Базы данных - пакет Access

Установление связей между таблицами. Позволяет совместно использовать данные из разных таблиц, при этом для пользователя они будут представляться одной таблицей.

Обработка информации: поиск данных в таблицах, сортировка, фильтрация, вычисления.

Использование форм для ввода, просмотра и редактирования информации.

Создание запросов для поиска и обработки информации в таблицах по заданным условиям.

Формирование отчётов — видов документов для вывода результатов обработки информации.

Работа с базами данных различных форматов. Например, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access.

Система защиты от несанкционированного доступа — позволяет каждому пользователю или группе пользователей работать с теми объектами, на которые выданы права администратором системы.

• Тимохин П. - Access система управления базами данных
  Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. В частности:Access система управления базами данных (СУБД). Использование Access для хранения и поиска дан...
  
  
• Обзор основных функций Access
  Создание объектов — один из самых эффективных способов программирования и управления приложениями. Перед рассмотрением преимуществ использования объектов необходимо разобраться с определениями
  
  
• Планирование базы данных
  Этот компонент обеспечивает копирование данных из одной таблицы в другую. Основные свойства: Source - таблица (или запрос), откуда копируются данные, Destination - таблица, куда копируются данные, Mapping - определяет соответствие между колонками исходной и результирующей таблиц (для идентичных таблиц это свойство определять не обязательно)
  
  
• Добро пожаловать в мир баз данных
  Многие люди знакомы с принципом работы электронных таблиц. Безусловно, Microsoft Excel стала самой популярной в мире программой для работы с таблицами, поскольку обладает широкими возможностями и проста в управлении. Так почему бы не держать все данные в Excel?
  
  
• Изучение главного рабочего окна Access
  Щелкнув на ссылке Формы, можно просмотреть список форм в окне Борей: база данных. В жизни нам нередко приходится заполнять формы, бланки, анкеты. Формы Access напоминают бланки, но обладают такими возможностями, которые, конечно же, отсутствуют у обычных анкет, создаваемых на бумаге
  
  
• Создание первых таблиц
  В Excel 2002 (и Excel 2003) также используются смарт-теги, предназначены для отображения ошибок, связанных с таблицей, и предоставления возможных вариантов решения проблемы. По сути, смарт-тег — это значок, при щелчке на котором динамически отображаются некоторые сведения. Например, такой значок позволит вам получить данные из Интернет или выполнить определенные операции
  
  
• Получение данных с помощью запросов
  Дважды щелкните на поле Имя в таблице Растения, расположенной в верхней панели окна запроса. В результате поле Имя будет добавлено в качестве первого поля для запроса (см. первый столбец нижней в панели окна запроса
  
  
• Создание и использование форм данных
  В Access 2003 введен новый смарт-тег, который предупреждает о появлении ошибок в формах и отчетах (о смарт-тегах рассказывается в главе 5, «Создание первых таблиц»). Подобный смарт-тег для обнаружения ошибок в таблицах применяется в Excel 2002/2003.
  
  
• Печать информации с помощью отчетов
  Большая часть информации отчета может быть основана на данных нескольких таблиц. Допустим, понадобился отчет, демонстрирующий, какие растения из каких каталогов были приобретены. Для создания такого отчета выполните действия, перечисленные ниже
  
  
• Публикация данных в Интернет с помощью страниц
  До сих пор все новые страницы просматривались в обычном режиме. Однако объект страницы можно также изучать (и изменять) в режиме конструктора. Этот процесс аналогичен процессу изменения таблиц, запросов, форм и отчетов в таком же режиме
  
  
• Настройка таблиц
  Таблица может включать поле для хранения имени и поле для хранения юбилейных дат. Имеет смысл для второго поля использовать тип данных Дата/время, благодаря чему в нем можно будет сохранить только дату и ничего более (поэтому ввести случайно или намеренно имя вместо даты не получится
  
  
• Расширение сферы использования запросов
  Запрос обновления изменяет ранее указанные данные на основании указанных критериев. Например, можно на 15% уменьшить цену всех товаров стоимостью ниже 200 рублей на ограниченный период распродажи
  
  
• Настройка форм
  Флаговая кнопка — это элемент управления, используемый для предоставления пользователю возможности выбора между логическими значениями Да и Нет. В мастере формы и списке полей флаговые кнопки применяются для отображения полей с типом данных Логический. По этой причине элементом управления НаБудущее формы Насаждения стала именно флаговая кнопка
  
