Мастер отчетов
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.
В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports).
Дважды щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера (Create Report By Using Wizard).
В отчет нужно добавить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера, показанном на рис. 18.12, нужно указать все поля, включаемые в отчет.
Рис. 18.12.
Выбор полей для отчета
В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Контакты.
В списке Доступные поля выделите поле Фамилия.
Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.
Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля поля Имя, Адрес, Название Компании, Рабочий Телефон.
Примечание
Поле Код_Контакты содержит служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Не помещайте такие поля в отчет никогда, кроме случаев отладки взаимосвязей таблиц базы данных.
Выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Список.
Переместите в список Выбранные поля поля Дата и Описание, добавив их к по лям таблицы Контакты.
9. Щелкните на кнопке Далее.
Во втором окне мастера можно выбрать способ расположения данных — упорядоченные по записям таблицы Контакты, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части окна диалога.
Рис. 18.13.
Пятое окно мастера отчетов
Оставьте вариант Контакты (By Контакты) и щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелк ните на кнопке Далее.
Четвертое окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 пункт Дата и щелкните на кнопке Далее.
Следующее окно, показанное на рис. 18.13, позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.
Рис. 18.14.
Фрагмент отчета, сгенерированного мастером
Выберите положение переключателя Структура 1 (Outline 1).
Затем щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне мастера выберите вариант оформления Строгий (Corporate) и щелкните на кнопке Далее.
Введите в качестве заголовка текст Список контактов и щелкните на кнопке Готово.
Мастер сформирует отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис. 18.14). В нем видно, что сначала идет фамилия первого человека, информация о нем и список контактов с ним, затем располагаются те же данные, касающиеся второго человека, и т. д. В целом отчет выглядит неплохо и может устроить нетребовательного пользователя.