Распределение
Зарегистрированные документы распределяются на две группы:
- документы, которые должны быть представлены руководителю;
- документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.
Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:
- важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
- срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).
Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).
Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время.
Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16).
Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение.