Word 2003 для чайников

Диалоговое окно Формат номера страницы

Номера страниц будут вставлены в документ в соответствии с заданными параметрами. (Теперь лучше всего перейти в режим Разметка страницы, выбрав команду Вид>Разметка страницы.) Обратите внимание на то, что в строке состояния среди прочей ерунды также появятся новые номера страниц. Описанная выше процедура предоставляет вам отличную возможность выдать первую страницу за двадцатую!

Диалоговое окно Номера страниц

Номер страницы может находиться в области текста слева, справа и в центре, а также вне области текста. Положение номера указывается с помощью раскрывающегося списка Выравнивание.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Номера страниц вставлены в документ.

Номера страниц можно вводить также в верхний или нижний колонтитул (подробнее об этом — в главе 15). Если вы решили нумеровать страницы именно так, диалоговое окно Номера страниц вам не потребуется.

Если вы хотите создать необычные номера страниц, в диалоговом окне Номера страниц щелкните на кнопке Формат. Откроется диалоговое окно Формат номера страницы. В раскрывающемся списке Формат номера выберите требуемый тип нумерации страниц — здесь расположены даже такие шикарные штучки, как ii и хх.

Вы можете не указывать номер на первой странице (например, если это титульная страница). В таком случае снимите флажок Номер на первой странице (в диалоговом окне Номера страниц). Word оставит титульную страницу без номера (совершенно неуместного здесь, согласитесь).

Диалоговое окно Параметры страницы с вкладкой Поля

При создании документа в альбомном формате может возникнуть необходимость изменить поля документа. О том, как этого достичь, вы узнаете из следующего раздела.

Форматировать документ стоит только после задания ориентации страницы. Если сделать наоборот, то почти наверняка придется повторно отредактировать документ, т.е. переделать вашу работу. Не самая приятная перспектива!

Не стоит печатать стандартные документы в горизонтальном формате. Ученые и прочие волшебники в белых халатах, знающие толк в своем деле, установили, что при чтении чересчур длинной строки скорость чтения заметно снижается. В режиме Альбомная лучше печатать списки, таблицы и другие документы, для которых обычный вертикальный формат недостаточно широк.

Как и при изменении размера бумаги, вы можете установить тип ориентации для всего документа, для раздела или для группы страниц— от указанной до последней в документе. Более подробно об этом речь шла в предыдущем разделе.

В документе, который печатается в одном формате, можно изменить ориентацию любой страницы на другую (например, распечатать в альбомном формате какую-либо страницу из документа, имеющего книжную ориентацию страниц). Такое возможно благодаря способности Word применять команды форматирования к отдельному разделу документа. Начните вводить новый раздел, изменив ориентацию страницы только для него, а потом, когда потребуется восстановить прежнюю ориентацию страницы, опять начните новый раздел. Более подробно о способах разбивки документа на разделы можно узнать в главе 15.

Диалоговое окно Параметры страницы с вкладкой Размер бумаги

Новый размер бумаги установлен.

Обратите внимание, что параметры страницы задаются с помощью меню Файл, а не Формат. Это частая ошибка начинающих пользователей, хотя доля правды в их логике есть. Возникает вопрос о правильности логики компьютера...

Если вы собираетесь печатать на бумаге нестандартного формата, не забудьте загрузить ее в принтер. Некоторые "умные" принтеры даже подсказывают, какая бумага требуется. Мой принтер, например, все время требует бумагу то одного размера, то другого. Очень похож на мою жену...

Возможно, в списке Размер бумаги не окажется того размера бумаги, на которой вы печатаете. В таком случае выберите в списке опцию другой, а затем введите необходимый размер вручную — в поля Ширина и Высота.

Не забывайте об области Образец диалогового окна Параметры страницы. В ней будет показано, как выглядит лист с измененными размерами.

О том, как печатать конверты, вы узнаете в главе 30. (Для этого существует специальная функция; не имеет смысла мудрить с установкой размеров.)

Дополнительные настройки страниц

Дополнительные настройки страниц

В глубине диалогового окна Параметры страницы на вкладке Поля вы найдете раздел Страницы. В нем указывается, как содержимое документа Word можно вставить на печатный лист. Как вы увидите, способов существует несколько! Параметр Обычный указывает на, что все страницы документа будут распечатываться в одинаковом формате. Все остальные элементы раскрывающегося списка предназначены для установки расположения текста на страницах.

Параметр Зеркальные поля предназначен для печати страниц, которые должны быть скреплены между собой. Поэтому поля "левой" страницы должны полностью совпадать с полями "правой" страницы (точнее, зеркально отображаться).

