Курс делопроизводства. Документационное обеспечение

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации*. Более того, некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г.Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации**. Мы тоже полагаем, что управление имеет информационную природу, по крайней мере в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации. Названные фундаментальные проблемы рассматриваются в курсе «Теория управления» (разделы «Информационная природа управления» и «Кибернетические методы в управлении»), поэтому здесь мы не будем их подробно анализировать, — данное учебное пособие посвящено делопроизводству.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. В современный период решение проблемы управления докумен-
* См.: Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М., 1992. — С.166.
** Там же. — С. 39.
==3

тацией в развитых странах претерпело два основных этапа*. Первый этап — 1970—1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях.
Публикации шли под девизом «управление в XX веке». Однако в середине 80- х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от
того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Предлагаемое учебное пособие — результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использовали исследования известных авторов в области делопроизводства — Т.Н.Бондаревой, П.В.Веселова, М.Т.Лихачева, ?.?.Соковой, а также Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, подготовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную решением Правительства РФ от 24 июня 1992 г. № 1118-р, разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Закон «Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области» от 9 июня 1995 г., ГОСТ ? 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и др., а также материалы собственных исследований и разработок.
Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый — это сами документы, второй — делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу.


В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по доку-
* См.: Архивы и управление документацией за рубежом: Основные проблемы: Аналитический обзор.—М., 1989.
==4

ментам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильного ориентирования в справочной информации и оперативного ее поиска.
Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь работникам управления в этом трудоемком деле.
Учебное пособие «Курс делопроизводства» включает в себя девять тем:
1) «Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов»;
2) «Современное деловое письмо»;
3) «Документирование организационно-распорядительной деятельности»;
4) «Документирование деятельности коллегиальных органов»;
5) «Документирование информационно-справочных материалов»;
6) «Требования к оформлению документов по личному составу»;
 7) «Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан»;
8) «Организация работы с документами»;
9) «Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов».
В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, приводятся образцы оформления документов. Этот материал нам представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса практическими менеджерами, секретарями-референтами, слушателями факультетов и курсов повышения квалификации, студентами-заочниками. Мы обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе, на то, что для формирования у студентов умений и навыков в области делопроизводства им необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.
Основной материал учебного пособия в течение девяти лет применялся авторами и их коллегами по работе при чтении курсов «Делопроизводство и корреспонденция», «Организация управленческого труда, делопроизводство и корреспонденция» на днев-


==5

ных и заочных факультетах в Новосибирской государственной академии экономики и управления, курса «Документационное обеспечение управления» в Сибирской академии государственной службы, на различных курсах переподготовки и повышения квалификации работников управления, начиная с секретарей-референтов и кончая руководителями крупных предприятий, главами администраций городов и районов Сибири и Дальнего Востока.
В настоящее учебное пособие не включены разделы по некоторым специальным видам делопроизводства, таким, как хозяйственно-договорная, претензионная и учетно-финансовая деятельность, которые обычно входят составными частями в соответствующие учебные курсы. Наряду же с вопросами общего делопроизводства большое внимание уделяется делопроизводству в органах государственного и регионального управления. Данное обстоятельство определяется тем, что авторы продолжительное время работали, а один из них и сейчас работает в этих органах.
==6

00.htm - glava02

Тeма 1. Основные требования оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
2. Унификация и стандартизация управленческих документов
3. Виды документов и их классификация
4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
1. Основные положения по документированию управленческой деятельности*
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации ,(УСД).
* Использован ГОСТ ? 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
==7

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
«Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Тeма 1. Основные требования

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если
==8

ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.
Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями; с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; со службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности: с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;
==9

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.); с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.


Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в
том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (или бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись, Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и
др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывают председательствующий на заседании
коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или допол-


К оглавлению
==10

няющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.
На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают: Приложение к ........................................
(указывается документ) от _______ № ____
Если приложений несколько, они нумеруются.
При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
2. Унификация и стандартизация управленческих документов
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.


==11

Работа по унификации включает: разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД; ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; разработку комплексов отраслевых .унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.
3. Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными: по месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); о форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть запол-


==12

няется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации — письменные, графические.
Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов*
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая)
* Использованы Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, разработанная Государственной архивной службой РФ и ГОСТ ? 6.30-97.


==13

сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ ? 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.
В данном государственном стандарте определено 27 реквизитов (было 31). (Расположение их показано на схемах в прил. 1.1 и 1.2.)
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов A4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются .без бланка.
Оформление реквизитов документов
01. Изображение Государственного герба Российской Федерации
помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02 и 03 отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9СТ.
04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.


Например, 44465533 (включает 8 знаков).
05. Код форты документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 299. Код унифицирован-
==14

ной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках — русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000).


В письме наименование вида документа не указывают.
09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются не-
==15

сколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: 2000.01.05.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.
13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.


Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту A.C. Сидорову или
==16

Президенту
АОЗТ «Сиблитмаш»
И.И. Иванову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов, городов Новосибирской области
В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, .затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала «Новый мир»
103806, ГСП, г. Москва, К-6 Малый Путенковский переулок, 1/2
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. Например: 630102, г. Новосибирск ул. Мира, 11, кв. 12 ?.?. Гуляеву
Допускается центрировать каждую строку реквизита. Адресат по отношению к Самой длинной строке. Например: Председателю ЗАО «Сиблитмаш» ?.?. Григорьеву
15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации Личная подпись A.A. Иванова
12.02.2000
==17

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо,
==18

названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.
17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».
19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной :власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.).


Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
==19

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»), В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).


В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложения: 1. Штатное расписание на 4л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
К оглавлению
==20


==21

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор
ЗАО «Сибиряк»                   И. И. Петров
22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например: СОГЛАСОВАНО
Начальник управления начального профессионального образования Министерства образования Подпись Е.Я.Бутко 12.03.2000
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания педагогического совета ПУ 45 от 10.02.2000 № 5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ от 10.02.2000 № 01-4/270
Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.


23. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник экономического отдела .
Личная подпись А. И. Ващук 20.06.2000
==22

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник экономического отдела
Личная подпись А. И. Ващук 20.06.2000
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.
24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:
25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
26, Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона
располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
 
==23

или
Аксенов Юрий Михайлович 22-50-32
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств
Текст документов на бланках формата A4 печатается через полтора межстрочных интервала, на .бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами.
==24

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора: О—от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев) ».«отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ; 1 — после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте; 2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 4 — после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»; 5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»; 6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»; 7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.


При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
Требования к бланкам
Состав постоянных реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ ? 6.30-97.
==25

Бланки могут быть трех видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлено четыре формата бланков: A3, A4, А5, реже используется А6.
Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. Как уже отмечалось, расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в
прил. 1.1 и 1.2.
Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, OS, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Реквизит Об (наименование организации — полное, сокращенное или аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом.
Общий бланк в зависимости от документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, наименование организации.


На бланке письма указываются такие реквизиты: Государственный Герб РФ, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости на нем проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.
Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.
==26

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машинок.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации
Эти требования изложены в ГОСТ ? 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»: «5.1.


Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее — организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты: при поступлении бланков
==27

- наименование организации — поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; при выдаче бланков
- наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; - расписка в получении; - примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением' гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.


5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру
дел организации.
5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации».
Задания
1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.
2. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.
==28

3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ ? 6.30-97. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
6. Какие изменения и дополнения внесены в ГОСТ ? 630-97 постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9СТ.
7. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек», генеральный директор В.Г.Иноземцев
Приложения: 1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.
1. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономического развития и торговли РФ о выделении квоты на экспорт на 2000 г.


3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РФ с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 2000 г.
==29


К оглавлению
==30


==31


==32


==33


==34


==35


==36

Примечания к прил. 1.1 и 1.2
01 — Государственный герб Российской Федерации; 04 — код организации; 05 — код формы документа; 06 — наименование организации; 07 — справочные данные об организации; 08 — наименование вида документа; 09 — дата документа; 10 — регистрационный номер документа; 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 — место составления или издания документа; 13 — гриф ограничения; 14— адресат; 15 — гриф утверждения документа; 16 — резолюция; 17 — заголовок к тексту; 18— отметка о контроле; 19 — текст документа; 20— отметка о наличии приложения; 21 — подпись; 22 — гриф согласования документа; 23 — визы согласования документа; 24 — печать; 25 — отметка о заверении копии; 26 — отметка об исполнении; 27— отметка об исполнении документа и направлении его вдело; 28— отметка о поступлении документа в организацию; 29— идентификатор электронной копии документа.
Реквизиты 02 и 03 исключены постановлением Госстандарта , РФ от 21.01.2000 № 9СТ «О принятии и введении в действие изменений ГОСТ ? 6.30-97».
==37

00.htm - glava03

Тема 2. Современное деловое письмо

1. Деловое письмо в условиях унификации
2. Правила оформления делового письма
3. Некоторые виды писем
4. Международные письма
1. Деловое письмо в условиях унификации*
Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы — вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность
* Использованы материалы из книги П.В.Веселова «Современное деловое письмо в промышленности» (М., 1990).
==38

языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти.
Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу»*.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

2. Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.


Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из

* Дунаевский O.S. Современная условная речь. — М., 1987. — С. 6, 7.

==39

«рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ ? 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

организовать централизованное изготовление бланков для писем; уменьшить стоимость машинописных работ; сократить трудозатраты на составление и оформление писем; облегчить визуальный поиск необходимой информации; расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.


Формуляр- образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ ? 6.30-97 документы могут содержать до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав

К оглавлению

==40

в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб РФ;

2) код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);

3) наименование организации (полное или сокращенное);

4) справочные данные об организации;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

 7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);

8) адресат;

9) заголовок к тексту;

10) текст;

11) подпись;

12) фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ P 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:          

по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел).


Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во

==41

второй — строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или . 18/275.


Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

==42

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ ? 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:                                      Кемеровское ОАО «Гранит»  

Главному специалисту ?.?. Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору

Новосибирской государственной академии экономики и управления проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.


Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору ЗАО «Кристалл» Г-Н. Некрасову 103030, г. Москва, Скатертный пер., 22

==43

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например: 630102, г. Новосибирск-102, ул. Кирова, 76, кв. 12

П.И. Григорьеву

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией: акад. А. Г. Иванову проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например'.

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо.


Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное

==44

выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции: Начальнику отделения милиции Кировского района г. Новосибирска Г. В. Сидорову По делу гр. Круглова A.A.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом A4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например: Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например: Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.


Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица,

==45

подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

"Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

==46



3. Некоторые виды писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.


Письмо- просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существитель-

* Если письмо оформляется на формате A4, обязателен заголовок, если на формате А5, заголовок не обязателен.