  
• Настройка отчетов
  С помощью мастера в отчет можно добавить даже диаграмму. Такая диаграмма на самом деле будет представлять собой объект ActiveX, т.е. Access не может генерировать изображение диаграммы, как делает, например, программа Microsoft Graph, предлагающая 20 различных вариантов
  
  
• Автоматизация базы данных
  
  Хотя кнопочные формы и позволяют эффективно организовывать данные, порой в них содержится слишком много элементов. Что если вместо четырех кнопок их станет 14 или 40? Тогда кнопочная форма превратится в такой же склад объектов, как и окно базы данных. Решить данную проблему можно путем создания вложенных кнопочных форм
  
  
• Совместный доступ к данным
  Ранее в этой главе данные Access экспортировались в файл специального типа — таблицу Excel. Однако существует возможность экспортировать файлы Access непосредственно в различные программные приложения
  
  
• Использование общих функций Office
  Функция автозамены стремится исправить ошибки непосредственно во время их ввода. Например, если ввести подряд две ПРописные буквы, одна из них будет изменена на строчную. Результат может быть ожидаемым или нет, однако в большинстве случаев функция автозамены действительно помогает избавиться от опечаток
  
  
• Настольная СУБД Access 2002
  К экранным терминам относятся названия команд, диалоговых окон, элементов диалогов (полей ввода, флажков, кнопок, списков, переключателей и т. д.), панелей инструментов и кнопок, значения раскрывающихся списков. Для удобства пользователей англоязычной версии рядом в скобках приводится английский вариант термина
  
  
• Общие сведения о Microsoft Access
  В этом разделе мы познакомим вас с основными понятиями баз данных и систем управления базами данных (СУБД) и дадим краткий обзор Access как системы управления реляционными базами данных. Приведем сравнение возможностей электронных таблиц Excel и СУБД Access
  
  
• Использование внешних данных
  Access создаст новый файл XLS, скопирует в него данные из выделенной таблицы, запустит приложение Excel и откроет в нем этот файл. Аналогично можно экспортировать только часть таблицы Access, например подмножество строк или даже диапазон ячеек. Для этого необходимо открыть таблицу в режиме Таблицы, выбрать подмножество строк, например с помощью фильтра, или выделить диапазон ячеек
  
  
• Отбор и сортировка записей с помощью запросов
  Арифметические операторы, как следует из названия, выполняют сложение, вычитание, умножение и деление. Арифметические операторы оперируют только с числовыми значениями и должны, за исключением унарного минуса
  
  
• Создание и печать отчетов
  Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный
  
  
• Новые возможности Microsoft Access
  В этом разделе рассмотрены новые возможности Access 2002 и некоторых других приложений производства компании Microsoft, которые используются совместно с Access для работы с корпоративными базами данных
  
  
• Редактирование и анализ данных с помощью запросов
  
  Еще одной функцией запросов Access является анализ данных, которые распределены по разным таблицам. Анализ данных может выполняться с помощью
  
  
• Создание составных форм
  Часто для заполнения некоторых полей таблиц требуется вычислить выражение на основе данных в других полях этой таблицы и, возможно, связанных с ней таблиц. Чтобы при вводе данных не вычислять это значение каждый раз самостоятельно, требуется создать форму для ввода данных, выполняющую необходимые вычисления автоматически. Это позволит застраховаться от ошибок при вычислениях и сократит время ввода данных
  
  
• Подготовка составных отчетов
  Значением этого свойства является логическое выражение WHERE инструкции SELECT. Применение фильтра приводит к тому, что, когда для конкретной записи заданное в качестве фильтра логическое выражение принимает значение Истина (True), эта запись отображается, в противном случае — нет.
  
  
• Работа с макросами
  Перейдем к примерам применения макрокоманд Access. Для отбора записей в формах, отчетах, таблицах используется макрокоманда Приме нить Фильтр (ApplyFilter). Задать фильтр можно двумя способами: либо указав имя заранее созданного фильтра в аргументе
  
  
• Публикация данных в корпоративной сети и Интернете
  Начнем с простого примера — создание страницы для просмотра и редактирования личной карточки сотрудника. В приложении "Борей" (Northwind) уже есть подобная страница "Сотрудники" (Employees), но она не позволяет добавлять запись для нового сотрудника. Мы рассмотрим, как создать такую страницу.
  
  
• Программирование в Access
  (AfterUpdate), возникает при любом изменении данных в записи или элементе управления. Это событие может относиться как к элементу управления, так и к записи в целом. Процедура обработки данного события имеет один параметр — Cancel, использующийся для того, чтобы отменить введенные изменения. Для этого ему необходимо присвоить значение True
  
  
• Настройка пользовательского интерфейса
  Автоматическое исправление опечаток при вводе данных в текстовые поля. Исправление производится путем замены слова в левом столбце списка словом в правом столбце. По умолчанию этот список достаточно длинный. Данная функция будет эффективно использоваться, если вы настроите список таким образом, чтобы он включал в себя типичные опечатки для конкретного пользователя
  
  
• Интеграция Access с другими компонентами Office
  OLE Automation) — это одно из наиболее важных средств технологии ActiveX, позволяющее программно управлять объектами из других приложений. И это основное средство, с помощью которого можно интегрировать функциональные возможности различных приложений
  
  
• Особенности сетевых приложений Access
  Административные права предоставляют полный доступ к объектам и/или базе данных, а также разрешение на изменение прав доступа других пользователей и групп. Административными правами обладают
  
  
• Проекты Microsoft Access
  Если вы щелкните правой кнопкой мыши на любой панели в окне Конструктора представления, появится диалоговое окно свойств представления. Оно содержит несколько параметров, которые влияют на способ выполнения запроса для формирования представления
  
  
• Репликация баз данных
  Нажмите кнопку ОК. Начнется процесс создания реплики. После его завершения, возможно, появится пояснительное сообщение с текстом "Изменения структуры базы данных допускаются только в основной реплике; изменения данных могут выполняться как в основной, так и в любой другой реплике набора".
  
  
• Миграция приложений
  Сервер базы данных предоставляет более мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа, чем настольные СУБД. Права доступа могут устанавливаться очень гибко — до уровня полей таблиц. Можно, например, вообще запретить пользователю прямое обращение к таблицам, регламентируя взаимодействие пользователя только через промежуточные объекты — представления и хранимые процедуры
  
  
• Администрирование баз данных
  Коллективное использование базы данных требует административного контроля. Необходимо поручить эти обязанности одному или нескольким сотрудникам, которые будут исполнять роль администраторов базы данных. Некоторые ошибочно полагают, что использование базы данных небольшим коллективом пользователей не требует специального обслуживания
  
  
• Сетевое приложение "Игра в доминирование"
  По описанию игры в доминирование можно разработать приложение Access, которое будет обслуживать несколько игроков — разных пользователей в сети. Предположим, пользователи работают в одноранговой сети
  
  
• Использование взаимосвязей
  Похоже, работа над структурой базы данных наконец-то завершена? Посмотрим, согласится ли с этим предположением анализатор таблиц. Этот инструмент просматривает текущие записи базы данных и предлагает способы их оптимизации
  
  
• Access 2003. Целостность данных
  Чтобы поддерживать связи между записями в связанных таблицах, и обеспечить защиту от случайного удаления или, изменения связанных данных используется ряд правил, который обеспечивает целостность данных. Целостность данных позволяет предотвратить появление несвязанных записей
  
  
• Создание базы данных простейшим способом
  Создание базы данных с помощью мастера представляет собой быстрый и хорошо отработанный процесс, в результате которого вы получите базу данных, укомплектованную кнопочной формой, таблицами и другими объектами. В большинстве случаев единственное, что требуется от вас - это наполнить базу данных содержанием
  
  
• Базы данных как средство хранения и обработки информации
  В этом разделе мы познакомим вас с основными понятиями баз данных и систем управления базами данных (СУБД) и дадим краткий обзор Access как системы управления реляционными базами данных. Приведем сравнение возможностей электронных таблиц Excel и СУБД Access
  
  
• Фильтрация данных
  В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле
  
  
• Быстрый экспорт данных
  Access создаст новый файл XLS, скопирует в него данные из выделенной таблицы, запустит приложение Excel и откроет в нем этот файл. Аналогично можно экспортировать только часть таблицы Access, например подмножество строк или даже диапазон ячеек. Для этого необходимо открыть таблицу в режиме Таблицы
  
  
• Арифметические операторы
  Арифметические операторы, как следует из названия, выполняют сложение, вычитание, умножение и деление. Арифметические операторы оперируют только с числовыми значениями и должны, за исключением унарного минуса
  