Параметр 2 страницы на листе используется немного по-другому. Сначала на вкладке Размер бумаги выберите ориентацию Альбомная. Вы заметите, что в окне предварительного просмотра Образец один лист бумаги разделился на две части. Затем активизируйте вкладку Поля и выберите опцию 2 страницы на листе. Это удобный способ создавать любые двухстраничные документы (например, меню или поздравительные открытки).

Параметр Переплет используется, в основном, при подготовке документов, которые распечатываются на двух страницах и должны соединяться в виде книги. Переплет - это добавочное поле, помещенное слева на правой странице и справа - на левой. Не стоит в это вникать, если нет необходимости.

Форматы нумерации страниц

Форматы нумерации страниц

Word не ограничивает вас стандартными числами (1, 2, 3 т.д.) при нумерации страниц. Вы можете нумеровать страницы документа с помощью букв алфавита или римских цифр, а также добавлять дефисы с обеих сторон номера страницы. Чтобы дополнительно указать способ нумерации страниц документа, воспользуйтесь опциями диалогового окна Формат номера страницы, показанного на рис. 14.4.

Формат символов нумерации задается с помощью списка Формат номера.

Выбрав формат для нумерации страниц, щелкните на кнопке ОК. Еще раз щелкните на кнопке ОК в диалоговом окно Номера страниц.

Где разместить номер страницы

Где разместить номер страницы

Обратите внимание: вопрос заключается не в том, умеет ли Word нумеровать страницы. Мы сейчас говорим о том, в каком месте страницы должны стоять номера. Следуя предложенным ниже инструкциям, вы сможете заставить Word размещать номера практически в любой области страницы (только не доводите эту концепцию до абсурда). Итак, приступаем к нумерации.

1. Выполните команду Вставка>Номера страниц.

Появится диалоговое окно Номера страниц (рис. 14.3).

2. Укажите положение для номера страницы.

Word может поместить номер в верхней или в нижней части страницы. Необходимый вариант (Вверху страницы или Внизу страницы) следует выбрать в раскрывающемся списке Положение.

3. Выберите выравнивание номера страницы.

Как установить размер страницы.

Как установить размер страницы.

Сколько слов помещается на листе бумаги? Это зависит от типа документа, от пользователя, который создает этот документ, не говоря уже о том, кому он предназначается...

Стандартная бумага, на которой печатается большинство документов, имеет размер А4. Именно ее Word считает стандартной страницей, элементы которой (поля и прочее) пользователь может изменять по своему усмотрению. Но пользователь может выбрать и другой формат страницы. Программа позволяет установить любой размер страницы — от маленькой наклейки до огромной "простыни".

Установка размера страницы выполняется с помощью диалогового окна Параметры страницы. Далее вы узнаете, как изменить параметры размера бумаги, на которой вы собираетесь печатать.

1. Выберите команду Файл>Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы.

2. Убедитесь, что активизирована вкладка Размер бумаги.

Ваше диалоговое окно должно выглядеть приблизительно так, как оно выглядит на рис. 14.1. Если окно имеет другой вид, щелкните на ярлыке вкладки Размер бумаги.

3. Щелкните на раскрывающемся списке Размер бумаги.

Откроется список с общепринятыми размерами бумаги.

4. Выберите в списке новый размер.

Например, В4 (25x35,4 см).

Почти все принтеры могут печатать на бумаге нескольких размеров. Однако в списке указаны и такие размеры, которые окажутся не по плечу вашему устройству для печати; не говоря уже о том, что вам придется поломать голову над вопросом, где раздобыть бумагу такого формата. Word не сумеет увеличить лист бумаги формата А4 на несколько сантиметров!

5. В списке Применить выберите Ко всему документу или До конца документа.

Выбор параметра Ко всему документу означает, что новый размер будет применен ко всему документу, от начала до конца. Выбор параметра До конца документа означает, что новый размер будет установлен для текущей страницы (т.е. той, в которой находится курсор) и всех последующих страниц документа. Если ваш документ разделен на разделы, можно выбрать параметр К текущему разделу, и тогда новый размер будет установлен лишь для страниц текущего раздела. (Более подробно о разделах рассказывается в главе 15.)

6. Щелкните на кнопке ОК. Отлично!

Книжная и альбомная ориентация

Книжная и альбомная ориентация

Обычно Word печатает текст на странице сверху вниз — так, как мы привыкли читать. Однако печатать можно и поперек страницы. В этом случае говорят, что изменена ориентация страницы: текст печатается не вдоль, а поперек листа.

Если вы хотите дать понять окружающим, что вы крупный специалист по текстовым процессорам, можете блеснуть техническими терминами: печать сверху вниз называется книжной или портретной, ориентацией, а печать поперек носит название альбомной, или ландшафтной, ориентации. Книжный формат подразумевает, что высота страницы больше ее ширины. На страницах такой ориентации удобно размещать портреты — не зря же этот формат называют портретным. Альбомная ориентация больше подходит для пейзажных зарисовок. Такие картины чаще всего вытянуты по горизонтали.