==47

ных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

==48



==49





К оглавлению

==50

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими: Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе... нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме... рассмотрено дирекцией компании...

В соответствии с законом... Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории... и расширению не подлежит.

Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона...

Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам»..» «Считаем нужным сообщить Вам...» «Предлагаемые Вами сроки проведения...» «Ваше предложение не получило поддержки».


Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство,

==51

нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 2000 г. для...

Высылаем наложенным платежом...

Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...

Представляю на утверждение проект плана...

Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты...

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма: Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими: Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем... экземпляра подписанного нами договора №...


на поставку...

Просим... и один экземпляр договора №..... возвратить нам.

Письмо-напоминание. Письмо- напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или

==52

личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например):



==53

Срок представления заявок истекает...

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания: «Напоминаем, что...»

«по проекту совместного строительства Вы должны...» «в соответствии с... Вы должны...»

«Напоминаем Вам, что...»

«Ваша задолженность по оплате... составляет...» «срок представления условий договора истекает...»

«Несмотря на неоднократные напоминания,»

«Ваша фирма до сих пор не представила...» «мы до сих пор не получили...»

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.


Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Приведем пример текста информационного письма: О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более... страниц до... 2000 г.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

==54



Секретарь ученого совета              Подпись Л.Д. Сухов

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:



==55

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений: [Наименование организации] разрешает вывоз в... строительного леса для... в количестве... в счет обязательных поставок по межобластному обмену.

[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например: Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой...


и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.

В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество...

Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.

ОДО... республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия... от... и сообщает: малому предприятию... на 2000 г. выделены два грузовика; при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене ... рублей.

Объединение... не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...

==56



4. Международные письма

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

Господа, Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Если будете так любезны и вышлите необходимую информацию, сделаем все возможное для того, чтобы Ваш запрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.

Искренне Ваши

==57



Уважаемые господа, Получили Ваше письмо от 30 мая с.г., в котором предъявляете нам претензию в связи с задержкой пуска станции в эксплуатацию и требуете уплату неустойки.


В связи с этим хотели бы напомнить Вам следующее.

В соответствии с контрактом Вы обязаны были передать нам площадку под строительство в течение одного месяца с даты подписания контракта. Однако Вы задержали передачу площадки на 3 месяца, что задержало начало выполнения строительных работ.

Кроме того, в ходе выполнения контракта в связи с неоднократным нарушением Вами контрактных обязательств возникли серьезные трудности.

Несмотря на то, что к настоящему моменту прошло только 3 месяца с даты истечения контрактного срока, станция готова к приемным испытаниям.

Учитывая вышеизложенное, считаем Вашу претензию необоснованной и просим отозвать ее.

С уважением

Уважаемые господа, В соответствии с контрактом №..., подписанным между... 12 декабря 19.. г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать простоя вагонов и задержки с перегрузкой оборудования на станции, про-

==58

сим подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в... вагоны.

В соответствии с графиком поставки оборудования и его монтажа в первую очередь будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические металлоконструкции.

Поставку конвертеров предлагаем осуществить морем на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.

Просим сообщить о принимаемых мерах по обеспечению своевременной поставки оборудования на площадку завода.

С уважением

Уважаемые господа.

В соответствии с контрактом №... поставка оборудования для строительства завода минеральных удобрений должна быть осуществлена тремя партиями.

Первые две партии оборудования были доставлены в сроки, оговоренные контрактом, и Вы остались довольны его техническим характером.

Однако по вине изготовителя, который не изготовил оборудование в срок, и в связи с трудностями в обеспечении транспортных средств произошла задержка в поставке третьей партии оборудования. Вместо 10 сентября оборудование прибыло в порт погрузки 20 ноября.


К этому времени срок действия вышеуказанного контракта истек. Срок действия аккредитива на оплату последней, третьей, партии оборудования закончился, поэтому мы убедительно просим продлить срок действия аккредитива до января 19.. г. или подтвердить оплату счетов, которые будут выставлены инкассо.

С уважением

Уважаемые господа.

В своем письме от 23 января с.г. Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.

Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных объявлений.

Будем признательны за скорый ответ.

С уважением

==59

Уважаемые господа.

В связи с запросом и в подтверждение беседы с Вашим представителем господином... сообщаем, что мы могли бы направить по Вашей просьбе группу высококвалифицированных специалистов для оказания технического содействия в сооружении завода тяжелого машиностроения и подготовке оборудования цехов этого завода к наладке и пуску в эксплуатацию.

Так как строительные и монтажные работы должны полностью соответствовать проектам поставщика, мы могли бы включить в эту группу специалистов авторского надзора.

Основные условия, на которых мы обычно направляем специалистов за рубеж, следующие.

Вы должны возместить нам расходы по: месячным ставкам в долларах США; подъемным пособиям для каждого специалиста; стоимости проезда специалистов и членов их семей туда* и обратно самолетом по нормам туристического класса; страхованию специалистов в... от производственного риска и несчастных случаев.

Количество направляемых нами специалистов будет зависеть от объема работ. Сроки пребывания их в Вашей стране подлежат согласованию во время переговоров.

С уважением

Уважаемые господа.

Получили Ваше письмо от 2 марта с.г. с просьбой поставить оборудование для...

Рассмотрев просьбу, сообщаем, что готовы провести переговоры по данному вопросу.


Одновременно хотели бы обратить Ваше внимание на то, что наш завод осуществляет продажу лицензий на передачу ноу-хау, которые сопутствуют поставкам комплектного оборудования.

Эта форма сотрудничества, как Вы знаете, широко практикуется во всем мире. В договоре на передачу ноу-хау гарантируем получение лицензиатом дополнительной прибыли и выпуск продукции высокого качества в соответствии с техническими спецификациями.

Если Вас заинтересует наше предложение, мы подготовим материалы для патентования (описание, чертежи) оборудования с учетом требований Вашего патентного ведомства.

С уважением

К оглавлению

==60

Уважаемые господа.

Ссылаясь на переговоры, проходившие в... в июле с.г. между Вашим представителем г-ном... и коммерческим директором фирмы... г-ном..., с удовольствием подтверждаем, что готовы действовать в качестве агентов по продаже Вашего оборудования в нашей стране.

Прежде чем вышлете нам проект агентского соглашения, хотели бы еще раз изложить основные моменты соглашения, достигнутого в.;., а именно: 1) обязуемся выступать в качестве агентов с монопольным правом продажи Вашего оборудования в течение трех лет с даты подписания соглашения; 2) будем получать комиссионное вознаграждение в размере...% всех продаж Вашего оборудования на оговоренной территории; 3) Вы вышлете нам первую партию Вашего оборудования на консигнацию сроком на 12 месяцев и представите рекламный материал (брошюры, каталоги, образцы, рабочие модели, фильмы) для организации рекламной кампании. Со своей стороны мы откроем демонстрационные залы в... и поместим рекламные материалы в наших журналах; 4) обязуемся представлять квартальные отчеты о продаже оборудования. Оплата за проданное оборудование будет производиться каждый квартал по безотзывному аккредитиву против наших счетов.

Надеемся, что соглашение будет взаимовыгодным и откроет пути к дальнейшему сотрудничеству.

С уважением

Уважаемые господа.

Сообщаем Вам, что... промышленности объявило торги на строительство... комплекса в...


Торги объявлены на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку местных кадров для эксплуатации предприятия.

Вы, безусловно, знаете, что реализация таких крупномасштабных проектов связана с решением целого круга технических, организационных и финансовых вопросов и осуществляется успешно, если фирмы выполняют работу совместно.

В связи с этим мы предлагаем Вам рассмотреть вопрос о совместном участии в вышеуказанных торгах.

Если данное предложение заинтересует Вас, мы готовы подготовить проект соглашения о создании консорциума и провести переговоры о его подписании в удобное для Вас время. Одновременно мы сможем обсудить вопросы, связанные с подготовкой общего тендерного предложения и привлечением местной агентской фирмы для оказания нам содействия во время торгов. Окончательный

==61

срок представления предложения — ... с.г. Тендерная документация будет Вам направлена по получении Вашего согласия.

С уважением

Уважаемый заказчик.

Благодарим Вас за заказ от...

Указанные товары будут доставлены приблизительно... Ценим Ваше сотрудничество.

Искренне Ваши       

Задания

1. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

4. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

5. Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов.


6. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

7. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альтэе» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в noe. Коченево.

8. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

9. Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 1997—1998 гг. зерно.

10. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стек-

==62

лоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2000 г. для треста «Запсибтрансстрой».

11. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 тыс. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

12. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

13. Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2000 г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в речкуновской зоне отдыха является встречная поставка леса.

14. Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей Российской федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2000 г.


15. Составьте письмо-просьбу ЗАО «Новосибирскмебель» в комитет внешнеэкономических связей администрации области о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 т металла в связи с заключением контракта с даляньским Объединением по международному сотрудничеству на строительство девятиэтажного общежития в Новосибирске. Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами.

16. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2000 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз».

17. Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

18. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.

19. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

20. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве З» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.

21. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

==63

22. Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.

23. Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.


24. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 200Х г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.

25. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

26. Найдите ошибки в оформлении и текстах приведенных ниже писем.



==64



==65



==66



==67



==68

00.htm - glava04

Тема 4. Документирование деятельности коллегиальных органов

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
2. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)
3. Требования к составлению и оформлению протоколов
1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
==136

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за трипять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального· органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1) выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

2) ознакомление предполагаемых участников с повесткой;

3) выработка регламента совещания;

4) подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения;

5) организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами;

6) организационные работы секретариата совещания;

7) техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);

==137

8) документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;


==138

Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.

2. Структура доклада и отчета

(на совещании, заседании, конференции и т.д.)

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить его содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора*: цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.

Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

- хронологическая последовательность событий; - географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В); - степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации — его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы — логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят


См.: Справочная книга: Общение. —Жуковский, 1992. —С. 84—90.

==139

их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы — анализ проблемы — возможные решения — рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то...)— очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод— рекомендуемые действия или план действий— необходимость действий — возможные проблемы — ожидаемые выгоды— выводы— рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям: для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются); для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значить, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность, естественно, приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.


Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-

К оглавлению

==140

таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы: вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении; определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение; основная часть — изложение основных фактов; выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение, рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий; резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы. Вступление и определение цели. Назначение вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.


Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например: Рекомендации

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными в Приложении 2 доклада.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

==141

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном) содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

травила написания служебных документов. Написание доклада или какого-то иного сложного документа — работа благодарная. Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в соответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, — это ясность, краткость, точность.

