Процессы финансового управления
Существует три фундаментально отличных друг от друга типа процессов финансового управления:
- составление бюджета и выделение фондов как часть ежегодного бюджетного цикла;
- ценообразование и модель компенсации затрат за полученные ИТ-услуги (Chargeback);
- проектное финансирование.
Бюджет и выделение средств связаны с двумя аспектами. Первый – это инвестиции, когда предприятие выделяет средства, как правило, под определенные проекты. Понятно, что проекты должны быть связаны со сформулированными стратегиями. Еще одно замечание касается того, что каждый проект практически всегда связан с определенными инвестициями в инфраструктуру. Имеет смысл отделять инвестиции в инфраструктуру от инвестиций в проекты, которые ее используют. Инвестиции в инфраструктуру в определенном смысле неизбежны, вопрос заключается во времени. Это позволяет уйти от проблемы, когда первый проект, использующий определенную инфраструктуру, несет на себе все финансовое бремя при оценке его эффективности.
Второй аспект – это бюджетирование. С финансовой точки зрения, бюджет на ИТ может выглядеть как одна большая цифра, в то время как внутри него есть различные компоненты, которые могут контролироваться независимо. Первое разграничение связано с выделением затрат на операции и проекты. При этом внутри проектов можно выделить две категории: стратегические и нестратегические. Поэтому бюджет на ИТ следует структурировать с учетом следующих аспектов:
- использование различных категорий для ИТ-операций, стратегических и нестратегических проектов;
- обеспечение финансирования стратегических проектов на уровне предприятия в целом. В силу своего названия эти проекты настолько важны, что было бы неправильно относить их затраты на бюджет подразделений;
- разделение финансирования стратегических проектов на изменения в портфеле прикладных систем и ИТ-инфраструктуру;
- учет того, что каждый проект связан не только с разовым выделением финансирования, но практически неизбежно потребует определенных затрат в будущем;
- выделение бюджета на непредвиденные расходы.
Ценообразование и компенсация затрат за полученные ИТ-услуги связаны с реализацией принципов сервисной организации в отношении деятельности департамента ИТ. Понесенные затраты должны быть компенсированы теми бизнес-подразделениями, в интересах которых были предоставлены ИТ-услуги. Эта модель компенсации затрат на ИТ-услуги работает в том случае, если она удовлетворяет следующим критериям:
- простота: должно быть понятно, за что платят бизнес-подразделения;
- справедливость: не должно быть чувства того, что одно бизнес-подразделение переплачивает, покрывая затраты других;
- предсказуемость: достаточно надежно предсказывается уровень затрат, или ИТ-подразделение может неожиданно увеличить цену за свои услуги;
- возможность контроля: если возникнет необходимость сокращения затрат, можно ли будет отказаться от части ИТ-сервисов и сократить затраты на ИТ.
Ниже перечислены различные методы компенсации затрат по мере роста сложности их практического внедрения. Но большая сложность предлагает и большие возможности в плане реализации принципа сервисной организации в отношении департамента ИТ.
Традиционные методы компенсации затрат включают:
- не связанные с ИТ метрики: например, пропорционально прибыли подразделения или пропорционально количеству сотрудников;
- связанные с ИТ параметры: например, в расчете на пользователя, в расчете на одну транзакцию;
- постоянный уровень расценок: например, базовая стоимость пакета услуг (Help desk и пр.) плюс дополнительная оплата услуг сверх стандартного пакета.
Менее традиционные методы компенсации затрат включают:
- бизнес-ориентированные расценки. Это предполагает определение стоимости в терминах бизнес-активностей и в терминах связанных с ними ИТ-сервисов. Например, 5 центов за одно сообщение электронной почты или $10 за генерацию системой одного счета (или аналогичных бизнес- транзакций);
- цену, основанную на модели получения прибыли. Этот подход рассматривает департамент ИТ как еще одно бизнес-подразделение, которое должно работать, используя рыночные механизмы, и предлагать конкурентные ИТ-услуги внутри предприятия.
Вопросам проектного финансирования и управления портфелем ИТ-проектов посвящен следующий раздел.