестоимости будет равна - 10*100+ 10*80 = 1800 долларов.
Способ списания ЛИФО. При алгоритме ЛИФО сначала списывается товар, поступивший позднее. Поэтому при отгрузке 20 штук товара будет списано 15 штук товара по цене 80 долларов и 5 штук по цене100 долларов. Общая сумма списанной себестоимости будет равна - 15*80+ 5*100 = 1700 долларов.
Сколько касс может быть в компании? В какой валюте хранятся денежные средства в кассах?
Кассы, в которых ведется учет наличных денежных средств, являются общими для всей компании в целом. Денежные средства в одной кассе не разделяются по организациям. Если необходимо вести учет наличных денежных средств отдельно по каждой организации, то для каждой организации нужно завести в справочнике "Кассы" отдельную кассу.В одной кассе могут храниться остатки денежных средств только в одной валюте. Поэтому если в компании ведется учет наличных денежных средств в двух валютах (например, в рублях и долларах), то в справочник "Кассы компании" должна быть введена информация о двух кассах, в одной из которых установлена валюта- рубль, а в другой - доллар.
В справочник касс необходимо занести информацию обо всех кассах, которые реально есть в компании.
Если компания ведет розничную торговлю, то информация обо всех контрольно-кассовых машинах (ККМ), используемых в компании заносится в отдельный справочник "Кассы ККМ".
Более подробно о подключении и использовании ККМ будет рассказано далее, в разделе "Розничная торговля".
Содержание раздела