Ясности можно достичь различными путями. Необходимая основа для этого — четкая структура, даже в таком простом документе, как письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

Заголовки. Заголовок — неотъемлемая часть документа. Многие заголовки — стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа. Часто в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание»), «Выводы», «Рекомендации».

Основная часть документа (между Введением и Выводами) не имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела.


В соответствии с требованиями образца текст заголовка должен Передавать законченную мысль. Например, в заголовке неправильно писать: «Эта тема важна, так как...».

Существуют оптимальные заголовки, которые используются в очень сложных и очень формализованных документах. Многие из них появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок «Ссылки». «Благодарность» («Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал вам в подготовке материалов.

Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым аккуратно перечисляются подзаголовки и номера страниц. Иногда для Содержания требуется отдельная страница.

Нумерация разделов. Как автору, так и читающему может понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и

==142

подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть пронумерованы и они.

Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмысленных фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латинских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемом в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении. Некоторые сокращения и жаргонные выражения, конечно, могут быть понятны всем в пределах вашей организации, и вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию требуется повышенное внимание. Правило гласит: если есть сомнение в слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным аспектом основной темы.


В абзаце каждое предложение должно отражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение — решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять о чем предложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце.

Правописание имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлекают к себе внимание читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайней мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ избавиться от ошибок.

Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда применяются сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают внимание от основной мысли. Постаравшись, им часто можно найти место в тексте.

Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов, простых выражений и простых, коротких предложений.

Длинные, бессвязные распространенные предложения совершенно неприемлемы. Следует стремиться к тому, чтобы в пред-

==143

ложении было не больше двадцати слов, но излишний педантизм здесь не нужен. Если в предложении больше тридцати слов, чаще всего оно отражает больше одной мысли. Значит, его с успехом можно разделить на два предложения.

Что касается точности, то не надо представлять как факты свое мнение или свое отношение. Представляя свое мнение, необходимо стремиться к тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссылкой на внешний источник, авторитет которого вне сомнения.


Это верно и для всех выводов и заключений. Не подтвержденные со всей очевидностью, заключения и выводы становятся голословными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопоставлений.

Черновик и работа над ним. Первая стадия написания доклада или отчета — это всегда подбор материала и определение основных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много материала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. На- пишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени. Вторая стадия — написание первого черновика. Изложите альтернативные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оставить, а что — выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два. Третья стадия — написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем отложите текст доклада на несколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чтение. Предложения должны быть короткими, текст — без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте правильность всех данных. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию. Убедитесь, что все написанное соответствует предмету и назначению доклада. При возможности попросите кого-нибудь прочесть доклад и определить, все ли в нем ясно и понятно. Эти требования, а также те, что были приведены раньше, совершенно необходимы, ибо являют собой стандарт, по которому можно получить полное представление. Понимание их подействует как стимул к работе над документом.

Однако управление — наука прагматическая, и нельзя, чтобы «лучшее» стало врагом «хорошего». О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной изящности, а по результативности его воздействия на практическую деятельность.


==144

Разговор на языке цифр. Руководителю часто приходится пользоваться языком цифр. И в письменных докладах, и в устных выступлениях авторы широко используют количественные данные для подтверждения своих позиций. Однако плохо представленные цифры никакого подтверждения не обеспечат, а наоборот, затуманят ваши предложения. Бывает, что цифры пугают и ослепляют. Колонны цифр могут быть попросту устрашающими, графики не всегда понятны, поэтому нет ничего странного в том, что многие «отключаются» перед лицом количественных данных. В этом случае общение с аудиторией разрушается.

Может быть, дело в том, что выступающий (или автор доклада) позволяет цифрам говорить самим за себя, однако при этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим доклад приходится самим интерпретировать цифровые данные, сопоставлять их и т.д. Не у всех читающих или слушающих доклад есть время, склонности и, может быть, необходимое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в том, что считают представление цифровых данных в приемлемой форме обязанностью автора.

Так же, как вы шлифуете слова, когда пишете черновик доклада, нужно шлифовать цифровые данные. Однако речь не идет о том, чтобы все упростить. От вас требуется выбрать наиболее эффективный способ представления цифр, так чтобы читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам требуется.

3. Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов»*. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки.

о ходе работ. Такие записки

Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

==153



==154



Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу, каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок: Объяснительная записка                     Директору центра

«Кадры» 10.04.2000 № 34                               ?.И. Иванову

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

09 апреля 2000 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель                     Подпись    Г.
1. Справки
2. Докладные и объяснительные записки
3. Акты
4. Телеграммы
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
1. Справки
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий*. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.
* См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения.—М., 1975.—С. 77.
==152


2. Докладные и объяснительные записки
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и показанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.


Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия*, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел** и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится

* См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации... —С. 66, 71—73.

** См.: Основные правила работы государственных архивов СССР. — М., 1984.

==157



Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.


В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. — в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например;

==158

Председатель комиссии Подпись                                       К.Я. Лакин

Члены комиссии Подпись                                                    ?.?. Кирилов

Подпись           И.Н. Потапов

Подпись           Н.Н.Ламшина





==159

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета. Составлен в 2 экземплярах: 1-й — в дело № 1-23

2-й — в областной архив.

Председатель комиссии         Подпись    Г.В. Сидоров Члены комиссии               Подпись    Н.И. Григорьева Подпись    Г.Г. Михайлова Подпись   С.И. Мышкина Подпись    М.В. Прокудина

4. Телеграммы

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д.


Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например: КЕМЕРОВО КОЛОС        ПЕТРОВУ КРАСНОЯРСК        КОБРА   МАХИНУ ТОМСК     ГРАНИТ      ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

К оглавлению

==160

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы: ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН ПЕТРОВ

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.


тел.24-02-83. Р/счет______________

Директор  печать     подпись    Н.И. Петров Исх. №____________

Дата _____________

Пример шифрованной телеграммы: КЕМЕРОВО АГАТ

ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ

630070, г. Новосибирск-79, ул. Горького, 24. Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет __________'

Директор печать     подпись    К.П. Сомов Исх. № ____________

Дата ___________

==161

Задания

1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.2000 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.2000 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.


4. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

6. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

8. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

==162

00.htm - glava07

Тeма 6. требования оформлению документов по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан,на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личной доставке  заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный комитетом государственной архивной службы Новосибирской'(области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальные помещения для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, при этом ответственные за эту работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 — не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.1992 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.1992 № 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу».

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприя-

==163

тие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата A4 — это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление может выглядеть следующим образом:

==164



Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в, тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков. Образцы различных заявлений даны в прил. 6.2.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встреча-

==165

ется и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий — записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках.


В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го-положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части.* Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приведем пример оформления приказа:

==166

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.

Приведем пример заполнения трудовой книжки: №      Число,    Сведения о приеме .   На основании записи год, месяц   и перемещении     какого документа

Новосибирское предприятие «Кристалл»

1.     05.04.2000  Принят переводом       Приказ от 04.04.2000 на должность бухгалтера № 53-р

2.    06.05.2000  Уволен переводом в      Приказ от 05.05.2000 Объединение «Оксид»    № 54-р (ст. 29 КЗоТ РФ)

Начальник отдела кадров       Подпись    Н.И.Сидоров Печать

Образцы формулировок записей в трудовой книжке представлены также в прил. 6.4, 6.5.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2).


Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Образец карточки по личному составу представлен в прил. 6.6.

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает воз-

==167

можность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата A4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая — это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отче-, ство и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал.


Однако если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. начинаться от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата A4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и

==168

так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Контракт — это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.


Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт — явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на государственных

предприятиях.

По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу — большие деньги, за плохую работу — никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Контрактная форма оплаты труда — это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более вы-

==169

годных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.

Представленные в прил. 6.7—6.9 образцы контрактов — примерные, имеющие не нормативный, а рекомендательный характер.


Их следует рассматривать в качестве практического пособия, которое окажет помощь при разработке контрактов в конкретных организациях.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок.

Задания

1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите, самостоятельно.

4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства.

5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

6. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

9. Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

К оглавлению

==170



==171



==172



==173





==174



==175

Приложение 6.4

Образцы формулировок записей в трудовой книжке при расторжении контракта


1. Уволен по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ.

2. Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужя ня работу в другую местность, ст. 31 КЗоТ РФ.

3. Уволен по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости, ст. 31 КЗоТ РФ.

4. Уволена по собственному желанию в связи с рождением ребенка, ст. 31 КЗоТ РФ.

5. Уволен в связи с ликвидацией предприятия, п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ.

6. Уволен в связи с несоответствием выполняемой работы вследствие недостаточной квалификации, п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ.

7. Уволен в связи с несоответствием выполняемой работы вследствие состояния здоровья, п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ.

8. Уволен за систематическое неисполнение обязанностей без уважительных причин, п. 3 ст. 33 КЗоТ РФ.

9. Уволен за прогул без уважительных причин, п. 4 ст. 33 КЗоТ РФ.

10. Уволен за появление на работе в нетрезвом состоянии, п. 7 ст. 33 КЗоТ РФ.

11. Уволен за неоднократные грубые нарушения трудовых обязанностей, п. 1 ст. 254 КЗоТ РФ.

12. Уволен в связи с утратой доверия, п. 2 ст. 254 КЗоТ РФ.

13. Уволен в связи с совершением аморального поступка, несовместимого с продолжением работы, п. 3 ст. 254 КЗоТ РФ.

14. Уволен как не выдержавший испытания, ст. 23 КЗоТ РФ.

15. Уволен в связи с направлением в лечебно-трудовой профилакторий, п. 4 ст. 254 КЗоТ РФ.

16. Уволен в связи с призывом на военную службу, п. 3 ст. 29 КЗоТ РФ.

17. Уволен в связи с вступлением в законную силу приговора суда, которым осужден к лишению свободы, п. 7 ст. 29 КЗоТ РФ.

18. Уволен в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 29 КЗоТ РФ.

==176

Приложение 6.5

Образцы оформления приказов и соответствующих записей в графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовых книжек работников

1. Прием на работу

/. 1. Прием на работу на неопределенный срок ? порядке перевода из другой организации по согласованию с руководителями обеих организаций

«Принять Иванова Илью Петровича начальником экономического отдела с 05.05.2000 в порядке перевода из ЗАО «Кристалл» по согласованию между руководителями с окладом согласно штатному расписанию и надбавкой за особые условия труда в размере 30%.


Основание: заявление Иванова И.П.»

5 трудовой книжке делается запись: «Принят начальником экономического отдела в порядке перевода из ЗАО «Кристалл» г. Новосибирска по согласованию между

руководителями».