Чтобы заставить Word печатать поперек листа (т.е. в альбомном формате), выполните следующее.

1. Выберите команду Файл>Параметры страницы.

Появится диалоговое окно Параметры страницы. Щелкните на ярлыке вкладки Поля (рис. 14.2).

2. Выберите в группе Ориентация параметр Альбомная.

Форма документа в области Образец и небольшая пиктограмма в области Ориентация изменятся, отражая ваш новый взгляд на документ.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Нумерация страниц

Нумерация страниц

Давайте вместе повторим заповедь пользователя Word.

Текстовый процессор сам нумерует страницы. Текстовый процессор сам нумерует страницы. Текстовый процессор сам нумерует страницы.

Честное слово, Word действительно умеет это делать! Он проставит номера на страницах документа и ни разу не собьется, даже если это будет очень большой документ. Более того, если вы удалите часть текста или добавите новый, Word автоматически изменит нумерацию страниц. Вам останется только показать, в каком месте должны находиться эти номера. И пожалуйста, умоляю вас, не нумеруйте страницы вручную, работая в Word!

О некоторых особенностях установления нумерации

О некоторых особенностях установления нумерации

Если вы решили начать нумерацию страниц с какого-то определенного номера, выполните последовательность действий, описанную в предыдущем разделе. Таким образом, вы вызовете диалоговое окно Номера страниц. Думаем, нет необходимости менять нумерацию страниц, если последняя не была установлена. Действуйте следующим образом.

1. Выберите команду Вставка>Номера страниц.

2. В диалоговом окне Номера страниц щелкните на кнопке Формат.

Откроется диалоговое окно Формат номера страницы (рис. 14.4).

3. Выберите переключатель Начать с и введите в поле номер, с которого должна начаться нумерация.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Формат номера страницы.

5. Еще раз щелкните на ОК — на этот раз для того, чтобы закрыть окно Номера страниц.

Принудительный разрыв страницы

Принудительный разрыв страницы

Начать новую страницу в Word можно двумя способами. Первый — простой, но неправильный и дилетантский, второй — единственно верный.

Простой способ: нажимать клавишу до тех пор, пока не появится ряд точек, обозначающий начало новой страницы. Совершенно очевидно, что это нелепо и непрофессионально.

Рекомендуемый способ: нажать комбинацию клавиш . Готово! Новая страница к вашим услугам.

— это комбинация клавиш для вставки жесткого разделителя страницы, который требует, чтобы Word начал новую страницу точно в указанном месте. Именно этот способ я вам настоятельно рекомендую!

В режиме Вид>Обычный (описывается в главе 2) жесткий разделитель страницы представляет собой строку из плотно прижатых друг к другу точек. Он указывает на начало новой страницы, причем линия точек сопровождается надписью Разрыв страницы, напоминающей, что ввод страницы — дело ваших рук. Так выглядит символ разделителя страниц.

В режиме Вид >Разметка страницы жесткий разделитель страниц выглядит так же, как обычный разделитель (см. рис. 2.2).

При установке жесткого разделителя страниц имейте в виду следующее.

Жесткий разделитель страниц можно ввести также с помощью команды Вставкас>Разрыв. Выберите параметр Новую страницу и щелкните на кнопке ОК. По сравнению с нажатием комбинации клавиш , это довольно хлопотная процедура, поэтому неудивительно, что большинство пользователей предпочитают все же .

Вставка жесткого разделителя страниц работает, как и обычная разбивка на страницы, за одним исключением: вы сами решаете, в каком месте будет начата страница. Поместите курсор в ту область, в которой вы намереваетесь установить жесткий разделитель страниц, затем нажмите .

Нажатие комбинации вводит в ваш документ символ перехода к новой странице, который с данного момента будет находиться на этом месте, создавая переход к новой странице (причем независимо от того, как вы измените текст предыдущих страниц). Жесткий разделитель отличается от обычной разбивки на страницы тем, что он не учитывает возможностей редактирования текста.

Вы можете удалить жесткий разделитель страниц, выделив его с помощью мыши и нажав или . Если это произошло случайно, примените комбинацию еще раз или нажмите , чтобы отменить удаление.

Если вы установили жесткий разделитель страниц, то прежде, чем распечатывать документ, взгляните на него в режиме Предварительный просмотр. Иногда в процессе редактирования текст существенно изменяется, и жесткий разделитель страниц становится ненужным. О команде Предварительный просмотр рассказывается в главе 9.