  
• Автоматическое создание формы на основе таблицы или запроса
  Access 2002 предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы
  
  
• Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса
  Если не все нужные данные помещаются на одной странице, Access позволяет вставить принудительный разрыв страницы, чтобы не разрывать группы данных и не нарушать структуру отчета
  
  
• Иллюстрированный самоучитель по Access 2002
  В этом разделе рассмотрены новые возможности Access 2002 и некоторых других приложений производства компании Microsoft, которые используются совместно с Access для работы с корпоративными базами данных
  
  
• Анализ данных с помощью запросов
  Сейчас в таблице отображаются данные о продажах по всем товарам и всем странам. Она напоминает результат перекрестного запроса, но далее вы убедитесь, как легко можно с ней манипулировать, отображая в ней разные данные. Например, она может быть очень легко изменена когда требуется посмотреть выборочно данные по отдельной стране
  
  
• Автоматическая подстановка значения в поле ввода
  Чтобы при вводе данных не вычислять это значение каждый раз самостоятельно, требуется создать форму для ввода данных, выполняющую необходимые вычисления автоматически. Это позволит застраховаться от ошибок при вычислениях и сократит время ввода данных
  
  
• Фильтрация данных в отчете
  Значением этого свойства является логическое выражение WHERE инструкции SELECT. Применение фильтра приводит к тому, что, когда для конкретной записи заданное в качестве фильтра логическое выражение принимает значение Истина (True), эта запись отображается, в противном случае — нет.
  
  
• Фильтрация записей в формах, отчетах, таблицах
  Перейдем к примерам применения макрокоманд Access. Для отбора записей в формах, отчетах, таблицах используется макрокоманда Приме нить Фильтр (ApplyFilter). Задать фильтр можно двумя способами: либо указав имя заранее созданного фильтра в аргументе
  
  
• Автоматическое страницы создание на основе таблицы или запроса
  Начнем с простого примера — создание страницы для просмотра и редактирования личной карточки сотрудника. В приложении "Борей" (Northwind) уже есть подобная страница "Сотрудники" (Employees), но она не позволяет добавлять запись для нового сотрудника. Мы рассмотрим, как создать такую страницу
  
  
• Циклы
  Циклы типа Do ... Loop используются в тех случаях, когда заранее неизвестно, сколько раз должно быть повторено выполнение блока операторов, составляющего тело цикла. Такой цикл продолжает свою работу до тех пор, пока не будет выполнено определенное условие. Существуют четыре вида циклов Do...Loop, которые различаются типом проверяемого условия и временем выполнения этой проверки.
  
  
• Иллюстрированный самоучитель по Access 2002
  Обычно для работы с приложением создают специальную форму, которая носит название Главная кнопочная форма (Main Switchboard) и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм
  
  
• Автоматизация
  OLE Automation — это одно из наиболее важных средств технологии ActiveX, позволяющее программно управлять объектами из других приложений. И это основное средство, с помощью которого можно интегрировать функциональные возможности различных приложений.
  
  
• Административные права доступа
  Административные права предоставляют полный доступ к объектам и/или базе данных, а также разрешение на изменение прав доступа других пользователей и групп. Административными правами обладают: все пользователи группы Admins
  
  
• Диалоговое окно свойств представления
  Если вы щелкните правой кнопкой мыши на любой панели в окне Конструктора представления, появится диалоговое окно свойств представления. Оно содержит несколько параметров, которые влияют на способ выполнения запроса для формирования представления
  
  
• Портфельная репликация
  Портфельная репликация является удобным способом поддержания файла базы данных в обновленном состоянии при работе с ним на разных компьютерах, которые лишь иногда соединяются посредством кабельного соединения (локальной сети или прямого кабельного соединения), или обмен данными между ними выполняется с помощью переносного диска
  
  
• Безопасность
  Сервер базы данных предоставляет более мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа, чем настольные СУБД. Права доступа могут устанавливаться очень гибко — до уровня полей таблиц. Можно, например, вообще запретить пользователю прямое обращение к таблицам
  
  
• Администратор рабочих групп
  Задачи администрирования, касающиеся защиты приложения на уровне пользователей, может выполнять только пользователь, обладающий административными правами. В Access административными правами автоматически наделяются пользователи встроенной группы Admins
  
  

---

---