1.2. Прием на работу на неопределенный срок с установлением неполного рабочего дня или неполной рабочей недели

«Принять Аксенову Светлану Юрьевну бухгалтером с неполным рабочим днем (5 часов с 9.00) с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада согласно штатному расписанию и надбавкой за особые условия труда в размере 20% с 21.02.2000.

Основание: заявление Аксеновой С.Ю.»

В трудовой книжке делается запись'. «Принята бухгалтером».

1.3. Прием на работу по совместительству

«Принять Овчинникову Олесю Алексеевну по совместительству экономистом с 10.03.2000 с оплатой в размере 0,5 ставки.

Основание: заявление Овчинниковой O.A., справка с основного места работы».

В трудовой книжке делается запись: «Принята по совместительству экономистом».

1.4. Прием на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени без установления и с установлением испытательного срока

1. «Принять Ващук Александра Ивановича главным специалистом с окладом согласно штатному расписанию, надбавкой за особые условия труда в размере 30%. с 05.02.2000.

Основание: заявление Ващука А.И.»

==177

В трудовой книжке делается запись'. «Принят на должность главного специалиста».

2. «Принять Семенову Ирину Юрьевну ведущим специалистом отдела кадров с двухмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию с 15.02.2000.

Основание: заявление Семеновой И.Ю.»

В трудовой книжке делается запись: «Принята ведущим специалистом отдела кадров».

1.5. Прием на работу лиц, выдержавших конкурс на замещение вакантной должности

«Принять Григорьева Андрея Васильевича, на должность главного экономиста на конкурсной основе с 15.02.2000 с окладом согласно штатному расписанию, надбавкой за особые условия труда в размере 30%.

Основание: заявление Григорьева A.B., решение конкурсной комиссии».


В трудовой книжке делается запись: «Принят на должность главного экономиста на конкурсной основе».

1.6. Прием на работу временно

«Принять Овсиенко Наталью Владимировну временно с 01.01.2000 по 20.05.2000 машинисткой с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Овсиенко Н.В.»

В трудовой книжке делается запись: «Принята машинисткой временно».

7.7. Прием на работу на определенный срок для замещения временно отсутствующего работника

«Принять Остапенко Татьяну Ивановну с 1 февраля 2000 года секретарем-референтом на период нахождения в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет Газмановой Анны Петровны, с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Остапенко Т.И.»

В трудовой книжке делается запись: «Принята секретарем-референтом».

1.8. Прием на работу для выполнения определенной работы

«Принять Водопьянова Олега Игоревича временно с 10.02.2000 по 20.03.2000 художником для оформления кабинета эстетического воспитания с оплатой по трудовому соглашению.

Основание: заявление Водопьянова О.И.»

==178

В трудовой книжке .делается запись: «Принят художником по трудовому соглашению».

2. Перевод на другую работу. Увольнение

2. 1. Перевод на другую постоянную работу

«Уволить переводом Петрову Анну Ивановну, главного экономиста, с 10.03.2000 в ОАО «Кристалл».

Основание: заявление Петровой А.И., письмо ОАО "Кристалл"».

В трудовой книжке делается запись: «Уволена переводом в ОАО "Кристалл"».

2.2. Увольнение в связи с систематическим неисполнением работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего распорядка (если ранее принимались меры дисциплинарного воздействия)

«Уволить Грачеву .Елену Ивановну, машинистку, с 10.02.2000 с 'согласия профкома (протокол от _____ № ____') за систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин (п. 3 ст. 33 КЗоТРФ)».

В трудовой книжке делается запись: «Уволена за систематическое невыполнение обязанностей без уважительных причин (п. 3 ст. 33 КЗоТ РФ)».


2.3. Увольнение в связи с уходом на пенсию по возрасту

«Уволить Орлова Петра Лукича, начальника правового отдела, 15.05.2000 по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по возрасту (ст. 31 КЗоТ РФ).

Основание: заявление Орлова П.Л.»

В трудовой книжке делается запись: «Уволен по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по возрасту (ст. 31 КЗоТ РФ)».

2.4. Увольнение по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет

«Уволить Баеву Елену Ивановну, экономиста, 20.10.2000 по собственному желанию по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет (ст. 31

КЗоТ РФ).

Основание: заявление Баевой Е.И.»

В трудовой книжке делается запись: «Уволена по собственному желанию по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет (ст. 31 КЗоТ РФ)».

==179

2.5. Увольнение в связи с поступлением на учебу на дневное отделение в высшее или среднее специальное учебное заведение, аспирантуру

«Уволить Панкову Аллу Сергеевну, главного специалиста, 20.05.2000 по собственному желанию в связи с зачислением на учебу в высшее учебное заведение (ст. 31 КЗоТ РФ).

Основание: заявление Панковой A.C., копия документа о зачислении в ВУЗ».

В трудовой книжке делается запись: «Уволена по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение (ст. 31 КЗоТ РФ)».

2.6. Увольнение в связи с ликвидацией предприятия

«Уволить Антонова Илью Андреевича, начальника отдела экспертизы труда, 26.03.2000 в связи с ликвидацией предприятия (п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ)».

В трудовой книжке делается запись'. «Уволен в связи с ликвидацией предприятия (п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ)».

2.7. Увольнение в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу

«Уволить Яковлеву Тамару Петровну, специалиста, 12.09.2000 с согласия профкома (протокол № ____ от _______) в связи с

восстановлением на работе Ивановой Татьяны Сергеевны, ранее занимавшей эту должность, с выплатой двухнедельного среднего заработка (п. 6 ст. 33 КЗоТ РФ).

Основание: решение суда Центрального района г. Новосибирска от 01.09.2000».

В трудовой книжке делается запись'.


«Уволена в связи с восстановлением на работе работника, ранее занимавшего эту должность (п. 6 ст. 33 КЗоТ РФ)».

2.8. Увольнение за появление на работе в нетрезвом состоянии, состоянии наркотического или токсического опьянения

«Уволить Петрова Ивана Ивановича, специалиста, 15.02.2000 с согласия профкома (протокол № ____ от _____) за появление на работе в нетрезвом состоянии (п. 7 ст. 33 КЗоТ РФ).

Основание: заключение медпункта, докладная начальника отдела».

В трудовой книжке делается запись: «Уволен за появление на работе в нетрезвом состоянии (п. 7 ст. 33 КЗоТ РФ)».

К оглавлению

==180



==181



==182



==183



==184



==185



1. Объем и характер работы

1.1. Показатели, характеризующие количество и качество деятельности работника, дающие оценку эффективности его труда и трудовой функции.

1.2. Задания по охране окружающей среды.

1.3. Задания по технике безопасности и охране труда.

1.4. Возможные ссылки на должностную инструкцию и классификатор должностей руководителей, специалистов и служащих.

2. Срок действия контракта

2.1. Испытательный срок (1—6 мес.).

2.2. Окончательный срок (1 год, 3 года, бессрочный и т.п.).

3. Оплата труда

3.1. Ставка зарплаты на период испытательного срока.

3.2. Размер основной месячной ставки, определенный при совершении сделки купли-продажи рабочей силы между работодателем и работником после прохождения испытательного срока.

4. Дополнительные условия контракта

4.1. Обязательство о хранении в секрете содержания контракта, его отдельных позиций, связанных с оплатой труда, коммерческой тайны.

4.2. Условия досрочного расторжения контракта.

4.2.1. Желание одной из сторон — обязательное условие досрочного расторжения.

4.2.2. Компенсация работнику при досрочном расторжении контракта.

4.2.3. Возмещение ущерба при расторжении. Конкретные меры ответственности сторон.

4.3. Дополнительное материальное стимулирование.

4.3.1. Ежемесячные премии, наградные, праздничные выплаты и т.п.

==186

4.3.2. Ежегодное участие в прибыли работодателя (процент прибыли).


4.3.3. Перевод работника в собственника, наделение его правами работодателя.

4.4. Социальные гарантии работнику:

4.4.1. Условия труда, оборудование рабочего места.

4.4.2. Продолжительность очередного отпуска, рабочей недели.

4.4.3. Обеспечение жильем.

4.4.4. Возможность платного медицинского обслуживания и пользования средствами поддержания и восстановления здоровья.

4.4.5. Единовременная помощь при утрате здоровья и досрочном выходе на пенсию.

4.4.6. Прочие льготы и привилегии работнику и членам его семьи.

5. Юридические адреса сторон

5.1. Работодатель: полное наименование предприятия, фирмы, адрес, Ф.И.О. и подпись директора, круглая (гербовая) печать, дата подписания. .

5.2. Работник: Ф.И.О. и личная подпись, адрес, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, год рождения), число членов семьи и т.п., дата подписания.

5.3. Количество экземпляров контракта и место хранения: 1 — экз. — в отделе кадров 1 — экз. — в бухгалтерии 1 экз. — у работника. Всего 3 экземпляра.

==187



==188

3.2.3. За причиненный предприятию ущерб излишними денежными выплатами, неправильной постановкой учета и хранения материальных и денежных ценностей, неприятием необходимых мер к предотвращению простоев, хищений, уничтожения и порчи материальных и денежных ценностей.

3.2.4. Подругам основаниям, предусмотренным законодательством.

3.3. Административная ответственность возлагается уполномоченными органами за административные нарушения в соответствии с законодательством об административных правонарушениях.

3.4. Искажение отчетности влечет установленную законодательством дисциплинарную, материальную или уголовную ответственность.

Условия материального обеспечения

4. За выполняемую работу в должности Работнику

Ф.И.О.———————————^—————

устанавливаются с 1 _____ 200_г.:

4.1. Должностной оклад в сумме ____ ежемесячно.

4.2. Надбавка в размере до 50% должностного оклада в зависимости от экономии средств на оплату труда ежемесячно при условии

- 100-процентного выполнения договорных обязательств по объемам и номенклатуре выполняемых работ; - получения прибыли, предусмотренной планом; - выполнения объема платных услуг.


4.3. Премии по результатам работы за квартал на уровне среднего размера премии руководителей, специалистов и служащих предприятия за достижение следующих показателей: - за 100-процентное выполнение договорных обязательств по объемам и номенклатуре выполняемых работ; - за выполнение плана прибыли; - за выполнение госзаказа на товары народного потребления и платные услуги.

4.4. Вознаграждение по результатам работы за год*: - за выполнение госзаказа _______ руб.; - за выполнение договорных обязательств по объемам осуществляемых работ ______ руб.

При выполнении за год всех условий контракта, указанных в п. 2, размеры выплат по каждому из условий поощрения увеличиваются в пределах доли прибыли, отчисляемой для поощрения тов. ________

по специальной шкале.

4.5. Единовременное вознаграждение за выслугу лет в соответствии с действующими нормативными актами.

* На каждом предприятии необходимо разработать конкретный порядок установления сумм вознаграждения.