Не поддавайтесь искушению применять Жесткий разделитель, чтобы упорядочить нумерацию страниц. У вашего компьютера достаточно возможностей, чтобы справиться с этой задачей, не прибегая к форматированию страниц (подробнее читайте выше, в разделе "Где разместить номер страницы").

Удаление пустой страницы в конце документа

Удаление пустой страницы в конце документа

Иногда, кто знает почему, в документе появляются пустые промежутки, абзацы без текста и просто незаполненные места, что приводит к образованию в конце файла пустой страницы. Не волнуйтесь, вы сможете решить и эту проблему. Вам требуется всего лишь удалить пустую страницу. Зачем все это выполнять, вы поймете, когда выведете документ на печать. Последней в выходной лоток принтера "выйдет" пустая страница. Как расточительно с вашей стороны!

Для удаления пустой страницы в конце документа выполните следующие действия.

1. Нажмите .

Эта комбинация клавиш перемещает вас в конец документа.

2. Нажмите клавишу .

3. Повторяйте п. 2 до тех пор, пока пустая страница не будет удалена из документа.

Нажимая , вы удаляете пустые абзацы и интервалы, образующие последнюю страницу документа. Рано или поздно вы достигнете реального конца документа, содержащему последний значащий символ (последний символ полезных данных документа).

Чтобы ознакомиться с удаляемыми элементами, нажмите и только после этого приступайте к активному использованию клавиши . Первая комбинация клавиш отображает в окне документа все непечатные символы (специальные символы, не используемые для представления полезных данных документа). При повторном нажатии все непечатные символы будут скрыты (клавиша <8> нажимается на основной клавиатуре, а не на вспомогательной цифровой).

Если долго нажимать , то можно удалить полезные данные документа. Если вы чрезмерно увлеклись, то используйте комбинацию клавиш для восстановления документа.

В некоторых случаях этот метод не срабатывает. Особенно при вставке в документ изображений, текстовых надписей, кадров и других нетекстовых объектов. Тогда вам придется удалить все пустые нетекстовые объекты документа вручную.

Выберите команду Файл>Параметры страницы.

1. Выберите команду Файл>Параметры страницы.

Появится диалоговое окно Параметры страницы, показанное на рис. 14.2. Чтобы активизировать вкладку Поля, щелкните на ее ярлыке.

2. Введите новые значения в поля Верхнее, Нижнее, Левое и Правое.

Например, введя во всех полях число 4.1, вы установите ширину полей равной 4,1 см.

В области Образец вы сможете просмотреть свою страницу с установленными полями.

3. Выберите в раскрывающемся списке Применить элемент Ко всему документу, До конца документа или К выделенному тексту.

Параметр Ко всему документу изменяет поля во всем документе целиком, от первой до последней страницы.

Параметр До конца документа означает, что новые поля будут установлены в той странице, в которой находится курсор, и во всех остальных страницах до конца документа.

Параметр К выделенному тексту указывает на то, что поля будут изменены только в выделенном фрагменте текста. (Более подробно о разделах мы поговорим в главе 15.) .

4. Щелкните на кнопке ОК.

Готово!

Команды установки полей оперируют страницами текста (поэтому они и рассматриваются в этой главе). А чтобы задать отступы для отдельного абзаца, следует воспользоваться командами форматирования абзацев, описанными в главе 12.

Если вы собираетесь подшивать свое произведение в папку, задайте размер левого поля равным не менее 6 см. Таким образом, вы оставите достаточно места, чтобы ваш текст хорошо смотрелся в папке скоросшивателя.

Имейте в виду: большинство лазерных принтеров не выводит на печать знаки, находящиеся на расстоянии полудюйма от любого края листа, т.е. существует абсолютное поле, в котором текст не будет печататься даже в том случае, если вы прикажете Word установить левое и правое поля равными 0. Поэтому не задавайте ширину полей меньше 0.5 дюйма (1,27 см).

Если вы будете печатать документы на струйном принтере, то должны учесть, что нижнее поле всегда больше остальных полей. При попытке распечатать текст, выходящий за рамки полей, вы увидите диалоговое окно с предупреждением об ошибке.

В полях... документа

В полях... документа

Каждая страница имеет поля. Они отделяют текст от края документа. Для чего еще используются поля? Я полагаю, для нужд учителей и редакторов, которые просто не могут не править попадающийся им на глаза текст — будь то расписание поездов или объявление в подъезде. Они даже на чистом листе пытаются писать на полях!

Word автоматически устанавливает все поля (верхнее, нижнее, правое, левое) равными 2,54 см (1 дюйму), но позволяет изменять установки. Сейчас мы этим и займемся.

Чтобы изменить размер поля, выполните следующие действия. .

Труд: Организация - Управление - Персонал