==189



К оглавлению

==190



==191



==192

- за соблюдением установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей основных фондов, расчетов и платежных обязательств; - за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности, соблюдением платежной дисциплины; - за законностью списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

2.3. Главный бухгалтер обязан хранить коммерческую тайну, в том числе об оплате труда.

2.4. Главный бухгалтер руководствуется в своей деятельности законодательством РФ, Положением о главных бухгалтерах. Положением о главном бухгалтере предприятия.

Статья 3

3.1. Ha главного бухгалтера могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия.

3.2. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.


В случае получения от руководителя предприятия распоряжения совершить такое действие главный бухгалтер, не приводя его в исполнение, в письменной форме обращает внимание руководителя на незаконность данного им распоряжения. При получении от руководителя повторного письменного распоряжения главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенной операции несет руководитель предприятия, который обязан о принятом им решении немедленно сообщить в письменной форме.

3.3. Разногласия между главным бухгалтером и руководителем предприятия разрешаются ______________________________



==193



==194

Статья 11

11.1. Главный бухгалтер несет ответственность в следующих случаях: неправильное ведение бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность и искажение в бухгалтерской отчетности; принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат законодательству или установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей; несвоевременная и неправильная выверка операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами; нарушение порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь; отсутствие контроля за должной организацией бухгалтерского учета и несвоевременное проведение проверок и документальных ревизий в структурных единицах предприятия; составление по вине бухгалтерии недостоверной бухгалтерской отчетности; другие нарушения положений и инструкций по организации бухгалтерского учета; необеспечение гласности экономических показателей работы, нерегулярное информирование совета трудового коллектива о результатах финансово-хозяйственной деятельности и допущенных фактах бесхозяйственности.

11.2. Главный бухгалтер несет наравне с руководителем предприятия ответственность за

- нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность; - несвоевременное взыскание денежных начетов с должностных лиц на основе постановлений комитетов народного контроля; - нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

11.3. Дисциплинарное взыскание на главного бухгалтера налагается

Освобождение главного бухгалтера от занимаемой должности производится руководителем предприятия с последующим утверждением

в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством.

Статья 12

12.1. В случае возникновения между сторонами спора он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров главного бухгалтера и Работодателя.

==195



==196

00.htm - glava08

Однако часто встречаются обращения, носящие

Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так,

==197

в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями rp;i-+. ?,-??? ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей. Такой закон, принятый в Новосибирской области, приведен в прил. 7.1.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные .органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.


В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.
Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.
Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п.


В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы

==199

граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прил. 7.5— 7.9) и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их" разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению.


По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной Обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машинном варианте.

Задание

Составьте итоговую справку о рассмотрении письма (Ф.И.О. автора, вид обращения укажите самостоятельно).

К оглавлению

==200

Приложения

Приложение 7.1

Новосибирская область Закон

Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области

Принят областным Советом депутатов 31 мая 1995 года

Настоящий Закон регулирует правоотношения, возникающие в связи с обращением граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области независимо от их организационно-правовой формы.

1.    Общие положения

СТАТЬЯ 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ОБ ОБРАЩЕНИЯХ ГРАЖДАН

Законодательство Новосибирской области об обращениях граждан основано на Конституции Российской Федерации и состоит из законодательных актов РФ, Новосибирской области и настоящего Закона.

СТАТЬЯ 2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ В РАБОТЕ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Основными принципами в работе с обращениями граждан являются демократичность, доступность, гласность, законность, широкий круг рассматриваемых вопросов, контроль за своевременностью и полнотой рассмотрения обращений граждан.


СТАТЬЯ 3. НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ ОБ ОБРАЩЕНИЯХ ГРАЖДАН

Должностные лица и руководители государственных органов, органов местного самоуправления, руководители предприятий и организаций (далее должностные лица и руководители) в Новосибирской области независимо от их организационно-правовой формы в соответствии с требованиями федерального законодательства и настоящего Закона вводят в действие собственные По-

==201

ложения об приеме и порядке рассмотрения обращений граждан, несут персональную ответственность за их исполнение в подчиненных им органах, организациях, предприятиях и подразделениях.

СТАТЬЯ 4. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ. ПРИМЕНЯЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕМ ЗАКОНЕ

Обращения граждан — устные (изложенные на личном приеме) и письменные жалобы, заявления, предложения граждан, направленные депутатам, должностным лицам и руководителям.

Должностное лицо — служащий, обладающий государственно-властными полномочиями по руководству хозяйственной, социально-культурной, административной и политической деятельностью.

П.   Право граждан на обращение и обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать их

СТАТЬЯ 5. ПРАВО ГРАЖДАН НА ОБРАЩЕНИЕ С ПИСЬМОМ ИЛИ ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ

Любой гражданин вправе обратиться к депутатам, должностным лицам и руководителям с индивидуальным, коллективным письмом, жалобой, заявлением, предложением, прийти на личный прием к депутату, должностному лицу или руководителю непосредственно или к вышестоящему в порядке подчиненности руководителю.

Анонимные письма не рассматриваются. Сообщения о совершенном или готовящемся преступлении направляются для проверки в правоохранительные органы.

СТАТЬЯ б. ОБЯЗАННОСТЬ ДЕПУТАТОВ, ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИ Ц

И РУКОВОДИТЕЛЕЙ РАССМАТРИВАТЬ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

Должностные лица и руководители в Новосибирской области обязаны вести личный прием в установленные графиком и доведенные до сведения граждан дни и часы, в удобное для них время, а в необходимых случаях и по месту жительства, принимать к рассмотрению устные и письменные обращения граждан, давать на них исчерпывающие ответы.


Должностное лицо не может перепоручить подчиненному вести прием граждан вместо себя.

Депутаты представительных органов государственной власти и местного самоуправления ведут прием избирателей в соответствии с настоящим Законом и установленным ими графиком.

СТАТЬЯ 7. ОТЧЕТЫ ДЕПУТАТОВ.ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ОРГАНОВ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ПЕРЕД НАСЕЛЕНИЕМ

Должностные лица органов государственной власти, местного самоуправления и депутаты всех уровней не реже одного раза в полгода проводят отчеты перед населением соответствующих территории

==202

и избирательных округов о своей деятельности по разрешению вопросов социального обеспечения граждан, экономического развития территории, рассмотрению писем и обращений граждан. Электронные и печатные средства массовой информации, учрежденные органами государственной власти и местного самоуправления, обязаны беспрепятственно обеспечить публикацию таких материалов.

III.  Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан

СТАТЬЯ 8. ПОДВЕДОМСТВЕННОСТЬ'РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Должностные лица и руководители рассматривают любые обращения граждан и принимают решения в пределах своей компетенции либо в пятидневный срок направляют обращения другим должностным лицам и руководителям, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.

О направлении обращения на рассмотрение в иные органы сообщается заявителю в пятидневный срок.

СТАТЬЯ 9. ПРЕДЕЛЫ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Обращения граждан не могут переадресовываться на рассмотрение должностным лицам и руководителям, действие (или бездействие) которых обжалуется.

СТАТЬЯ 10. ОБЯЗАННОСТЬ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ПО РАЗРЕШЕНИЮ ВОПРОСОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ В ОБРАЩЕНИЯХ ГРАЖДАН

Должностные лица и руководители, которым органами государственной власти, местного самоуправления и депутатами направлены на рассмотрение, обращения граждан, в пределах своей компетенции принимают все исчерпывающие меры по разрешению поставленных в обращении вопросов и устраняют выявленные нарушения.


СТАТЬЯ 11. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Сроки рассмотрения обращений граждан не могут превышать более одного месяца. При необходимости проведения дополнительных проверок, выяснения вновь возникших обстоятельств руководитель органа государственной власти или местного самоуправления вправе продлить сроки рассмотрения обращения, но не более чем на один месяц с сообщением об этом автору обращения.

Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления обращения в орган, обязанный разрешить вопрос по существу. Руководитель может продлить сроки разрешения обращения, но не более чем на 15 дней с сообщением об этом автору обращения.

==203

Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, а также выступления и публикации, связанные с обращениями граждан, рассматриваются в общем порядке.

СТАТЬЯ 12. ПРАВО ГРАЖДАН НА ИНФОРМАЦИЮ ПО РАССМОТРЕНИЮ ИХ ОБРАЩЕНИЙ

Должностные лица и руководители по требованию граждан обязаны ознакомить их с материалами, результатами проверок, сообщать гражданам устно или письменно об итогах рассмотрения их обращений и принятых мерах.

СТАТЬЯ 13. РЕШЕНИЯ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Признав изложенные в обращении граждан факты обоснованными, должностное лицо или руководитель принимает меры по разрешению поставленных вопросов и устранению выявленных нарушений.                                                 '

Гражданам отказывается в удовлетворении их просьбы, если факты не нашли подтверждения либо просьбы не признаны обоснованными.

В случаях, предусмотренных законом, депутаты, должностные лица и руководители могут рекомендовать гражданам разрешать вопросы в судебном порядке.

Гражданин, не согласный с решением, принятым по его обращению, имеет право обжаловать его вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу или руководителю.

СТАТЬЯ 14. ФИНАНСИРОВАНИЕ

Расходы, связанные с рассмотрением обращений граждан на выполнение экспертиз и привлечение специалистов, производятся за счет средств соответствующих бюджетов (области, города, района), предприятий и организаций.


Не допускается взимание платы с граждан, обратившихся к должностным лицам и руководителям, за деятельность, связанную с рассмотрением их обращений.

IV.   Контроль за рассмотрением обращений граждан

СТАТЬЯ 15. КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Вышестоящие должностные лица и руководители обязаны систематически проверять состояние дел по рассмотрению обращений граждан, соблюдению сроков их рассмотрения, обоснованностью отказов, принимать меры к устранению причин и условий, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

Органы государственной власти и местного самоуправления осуществляют контроль за состоянием дел по рассмотрению обраще-

==204

ний граждан на предприятиях, в учреждениях и организациях, расположенных на территории Новосибирской области либо в границах деятельности соответствующих органов местного самоуправления; результаты проверок в необходимых случаях рассматриваются на сессиях представительных и заседаниях исполнительных органов власти и местного самоуправления.

Надзор за исполнением законодательства Новосибирской области о работе с обращениями граждан осуществляется органами областной и районных прокуратур.

V.   Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан

СТАТЬЯ 16. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ПРИ РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Нарушения должностными лицами и руководителями настоящего Закона, волокита, преследование за критику влекут дисциплинарную либо административную ответственность в виде штрафа в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемого в судебном порядке по представлению органа государственной власти области и местного самоуправления (представительных и исполнительных) или постановлением прокуратуры.

Действие (или бездействие) должностных лиц и руководителей по рассмотрению и разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан, в случаях, предусмотренных действующим законодательством и настоящим Законом, могут быть обжалованы в судебном порядке.


Обращения граждан в клеветнических целях влекут ответственность согласно действующему законодательству.

VI.   Заключительные положения

СТАТЬЯ 17. ВСТУПЛЕНИЕ В СИЛУ НАСТОЯЩЕГО ЗАКОНА

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

==205

Приложение 7.2 Регистрационная карточка писем граждан

Входящий № и дата      Заявитель (Ф.И.О.)       Адрес и место регистрации                                  работы

Краткое содержание письма Срок исполнения _________________________________

Оборотная сторона

Дата               Кому             Расписка в            № дела,  в котором

передачи      направлено      получении,      хранится письмо,

на исполнение                                         или  об уничтожении письма

Отметка о контроле и исполнении

Решено     Дополнительный

Рассмотрено              положительно

Работником   с выездом   Факты органа        на место    подтвердились

Кем и когда письмо снято с контроля ______________________

==206

Приложение 7.3. Регистрационная карточка устных сообщений граждан

Дата, № документа ____________________________

Фамилия, имя, отчество заявителя __________________

и занимаемая должность _________________________

Адрес Краткое содержание заявления

Фамилия ведущего прием__________________________

Оборотная сторона Кому и что поручено, дата ________________________

Результат рассмотрения заявления ____________________

Когда и кем дан ответ _____________________,_____

==207



==208



==209



К оглавлению

==210



==211



==212

00.htm - glava09

Тема 8. Организация работы с документами

1. Регистрация и учет документов
2. Организация контроля за исполнением документов
3. Хранение документов, составление номенклатуры дел
1. Регистрация и учет документов
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным
==213

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие  решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.


Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам

==214

документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно ГОСТ P 6.30-97 учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты: при поступлении — наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика гербовых бланков; при выдаче — наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные.


ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов и аспектов деятельнос-

==215

ти организации, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.   

Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса* с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.


При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

* При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления.

==216

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению — в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии ~- в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, — в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках (образцы регистрационных карточек поступающей и отправляемой корреспонденции даны в прил. 8.1, 8.2). Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа)*, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела.


Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машинно-ориентированной регистрацией но-

Для поступающих в организацию документов.

==217

контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документ.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных И ПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

2. Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.


Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного

==218

подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.                            "

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.


Карточки контролируемых документов ( контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Образец справки о работе с документами дан в прил. 8.3.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным фор-

==219

мированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документацией иного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях.


В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

3. Хранение документов, составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру д'ел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятел1,ности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный ха- рактер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура де.;л. Затем они подлежат согласованию с организациями государстрьенной архивной службы.

К оглавлению

==220

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации.


Организации, несдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела*. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. I», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

* Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

==221

Образец номенклатуры дел представлен в прил. 5.4.


Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив — текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде (прил. 8.5).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа — заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за ... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.


На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное под-

==222

разделение) на обложке дописывается полное название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянною и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и  т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения и ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.


В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы

==223

Задания

1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов.

2. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?

3. Какие требования следует соблюдать при формировании дел? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя? Как располагают документ внутри дел?

==224



==225



==226



==227



==228



==229



К оглавлению

==230

Приложение 8.5

Закон

об Архивном фонде Новосибирской области

и архивах

Раздел I. Общие положения

Статья I. Основные понятия

Под Архивным фондом Новосибирской области понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее населения, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Новосибирской области и составной частью Архивного фонда РФ.

Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов исторически или логически связанных между собой.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.


Пол архивным делом понимается деятельность по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Под тайным архивом понимается архив, о котором не заявлено публично.

Статья 2. Область применения Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах

Настоящий Закон регулирует правоотношения в сфере формирования, организации хранения, учета, использования архивных фондов, управления архивами в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства на территории Новосибирской области.

Статья 3. Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах

Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах состоит из Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Положения об Архивном фонде РФ, настоящего Закона и издаваемых в соответствии с ними правовых и нормативных актов представительных и исполнительных органов власти Новосибирской области.

==231

Правовые и нормативные акты, издаваемые на территории Новосибирской области по вопросам, связанным с Архивным фондом Новосибирской области и архивами, должны соответствовать законодательству об Архивном фонде Новосибирской области и архивах; в случае расхождения между законодательством Новосибирской области об Архивном фонде и архивах и указанными актами действуют нормы законодательства.

Статья 4. Полномочия Российской Федерации и Новосибирской области по вопросам архивного дела

К исключительному ведению Российской Федерации на территории Новосибирской области относятся: а) установление единых принципов организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и контроль за их соблюдением; б) решение вопросов о вывозе документов Архивного фонда за пределы Российской Федерации.                            

К совместному ведению Российской Федерации и Новосибирской области в вопросах архивного дела относятся: а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории Новосибирской области и являющихся федеральной собственностью; б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории Новосибирской области и являющиеся федеральной собственностью.


К исключительному ведению Новосибирской области относятся: а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью Новосибирской области; б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Новосибирской области.

К совместному ведению Новосибирской области и местного самоуправления относятся: а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории городов и районов Новосибирской области и являющихся государственной собственностью Новосибирской области; б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории городов и районов Новосибирской области и являющиеся государственной собственностью Новосибирской области; в) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, переданных на хранение в Государственный архив Новосибирской области;

==232

г) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, переданные на хранение в Государственный архив Новосибирской области.

Все другие вопросы архивного дела Новосибирская область решает самостоятельно на основе единых принципов организации архивного дела в соответствии с Уставом Новосибирской области и настоящим Законом.

Местное самоуправление решает все вопросы архивного дела по согласованию с Комитетом государственной архивной службы администрации Новосибирской области.

Раздел II. Архивный фонд Новосибирской области

Статья 5. Состав Архивного фонда Новосибирской области

В состав Архивного фонда Новосибирской области входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Новосибирской области производится на основании экспертизы их ценности комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.


Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным осуществляется архивными органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Архивный фонд Новосибирской области состоит из государственной и негосударственной частей.

Статья 6. Государственная часть Архивного фонда Новосибирской области

Государственную часть Архивного фонда Новосибирской области составляют находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью Новосибирской области и муниципальной собственностью.

К государственной собственности Новосибирской области относятся: а) архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, других государственных институтов, а также религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства, действовавших на территории Новосибирской области на всем протяжении ее истории и принятых ранее в Государственный архив Новосибирской области;

==233

б) архивные фонды и архивные документы органов государственной власти Новосибирской области, прокуратуры, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Новосибирской области; в) архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля государственной собственности; г) архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение в Государственный архив Новосибирской области; д) архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, принятые в учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области; е) архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа; ж) копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность Новосибирской области из федеральных органов РФ, ее субъектов, а также из-за рубежа; з) документы по личному составу, переданные на государственное хранение.


К муниципальной собственности относятся архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа, а также документы по личному составу, переданные на государственное хранение.

Статья 7. Негосударственная часть Архивного фонда Новосибирской области

Негосударственную часть Архивного фонда Новосибирской области составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: а) общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений; б) религиозных объединений и организаций;

==234

в) объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, в уставном капитале которых отсутствует доля государственной или муниципальной собственности; г) физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, Коллекции документов и другие).

Отнесение документов к негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляется органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области совместно с собственниками документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.

Комитет в месячный срок после принятия решения письменно информирует собственников об отнесении их документов к составу Архивного фонда Новосибирской области.

Взаимоотношения собственника документов с органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области строятся на договорной основе.


В случае заключения договора о совместной деятельности негосударственные объединения, предприятия, учреждения, организации включаются в Список источников комплектования архивных учреждений Новосибирской области.

Раздел III. Архивы в Новосибирской области

Статья 8. Создание архивов

Право на создание архивов имеют юридические и физические лица. Не допускается создание тайных архивов: а) из документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области; б) содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных; в) содержащих документы, затрагивающие права и законные интересы граждан.

Статья 9. Передача права собственности на архивы

А. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории Новосибирской области, являющиеся федеральной собственностью, осуществляется по постановлению областного Совета народных депутатов по согласованию с Государственной архивной службой России.

Б. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Новосибирской области, осуществляется по постановлению областного Совета депутатов.

==235

В. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью и переданные на хранение в Государственный архив Новосибирской области, осуществляется органом управления архивным делом (комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области) по согласованию с органом местного самоуправления.

Г. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью и хранящиеся в городских, районных архивах, осуществляется органом местного самоуправления по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Д. Передача права собственности на документы от собственников негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области в государственную и муниципальную собственность осуществляется в случаях: - добровольной передачи документов на хранение в архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки на основании соглашения (договора), с уточнением при необходимости условий хранения и использования документов; - ликвидации негосударственных объединений, учреждении, организаций и предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников, с передачей документов на постоянное хранение в государственные архивы.


Архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Новосибирской области, не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок.

Статья 10. Защита прав собственности на архивы

Право собственности, независимо от формы собственности, охраняется законом. Запрещена незаконная продажа, приобретение и дарение документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области.

Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством РФ и Новосибирской области.

Раздел IV. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области

Статья 11. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области

Государственное управление архивным делом в Новосибирской области осуществляется Администрацией Новосибирской области через образуемый ею орган управления архивным делом.

==236

Статья 12. Система архивных органов и учреждений в Новосибирской области

Ведение архивного дела в Новосибирской области возлагается на комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области и подведомственные ему государственные архивы.

В систему комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области входят: а) Государственный архив Новосибирской области; б) архив мэрии г. Новосибирска с сектором документов по личному составу; в) городские, районные архивы, — они же являются органом управления архивным делом в городе, районе с хранилищами документов по личному составу; г) другие архивные учреждения, образующиеся на территории Новосибирской области.

Сеть государственных архивов утверждается Администрацией Новосибирской области.

Положение о государственном архиве Новосибирской области утверждается комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Положение о районном, городском архиве (органе управления архивным делом в районе, городе) утверждается соответствующим исполнительным органом местного самоуправления.


Статья 13. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области

Финансирование и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области осуществляется за счет средств бюджета Новосибирской области, бюджетов городов и районов, а также за счет внебюджетных средств.

Архивные органы и учреждения, финансируемые за счет средств бюджета, могут освобождаться в установленном порядке от налогов при условии расходования этих средств на социальные и творческие нужды архивов, укрепление материально-технической базы.

Органы государственной власти и местного самоуправления обеспечивают соответствующие архивные учреждения зданиями и помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности Архивного фонда Новосибирской области.

Имущество, в том число недвижимое, находящееся или передаваемое архивным органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, закрепляется за ним на правах оперативного управления без права изъятия собственником.

==237

Архивные органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы не имеют права отчуждения закрепленного за ними имущества.

Земельные участки, используемые учреждениями архивной службы, передаются в их безвозмездное пользование.

Статья 14. Государственное попечение над негосударственными архивами

По просьбе собственников документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. По договоренности с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.


Статья 15. Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах

Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах осуществляется органами представительной и исполнительной власти, местного самоуправления и прокуратуры, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности государственных секретов, содержащихся в архивных документах, осуществляют органы федеральной службы контрразведки.

Статья 16, Участие общественных и религиозных объединений в организации и развитии архивного дела

Общественные и религиозные объединения и организации могут содействовать решению задач развития и совершенствования архивного дела, руководствуясь Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, настоящим Законом и другими правовыми и нормативными актами Новосибирской области.

Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Статья 17. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области

Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области, обязаны обеспечить их сохранность.

==238

На особо ценные и уникальные архивные документы создаются архивные копии.

Страховой Фонд является неприкосновенным и хранится в специальных архивохранилищах отдельно от других архивных документов.

Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, а также комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области: разрабатывают и утверждают по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области нормативно-методические документы, определяющие порядок работы архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.


Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожать документы срок хранения которых истек, пока не будут утверждены комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующим архивным органом и государственным архивом.

При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Новосибирской области, городов, районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, архивные документы, образовавшиеся в процессе их деятельности, передаются в упорядоченном состоянии на временное хранение правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы передаются соответствующим архивным учреждениям.

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области, созданные в учреждениях, организациях, предприятиях до смены формы собственности, не подлежат приватизации, являются государственной собственностью и могут быть досрочно переданы на государственное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.

Для решения вопросов обеспечения сохранности и места хранения документов ликвидируемых, реорганизуемых учреждений, организаций, предприятий в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений Новосибирской области.

==239

Статья IS. Постоянное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют Государственный архив Новосибирской области, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий.


Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия* (в том числе с государственной -долей собственности) в создаваемых ими ведомственных архивах.

Установлены следующие сроки хранения: а) для архивных документов отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения — 15 лет; б) архивных документов органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения — 10 лет; в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства — 5 лет; г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, хозяйственных книг — 75 лет; д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля федеральной или государственной собственности, — 10 лет; е) научной, технологической и патентной документации — 10 лет; ж) конструкторской документации — 15 лет; з) проектной документации по капитальному строительству — 25 лет; и) телеметрической документации — 5 лет; к) кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления; л) фотодокументов — 3 года; м) документов на машинных носителях — 5 лет.

.

К оглавлению

==240

Сроки временного хранения документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении деятельности предприятий, учреждений, организаций Министерства обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ, Министерства Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службы контрразведки РФ, государственного геологического предприятия «Российский геологический фонд» Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр, Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центрального картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России, Центрального государственного фонда стандартов и технических условий Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.


Российского государственного фонда кинофильмов Комитета Российской Федерации по кинематографии устанавливаются в соглашениях, заключаемых указанными федеральными органами с Государственной архивной службой России.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены органами и учреждениями Государственной архивной службы России, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области.

Порядок и условия передачи документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и архивными учреждениями, государственными музеями и библиотеками.

Статья 20. Комплектование архивов

Архивные учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий Новосибирской области, документами, переданными им государственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, а также приобретенными учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справоч-

==241

ным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур  городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.


Комплектование музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Новосибирской области запрещается.

В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области имеют преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области с указанием точного времени и места продажи.

Нарушение установленного порядка является основанием для признания сделки купли-продажи недействительной.

Учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут выделяться средства из областного и местных бюджетов на приобретение в собственность Архивного фонда Новосибирской области особо ценных и уникальных документов.

Статья 21. Государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области

Документы Архивного фонда Новосибирской области, независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации, подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области хранятся и учитываются в учреждениях системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

Органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия в установленном порядке обязаны представлять в учреждения системы комитета государственной архивной службы Админист-

==242

рации Новосибирской области сведения о документах, находящихся у них на временном хранении в ведомственных архивах, и несут ответственность за полноту и достоверность информации.


Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области собственники информируют органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.

Статья 22. Использование архивных документов

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области и справочники к ним представляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в архивных учреждениях Новосибирской области осуществляется в порядке, установленном Государственной архивной

службой России.

Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры Новосибирской области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных и религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.

Архивные учреждения Новосибирской области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным Правительством РФ порядком.

Использование документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.


Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, утративших секретный характер в связи с

==243

истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится архивными учреждениями Новосибирской области, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти — его наследниками.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах, архивах учреждений, организаций, предприятий или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них.

Пользователи документов Архивного фонда Новосибирской области обязаны обеспечить физическую сохранность документов. Пользователи архивных документов могу обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий по подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением — в судебном порядке в соответствии с законодательством.


Раздел VI. Международное сотрудничество в области архивного дела

Статья 23. Международное сотрудничество в области архивного дела

Архивные органы и учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, юридические и физические лица — собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, могут участвовать в международных совещаниях и конференциях по проблемам архивов.

==244

Раздел VII. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы

Статья 24. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы

Вывоз архивных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы запрещается, за исключением случаев, предусмотренных частью второй настоящей статьи.

Комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области вправе разрешать временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы на оговоренный срок.

Раздел VIII. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах

Статья 25. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах

Нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах должностными лицами и гражданами Российской Федерации влечет уголовную, административную и иную ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

Должностные лица и граждане обязаны возместить ущерб, причиненный Архивному фонду Новосибирской области нарушением законодательства Новосибирской области об Архивном фонде и архивах.

Нарушения требований статей 4, 5, 8, 9, 10, 17, 19, 20, 21, 22 и 24 настоящего Закона, ответственность за которые не предусмотрена федеральным законодательством, влечет административную ответственность в виде штрафов в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемых в судебном порядке по представлению органов, контролирующих соблюдение настоящего Закона в соответствии со статьей 15.


Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Новосибирской области, привлекаются к ответственности за нарушения настоящего Закона на общих основаниях.

==245



==246

вилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

3.2. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ ? 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков документов — A4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

3.3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

3.3.1. Изображение Государственного герба РФ помещается на верхнем поле документа (письма, постановления, распоряжения, протокола и др.).

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа Выступают несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.


День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделяемых точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности; 2000.01.05.

==247



==248



При утверждении документа постановлением, протоколом гриф утверждения состоит из слова: УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, прописными буквами).

==249

Например, при утверждении состава рабочей группы по проведена праздника гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДЕНА . постановлением главы администрации от 12.06.2000 № 105

3.3.10. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.

Слово «Копия» в адресате не указывается.

3.3.11. Резолюция

В резолюции дается указание об исполнении документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.


При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель; его фамилию, как правило, приводят в резолюции первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции содержатся фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

3.3.12. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом: Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

К оглавлению

==250

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.

3.4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются конкретными должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителями структурного подразделения, юридической службы, других структурных подразделений, организаций с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.

Тексты постановлений, распоряжений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части.


В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительной части документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу документационного обеспечения управления (ДОУ), которая несет ответственность за правильность их оформления.

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.2. Протокол — документ, в котором фиксируются· обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются председатель, секретарь, количество

==251

присутствовавших, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

3.4.3. Тиражирование документов

При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из того, что документ должен быть своевременно доведен до организации и должностных лиц, которых он касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ ? 6.30-97.

4. Порядок прохождения документов внутри организации

4.1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1.1. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.


4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в данной организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств).

При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, его дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая получение документа, отметка об исполнителе, количество листов документа, указание о наличии приложений, указания о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

4.1.4. Документы в организации регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения или подписания. Отдельно регистрируются постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.

==252

При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту.

5. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается, на контрольную службу ДОУ.

5.1. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.


В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не позднее чем в течение месяца.

Изменение срока исполнения производится руководителем, устанавливающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку. .

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

5.2. СИСТЕМА УЧЕТА КОНТРОЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет — не реже одного раза в год, по заданиям последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Справки о состоянии исполнительной дисциплины составляются не реже одного раза в месяц.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с этим документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку».

==253

6. Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя — 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.


6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела"; Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

==254

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.


6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ ? 6.30-97 с его изменениями и дополнениями.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, которые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.

==255

00.htm - glava10

деловом стиле не должно быть

В официально- деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

2. Особенности официально-делового стиля

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают

- краткость и компактность изложения официального материала; - точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; - последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

==257

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»); Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».


1. Язык и стиль служебных документов
2. Особенности официально-делового стиля
3. Употребление прописных и строчных букв
4. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти
5. Наиболее употребляемые сокращения слов
6. Оформление дат и чисел в документах
1. Язык и стиль служебных документов
Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения*. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.
Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля.. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль.— это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне-
* См.: Розенталь Д.Э., Теленкова ?.?. Словарь-справочник лингвистических терминов. — М., 1985. — С.345.
==256

индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.


Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

3. Употребление прописных и строчных букв

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Республики Башкортостан и т.п. В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты». Названия органов судебной власти принято писать так: Конституционный Суд Российской Федерации; Верховный Суд Российской Федерации; Высший арбитражный суд Российской Федерации. Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики. Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом: Конституция Российской Федерации;


==259

Конституция (но; конституции республик); Декларация прав и свобод человека и гражданина; Федеративный договор; Основы законодательства Российской Федерации; Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы); Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указ Президента Российской Федерации (но; указы Президента Российской Федерации); распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации; распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации: Президент Российской Федерации; Руководитель Администрации Президента Российской Федерации; Советник Президента Российской Федерации; Председатель Правительства Российской Федерации; Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Председатель Конституционного Суда Российской Федерации; Председатель Верховного Суда Российской Федерации; Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Министр финансов Российской Федерации; Председатель Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства; Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации. .

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

К оглавлению

==260

заместитель Министра государственного имущества Российской Федерации; председатель Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр; генеральный директор Российского космического агентства; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; мэр Санкт-Петербурга; премьер правительства Москвы; председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.


Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы: председатель Федерации независимых профессиональных союзов России; президент Союза арендаторов и предпринимателей России. С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например «установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"», «присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"» (но; «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии (но; Главный маршал авиации); генерал армии; адмирал; академик; действительный член Российской академии наук; доктор технических наук; член-корреспондент Российской академии наук; лауреат Государственной премии.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях: государственная граница Российской Федерации; государственная награда Российской Федерации. Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации;

==261

Государственный гимн Российской Федерации; Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа...

С прописной пишется и слово «республиканский» в словосочетании «Республиканский бюджет Российской Федерации».



==262



==263




==264

==265

5. Российские агентства

Российское авиационно-космическое     Росавиакосмос агентство

Российское агентство по боеприпасам    Росбоеприпасы



==266



Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты).


При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

==267

6. Оформление дат и чисел в документах

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2000 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2000 году, план на 2000 год, с 1988 по 1999 год, в 1992—1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати. Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.


Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: « представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-,2-и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

==268

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Задания

1.. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других.

2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.

==269

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ




К оглавлению

==270



==271

==272

звать (именовать, называть) сочетается с имен. и твор. падежами

И

идентичный чему

избрать кем, в кого

инкриминировать кому, что

инспирировать кого, что

интервью кому, с кем

интервьюировать кого

интересный (возбуждающий интерес) кому, для кого

К

командование чего, чем

командовать кем-чем, над кем-чем

командующий чем (не чего)

комментарий (комментарии) кого, чего, к чему

компенсация чего, за что

контроль 1) за чем, над чем — при отглагольных

существительных; 2) за чем — при существительных, обозначающих действие или признак; 3) над чем, над кем — при существительных отвлеченных и при одушевленных существительных; 4) чего — в официальной и профессионально-технической речи курировать кого, что (не кем, чем)

Л

лет чему (не чего)

локаутировать (объявлять локаут) кого

M

меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему

монополия чего, на что мораторий на что

==273

?

невыгодный для кого, для чего, кому, чему необходимость чего, в ком, в чем необходимый кому, для кого, для чего, на что

несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем, с кем, с чем

несоответствие чего, чему, с чем, между чем неспособный к чему, на что

О

обеспечить кого чем, кому что обосновать (обосновывать) что чем оплата чего, за что оплатить что (не за что) отказ в чем, от чего

отношение: в отношении кого, чего (устар. к кому, к чему); по отношению к. кому, к чему (устар. кого, чего)

отчет о чем, в чем отчитаться в чем (реже о чем)

?

патентовать что

попросить что, чего, о чем

поручить (в разн. знач.) кому, кого что

предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что кому

представить (сделать представление о награде, повышении по службе и т.д.) к чему

преобразовать что, во что

преодолеть что

претендовать (в разн. знач.) на что (устар. на кого)

претензия к кому, на что, за что

присудить кого к чему, кому что

==274

?

равноправны друг с другом (не друг другу)

равносильный для кого, чему

решение чего, о чем

руководить кем, чем (устар. кого, что)

руководство чем, чего

С

сверить что с чем

свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие что-либо) 1) чего — при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему при выражении зависимого слова указательным местоимением

свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) что, о чем

свойственный кому (не для кого) совещание о чем, по чему

согласно 1) чему (устар. чего) — на основании чего-либо; 2) с чем — в соответствии с чем-либо

согласный, согласен (выражающий согласие) с чем, на что

сообразно 1) чему — согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем — в соответствии с чем-либо

сообщение 1) чего — донесение сведений, уведомлений; 2) о чем — то, что сообщается

сообщить 1) что — донести сведения в полном объеме; 2) о чем — донести частичные сведения, уведомить в общем виде

соответственно чему (реже с чем)

соответствие чему, между чем, с чем

соответствовать чему (устар. с чем)

список кого, чего (устар. кому, чему)

способствовать кому, чему (устар. к чему)

Т

тенденция чего, к чему

требовать (в разн. знач.) 1) чего (реже что), 2) что — при конкретизации объекта

==275

У

указание 1) на что — совет, замечание, предписание; 2) о чем — сведения, сообщение о чем-либо

указать 1) что — показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что — обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо

управляющий чем (не чего) уравнять кого, что, с кем, с чем

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ИЗ ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках

АДРЕСАНТ — отправитель. АДРЕСАТ — получатель.

АКТ — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АКЦЕПТ — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.


АНКЕТА — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

АРХИВНАЯ СПРАВКА — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

==276

ВЕДОМОСТЬ — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯ1ЦИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.

ВЫПИСКА — копия части текстового документа.

ГРАФИК — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

ГРИФ — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

?eмa 3. Документирование организационнораспорядительной деятельности

1. Организационная документация
2. Распорядительные документы
Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства*, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словарре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.
1. Организационная документация
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы
* См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения.—М., 1975.—С. 75.
==69

деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).
1. Язык и стиль служебных документов
2. Особенности официально-делового стиля
3. Употребление прописных и строчных букв
4. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти
5. Наиболее употребляемые сокращения слов
6. Оформление дат и чисел в документах
1. Язык и стиль служебных документов
Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения*. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.
Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля.. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль.— это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне-
* См.: Розенталь Д.Э., Теленкова ?.?. Словарь-справочник лингвистических терминов. — М., 1985. — С.345.
==256

индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.


Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

3. Употребление прописных и строчных букв

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Республики Башкортостан и т.п. В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты». Названия органов судебной власти принято писать так: Конституционный Суд Российской Федерации; Верховный Суд Российской Федерации; Высший арбитражный суд Российской Федерации. Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики. Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом: Конституция Российской Федерации;


==259

Конституция (но; конституции республик); Декларация прав и свобод человека и гражданина; Федеративный договор; Основы законодательства Российской Федерации; Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы); Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указ Президента Российской Федерации (но; указы Президента Российской Федерации); распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации; распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации: Президент Российской Федерации; Руководитель Администрации Президента Российской Федерации; Советник Президента Российской Федерации; Председатель Правительства Российской Федерации; Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Председатель Конституционного Суда Российской Федерации; Председатель Верховного Суда Российской Федерации; Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Министр финансов Российской Федерации; Председатель Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства; Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации. .

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

К оглавлению

==260

заместитель Министра государственного имущества Российской Федерации; председатель Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр; генеральный директор Российского космического агентства; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; мэр Санкт-Петербурга; премьер правительства Москвы; председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.


Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы: председатель Федерации независимых профессиональных союзов России; президент Союза арендаторов и предпринимателей России. С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например «установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"», «присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"» (но; «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии (но; Главный маршал авиации); генерал армии; адмирал; академик; действительный член Российской академии наук; доктор технических наук; член-корреспондент Российской академии наук; лауреат Государственной премии.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях: государственная граница Российской Федерации; государственная награда Российской Федерации. Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации;

==261

Государственный гимн Российской Федерации; Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа...

С прописной пишется и слово «республиканский» в словосочетании «Республиканский бюджет Российской Федерации».



==262



==263




==264

==265

5. Российские агентства

Российское авиационно-космическое     Росавиакосмос агентство

Российское агентство по боеприпасам    Росбоеприпасы



==266



Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты).


При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

==267

6. Оформление дат и чисел в документах

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2000 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2000 году, план на 2000 год, с 1988 по 1999 год, в 1992—1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати. Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.


Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: « представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-,2-и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

==268

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Задания

1.. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других.

2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.

==269

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ




К оглавлению

==270



==271

==272

звать (именовать, называть) сочетается с имен. и твор. падежами

И

идентичный чему

избрать кем, в кого

инкриминировать кому, что

инспирировать кого, что

интервью кому, с кем

интервьюировать кого

интересный (возбуждающий интерес) кому, для кого

К

командование чего, чем

командовать кем-чем, над кем-чем

командующий чем (не чего)

комментарий (комментарии) кого, чего, к чему

компенсация чего, за что

контроль 1) за чем, над чем — при отглагольных

существительных; 2) за чем — при существительных, обозначающих действие или признак; 3) над чем, над кем — при существительных отвлеченных и при одушевленных существительных; 4) чего — в официальной и профессионально-технической речи курировать кого, что (не кем, чем)

Л

лет чему (не чего)

локаутировать (объявлять локаут) кого

M

меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему

монополия чего, на что мораторий на что

==273

?

невыгодный для кого, для чего, кому, чему необходимость чего, в ком, в чем необходимый кому, для кого, для чего, на что

несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем, с кем, с чем

несоответствие чего, чему, с чем, между чем неспособный к чему, на что

О

обеспечить кого чем, кому что обосновать (обосновывать) что чем оплата чего, за что оплатить что (не за что) отказ в чем, от чего

отношение: в отношении кого, чего (устар. к кому, к чему); по отношению к. кому, к чему (устар. кого, чего)

отчет о чем, в чем отчитаться в чем (реже о чем)

?

патентовать что

попросить что, чего, о чем

поручить (в разн. знач.) кому, кого что

предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что кому

представить (сделать представление о награде, повышении по службе и т.д.) к чему

преобразовать что, во что

преодолеть что

претендовать (в разн. знач.) на что (устар. на кого)

претензия к кому, на что, за что

присудить кого к чему, кому что

==274

?

равноправны друг с другом (не друг другу)

равносильный для кого, чему

решение чего, о чем

руководить кем, чем (устар. кого, что)

руководство чем, чего

С

сверить что с чем

свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие что-либо) 1) чего — при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему при выражении зависимого слова указательным местоимением

свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) что, о чем

свойственный кому (не для кого) совещание о чем, по чему

согласно 1) чему (устар. чего) — на основании чего-либо; 2) с чем — в соответствии с чем-либо

согласный, согласен (выражающий согласие) с чем, на что

сообразно 1) чему — согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем — в соответствии с чем-либо

сообщение 1) чего — донесение сведений, уведомлений; 2) о чем — то, что сообщается

сообщить 1) что — донести сведения в полном объеме; 2) о чем — донести частичные сведения, уведомить в общем виде

соответственно чему (реже с чем)

соответствие чему, между чем, с чем

соответствовать чему (устар. с чем)

список кого, чего (устар. кому, чему)

способствовать кому, чему (устар. к чему)

Т

тенденция чего, к чему

требовать (в разн. знач.) 1) чего (реже что), 2) что — при конкретизации объекта

==275

У

указание 1) на что — совет, замечание, предписание; 2) о чем — сведения, сообщение о чем-либо

указать 1) что — показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что — обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо

управляющий чем (не чего) уравнять кого, что, с кем, с чем

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ИЗ ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках

АДРЕСАНТ — отправитель. АДРЕСАТ — получатель.

АКТ — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АКЦЕПТ — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.


АНКЕТА — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

АРХИВНАЯ СПРАВКА — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

==276

ВЕДОМОСТЬ — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯ1ЦИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.

ВЫПИСКА — копия части текстового документа.

ГРАФИК — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

ГРИФ — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.



    Учет: Делопроизводство - Автоматизация - Софт

• Управленческий учет
  
• Технологии управленческого учета
  
  
• Делопроизводство
  
• Стандарты делопроизводства
  
• Делопроизводство предприятия
  
• Секретарь и делопроизводство
  
• Автоматизация делопроизводства
  
  
• Документооборот
  
  
• Автоматизация
  
• Автоматизация управления
  
• Практика автоматизации
  
• Софт для автоматизации